Apostila de Rotinas Adm e Secretariado 5

INFORMATIVO
O Curso do itinerante do PAP CURSOS E CONCURSOS tem

duração de 4 (quatro) meses. Ao longo desse período o aluno irá
ter acesso a quatro disciplinas diferentes.
Nossa empresa dispõe de três opções de pagamento, sendo
elas: à vista, cartão e carnê. Os alunos que optarem pela forma de
pagamento do carnê, deverá estar ciente de que mesmo o curso
tendo duração de 4 meses, o aluno ficará na obrigação de efetuar o
pagamento de CINCO PARCELAS, uma vez que, a empresa
disponibilizou um parcelamento maior do curso para que a parcela
mensal fique acessível para todos os alunos.
Essa decisão foi tomada com o intuito de proporcionar
conhecimento de forma acessível para todos, e assim, os jovens e
adultos tenham a oportunidade da qualificação e o ingresso no
mercado de trabalho.
Atenciosamente,
Equipe Pap Cursos e Concursos.
PAP CURSOS E CONCURSOS Página 1

SUMÁRIO
ROTINAS ADMINISTRATIVAS ......................................................................................... 3

ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA ............................................................................... 4
DEFINIÇÕES IMPORTANTES........................................................................................ 4
VOCÊ SABE QUAIS OS PROCEDIMENTOS PARA ABRIR UMA EMPRESA? .............. 5
DANDO INÍCIO AO PROCESSO DE ABERTURA DA EMPRESA: ................................. 6
SETORES EMPRESARIAIS ........................................................................................... 7
GERENCIAMENTO BASEANDO-SE NO PODC............................................................. 8
REPRESENTAÇÃO EMPRESARIAL .............................................................................. 9
TEORIA DO 5W2H ....................................................................................................... 10
SECRETARIADO ............................................................................................................. 12
A SECRETRÁRIA E O MERCADO DE TRABALHO ..................................................... 13
CARACTERÍSTICAS NECESSÁRIAS PARA SER UMA SECRETÁRIA ....................... 13
ORGANIZAÇÃO E CONTROLE DE DOCUMENTAÇÃO EXPEDIDA E RECEBIDA ..... 15
DICAS ÚTEIS PARA FALAR CORRETAMENTE AO TELEFONE ................................ 16
A SECRETÁRIA NO ATENDIMENTO AO PÚBLICO .................................................... 17
SECRETARIADO ............................................................................................................. 19
CARTA COMERCIAL .................................................................................................... 20
TIPOS DE CARTA COMERCIAL .................................................................................. 21

ROTINAS ADMINISTRATIVAS
CAPÍTULO I

ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA
O auxiliar administrativo irá auxiliar nas mais

variadas funções e serviços de uma empresa. O
funcionamento de uma empresa depende direta ou
indiretamente do que chamamos de rotinas
administrativas, que são as atividades desempenhadas
por este profissional. Ele é responsável por verificar a
entrada e saída de correspondências, receber e enviar
documentos, atender chamadas telefônicas, recepcionar
o público em geral, fazer o arquivamento de documentos, manter atualizados os contatos
da empresa, saber utilizar máquinas comuns em escritório, como por exemplo,
impressoras, máquinas copiadoras, computadores e programas de planilhas em
geral.Para que uma empresa consiga atingir seu objetivo, é necessária a união de quatro
elementos ou recursos, sendo eles:
 Humanos: são os funcionários organizados em uma hierarquia. É o elemento mais

importante para que a empresa alcance seus objetivos.
 Materiais: são as máquinas que se destinam a produzir bens e serviços.
 Técnicos: são as habilidades para desenvolver o objeto social da empresa.
 Financeiro: é o capital empregado na produção dos bens, na atividade comercial
e/ou serviços.
DEFINIÇÕES IMPORTANTES
PESSOA FÍSICA: é a pessoa natural, ou seja, todo ser humano. A personalidade civil da
pessoa começa do nascimento, com a vida. Possui CPF.
PESSOA JURÍDICA: são entidades (empresas) a que a lei confere personalidade,

conjunto de pessoas ou bens criados com uma finalidade, sempre há uma pessoa física
responsável por uma pessoa jurídica. Possui CNPJ.
CONTRATO SOCIAL: quando duas ou mais pessoas se unem para abrir uma sociedade,
é necessário elaborar o contrato social, que são as regras que constitui a entidade. Define
o investimento de cada sócio, a participação nos lucros da empresa, e as
responsabilidades de cada um.
RAZÃO SOCIAL: é o nome que a pessoa jurídica é registrada, geralmente, são as inicias
da pessoa física que está constituindo a empresa. É o
“nascimento” da empresa na junta comercial.
NOME FANTASIA: é o nome de divulgação da sua empresa,

também conhecido como nome de fachada. É o nome pelo o
qual os clientes passam a conhecer o seu negócio.

