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Para que una factura sea legalmente valida y que pueda constituir un título valor,
debe contener como mínimo los siguientes requisitos contenidos en el artículo 774
del código de comercio:
Requisitos de la factura. La factura deberá reunir, además de los requisitos señalados
en los artículos 621 del presente Código, y 617 del Estatuto Tributario Nacional o
las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan, los siguientes:
1. La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 673. En
ausencia de mención expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se entenderá
que debe ser pagada dentro de los treinta días calendario siguientes a la emisión.
2. La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o
firma de quien sea el encargado de recibirla según lo establecido en la presente ley.
3. El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original
de la factura, del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del
pago si fuere el caso. A la misma obligación están sujetos los terceros a quienes se
haya transferido la factura.
No tendrá el carácter de título valor la factura que no cumpla con la totalidad de los
requisitos legales señalados en el presente artículo. Sin embargo, la omisión de
cualquiera de estos requisitos, no afectará la validez del negocio jurídico que dio
origen a la factura.
En todo caso, todo comprador o beneficiario del servicio tiene derecho a exigir del
vendedor o prestador del servicio la formación y entrega de una factura que
corresponda al negocio causal con indicación del precio y de su pago total o de la
parte que hubiere sido cancelada.
La omisión de requisitos adicionales que establezcan normas distintas a las señaladas
en el presente artículo, no afectará la calidad de título valor de las facturas.
Requisitos debe cumplir una factura para efectos tributarios.
Desde el punto de vista tributario, la factura debe cumplir con los requisitos que
contiene el artículo 617 del estatuto tributario:
Requisitos de la factura de venta. Para efectos tributarios, la expedición de factura a
que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno
de los siguientes requisitos:
a. Estar denominada expresamente como factura de venta.
b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios,
junto con la discriminación del IVA pagado.
d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de
facturas de venta.
e. Fecha de su expedición.
f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
g. Valor total de la operación.
h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
j. Literal inexequible
Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y
h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos
o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un
sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión
efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa.
El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se
deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.
2. Cuáles son los tipos de factura que actualmente se utilizan en
COLOMBIA, indicando sus características.
Se trata del modelo de facturación más conocido por los colombianos. Se encuentra
regido por los artículos 617 y 618 del Estatuto tributario, y hace referencia a los
talonarios membretados y timbrados, cuyas facturas van numeradas según
autorización de la DIAN y llevan impresos los datos de la empresa: Número de
Identificación Tributaria (NIT), dirección, razón social y teléfono.
Evasión de impuestos.
Desperdicio de papel.
Para el control fiscal, el Estatuto Tributario exige contar con una autorización de
numeración e imprimir al final de la jornada un comprobante de las ventas realizadas
durante el día. Además, al ser el tiquete de registradora un documento equivalente a
la factura de venta, debe cumplir al menos con los siguientes requisitos:
Fecha de la operación.
Antes del año 2003, era obligatorio incluir en el recibo los datos del comprador, pero
el artículo 4 del Decreto 522 de 2003 eliminó tal obligación. No obstante, es de
esperarse que en cualquier momento se vuelva a exigir este dato, pues es una de las
formas en las que la DIAN puede rastrear los consumos de las personas naturales,
factor importantísimo para determinar quiénes deben presentar declaración de renta
y quiénes no.
La ventaja de este modelo radica en la generación de la factura y el comprobante
fiscal mientras se registra la compra y se realiza una copia de seguridad que queda
almacenada en el sistema, es decir, se ahorra tiempo y se simplifican procesos. Sin
embargo, en el corto plazo este modelo tendrá que buscar la forma de adaptarse a la
facturación electrónica que comenzará a regir dentro de los meses venideros.
3. Facturación por computador
Este tipo de facturación se encuentra regulado por el artículo 617 Estatuto tributario.
Consiste en la tramitación y generación de recibos de venta en formato electrónico.
Excel puede servir para ello luego de añadirle la función de Visual Basic y realizarle
ciertas modificaciones que permitan cumplir con todos los requisitos técnicos que
exige la DIAN. Sin embargo, es recomendable utilizar un software especializado en
el que se pueda asociar la identificación del artículo o servicio a la tarifa del IVA.
Además, para que la factura generada por este medio sea legal, debe incluir:
Fecha de expedición.
En este modelo, al cliente se le entrega la factura impresa en papel, pero las empresas
no están obligadas a conservar una copia física en sus archivos, puesto que su
formato permite verificar la existencia de los recibos de venta e imprimirlos cuando
sea necesario. Esto supone una simplificación en la gestión de archivo físico, además
de ciertos beneficios propios de la era digital:
Reducción drástica del consumo de papel, lo cual contribuye al cuidado del medio
ambiente.
Una de las desventajas que enfrenta este modelo es el riesgo de que el computador
sea atacado por un virus informático y se pierda la información de la facturación. Por
eso es recomendable guardar copias de seguridad en discos alternos o en sistemas
como la nube.
La normativa que regula este modelo de facturación exige que el software para
hacerlo esté certificado por la ISO 9001:2000, garantizando así las condiciones de
seguridad necesarias para la gestión de este tipo de documentos y dándoles la validez
legal para efectos fiscales.
Este tipo de facturas aprobadas por la DIAN no gozan de gran popularidad en el país,
pues son pocas las empresas que lo utilizan y los esfuerzos para su masificación son
relativamente recientes. De hecho, solo hasta el 2015 se iniciaron pruebas piloto y el
2016 fue considerado el año de transición para empezar a preparar a las empresas
grandes en la obligatoriedad de la facturación electrónica. Sin embargo, de todas las
modalidades enunciadas hasta el momento, es la que mayores ventajas reporta para
las empresas de todo tipo y tamaño. Además de que las incorpora en los procesos de
digitalización empresarial que actualmente se viven a nivel global, garantiza los
siguientes beneficios:
Simplificación del proceso de facturación: para emitir una factura solo se necesita de
un dispositivo con conexión a Internet y de un software especializado.
Mejor servicio al cliente: los compradores pueden tramitar sus facturas desde la
comodidad de sus casas u oficinas.
Sin embargo, mientras se estandariza su uso, hay que adoptar alguna de las facturas
aprobadas por la DIAN. Recuerda que incumplir con la obligación de facturar, puede
generar sanciones que van desde la eliminación de las deducciones de impuestos a
que tiene derecho la empresa, hasta el cierre del negocio.
Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos
legales que una factura en papel. Recordemos que una factura es un justificante de la
entrega de bienes o la prestación de servicios.
Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico.
Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está
condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto,
es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.