Manual para Prosegur Tablas de Datos y Macros 2009 PDF

CENTRO DE FORMACION PROSEGUR
MS EXCEL 2003
TABLAS DE DATOS Y MACROS
EXCEL : TABLAS DE DATOS Y MACROS
INDICE
1. FUNCIONES ...............................................................................................................6
1.1 FUNCIONES MATEMÁTICAS .......................................................................................7
1.1.1. USO DE LA FUNCIÓN SIGNO......................................................................................7
1.1.2. USO DE LA FUNCIÓN REDONDEAR.............................................................................8
1.1.3. USO DE LA FUNCIÓN ENTERO....................................................................................8
1.1.4. USO DE LA FUNCIÓN TRUNCAR .................................................................................8
1.1.5. USO DE LA FUNCIÓN PRODUCTO...............................................................................9
1.1.6. USO DE LA FUNCIÓN RESIDUO..................................................................................9
1.2 FUNCIONES DE TEXTO...............................................................................................9
1.2.1. USO DE LA FUNCIÓN VALOR......................................................................................9
1.2.2. USO DE LA FUNCIÓN LARGO ...................................................................................10
1.2.3. USO DE LA FUNCIÓN ESPACIOS ..............................................................................10
1.2.4. USO DE LA FUNCIÓN MAYUSC .................................................................................10
1.2.5. USO DE LA FUNCIÓN MINUSC .................................................................................11
1.2.6. USO DE LA FUNCIÓN NOMPROPIO ..........................................................................11
1.2.7. USO DE LA FUNCIÓN DERECHA ...............................................................................11
1.2.8. USO DE LA FUNCIÓN IZQUIERDA ............................................................................12
1.2.9. USO DE LA FUNCIÓN EXTRAE ..................................................................................12
1.2.10. USO DE LA FUNCIÓN CONCATENAR .........................................................................12
1.3 FUNCIONES LÓGICAS ..............................................................................................13
1.3.1. USO DE LA FUNCIÓN SI...........................................................................................13
1.3.2. USO DE LA FUNCIÓN Y ............................................................................................13
1.3.3. USO DE LA FUNCIÓN O ............................................................................................14
1.3.4. USO DE LA FUNCIÓN NO .........................................................................................14
1.4 FUNCIONES DE BÚSQUEDA .....................................................................................15
1.4.1. USO DE LA FUNCIÓN BUSCARV (BÚSQUEDA VERTICAL)..........................................15
1.4.2. USO DE LA FUNCIÓN DE BUSCARH (BÚSQUEDA HORIZONTAL) ...............................15
1.5 FUNCIONES DE FECHA.............................................................................................16
1.5.1. USO DE LA FUNCIÓN HOY .......................................................................................16
1.5.2. USO DE LA FUNCIÓN DIASEM..................................................................................17
1.5.3. USO DE LAS FUNCIONES DIA, MES, AÑO .................................................................17
1.6 FUNCIONES FINANCIERAS ......................................................................................18
1.6.1. USO DE LA FUNCIÓN VA ..........................................................................................18
1.6.2. USO DE LA FUNCIÓN VF ..........................................................................................20
1.6.3. USO DE LA FUNCIÓN PAGO .....................................................................................20
1.6.4. USO DE LA FUNCIÓN NPER......................................................................................21
1.7 FUNCIONES DE BASES DE DATOS ............................................................................22
1.7.1. USO DE LA FUNCIÓN CONTAR.SI.............................................................................23
1.7.2. USO DE LA FUNCIÓN SUMAR.SI ..............................................................................23
1.7.3. USO DE LA FUNCIÓN BDPROMEDIO ........................................................................24
1.8 COMPOSICIÓN DE FUNCIONES................................................................................26
MS EXCEL 2003 Tablas de Datos y Macros Página 2 de 152
Relator: Luis Briones Espinoza
2. BASES DE DATOS ....................................................................................................29

2.1 ¿ QUÉ ES UNA BASE DE DATOS? ..............................................................................29
2.2 ¿QUE SE ENTIENDO POR CAMPO? ...........................................................................29
2.3 ¿QUÉ SE ENTIENDE POR REGISTRO? .......................................................................29
2.4 CONSIDERACIONES GENERALES PARA CREAR UNA BASE DE DATOS.......................29
2.5 CONSIDERACIONES ESPECIFICAS REFERENTES A LOS DATOS ................................30
2.5.1. INSTRUCCIONES PARA ORGANIZAR LOS DATOS .....................................................30
2.5.2. INSTRUCCIONES PARA FORMATEAR LOS DATOS.....................................................30
3. FILTROS ..................................................................................................................31
3.6 USO DEL AUTOFILTRO.............................................................................................31
3.7 USO DE FILTROS AVANZADOS.................................................................................34
4. ESQUEMATIZACION DE LA HOJA DE CALCULO.........................................................39
4.1 CREACIÓN DE UN ESQUEMA ....................................................................................39
4.2 VISUALIZACIÓN DE LOS NIVELES DEL ESQUEMA ....................................................40
4.3 ESQUEMATIZACIÓN EN ORGANIZACIÓN NO ESTÁNDAR..........................................42
4.4 VISUALIZACIÓN DE SÍMBOLOS ...............................................................................43
5. SUBTOTALES ...........................................................................................................44
6. VALIDACIÓN ...........................................................................................................49
6.1 DETALLES SOBRE PERMITIR CRITERIOS DE VALIDACIÓN.......................................53
6.1.1. PERMITIR VALORES DE UNA LISTA .........................................................................53
6.1.2. PERMITIR NÚMEROS DENTRO DE LOS LÍMITES.......................................................53
6.1.3. PERMITIR FECHAS Y HORAS DENTRO DE UN PERÍODO CONCRETO .........................53
6.1.4. PERMITIR TEXTO DE UNA LONGITUD ESPECÍFICA ..................................................54
6.1.5. UTILIZAR UNA FÓRMULA PARA CALCULAR LO QUE SE PERMITE .............................54
6.1.6. ESPECIFIQUE SI LA CELDA SE PUEDE DEJAR EN BLANCO........................................54
7. FORMULARIO DE DATOS .........................................................................................55
7.2 AGREGAR UN REGISTRO..........................................................................................55
7.3 CAMBIAR UN REGISTRO ..........................................................................................55
7.4 DESPLAZAMIENTO EN EL FORMULARIO ..................................................................56
7.5 BÚSQUEDA DE REGISTROS MEDIANTE EL FORMULARIO .........................................56
7.6 CARACTERES COMODINES QUE SE PUEDEN USAR COMO CRITERIOS ......................56
7.7 CAMBIE LA INFORMACIÓN EN EL REGISTRO. ..........................................................56
7.8 MOVIMIENTOS EN EL FORMULARIO ........................................................................57
7.9 ELIMINAR UN REGISTRO.........................................................................................57
8. TABLAS DINAMICAS Y GRAFICOS DINAMICOS........................................................58
8.1 TABLAS DINAMICAS................................................................................................58
8.1.1. CREACION DE UNA TABLA .......................................................................................59
8.1.2. ESPECIFICACION DEL TIPO DE FUENTE DE DATOS..................................................59
8.1.3. ESTRUCTURANDO LA TABLA DINAMICA ..................................................................61
8.1.4. UBICACION DE LA TABLA DINAMICA ......................................................................63
8.1.5. MODIFICACIONES A LA TABLA ................................................................................64
8.1.6. MOVIMIENTO DE CAMPOS .......................................................................................64
8.1.7. INCORPORACION DE CAMPOS EN LA TABLA............................................................65
8.1.8. USO DEL EJE DE PAGINA .........................................................................................66
8.1.9. PARTES DE UNA TABLA DINAMICA..........................................................................67

8.1.10. ACTUALIZACION DE UNA TABLA DINAMICA............................................................68
8.1.11. SELECCION DE ELEMENTOS.....................................................................................68
8.1.12. FORMATEO DE UNA TABLA ......................................................................................69
8.1.13. USO DE CAMPOS Y ELEMENTOS CALCULADOS .........................................................70
8.1.14. CONFIGURACION DEL CAMPO .................................................................................75
8.1.15. OPCIONES DE RESUMEN DE LA INFORMACION .......................................................76
8.2 GRAFICOS DINAMICOS ...........................................................................................79
8.2.1. CREACION DE GRAFICOS DINAMICOS.....................................................................79
8.2.2. PARTES DE UN GRÁFICO DINÁMICO .......................................................................80
9. CONSOLIDAR DATOS...............................................................................................82
9.1 CONSOLIDACIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO ...............................................................82
9.1.1. CONSOLIDACIÓN POR POSICIÓN:...........................................................................83
9.1.2. CONSOLIDACIÓN POR CATEGORÍAS: ......................................................................84
9.2 CREACIÓN DE VÍNCULOS CON LAS HOJAS DE CÁLCULO DE ORIGEN: ......................86
9.3 CONSOLIDACIÓN DE RANGOS CON TABLAS DINÁMICAS.........................................87
10. SEGURIDAD Y PROTECCIÓN EN EXCEL ....................................................................92
10.1 PROTEGER UN ARCHIVO DE LIBRO .........................................................................92
10.1.1. CONTRASEÑA ..........................................................................................................92
10.1.2. CIFRADO .................................................................................................................93
10.1.3. SOLO LECTURA........................................................................................................93
10.2 PROTEGER ELEMENTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO O LIBRO .....................................93
10.2.1. PROTECCIÓN DE ELEMENTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO ..........................................94
10.2.2. OPCIONES DE PROTECCIÓN ESTANDO EN UNA HOJA DE GRÁFICO..........................96
10.2.3. GENERAR PERMISOS ACCESO PARA RANGOS ESPECIFICOS ....................................97
10.2.4. PROTECCIÓN ELEMENTOS MEDIANTE CONTRASEÑA ...............................................98
10.2.5. PROTECCIÓN DE LA ESTRUCTURA Y LA VENTANA DEL LIBRO..................................98
10.2.6. PROTEGER UN LIBRO ..............................................................................................98
10.2.7. PROTECCIÓN DE DATOS CONFIDENCIALES ...........................................................100
10.2.8. PROTEGER ELEMENTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO .................................................100
10.2.9. DAR ACCESO A USUARIOS ESPECÍFICOS A RANGOS PROTEGIDOS........................101
10.2.10. PROTECCION TOTAL DE LIBRO..............................................................................103
11. MACROS EN EXCEL ................................................................................................104
11.1 GRABACIÓN DE MACROS:......................................................................................104
11.1.1. PROCESO DE GRABADO .........................................................................................105
11.1.2. ESTUDIO DE LAS FASES DE GRABACIÓN: ..............................................................105
11.1.3. USO DEL LIBRO DE MACROS PERSONAL ................................................................110
11.2 EJECUCIÓN DE LAS MACROS DESDE EL MENÚ HERRAMIENTAS. ............................112
11.3 INTRODUCCIÓN AL AMBIENTE VISUAL BASIC ......................................................113
11.3.1. AYUDA SOBRE PALABRAS RESERVADAS................................................................115
11.3.2. OBJETOS, METODOS Y PROPIEDADES ...................................................................115
11.3.2.1. OBJETO .................................................................................................................115
11.3.2.2. PROPIEDADES.......................................................................................................116
11.3.2.3. METODOS ..............................................................................................................116
11.3.2.4. CONJUNTO DE OBJETOS ........................................................................................117

11.4 INSERCIÓN DE CODIGO EN UNA MACRO EXISTENTE.............................................118
11.4.1. USO DEL GRABADOR DE MACROS COMO ASISTENTE .............................................118
11.5 USO DE REFERENCIA ABSOLUTAS Y RELATIVAS....................................................122
11.5.1. COMPRENSIÓN GRÁFICA DE CELDA ABSOLUTA Y RELATIVA .................................126
11.6 PROCEDIMIENTOS ................................................................................................128
11.7 PROGRAMACIÓN ORIENTADA A OBJETOS O BASADA EN OBJETOS........................132
11.8 CREACION DE PROCEDIMIENTOS DIRECTAMENTE EN VISUAL BASIC....................132
11.8.1. INSERTAR UN NUEVO MÓDULO .............................................................................132
11.8.2. INSERTAR UN PROCEDIMIENTO............................................................................133
11.8.3. TRABAJO CON OBJETOS ........................................................................................134
11.9 OTRAS FORMAS DE EJECUTAR MACROS.................................................................135
11.9.1. USO DE UNA ORDEN DE UN MENÚ PARA EJECUTAR MACRO...................................136
11.9.2. USO DE BOTÓN DE BARRA DE HERRAMIENTAS PARA EJECUTAR ...........................138
11.9.3. USO DE UN OBJETO DE DIBUJO PARA EJECUTAR MACRO ......................................139
11.9.4. IDENTIFICADORES, CONSTANTES Y VARIABLES ...................................................139
11.9.5. IDENTIFICADORES................................................................................................139
11.9.6. CONSTANTES ........................................................................................................140
11.9.7. CONSTANTES DEFINIDAS POR EL USUARIO ..........................................................140
11.9.8. VARIABLES ...........................................................................................................140
11.9.9. DECLARACION DE VARIABLES...............................................................................142
11.9.10. LA INSTRUCCION OPTION EXPLICIT .....................................................................143
11.9.11. LA FUNCION INPUTBOX .......................................................................................146
11.9.12. CREACIÓN DE UNA FUNCION PERSONALIZADA.....................................................148

CAPÍTULO I.-
1. FUNCIONES
Recordemos que las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos
complejos de forma fácil y rápida, utilizando valores específicos denominados
argumentos, en un orden determinado que se denomina sintaxis. MS Excel dispone
de más de 300 funciones predefinidas que realizan un amplio rango de cálculos.
La sintaxis de una función comienza por el nombre de la función, seguido de un
paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por punto y coma y
un paréntesis de cierre.
=NOMBRE DE LA FUNCION (lista de parámetros o argumentos)
Para ingresar una función se puede digitar directamente desde el teclado siguiendo
la estructura descrita anteriormente, o bien, el usuario puede ayudarse mediante el
programa. Para esto último, se debe pedir la opción del menú
Insertar.
Una vez solicitado lo anterior, aparece un cuadro con las funciones ordenadas por
categorías. Se selecciona la requerida y se le indican los argumentos o parámetros
de la misma. Además, se dispone de un detalle explicativo de la función en el
mismo cuadro.
Categorías de función
Detalle de la función

El objetivo de este Capítulo es revisar algunas de las categorías de funciones

disponibles y ejemplificar algunas de ellas. Al final se analiza el tema de
composición de funciones, vale decir, cuando el argumento de una función es otra
función.
1.1 FUNCIONES MATEMÁTICAS
Para revisar algunas de las funciones matemáticas de que dispone MS Excel, se

utilizará la Hoja Matemáticas del Libro de Trabajo denominado Para Funciones,
que será entregado por el relator.
NOTA: Relator
entrega archivo
para ejercicios.
Libro de MS
Excel:
“Para
Funciones.xls”
1.1.1. USO DE LA FUNCIÓN SIGNO

Determina si el resultado de un argumento es un valor positivo, negativo o cero.
Entrega un valor 1, si la cantidad es positiva; entrega un valor 0 si la cantidad es
cero y entrega un valor –1 si la cantidad es negativa. Tiene la siguiente sintaxis:
=SIGNO(número)
Posiciónese en la celda B1 de la Hoja

Matemáticas e ingrese la fórmula que se muestra
en la siguiente figura:
Está determinando si el valor de la celda A1 es

positivo, negativo o cero.
Copie el resultado hacia abajo, hasta la celda B10, observe como afecta el
formato que se haya asignado para números negativos, 18,50 es negativo, pero
tiene un formato que lo muestra en color rojo cuando es negativo, sin mostrar
el signo de menos (-).

1.1.2. USO DE LA FUNCIÓN REDONDEAR

Redondea el número referido por su argumento a un número especificado de cifras
decimales. Tiene la siguiente sintaxis:=REDONDEAR(número, número de
decimales).
Posiciónese en la celda E1 de la Hoja

Matemáticas e ingrese la fórmula que se
muestra en la siguiente figura:
=REDONDEAR(D1;2)
Copie el resultado hacia abajo, hasta la celda E7. Observar que la función hace
el redondeo a dos decimales, no obstante la visualización en pantalla (producto
del formato de la celda) muestra cinco decimales.
1.1.3. USO DE LA FUNCIÓN ENTERO

Redondea números hasta el entero inferior más próximo. La sintaxis
es:=ENTERO(número)
Posiciónese en la celda F1 de la Hoja

=ENTERO(D1)
Copie el resultado hacia abajo, hasta la celda F7. Observe que la función
redondea hasta el entero “inferior” más próximo, el entero inferior más próximo
a -1.756,58900, es -1.757,00000.
1.1.4. USO DE LA FUNCIÓN TRUNCAR

Trunca todo lo que se encuentra a la derecha de la coma decimal del número, sin
importar su signo. La sintaxis es la siguiente:=TRUNCAR(número; número de
decimales).
Posiciónese en la celda G1 de la Hoja

=TRUNCAR(D1;1)

Copie el resultado hacia abajo, hasta la celda G7. Observe que la función deja
fuera los decimales que se indiquen sin hacer ningún ajuste.
1.1.5. USO DE LA FUNCIÓN PRODUCTO

Multiplica todos los números de su argumento. La sintaxis es:
=PRODUCTO(número1;número2;...)
Posiciónese en la celda A16 de la Hoja

=PRODUCTO(A12;A14;A15)
Aparece 480 como resultado de multiplicar el

12 por el 5 y por 8
1.1.6. USO DE LA FUNCIÓN RESIDUO

Obtiene el resto de una división. Su sintaxis es: =RESIDUO(número;número
divisor)
Posiciónese en la celda C14 de la Hoja

=RESIDUO(A15;A14)
Aparece un 3 como resultado, que es el resto

de dividir el 8 por el 5
1.2 FUNCIONES DE TEXTO
Para revisar algunas de las funciones de Texto de que dispone MS Excel, se utilizará
la Hoja Texto del Libro de Trabajo denominado Para Funciones, que será entregado
por el relator.
1.2.1. USO DE LA FUNCIÓN VALOR

Convierte un texto en un valor numérico. Tiene la siguiente sintaxis:
=VALOR(texto)
Posiciónese en la celda B1 de la hoja

Texto e ingrese la fórmula que se muestra en la
siguiente figura:
=VALOR(A1)

Copie el resultado hacia abajo, hasta la celda B3, notar que los valores de las
celdas A1, A2 y A3 están ingresados como texto y en B1, B2, B3 quedan como
número.
1.2.2. USO DE LA FUNCIÓN LARGO
Devuelve el número de caracteres de un dato. La sintaxis es: =LARGO(texto)
Posiciónese en la celda D1 de la Hoja

siguiente figura:
=LARGO(C1)
Copie el resultado hacia abajo, hasta la celda D6. La función, Calcula el largo de
las “cadenas de caracteres”, incluyendo los espacios en blanco.
1.2.3. USO DE LA FUNCIÓN ESPACIOS

Elimina los caracteres del principio, del final y otros caracteres que estén en blanco
en una cadena, dejando sólo un espacio entre palabras. La sintaxis es la siguiente:
=ESPACIOS(texto)
Posiciónese en la celda B8 de la Hoja

siguiente figura:
=ESPACIOS(A8)
Copie el resultado hacia abajo, hasta la celda B12, La función, deja todas
celdas sólo con el espacio (1) que separa Alameda de 421.
1.2.4. USO DE LA FUNCIÓN MAYUSC

Convierte a mayúsculas todos los caracteres de una cadena de texto. La sintaxis
es: =MAYUSC(texto)
Posiciónese en la celda D8 de la Hoja

siguiente figura:
=MAYUSC(C8)

Copie el resultado hacia abajo, hasta la celda D11
1.2.5. USO DE LA FUNCIÓN MINUSC

Convierte a minúsculas todos los caracteres de una cadena de texto. La sintaxis
es: =MINUSC(texto)
Posiciónese en la celda F1 de la Hoja

Texto e ingrese la fórmula que se muestra
=MINUSC(E1)
Copie el resultado hacia abajo, hasta
la celda F4
1.2.6. USO DE LA FUNCIÓN NOMPROPIO

Pone en mayúscula la primera letra de cada palabra y cualquier otra letra de esta
cadena de texto que no siga a otra letra; las otras letras se convierten en
minúsculas. La sintaxis es: =NOMPROPIO(texto)
Posiciónese en la celda B14 de la

Hoja Texto e ingrese la fórmula que se
=NOMPROPIO(A14)
Copie el resultado hacia abajo, hasta
la celda B16
1.2.7. USO DE LA FUNCIÓN DERECHA

Devuelve la serie de caracteres especificados, contados desde la derecha. Su
sintaxis es la siguiente: =DERECHA(texto;número de caracteres)
Posiciónese en la celda D13 de la

=DERECHA(C13;2)
Lo que queremos “rescatar” son los dos

últimos caracteres de la cadena de texto.

1.2.8. USO DE LA FUNCIÓN IZQUIERDA

Devuelve la serie de caracteres especificados, contados desde la izquierda. Su
sintaxis es la siguiente: =IZQUIERDA(texto;número de caracteres)
Posiciónese en la celda E13 de la

=IZQUIERDA(C13;3)
Lo que “rescatamos” son los tres primeros

caracteres de la cadena.
Copie el resultado hacia abajo, hasta la celda E15
1.2.9. USO DE LA FUNCIÓN EXTRAE

Extrae una serie de caracteres de una cadena de texto, contados desde una
posición determinada. Su sintaxis es la siguiente: =EXTRAE(texto; posición
inicial; número de caracteres)
Posiciónese en la celda F8 de la
=EXTRAE(E8;6;2)
Aquí “rescatamos” el texto que está entre

los guiones.
Copie el resultado hacia abajo, hasta la celda F10
1.2.10. USO DE LA FUNCIÓN CONCATENAR

Permite “juntar” cadenas de texto. Es equivalente a lo que se puede lograr
utilizando el carácter &. Puede utilizar hasta 30 argumentos de
texto. Tiene la siguiente sintaxis: CONCATENAR(texto1;texto2;...)
=CONCATENAR(“un”;” “;E1)
El resultado es la cadena >Un bote<. Observe que los componentes de la

concatenación van separados por (;), que el texto “Un” va entre cremillas, que el
espacio entre “Un” y “BOTE” se hace con “ ”.

Se podría haber logrado el mismo

resultado usando (&) ampersand, de la
siguiente forma:
=“Un”&” “&E1
El resultado es Un BOTE
1.3 FUNCIONES LÓGICAS
la Hoja LOGICAS del Libro de Trabajo denominado Para Funciones, que será
entregado por el relator.
1.3.1. USO DE LA FUNCIÓN SI
Permite evaluar una condición, y dependiendo del valor de verdad de esa

evaluación (VERDADERO o FALSO), realizar una acción u otra. Tiene la siguiente
sintaxis: =SI(condición;acción1;acción2)
Si la condición evaluada es VERDADERA, efectúa la “acción1”, en caso contrario, es

decir, si la condición evaluada es FALSO, realiza la “acción2”.
Posiciónese en la celda D2 de la
Hoja Lógicas e ingrese la fórmula que se
muestra en la Barra de fórmulas de la
siguiente figura:
=SI(A2>200;C2-B2;C2+B2)
Se le está indicando que si el Valor 1 es mayor que 200, “reste” el Valor 3 menos el
Valor 2. En caso contrario, vale decir, si el Valor 1 es menor o igual que 200, debe
sumar el Valor 2 con el valor 3.
1.3.2. USO DE LA FUNCIÓN Y

Devuelve un valor lógico Verdadero si todos sus argumentos son verdaderos, en
caso contrario devuelve el valor lógico Falso. Puede aceptar hasta 30 argumentos.
Su sintaxis es la siguiente: =Y(condición1;condición2;...)

siguiente figura:
=Y(A2>125;B2>=3;C2<30)
Si se cumple simultáneamente que el Valor 1 sea mayor que 125, que el Valor 2
sea mayor o igual a 3 y que el Valor 3 sea menor que 30, dará como resultado
VERDADERO. Si cualquiera de las condiciones no se cumple, el resultado es FALSO.
1.3.3. USO DE LA FUNCIÓN O

Devuelve un valor lógico Verdadero si alguno de sus argumentos es Verdadero, en
caso contrario devuelve el valor lógico Falso. Puede aceptar hasta 30 argumentos.
Su sintaxis es la siguiente: =O(condición1;condición2;...)
Posiciónese en la celda F2 de la
siguiente figura:
=O(A2<250;C2<30)
La única manera que dé un resultado
FALSO es que no se cumplan las dos
condiciones simultáneamente.
1.3.4. USO DE LA FUNCIÓN NO
Devuelve un Valor lógico contrario al del argumento. Su sintaxis es la siguiente:

=NO(condición)
Posiciónese en la celda G2 de la
siguiente figura:
=NO(B2>3)
Copie el resultado hacia abajo,

hasta la celda G6

1.4 FUNCIONES DE BÚSQUEDA
1.4.1. USO DE LA FUNCIÓN BUSCARV (BÚSQUEDA VERTICAL)

Busca información en tablas. La tabla que hace la función de Base de datos debe
estar ordenada por la columna de búsqueda. Su sintaxis es la siguiente:
=BUSCARV(valor buscado; matriz donde buscar; indicador de columnas ;búsqueda
aproximada)
Posiciónese en la celda B10 de la Hoja Lógicas e ingrese la fórmula que se
muestra en la Barra de fórmulas de la siguiente figura:
=BUSCARV(A10;$F$11:$H$14;3;FALSO)
La idea es que la función busque el Código de la celda A10 (COD-001) en la tabla

($F$11 a $H$14) (las celdas se fijan con $ para que al copiar la fórmula hacia abajo
no cambie el rango de búsqueda) y cuando lo encuentre, “rescate” el valor de la
tercera columna (3) de esa tabla, vale decir, el Precio. El último argumento
“FALSO” le indica a la función que debe encontrar la coincidencia exacta, se puede
reemplazar FALSO por un cero (0). Si se usa VERDADERO, la función buscará la
coincidencia más cercana. Ambos argumentos “FALSO” y “VERDADERO” tienen sus
usos dependiendo del objetivo. En este caso si no encuentra la coincidencia exacta,
indicará un mensaje de error (#N/A).(como en B13 en la que no encontró el código
COD-004 en la tabla).
Copie el resultado hacia abajo, hasta la celda B16
1.4.2. USO DE LA FUNCIÓN DE BUSCARH (BÚSQUEDA HORIZONTAL)
Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a

continuación, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la
tabla o en la matriz. Use BUSCARH cuando los valores de comparación se
encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar
información que se encuentre dentro de un número especificado de filas. Use
BUSCARV cuando los valores de comparación se encuentren en una columna a la
izquierda o de los datos que desee encontrar.
Su sintaxis es:
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)

Ejemplo de BUSCARH:
En este cuadro se muestran las fórmulas:
En este cuadro se muestran el resultado:
1.5 FUNCIONES DE FECHA
la Hoja FECHA del Libro de Trabajo denominado Para Funciones, que será
1.5.1. USO DE LA FUNCIÓN HOY
Devuelve el número de serie del día actual. Su sintaxis es la siguiente: =HOY()

Posiciónese en la celda A11 de la Hoja Fecha e ingrese la fórmula: =HOY()
Aparece la fecha en que está realizando esta acción.