MARCAS: é o símbolo que está associado à sua empresa.
ATENÇÃO!!!
Não confunda razão social com nome fantasia. A razão social é

utilizada perante os órgãos públicos, já o nome fantasia serve de
divulgação para os clientes. É como uma pessoa que possui nome e
apelido, o nome é a razão social e o apelido é o nome fantasia.
VOCÊ SABE QUAIS OS PROCEDIMENTOS PARA ABRIR

UMA EMPRESA?
Informações básicas para abrir uma empresa:
TIPOS DE SOCIEDADE
EMPRESÁRIO (INDIVIDUAL): é a pessoa que trabalha com o comércio ou serviço e não

depende de graduação para desempenhar suas funções.
SOCIEDADE EMPRESÁRIA LIMITADA: é a sociedade que possue dois ou mais sócios.

Trabalha com atividades não intelectuais (comercializa produtos e serviços).
SOCIEDADE SIMPLES LIMITADA: é a sociedade que possui dois ou mais sócios,

trabalha com atividades intelectuais. Oserviço possui caráter pessoal e realizado pelos
própios donos da empresa (clínica odontológica, escritório de advocacia).
TIPOS DE PARTICIPAÇÃO
SÓCIO ADMINISTRADOR: é o sócio que desempenhas as funções dentro da empresa e

é responsável pela admnistração da mesma. Recebe pró-labore e assina legalmente pela
pessoa jurídica (empresa).
SÓCIO-QUOTISTA: não trabalha na empresa, ao invés de pró-labore retira a participação

nos lucros ou prejuízos da empresa, e também responde legalmente pela pessoa jurídica.
SÓCIO INVESTIDOR: é o sócio que investiu uma quantia em dinheiro no negócio para
que a empresa fosse constituída. É considerado o dono da empresa e está desobrigado
de qualquer tarefa operacional.

SÓCIO ACIONISTA: pessoa física ou jurídica que possui ações de uma empresa. Não
participa das decisões da empresa, apenas retira o lucro de acordo com o percentual de
ações que foi adquirida.
DANDO INÍCIO AO PROCESSO DE ABERTURA DA

EMPRESA:
CÓPIAS DE DOCUMENTOS
 Cópia autenticada do CPF e RG do titular, no caso

de empresário individual, ou dos sócios
administradores, em caso de sociedade.
 Cópia do comprovante de endereço da empresa,
este documento será utilizado para a emissão do
Alvará de Funcionamento.
CONSULTA DE IMÓVEL, NOME DA EMPRESA E SÓCIOS: consulte junto à prefeituras

e o imóvel que você pretendeabrirsua empresa pode ser usado para os devidos fins,
verifica o carnê do IPTU. Quanto ao nome da empresa, dirija-se a um escritório de
contabilidade e o contador fará os procedimentos necessários de cadastro no site da junta
comercial. Caso tenha sócios, é importante verificar a situação deles perante os órgãos
fiscalizadores.
REGISTRO DE CONTRATO SOCIAL OU REQUERIMENTO DO EMPRESÁRIO: após as

consultas é o momento de registro do contrato social, que deve se registrado na junta
comercial. O contrato de sociedade simples limitada é registrado no cartório de pessoas
jurídicas. O requerimento de empresário é direcionado para o empresário individual, o
contrato social, é para as empresas que possui dois ou mais sócio. O registro de ambos é
realizado na junta comercial.
CNPJ E INSCRIÇÃO ESTADUAL: após os registros é hora de obter o CNPJ da sua

empresa junto à Receita Federal. Para obter a inscrição estadual ou saber se e ela é
isenta é necessário comparecer na Secretaria Estadual da Fazenda do seu estado.
INSCRIÇÃO MUNICIPAL E ALVARÁ DE FUNCIONAMENTO: toda empresa necessita

da inscrição municipal da cidade onde ela irá funcionar, para isso, é necessário
comparecer na secretaria da fazenda do seu município. Quanto ao alvará de
funcionamento, ele também é solicitado na prefeitura da sua cidade e é a permissão para
que sua empresa possa manter-se aberta.
REGISTRO NO SINDICATO: cada atividade empresarial possui um representante

sindical. Informe-se no sindicato de sua cidade e registre-se.

