MANEJO DE HOJAS DE CÁLCULO

LIC. ANAHÍ SANTILLÁN CRUZ.

 INTRODUCCIÓN A LAS
HOJAS DE CÁLCULO
Una hoja de cálculo es el equivalente electrónico de las hojas
tabuladores que se usan en contabilidad. Estas están
estructuradas en columnas y filas, que permiten registrar datos
y formulas en cada una de las intersecciones, denominadas
celdas.
Estas herramientas cuentan con una amplia diversidad de
características y facetas que convierten el trabajo con números
en una cómoda y sencilla rutina.
 HOJAS DE CÁLCULO
El origen de las hojas de cálculo se remonta a los años 70 y respondían a la necesidad
de disponer de una herramienta informática que permitiera la realización de cálculos
matemáticos con gran cantidad de datos y al modificar algún valor se recalculara de
forma automática. La primera hoja de cálculo fue creada por Dan Bricklin y se llamó
VisiCalc.
En la actualidad la hoja de cálculo se ha convertido en una de las herramientas más
utilizadas para el análisis, manipulación y representación gráfica de datos. La hoja de
datos se utiliza prácticamente en todas las áreas, por ejemplo, ingeniería, economía,
negocios, finanzas, estadística, entre otras, ya que al permitir el manejo de grandes
cantidades de números de forma rápida y fácil, incluso la realización de cálculos de
tipo condicional.
Algunos de los programas de Hoja de Calculo son el Excel, que está incluido en el
Office de Microsoft; el Lotus 1-2-3, respaldada por IBM; Corel Quattro Pro, como parte
del Corel WordPerfect Office; Calc, como parte del paquete OpenOffice 1.1.2 y el
KSpread, como parte del KOffice para Linux (estos últimos dos son gratuitos).
Por su versatilidad y facilidad de uso, este tipo de programas permiten ahorrar mucho
tiempo (de elaboración y resolución de cálculos extensos y complicados) y dinero
(invertido en contadores y especialistas de cálculos y economía). Una hoja de cálculo
es una herramienta multiusos que sirve para realizar actividades escolares y de oficina,
las cuales requieren la organización de grandes cantidades de datos, tanto para
niveles estratégicos como de toma de decisiones.
• El éxito rotundo de las Hojas de Cálculo desde sus inicios se debe al
“empoderamiento” que representa esta tecnología en manos de profesionales
que conocen los problemas comunes y reales que afrontan las empresas y la
forma de representar esos problemas con números y fórmulas [1]. Esta
situación de la vida real, contrasta con la forma común de introducción de las
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TICs) en educación Básica
y Media, donde muy a menudo la instrucción se orienta hacia lo que “podría”
hacer la herramienta y no a los problemas que ayuda a resolver. La creación de
este tipo de ambientes es un reto que deben asumir los maestros, quienes
pueden contribuir sustancialmente al mejoramiento de la educación de
estudiantes de todas las edades, con el uso de la Hoja de Cálculo. El tener
acceso a la computadora y la hoja de cálculo desarrolla en los estudiantes
habilidades para:
• organizar datos (ordenar, categorizar, generalizar, comparar y resaltar los
elementos claves);
• realizar diferentes tipos de gráficas que agreguen significado a la información
ayudando en la interpretación y análisis;
• utilizar gráficas para reforzar el concepto de porcentaje;
• identificar e interpretar para un conjunto de datos, el máximo y mínimo, media,
mediana y moda;
• utilizar elementos visuales concretos con el fin de explorar conceptos
matemáticos abstractos (inteligencia visual y espacial); descubrir patrones;
• comprender conceptos matemáticas básicos como conteo, adición y
sustracción;
• estimular las capacidades mentales de orden superior mediante el uso de
• solucionar problemas y usar fórmulas para manipular
números, explorar cómo y qué formulas se pueden
utilizar en un problema determinado y cómo cambiar las
variables que afectan el resultado. Las investigaciones
sugieren que los estudiantes que se enfrentan al tema de
funciones utilizando una Hoja de Cálculo y herramientas
gráficas, logran mayor comprensión que quienes lo
hacen de manera tradicional. Además, el uso de
computadores ayuda a sostener el interés del estudiante