1.5.2. USO DE LA FUNCIÓN DIASEM

Devuelve el día de la semana de una fecha concreta. Su sintaxis es la siguiente:
=DIASEM(fecha;tipo)
Hoja Fecha e ingrese la fórmula que se
siguiente figura:
=DIASEM(A2;2)
La Fecha corresponde a la analizada (celda A2), el Tipo es un número y se ajusta

de acuerdo a lo siguiente: para domingo 1 a sábado 7, escriba un 1; para lunes 1 a
domingo 7, escriba un número 2; para lunes 0 a domingo 6, escriba un número 3.
Copie el resultado hacia abajo, hasta la celda B6
1.5.3. USO DE LAS FUNCIONES DIA, MES, AÑO
Devuelve el valor correspondiente al día, mes y año de una fecha. Su sintaxis es la

siguiente:
=DIA(fecha) =MES(fecha) =AÑO(fecha)

Posiciónese en las celdas que se indican en la siguiente figura e ingrese las
funciones que se muestran en la imagen:
Copie el resultado hacia abajo, hasta la fila 6. Observe que el resultado obtenido
en cada columna corresponde al día, mes y año analizado en cada fila.

1.6 FUNCIONES FINANCIERAS
Son las que permiten realizar los cálculos financieros más frecuentes, como los del
valor neto actual o del valor futuro, sin tener que recurrir a fórmulas largas y
complejas.
La mayoría de las funciones financieras reciben argumentos similares, los

que se describen a continuación:
Argumento Descripción
valor futuro Valor de la inversión al final de la
operación (0 si se omite)
pago 1;pago Pagos periódicos cuando difieren en la
2;...;pago n cantidad
número de Plazo de la Inversión
períodos
pago Pagos periódicos cuando son constantes
tipo Cuando se hace el pago(0 si se omite).
Cero al final del período y Uno al principio
del período
período Número de un pago periódico determinado
valor actual Valor de la inversión actualmente
tasa Tasa de descuento o interés
Para revisar algunas de las

funciones financieras de que
dispone MS Excel, se
utilizará la Hoja Financieras
del Libro de Trabajo
denominado Para
Funciones, que será
En la imagen se observa
parte de la hoja
Financieras
1.6.1. USO DE LA FUNCIÓN VA
El Valor Actual es uno de los métodos más frecuentes para el estudio de la

conveniencia de una inversión a largo plazo. Básicamente, el Valor Actual es el
valor en el día de hoy de la inversión. Para calcularlo se hace el descuento de los
pagos que se recibirán desde la fecha en que se reciben, hasta el valor
correspondiente en el día de hoy. Si el Valor Actual de los pagos es superior al
costo de la inversión, se considera una buena inversión. La sintaxis de la función
es la siguiente:

=VA(tasa, número de períodos;pago;valor futuro;tipo)
La función VA calcula el valor actual, suponiendo una serie de pagos periódicos

iguales, o de un pago por la cantidad total.
Para ejemplificar su uso, el siguiente caso:
Se tiene la oportunidad de invertir en un negocio frutícola que producirá

$1.000.000 cada año, durante los próximos cinco años. Para recibir esta
cantidad anual, debe invertir un monto de $4.000.000. La pregunta es si
es rentable la inversión. Suponga una tasa de interés de mercado del
4,5%.
Ingrese la información que se

muestra en la figura en las celdas
B1, B2 y B3 de la hoja
Financieras
Hoja Financieras e ingrese la
fórmula que se muestra en la
siguiente figura:
Aparece como resultado 4.389.976,74 en negativo. Esto indica que podría estar
satisfecho de gastar $4.389.977, para recibir $5.000.000. Como se invierte sólo
$4.000.000 es una inversión rentable.
Ahora suponga que le ofrecen $5.000.000 al final de los cinco años, en vez de
$1.000.000 al final de cada uno de los cinco años. ¿Sigue siendo rentable?
siguiente figura:

Devuelve –4.012.255,25 como resultado. Note que para que el programa sepa que
5.000.000 es el argumento de valor futuro, hay que colocar un punto y coma en el
lugar del argumento pago.
1.6.2. USO DE LA FUNCIÓN VF
El Valor Futuro es básicamente lo contrario del Valor Actual y la función VF calcula

el valor en alguna fecha futura de una inversión que incluya pagos por el total de la
misma o como una serie de pagos periódicos iguales. La sintaxis es:
=VF(tasa;número de períodos;pago;valor actual;tipo)
Suponga un plan de ahorro para la universidad de sus hijos. Planea

depositar $200.000 al principio de cada año y espera que la tasa promedio
a lo largo del período se sitúe en el 7% por año. Sus hijos ahora tienen 5
años y necesita proyectarse a 12 años. ¿Cuánto habrá acumulado?
Ingrese la información que se

muestra en la figura en las celdas
B10, B11 y B12 de la hoja
Financieras

siguiente figura:
El resultado es $3.828.128,57
1.6.3. USO DE LA FUNCIÓN PAGO
Esta función calcula la cuota periódica que se necesita para amortizar un préstamo
en un número dado de períodos. Su sintaxis es:

=PAGO(tasa;número de períodos;valor actual;valor futuro;tipo)
Suponga que pide un préstamo de $10.000.000 a 25 años, a una tasa de

interés del 8% anual. ¿Cuál es la cuota mensual?
Ingrese la
informació
n que se
muestra
en la
figura en
las celdas
E1, E2 y
E3 de la
hoja
Financier
as
Posiciónese
en la celda
E6 de la
Hoja
Financiera
s e ingrese
la fórmula
que se
muestra en
la siguiente
figura:
Note que la celda E1 que corresponde a la tasa de interés anual se divide por 12
para sacar el mensual. Análogo con el número de períodos, vale decir, la celda E2
que contiene los 25 años se debe multiplicar por doce para que entregue el
resultado en meses. El resultado que entrega la función es una cuota mensual de
$77.181,62
1.6.4. USO DE LA FUNCIÓN NPER
La función NPER calcula el número de períodos necesarios para amortizar un

préstamo, fijada una cuota periódica. La sintaxis es:
=NPER(tasa;pago;valor actual;valor futuro;tipo)
Suponga que puede pagar un dividendo mensual de $100.000 y desea saber cuánto
tardaría en pagar un préstamo de $10.000.000 al 8% de interés.

Ingrese la
informació
n que se
muestra
en la
figura en
las celdas
E10, E11
y E12 de
la hoja
Financier
as
Posiciónese
en la celda
E14 de la
Hoja
Financiera
s e ingrese
la fórmula
que se
muestra en
la siguiente
figura:
Da como resultado 165 meses (alrededor de 14 años). En este tipo de problemas,

el pago mensual debe ser al menos igual al interés del período multiplicado por el
capital, ya que en caso contrario, nunca se amortizaría el préstamo.
1.7 FUNCIONES DE BASES DE DATOS

Microsoft Excel incluye funciones de hoja de cálculo que analizan los datos
almacenados en listas o bases de datos. Cada una de estas funciones, denominadas
colectivamente funciones BD, usa tres argumentos: base_de_datos,
nombre_de_campo y criterios. Estos argumentos se refieren a los rangos de la hoja
de cálculo empleados en la función para base de datos.

Para revisar Funciones de Base

de Datos, utilizará el Libro de
Trabajo denominado Para
Funciones BD, que será entregado
por el relator.
Se ejemplificará el uso de algunas

de ellas, para lo cual se trabajará
con la hoja Funciones BD del libro.
1.7.1. USO DE LA FUNCIÓN CONTAR.SI

Permite contar el número de registros que cumplen con cierto criterio, en el rango
de la lista. Su sintaxis es: =CONTAR.SI(rango ;criterio)
Posiciónese en la celda A5 e
ingrese la fórmula que se muestra
=CONTAR.SI(C8:C67;”F”)
Estamos contando la cantidad de letras “F” (criterio) que hay en la columna que va
desde C8 a C67.
Observe que la letra “F” por ser texto va entre cremillas. Si no se escribe entre
cremillas el resultado es cero(0).
Aparece 24 como resultado, lo cual nos indica que esa es la cantidad de “F” de la
lista.
1.7.2. USO DE LA FUNCIÓN SUMAR.SI

Permite sumar el número de registros que cumplen con cierto criterio, en el rango
de la lista. Su sintaxis es:
=SUMAR.SI(rango; criterio; rango de la suma)

Posiciónese en la celda A4
e ingrese la fórmula que se
=SUMAR.SI(C8:C67;"M";D8:D67)
Lo que se pide aquí, es identificar en la columna Sexo, todas las “M” que hay en el
rango de C8 a C67, y efectuar la suma de los Sueldos asociados a esas “M” y que
están en el rango que va de D8 a D67.
Aparece como resultado 20.668.000 que es la suma de los sueldos de todos los “M”
de la lista.
1.7.3. USO DE LA FUNCIÓN BDPROMEDIO

Permite promediar la información del campo especificado de todos los registros de
la lista que cumplen con determinado criterio. Su sintaxis es:
=BDPROMEDIO(rango de la lista ;campo a promediar ;rango de criterios)
Se calculará el promedio de sueldo de todos los registros cuya edad sea

mayor o igual a 50.
Posiciónese en la celda A1 e
ingrese el texto Edad y en la celda A2
ingrese >=50
Posiciónese en la celda D4 e
ingrese la fórmula que se muestra en la
siguiente figura:
=BDPROMEDIO(A7:D67;D7;A1:A2)
Lo que se pide aquí, mirando toda la base de datos que va desde A7 hasta D67,
promedie el Sueldo (celda D7)( se podría haber escrito el nombre de campo
“Sueldo” entre cremillas), para los valores de la columna Edad que sean mayores a
50.
Aparece 637.500 que corresponde al promedio del sueldo de todos los registros
cuya edad es mayor o igual que 50.
OTRAS FUNCIONES DE BASE DE DATOS
BDCONTAR: Cuenta las celdas que contienen números en una columna de una
lista o base de datos y que concuerdan con las condiciones especificadas.
El argumento nombre_de_campo es opcional. Si se pasa por alto, BDCONTAR

cuenta todos los registros de la base de datos que coinciden con los criterios.
Sintaxis
BDCONTAR(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una

base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información
son registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista contiene
los rótulos de cada columna.
Nombre_de_campo indica el campo que se utiliza en la función.

Nombre_de_campo puede ser texto con el rótulo encerrado entre dobles comillas,
como por ejemplo "Edad" o "Campo", o como un número que represente la posición
de la columna en la lista: 1 para la primera columna, 2 para la segunda y así
sucesivamente.
Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede

utilizar cualquier rango en el argumento Criterios mientras éste incluya por lo
menos un rótulo de columna y por lo menos una celda debajo del rótulo de columna
que especifique una condición de columna.
BDCONTARA: Cuenta las celdas que no están en blanco dentro de una columna de
una lista o base de datos que cumplen las condiciones especificadas.
El argumento nombre_de_campo es opcional. Si se pasa por alto, BDCONTARA

cuenta todos los registros de la base de datos que coinciden con los criterios.
Sintaxis
BDCONTARA(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)
Mas funciones……………………
BDEXTRAER: Extrae de la base de datos un único registro que coincida con los
criterios especificados.
BDMAX: Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la base de

datos.
BDMIN: Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la base de

datos.
BDPRODUCTO: Multiplica los valores de un campo determinado de registros de la

base de datos que coinciden con los criterios especificados.
BDSUMA: Suma los números de la columna del campo de los registros de la base
de datos que coincidan con los criterios especificados.

1.8 COMPOSICIÓN DE FUNCIONES
Denominamos composición de funciones al proceso mediante el cual utilizamos

funciones cuyos argumentos son otras funciones. La recomendación en este caso
va por el lado de ingresar adecuadamente los parámetros, la cantidad de paréntesis
abiertos debe ser igual a la cantidad de cerrados, consistencia en los tipos de datos.
Se desarrollará un ejemplo que muestre este proceso de composición, para lo cual
se utilizarán funciones descritas en puntos anteriores de este mismo Capítulo.
En la hoja COMPOSICIÓN del Libro

Para Funciones se encuentra
información relativa a un usuario de
una Isapre.
El rango A2 a A11 contiene la fecha

en que el usuario (o alguno de sus
beneficiarios) recibió una prestación
en salud. La columna B contiene el
Nº de Boleta. El rango C2 a C11
tiene una T si la atención la recibió el
titular, o una C si la recibió un
beneficiario (carga). La columna D
contiene el monto en $ cancelado por
la prestación.
En el rango A14 a B25 se encuentra el valor promedio de UF para cada uno de los
meses del año 1997.
Se pide calcular el reembolso de la Isapre tomando en cuenta la siguiente

condición: Si el monto de la consulta es menor que 0,9 UF y la atención la
recibió el Titular (T), la Isapre devuelve el 80% del monto de la atención;
en caso contrario devuelve 0,5 UF.
Para resolver el problema, en primer lugar se calcula el monto de la consulta en UF

(en la columna E)
Posiciónese en la celda E2 de la Hoja Composición e ingrese la fórmula que se

=D2/BUSCARV(MES(A2);$A$13:$B$25;2;0)
Corresponde a calcular el Monto (D2), dividido por el valor de la UF del mes de la
Fecha de la Atención. Mediante la función MES se obtiene el número del MES de la
fecha, y se busca este número en la primera columna de la tabla que va de
$A$13:$B$25, de esta tabla se trae el valor de la segunda columna cuando se
encuentra el número buscado. El cero indica que se busca la correspondencia
exacta. El MES es el argumento de búsqueda en la tabla.


Ahora corresponde indicar la condición para el cálculo del reembolso. Se utiliza la
función SI
Posiciónese en la celda F2 de la Hoja Composición e ingrese la fórmula que se
=SI(Y(C2="T";E2<0,9);0,8*E2;0,5) La función SI se usa para evaluar la

condición del problema.
La función Y se utiliza para definir la condición del SI, como Y permite evaluar dos
condiciones simultáneamente, se consulta si C2 (es decir el Tipo de Usuario) es
igual a “T” (el Titular), y al mismo tiempo, si el E2 (Monto en UF anteriormente
calculado) es <0,9 (menor que 0,9). Para que el Y sea VERDADERO, se deben
cumplir las dos condiciones. Si alguna de las condiciones del Y no se cumple el
resultado es FALSO.
Si el Y es VERDADERO, el SI ejecuta la primera acción es decir multiplica 0,8 por

E2 (que corresponde al 80% del Monto UF de la Atención). Si el Y es FALSO, el SI
ejecuta la segunda acción, es decir escribe 0,5 (que corresponde al valor que
devuelve la Isapre cuando no se cumple la condición que la atención se haya
otorgado al titular y que el Monto UF fuera menor que 0,9)


CAPÍTULO 2.-
2. BASES DE DATOS
Una de las operaciones que se realiza con mayor frecuencia en una planilla de
cálculo es el trabajo con Bases de datos, o Listas. MS Excel provee una serie de
herramientas que permiten que este trabajo pueda ser realizado de manera
expedita y que el usuario pueda ver mejor organizada su información, para su
posterior análisis.
2.1 ¿ QUÉ ES UNA BASE DE DATOS?

Una Base de Datos es un medio que sirve para almacenar y organizar cierta
información que cumple con un propósito particular.
En la actualidad, la mayoría de esta información se almacena en archivos
informáticos y se organiza sobre dos elementos, principalmente: los campos y los
registros.
No todas las Bases de Datos son de grandes dimensiones, tenemos también Bases
de Datos de pequeñas dimensiones como las agendas, los listados de libros etc. Las
que también están organizadas en campos y registros.
2.2 ¿QUE SE ENTIENDO POR CAMPO?

Podemos identificar campo como el nombre de columna bajo el cual se agrupa
información de un determinado concepto con un formato adecuado a su función.
2.3 ¿QUÉ SE ENTIENDE POR REGISTRO?

Registro corresponde a una línea de información de varios campos.
La siguiente imagen muestra campos y registros en forma gráfica.
Campos
Item RUT Nombres Apellido Apellido

Paterno Materno
Registros
1 13.325.639-5 Sergio Andrés Cabrera García
2 12.526.985-3 Florencia María Camus Briones
2.4 CONSIDERACIONES GENERALES PARA CREAR UNA BASE DE DATOS

Respecto de la estructura de una Base de Datos, deben considerarse los siguientes
aspectos: cada columna debe tener la misma clase de información, la primera fila
debe corresponder al nombre de las columnas (generalmente se denominan
campos), deben evitarse las filas y columnas en blanco y en lo posible, dedicar la
hoja que contiene la Base de Datos sólo a esa función.

2.5 CONSIDERACIONES ESPECIFICAS REFERENTES A LOS DATOS
2.5.1. INSTRUCCIONES PARA ORGANIZAR LOS DATOS

Colocar los elementos similares en la misma columna Acomode los datos
para que todas las columnas tengan elementos parecidos en la misma columna.
Mantener un rango de datos por separado Deje al menos una columna en
blanco y una fila en blanco entre un rango de datos relacionados y otros datos de la
hoja de cálculo. Excel puede detectar y seleccionar más fácilmente el rango cuando
ordena, filtra o inserta subtotales automáticos.
Colocar los datos importantes por encima o debajo del rango Evite colocar
los datos importantes a la izquierda o a la derecha del rango, ya que podría ocultar
los datos cuando filtra el rango.
Evitar columnas y filas en blanco en un rango Evite colocar columnas o filas
en blanco en un rango de datos. Hágalo para asegurarse de que Excel pueda
detectar y seleccionar más fácilmente los rangos de datos relacionados.
Mostrar todas las columnas y filas en un rango Asegúrese de que se muestren
las columnas o filas ocultas antes de realizar cambios en el rango de datos. Cuando
las filas o columnas de un rango no se muestran, se podrían eliminar los datos
involuntariamente.
2.5.2. INSTRUCCIONES PARA FORMATEAR LOS DATOS

Usar etiquetas de columnas para identificar los datos Cree etiquetas en la
primera columna del rango de datos y aplíquele un formato diferente al de los
datos. Luego, Excel podrá usar estas etiquetas para crear informes y buscar y
organizar los datos. Use un estilo de fuente, alineación, formato, patrón, borde o
uso de mayúsculas y minúsculas para las etiquetas de columna distinto del formato
que asigna a los datos en el rango. Dé formato de texto a las celdas antes de
escribir las etiquetas de columna.
Usar los bordes de la celda para distinguir los datos Si desea distinguir las
etiquetas de los datos, use los bordes de las celdas (no use filas en blanco ni líneas
con guiones) para insertar las líneas debajo de las etiquetas.
No insertar espacios iniciales ni finales para evitar errores Evite insertar
espacios al principio o final de una celda para aplicar sangría a los datos. Los
espacios adicionales pueden modificar el orden, búsqueda y formato aplicado a la
celda. Por el contrario, puede usar el comando Aumentar sangría dentro de la
celda.
Extender los formatos y fórmulas de los datos Cuando agrega nuevas filas de
datos al final de un rango de datos, Excel extiende los formatos y fórmulas
coincidentes. Tres de las cinco celdas precedentes deben tener el mismo formato
para que dicho formato sea extendido. Todas las fórmulas precedentes deben
coincidir para que se extienda la fórmula.

CAPÍTULO 3.-
3. FILTROS
Para revisar Filtros, utilizará el Libro de Trabajo denominado Para Filtros, que
será entregado por el relator.
Filtros
Uno de los procesos que se puede realizar con una lista es el de Filtrar, lo cual
significa la posibilidad de visualizar la información que cumpla con ciertas
características y ocultar aquella que no la cumpla. Se revisarán dos alternativas al
respecto: el filtro simple (Autofiltro) y el avanzado, que generalmente se utiliza
para criterios más complejos.
3.6 USO DEL AUTOFILTRO

Ubique la hoja denominada AutoFiltro en el libro Para Filtros
En esta hoja se dispone de información de un grupo de personas. Los campos

involucrados son Nombre, Apellido, Región, Zona, Edad, Sexo y Puntaje. Se
activará la opción de Autofiltro.
Posiciónese en la celda A1 y del menú Datos pida la opción Filtro
Del submenú que se despliega, seleccione la opción Autofiltro.
Al activar lo anterior, la fila

correspondiente a los
encabezados de la lista queda
con unos botones tipo
triángulos al costado derecho,
( ) que son los que nos
permitirán realizar los procesos
de filtrado.
En primer lugar seleccionaremos todas aquellas líneas (registros) que sean de la

zona de Santiago.

Haga clic en el botón

correspondiente a la Zona y
seleccione Santiago.
Una vez realizado lo anterior, el

programa filtra la información,
ocultando aquellas filas que no
cumplen con la especificación,
visualizándose sólo en este caso
los registros, cuya Zona es
Santiago.
En la barra de estado aparece la

cantidad de registros seleccionados,
en este caso 32 de 194.
Si se desea se puede efectuar un

nuevo filtrado a este resultado. Por
ejemplo, necesitamos visualizar los
registros de Santiago, pero del Sexo
femenino (F).
Para esto, pulse el botón de filtrado del campo Sexo y seleccione F, que para
este caso representa al Sexo femenino.
Se restringen los registros

visualizados. Ahora aparecen
12.
IMPORTANTE: como se
observa, el resultado del filtro
aparece en la Barra de Estado,
por lo tanto es recomendable
que esta Barra este activada. La
activación de esta Barra se logra
desde el menú Ver.
En caso de querer llevar esta información a una nueva hoja, se debe seleccionar el
rango del resultado incluidos los nombres de campo, y se Copiar y Pega, para esto
puede ocupar los comandos del menú Edición.
Para volver a visualizar toda la información se debe realizar lo siguiente:
Del menú Datos pida la opción Filtro y del submenú que se despliega,
seleccione la opción Mostrar todo.
IMPORTANTE: El Autofiltro, permite efectuar un filtro por columna.

Para poder efectuar dos (2) filtros por columna se debe pulsar Personalizar, desde
el submenú que aparece al pulsar el botón de Autofiltro de la columna.
Por ejemplo se requiere visualizar los registros que pertenezcan a la III o a la IX

región. El procedimiento es el siguiente:
Elija la opción (Personalizar...) tal y como lo muestra la siguiente figura:
En el cuadro de diálogo que aparece al pulsar Personalizar, indique lo

siguiente y luego pulse Aceptar.
Aparece la información filtrada de acuerdo a las características que le dimos. En

este caso, se encontraron 24 registros.
Los Botones de los campos de lado izquierdo de esta ventana ofrecen una gama de
posibilidades de combinación, los del lado derecho ofrecen los valores de la
columna seleccionada. Si fuese necesario se pueden escribir los criterios en el
campo derecho correspondiente.
Vuelva a visualizar toda la información de la lista utilizando la opción Mostrar

Todo del menú datos Filtro
Para eliminar el Filtro, se elige la opción Filtro del menú Datos y del submenú que
se despliega se selecciona la opción Autofiltro

3.7 USO DE FILTROS AVANZADOS
Esta opción nos permite realizar un filtrado más complejo, por ejemplo, involucrar a
más de dos columnas y la conjunción o; o bien, especificar tres o más criterios para
un campo. Además es posible utilizar criterios calculados y se puede extraer la
información seleccionada y llevarla hacia otra planilla.
Lo mencionado en el párrafo anterior implica incorporar un rango de criterios.
Ubique la hoja denominada Filtro Avanzado
En primer lugar, se establecerá el área de criterios, la cual debe contener el nombre

de los campos involucrados en la lista. Utilizaremos las opciones de Copiar y
Pegar
Seleccione el rango A9 a G9 y haga un clic en el botón Copiar de la Barra de

Herramientas Estándar.
Posiciónese en la celda A1 y pida la opción Pegar del menú Edición.

De esta manera los nombres de campo de la lista se encontrarán escritos en el
rango A1:G1.
Se recomienda copiar los nombres de campo en la fila 1, porque de esta manera
el área de filtrado permanecerá siempre a la vista, recuerde que cuando se filtra
se ocultan los registros que no cumplen la condición de filtrado, dado esto, si el
área de criterios de filtrado estuviera al lado de la tabla podrían ocultarse los
criterios de filtrado.
Ejemplo de uso 1: Supongamos que deseamos seleccionar a todos aquellos

registros cuya Edad sea mayor que 45, O que tengan un Puntaje mayor que 95.

Ingrese los criterios a las celdas

E2 y G3, tal y como se muestra en la
siguiente figura:
Lo que esta filtrando aquí, es: todos los

registros que en el campo Edad tengan
un número mayor a 45 (>45), O todos
los registros que en el campo puntaje
tengan un número mayor a 95.
La relación de criterios en una misma fila es de un Y, vale decir deben cumplirse

todas las condiciones que se especifican en la fila de criterios para que haya
resultado.
La relación de criterios entre filas es un O, vale decir, se podrán cumplir los
criterios de una fila, o se podrá cumplir los criterios de otra fila.
IMPORTANTE: Si se incluye una fila sin criterios en el Rango de criterios: , el

software entiende que se esta pidiendo O que no existan criterios, por lo tanto: si
se incluye una fila sin criterios en el Rango de criterios, no se producirá un
filtrado.
Posiciónese en la celda A9 (donde

comienza la lista), del menú Datos pida la
opción Filtro y del submenú que se
despliega seleccione la opción Filtro
avanzado...
Aparece el siguiente cuadro de diálogo:
IMPORTANTE: Al posicionar el cursor en alguna celda de la lista (A9), aseguramos

que al momento de pedir Filtro avanzado, el software seleccione todo el Rango
de la lista. Si no se toma esta precaución, el software podría seleccionar otro
rango y será necesario que el usuario ingrese el Rango de lista adecuado.
Observe que este cuadro de diálogo en su Sub-campo Acción, ofrece Filtrar la

lista sin moverla a otro lugar, y Copiar el resultado a otro lugar. La selección
de estas alternativas dependerá del usuario. Si se selecciona Copiar a otro lugar,
se activa el campo Copiar a:, ahí el usuario elige donde va a copiar el resultado
En el campo Rango de la lista, hay un botón en el extremo derecho que permite

que el usuario seleccione el rango de filtrado.
En Rango de criterios, hay un botón en el extremo derecho que permite que el

usuario seleccione el rango de criterios, el usuario deberá indicar donde se
encuentran los criterios de filtrado. El Rango de criterios debe incluir el o los
nombres de campo, además de los valores a usar como criterio de filtro.