SETORES EMPRESARIAIS
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO: a área administrativa visa a maximização dos

investimentos e do lucro e controla a entrada e saída de recursos financeiros, objetivando
o desenvolvimento do negócio.
DEPARTAMENTO COMERCIAL: o setor comercial coordena o processo de vendas da

empresa. Esse setor é muito importante, porque é através das vendas que a empresa
obtém recursos financeiros necessários para se manter no mercado.
DEPARTAMENTO FINANCEIRO: é um conjunto de ações e procedimentos

administrativos envolvendo o controle das atividades financeiras da empresa. Podemos
citar como controles financeiros:
 Contas a pagar: são obrigações (despesas) adquiridas pela empresa, que devem
ser pagas dentro do vencimento. Geralmente, as mercadorias compradas pela
empresa são adquiridas a prazo, assim, elas devem ser pagas nos prazos
estabelecidos.
 Contas a receber: são direitos adquiridos (receitas) pela empresa. Quando a

empresa revende uma mercadoria à prazo, automaticamente, já gera para a
empresa o direito de recebimento desse dinheiro no prazo estabelecido.
 Controle de Caixa: com o controle de caixa é possível encontrar o saldo líquido

após todas as entradas de recursos e todas as saídas de recursos (Entrada –
Saída = Saldo final de caixa). Com isso, você consegue saber qual o valor de
dinheiro que sobrou no seu caixa.
Abaixo um exemplo de controle de caixa:
EMPRESA: PAP CURSOS E CONCURSOS
FORMULÁRIO DE CONTROLE DE CAIXA

MÊS:
MOVIMENTO DE CAIXA
DIA HISTÓRICO ENTRADA SAÍDA SALDO
Saldo Inicial
21/10/20X1 R$ 20,00 - - R$ 20,00
22/10/20X1 - 600,00 - 620,00
22/10/20X1 - - R$ 200,00 420,00
SALDO ATUAL R$ 420,00

GERENCIAMENTO BASEANDO-SE NO PODC
O objetivo da administração é trazer resultados positivos para a empresa. Para que

isso ocorra, é necessário um planejamento que possibilite o desenvolvimento empresarial
e a maximização dos lucros. Iremos abordar questões para que o processo administrativo
ocorra de forma eficaz. O gerenciamento deve seguir o princípio da administração, que
tem como base quatro funções essenciais denominadas de PODC: planejamento,
organização e execução, direção e controle.
 Planejar: no planejamento é o momento de definir os objetivos, diretrizes e as

metas que a organização pretende alcançar. É definir antecipadamente quais os
objetivos e como eles serão alcançados.
 Organizar: a organização irá definir a captação de recursos para que o

planejamento seja executado.
 Dirigir: é o momento de fazer com que o setor operacional execute o que foi
planejado. O administrador deverá expor os objetivos aos colaboradores e motivá-
los a executar, de forma que o objetivo seja atingido.
 Controlar: controlar é saber se o que foi planejado está sendo executado e

trazendo os resultados esperados.

REPRESENTAÇÃO EMPRESARIAL
ORGANOGRAMA: representa a estrutura formal de uma organização. Irá mostrar como
os setores estão representados na hierarquia dentro de uma empresa.
FLUXOGRAMA: é a representação/descrição esquemática de um processo. É o passo a

passo necessário para a execução de um determinado atividade.

CRONOGRAMA: é a programação do tempo que será gasto para realizar determinado
trabalho, com base nas atividades que serão cumpridas.
TEORIA DO 5W2H
O 5W2H é uma descrição de atividades que precisam ser desenvolvidas por parte
dos colaboradores da empresa. Nele ficará descrito todo o procedimento e por quem será
feita a execução de uma determinada atividade. Esse método também pode ser utilizado
para programar atividades do cotidiano. Mas porque 5W2H? O nome foi estabelecido por
juntar as primeiras letras dos nomes, em inglês, das diretrizes utilizadas nesse processo.
What – O que será feito?

Why – Por que será feito?
Where – Onde será feito?
When – Quando será feito?
Who – Por quem será feito?
How – Como será feito?
How much – Quanto custará fazer? Como utilizar?
Pense o seguinte: você vai viajar para João Pessoa – PB nas férias de fim de ano, e
precisa fazer uma programação, pois a viagem precisa ser muito bem pensada e
esquematizada, para não haver imprevisto na hora do seu lazer. Utilizando o método do
5W2H faça o planejamento da sua viajem.

PLANEJAMENTO 5W2H PARA FÉRIAS DE FIM DE ANO
What – O que será feito?
Why – Por que será feito?
Where – Onde será feito?
When – Quando será feito?
Who – Por quem será feito?
How – Como será feito? (Passo a passo

da viagem)
How much – Quanto custará fazer?

SECRETARIADO
CAPÍTULO II

A SECRETRÁRIA E O MERCADO DE TRABALHO
Secretária é a profissional que em um escritório organiza
os documentos, paga contas, classifica documentos, redigi e-
mails, se comunica com clientes e auxiliares externos do
escritório. A secretária se encarrega de toda a parte burocrática
da empresa para qual trabalha, documentando, arquivando e
organizando todos os papéis referentes. Podemos destacar
como atividades essenciais:
 Gerenciamento do fluxo de informações;

 Gerenciamento do tempo do executivo e equipes;
 Atendimento aos clientes internos e externos;
 Atendimento às solicitações;
 Resolução de problemas;
 Gerenciamento e organização do sistema de comunicação interna e externa;
 Coordenação de reuniões;
 Coordenação e participação em equipes de trabalho;
 Coordenação de compras, administração de custos do departamento.
CARACTERÍSTICAS NECESSÁRIAS DE UMA SECRETÁRIA
Para atuar no mercado de maneira relevante, a profissional deve ser paciente para
lidar com os assuntos dos outros e deve ser extremamente confiante, para que seu chefe
e o escritório possam se organizar com base no que ela faz. Características necessárias:
 Liderança: é preciso conhecer muito bem o que você faz, a empresa e o

departamento onde atua e principalmente alguns valores do cotidiano profissional,
tais como: Humildade, conhecimento, conquista, inteligência emocional e
autocrítica. Saber quando falar e principalmente saber ouvir, agradecer e ter bom
relacionamento com os demais funcionários, conquistar a confiança de cada um;

 Atenção a detalhes: ficar atenta em suas tarefas, nos acontecimentos a sua volta;
 Capacidade de concentração: no que houve, fala, no que faz suas chances de

acertos serão maiores;
 Capacidade de lidar com o público: seja cortês, sorridente, atenciosa, prestativa;
 Capacidade de organização: a secretária tem que ser capaz de se organizar para

o bom andamento de suas tarefas e as tarefas de seu chefe. Deverá saber
organizar toda documentação de forma fácil de sua localização quando for
necessário, os agendamentos devem ser organizados de forma que não se deixe
passar nada despercebido;
 Método: procure uma forma de trabalho que você consiga desempenhar seu papel
de maneira satisfatória;
 Perseverança: nunca desista na primeira ou segunda tentativa, busque sempre

alternativas para o que deseja, busque ajuda de outras pessoas;
 Conhecimento de assuntos gerais: atualize-se não só sobre a sua profissão,

procure saber de tudo um pouco, um conhecimento a mais faz a diferença. Leia
muito, jornais, revistas, livros, esteja sempre atualizada sobre os últimos
acontecimentos;
 Saber trabalhar sob pressão: a secretária deverá trabalhar muito bem seu
controle emocional. A inteligência emocional faz parte da vida da secretária para
saber sair de diversas situações temperamentais das outras pessoas;
 Saber administrar bem o tempo: este é um fator importante para o sucesso das
suas atividades, procure dividir as tarefas como prioridades, urgências, o que pode
ou não pode esperar mais;
 Saber lidar com números: procurar ter conhecimentos básicos para desenvolver
e entender determinadas atividades financeiras;
 Boa comunicação: comunicação é a base para um bom relacionamento, bom

negócio. Seja comunicativa, saiba expressar-se corretamente, dê sugestões, ouça,
considere o que as pessoas falam, coloque suas argumentações de forma
inteligente;

 Boa memória: muitas coisas acontecem ao mesmo tempo tanto na vida
profissional quanto pessoal, por isso é necessárioter sempre à mão caneta e um
bloco de anotações;
 Boa aparência: esteja sempre com boa aparência, a sua profissão exige isso,
unhas limpas e cuidadas, cabelos arrumados, roupas limpas, passadas, de acordo
com o ambiente de trabalho, roupa de festa não deve ser usada para o trabalho e
vice-versa, a secretária deve estar bem maquiada de maneira discreta e suave;
 Bom humor: sempre alegre e sorridente, problemas ou conflitos não devem ser
passados para as outras pessoas, esteja sempre bem disposta;
 Paciência: seja paciente em todas as circunstâncias, para melhor condução dos

assuntos e tarefas;
 Confiabilidade: conquiste a confiança das pessoas e principalmente de seu chefe;
 Delegação: saber transferir responsabilidades a outros, saber dividir tarefas,

trabalhar em grupo e dividir com a equipe as vitórias;
ORGANIZAÇÃO E CONTROLE DE DOCUMENTAÇÃO