Finalmente, la casilla de Sólo registros únicos, al ser activada, permite que en el

resultado no aparezcan filas repetidas.
La acción a realizar en esta ocasión será filtrar la lista sin moverla a otro lugar.
Aparece automáticamente seleccionado el rango de la lista. Debemos especificarle
el rango que ocupan los criterios.
Al momento de ingresar el Rango

de criterios para este ejercicio, pulse el
botón del extremo derecho de este campo,
desplace el mouse (puede apoyarse en la
barra de desplazamiento verticalde la
planilla) y marque el Rango desde A1 a G3.
Haga un clic en el botón Aceptar
Se visualizan 63 registros que cumplen con la condición.
Ejemplo de uso 2: Supongamos que ahora necesitamos seleccionar todos

aquellos registros mayores de 45 años, cuyos Apellidos comiencen con letra D, S o
V.
Ingrese la información
que se muestra en la siguiente
figura:
Lo que se está filtrando aquí, es: todos los registros cuyo Apellido comience con la
letra D, Y que en el campo Edad tengan un número mayor a 45, O todos los
registros cuyo Apellido comience con la letra S, Y que en el campo Edad tengan
un número mayor a 45, O todos los registros cuyo Apellido comience con la letra
V, Y que en el campo Edad tengan un número mayor a 45.
Posiciónese en la celda A9 (donde comienza la lista), del menú Datos pida la

opción Filtro y del submenú que se despliega seleccione la opción Filtro
avanzado.... El software seleccionará el Rango de lista de $A$9:$G$203. El
rango de criterios que deberá ingresar es de $A$1:$G$4.
Luego de pulsar Aceptar, se visualizan cinco (5) registros que cumplen con las
condiciones.

Ejemplo de uso 3: Otra de las alternativas que tenemos a nuestra disposición

es la posibilidad de usar criterios calculados. Por ejemplo, se desea seleccionar
aquellos registros cuya Edad sea mayor que el promedio de edad de todos los
registros de la lista.
Ingrese el texto Edad>Promedio en la celda H1.
Se eligió este nombre de campo (Edad>Promedio) porque es representativo del

ejemplo, no obstante podría haberse puesto cualquier otro nombre.
Verifique que las filas 2,3 y 4 de la hoja se encuentren sin información de los
criterios usados en los ejemplos anteriores.
Posiciónese en la celda H2 e ingrese la fórmula que se muestra en la siguiente

figura:
=E10>Promedio($E$10:$E$203)
En el rango de criterios se ingresó la fórmula que en otras palabras especifica que

la edad del primer registro de la lista (E10), es mayor que el promedio de la lista
($E$10 a $E$203). El rango que se utilizó en la función Promedio, se fijo para que
no varíe cuando el software haga el filtrado.
El Resultado en H2 (FALSO) que se observa al generar esta fórmula, es el correcto,

ya que 19 (valor de H2 en la lista) no es mayor que el promedio de edades de la
lista.
Posiciónese en la celda A9 (donde comienza la lista), del menú Datos pida la

opción Filtro y del submenú que se despliega seleccione la opción Filtro
avanzado...
El rango de lista que selecciona el software es $A$9:$G$203, ingrese el rango

de criterios $A$1:$H$2. Pulse Aceptar.
Se visualizan 87 registros que cumplen con la condición
Ejemplo de uso 4: Supongamos que ahora se requiere visualizar aquellos

registros cuya edad sea mayor que la del promedio y que sean mujeres de Santiago
o Varones de Copiapó.
Ingrese los siguientes criterios.

En este caso, la fórmula para H2 y H3 deberá ser igual. Lo que se busca, en ambas
filas de criterios, además de cumplir las condiciones para los campos Zona y Sexo,
deben cumplir también con el criterio de que la Edad sea mayor que el promedio.
Se hace esta explicación ya que si se copia la formula de H2 en H3, el primer

componente de la fórmula (E10) cambia a E11, esto se detecta porque al copiar la
fórmula, la celda H3 se ve como VERDADERO ya que 54 (valor de E11) es mayor
que la Edad Promedio. Si esto no se modifica, quedará fuera del filtrado la fila 11
para el criterio de Edad>Promedio.
Al filtrar, se debieran visualizar nueve registros que cumplen con las condiciones.

CAPÍTULO 4.-
4. ESQUEMATIZACION DE LA HOJA DE CALCULO
Muchos de los modelos de las hojas de cálculo están construidos en forma

jerárquica. Por ejemplo, hay datos básicos, luego se calculan subtotales y luego
totales. Podríamos decir entonces que los datos básicos están subordinados a los
subtotales y éstos a los totales.
El usar esquemas permite alcanzar dos ventajas importantes: es más fácil

organizar la información de una planilla para su visualización y análisis que una no
esquematizada y en segundo lugar, se puede seleccionar fácilmente sólo aquellas
celdas que comparten un mismo nivel jerárquico.
Para ejercitar este tema se utilizará la siguiente tabla
4.1 CREACIÓN DE UN ESQUEMA
Seleccione el rango A1 a D18 en la hoja Esquemas
Del menú Datos pida la opción Agrupar y esquema. Del

submenú que se despliega, seleccione Autoesquema

Al pedir la opción anterior, la información seleccionada queda esquematizada, vale

decir aparecen en el extremo superior e izquierdo unos manejadores que permiten
manipular la información y visualizar la parte que nos interesa
También se puede crear un esquema utilizando la Barra de Herramientas

correspondiente.
4.2 VISUALIZACIÓN DE LOS NIVELES DEL ESQUEMA
Haga un clic en el número 1 como lo muestra la siguiente

figura

La acción anterior permite visualizar el primer nivel (el de los totales por ítem)
Haga ahora un clic en el número 2, tal y como lo muestra la

siguiente figura:
Lo anterior permite desplegar sólo los niveles 1 y 2, vale decir a lo anterior (totales
generales) se unen los subtotales parciales (por Trimestre)
Haga clic en el número 1, pero del extremo superior del

esquema

Esto permite visualizar el primer nivel, que corresponde a los totales por fila
4.3 ESQUEMATIZACIÓN EN ORGANIZACIÓN NO ESTÁNDAR
El esquema creado anteriormente se aplicó sobre información de una hoja de

cálculo estructurada en forma estándar. Pero también es posible que la
información a esquematizar tenga otras características, como por ejemplo, que en
vez de tener los cálculos de totales debajo de las filas de detalles los tenga sobre, o
bien columnas con fórmulas a la izquierda de las columnas de detalle. En este
caso, se debe pedir la opción Agrupar y esquema del menú Datos y del submenú
seleccionar la opción Configuración...
Al indicar lo anterior se debe desactivar la opción Orden correspondiente (filas o

columnas) antes de proceder a crear el esquema.

La opción Estilos automáticos y el botón Aplicar estilos aplican formatos al

esquema para distinguir los diferentes niveles de datos, como los totales y los de
detalle. Sin embargo, los estilos automáticos pueden producir resultados
inesperados. Para asegurarse que el esquema recibe el formato requerido, se
deben aplicar los formatos manualmente, o bien, usar la orden Autoformato en el
esquema completo.
4.4 VISUALIZACIÓN DE SÍMBOLOS
Los símbolos de esquematización ocupan espacio en la pantalla del programa. Para

suprimirlos, sin eliminar el esquema, se pide la opción Opciones del menú
Herramientas. Se pulsa Ver y se desactiva el cuadro Símbolos del esquema

CAPÍTULO 5.-
5. SUBTOTALES
Ya aprendimos a filtrar información, lo cual nos permite visualizar aquella

información de la lista que se requiera en determinado momento. Otros de los
procesos que se puede realizar es obtener varios tipos de información de resumen
utilizando la opción Subtotales. Lo más común es agregar líneas de subtotal a cada
grupo de datos de nuestra lista.
Para revisar Subtotales, utilizará el Libro de Trabajo denominado Para

Subtotales, que será entregado por el relator.
Ubíquese en la hoja denominada Subtotales del libro Para Subtotales.
Suponga que se desea subtotalizar la información de la lista, sumando

primero la columna Neto por Mes y luego dentro de cada Mes, sumando la
columna Neto por Proveedor.
IMPORTANTE: En primer término, antes de aplicar Subtotales, debemos ordenar

la información de acuerdo a la forma en que queremos ver el resultado.
Para este caso deberemos ordenar primero por Mes y luego por Proveedor.
Posiciónese en la celda A1 y del menú Datos pida la opción Ordenar...
Para Ordenar debe ubicarse el puntero del mouse en una celda de la lista, con esto
el software automáticamente selecciona el rango de la lista. NO ES NECESARIO
MARCAR EL RANGO.
Al pulsar Ordenar, aparece el siguiente cuadro de diálogo:

En este cuadro de diálogo de Ordenar se

observa que se puede Ordenar por tres (3)
criterios, un primer criterio, luego un segundo
criterio dentro del ordenamiento primero y
finalmente un tercer criterio dentro del
ordenamiento segundo.
En cada opción se puede elegir ordenamiento

Ascendente o Descendente.
Se debe indicar si La lista tiene encabezamiento. Esto consulta al usuario, si la

lista tiene nombres de columna (campo). Si los tiene, marque la casilla Sí. Si se
marca la casilla No y la lista tiene nombres de campo, el software incorporará los
nombres de columna al ordenamiento.
El cuadro contiene también un botón de Opciones…; este botón da acceso a la

posibilidad de ordenar los datos respecto de una Lista personalizada previamente
ingresada o disponible en el software. Ejemplo de este tipo de Listas
personalizadas son los meses del año, y los días de la semana, ambos ya vienen
incorporados al software.
NOTA: Listas personalizadas.

Para incorporar nuevas Listas personalizadas, ingrese al menú Herramientas,
submenú Opciones y ficha Listas personalizadas, estas listas se pueden
Importar o crearlas directamente en este cuadro de diálogo.
Continuando con el
Ordenamiento, seleccione el botón
… del cuadro de
diálogo Ordenar, y dentro del
cuadro de diálogo Opciones de
ordenación, en el campo Primer
criterio de ordenación:,
seleccione la lista con los meses
del año y pulse el botón
.
Con esto retorna al cuadro de diálogo Ordenar. Allí en el segundo criterio de

ordenación seleccione Proveedor. Con esto el cuadro de diálogo Ordenar se verá
como se muestra en la siguiente figura:

Pulse el botón . Con esto la información

de la lista aparecerá ordenada por mes de acuerdo
a la lista de meses (ordenamiento no alfabético) y
dentro de cada mes por proveedor
(alfabéticamente).
Con esto estamos en condiciones de aplicar

Subtotales.
La lista queda
ordenada acorde a
los criterios
entregados.
Posiciónese en la celda A1 y del menú Datos pida la opción Subtotales...

En el cuadro de diálogo
Subtotales indique lo que se
muestra continuación:
Por cada cambio en : Mes

Usar función : Suma.
Agregar Subtotal a : Neto
Marcar casillas:Marcar
Reemplazar subtotales actuales
Resumen debajo de los datos
Haga un clic en el botón Aceptar. Se visualizará la siguiente ventana.
Aparecen los
subtotales por Mes y la
información
esquematizada.
Observe los botones

en el extremo
superior izquierdo:
El botón 1, muestra el
Total general de la
lista. El botón 2
muestra los totales por
Mes. El botón 3
muestra el detalle por
Mes.
Con esto se hizo subtotal por Mes. A continuación se hará subtotal por Proveedor.
Posiciónese en la celda A1 y del menú Datos pida la opción Subtotales...

En el cuadro de diálogo
Subtotales indique lo que se muestra en
la siguiente figura:
Por cada cambio en : Proveedor

Usar función : Suma.
Agregar Subtotal a : Neto
Marcar casillas: Desactive la casilla

Reemplazar subtotales actuales. Si
esta casilla queda seleccionada se
borrarán los totales por mes.
Haga un clic en el botón Aceptar. Se visualizará la siguiente ventana (se

mostrará solo el mes de Octubre).
Aparece la información requerida.
Para eliminar los Subtotales de la lista, posicione el cursor del mouse en una celda
dentro de la lista, active la ventana de Subtotales (menú Herramientas, Datos,
Subtotales) y pulse el botón .

CAPÍTULO 6.-
6. VALIDACIÓN
Esta opción permite asegurarse que las nuevas entradas de una lista satisfacen
ciertos criterios indicados de antemano.
Para revisar Validación, utilizará el Libro de Trabajo denominado Para

Validación, que será entregado por el relator.
En la hoja Validación del libro de trabajo, se encuentra información de una tienda

comercial que tiene tres vendedores, cuatro departamentos y el artículo más barato
cuesta $5000.
Supongamos que se deben cargar datos diariamente en esta lista.

Mediante Validación, en cada celda de la lista, dispondremos de un botón que nos
ofrecerá la posibilidad de elegir que ingresar en la celda. Los datos que se van a
ingresar se toman de otra lista ubicada dentro de la hoja de trabajo.
Estableceremos entonces, algunos

criterios de validación para los campos
Nombre de Vendedor,
Departamento y Monto Vendido.
Para el campo Nombre de

Vendedor, haga un clic en la columna A
para seleccionarla completamente y del
menú Datos pida la opción
Validación...

Aparece el siguiente cuadro de diálogo:
Como tenemos seleccionada la columna de los

vendedores, debemos darle criterios de
validación en ese sentido.
En el campo Permitir: seleccione Lista, con

esto se activa el campo Origen: allí indique el
rango de lista de:
=$A$2:$A$4 es decir solo se tomará el
nombre de los tres vendedores.
La casilla Celda con lista desplegable, al estar activada permite que al

seleccionar una celda en el rango con validación, se despliegue una lista desde
donde elegir.
A continuación, active la ficha central del cuadro de diálogo, Mensaje entrante:,
este mensaje aparecerá cuando el usuario seleccione una celda de la lista, en este
caso de la columna A.
En este cuadro, ingrese en el campo

Título: la palabra RECORDATORIO. Este
será el nombre del mensaje que se
desplegará. Como Mensaje de
entrada: escriba “Solo hay tres
vendedores”. Este será el texto del
mensaje que se desplegará.
Si desactiva la casilla de Mostrar

mensaje al seleccionar la celda, el
mensaje no aparece.
A continuación, active la ficha central del cuadro de diálogo, Mensaje de error:,

este mensaje aparecerá cuando el usuario seleccione una celda de la lista, en este
caso de la columna A.

En este cuadro existen tres campos:

Estilo, Título y Mensaje de error:
Estilo: corresponde al tipo de

advertencia que entrega el software.
Si el estilo es Limite, el software
no permitirá ingresar datos distintos
a los de la lista de validación.
Si el Estilo es Advertencia , el software avisará que se esta ingresando un

dato que no esta en lista y da la opción de seguir ingresando, no seguir o Cancelar.
Si el estilo es de Información el software avisa que se esta ingresando un

dato que no esta en la lista y da la opción de cancelar o seguir.
Titulo: es el nombre del cuadro de aviso.
Mensaje de error: es el texto del cuadro de aviso.
En el campo Estilo: seleccione Límite
En el campo Título: ingrese la palabra ERROR. Este será el nombre del mensaje
que se desplegará.
En el campo Mensaje de entrada: escriba “No puede ingresar nombres que no

estén en la lista de validación”.
Con las instrucciones anteriores se han indicado los criterios de validación para la
columna de los Vendedores. Se le especificó que la lista de Vendedores era la que
estaba en el rango A2 a A4, que debía crear una lista desplegable con esos datos y
que fuera mostrando un mensaje de alerta.
Ahora se especificarán los criterios de validación para los Departamentos.
Seleccione la columna B y del menú Datos pida la opción Validación...

Indique lo que se muestra

Permitir: Lista
Origen: =$B$2:$B$5 (los
nombres de los departamentos son
cuatro)
Para Mensaje Entrante y

Mensaje de error disponga usted
los mensaje de acuerdo a lo
explicado anteriormente
Ahora se indicarán los criterios de validación para el Monto.
Para el Monto especificaremos que la cifra ingresada deberá ser mayor que 5000.
Seleccione la columna C y del menú Datos pida la opción Validación...
Indique lo que se muestra

en la siguiente figura, a
continuación genere los
Mensajes entrante y de error y
haga un clic en el botón Aceptar.
Permitir: Lista
Datos: Mayor que (seleccione)
Mínimo: 5000 (escriba)
Ahora podemos probar si funciona lo que hicimos.
Posiciónese en una celda de la columna A e ingrese un Nombre de Vendedor

tomado de la lista que se despliega. En la misma columna trate de ingresar un
Nombre de Vendedor que no esté en la lista.
Como el Estilo en la columna A esta en Límite . El software no le permitirá

un nombre que no esté en la lista.

Posiciónese en la columna B e ingrese un Departamento, observe los efectos

dependiendo de que Estilo le asignó al Mensaje de error.
Posiciónese en la columna C e ingrese el valor 5001 y observe que no presenta

problema, luego trate de ingresar 5000 y verá que muestra error porque el
Mínimo que se asignó fue >5000 (mayor a 5000).
6.1 DETALLES SOBRE PERMITIR CRITERIOS DE VALIDACIÓN
6.1.1. PERMITIR VALORES DE UNA LISTA

Cualquier Valor, Numero entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de Texto,
Personalizada
1. En el cuadro Permitir, haga clic en Lista.

2. Haga clic en el cuadro Origen y, a continuación, haga lo siguiente:
Para definir la lista localmente, escriba los valores separados por comas.
Para utilizar un rango de celdas con un Nombre definido, escriba el signo
igual (=) seguido del nombre del rango.
Nota: Una manera de crear nombres de rango es seleccionando el rango y

desde el menú Insertar elegir Nombre/Definir, allí se le asigna el nombre al
rango (un rango puede ser una celda o varias).
Para utilizar referencias de celda, seleccione las celdas en la hoja de cálculo

y presione ENTRAR.
Nota: Las referencias a celdas tienen que encontrarse en la misma hoja de

cálculo. No se puede hacer referencia a otra hoja o libro.
3. Asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Celda con lista

desplegable.
6.1.2. PERMITIR NÚMEROS DENTRO DE LOS LÍMITES
1. En el cuadro Permitir, haga clic en Número entero o Decimal.

2. En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restricción que desee. Por ejemplo,
para definir los límites superior e inferior, haga clic en entre.
3. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir.
6.1.3. PERMITIR FECHAS Y HORAS DENTRO DE UN PERÍODO CONCRETO
1. En el cuadro Permitir, haga clic en Fecha u Hora.

para permitir las fechas posteriores a un día determinado, haga clic en mayor
que.
3. Escriba la fecha o la hora inicial, final o específica que desee permitir.

6.1.4. PERMITIR TEXTO DE UNA LONGITUD ESPECÍFICA
1. En el cuadro Permitir, haga clic en Longitud del texto.

para permitir un número máximo de caracteres, haga clic en menor o igual
que.
3. Escriba la longitud máxima, mínima o específica que desee permitir.
6.1.5. UTILIZAR UNA FÓRMULA PARA CALCULAR LO QUE SE PERMITE
1. En el cuadro Permitir, haga clic en Personalizada.

2. En el cuadro Fórmula, escriba una fórmula que calcule un valor lógico
(VERDADERO para las entradas válidas o FALSO para las no válidas). Por
ejemplo, si desea permitir el valor de la celda de la factura sólo si no se ha
presupuestado nada para la cuenta discrecional (celda D6) y si el presupuesto
total (D20) también es menor que los 40.000 dólares asignados, podría escribir
la fórmula personalizada.
=Y(D6=0,D20<40000).
6.1.6. ESPECIFIQUE SI LA CELDA SE PUEDE DEJAR EN BLANCO
• Si desea permitir valores en blanco (nulos), active la casilla de verificación

Omitir blancos.
• Si desea evitar la entrada de valores en blanco (nulos), desactive la casilla de
verificación Omitir blancos.
Nota : Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre

definido y existe una celda en blanco en el rango, la configuración de la casilla de
verificación Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo
mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas
de validación: si una celda está en blanco, la configuración de la casilla de
verificación Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.

CAPÍTULO 7.-
7. FORMULARIO DE DATOS
Utilizar un formulario de introducción de datos para modificar un rango o una lista
Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o

mostrar con facilidad una fila entera de información (registro) en un rango o una
lista de una sola vez.
Para poder utilizar un formulario de datos para agregar un registro a un rango

nuevo o una lista nueva, el rango o la lista deberá tener rótulos en la parte superior
de cada columna que contenga. Microsoft Excel utiliza estos rótulos para crear
campos en el formulario.
1. Haga clic en una celda del

rango (o la lista) al que
desee agregar registros.
2. En el menú Datos, haga
clic en Formulario.
Se observa en la imagen el
formulario aplicado sobre la
Hoja Autofiltro.
El listado tiene 7 campos que

se muestran en el formulario.
Se podrá agregar nuevos
registros, eliminar registros,
hacer búsqueda y aplicar
criterios de filtrado.
Los formularios de datos

pueden presentar 32 campos
como máximo a la vez.
7.2 AGREGAR UN REGISTRO
1. Haga clic en Nuevo.

2. Escriba la información para el nuevo registro.
3. Una vez escritos los datos, presione ENTRAR para agregar el registro.
4. Una vez agregados los registros, haga clic en Cerrar para agregar un nuevo
registro y cerrar el formulario de datos.
7.3 CAMBIAR UN REGISTRO
Busque el registro que desee modificar.
Una vez en el registro modifique los textos, al momento de modificar se

activará el botón Restaurar del formulario. Si no desea realizar la modificación,
pulse Restaurar. Si pulsa Enter, o cambia a un nuevo registro de alguna manera,
los cambios se realizan y no se puede volver atrás por software.

7.4 DESPLAZAMIENTO EN EL FORMULARIO

Para desplazarse entre registros de uno en uno, utilice los botones
superior e inferior de la barra de desplazamiento vertical del cuadro de
diálogo.
Otra manera de desplazarse de uno en un registro es pulsando Enter del
teclado del PC.
Para moverse de 10 en 10 registros a la vez, haga clic en las teclas de
RePág y AvPág del teclado del PC.
Para moverse de 10 en 10 registros a la vez, haga clic con el puntero del
Mouse sobre la barra de desplazamiento vertical.
Para desplazarse al registro siguiente del rango (o la lista), haga clic en
Buscar siguiente. Para moverse al registro anterior, haga clic en
Buscar anterior.
7.5 BÚSQUEDA DE REGISTROS MEDIANTE EL FORMULARIO

Para definir las condiciones de búsqueda o criterios de comparación,
haga clic en Criterios y, a continuación, introduzca los criterios en el
formulario de datos. Para buscar los registros que coinciden con los
criterios, haga clic en Buscar siguiente o Buscar anterior. Para
regresar al formulario de datos sin buscar los registros basándose en los
criterios especificados, haga clic en Formulario.
Si ya efectuó la búsqueda mediante criterios y desea volver el formulario
a su condición original puede ingresar a Criterios, borrar los criterios
especificados y pulsar Buscar Siguiente.
7.6 CARACTERES COMODINES QUE SE PUEDEN USAR COMO CRITERIOS
Los siguientes caracteres comodín pueden usarse como criterios de

comparación para filtros, así como para buscar y reemplazar
contenido.
Utilice Para buscar

Un único carácter
? (signo de
Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y
interrogación)
"Grecia"
Un número de caracteres
* (asterisco) Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y
"Sudeste"
Un signo de interrogación, un asterisco o una
~ (tilde) seguida de
tilde.
?, *, o ~
Por ejemplo, fy91~? buscará "fy91?".
7.7 CAMBIE LA INFORMACIÓN EN EL REGISTRO.
Los campos que contienen fórmulas presentan los resultados de la

fórmula como un rótulo. El rótulo no puede modificarse en el formulario
de datos.
Si cambia un registro que contenga una fórmula, ésta no se calculará
hasta que presione ENTRAR; también puede hacer clic en Cerrar para
actualizar el registro.

7.8 MOVIMIENTOS EN EL FORMULARIO
Para ir al campo siguiente, presione TAB. Para ir al campo anterior,

presione MAYÚS + TAB.
7.9 ELIMINAR UN REGISTRO
Una vez ubicado el registro a eliminar, pulse el botón Eliminar. Recuerde

que no podrá volver atrás mediante software.
Tenga la precaución de tener respaldo de los datos al momento de
eliminar para protegerse de eventuales errores o cambios de criterios de
última hora.

CAPÍTULO 8.-
8. TABLAS DINAMICAS Y GRAFICOS DINAMICOS
8.1 TABLAS DINAMICAS
Una Tabla Dinámica es un tipo especial de tabla que resume la información de

ciertos campos de una lista o base de datos. Al crearla utilizando uno de los
Asistentes de MS Excel, se le indica los campos en los que se está interesado, la
manera en que se organizará la información y por último, los cálculos que se
desean realizar.
Por ejemplo, en la lista que se muestra en la siguiente figura se dispone de

información respecto de transacciones realizadas por una empresa de viajes: está
el nº de transacción, el tipo de Cancelación, el destino, el vendedor, el n° de
pasajeros y el monto de la transacción en USD.
Utilizando Tablas Dinámicas podríamos llegar a un resumen como el que se

muestra en la siguiente figura en el cual aparece el dinero obtenido por la venta de
cada uno de los destinos, desglosado por el tipo de cancelación.
Al trabajar con Tablas Dinámicas existe una terminología ad-hoc que se explicará a
continuación aprovechando el ejemplo anterior. La lista de donde proviene la
información se denomina datos fuente. El término campo se refiere a una
categoría de información, en este caso campos serían Tipo Cancelación, N°
Transacción, Destino, Vendedor, N° Pasajeros, Monto US$ Las ocurrencias
de un campo se denominan elementos, en este caso, Cheque, Efectivo y
Tarjeta serían los elementos del campo Tipo Cancelación. La función
resumen es la función de la hoja de cálculo utilizada para hacer los cálculos, en el
ejemplo se utiliza la función SUMA para calcular los totales.
En este Capítulo se revisarán las opciones para crear Tablas Dinámicas, su

modificación, formateo y todo aquello que permita que Ud. disponga de una buena
herramienta de gestión para el trabajo con su información.
Para ejemplificar los distintos temas se trabajará con hojas de cálculo que se
encuentran en el Libro denominado Para Tablas Dinámicas que entregará el relator.