EXPEDIDA E RECEBIDA
Este assunto é muito importante e de interesse de

qualquer secretária, da iniciante a mais experiente. A
informática trouxe muita facilidade para secretária, mas não
acabou com o volume de papéis principalmente no que se
refere ao arquivamento. A secretária precisa estar atualizada
quanto ao arquivamento dos documentos do seu setor, para
maior facilidade de sua atividade, de assessoria do seu chefe
e da equipe do seu departamento. Veremos a seguir algumas
dicas importantes para o dia-a-dia:
 Procure padronizar suas pastas, use etiquetas, cores, quanto aos títulos, procure
usar letras padronizadas, os armários e gavetas poderão também ser identificados;
 Os documentos deverão ser separados: ofícios, cartas memorando, etc., em

seguida, separe por numeração ou data, sempre decrescente de forma que o
ultimo documento emitido ou recebido estará sempre em primeiro lugar na

pasta.Este tipo de organização facilita também a localização do documento quando
necessário;
 Não deixe acumular documento para o arquivamento, procure sempre ao final do

dia arquivar os documentos, ou se preferir, ao final da semana, mas lembre-se não
deixe acumular mais do que isso;
 Entre os diversos tipos de pasta, suspensa, A/Z, caixas, procure a que melhor se
adequa e facilite seus serviços, organize-as por assuntos utilizando etiquetas. Não
se esqueça de não sobrecarregar as pasta, pois isso dificultará o manuseio dos
documentos quando necessário, além de deixar o visual com aspecto carregado
dando a impressão de falta de organização;
 No armário de arquivo deverá estar as pastas com os documentos do ano corrente

e as pastas do documento do ano anterior, se for preciso localizar algum
documento do ano anterior será mais fácil a localização e consulta.
DICAS ÚTEIS PARA FALAR CORRETAMENTE AO

TELEFONE
O telefone ainda é um instrumento de vendas muito

importante, por isso é necessário levar em conta alguns
fatores quando precisar falar com um cliente ou mesmo
para encantá-lo.
Lembre-se: trate sempre bem o cliente. Não se esqueça de que você também é cliente e
deseja ter um bom atendimento e ser tratada com respeito.
Dicas para o bom atendimento ao telefone:
 Não diga “alô”, atenda ao telefone identificando a empresa e/ou o setor em que
trabalha seu nome e uma saudação;
 Use expressões como: “bom dia”, “por favor”, “muito obrigada”, elas soam
positivamente e deixam o interlocutor a vontade;
 Caso seu chefe não esteja disponível para atender o cliente, jamais peça para o
cliente ligar mais tarde ou de novo. Quem deve retornar a ligação é você;

 Use um tom de voz firme, claro e gentil ao telefone. Evite gírias, diminutivos, gritos,
intimidades (amor, bem, querida);
 Se estiver ao telefone com o cliente, evite conversar com a colega de trabalho

quando ele sair da linha por alguns instantes. Ele poderá ouvir algum assunto
pessoal ou da empresa;
 Tente se conter com clientes mal-educados. Mantenha sua classe e postura e tente
acalmá-lo, jamais seja agressiva com ele.
 Tenha sempre à mão papel e caneta, caso necessiteanotar um recado para o

chefe ou colega de departamento, escreva com letra legível e fale e anote
corretamente.
Atenção: não faça o cliente repetir várias vezes o recado. Ninguém suporta isso!
 Não esqueça de anotar dia, hora e assinar o recado ou, se preferir, envie um e-
mail. Não faça o que geralmente a maioria faz; que é o de transmitir o recado
quando se encontrar com o colega. E se você não vê-lo? Ele ficará sem receber o
recado?
 Por fim, quando ligar para alguém, diga já na primeira frase seu nome, empresa e
porque está ligando. Assim evitará aqueles intermináveis e cansativos diálogos.
Diga: “bom dia, sou fulana, secretária do xxxx e dê seu recado”. Simples assim!
A SECRETÁRIA NO ATENDIMENTO AO PÚBLICO
Como já vimos anteriormente a secretária é o “cartão

de visitas da empresa”, é ela a pessoa que irá recepcionar o
cliente, seja ele interno ou externo. Portanto, ao atender um
cliente em sua sala, por telefone ou pela internet, seja
sempre simpática, prestativa, atenciosa, interessada, ágil.A
seguir, dicas úteis para receber bem um cliente:
 Deixe a recepcionista e/ou segurança cientes da visita

e da importância do visitante;
 Cuide de sua apresentação pessoal e aguarde pelo cliente (seja em sua sala ou na
porta do elevador);

 Caso ele surja à sua frente de forma inesperada e você estiver falando com alguém
ou ao telefone, sempre dê preferência ao cliente;
 Apresente-se com um sorriso sincero, chame-o pelo nome e faça-o se sentir à

vontade oferecendo-lhe algo para beber, por exemplo;
 Seja discreta. Se o cliente estiver aguardando na sala de seu gestor ou na sala de

visitas ao lado da sua, evite falar ao telefone ou conversar com outros funcionários
em sua presença (pode ter certeza de que, mesmo sem querer, ele ouve tudo);
 Nunca, em momento algum, tome seu café da manhã ou coma em seu local de
trabalho, principalmente na presença de clientes;
 Mantenha seu local de trabalho limpo, organizado;
 Evite discutir ao telefone, falar ou rir muito alto (mesmo que isso seja um hábito
seu);
 Quando chegar o momento da reunião, conduza o visitante até a sala de seu chefe
(por menor que seja a distância) e feche a porta;
 Evite incomodá-los durante a reunião, e procure manter seu local em silêncio;
 Ao término da reunião, despeça-se do visitante, oriente-o na saída e o agradeça

pela visita.
DESENVOLVIMENTO PRÁTICO
1. Quais as funções do secretário?

2. Como deve ser a aparência do secretariado?
3. Como deve ser feito o atendimento ao público?
4. Porque é importante ter um comportamento profissional no seu ambiente de
trabalho?

SECRETARIADO
CAPÍTULO III

CARTA COMERCIAL
A carta comercial é um documento com objetivo de fazer uma comunicação geral

para algum determinado setor da empresa ou para os clientes. São características
comuns desse documento:
a) Clareza: a mensagem a ser passada deve ser clara e objetiva, de forma que não gere
vários tipos de interpretações. A interpretação deve ser uniforme.
b) Estética: o texto deve ser bem organizado, para que cause boa impressão.
c) Linguagem: a linguagem também deve ser clara e objetiva, não faça uso de palavras
que dificulta a interpretação. Seja impessoal e observe as normas de escrita.
Como fazer uma carta comercial? Vejamos a estrutura que deve ser
seguida:
Maria e Cia. Ltda.

Comércio de utensílios
Av. João, 1000
Goiânia – GO
Goiânia, 30 de Março de 20XX.
Ao diretor
Joaquim Silva
Rua das Amendoeiras, 600
Belo Horizonte – MG
Prezado Senhor,
Confirmamos ter recebido uma reivindicação de depósito no valor de

R$ 3.000,00 (Três mil reais), referente ao mês de fevereiro. Informamo-lhe
que o referido valor foi depositado no dia 1º de março, na agência 0003,
conta corrente 3225, Banco dos empresários. Por favor, pedimos que o Sr.
verifique o extrato e nos comunique o pagamento. Pedimos desculpas por
não termos feito o depósito anteriormente, mas não tínhamos ainda a nova
conta bancária. Segue em anexo o comprovante de depósito.
Atenciosamente,
Amélia Sousa
Gerente comercial

Atenção para os detalhes:
1º passo: o papel deve conter nome e logotipo da empresa, centralizado.

2º passo: à esquerda, coloque: nome da empresa, endereço e data.
3º passo: escreva o nome do destinatário e o endereço.
4º passo: coloque o vocativo (Prezado senhor / Senhor gerente)
5º passo: inicie o texto falando do assunto, o motivo de você estar enviando a carta e,
depois, dê continuidade ao texto, de forma clara e objetiva.
6º passo: despeça-se em tom amigável (Atenciosamente).
TIPOS DE CARTA COMERCIAL
REQUERIMENTO: o requerimento é a solicitação/pedido de algo, e espera-se que seja

deferido. O requerimento pode ser feito a uma órgão público, a uma escola, faculdade.
Veja o modelo:
SR. Diretor da Escola Estadual Dom Bosco
(Nome da pessoa que solicita o requerimento), aluna

regularmente matriculada no 9º (nono) ano do ensino
fundamental desta escola, vem respeitosamente solicitar a V. Sª
a expedição dos documentos necessários à sua transferência para
outro estabelecimento de ensino.
Nestes termos, pede deferimento.
Mamanguape - PB, 20 de Janeiro de 20XX.
(Assinatura)
Estrutura:
Título da autoridade: a quem se dirige o texto
Texto: nome do solicitante / Identificação / Exposição do pedido
Fecho: local e data / Assinatura

COMUNICADO: o comunicado é uma forma de aviso em que o emitente informa algo aos
destinatários, de interesse de ambas as partes.
Veja o modelo:
COMUNICADO
Comunicamos que o horário de expediente do PAP Cursos

e Concursos no feriado de carnaval será o seguinte:
Sexta-feira (17/02) – Expediente normal
Retorno das atividades dia 22/02 (quarta-feira) às 13h00.
A DIREÇÃO.
Estrutura:
 Fixação em local visível