8.1.1. CREACION DE UNA TABLA
Se trabajará con la hoja Pasajes del libro Excel TDIN PASAJES, que entregará
el relator, construyendo una tabla que muestre para cada Vendedor sus ventas,
destinos vendidos y tipo de cancelación recibida.
Para crear la Tabla Dinámica utilizando el Asistente, se deben seguir tres pasos:
Posiciónese en la celda A1 de la Hoja Pasajes y del menú Datos pida la

opción Informe de Tablas y gráficos dinámicos...
8.1.2. ESPECIFICACION DEL TIPO DE FUENTE DE DATOS
Al solicitar la orden anterior, aparece un cuadro de diálogo en donde se le debe

especificar a partir de qué información se va a construir la tabla. Lo que aparece
marcado por “defecto” es que provienen de una lista de MS Excel.

Haga un clic en el botón de radio ubicado a la izquierda del texto Lista o

base de datos de Microsoft Excel
En este paso Excel muestra el rango de datos que se ofrece en base a la celda
seleccionada de la tabla Pasajes. Si lo desea podrá especificar otro rango
apoyándose en el botón Examinar.
Haga clic en el botón Siguiente>
Luego de pulsar Siguiente, se accede directamente al tercer paso del asistente. En

este tercer paso se ofrece elegir si la tabla dinámica se guardará en una nueva hoja
del libro o en la hoja donde se encuentra la tabla de datos, además se ofrece el
botón diseño que da acceso a un cuadro de diálogo usado en las primeras versiones
de Excel y que es bastante amistoso para diseñar la tabla, también se muestra el
botón Opciones que permite configurar opciones de formato y de datos que podrían
ser interesantes al mostrar el resultado, están los botones Cancelar para dejar sin
efecto lo hecho hasta ahora, el botón Atrás que vuelve al paso anterior y el botón
Finalizar que da acceso a una nueva hoja y a un cuadro de dialogo que también
permite estructurar el diseño de la tabla.
Pulsando Diseño se tiene acceso al siguiente panel: En este panel se muestra que
arrastrando los campos hacia el área de diseño se puede estructurar la futura tabla
dinámica

Pulsando Opciones se accede al siguiente Panel:
Pulsando Finalizar se accede a la siguiente hoja:
Como se observa esta vista contiene los mismos elementos que la vista Diseño
mostrada anteriormente. Los campos se arrastran desde la Lista de campos de
tabla, hacia las ubicaciones señaladas. Esta presente también la barra de
herramientas de Tabla Dinámica.
8.1.3. ESTRUCTURANDO LA TABLA DINAMICA
Usaremos la ventana de Diseño del Asistente.

En el costado derecho aparecen los campos involucrados, que corresponden a la

primera fila de las columnas seleccionadas en el rango. Al centro la estructura
hacia la cual debemos ir “trasladando” dichos campos, para conformar la tabla.
En nuestro caso, necesitamos una tabla que muestre para cada destino de viaje la
suma de los montos involucrados y el Tipo de Cancelación empleado.
Arrastre el campo Destino hacia el sector Fila en la tabla, tal y como lo

muestra la siguiente figura
Mediante un procedimiento análogo, deje la estructura de la tabla como lo

muestra la siguiente figura:

Haga un clic en el botón Siguiente>
8.1.4. UBICACION DE LA TABLA DINAMICA
En el último paso del Asistente debemos indicar la ubicación de la tabla.
Las posibilidades son en una hoja nueva, o bien en una hoja que ya existe.
Marque el botón de radio ubicado a la izquierda de Hoja de cálculo

nueva y luego haga un clic en el botón Finalizar.
Aparece una nueva hoja, con la tabla solicitada

Además aparece la Barra de Herramientas de las Tablas Dinámicas y la Lista de

campos.
8.1.5. MODIFICACIONES A LA TABLA
Se pueden realizar varias acciones con la tabla recién creada, por ejemplo mover
los campos, incluir nuevos campos, formatearla, crear gráficos a partir de ella, etc.
8.1.6. MOVIMIENTO DE CAMPOS
En la tabla de que disponemos, aparecen en la primera columna los Destinos, en la

siguiente el Tipo de Cancelación, finalizando con el total.
Supongamos que necesitamos una estructura como la siguiente:
Posiciónese sobre el campo Tipo Cancelación (en la B1), arrástrelo hasta

donde muestra la siguiente figura y luego suéltelo

Se obtiene lo requerido.
Los cambios en el diseño de la tabla se pueden efectuar desplazando los campos

hacia el lugar deseado. SI el lugar elegido no es adecuado, el software lo señalará
mediante una X en color rojo.
8.1.7. INCORPORACION DE CAMPOS EN LA TABLA
La tabla que generamos no incluye la información de todas las columnas de datos

de la lista. Sólo se utilizaron el Destino y el Tipo de cancelación.
Veremos cómo incorporar otra información: Por ejemplo, se incorporará el

Vendedor, se puede hacer en la ventana de diseño o directamente en la hoja de
trabajo, arrastrando el campo Vendedor, desde la ventana de Lista de campos,
hacia la tabla.
Posiciónese en le Ventana Lista de campos, sobre el campo Vendedor, y

manteniendo pulsado el botón izquierdo del Mouse, arrástrelo hacia la
tabla a la posición que se muestra en la siguiente figura:
Con esto se visualiza la estructura de la tabla:

Los campos de la tabla tienen la particularidad de contar con un botón en su

extremo derecho, el que al pulsarlo muestra un cuadro de diálogo con el detalle de
los elementos componentes del campo, entregando la opción de activar o
desactivar estos elementos, acción que tendrá como resultado una adecuación de
los resultados mostrados por la tabla.
En la siguiente imagen se muestra un campo desplegado:
Como se observa,
se ofrece la
posibilidad de
mostrar todos los
destinos o
solamente los
seleccionados.
Una vez
seleccionado uno
o varios
elementos, pulse
el botón Aceptar
de este cuadro de
diálogo.
8.1.8. USO DEL EJE DE PAGINA
Si se requiere obtener más detalles de la información en una tabla dinámica, se

puede desplazar el campo correspondiente al eje de página de la misma. Como
ejemplo, se trabajará llevando el Vendedor al eje de página.
Posicione el puntero sobre el campo Vendedor de la tabla y arrástrelo

sobre la esquina superior izquierda de la tabla, donde dice “Coloque
campos de página aquí”.
La tabla adopta ahora la forma que muestra la siguiente figura:

Mediante el botón “combo box” ubicado en el campo a la derecha de Vendedor, se

podrá seleccionar la opción (Todas), que incorpora a todos los Vendedores, o
pulsando este botón, seleccionar un Vendedor en particular.
La tabla dinámica sólo se almacena en una página del libro y puede incluir un eje
de página. No obstante lo anterior, pulsando el botón Mostrar Detalle de la Barra
de herramientas Tabla Dinámica se puede crear una serie de tablas dinámicas
vinculadas, mostrando cada una de ellas un elemento de un campo del eje de
página.
8.1.9. PARTES DE UNA TABLA DINAMICA
A nivel general podemos distinguir entre Campos y Elementos. Los campos son una
categoría genérica que corresponde a una columna de los datos originales, mientras
que los elementos son un valor individual dentro de una categoría.
• Campo de página: Es el campo de la lista o base de datos de origen al que

se le ha asignado una orientación de página en una tabla dinámica. En
nuestro caso el campo Vendedor fue llevado al campo de página o eje de
página.
• Elemento de campo de página: Es cada entrada o valor exclusivo que

encontramos en la lista de un campo de página. En nuestro caso un
elemento sería un Vendedor.
• Campo de fila: Es aquel campo de una lista o base de datos al que se le ha

asignado una orientación de fila en la tabla dinámica. Podemos tener más de
un campo de fila, definiéndose entonces un campo de fila interno (el más
próximo al área de datos) y uno o más campos de fila externos (el resto de
campos de fila), que se sitúan a la izquierda del campo de fila interno. El
campo de fila interno y los externos tienen diferentes atributos, ya que
mientras los elementos del campo de fila más externo solo se repiten una
vez, los elementos del resto de campos de fila se repetirán tantas veces
como sea necesario.

• Campo de columna: De manera parecida al campo de fila, un campo de

columna es aquel campo de una lista o base de datos al que se ha asignado
una orientación de columna. También existirán campos de columna internos
y externos.
• Elemento: Es cualquier subcategoría de un campo de fila o de columna de

una tabla dinámica. Aparecen como rótulos de columna o de fila y/o en las
listas desplegables de los campos de fila o de columna.
• Área de datos: Parte de una tabla que contiene los datos resumidos. Las
celdas del área de datos muestran los datos resumidos de los elementos de
los campos de fila o de columna. Los valores de cada celda del área de datos
representan un resumen de los datos procedentes de la lista o base de
origen.
• Campo de datos: Campo de la lista o base de origen del cual se extraerán

los datos resumidos para el área de datos. Normalmente contendrá datos
numéricos. Como valor predeterminado, los datos de texto se resumen
mediante la función Contar, mientras que los datos numéricos se resumen
mediante la función Suma.
8.1.10. ACTUALIZACION DE UNA TABLA DINAMICA
La tabla está vinculada a sus datos fuente, pero la actualización no se produce de

manera automática cada vez que se produce un cambio en los datos de origen.
Para actualizarla, se debe seleccionar cualquier celda de la misma y del menú
Datos se pide la opción Actualizar datos.
Otra alternativa es pulsando el botón equivalente en la Barra de Herramientas

correspondiente.
8.1.11. SELECCION DE ELEMENTOS
Las tablas dinámicas de MS Excel disponen de la denominada Selección

Estructurada. Esto quiere decir que al seleccionar un elemento de la tabla, el
programa prolonga la selección a otras ocurrencias del mismo elemento.
Para habilitar o deshabilitar esta selección estructurada, se selecciona cualquier

punto de la tabla dinámica. Luego se pide la opción Seleccionar del menú Tabla
dinámica de la Barra de Herramientas Tabla dinámica. Esto que puede parece
un poco “enredado”, se aclara en la siguiente figura:

Del menú seleccionar, se elige

<Toda la tabla>.
Luego se podrá elegir seleccionar,
Rótulos, Datos, Datos y Rótulo.
8.1.12. FORMATEO DE UNA TABLA
Para modificar la presentación de la tabla, se pueden utilizar las técnicas estándar

de formateo. El programa mantendrá sus preferencias de formato, al actualizar o
reorganizar la tabla, siempre que no se haya borrado la casilla de verificación
Mantener formato que se muestra a continuación:
Cabe mencionar que el cuadro se obtiene seleccionando Opciones de tabla

dinámica... del menú Tabla dinámica de la barra de herramientas Tabla
Dinámica.

También es posible utilizar la opción Autoformato... del menú Formato para

formatear una Tabla Dinámica. El mismo efecto se obtiene al pulsar el botón de
la Barra de herramientas de Tabla dinámica
8.1.13. USO DE CAMPOS Y ELEMENTOS CALCULADOS
MS Excel permite añadir campos calculados y elementos calculados a sus tablas

dinámicas. Un campo calculado es un nuevo campo, basado en cálculos
realizados sobre campos existentes en la tabla. Un elemento calculado es un
nuevo elemento en un campo existente, derivado de cálculos realizados en otros
elementos que ya están en el campo. Una vez que se crea, el programa permite
usarlos como si fueran parte de la fuente de datos.
Para ejercitar este punto se creará un Campo calculado denominado Ajuste

Sencillo, que corresponderá al 2% del Monto. El elemento calculado se
denominará Pago en Documentos y sumará los montos de los Tipos de
cancelación Cheque + Tarjeta.
Reorganice la tabla dinámica de

modo que se asemeje a la
siguiente figura:
Pida la opción que se muestra

Campo calculado

Aparece el siguiente cuadro de diálogo, en el cual se debe ingresar un nombre para

el campo calculado y la fórmula correspondiente:
En Nombre ingrese Ajuste Sencillo
Posiciónese en Fórmula, seleccione el campo Monto US$ y haga un clic en

el botón Insertar campo
Complete la fórmula acorde con la siguiente figura:

Aparece la información correspondiente al nuevo campo calculado. A continuación,

se reorganizará un poco la tabla, de modo de no visualizar la Suma de Monto
US$.
Pulse el botón en Datos y desactive la celda de Suma de Monto US$ y

luego pulse el botón Aceptar
Aparece lo que se muestra en la siguiente figura:

Ahora se creará el Elemento calculado.
Seleccione el campo Tipo Cancelación y pida la opción que se muestra en

la siguiente figura:
Aparece el cuadro de diálogo que permite ingresar el nombre y la fórmula del

elemento calculado

Indique lo que se muestra en la siguiente figura y haga un clic en el botón

Aceptar.
(En Nombre: Pago en Documentos. En Fórmula: =Cheque +Tarjeta)
Aparece en la tabla reflejado el nuevo elemento calculado

Igual que en los temas anteriores, es posible ocultar la información de Cheque y

tarjeta, haciendo clic en el botón de tipo de Cancelación y desactivando las casillas
correspondientes.
8.1.14. CONFIGURACION DEL CAMPO

Como se observa, los valores numéricos no cuentan con formato. Para asignar un
formato a estos valores ubique el curso sobre un valor y del menú Tabla Dinámica
de la barra de herramientas del mismo nombre, elija el submenú
.
Pulse este menú y aparecerá la siguiente ventana:
Pulse el botón para

acceder a configuración de Formato
de celdas / Número. Allí elija
Contabilidad con cero decimales y
Símbolo USD.
Hecho esto pulse Aceptar
La presentación de la tabla será entonces:

8.1.15. OPCIONES DE RESUMEN DE LA INFORMACION
En la ventana de Campo de la tabla dinámica, se cuenta con una gama de

funciones de resumen.
Campo Resumir por:
Función Resumen
La suma de los valores. Esta es la función predeterminada para
Suma
datos numéricos.
El número de los valores de datos. La función de resumen Contar
funciona del mismo modo que la función de la hoja de cálculo
Contar
CONTARA. Contar es la función predeterminada para datos no
numéricos.
Promedio El promedio de los valores.
Máx El valor máximo.
Mín El valor mínimo.
Producto El producto de los valores.
El número de valores de datos que son números. La función de
Contar
resumen Contar núm funciona del mismo modo que la función de
números
la hoja de cálculo CONTAR.
Una estimación de la desviación estándar de una población,
DESVEST
donde la muestra es un subconjunto de toda la población.
Una estimación de la desviación estándar de una población,
DESVESTP
donde la población son todos los datos que van a resumirse.
Una estimación de la varianza de una población, donde la
Var
muestra es un subconjunto de toda la población.
La varianza de una población, donde la población son todos los
Varp
datos que van a resumirse.

Campo Mostrar datos como:
En el botón también se cuenta con otras opciones de resumen llamadas

Cálculos personalizados para campos de datos de tablas dinámicas y
gráficos dinámicos
Para realizar cálculos personalizados en campos de datos, se dispone de las

siguientes funciones.
Función Resultado
Muestra los datos como la diferencia del valor de Elemento
Diferencia de
base en Campo base.
Muestra los datos como un porcentaje del valor de Elemento
% de
base en Campo base.
% de la Muestra los datos como la diferencia de porcentaje del valor
diferencia de de Elemento base en Campo base.
Muestra los datos de elementos sucesivos en Campo base
Total en
como un total.
Muestra los datos de cada fila o categoría como un porcentaje
% de la fila
del total de la fila o categoría.
% de la Muestra todos los datos de cada columna o serie como un
columna porcentaje del total de la columna o serie.
Muestra los datos como un porcentaje del total general de
% del total
todos los datos o puntos de datos en el informe.
Calcula datos como se indica a continuación:
Índice
((valor en celda) x (Suma total de sumas totales)) / ((Suma
total de fila) x (Suma total de columna))
Para muestra de algunas de estas opciones personalizadas de resumen podemos

desarrollar lo siguiente:
Ajustaremos nuestra tabla para que se muestre como campo de Columna a los
Vendedores, campo de fila al Destino y Área de Datos, la Suma del Monto US$, con
esto la tabla se verá así:
Agregaremos campos de Monto US$ en el área datos y a cada uno de ellos le

asignaremos diferentes opciones de resumen.
Observemos el Diseño de la tabla con el único dato de Suma de Monto US$.
Agregaremos nuevamente el campo Monto US$ al área de datos, pero sobre este
nuevo “Suma de Monto US$” haremos doble clic para acceder a la ventana de
“Campo de tabla dinámica”, allí en el campo Nombre escribiremos “% de la Fila de
Monto US$, luego pulsando el botón Opciones y en el campo “Mostrar datos como:”
elegiremos “% de la fila”, finalmente pulsaremos el botón Aceptar.
El diseño de la tabla se verá así
De la misma forma agregaremos dos nuevos campos de resumen, uno de “% de la

Columna” y otro de “% del Total”
La tabla final se verá así:

Lecturas desde la Tabla:

Abraham Meza logró en destino Europa, el 17, 24% de las ventas. Celda C6
Abraham Meza logró en destino Nacional, el 20,69% de las ventas. Celda C10
Abraham Meza logró en destino Sudamérica, el 28,30% de las ventas. Celda C14
Abraham Meza vendió USD 43.620 equivalente al 25,51% de las ventas Totales.
Celda C18
8.2 GRAFICOS DINAMICOS
Un gráfico dinámico combina la facilidad de resumen de datos de una tabla

dinámica con la apariencia visual y beneficios de un gráfico, permitiendo mostrar
diferentes puntos de vista de los mismos datos. Son útiles cuando se desea cambiar
rápidamente la vista de un gráfico para establecer comparaciones según diferentes
caminos.
Cada gráfico dinámico está siempre asociado a una tabla dinámica utilizando las
mismas fuentes de datos que estas.
Los gráficos dinámicos se actualizan dinámicamente a medida que se modifica la
tabla dinámica asociada y está se modifica dinámicamente también cuando se
modifica el gráfico. Por lo tanto la relación entre ambos componentes es total.
8.2.1. CREACION DE GRAFICOS DINAMICOS.
Podemos crear gráficos dinámicos a partir de tablas existentes o bien crear

directamente el gráfico desde los datos originales. Para esta última opción,
elegiremos en el asistentes el botón radio de
.
Desde aquí el proceso de diseño se puede realizar en la ventana del Asistente para
tablas y gráficos dinámicos, o desde la hoja del gráfico directamente incorporando
mediante arrastre los campos hacia el área de Campos de página, Campos de
Categoría, Campos de serie y al área de datos.

En ambos casos MS Excel creará una tabla de donde tomará los datos para el
gráfico.
8.2.2. PARTES DE UN GRÁFICO DINÁMICO
Las partes en que está dividido un gráfico dinámico se contraponen a las partes en
que se dividió una tabla dinámica.
Los campos de página de la tabla dinámica se transforman en los campos de página

del gráfico dinámico. Su funcionamiento es similar a las tablas dinámicas,
mostrándose solo la información del elemento seleccionado en el campo de página.
Los campos de fila de una tabla dinámica pasan a campos de categoría del gráfico
dinámico. Estos campos sirven para determinar los elementos que se mostrarán en
uno de los ejes.
Los campos de columna se transforman en campos de serie, los cuales se muestran

en el interior del gráfico.
Los campos de datos de la tabla dinámica pasa a ser representados en otro de los
ejes del gráfico dinámico, recibiendo el mismo nombre de campo de datos. Como
ocurre en la tabla dinámica, un campo de datos resume la información de una serie
de registros de la fuente original.
El funcionamiento de las listas desplegables que podemos encontrar junto a los

campos de categoría, serie o página, es el mismo que el descrito para los campos
de fila, columna o página de una tabla dinámica, es decir, la posibilidad de filtrar
elementos que han de ser visualizados en el gráfico.
Ejemplo:
Crear un gráfico dinámico que refleje las ventas de cada Vendedor.
Ingrese al asistente y seleccione ,

continúe:
con los pasos siguientes para estructurar la siguiente tabla en el asistente para
diseño.
Se observa que a Fila se incorporó el

campo Vendedor.
Al área de datos se arrastró el campo

Monto US$, de tal manera que sea
resumido por Suma de Monto US$.
Pulse el botón Aceptar, y a

continuación, en el paso 3 del
asistente pulse Finalizar.
Se observará el siguiente Gráfico:

Se muestran la barra de herramientas de Tabla Dinámica y la ventana de Lista de

campos de tabla…
Se observa también que está indicado en este gráfico, hacia donde arrastrar los
campos de la Tabla de tal manera que sean Campos de página o Campos de serie.
Si activamos la barra de herramientas Gráfico, contaremos con un medio para

asignar formatos a los componentes del gráfico.
En la medida que arrastremos campos hacia las áreas señaladas, obtendremos

nuevas distribuciones (con mayor o menor detalle) así como la posibilidad de contar
con listas desplegables para seleccionar la información de nuestro interés.
IMPORTANTE: Este gráfico esta basado en una tabla dinámica y ambos están
vinculados, por lo tanto, si deseamos modificaciones o nuevas disposiciones de
datos, podremos actuar directamente sobre la tabla o sobre el gráfico.
En la condición actual, al hacer una vista preliminar (para imprimir) no se verán las
barras de herramienta ni la ventana de Lista de campos. Los botones de campo de
gráfico dinámico serán visibles, si lo desea podrá ocultarlos ingresando al menú de
Tabla dinámica de la barra de herramientas del mismo nombre y seleccionando la
instrucción “Ocultar botones de campo de gráfico dinámico”.

CAPÍTULO 9.-
9. CONSOLIDAR DATOS
9.1 CONSOLIDACIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO
Consolidar del menú Datos puede reunir información de hasta 255 hojas de cálculo
de apoyo en una hoja maestra
Por ejemplo: Si tenemos informaciones parad en varios libros, podemos generar
una hoja maestra que aglutine la información de cada libro.
Podemos utilizar Consolidar de varias formas: Podemos vincular los datos
consolidados a los datos de apoyo de tal forma que la modificaciones producidas en
las hojas de cálculo de apoyo se reflejen en la hoja de consolidación.
O podemos consolidar rangos sin vinculación
Podemos consolidar por Posición o por Categoría:
Se consolidamos por posición, Excel recopila información de las celdas de la misma

posición situadas en cada hoja de apoyo.
Si consolidamos por categoría, Excel utiliza rótulos d columna o filas como la base
para asociar hojas de cálculo. Consolidar por categoría nos da más flexibilidad en la
forma de preparar las hojas de cálculo e apoyo. Por ejemplo si en una hoja de
calculo la columna Enero es la columna A y en otra hoja de cálculo es la columna B
y en otra hoja es la columna D, podemos seguir recopilando los números de enero
cuando consolidamos por categoría.
Podemos consolidar hojas de cálculo utilizando cualquiera de las funciones listadas

en la lista desplegable Función en el cuadro de diálogo Consolidar. La función por
omisión es la Suma.
Que suma los datos de cada hoja de apoyo y sitúa los totales en la hoja de
consolidación. También podemos utilizar las siguientes funciones: Cuenta (que
corresponde a la función CONTARA, Promedio, Máx, Mín, Producto, Contar números
(que corresponde a la función CONTAR), Desvest, Desvestp, Var y Varp.

Podemos consolidar hojas de cálculo en libros de trabajo que están actualmente

abiertos, o en libros almacenados en disco. El libro que contiene la hoja de calculo
que recibe los datos consolidados debe estar abierto, aunque los libros de apoyo
pueden estar cerrados (siempre que entregue a Excel las posiciones correctas para
facilitar la búsqueda de cada archivo del libro de trabajo). Tenemos que guardar
todos los libros de apoyo antes de comenzar la consolidación.
A continuación, tres ejemplos de consolidación:
1. Consolidación por posición

2. Consolidación por categoría
3. Consolidación por categoría con vínculos creados con los datos de origen.
En estos ejemplos consolidaremos hojas del mismo libro de trabajo, aunque

podríamos consolidar fácilmente hojas de libros separados.
9.1.1. CONSOLIDACIÓN POR POSICIÓN:
Cuando consolidamos por posición, Excel aplica la función de consolidación a las

mismas referencias de celdas de cada hoja de apoyo. Esta es la forma más simple
de realizar una consolidación, aunque las hojas de apoyo necesitan tener la misma
estructura.
Procederemos a Consolidar cuatro hojas de exámenes de alumnos. (Notas 1 a 4)
La hoja Media Consolidada tiene la misma estructura que las hojas Notas 1 a 4.
El procedimiento es:
Posicionarse en la hoja MEDIA CONSOLIDADA, seleccionar el rango (B4 a F8 en el

ejemplo), a donde se traerán los datos consolidados.
Desde el menú Datos seleccione Consolidar….