 Comunicar o público em geral
 Linguagem clara e objetiva
 Não deve conter introduções do tipo: “Prezado senhor”
 Deve-se dar destaque ao objetivo do aviso
ATA: A ata é um documento em que se registram as ocorrências de uma reunião. Deve

conter as seguintes informações:
 Data, local, horário de início e fim da reunião (é preciso que as pessoas saibam
onde e quando as decisões foram tomadas);
 Pessoas presentes e seus cargos (todos devem saber por quem as decisões foram
tomadas);
 Pauta da reunião (saber o propósito para o qual as pessoas se reuniram é um dos
principais interesses ao se ler uma ata de reunião);
 Discussões (essa é a parte onde as pessoas registram porque as decisões foram
tomadas, porque algumas ideias foram abandonadas e evitam que a mesma
discussão ocorra várias vezes);
 Registro das decisões (para saber o que de fato foi acordado entre os
participantes);
 Compromissos (onde são registrados os prazos para execução de tarefas e é
estabelecido o dia, horário, local e participantes da próxima reunião).

Veja o modelo:
ATA DE REUNIÃO
Objetivo da reunião: Treinamento dos Colaboradores
Data: 13/02/20XX Horário de 15:00 Horário de 17:00

Início: Término:
Local: Sala de videoconferência do PAP CURSOS E CONCURSOS
Participantes: José Paulo Costa da Silva – Gerente Administrativo
Anderson Paulo Costa da Silva–Gerente Financeiro
Pauta: Assunto 1 – Boas Vindas
Assunto 2 – Apresentação da equipe gestora
Assunto 3 – Apresentação de técnicas de vendas
Discussões do assunto: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Decisão: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Compromissos: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
MEMORANDO: O memorando constitui uma comunicação interna entre unidades

administrativas de uma mesma instituição, de níveis hierárquicos iguais ou diferentes.
Este documento é direcionado aos funcionários, e não a autoridade, como é o caso da
carta requerimento.

Veja o modelo:
Timbre da Instituição
Memorando Nº xx
Local,____ de____de 2017.
De: Setor Emitente

Para: Setor e nome do destinatário
Assunto: xxxx
Pronome de tratamento e cargo do destinatário
(Corpo do texto)
Despedida
________________
(Assinatura e cargo)
DECLARAÇÃO: a declaração é um relato a favor de outra pessoa, e está ligado a

situações do cotidiano.
Veja o modelo:
DECLARAÇÃO
Declaramos para os devidos fins que a aluna __________ (Nome da pessoa a

que se refere as informações prestadas),portadora do CPF:______
encontra-se regularmente matriculada na seguinte instituição de ensino
________ (Nome da escola / faculdade). Situada à Rua (Endereço completo
da instituição).
Local e Data
Assinatura e Cargo

DESENVOLVIMENTO PRÁTICO
1. Imagine que você seja a secretaria do PAP CURSOS e um aluno precisa de uma
declaração para obter a carteira de estudante. Elabore uma declaração, sabendo
que o nome da aluna é Micarla Oliveira da Silva, portadora do
CPF:105.285.096.28 e RG: 2886888, e ela faz o curso de Informática
Profissional.
DECLARAÇÃO

2. Imagine que você faz parte do grêmio estudantil da sua escola e marcou uma
reunião para falar sobre o fato dos alunos estarem utilizando a quadra esportiva
sem o acompanhamento de um professor, o que ocasionou dois acidentes por
desentendimento dos alunos. Preencha a ATA a seguir com base nessas
informações:
ATA DE REUNIÃO
Objetivo da reunião:
Data:
Local:
Participantes:
Pauta: Assunto 1 -
Discussões do assunto:
Decisão:
Compromissos:

3. Imagine que você trabalha na secretaria de uma instituição de ensino particular,
e precisa fazer um comunicado informando aos pais que sexta-feira 21/04/2017
não haverá aula, devido ao feriado de Tiradentes. Uso o espaço a seguir para
redigir o seu comunicado:
COMUNICADO
______________________
4. Imagine que você é um gerente geral e precisa enviar um memorando para os

funcionários solicitando a limpeza da mesa de trabalho.
Timbre da Instituição
Memorando Nº
Local,____ de____de 2017.
De:
Para:
Assunto:
________________________

O LEÃO E O RATINHO
Um leão, cansado de tanto caçar, dormia espichado debaixo da sombra boa de uma
árvore.
Vieram uns ratinhos passear em cima dele e ele acordou.
Todos conseguiram fugir, menos um, que o leão prendeu debaixo da pata.
Tanto o ratinho pediu e implorou que o leão desistiu de esmagá-lo e deixou que fosse
embora.
Algum tempo depois o leão ficou preso na rede de uns caçadores.
Não conseguindo se soltar, fazia a floresta inteira tremer com seus urros de raiva.
Nisso apareceu o ratinho, e com seus dentes afiados roeu as cordas e soltou o leão.
MORAL: UMA BOA AÇÃO, GERA OUTRA BOA AÇÃO.

ANOTAÇÕES

RECIBO
RECEBI DE _______________________________________________ A
IMPORTANCIA SUPRA DER$_____________(_______________________________)
REFERENTE AO PAGAMENTO DO CURSO BÁSICO PROFISSIONALIZANTE.
_______________________( ) ______/______/_______
_________________________________________________
ASSINATURA DA RECEPCIONISTA

Apostila de Rotinas Adm e Secretariado 5

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INFORMATIVO

O Curso do itinerante do PAP CURSOS E CONCURSOS tem

Equipe Pap Cursos e Concursos.

PAP CURSOS E CONCURSOS Página 1

ROTINAS ADMINISTRATIVAS ......................................................................................... 3

PAP CURSOS E CONCURSOS Página 2

PAP CURSOS E CONCURSOS Página 3

O auxiliar administrativo irá auxiliar nas mais

 Humanos: são os funcionários organizados em uma hierarquia. É o elemento mais

PESSOA JURÍDICA: são entidades (empresas) a que a lei confere personalidade,

NOME FANTASIA: é o nome de divulgação da sua empresa,

PAP CURSOS E CONCURSOS Página 4

Não confunda razão social com nome fantasia. A razão social é

VOCÊ SABE QUAIS OS PROCEDIMENTOS PARA ABRIR

EMPRESÁRIO (INDIVIDUAL): é a pessoa que trabalha com o comércio ou serviço e não

SOCIEDADE EMPRESÁRIA LIMITADA: é a sociedade que possue dois ou mais sócios.

SOCIEDADE SIMPLES LIMITADA: é a sociedade que possui dois ou mais sócios,

SÓCIO ADMINISTRADOR: é o sócio que desempenhas as funções dentro da empresa e

SÓCIO-QUOTISTA: não trabalha na empresa, ao invés de pró-labore retira a participação

PAP CURSOS E CONCURSOS Página 5

DANDO INÍCIO AO PROCESSO DE ABERTURA DA

 Cópia autenticada do CPF e RG do titular, no caso

CONSULTA DE IMÓVEL, NOME DA EMPRESA E SÓCIOS: consulte junto à prefeituras

REGISTRO DE CONTRATO SOCIAL OU REQUERIMENTO DO EMPRESÁRIO: após as

CNPJ E INSCRIÇÃO ESTADUAL: após os registros é hora de obter o CNPJ da sua

INSCRIÇÃO MUNICIPAL E ALVARÁ DE FUNCIONAMENTO: toda empresa necessita

REGISTRO NO SINDICATO: cada atividade empresarial possui um representante

PAP CURSOS E CONCURSOS Página 6

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO: a área administrativa visa a maximização dos

DEPARTAMENTO COMERCIAL: o setor comercial coordena o processo de vendas da

DEPARTAMENTO FINANCEIRO: é um conjunto de ações e procedimentos

 Contas a receber: são direitos adquiridos (receitas) pela empresa. Quando a

 Controle de Caixa: com o controle de caixa é possível encontrar o saldo líquido

Abaixo um exemplo de controle de caixa:

EMPRESA: PAP CURSOS E CONCURSOS

FORMULÁRIO DE CONTROLE DE CAIXA

SALDO ATUAL R$ 420,00

PAP CURSOS E CONCURSOS Página 7

O objetivo da administração é trazer resultados positivos para a empresa. Para que

 Planejar: no planejamento é o momento de definir os objetivos, diretrizes e as

 Organizar: a organização irá definir a captação de recursos para que o

 Controlar: controlar é saber se o que foi planejado está sendo executado e

PAP CURSOS E CONCURSOS Página 8

FLUXOGRAMA: é a representação/descrição esquemática de um processo. É o passo a

PAP CURSOS E CONCURSOS Página 9

What – O que será feito?

PAP CURSOS E CONCURSOS Página 10

What – O que será feito?

Why – Por que será feito?

Where – Onde será feito?

When – Quando será feito?

Who – Por quem será feito?

How – Como será feito? (Passo a passo

How much – Quanto custará fazer?

PAP CURSOS E CONCURSOS Página 11

PAP CURSOS E CONCURSOS Página 12

 Gerenciamento do fluxo de informações;

CARACTERÍSTICAS NECESSÁRIAS DE UMA SECRETÁRIA

 Liderança: é preciso conhecer muito bem o que você faz, a empresa e o

PAP CURSOS E CONCURSOS Página 13

 Capacidade de concentração: no que houve, fala, no que faz suas chances de

 Capacidade de lidar com o público: seja cortês, sorridente, atenciosa, prestativa;

 Capacidade de organização: a secretária tem que ser capaz de se organizar para