En el cuadro de diálogo:
En el campo Función, seleccionar

Promedio.
En el campo Referencia:, pulse el
botón del extremo derecho (botón
Reducir Diálogo) y seleccione el rango
de datos de la hoja Notas 1, a
continuación pulse nuevamente al
botón de Reducir Diálogo y pulse el
botón Agregar para llevar el rango
seleccionado hacia el campo Todas
las referencias:. De la misma forma
seleccione y agregue el resto de los
rangos de las hojas Notas..
El cuadro de diálogo Consolidar se

verá así:
Deje sin seleccionar las opciones de

la sección Usar Rótulos en: (Fila
Superior y Columna Izquierda)
Deje sin seleccionar la opción Crear

vínculos con los datos de origen, ya
que no va a crear vínculos con la
hoja de datos fuente.
Pulse Aceptar. Excel calcula la Media de los números fuente en el área de destino.
Se podrá aplicar el formato numérico adecuado al área de destino para una mejor
presentación.
9.1.2. CONSOLIDACIÓN POR CATEGORÍAS:
Calcularemos las Medias de notas a partir de hojas de cálculo similares a las

anteriores, exceptuando que esta vez cada hoja incluye un conjunto distinto de
estudiantes, y distinto número de los mismos.
Procederemos a Consolidar cuatro hojas de exámenes de alumnos. (Notas 1 a 4)

Se observa en estos datos que cada hoja tiene un número distinto de datos:
Genere la hoja de Consolidación con solo el nombre de campo ALUMNO en la celda

A4., y selecciónela.
Vaya al menú Datos / Consolidar en ingrese los rangos de cada hoja, incluyendo los
encabezados de columna y fila.
Una vez ingresados los rangos, seleccione las opciones de la sección Usar Rótulos
en: (Fila Superior y Columna Izquierda)
Deje sin seleccionar la opción Crear vínculos con los datos de origen, ya que no va
a crear vínculos con la hoja de datos fuente.

A continuación pulse Aceptar. El resultado es el siguiente:
La hoja de consolidación incluye ahora una línea que corresponde a cada línea única
de las hojas de origen. Si dos o más hojas tienen la misma línea, la hoja de
consolidación calcula las operaciones matemáticas seleccionadas en los valores
correspondientes para cada posición de columna.
9.2 CREACIÓN DE VÍNCULOS CON LAS HOJAS DE CÁLCULO DE ORIGEN:
En los dos ejemplos anteriores, hemos consolidado números con la función

Promedio. El resultado en la hoja de consolidación ha sido una serie de constantes.
Los cambios realizados posteriormente en las hojas de cálculo fuente, no afectarán
la hoja de consolidación hasta que se repita la consolidación.
Si usamos la opción Consolidar para definir un vínculo permanente entre la hoja de

consolidación y las hojas de origen, Excel crea un esquema en la hoja consolidada.
Cada elemento de origen es vinculado en forma separada a la hoja de
consolidación, y Excel crea los elementos resumen apropiado. Como se crean
columnas y filas adicionales probablemente será necesario ajustar los formatos de
la hoja de consolidación.
Para desarrollar esta consolidación con vínculo se procede de la misma forma

descrita anteriormente, pero se debe activar la casilla de Crear vínculos con los
datos de origen.

Observe los botones de esquema en el costado izquierdo de la hoja.
Al pulsar los botones en la columna 1 del esquema, se podrá ver el detalle de

cada Alumno, por ejemplo el consolidado del alumno DELL esta formado por tres
registros como se observa a continuación.
9.3 CONSOLIDACIÓN DE RANGOS CON TABLAS DINÁMICAS
Otra manera de consolidar datos es ingresando al menú Datos / Informe de

tablas y gráficos dinámicos.
Ocuparemos las mismas hojas fuente que en el caso anterior:

Ingrese a Datos / Informe de tablas y gráficos dinámicos.
Seleccione el botón radio de

Rangos de consolidación
múltiples.
Además seleccione el botón radio
Tabla Dinámica.
Pulse Siguiente>
En este paso se debe especificar

lo señalado en el cuadro:
Crear un solo campo de página o
Campos de página personalizados
con un máximo de cuatro.
Cuando se crea la consolidación
con un solo campo de página, los
nombres de las hojas que se
están

Consolidando aparecen como “Elemento 1”, “Elemento 2”,…etc y si uno lo desea

puede cambiarle el nombre de “Elemento X” para facilitar la interpretación.
Si usamos Campos de página personalizado, hay más facilidad para identificar las
hojas de origen de datos.
Seleccione Campos de página personalizados. Luego pulse “Siguiente >”.
En este paso 2 de 3 del asistente,

en el campo superior Rango:
procederemos a seleccionar el
Rango a Consolidar, una vez
seleccionado hay que pulsar el
botón Agregar. En el campo
¿Cuantos campos de página
desea? , marque el botón
En el campo “Campo uno”, digite

el nombre de la hoja de la cual se
esta tomando el rango a
consolidar. A continuación
proceda con el resto de los
rangos de la misma forma.
Importante: Al momento de especificar los rangos que se desea usar, incluya los
encabezados de fila y de columna, pero no las filas y columnas de resumen. En
otras palabras, no incluya en el rango fuente, filas o columnas que calculen totales
o promedios etc..
Una vez ingresados los rangos, este Asistente se verá así:
Observe como se han ingresado

los 4 rangos desde distintas
hojas del libro.
Pulse Siguiente>

Llegamos al paso 3 de 3, lugar

donde hay que elegir donde se
desea guardar el informe de tabla
dinámica.
Luego pulse el botón Finalizar
El informe, es una tabla dinámica.
Observe que para este resumen se aplicó en la configuración del campo la función
Promedio. Para esto posicionese sobre el área de datos de resumen de la tabla,
pulse el botón derecho del Mouse y del menú contextual seleccione
. Una vez allí, en el campo resumir por: seleccione
Promedio, luego pulse Aceptar.


CAPÍTULO 10.-
10. SEGURIDAD Y PROTECCIÓN EN EXCEL
Microsoft Excel proporciona varias capas de seguridad y protección para controlar

quién puede tener acceso a los datos de Excel y modificarlos.
Para conseguir una seguridad óptima, debe proteger todo el archivo de libro
mediante una contraseña, lo cual permite que sólo los usuarios autorizados puedan
ver o modificar los datos.
Las contraseñas de Excel pueden tener hasta 255 letras, números, espacios y
símbolos.
Debe escribir correctamente las letras mayúsculas y minúsculas cuando defina y
especifique contraseñas.
Para lograr protección adicional de datos específicos, puede proteger ciertos

elementos de la hoja de cálculo o del libro, con o sin una contraseña. Use la
protección de elementos para evitar que alguien pueda modificar, mover o eliminar
datos importantes accidental o premeditadamente.
10.1 PROTEGER UN ARCHIVO DE LIBRO
Puede ayudar a restringir quién puede abrir un archivo de libro y utilizar los datos
exigiendo una contraseña para ver el archivo y guardar los cambios que se realicen.
La seguridad mediante contraseña en el nivel del archivo de libro usa cifrado

avanzado (un método estándar para proteger el contenido de un archivo) para
proteger el libro frente a accesos no autorizados. Se puede establecer una
contraseña en la ficha Seguridad del cuadro de diálogo Opciones (menú
Herramientas, comando Opciones). Puede especificar dos contraseñas
independientes que deben escribir los usuarios para:
Abrir y ver el archivo Esta contraseña está cifrada para proteger los datos
frente a accesos no autorizados.
Modificar el archivo Esta contraseña no está cifrada y sólo está destinada a

conceder permiso a usuarios específicos para que editen los datos del libro y
guarden los cambios en el archivo.
10.1.1. CONTRASEÑA
Estas contraseñas se aplican a todo el archivo del libro.
Para conseguir una seguridad óptima, es mejor asignar siempre una contraseña
para abrir y ver el archivo, y especificar que los usuarios con permisos para
modificar los datos escriban ambas contraseña.

Nota: La protección mediante contraseña de un archivo de libro es diferente de la

protección de la estructura y la ventana del libro que puede establecer en el cuadro
de diálogo Proteger libro (menú Herramientas, submenú Protección, comando
Proteger libro).
Importante: Use contraseñas seguras que combinan letras en mayúsculas y

minúsculas, números y símbolos. Las contraseñas no seguras son aquellas que no
mezclan dichos elementos. Un ejemplo de contraseña segura sería Y6dh!et5, y de
no segura, Casa27. Utilice una contraseña segura que pueda recordar para no tener
que anotarla en ningún sitio.
10.1.2. CIFRADO
Para conseguir una protección mediante contraseña más segura del archivo de libro
y de sus propiedades, puede elegir entre varios tipos de cifrado que puede usar con
los archivos de libro de Excel. El cifrado hace el texto ilegible para todos menos
para los usuarios autorizados que dispongan de una clave pública que coincida con
el tipo de cifrado y que les permita descifrar el texto.
Para obtener acceso a las opciones de cifrado, haga clic en el botón Avanzadas de
la ficha Seguridad del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas,
comando Opciones).
10.1.3. SOLO LECTURA

Si no desea impedir que los usuarios abran un archivo de libro como
lectura/escritura, pero desea recordarles que los datos son importantes y no deben
cambiarse, puede hacer que Excel recomiende abrir el libro como sólo lectura.
Puede hacerlo sin solicitar una contraseña para abrir el archivo.
Si activa la casilla de verificación Recomendado sólo lectura de la ficha

Seguridad del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas, comando
Opciones), los usuarios obtendrán una recomendación de sólo lectura al abrir el
archivo. Sin embargo, esto no impide que los usuarios abran el archivo como
lectura/escritura para poder cambiar el archivo y guardar sus cambios.
10.2 PROTEGER ELEMENTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO O LIBRO

Al compartir un archivo de Excel para que otros puedan colaborar en los datos,
puede evitar que los usuarios realicen cambios en elementos específicos del libro o
la hoja de cálculo protegiendo (o bloqueando) ciertas partes del archivo. También
puede especificar una contraseña para permitir que los usuarios individuales
modifiquen elementos específicos.
Importante: Los siguientes tipos de protección no deben confundirse con la

seguridad de los archivos; no están diseñados para hacer el libro más seguro ni
pueden protegerlo frente a usuarios malintencionados.

10.2.1. PROTECCIÓN DE ELEMENTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO
Al proteger una hoja de cálculo, todas sus celdas se bloquean de forma

predeterminada, y los usuarios no pueden realizar cambios en una celda bloqueada.
Por ejemplo, no pueden insertar, modificar, eliminar ni aplicar formato a los datos
de una celda bloqueada. Sin embargo, puede especificar qué elementos pueden
modificar los usuarios cuando proteja la hoja de cálculo.
Para proteger una hoja de cálculo, seleccione Protección en el menú

Herramientas y, a continuación, haga clic en Proteger hoja. Puede controlar el
acceso a elementos individuales de la hoja de cálculo u hoja de gráfico si activa o
desactiva las siguientes casillas de verificación.
Opciones de hoja de cálculo:
Casilla de verificación : Si está

desactivada, impide que los usuarios
puedan desarrollar las siguientes acciones;

Seleccionar Mover el puntero a celdas que tienen activada la casilla de

celdas verificación Bloqueado en la ficha Protección del cuadro de
bloqueadas diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los
usuarios pueden seleccionar celdas bloqueadas.
Seleccionar Mover el puntero a celdas que tienen desactivada la casilla de

celdas verificación Bloqueado en la ficha Protección del cuadro de
desbloqueadas diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los
usuarios pueden seleccionar celdas desbloqueadas, y pueden
presionar la tecla TAB para desplazarse por las celdas
desbloqueadas de una hoja de cálculo protegida.
Formato de Cambiar cualquiera de las opciones de los cuadros de diálogo

celdas Formato de celdas o Formato condicional. Si aplicó
formatos condicionales antes de proteger la hoja de cálculo, el
formato seguirá cambiando si un usuario especifica un valor
que satisfaga una condición diferente.
Formato de Usar cualquiera de los comandos del submenú Columna del

columnas menú Formato, incluido cambiar el ancho de columna u
ocultar columnas
Formato de filas Usar cualquiera de los comandos del submenú Fila del menú
Formato, incluido cambiar el alto de fila u ocultar filas.
Insertar Insertar columnas.

columnas
Insertar filas Insertar filas.
Insertar Insertar nuevos hipervínculos, incluso en celdas

hipervínculos desbloqueadas.
Eliminar Eliminar columnas. Observe que si Eliminar columnas está

columnas protegida e Insertar columnas no está también protegida, un
usuario podría insertar columnas que no puede eliminar.
Eliminar filas Eliminar filas. Observe que si Eliminar filas está protegida e
Insertar filas no está también protegida, un usuario podría
insertar filas que no puede eliminar.
Ordenar Usar cualquiera de los comandos Ordenar del menú Datos, o

los botones Ordenar de la barra de herramientas Estándar.
Los usuarios no pueden ordenar rangos que contienen celdas
en una hoja de cálculo protegida, independientemente de esta
configuración.
Usar Autofiltro Usar las flechas desplegables para cambiar el filtro de un rango
autofiltrado. Los usuarios no pueden crear ni quitar rangos
autofiltrados en una hoja de cálculo protegida,
independientemente de esta configuración.
Usar informes Aplicar formato, cambiar el diseño, actualizar, o modificar de

de tabla algún otro modo informes de tabla dinámica, o crear nuevos

dinámica informes.
Modificar Efectuar cambios en los objetos gráficos, incluidos mapas,

objetos gráficos incrustados, formas, cuadros de texto y controles,
que no se bloquearon antes de proteger la hoja de cálculo.
Por ejemplo, si una hoja de cálculo tiene un botón que
ejecuta una macro, puede hacer clic en el botón para
ejecutar la macro, pero no puede eliminar el botón.
Efectuar cambios, por ejemplo de formato, en un gráfico
incrustado. El gráfico sigue actualizándose cuando cambian
sus datos de origen.
Agregar o editar comentarios.
Modificar Ver escenarios que ha ocultado, realizar cambios en

escenarios escenarios protegidos frente a modificaciones y eliminar
dichos escenarios. Los usuarios pueden cambiar los valores de
las celdas modificadas, si las celdas no están protegidas y
agregar nuevos escenarios.
Nota: Si ejecuta una macro que afecta a un elemento que está protegido en la hoja
de cálculo, aparece un mensaje y la macro deja de ejecutarse.
10.2.2. OPCIONES DE PROTECCIÓN ESTANDO EN UNA HOJA DE GRÁFICO
Casilla de verificación: Si está

activada, impide que los usuarios
puedan desarrollar las siguientes
acciones;

Efectuar cambios en elementos que forman parte del gráfico, por

ejemplo series de datos, ejes y leyendas. El gráfico continúa
Contenido
reflejando los cambios que se efectúan en sus datos de origen.
Efectuar cambios en objetos gráficos, incluidas formas, cuadros

de texto y controles, a menos que desbloquee los objetos antes
Objetos
de proteger la hoja de gráfico.
10.2.3. GENERAR PERMISOS ACCESO PARA RANGOS ESPECIFICOS

Antes de proteger una hoja de cálculo, puede desbloquear los rangos en los que
desea que los usuarios puedan cambiar o introducir datos. Esta protección tiene dos
niveles:
1. Desbloquear celdas para todos los usuarios en la ficha Proteger del cuadro
de diálogo Formato de celdas (menú Formato, comando Celdas / solapa
Proteger).
2. Desbloquear celdas para usuarios específicos en el cuadro de diálogo

Permitir que los usuarios modifiquen rangos (menú Herramientas,
submenú Protección, comando Permitir que los usuarios modifiquen
rangos).

Los usuarios que especifique en el cuadro de diálogo Permisos para rango (botón
Permisos) pueden modificar el rango automáticamente sin escribir la contraseña.
A los demás usuarios se les pedirá la contraseña cuando deseen modificar el rango.
Tenga en cuenta lo siguiente:
Si una celda pertenece a más de un rango, los usuarios que tengan

autorización para modificar cualquiera de los rangos podrán modificar la
celda.
Si un usuario intenta modificar varias celdas y sólo tiene autorización para
modificar algunas de ellas, aparecerá un mensaje indicándole que debe
seleccionar y modificar las celdas una a una.
Si especifica rangos en el cuadro de diálogo Permitir que los usuarios
modifiquen rangos sin asignar una contraseña, dichos rangos se
desbloquearán para todos los usuarios.
10.2.4. PROTECCIÓN ELEMENTOS MEDIANTE CONTRASEÑA

Al proteger un libro u hoja de cálculo para bloquear sus elementos, agregar una
contraseña es opcional. En este contexto, la contraseña sólo sirve para permitir el
acceso a ciertos usuarios e impedir que realicen cambios otros. Este nivel de
protección mediante contraseña no asegura que todos los datos confidenciales del
libro estén protegidos. Para lograr una seguridad óptima, debería usar una
contraseña para proteger el propio archivo de libro frente a accesos no autorizados.
Nota: Es muy importante que recuerde la contraseña especificada. Sin la

contraseña, no hay forma de desproteger el libro o la hoja de cálculo.
10.2.5. PROTECCIÓN DE LA ESTRUCTURA Y LA VENTANA DEL LIBRO

Puede bloquear la estructura de un libro para impedir que los usuarios agreguen o
eliminen hojas de cálculo, o que muestren hojas de cálculo ocultas. También puede
impedir que los usuarios cambien el tamaño o la posición de las ventanas que ha
configurado para mostrar un libro. La protección de la estructura y la ventana del
libro se aplican a todo el libro.
10.2.6. PROTEGER UN LIBRO
Para proteger un libro, seleccione Protección en el menú Herramientas y, a

continuación, haga clic en Proteger libro.
Puede elegir qué elementos desea proteger (estructura, ventanas del libro, o
ambos) activando o desactivando las siguientes casillas de verificación.

Opciones de protección
de libro
Casilla de verificación.
Si está activada,
impide que los
usuarios puedan
desarrollar las
siguientes acciones:
- Ver hojas de cálculo que haya ocultado.

- Mover, eliminar, ocultar o cambiar los nombres de las hojas de
cálculo.
- Insertar nuevas hojas de cálculo u hojas de gráfico. (Sin
embargo, los usuarios pueden agregar gráficos incrustados a las
hojas de cálculo existentes ejecutando el Asistente para
gráficos).
- Mover o copiar hojas de cálculo en otro libro.
Estructura
- En informes de tabla dinámica, mostrar los datos de origen de
una celda en el área de datos, o mostrar páginas en hojas de
cálculo independientes.
- Para escenarios, crear un informe de resumen de escenario.
- En el complemento Herramientas para análisis, usar las
herramientas de análisis que colocan los resultados en una nueva
hoja de cálculo.
- Grabar nuevas macros.
Nota: Si ejecuta una macro que incluye una operación que no se puede realizar en
un libro protegido, aparecerá un mensaje y la macro dejará de ejecutarse.
Ventanas - Cambiar el tamaño y la posición de las ventanas del libro cuando

éste se abre.
- Mover, cambiar el tamaño o cerrar las ventanas. (Sin embargo,
los usuarios pueden ocultar o mostrar ventanas).
Nota: En el Editor de Visual Basic, los programadores pueden proteger las macros
para que los usuarios no puedan verlas ni modificarlas. Los programadores pueden
proteger las macros mediante la ficha Protección del cuadro de diálogo
Propiedades del proyecto del Editor de Visual Basic (menú Herramientas,
comando Propiedades del proyecto).
Para ocultar todo un libro de forma que los usuarios no puedan verlo pero sí tener
acceso a contenido como macros, utilice el comando Ocultar del menú Ventana y,
a continuación, guarde el libro oculto.

10.2.7. PROTECCIÓN DE DATOS CONFIDENCIALES

Las características de Excel relacionadas con las operaciones de ocultar datos o
bloquear datos mediante contraseñas no están diseñadas para proteger datos
o información confidencial en Excel. Estas características pretenden
simplemente esconder datos o formulas que podrían confundir a algunos usuarios o
impedir que se vean o modifiquen dichos datos.
Excel no cifra los datos que están ocultos o bloqueados en un libro. Para impedir la
modificación de datos confidenciales y ayudar a protegerlos para que no se puedan
ver, puede que desee limitar el acceso a cualquier archivo de libro que contenga
dicho tipo de información, almacenándolos en ubicaciones que sólo sean accesibles
para los usuarios autorizados.
10.2.8. PROTEGER ELEMENTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO
Proteger elementos de la hoja de cálculo de todos los usuarios
1. Cambie a la hoja de cálculo que desee proteger.

2. Desbloquee las celdas que desee que puedan modificar los usuarios:
seleccione cada celda o rango, haga clic en Celdas en el menú Formato,
haga clic en la ficha Proteger y desactive la casilla de verificación
Bloqueada.
3. Oculte todas las fórmulas que no desee que estén visibles: seleccione las
celdas con las fórmulas, haga clic en Celdas en el menú Formato, haga clic
en la ficha Proteger y active la casilla de verificación Oculta.
4. Desbloquee los objetos gráficos que desee que los usuarios puedan cambiar.
Puede desbloquear gráficos incrustados, cuadros de texto y otros objetos creados

con herramientas de dibujo que desee que los usuarios puedan modificar.
Importante: Para ver qué elementos de una hoja de cálculo son objetos gráficos,
haga clic en Ir a en el menú Edición, elija Especial y, a continuación, haga clic en
Objetos. Con esto se seleccionarán todos los objetos de la hoja.
Presione y mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en cada objeto que desee
desbloquear.
En el menú Formato, elija el comando para el objeto seleccionado: Autoforma,

Objeto, Cuadro de texto, Imagen, Control o WordArt.
1. Haga clic en la ficha Protección.

2. Desactive la casilla de verificación Bloqueada y, si está presente, desactive
la casilla de verificación Bloquear texto.
3. En el menú Herramientas, elija Proteger y, a continuación, haga clic en
Proteger hoja.
4. Escriba una contraseña para la hoja.
Nota: La contraseña es opcional; sin embargo, si no proporciona una contraseña

cualquier usuario podrá desproteger la hoja y cambiar los elementos protegidos.

5. En la lista Permitir a todos los usuarios de esta hoja de cálculo,

seleccione los elementos que desee que los usuarios puedan cambiar.
6. Haga clic en Aceptar y, si se solicita, vuelva a escribir la contraseña.
10.2.9. DAR ACCESO A USUARIOS ESPECÍFICOS A RANGOS PROTEGIDOS
Para poder conceder acceso a rangos a usuarios específicos, debe tener instalado
en el equipo Windows 2000 o una versión posterior, y el equipo debe estar en un
dominio.
1. En el menú Herramientas, elija Proteger y, a continuación, haga clic en

Permitir que los usuarios modifiquen rangos. Este comando
solamente está disponible cuando la hoja de cálculo no esta protegida.
2. Haga clic en Nuevo.

3. En el cuadro Título, escriba un título para el rango al que permite el

acceso.
4. En el cuadro Correspondiente a las celdas escriba el signo igual (=) y,
a continuación, escriba una referencia o seleccione el rango.
5. En el cuadro Contraseña del rango escriba una contraseña para tener
acceso al rango.
La contraseña es opcional; si no proporciona una contraseña, cualquier usuario

podrá editar las celdas.
6. Haga clic en Permisos y después en Agregar.
7. Busque y seleccione los usuarios a los que desee permitir el acceso. Si

desea seleccionar varios usuarios, presione y mantenga presionada la
tecla CTRL mientras hace clic en los nombres.
8. Haga clic en Aceptar dos veces y, si se solicita, vuelva a escribir la
contraseña.
9. Repita los pasos anteriores para cada rango al que permita el acceso.
10. Para conservar un registro independiente de rangos y usuarios, active la
casilla de verificación Pegar la información sobre permisos en un
nuevo libro del cuadro de diálogo Permitir que los usuarios
modifiquen rangos.
11. Proteja la hoja de cálculo: Haga clic en Proteger hoja en el cuadro de
diálogo Permitir que los usuarios modifiquen rangos.
12. En el cuadro de diálogo Proteger hoja, asegúrese de que la casilla de
verificación Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas esté
activada, escriba una contraseña para la hoja de cálculo, haga clic en
Aceptar y vuelva a escribir la contraseña para confirmarla.
Nota: La contraseña de la hoja de cálculo es necesaria para evitar que otros

usuarios puedan editar los rangos designados. Asegúrese de elegir una contraseña
que pueda recordar, ya que si pierde la contraseña no podrá tener acceso a los
elementos protegidos de la hoja de cálculo.

10.2.10. PROTECCION TOTAL DE LIBRO

1. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.
2. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones generales.
3. Siga uno de estos procedimientos o ambos:
i. Si desea que los usuarios escriban una contraseña antes de poder ver
el libro, escriba una contraseña en el cuadro Contraseña de
apertura y haga clic en Aceptar.
ii. Si desea que los usuarios escriban una contraseña antes de poder
guardar los cambios en el libro, inserte una contraseña en el cuadro
Contraseña de escritura y haga clic en Aceptar.
4. Cuando se solicite, vuelva a escribir las contraseñas para confirmarlas.
5. Haga clic en Guardar.
6. Si se le pide, haga clic en Sí para reemplazar el libro existente.

CAPÍTULO 11.-
11. MACROS EN EXCEL
Una macro es un conjunto de instrucciones que le indican al programa, en este

caso Excel, que realice una acción por nosotros. Los macros son similares a
programas de computadoras salvo que se ejecutan completamente dentro de Excel.
Se pueden utilizar para automatizar tareas tediosas o que se realizan muy
frecuentemente.
Las macros pueden realizar secuencias de acciones más rápidamente que
una persona. Por ejemplo, se puede crear una macro que introduzca una
serie de fechas en una fila de la hoja, centre cada fecha en su celda y a
continuación enmarque la fila con un borde. También se puede crear una
macro que defina unas características de impresión especiales en el cuadro
de diálogo configurar página y seguidamente imprima el documento. Las
macros pueden ser simples o extremadamente complejas. Incluso pueden
ser interactivas, es decir pueden solicitar información del usuario y a
continuación actuar de acuerdo con dicha información.
Hay dos formas de crear una macro; se pueden grabar, o se pueden construir
escribiendo instrucciones en una hoja de Excel llamada Módulo. Las instrucciones se
escriben en el módulo usando un lenguaje de programación especial llamado Visual
Basic. Visual Basic es un lenguaje muy potente y que se ha hecho habitual entre las
aplicaciones de Windows y Macintosh, y que ofrece claras ventajas sobre otros
lenguajes de programación de macros. Por ejemplo, con Visual Basic, basta con
aprender un único lenguaje para controlar diversas aplicaciones y se pueden crear
macros que funcionen con distintas aplicaciones. Por ejemplo, con Visual Basic se
puede escribir una serie de macros que extraigan de una lista de precios un servicio
de información, importen los datos a una hoja Excel, realicen cálculos especiales
con ellos, preparen un gráfico con los precios y lo trasladen a un informe de
Microsoft Word.
En esta etapa le mostraremos como grabar una macro sencilla, con lo que se
realizará una introducción a Visual Basic. A continuación, mostraremos como ver la
macro guardada y como hacerla más útil, efectuando algunos cambios sencillos. Por
último veremos la diferencia entre referencias absolutas y referencias relativas, así
como los procedimientos y las diversas formas de activar macros.
11.1 GRABACIÓN DE MACROS:
En lugar de escribir las macros carácter a carácter, podemos hacer que Excel cree
una macro, grabando las órdenes de menús, pulsaciones de tecla y otras acciones
que sean necesarias para realizar una tarea.
Después de grabar una serie de acciones, podremos ejecutar la macro para repetir
de nuevo la operación. Como cabría suponer, esta posibilidad de repetición es más
útil con macros para automatizar procesos largos o repetitivos, como la
introducción y formateo de tablas o la impresión en una sección determinada de
una hoja.

11.1.1. PROCESO DE GRABADO

El proceso de grabado consta de tres fases:
En primer lugar se pone en marcha la grabadora de macros, dándole un nombre a
la macro.
Como segunda fase se efectúan las acciones que se desean grabar, como la
selección de órdenes de menús, selección de celdas e introducción de datos.
Obviamente para desarrollar esta fase el usuario deberá contar con el necesario
conocimiento del software en los temas que desea grabar.
La tercera fase corresponde a la detención de la grabación.
11.1.2. ESTUDIO DE LAS FASES DE GRABACIÓN:

Para comprensión del proceso, procederemos a crear una macro sencilla, que
introduzca el nombre y dirección de una empresa en la hoja.
¾ Proceda a guardar y cerrar todos los libros abiertos.
¾ A continuación abra un libro nuevo.
¾ Seleccione el menú Herramientas, verifique que en Opciones, ficha Modificar, la
opción Mover selección después de Entrar este desactivada.

Paso1:
En el menú Herramientas, seleccione Excel muestra el cuadro de diálogo Grabar
Macro y a continuación Grabar nueva macro.
macro.....
Paso 2:
Asigne un nombre a la macro. Puede aceptar la sugerencia de Excel (Macro1) o
teclear el nombre que desee.
Para dar nombres a las macros deberemos tomar en cuenta lo siguiente:
El primer carácter del nombre de la macro debe ser una letra. Los demás
caracteres pueden ser letras, números o caracteres de subrayado. No se
permiten espacios en un nombre de macro; puede utilizarse un carácter de
subrayado como separador de palabras.
¾ En este caso, siguiendo la última opción de escribir asignaremos a la macro el

nombre de “DirecciónEmpresa.”
Paso 3:
Asigne una combinación de teclas a la macro marcando la casilla de verificación
Método Abreviado y escribiendo una letra.
Puede utilizarse CTRL+ letra (para letras minúsculas) o CTRL+ MAYÚS + letra (para
letras mayúsculas), donde letra es cualquier tecla del teclado. Se recomienda usar
CTRL+ MAYÚS + letra (para letras mayúsculas)

Importante: Excel usa muchas combinaciones con la tecla Control, como

métodos abreviados integrados. Por ejemplo Control+C es copiar, Control+V es
Pegar, Control+X es Cortar, Control+Z es deshacer. Si asignamos uno de estos
métodos abreviados a una macro, al presionar la combinación de teclas del método
abreviado se ejecutará la macro en lugar del comando. Si usa siempre la
combinación de teclas Control+Mayús cuando asigne teclas de método abreviado a
sus macros, será menos probable que sobrescriba un método abreviado integrado.
La tecla de método abreviado que se utilice no puede ser ni un número ni un

carácter especial como @ o #. La tecla de método abreviado suplantará a cualquier
tecla de método abreviado predeterminada en Microsoft Excel mientras esté abierto
el libro que contiene la macro.
¾ En este caso designaremos la macro con CTRL.+MAYÚS+A
Paso 4:
Guarde la macro en:
Existen dos posibilidades:
Si guarda la macro en el Libro Activo seleccionando la opción “Este libro”, la
macro estará disponible en el libro activo. Si desea ocupar la misma macro en
otro libro, deberá abrir previamente el libro en el cual guardó la macro.
Si guarda la macro en el “Libro de macros personal” en la carpeta de inicio de
Excel, la macro estará presente cada vez que trabaje con Excel.
Cada método tiene sus ventajas.
En este caso guardaremos la macro en “Este libro”
Paso 5:
Incluya una Descripción de la macro para información.
Para incluir una descripción de la macro, digite el comentario en el campo
Descripción.
¾ En este caso digitaremos: “Escribe el Nombre y dirección de la empresa”.

Paso 6:
Comenzar la grabación:
Para comenzar la grabación pulse el botón Aceptar del Cuadro de diálogo
Grabar Macro. Con esto el sistema muestra por una parte el mensaje de Grabando
en la Barra de Estado y por otra parte la Barra de Detener Grabación que se
muestra en la siguiente imagen.
Esta barra aparece automáticamente en la hoja. Si no aparece se puede
activar desde el menú Ver / Barras de Herramientas. La barra Detener Grabación
aparecerá en este menú solo cuando se este grabando una macro.
Esta barra cuenta con tres botones; el botón superior de cierre , el botón
de detener grabación , y el botón Referencia Absoluta (Sin presionar) y el
botón de Referencia Relativa (Presionado).
Barra de Posición de Posición de

Detener Referencia Referencia
grabación Absoluta Relativa
La Referencia Absoluta indica que la grabación de la macro se efectúa

para celdas definidas, por lo tanto al ejecutar la macro se efectuarán sus
instrucciones siempre en las mismas celdas.
La Referencia Relativa indica que la macro al ser ejecutada se efectuará a
partir de la celda que se encuentre activa. Esto es muy importante de considerar ya
que si al momento de comenzar a grabar la macro la celda activa es una y se hace
un desplazamiento hacia otra celda para comenzar a grabar las instrucciones
(formateo de Bordes y Tramas etc...) al momento de ejecutar la macro el sistema
efectuará el mismo salto, y puede ocurrir que si se encuentra cerca del borde de la
hoja, es muy probable que el desarrollo de la macro quede fuera de rango de la
hoja y muestre error.

Por ejemplo: al comenzar a grabar como Referencia Relativa, si la celda

activa es G9 y nos desplazamos hasta A1 (6 columnas hacia la izquierda y 8 filas
hacia arriba con respecto a G9) para comenzar a grabar el formateo de Bordes y
Tramas en el rango A1:D10, finalizando la macro. Al momento de ejecutar la
macro, si la celda activa es B3 el sistema mostrará mensaje de error y propondrá
depurar, todo esto porque la instrucción es desplácese 6 columnas hacia la
izquierda y 8 filas hacia arriba situación que es imposible desde B3, en cambio si la
celda activa es H11 al momento de ejecutar la macro, se producirá el formateo en
las celdas que corresponde.
Por lo tanto para macros Relativas es conveniente comenzar a
grabar las instrucciones desde el punto donde se requiera. Obviamente
puede que se requiera efectuar un salto al inicio de la macro, pero esto deberá
estar considerado con respecto a los rangos a trabajar.
Paso 7:
Ingreso de Instrucciones.
Procederemos a grabar una macro de Referencia Absoluta.
Seleccione la celda B6 de la Hoja 1 y digite lo siguiente:
CENTRO DE CAPACITACION PROSEGUR, pulse la tecla en dirección hacia abajo

y en la celda B7 digite; López de Alcázar Nº 488, pulse nuevamente la tecla
hacia abajo y en la celda B8 digite; Independencia – Chile.
Paso 8:
Detener grabación.
Pulse el botón de Detener Grabación de la Barra de herramientas, o
seleccione el menú Herramientas \ Macro y a continuación pulse el botón Detener
Grabación.
Detener la macro es muy importante, si no detiene el grabador, Excel
continúa grabando instrucciones.
Paso 9:
Prueba de la macro.
Para probar la nueva macro, limpie lo que escribió en la Hoja 1, seleccione
cualquier celda de la hoja a continuación pulse las teclas CTRL.+MAYÚS+A. Excel
ejecuta la macro y realiza la secuencia de acciones en el mismo orden en que las
grabó.
Prueba en otra hoja; ubíquese en otra hoja del libro por ejemplo Hoja 2, y
pulse las teclas correspondientes. Verifique que se efectúan las acciones
programadas.
Prueba en otro libro; abra un nuevo libro y ejecute la macro. Comprobará

que se generan las mismas acciones. Cierre este nuevo libro sin guardar.

Guarde el libro en que creó la macro con el nombre Estudio macros 1.

Cierre el libro Estudio Macros 1.
Abra un nuevo libro y ejecute los comandos de la macro. Verificará que no

se producen los cambios esperados. Deje abierto este libro.
Abra el libro Estudio Macros1, retorne al libro que había abierto

anteriormente y ejecute los comandos para la macro. Verificará que se produce el
efecto esperado, todo esto porque el libro que contiene la macro está abierto.
11.1.3. USO DEL LIBRO DE MACROS PERSONAL
Normalmente se graban las macros en el libro activo, por lo tanto las macros solo
estarán disponibles cuando el libro en el cual se guardaron este activo.
Si desea crear una macro que siempre este activa deberá guardarla en el libro de
Macros Personal. Este libro normalmente esta Oculto y para verlo es necesario
seleccionar desde el menú Ventana la opción Mostrar, con esto aparece la
ventana de Mostrar donde se selecciona Personal y se pulsa Aceptar.
Si no se han almacenado previamente Macros en el Libro Personal, la
opción Mostrar del menú Ventana se verá desactivada, la forma más
sencilla de salvar esta situación es grabar una macro en el Libro de macros
Personal.
El Libro de macros Personal contiene inicialmente sólo un módulo, pero se le

pueden añadir otros módulos e incluso hojas. Se puede usar el Libro de Macros
Personal para almacenar macros de propósito general como las que introducen el
nombre y dirección de empresas, nombres de clientes etc..
Si tiene una macro grabada en el libro activo y desea grabarla en el Libro de Macros
Personal siga este procedimiento:
En el editor de Visual Basic, seleccione el Explorador de Proyectos en el menú Ver y

abra el módulo que contiene la macro que desea mover.
Seleccione la macro (asegúrese de incluir la sentencia End Sub del final y cualquier
sentencia que aparezca delante de la sentencia Sub inicial) y seleccione Cortar del
menú Edición.
Use el Explorador de Proyectos para abrir el Libro de macros personal, Personal.xls,
y abra un módulo en este libro.

En el módulo que abrió, ubique el cursor del mouse al final de de algún

procedimiento (después de End Sub) si es que hay algo grabado, y seleccione
Pegar del menú Edición.
Asegúrese que en Excel el Libro de macros Personal este siempre oculto, sobre todo
al grabar, ya que el sistema preguntará si desea guardar los cambios en el Libro de
macros Personal y si este está abierto se guardará en esa condición por lo que
cuando ejecute Excel se abrirá y quedará a la vista.
Para Ocultar un libro solo hay que ubicarse en el libro activo y del menú
Ventana seleccionar Ocultar.
Grabe una nueva macro de Referencia Absoluta y guárdela esta vez en el

Libro de Macros Personal.
En el libro Estudio Macros 1, Hoja 1, active la celda B12 y comience el

proceso de grabar la macro.
La nueva macro llevará el nombre de METAS_LOGRADAS.

El método Abreviado será CTRL.+MAYÚS+S
La Descripción será “Incorpora títulos para Metas”
En la celda B12 digite:

METAS 2009, pulse la flecha hacia abajo y digite:
VENTAS, pulse la flecha hacia abajo y digite:
ATENCIÓN CLIENTES, pulse la flecha hacia abajo y digite:
FACTURACIÓN, pulse Enter.
Detenga la grabación.
Pruebe la operación de la macro en el libro Estudio Macros 1.
Pruebe la operación de la macro en otro libro.
11.2 EJECUCIÓN DE LAS MACROS DESDE EL MENÚ HERRAMIENTAS.
Otra manera de ejecutar las macros es seleccionarlas y pulsar el botón

ejecutar en la ventana que se muestra a continuación.
Para acceder a esta ventana se debe ingresar por menú Herramientas \
Macro \ Macros
Desde esta
ventana es posible
ejecutar la macro
seleccionada.
Además los
diversos controles de la
ventana permiten
Depurar, Modificar,
Crear, Eliminar, modificar
opciones y otros que se
analizan a continuación.
Revisemos esta ventana:
Cuadro Nombre de la Macro: En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en un

nombre de macro para especificar la macro que desee ejecutar, modificar, eliminar
o definir sus opciones. Escriba un nombre de macro para crear una nueva macro.
Botón Ejecutar: Ejecuta la macro seleccionada, solo es necesario

seleccionar la macro y pulsar el botón Ejecutar.
Botón Cancelar: Si hace clic en el botón Cancelar este cuadro de diálogo se
cerrará sin aplicar los cambios que haya realizado. Si hace clic en el botón Cerrar
este cuadro de diálogo se cerrará pero se conservarán los cambios que haya
realizado.
Botón Paso a Paso: Se usa para depurar una macro. Ejecuta la macro
seleccionada línea por línea.
Al pulsar este botón se ingresa al Editor de Visual Basic, en donde se muestra el
código de la macro, apareciendo señalada la primera línea con color y flecha
amarillo.
Para visualizar la ejecución Paso a Paso es necesario activar la Barra de

Herramientas de Depuración, desde el menú Ver \ Barras de Herramientas \
y pulsar el botón (Paso a Paso por instrucciones).

Botón Modificar: Da acceso al Editor de Visual Basic para permitir la

modificación de las macros.
Botón Crear: Abre un módulo nuevo en el Editor de Visual Basic, de modo

que puede crearse una macro nueva. El botón Crear solamente estará disponible
si se ha introducido un nombre nuevo en el cuadro Nombre de la macro.
Botón Eliminar: Elimina la macro seleccionada.
Botón Opciones: Asigna la macro seleccionada a una tecla de método

abreviado. También puede agregar o modificar la descripción de la macro
seleccionada.
Cuadro Macros en: Especifica la ubicación de la macro que desee crear,

ejecutar, modificar, eliminar o definir sus opciones. Recuerde que si desea que una
macro esté disponible siempre que se utilice Microsoft Excel, debe almacenarla en
el Libro de macros personal.
11.3 INTRODUCCIÓN AL AMBIENTE VISUAL BASIC
Aunque Excel es la aplicación anfitriona de VBA, VBA no tiene ningún vínculo

especial con los elementos internos de Excel. de hecho, Excel expone sus
propiedades a VBA por medio de un grupo especial de comandos, conocidos como
biblioteca de objetos. VBA se comunica con la biblioteca de objetos Excel.
Objeto
Biblioteca VBA
Excel
VBA no solo puede controlar Excel, sino también cualquier aplicación que
proporcione una biblioteca de objetos. Todas las aplicaciones Microsoft
Office proporcionan bibliotecas de objetos, así como otras aplicaciones de
Microsoft y otras distintas a Microsoft que también ofrecen este elemento.
Procederemos a revisar lo que hizo Excel para guardar la macro.
Al momento de pulsar Aceptar en el cuadro de diálogo Grabar Macro, donde

usted señaló el Nombre de la macro, las teclas de Método abreviado, la Descripción.
Excel insertó una hoja llamada Módulo en el libro activo.
Mientras escribía el Nombre y Dirección de la Empresa en la hoja de cálculo,
Excel grabó estas acciones y creó el código correspondiente en Visual Basic, en el
Módulo.

Módulo entonces es el lugar donde Excel guarda los códigos de las macros.
Nota: La primera vez que graba una macro, Excel crea un módulo nuevo.
Cada vez que grabe una macro adicional, Excel añadirá la macro nueva al final del
módulo. Cuando cierra y vuelve a abrir el libro de trabajo, la grabadora comienza la
grabación de macros en un nuevo módulo. No existe método alguno para controlar
el lugar donde la grabadora sitúa una macro nueva. Tener macros en varios
módulos no es problema. Cuando usa el cuadro de diálogo macro para seleccionar y
modificar una macro, automáticamente se abre el módulo correcto.
El módulo nuevo no está junto con las demás hojas del libro. Para ver el
módulo es necesario activar el Editor de Visual Basic. Para esto del menú
Herramientas de Excel seleccione Macro y luego Macros.
Para revisar nuestra macro de “DirecciónEmpresa”, una vez en la ventana
Macro, seleccione la macro y pulse el botón Modificar. Esto inicia el Editor de Visual
basic (una aplicación independiente de Excel), que presenta el módulo que contiene
la macro “DirecciónEmpresa”.
Vista del Editor de Visual Basic que contiene el módulo con la macro
“DirecciónEmpresa”
Tal como se observa, el módulo tiene un aspecto distinto al de una hoja de cálculo.
La ventana del módulo tiene el aspecto de una página de tratamiento de textos. La
barra de menús ubicada sobre la ventana del módulo contiene comandos para la
edición, depuración y ejecución del código en Visual Basic. En el módulo puede
revisar, introducir, copiar, desplazar, insertar y eliminar instrucciones en Visual
Basic, además de introducir comentarios, con respecto a esto último se observa que
los comentarios en Visual Basic se escriben precedidos de un signo de un tilde
superior “ ‘ “ llamado también apóstrofe, (este tilde se obtiene pulsando la tecla
correspondiente del teclado, habitualmente la del signo de término de interrogación
“?” estando el teclado en minúsculas). Para el resto se procede igual que en los
programas de tratamiento de textos.

Se puede cambiar fácilmente desde el editor de Visual Basic al libro Excel pulsando
el botón apropiado en la barra de herramientas, en la imagen se observa el botón
ubicado a la izquierda de la barra de herramientas y que
sirve para este efecto, minimiza el Editor de Visual Basic y muestra el libro Excel.
El entorno de Visual Basic es por decir lo menos, impresionante, lleno de detalles

interesantes. Por ahora vamos a centrarnos exclusivamente en el código de
grabado.
Si observamos la ventana del módulo, veremos que la primera y última líneas del
código actúan como puntos de comienzo y fin de la macro. La instrucción Sub
comienza la macro y le da el nombre, la instrucción End Sub, la finaliza. En el
entorno de Visual Basic se usan los colores para identificar los términos reservados,
por ejemplo Sub y End Sub, aparecen en azul, los comentarios aparecen en verde.
Para ver los distintos colores asignados a los elementos de una macro se debe
ingresar al menú Herramientas \ Opciones y ficha Formato del Editor.
11.3.1. AYUDA SOBRE PALABRAS RESERVADAS

Seleccionando la palabra y pulsando F1 se accede a la ayuda del sistema.
Tal como en las ayuda habituales de Windows, muchos temas de ayuda
tienen link que al ser pulsados muestran otras pantallas.
Se muestra el formato de ayuda obtenido para la instrucción Sub.
11.3.2. OBJETOS, METODOS Y PROPIEDADES
A la hora de trabajar con macros Excel, deben tenerse claros ciertos

conceptos de lo que se llama Programación Orientada a Objetos (OOP).
11.3.2.1. OBJETO
Cuando en el mundo real nos referimos a un objeto, significa que hablamos de algo
más o menos abstracto que puede ser cualquier cosa. Si decidimos concretar un
poco más podemos referirnos a objetos coche, objetos silla, objetos casa, etc. En

OOP, la generalización (o definición) de un objeto se llama Clase, así la clase coche

sería como la representante de todos los coches del mundo, mientras que un objeto
coche sería un coche en concreto. De momento, no definiremos ni estudiaremos las
clases sino que nos concentraremos en los objetos, tengan en cuenta no obstante
que cualquier objeto está definido por una clase.
Cuando decimos que la clase coche representa a todos los coches del
mundo, significa que define como es un coche, cualquier coche. Dicho de
otra forma y para aproximarnos a la definición informática, la clase coche
define algo que tiene cuatro ruedas, un motor, un chasis, .... entonces
cualquier objeto real de cuatro ruedas, un motor, un chasis,.... es un objeto
de la clase coche.
11.3.2.2. PROPIEDADES
Cualquier objeto tiene características o propiedades como por ejemplo el
color, la forma, el peso, medidas, etc.. Estas propiedades se definen en la
clase y luego se particularizan en cada objeto. Así, en la clase coche se
podrían definir las propiedades Color, Ancho y Largo, luego al definir un
objeto en concreto se particulizarían estas propiedades a, por ejemplo,
Color = Rojo, Ancho = 2 metros y Largo = 3,5 metros.
Si pensamos en los objetos de Visual Basic como nombres, y en los

métodos como verbos, las propiedades representarían sus adjetivos.
Para establecer una propiedad en un código, ponemos a continuación de la

misma un signo igual y una variable.
Por ejemplo la sentencia ActiveCell.Formula R1C1= “CENTRO DE
CAPACITACION PROSEGUR”, toma la celda actual y cambia una de sus
propiedades. La propiedad FormulaR1C1 consiste en el contenido de la
celda activa, donde colocamos el nombre de nuestra empresa.
11.3.2.3. METODOS
La mayoría de los objetos tienen comportamientos o realizan acciones, por

ejemplo, una acción evidente de un objeto coche es moverse o lo que es lo
mismo, trasladarse de un punto inicial a un punto final. Cualquier proceso
que implique una acción o pauta de comportamiento de un objeto se define
en su clase para que luego pueda manifestarse en cualquiera de sus
objetos. Así en la clase coche se definiría en el método mover, todos los
procesos necesarios para llevarlo a cabo ( los procesos para desplazar al
objeto desde un punto inicial a un punto final), luego cada objeto de la
clase coche simplemente tendría que invocar este método para trasladarse
de un punto inicial a un punto final, cualesquiera que fueran esos puntos.
Cada elemento del entorno Excel es considerado un objeto en lugar de un

conjunto abstracto de estructuras de datos o un bloque de puntos en
pantalla. De esta manera se verá que cada objeto es un contenedor para
los objetos incluidos en él (si los hay). El objeto más grande en Excel es la

propia aplicación Excel, este gran objeto contiene a todos los demás
objetos.
Revisemos los conceptos expuestos desde el punto de vista de algunos de los

objetos que nos encontraremos en Excel como WorkSheet (Objeto hoja de
cálculo) o Range (Objeto casilla o rango de casillas).
Un objeto Range está definido por una clase donde se definen sus propiedades,
recordemos que una propiedad es una característica, modificable o no de un objeto.
Entre las propiedades de un objeto Range están Value, que contiene el valor de la
casilla, Row y Column que contienen respectivamente la fila y la columna de la
casilla, Font que contiene la fuente de los caracteres que muestra la casilla, etc.
Range, como objeto, también tiene métodos, recordemos que los métodos sirven
para llevar a cabo una acción sobre un objeto. Por ejemplo el método Activate,
hace activa una celda determinada, Clear, borra el contenido de una celda o rango
de celdas, Copy, copia el contenido de la celda o rango de celdas al portapapeles..
La sintaxis de muchas instrucciones incluye en primer lugar un objeto y a

continuación una acción sobre dicho objeto. Un objeto puede ser, una hoja, un
gráfico, un libro..( cualquiera de los más de 100 tipos de objetos de Excel).
11.3.2.4. CONJUNTO DE OBJETOS

Un conjunto es una colección de objetos del mismo tipo, en lenguaje de
programación esto se llama Array de objetos. Dicho de otra forma,
podemos tener más de una instancia de un mismo objeto de Visual Basic;
conjuntamente, estas instancias componen un conjunto. Por ejemplo
dentro de un libro de trabajo puede existir más de una hoja (WorkSheet),
todas las hojas de un libro de trabajo forman un conjunto, el conjunto
WorkSheets. Cada instancia de una colección o conjunto de objetos se
identifica a través de su índice o su nombre. Por ejemplo el conjunto de
todas las hojas de un libro sería.
Sheets( )
y una instancia especifica de una hoja podría ser:
Sheets(3)
Denominándose así a la tercera hoja del conjunto, o bien,
Sheets(“Resumen”)
Una instancia con nombre de una hoja.
En Visual Basic, cada elemento de un conjunto tiene su propio índice, pero el rango
de números que componen el índice podría tener huecos debido a que si borramos
una instancia, los índices de las instancias restantes podrían no ser reorganizados.
Por ejemplo, si borramos Sheets(3) de un conjunto de 12 hojas en un libro, nada
nos garantiza que Excel renumere Sheets(4) hasta Sheets(12) para rellenar el
hueco.

11.4 INSERCIÓN DE CODIGO EN UNA MACRO EXISTENTE
11.4.1. USO DEL GRABADOR DE MACROS COMO ASISTENTE
Suponga que ha grabado una macro que introduce una serie de rótulos,
establece la fuente y dibuja un borde alrededor de ellos. Entonces
descubre que olvidó un paso o que efectuó un paso erróneamente; por
ejemplo utilizó un formato erróneo para el borde. ¿Qué se puede hacer?.
Al analizar la macro y entenderla estaremos en condiciones de usar el

grabador de macros de Excel como un asistente.
Para trabajar en este punto es conveniente efectuar trabajos con el grabador de

macros.
Revisemos nuestra macro DirecciónEmpresa.
Sub DirecciónEmpresa()
'
' DirecciónEmpresa Macro
' Escribe el Nombre y Dirección de la empresa Macro grabada el 03/02/2004 por
.LBE
'
' Acceso directo: Ctrl+Mayús+A
'
Range("B6").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "CENTRO DE CAPACITACION PROSEGUR"
Range("B7").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "López de Alcázar Nº 488"
Range("B8").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Independencia - Chile"
End Sub
Vemos que inicialmente se selecciona un Rango correspondiente a la celda B6,

luego en esa celda se guarda la cadena de texto “CENTRO DE CAPACITACION
PROSEGUR”, y así sucesivamente con el resto de las instrucciones.
Nos interesa encontrar el código que permita que CENTRO DE CAPACITACION

PROSEGUR tenga un formato Arial 16 y que se destaque con negrilla.

Para esto vamos a una hoja del libro Excel, escribimos una palabra y creamos una
macro que para nosotros será temporal ya que una vez revisada se tomará lo que
nos sirve y luego la borraremos.
Podemos tomar gran parte de esta macro y usarla en nuestra macro
Dirección Empresa, o tomar lo que verdaderamente sirve en esta ocasión.
Hemos grabado la Macro5

Sub Macro5()
'
En esta macro se seleccionó la celda B24
' Macro5 Macro
y se aplicó formato fuente Arial 16 y
' Macro grabada el 03/02/2004 por . Espesor negrita.
'
El sistema encerró lo correspondiente a
la sentencia Selection.Font dentro de
'
una instrucción With y End With, estas
Range("B24").Select instrucciones especifican una serie de
propiedades que pertenecen a un objeto,
With Selection.Font
en este caso la fuente de selección
.Name = "Arial" activa.
.Size = 16 En el caso de With y End With ofrecen
una abreviatura a una serie de
.Strikethrough = False
sentencias de Visual Basic que serían
.Superscript = False
.Subscript = False
Selection.Font.Name = “Arial”
.OutlineFont = False
Selection.Font.Size = 16
.Shadow = False
Selection.Font.Strikethrough = False
.Underline =
Selection.Font.Superscript = False
xlUnderlineStyleNone
y así……
.ColorIndex = xlAutomatic
End With
Selection.Font.Bold = True
End Sub

Caso I: Tomando gran parte de la macro
'
' Escribe el Nombre y Dirección de la
empresa Macro grabada el 03/02/2004 por
.LBE
'
Range("B6").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = “CENTRO DE
CAPACITACION PROSEGUR”
With Selection.Font
.Name = "Arial" Destacado con negrilla: Observe
que se insertó en la macro
.Size = 16 DirecciónEmpresa gran parte de
.Strikethrough = False nuestra macro temporal Macro5, a
continuación de la instrucción:
.Subscript = False
ActiveCell.FormulaR1C1 = “CENTRO
.OutlineFont = False DE CAPACITACION PROSEGUR”
.Shadow = False
.Underline =
End With
Range("B7").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "López de
Alcázar Nº 488"
Range("B8").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 =
"Independencia - Chile"
End Sub

Caso II: Tomando solo lo que sirve de la macro temporal.

Las sentencias False y None, indican que no se están ocupando o mejor,
están desactivadas. para el caso de Selection.Font.ColorIndex =
xlAutomatic, no será necesario ocuparla porque señala que se está
ocupando el color de fuente establecido por defecto.
Tomaremos solo:
Selection.Font.Name = “Arial”
Pegaremos estas sentencias en el lugar adecuado, vale decir bajo la

instrucción:
ActiveCell.FormulaR1C1 = “CENTRO DE CAPACITACION PROSEGUR”. La macro
quedará así.
'' DirecciónEmpresa Macro
' Escribe el Nombre y Dirección de la empresa
Macro grabada el 03/02/2004 por .LBE
'
'
Destacado con negrilla:
Range("B6").Select
Observe que las
ActiveCell.FormulaR1C1 = “CENTRO DE instrucciones que se
CAPACITACION PROSEGUR” pegaran a la macro
operarán solo para el rango
Selection.Font.Name = "Arial"
activo, vale decir la celda
Selection.Font.Size = 16 B6.
Range("B7").Select
Alcázar Nº 488"
Range("B8").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Independencia
- Chile"
End Sub

Si quisiéramos que la instrucción afectara a todo el rango, desde B6 a B8,

podríamos agregar una instrucción que considerará todo el rango y
aplicara el formato, al final de la macro antes de End Sub
'
' Escribe el Nombre y Dirección de la
empresa Macro grabada el 03/02/2004
por .LBE
'
'
Range("B6").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = “CENTRO
DE CAPACITACION PROSEGUR” Destacado en negrita:
Range("B7").Select Observe que se establece el rango, se
ActiveCell.FormulaR1C1 = "López de selecciona y se aplican las instrucciones
Alcázar Nº 488" sobre la fuente.
Range("B8").Select
Range("B6", "B8").Select
Selection.Font.Name = "Arial"
End Sub
11.5 USO DE REFERENCIA ABSOLUTAS Y RELATIVAS
En la macro DirecciónEmpresa, Excel ha grabado las referencias de celda

como referencias absolutas en formato A1 (y no en formato F1C1); la
macro DirecciónEmpresa siempre introduce la versión formateada de la
dirección en la celda B6.
En Visual Basic, las selecciones de celda se graban como referencias absolutas, a

menos que se pulse el botón de referencias relativas de la barra de herramientas
de Detener Grabación, tal como se señaló anteriormente. Al encontrarse el botón

pulsado se estará grabando entonces referencias relativas de celda. Durante la

grabación se puede cambiar de uno a otro formato (referencia relativa o referencia
absoluta) en cualquier momento.
El grabar la macro de DirecciónEmpresa con referencias relativas nos permitirá

insertar el nombre y dirección de la empresa en cualquier celda al momento de
ejecutar la macro.
Procederemos a grabar una nueva macro con el nombre de DirecciónEmpresaREL,

señalando así que estamos ocupando referencias relativas.
La posición de la celda activa es muy importante al momento de grabar la macro

con referencias relativas por los problemas señalados anteriormente. Asegúrese
que se encuentra seleccionada la celda a partir de la cual comenzará a ingresar los
datos y obviamente a grabar.
Grabado de macro ocupando referencias relativas.
- Seleccione en la Hoja 1, la celda F4

- Vaya al menú Herramientas / Macros/ Grabar nueva Macro.
- Pulse el botón de referencias relativas en la Barra de Herramientas
de Detener Grabación.
- Seleccione Menú Formato/ Celdas / Fuente Arial 14, Negrita Cursiva y
pulse Aceptar.
- Introduzca el Texto.
i. Digite CENTRO DE CAPACITACION PROSEGUR
ii. Pulse la tecla de dirección hacia abajo una vez
iii. Digite López de Alcázar Nº 488
iv. Pulse la tecla de dirección hacia abajo una vez
v. Digite Independencia – Chile
vi. Pulse Enter
vii. Pulse el botón Detener Grabación

Sub DirecciónEmpresaREL()
'
' DirecciónEmpresaREL Macro
' Macro relativa; Introduce la dirección de la
empresa en cualquier parte
'
' Acceso directo: Ctrl+Mayús+R
'
With Selection.Font
.Name = "Arial" Esta macro escribe los datos
.FontStyle = "Negrita Cursiva" del nombre de la empresa con
el formato elegido, Arial 14,
.Size = 14 Negrita Cursiva.
.Strikethrough = False El resto de los datos van
.Superscript = False escritos sin un formato
especial.
.Subscript = False
.OutlineFont = False
La macro por ser creada con
.Shadow = False referencias relativas puede ser
.Underline = xlUnderlineStyleNone ejecutada en cualquier parte de
hoja o libro que este activo sea
.ColorIndex = xlAutomatic cual sea su posición.
End With
ActiveCell.FormulaR1C1 = "CENTRO DE
CAPACITACION PROSEGUR REL”
ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "López de Alcázar Nº
488"
ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Independencia -
Chile"
End Sub
Si compara las dos macros “DirecciónEmpresa” y “DirecciónEmpresaREL”, la

diferencia entre ellas se encuentra en las sentencias de selección de celdas. Por
ejemplo, la nueva versión de la macro no incluye una sentencia de selección para la
primera celda, ya que usa referencias relativas y la primera celda ya esta
seleccionada.

Además para seleccionar la segunda celda, la macro original utiliza la sentencia
Range(“B7”).Select
mientras que la nueva versión utiliza
ActiveCell.Offset(1,0).Range(“A1”).Select
Para trasladarse de la celda activa a una situada debajo de la nueva macro, Visual
Basic comienza con el objeto ActiveCell, al que aplica el método Offset. La palabra
reservada Range, devuelve un rango de las mismas dimensiones de su parámetro.
En este caso, el parámetro “A1”, indica que se desea un rango de una sola celda.
Finalmente, el método Select selecciona el rango, igual que en la macro original.
El parámetro A1 se podrá transformar dependiendo de la selección en:

Un Rango de 3 celdas en la misma columna se denota como (“A1 : A3”)
Un Rango de 3 columnas en la misma fila se denota como: (“A1 : C1”)
Un rango de 5 columnas y seis filas se denota como (“A1: E6”)
Obviamente, la posición de la celda activa es muy importante al momento de

ejecutar una macro grabada con referencias relativas. Antes de ejecutar la macro
hay que asegurarse de que esté seleccionada la celda en la cual se desea introducir
los datos.
La principal diferencia en el uso de referencias relativas entre una HOJA DE

CALCULO y un MODULO, es que en la hoja de cálculo nos apoyamos en el
símbolo “$” para indicar que la referencia a una fila o una columna o
ambas es absoluta, mientras que en Visual Basic todas las referencias son
absolutas. Por esta razón en los módulos hay que construir las referencias
relativas usando el método Offset sobre un objeto Range Absoluto.
Utilidad de ambas modalidades de grabación: Las referencias absolutas son

útiles cuando se desea realizar: la misma acción sobre la misma zona de distintas
hojas, o, sobre la misma zona de una hoja repetidas veces. Las referencias
relativas son útiles cuando se desea realizar una acción en cualquier lugar de la
hoja.

11.5.1. COMPRENSIÓN GRÁFICA DE CELDA ABSOLUTA Y RELATIVA
Crearemos 2 macros que nos permitan diferenciar el manejo de Celda Relativa y

Celda Absoluta, ambas macros escribirán los siguientes textos.
A B C D E
1
2 NORTE
3 OESTE CENTRO ESTE
4 SUR
5
Orden de acciones e introducción de datos:

1) Seleccione C3
2) Seleccione menú Herramientas / Macro / Grabar nueva macro Asigne el nombre
“EstudioRefRel” y use la letra “M” como tecla de método abreviado.
3) Pulse el botón Referencias Relativas en la barra de Detener Grabación
(debe quedar presionado para que la referencia sea relativa).
4) En C3 que ya esta seleccionado; digite Centro
5) Seleccione C2; digite Norte
6) Seleccione B3; digite Oeste
7) Seleccione C4; digite Sur
8) Seleccione D3; digite Este
9) Seleccione C3; haga clic en el botón Detener grabación.
La macro grabada es la siguiente

Sub EstudioRefRel() Análisis gráfico (fila, columna)
'
' Macro13 Macro ActiveCell.FormulaR1C1 = "CENTRO"
corresponde a punto de partida,
' Macro grabada el 03/02/2004 por .
podríamos decir el punto (0,0).
'
ActiveCell.Offset(-1,
' Acceso directo: Ctrl+Mayús+M 0).Range("A1").Select
'
corresponde a un desplazamiento desde
ActiveCell.FormulaR1C1 = "CENTRO" “Centro”, de una fila hacia arriba (-1),
misma columna (0)
0).Range("A1").Select ActiveCell.Offset(1, -
1).Range("A1").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "NORTE"
ActiveCell.Offset(1, - corresponde a un desplazamiento desde
1).Range("A1").Select “Norte”, de una fila hacia abajo (1), una
columna hacia la izquierda (-1)
ActiveCell.FormulaR1C1 = "OESTE" ActiveCell.Offset(1,

ActiveCell.Offset(1,
1).Range("A1").Select corresponde a un desplazamiento desde
“Oeste”, de una fila hacia abajo (1), una
ActiveCell.FormulaR1C1 = "SUR"
columna hacia la derecha (1)
ActiveCell.FormulaR1C1 = "ESTE"
corresponde a un desplazamiento desde
ActiveCell.Offset(0, -
“Sur”, de una fila hacia arriba (-1), una
columna hacia la derecha (1)
End Sub
Finalmente
ActiveCell.Offset(0, -
Si se graba desde otro punto de corresponde a un desplazamiento desde
partida las coordenadas serán “Este”, de la misma fila (0), una
distintas columna hacia la izquierda (-1)
De esta estructura se puede inferir que si se intenta ejecutar esta macro a partir de
la fila superior (1) de la hoja, el sistema enviará mensaje de error, ya que se estará
tratando de escribir sobre el límite superior de la hoja. Lo mismo pasará si se
ejecuta la macro desde la primera columna (A).
Si grabamos la misma macro con referencias absolutas tendremos el siguiente

código:
1) Seleccione menú Herramientas / Macro / Grabar nueva macro Asigne el nombre

“EstudioRefAbs” y use la letra “N” como tecla de método abreviado.
2) Pulse el botón Referencias Relativas en la barra de Detener Grabación (debe
quedar liso sin presión para grabar referencias absolutas).
Nota: Este botón guarda la configuración anterior por lo que se debe asegurar
que se encuentre en el estado deseado antes de grabar una nueva macro.
3) Seleccione C3; digite Centro
4) Seleccione C2; digite Norte
5) Seleccione B3; digite Oeste
6) Seleccione C4; digite Sur
7) Seleccione D3; digite Este
8) Seleccione C3; haga clic en el botón Detener grabación.

Sub EstudioRefAbs() Análisis
' EstudioRefAbs Macro Se observa que no importando desde

que celda parta la ejecución de la macro,
' Macro grabada el 03/02/2004 por .
esta siempre se efectuará desde C3
'
' Acceso directo: Ctrl+Mayús+N
'
Range("C3").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Centro"
Range("C2").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Norte"
Range("B3").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Oeste"
Range("C4").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Sur"
Range("D3").Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Este"
Range("C3").Select
End Sub
11.6 PROCEDIMIENTOS
En Visual Basic, las macros largas se pueden dividir en una serie de macros más
pequeñas, y también se puede encadenar un conjunto de macros pequeñas para
crear una macro mayor. Esto cumple con la máxima de divide y vencerás, todo esto
asociado a una mejor comprensión y creación de las macros. Las macros tal como
se comentó inicialmente corresponden a la agrupación de una serie de acciones
rutinarias que operan bajo un solo comando. Mirando esto así podemos colegir que
cada acción rutinaria la podemos convertir en una macro y luego unirla a otras
macros para completar la tarea final. La facilidad de dividir las macros tiene un
gran potencial ya que permite desarrollar y validar rutinas en forma parcial para
luego incorporarlas al proyecto final. Por otra parte habrá rutinas que usted ya creó
para otros proyectos y que podrán ser usadas en el nuevo desarrollo.

Demostración:
Tomemos la macro DirecciónEmpresaREL para separar la instrucción de formato de
fuente de la selección y transformarla en una macro que podrá ser insertada en el
contexto solo con su nombre cumpliendo la misma función.
Sub DirecciónEmpresaREL()
'
' DirecciónEmpresaREL Macro
' Macro relativa; Introduce la dirección de
la empresa en cualquier parte
'
Destacado con negrilla se muestra la
' Acceso directo: Ctrl+Mayús+R instrucción With y End With, cuyo
' contexto aporta un formato a la fuente
del texto que se encuentra en la celda
With Selection.Font seleccionada.
.Name = "Arial"
.FontStyle = "Negrita Cursiva" CREAR UNA NUEVA MACROS DESDE
.Size = 14 EL EDITOR DE VISUAL BASIC
.Strikethrough = False Procederemos a crear una nueva macro

que contenga las instrucciones de
.Superscript = False formato de fuente.
.Subscript = False
.OutlineFont = False Para esto active el Editor de Visual Basic
.Shadow = False en el módulo donde se encuentra la
macro DirecciónEmpresaREL, a
.Underline = continuación, posicione el curso bajo
xlUnderlineStyleNone End Sub y digite
End With Sub FuenteDirecciónEmpresa(), y
pulse Enter para comenzar una nueva
línea.
ActiveCell.FormulaR1C1 = "CENTRO Luego copie las instrucciones desde
DE CAPACITACION PROSEGUR REL” With hasta End With incluidos estos y
ActiveCell.Offset(1, péguelas en la Sub
0).Range("A1").Select FuenteDirecciónEmpresa ().
Alcázar Nº 488"
End Sub

Macro de Formato
Sub FuenteDirecciónEmpresa()
With Selection.Font
.Name = "Arial"
.FontStyle = "Negrita Cursiva"
.Size = 14
Se observa que esta macro se refiere a la
.Strikethrough = False Fuente de la Selección (With
Selection.Font), no indicando rangos ni
celdas en particular, por lo tanto podrá ser
.Subscript = False usada donde nos interese.
.OutlineFont = False Para esto basta con incorporar su nombre
en el lugar adecuado en la macro que la
.Shadow = False
usará
.Underline =
End With
End Sub
Cree una nueva macro DirecciónEmpresaREL2, de la misma forma en que creó la

macro FuenteDirecciónEmpresa, y elimine el rango de instrucciones entre With y
End With, en los comentarios, deje la nota de que la tecla de método abreviado
será la “T”. La macro quedará así:
Sub DirecciónEmpresaREL2() Ingrese a Excel y en el menú

Herramientas Macro / Macros, seleccione
' Acceso directo: Ctrl+Mayús+T
la macro DirecciónEmpresaREL2 y en el
ActiveCell.FormulaR1C1 = "CENTRO botón Opciones asigne la letra T como
DE CAPACITACION PROSEGUR REL” método Abreviado
Alcázar Nº 488"
End Sub

En esta nueva macro, inserte el nombre de la nueva macro

“FuenteDirecciónEmpresa”, a continuación de la instrucción
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Telefonica CTC. Chile".
La macro quedará así

Sub DirecciónEmpresaREL2() Al ejecutar el resultado será:
ActiveCell.FormulaR1C1 = "
CENTRO DE CAPACITACION
PROSEGUR REL”
FuenteDirecciónEmpresa
ActiveCell.FormulaR1C1 = "López
de Alcázar Nº 488"
End Sub
Si incorporamos nuevamente este procedimiento en otra línea, por ejemplo

después de
ActiveCell.FormulaR1C1 = "Santiago - Chile", la macro se verá así:
Sub DirecciónEmpresaREL2() Al ejecutar el resultado será:

ActiveCell.FormulaR1C1 = " CENTRO
DE CAPACITACION PROSEGUR REL”
ActiveCell.FormulaR1C1 = " López de
Alcázar Nº 488"
End Sub

Cuando activa la macro DirecciónEmpresaREL2, pulsando Ctrl+Mayús+T, Excel

ejecuta la primera sentencia de la macro. Cuando Excel llega a la sentencia que
llama a la macro FuenteDirecciónEmpresa, pasa a la primera línea de esta macro.
Cuando Excel alcanza la sentencia End Sub de la macro FuenteDirecciónEmpresa,
vuelve a la sentencia de DirecciónEmpresaREL2 siguiente a la que llamó a la macro
FuenteDirecciónEmpresa y continua así llamando por segunda vez a la macro de
fuente y luego hasta alcanzar la sentencia End Sub al final de la macro
DirecciónEmpresaREL2.
11.7 PROGRAMACIÓN ORIENTADA A OBJETOS O BASADA EN OBJETOS
Hay una sutil diferencia entre las definiciones del título. Programación orientada a
objetos, significa que el programador trabaja con objetos fabricados por él mismo,
es decir, el programador es quién implementa las clases para luego crear los
objetos a partir de ellas. Lo que haremos nosotros será utilizar objetos ya definidos
por la aplicación Excel (WorkSheets, Range...) sin implementar ninguno nuevo, por
lo que en nuestro caso será más correcto hablar de programación basada en
objetos. Una de las grandes ventajas de la programación basada en objetos OOP,
es utilizar objetos definidos por alguien sin tener que conocer nada sobre su
implementación, solo debemos conocer las propiedades y métodos y utilizarlos en
forma correcta.
11.8 CREACION DE PROCEDIMIENTOS DIRECTAMENTE EN VISUAL BASIC
Procederemos a crear macros directamente desde Visual Basic, sin usar el grabador
de Excel.
Para esto seleccione el menú Herramientas, Macros, Editor de Visual Basic.
Maximice la ventana para trabajar más cómodamente y procure tener activadas la
ventana Explorador de Proyectos y la ventana Propiedades.
Para activar estas ventanas puede ir al menú Ver del Editor de Visual Basic y
seleccionar los botones correspondientes, o en la Barra de Herramientas Estándar
de la ventana del editor, pulse los botones (Explorador de Proyectos) y

(Propiedades).
11.8.1. INSERTAR UN NUEVO MÓDULO

Un módulo sirve para agrupar procedimientos y funciones. El
procedimiento y la función son entidades de programación que sirven para
agrupar instrucciones de código que realizan una acción concreta.
Procedimientos: Visual Basic tiene sus propios procedimientos y funciones, pero

también brinda la posibilidad de crear los nuestros. Los procedimientos y funciones
son rutinas de código que cumplen una determinada tarea.
Cuando llamamos a un procedimiento o a una función, ésta se ejecuta
completamente, y luego el programa sigue en la línea siguiente a la que hizo el
llamado.

El procedimiento generalmente realiza un proceso que termina pero no devuelve

una respuesta. En cambio una función se usa con el propósito de obtener un
resultado.
Funciones: Las funciones son exactamente iguales que los procedimientos, salvo
por un detalle; devuelven un valor: Ese valor puede ser asignado a una variable o
utilizado en alguna expresión. El valor que devuelve la función, define el tipo de la
misma, por ejemplo podemos crear funciones enteras, de cadena, o de cualquier
tipo de dato válido.
Crear una función es similar a crear un procedimiento. Para crear una
función debemos situar el cursor en la ventana de código en una ubicación
que no esté dentro de otro procedimiento o función ya existente y escribir
Function más el nombre de la función. Al pulsar Enter, automáticamente se
agregará la sentencia End Function.
Con las funciones no se puede cambiar el tamaño de una ventana, editar fórmulas
dentro de una celda, cambiar la fuente o el color, o las opciones de trama para el
texto o para la celda misma. Por lo tanto no se pueden usar en la función las
palabras reservadas de Visual Basic que cambian estas opciones.
Para insertar un módulo seleccione la opción desde el menú Insertar / Módulo. Se

activará una nueva ventana. Si aparece demasiado pequeña, maximícela.
11.8.2. INSERTAR UN PROCEDIMIENTO
Ya hemos dicho que un procedimiento es un bloque de instrucciones de código que

sirven para llevar a cabo alguna tarea específica. Un procedimiento empieza
siempre por una instrucción
Sub Nombre_Procedimiento
y termina con la instrucción
End Sub

11.8.3. TRABAJO CON OBJETOS
1) Crearemos un procedimiento para poner “Hola Amigos” en la celda A1.

En la ventana del módulo escriba el siguiente texto.
Sub Primero()
Range("A1").Value = "Hola Amigos"
End Sub
En esta línea: Range(“A1”).Value=”Hola Amigos”, estamos indicando que

trabajaremos con un objeto Range. Para indicarle que nos referimos a la
celda A1, encerramos entre paréntesis esta referencia. De este objeto,
indicamos que queremos establecer un nuevo valor para la propiedad
Value. Observe que para separar el objeto de su propiedad se utiliza un
punto.
2) Para hacer referencia a la hoja 1 utilizaremos la propiedad

WorkSheets(1).
Recuerde que el conjunto Range es un objeto que depende del objeto
WorkSheets(hoja)
Sub Segundo()
Worksheets(1).Range("A3").Value = "Hola Amigos 2"
End Sub
3) Para hacer referencia a la hoja activa utilizaremos la propiedad

ActiveSheet.
Sub Tercero()
ActiveSheet.Range("A6").Value = "Hola Amigos 3"
End Sub
4) Para hacer referencia a la celda activa utilizaremos la propiedad

ActiveCell. Con esto se mostrará “Hola Amigos 4” en la celda activa al
momento de ejecutar la macro.

Sub Cuarto()
ActiveCell.Value = "Hola Amigos 4"
End Sub
La siguiente instrucción tiene el mismo efecto que la anterior
Sub Quinto()
Application.ActiveCell.Value = "Hola Amigos 5"
End Sub
5) Para hacer referencia a un libro, hoja y celda determinados utilizaremos

la siguiente expresión.
WorkSheets, están dentro del Objeto WorkBooks (libros de trabajo) en

este caso se trata del libro “Estudio Macros 2”, WorkBooks están dentro
de Application. Application es el objeto superior, es el que representa la
aplicación Excel. Así este código, siguiendo toda la jerarquía de objetos
quedaría en la siguiente forma:
Sub Sexto()
Application.Workbooks("Estudio Macros2").Worksheets(1).Range("A15").Value
= "Hola Amigos 6"
End Sub
Revisando la nomenclatura, Application casi nunca es necesario

especificarlo ya que todos los objetos dependen de este, WorkBooks será
necesario implementarlo si en las macros se trabaja con diferentes libros
de trabajo (diferentes Archivos), a partir de WorkSheets, es aconsejable
incluirlo en el código, sobre todo si se quiere trabajar con diferentes
Hojas, no obstante en muchas ocasiones no se aplica.
11.9 OTRAS FORMAS DE EJECUTAR MACROS
Cuando se creó la macro DirecciónEmpresa se asignó la combinación de teclas

Control+Mayúsc+A, para ejecutar la macro desde la hoja de trabajo.
Para ejecutar la macro desde el Editor de Visual Basic disponemos del botón
que se pulsa luego de seleccionar la macro en el módulo, también lo podemos
hacer desde el menú , sub menú , o pulsando

la tecla F5.

Excel ofrece otros métodos para ejecutar macros. Puede asignar una macro a una
orden incluida en uno de los menús de Excel, a un botón de una barra de
herramientas, del software o una barra personalizada, a un objeto de dibujo, a un
botón de una hoja de cálculo o a un gráfico.
11.9.1. USO DE UNA ORDEN DE UN MENÚ PARA EJECUTAR MACRO
Puede añadir una orden de menú a un menú existente para ejecutar la macro
seleccionando la nueva orden.
Para ilustrar esto, procederemos a crear una nueva orden de menú llamada
Dirección Empresa en un nuevo menú Macros de la barra estándar de menús, e
indicarle a Excel que ejecute la macro Dirección Empresa cuando el usuario ejecute
la orden.
Para crear un menú y asignar macros a los botones procederemos de la siguiente

forma:
1) Desde Excel, y teniendo activo el libro que contiene las macros, seleccione
Personalizar del menú Herramientas (Personalizar también se accede desde menú
Ver / Barras de Herramientas), pulse la ficha Comandos. Al hacerlo Excel presenta
el cuadro de diálogo siguiente, el que a su izquierda muestra las categorías de
menús disponibles en Excel.
Desplazándose por la lista de Categorías:, hasta el final encontrará el elemento

Nuevo Menú, al pulsarlo, aparece a su derecha en la lista Comandos: el Nuevo
Menú (1)
2) Sitúe el puntero del mouse en el comando Nuevo Menú y arrástrelo al

extremo de la barra de menús de la aplicación, a continuación del último
menú, tal como se muestra en la siguiente imagen.

3) Para editar este Nuevo Menú y así darle el nombre adecuado, pulse el botón
derecho del mouse sobre él, con esto aparecerá el menú contextual asociado.
(También se puede editar este Nuevo Menú, seleccionándolo y a continuación
pulsando el botón Modificar Selección en el cuadro de diálogo Personalizar,
ficha Comandos).
Al editar el botón, aparece el siguiente menú contextual:
4) Seleccione el texto del cuadro Nombre, introduzca Macros y pulse Enter. Excel
cambia el nombre del menú a Macros. Si introducimos un ampersand (&) delante
de la M de Macros, indicamos que M es la tecla de acceso al Nuevo menú.

5) Nuevamente seleccione el comando Nuevo Menú y

arrástrelo ahora hacia el área (1) que aparece debajo del
1
menú Macros recién creado.
6) La anexión del nuevo menú se verá tal como se muestra en

la imagen a la izquierda.
Edite el Nuevo menú pulsando el botón derecho del mouse
sobre él, esto funcionará siempre que este activada la ventana
de Personalizar. En el menú contextual cambie el Nombre del
menú por Dirección Empresa. El menú contextual seleccione
Asignar Macro.., con esto accede a la ventana de Asignar
Macro, allí seleccione la macro DirecciónEmpresa. A
continuación pulse Aceptar para salir de la ventana Asignar
Macros y pulse Cerrar en la ventana de Personalizar.
7) Repita los pasos anteriores y cree un nuevo menú dentro de

Macros, para ejecutar la macro DirecciónEmpresaREL.
11.9.2. USO DE BOTÓN DE BARRA DE HERRAMIENTAS PARA EJECUTAR
Se podrá incorporar un botón a una Barra de Herramientas, o a un menú que ya

esté disponible. Para esto se debe activar la ventana Personalizar, ficha Comandos.
En su lista de Categorías seleccione Macros, con esto en la lista de Comandos a la
derecha aparecerá
y , ambos Comandos
pueden ser arrastrados a menús o directamente como un nuevo icono en alguna
Barra de Herramientas. Se editan de la misma forma que se explicó anteriormente,
vale decir pulsando el botón derecho del mouse sobre el botón para luego desde el
menú contextual que aparece, cambiar el Nombre y Asignar Macro. El menú
contextual también permite entre otros, mostrar en el botón solo texto, solo
imagen o texto e imagen, cambiar imagen, además dispone de un submenú para
disponer el nuevo botón como Inicio de Grupo

11.9.3. USO DE UN OBJETO DE DIBUJO PARA EJECUTAR MACRO
Otra facilidad de Excel para ejecutar macros es Asignar estas a Objetos de Dibujo.
Para esto debe activarse la Barra de Herramientas de Dibujo.
Con cualquier elemento de la Barra de Herramientas de Dibujo,
(Autoformas, Líneas, Flechas, Rectángulo, Elipse, Cuadro de Texto,
WordArt Imágenes Prediseñadas) dibuje un objeto en la pantalla. A
continuación pulse el botón derecho del mouse sobre el objeto, con esto
aparece un menú contextual en el cual se debe elegir Asignar Macro. En la
ventana de Asignar Macro encontrará las Macros disponibles para ser
asignadas al objeto de Dibujo.
Para eliminar los objetos, pulse el botón derecho sobre el objeto y del menú
contextual seleccione Cortar.
11.9.4. IDENTIFICADORES, CONSTANTES Y VARIABLES
11.9.5. IDENTIFICADORES
Los identificadores se utilizan para darle un nombre a las cosas. Dicho nombre debe
ser lo más mnemotécnico posible para permitir identificar claramente el objeto
referenciado.
Un identificador es el nombre con el que se identifica a cualquier elemento de un
programa (más comúnmente, a constantes y variables). Los identificadores tienen
las siguientes características:
o Deben comenzar con una letra.

o No puede contener espacios, puntos y ciertos caracteres especiales.
o No pueden ser palabras claves reservadas por Visual Basic. (por
ejemplo For, If, Const, etc.)
o Si bien deben ser sumamente mnemotécnicos, es recomendable que
no superen los 25 caracteres
Ejemplo de Identificadores :
Const Nombre = “Marcelo”

Const Telefono = 093931062
Dim Edad As Integer
En este ejemplo se han declarado dos constantes y una variable que poseen sus
respectivos Identificadores (Nombre, Telefono, Edad). Luego en cualquier parte del
código, podremos usar esos nombres para referirnos a la variable o constante y
asignar o recuperar valores.
11.9.6. CONSTANTES
Las Constantes generalmente se utilizan para representar valores que aparecen en
muchos lugares del código, por ejemplo
Const MAX_PERSONAS = 50 ó
Const MENSAJE_ERROR = “Se produjo un error desconocido en el programa”
Es más fácil usar la constante en el código (sin importar el valor que contenga) que
repetir varias veces el valor. además, si tenemos que modificar el valor de la
constante lo hacemos una sola vez (y así evitamos tener que reemplazar varias
veces el valor).
Visual Basic dispone de una serie de constantes presestablecidas que se pueden

acceder desde el Explorador de Objetos.
11.9.7. CONSTANTES DEFINIDAS POR EL USUARIO

Se pueden definir las propias constantes mediante la instrucción Const.
Su sintaxis es:
[Public | Private] Const nombre [As tipo] = expresión
Parámetro Descripción
Public / Global Opcional, indica es pública y está disponible en todos los módulos
Private Opcional. Indica que la constante es privada y solo está disponible
en el módulo donde se declaró
Nombre Es el nombre de la constante
Tipo Tipo de dato de la constante
Expresión Contiene el valor asignado a la constante
Ejemplos de Constantes:
Constante Pública: Public Const Pais=”Chile”
Constante Privada: Private Const Provincia= “Talca”
Múltiples constantes en una línea, tanto publicas como privadas:
Public Const valor1 As Integer = 100, valor2 As Integer = 320
Global Const valor1 As Integer = 111, valor2 As Integer = 222
Private Const valor1 As Integer = 3, valor2 As Integer = 4
11.9.8. VARIABLES
Las variables se utilizan para almacenar temporalmente valores durante la
ejecución de un programa. Las variables poseen un nombre, un tipo de información
y el valor en sí
En cuanto al nombre de la variable, debe ser lo más sencillo y descriptivo posible

con respecto a la información que contiene.
Restricciones al nombre de las variables:
o El nombre debe comenzar con una letra y no con un número u otro
carácter.
o El resto del nombre puede contener números, pero no puntos ni otros
caracteres de puntuación.
o El nombre debe ser único dentro del alcance de la variable.
o El nombre no puede exceder los 255 caracteres.
o El nombre no puede ser una palabra clave (reservada) de Visual
Basic.
Principales tipos de datos de las variables.
Tamaño
almace-
Tipo Caractér Almacena Rango de Valores
namien-
to
Byte 1 byte Números enteros 0 a 255
Boolean 2 bytes Valores Lógicos True o False
Integer % 2 bytes Números enteros De –32.768 a + 32.767
Long & 4 bytes Números enteros De –2.147.483.648 a +
(entero 2.147.483.647
largo)
Single ! 4 bytes Números -3,402823E38 a –
(coma decimales 1,401298E-45 para valores
flotante / negativos
precisión
1,401298E-45 a
simple)
3,402823E38 para valores
positivos
Double # 8 bytes Números -1,79769313486232E308 a
(coma decimales – 4,94065645841247E-324
flotante / para valores negativos:
precisión 4,94065645841247E-324 a
doble) 1,79769313486232E308
para valores positivos
Decimal 14 bytes Números +/-
decimales 79.228.162.514.264.337.59
3.543.950.335 sin punto
decimal; +/-
7,922816251426433759335
43950335 con 28 posiciones
a la derecha del signo
decimal: el número más

Tamaño
almace-
Tipo Caractér Almacena Rango de Valores
namien-
to
pequeño distinto de cero es
+/-
0,000000000000000000000
000001
String $ 10 bytes Cadenas de Desde 0 a 2.000 millones

(longitud + longitud caracteres
variable) de la
cadena
String $ Longitud Cadenas de Desde 1 a 65.400 aprox..
(longitud de la caracteres
fija) cadena
Currency @ 8 bytes Números grandes -922.337.203.685.477,5808
(entero a a
escala) 922.337.203.685.477,5807
Date 8 bytes Fechas y Horas 1 de enero 100 a 31
Diciembre de 9999
Object 4 bytes Instancias de Cualquier referencia a tipo
clases u objetos Object
Variant ( 16 bytes Cualquiera de los Cualquier valor numérico
con anteriores hasta el intervalo de un Tipo
números) Double
Variant ( 22 bytes Cualquiera de los El mismo intervalo que para
con + longitud anteriores un tipo String de longitud
caracteres) de cadena variable.
Definido Número El intervalo de cada
por el requerido elemento es el mismo que el
usuario por los intervalo de su tipo de
(utilizando elementos datos.
Type)
11.9.9. DECLARACION DE VARIABLES
Para declara las variables se utiliza la instrucción Dim. Su sintaxis es la siguiente:
Dim nombre [ As tipo]
Donde nombre, es el nombre de la variable; tipo, el tipo de dato. Si el parámetro

tipo no se especifica se asumirá que se trata de un Variant ( variante).

Declaración explícita
Una declaración explicita significa que se deben utilizar instrucciones para declarar
las variables. Dichas instrucciones no les asignan valores a las variables: sólo le
indican a Visual Basic como se llaman y de que tipo son. Por ejemplo:
Dim Nombre As string
Aquí definimos una variable llamada Nombre del tipo String.

Otra manera de hacer esto es mediante los caracteres especiales asignados a cada
tipo de variable, por ejemplo:
Dim Nombre$
Declaración implícita
Si bien es mejor declarar las variables por medio de Dim existe lo que se llama
declaración implícita que consiste en utilizar las variables sin declararlas. Esto
puede causar fallas al programa por un simple error de tipeo.
Cadenas de longitud fija

Cuando se declara una variable de tipo String, se esta creando una cadena de
longitud variable, a menos que se especifique lo contrario.
La sintaxis para declarar cadenas de longitud fija es la siguiente:
Dim nombre As String * longitud

El parámetro longitud indica la cantidad máxima de caracteres que puede recibir la
variable. Si faltan caracteres lo que sobra de espacio se rellena con espacios. Si se
asigna mayor cantidad de caracteres lo que sobra es truncado y se pierde.
Ejemplo:
Dim Nombre As String * 10
11.9.10. LA INSTRUCCION OPTION EXPLICIT
Existe una instrucción que obliga a declarar explícitamente las variables. Al agregar
esta instrucción en la sección declaraciones de todos los módulos y formularios, el
lenguaje nos obligará a declarar las variables antes de usarlas. Una manera que
ofrece el sistema de activar automáticamente esta instrucción es la de marcar
, esta casilla de verificación se encuentra en la
ventana Opciones que se obtiene del menú Herramientas / Opciones ficha Editor,
del Editor de Visual Basic.

Desarrollaremos un serie de ejercicios de Constantes y Variables para probar los

temas expuestos:
Ejercicios de Constantes
1) En este ejercicio de declaran las variables valor1 y valor 2 como enteros con un
valor constante de 30 y 40 respectivamente.
El procedimiento indica que en la celda A10 se muestre el valor de la multiplicación

de Valor1 por valor2, lo que es igual a multiplicar 30 * 40 = 1200
Option Explicit
Const Valor1 As Integer = 30
Const Valor2 As Integer = 40
Sub EJcontantes1()
Range("a10").Value = Valor1 * Valor2
End Sub
2) En este caso se han declarado como privadas las constantes valor1 y valor2, lo
que indica que solo serán validas en este módulo.
Option Explicit
Private Const Valor1 As Integer = 50
Private Const Valor2 As Integer = 10
Sub Ejconstantes2()
End Sub
3) En este caso se han declarado las constantes valor1 y valor2 como públicas por
lo tanto podrán ser ocupadas por todos los módulos del proyecto
Option Explicit
Public Const Valor1 As Integer = 33
Public Const Valor2 As Integer = 2
Sub Ejconstantes3()
End Sub

4) Se muestra otra forma de declarar dos constantes en línea (separadas por

coma).
Option Explicit
Public Const valor1 As Integer = 100, valor2 As Integer = 320
Sub Ejconstantes4()
Range("a10").Value = valor1 * valor2
End Sub
5) En este caso se muestra concatenación de valores de constantes.

Option Explicit
Const lema1 = "Hoy es, "
Const lema2 = "01 /02 / 2004 "
Const lema3 = "debo pagar, "
Const lema4 = "$ "
Const lema5 = 54250
Sub Ejconstantes2()
Range("a1").Value = lema1 & " " & lema2 & "" & lema3 & "" & lema4 & "" & lema5
End Sub
Ejercicios de Variables
1) En este caso se han declarado las variables valor1 y valor2 como Integer. Como
son variables hemos declarado su valor dentro del procedimiento.
Option Explicit
Dim valor1 As Integer
Dim valor2 As Integer
Sub Ejconstantes2()
valor1 = 12
valor2 = 2
Range("a10").Value = valor1 * valor2
End Sub

2) En este caso se observa la concatenación de cadenas de texto.

Option Explicit
Dim texto1 As String
Sub Ejconstantes2()
texto1 = "Vamos a comer, "
texto2 = "un delicioso asado de lomo."
Range("a10").Value = texto1 & "" & texto2
End Sub
11.9.11. LA FUNCION INPUTBOX
Muestra un mensaje en un cuadro de diálogo, espera que el usuario escriba un

texto o haga clic en un botón y devuelve un tipo String con el contenido del cuadro
de texto.
tipo de datos String (Texto)

Tipo de datos que consiste en una secuencia de caracteres que representa a los
caracteres por sí mismos en vez de sus valores numéricos. Un tipo String puede
incluir letras, números, espacios en blanco y signos de puntuación. El tipo de datos
String puede almacenar cadenas de longitud fija en un intervalo de 0 a
aproximadamente 63000 caracteres y cadenas dinámicas en un intervalo de
longitud de 0 a aproximadamente 2 mil millones de caracteres. El carácter de
declaración de tipo es el signo de dólar ($) que representa el tipo String en Visual
Basic.
Sintaxis
InputBox(prompt[, title][, default][, xpos][, ypos][, helpfile, context])
InputBox(Mensaje, Título, Valor por defecto, Posición Horizontal,

PosiciónVertical, Archivo de Ayuda, Número del contexto para la ayuda)
La sintaxis de la función InputBox consta de estos argumentos con nombre:

Parte Descripción
prompt Requerido. Expresión de cadena que se muestra como

mensaje en el cuadro de diálogo. La longitud máxima de
prompt es de aproximadamente 1024 caracteres, según el
ancho de los caracteres utilizados. Si prompt consta de más de
una línea, puede separarlos utilizando un carácter de retorno de
carro (Chr(13)), un carácter de avance de línea (Chr(10)) o
una combinación de los caracteres de retorno de carro-avance
de línea (Chr(13) y Chr(10)) entre cada línea y la siguiente.
title Opcional. Expresión de cadena que se muestra en la barra de

título del cuadro de diálogo. Si omite title, en la barra de título
se coloca el nombre de la aplicación.
default Opcional. Expresión de cadena que se muestra en el cuadro de

texto como respuesta predeterminada cuando no se suministra
una cadena. Si omite default, se muestra el cuadro de texto
vacío.
xpos Opcional. Expresión numérica que especifica, en twips, la

distancia en sentido horizontal entre el borde izquierdo
del cuadro de diálogo y el borde izquierdo de la pantalla.
Si se omite xpos, el cuadro de diálogo se centra
horizontalmente.
ypos Opcional. Expresión numérica que especifica, en twips, la

distancia en sentido vertical entre el borde superior del cuadro
de diálogo y el borde superior de la pantalla. Si se omite ypos,
el cuadro de diálogo se coloca a aproximadamente un tercio de
la altura de la pantalla, desde el borde superior de la misma.
helpfile Opcional. Expresión de cadena que identifica el archivo de

Ayuda que se utilizará para proporcionar ayuda interactiva para
el cuadro de diálogo. Si se especifica helpfile, también deberá
especificarse context.
context Opcional. Expresión numérica que es el número de contexto de

Ayuda asignado por el autor al tema de Ayuda correspondiente.
Si se especifica context, también deberá especificarse
helpfile.
Ejemplo:
En este caso al ejecutar la macro, aparecerán dos mensajes que solicitarán ingresar
datos para concatenar.
Nótese que el valor predeterminado se dejo entre dos comas.
Los valores ocupados de 5000, llevan el cuadro al centro de la pantalla.
Para concatenar una coma se incorporó entre cremillas.

Para dar un mayor espacio entre ambos textos se amplió el espacio entre las
cremillas.
Option Explicit
Sub Ejconstantes2()
texto1 = InputBox("ingrese texto1 ", "Cuadro para ingresar datos", , 5000, 5000)
texto2 = InputBox("ingrese texto2", "Cuadro para ingresar datos", , 7000, 7000)
Range("a10").Value = texto1 & "," & " " & texto2
End Sub
11.9.12. CREACIÓN DE UNA FUNCION PERSONALIZADA
Las funciones personalizadas se conocen también como funciones

definidas por el usuario. A menudo las funciones personalizadas condensan
en una celda cálculos que en otro caso ocuparían una gran cantidad de
espacio en una hoja de cálculo.
Para crear una función personalizada, debemos escribir un procedimiento especial
en Visual Basic, denominado procedimiento de función, que acepta información
desde una hoja de cálculo, ejecuta los cálculos, y devuelve el resultado a la hoja.
Los tipos de tratamiento de información y tareas de cálculo que podemos simplificar
y generalizar son virtualmente ilimitados.
Igual que cuando se usan funciones predefinidas, las funciones
personalizadas se inician cuando Excel calcula las fórmulas dentro de una
hoja de cálculo o una hoja de macros. Las funciones personalizadas,
realizan cálculos y devuelven valores sin ejecutar acciones dentro del área
de trabajo; como no ejecutan acciones, no se puede grabar una función
personalizada como si fuera una macro. El valor devuelto a la hoja de
trabajo es normalmente numérico, pero puede ser un valor lógico, un valor
de texto, un valor de error o una matriz de valores.
Después de crear una función personalizada, podemos usarla de la misma forma
que las funciones predefinidas exceptuando pequeñas diferencias, por ejemplo; se
podrán usar únicamente las funciones personalizadas dentro de libros de trabajos
abiertos. Las funciones personalizadas pueden usar datos puede no tomar
argumentos de la hoja de cálculo, no obstante entregar valores a la misma, por
ejemplo devolver la fecha y la hora actual en un formato adecuado.
Creación de funciones personalizadas
Esto comprende un proceso de dos pasos. Primero se crea o usa un módulo

existente donde se incorporarán los códigos necesarios, y segundo, introducción de
una serie de instrucciones en Visual Basic que calculan el resultado que deseamos
devolver a la hoja de cálculo.
Ejemplo:
Supongamos que una empresa ofrece un descuento de 10% en la venta de
productos, pero solo si el pedido es superior a 100 unidades.´
Se dispone de la siguiente base de datos producto de una orden de compra.
Se creará una función personalizada que este disponible dentro del cuadro de
funciones predefinidas y que permita calcular el Descuento sobre el Precio Total
Parcial, basado en el criterio establecido, vale decir si la cantidad solicitada supera
las 100 unidades, se efectuará un descuento de un 10% en Precio Total Parcial.
Paso 1.
Inserte un módulo, para esto del menú Herramientas, seleccione Macro y a
continuación Editor de Visual Basic. En el Editor, del menú Insertar (1), seleccione
, con esto Excel abre un Módulo en blanco (2).

Paso 2.
Para darle nombre al módulo, seleccione Módulo1 en la ventana del Proyecto (1),
en la ventana de Propiedades haga doble clic sobre el Módulo1 (2) e introduzca el
nombre FuncVentas. El nombre del Módulo cambia a FuncVentas.

Paso 3.
Desplácese a la ventana del módulo y digite las siguientes sentencias de Visual
Basic que definen la función personalizada. Introduzca los códigos siguientes,
usando la tecla Tabulador para indentar las líneas.
El proceso de introducir la función en el módulo define el nombre de la función (en

este caso Descuento), y la hace disponible para cualquier hoja de cálculo.
Uso de la función Descuento
Vuelva a Excel y en la celda F9 introduzca la fórmula ;

=Descuento(C9;D9)
Observe que no es necesario identificar el módulo que contiene el procedimiento de
la función.
La función opera igual que una función predefinida, tanto es así que estará
disponible al usar el cuadro de diálogo Pegar Función de Excel.
La secuencia If...Else ....End If, se denomina estructura de control; If es una

palabra reservada de Visual Basic análoga a la función Si de la hoja de cálculo. Una
estructura de control como If...Else ....End If proporciona a las macros y las
funciones personalizadas la posibilidad de comprobación de condiciones especificas
de una hoja de cálculo o del entorno Excel y, en consecuencia cambiar el
comportamiento del proceso.
La sentencia ;
Descuento=Application.Round(Descuento;2) redondea el valor que
representa el total del descuento a dos decimales. Visual Basic no dispone
de la función Round (redondear), pero Excel sí. Por esto para usar Round
en esta construcción indicamos a Visual Basic, que tome el metodo Round
(función), del objeto Application (Excel), añadiendo Application antes de la
palabra Round. Se debe usar esta estructura para acceder a una función
Excel desde un módulo de Visual Basic.

Reglas de las funciones personalizadas
Una función personalizada debe comenzar con la instrucción Function, y termina

con la instrucción End Function. En Visual Basic basta el hecho de digitar el nombre
de la función a continuación de la sentencia Function para definirla. Además del
nombre de la función, la instrucción inicial Function especifica al menos un
argumento, encerrado entre paréntesis. Se pueden especificar hasta 29
argumentos usando comas como separación entre ellos.
Las funciones personalizadas incluyen una o más instrucciones de Visual
Basic que toman decisiones y ejecutan cálculos usando los argumentos
pasados s la función. Para devolver el resultado de un cálculo a una
fórmula de hoja de cálculo que usa una función personalizada, se asigna el
resultado a una variable que tiene el mismo nombre que la propia función
personalizada.
Diseño de funciones personalizadas flexibles
Alguna de las funciones preestablecidas en Excel permiten ser ejecutadas con

argumento opcionales, vale decir hay algunos argumento que se pueden ingresar o
no y la fórmula entrega de todas maneras un resultado.
Las funciones personalizadas no flexibles requieren tener todos los argumentos
definidos para entregar un resultado, de lo contrario muestran mensaje de error.
Es posible crear funciones personalizadas donde se consideren argumentos
opcionales. Para esto de usa la palabra reservada Optional, indicándose además en
el procedimiento de la función, que se verifique si el argumento opcional fue
ingresado.


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CENTRO DE FORMACION PROSEGUR

2. BASES DE DATOS ....................................................................................................29

8.1.9. PARTES DE UNA TABLA DINAMICA..........................................................................67

11.3.2.4. CONJUNTO DE OBJETOS ........................................................................................117

MS EXCEL 2003 Tablas de Datos y Macros Página 5 de 152

=NOMBRE DE LA FUNCION (lista de parámetros o argumentos)

MS EXCEL 2003 Tablas de Datos y Macros Página 6 de 152

El objetivo de este Capítulo es revisar algunas de las categorías de funciones

1.1 FUNCIONES MATEMÁTICAS

Para revisar algunas de las funciones matemáticas de que dispone MS Excel, se

1.1.1. USO DE LA FUNCIÓN SIGNO

Posiciónese en la celda B1 de la Hoja

Está determinando si el valor de la celda A1 es

MS EXCEL 2003 Tablas de Datos y Macros Página 7 de 152

1.1.2. USO DE LA FUNCIÓN REDONDEAR

Posiciónese en la celda E1 de la Hoja

1.1.3. USO DE LA FUNCIÓN ENTERO

Posiciónese en la celda F1 de la Hoja

1.1.4. USO DE LA FUNCIÓN TRUNCAR

Posiciónese en la celda G1 de la Hoja

MS EXCEL 2003 Tablas de Datos y Macros Página 8 de 152

1.1.5. USO DE LA FUNCIÓN PRODUCTO

Posiciónese en la celda A16 de la Hoja

Aparece 480 como resultado de multiplicar el

1.1.6. USO DE LA FUNCIÓN RESIDUO

Posiciónese en la celda C14 de la Hoja

Aparece un 3 como resultado, que es el resto

1.2 FUNCIONES DE TEXTO

1.2.1. USO DE LA FUNCIÓN VALOR

Posiciónese en la celda B1 de la hoja

MS EXCEL 2003 Tablas de Datos y Macros Página 9 de 152

Posiciónese en la celda D1 de la Hoja

1.2.3. USO DE LA FUNCIÓN ESPACIOS

Posiciónese en la celda B8 de la Hoja

1.2.4. USO DE LA FUNCIÓN MAYUSC

Posiciónese en la celda D8 de la Hoja

MS EXCEL 2003 Tablas de Datos y Macros Página 10 de 152

Copie el resultado hacia abajo, hasta la celda D11

1.2.5. USO DE LA FUNCIÓN MINUSC

Posiciónese en la celda F1 de la Hoja

1.2.6. USO DE LA FUNCIÓN NOMPROPIO

Posiciónese en la celda B14 de la

1.2.7. USO DE LA FUNCIÓN DERECHA

Posiciónese en la celda D13 de la

Lo que queremos “rescatar” son los dos

Copie el resultado hacia abajo, hasta la celda D15

MS EXCEL 2003 Tablas de Datos y Macros Página 11 de 152

1.2.8. USO DE LA FUNCIÓN IZQUIERDA

Posiciónese en la celda E13 de la

Lo que “rescatamos” son los tres primeros

Copie el resultado hacia abajo, hasta la celda E15

1.2.9. USO DE LA FUNCIÓN EXTRAE

Aquí “rescatamos” el texto que está entre

Copie el resultado hacia abajo, hasta la celda F10

1.2.10. USO DE LA FUNCIÓN CONCATENAR

El resultado es la cadena >Un bote<. Observe que los componentes de la

MS EXCEL 2003 Tablas de Datos y Macros Página 12 de 152

Se podría haber logrado el mismo

1.3 FUNCIONES LÓGICAS

1.3.1. USO DE LA FUNCIÓN SI

Permite evaluar una condición, y dependiendo del valor de verdad de esa

Si la condición evaluada es VERDADERA, efectúa la “acción1”, en caso contrario, es

1.3.2. USO DE LA FUNCIÓN Y