para completar tareas que son tediosas si se llevan a
cabo con lápiz y papel.
 ELEMENTOS
La información de una hoja de cálculo (datos numéricos y
alfanuméricos y fórmulas y funciones matemáticas que las
procesan) se organiza en tablas, formadas por celdas.
•Libro: Un libro es cada uno de los archivos de una hoja de
cálculo, y está formado por un conjunto de páginas que se
denominan hojas de cálculo
• Hoja: es una parte del libro. Una hoja se estructura en filas y
columnas, que forman una tabla que es el espacio donde se
alojan todos los datos del documento
•Columna: es una selección vertical de la tabla. Las columnas
de una tabla se identifican con letras, empezando por la A
•Fila: es una selección horizontal de la tabla. Las filas de una
tabla se identifican con números, empezando por el 1.
•Celda: es el cruce entre una fila y una columna. La celda es la
unidad mínima de información de la hoja de cálculo.
 ELEMENTOS DE LA
PANTALLA DE EXCEL
Excel es una de las hojas de cálculo con mayor éxito en el mercado por su
facilidad de manejo para
cualquier tipo de usuario. Entre sus principales funciones:
 Fórmulas y funciones
 Bases de datos
 Formato tablas
 Gráficos
 Imágenes
 Objetos
Excel es una plantilla de cálculo, un programa que permite manejar datos de
diferente tipo,
realizar cálculos, hacer gráficos y tablas; una herramienta para analizar,
compartir y administrar
información, que ayuda a tomar decisiones. Podemos realizar desde cosas
muy sencillas como una
lista de datos, hasta algo tan complejo como una tabla dinámica y/o
gráficos.
La pantalla de Excel aparece en forma de columnas con
numerosas posibilidades que van
agregándose a medida que las versiones del programa se
multiplican y mejoran.
1. Barra de Fórmulas: Es el lugar donde se puede agregar, quitar o
modificar el contenido de
la celda. Además, permite agregar funciones directamente al editar la
celda.
2. Etiquetas de hojas: Los Libros contienen múltiples hojas de cálculo.
A cada una de las
hojas le corresponde una etiqueta. Dando clic sobre la etiqueta
correspondiente podemos
movernos entre las diferentes hojas. Además se pueden tener hojas de
gráficos, de
macros, etc.
3. Ficha Diapositivas: se muestran todas las diapositivas de la
presentación en miniatura, te
permite desplazarte fácilmente por la presentación, reorganizar, agregar
o eliminar
diapositivas fácilmente.
 LIBROS Y HOJAS DE
CÁLCULO
En Microsoft Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como
cada libro puede contener varias hojas, pueden organizarse varios tipos de información
relacionada en un único archivo.
La hoja de cálculo es el elemento principal que se utiliza en Microsoft Excel para almacenar y
manipular datos. Una hoja de cálculo está formada por celdas organizadas en columnas y filas y
Siempre forma parte de un libro. Las hojas de cálculo se utilizan para mostrar y analizar datos.
Pueden introducirse y modificarse los datos simultáneamente en varias hojas de cálculo y pueden
ejecutarse los cálculos basándose en los datos de varias hojas de cálculo. Si se crea un gráfico, éste
puede colocarse en la hoja de cálculo con sus datos correspondientes o en una hoja de gráfico.
Una hoja de gráfico es aquella que sólo contiene un gráfico en una hoja distinta de la que incluye
los datos.
Las hojas de Excel constan de:
•  Máximo de 65.536 filas.
•  Las columnas están ordenadas en forma de letras de la A hasta la IV (256 columnas).
•  Permiten 16.777.216 celdas.
•  Un mismo archivo (llamado "libro" en el contexto de Excel) puede contener una o más
• hojas de cálculo.
 FÓRMULAS
Una función es una operación de cálculo, referencia, deducción o interpretación de las celdas
de una hoja. El verdadero potencial de una hoja de cálculo es el manejo de las fórmulas.
Aunque muchas de las operaciones se hacen con las fórmulas se pueden hacer con una
calculadora típica, en una hoja de cálculo se tiene la ventaja de que se dispone de todos los
datos al mismo tiempo que la operación se indica una sola vez, posteriormente se efectuará
sobre los Datos deseados.

La forma más óptima de crear fórmulas es empleando referencias. Las referencias de celda
identifican celdas individuales de una hoja de cálculo. Indican a Excel dónde debe buscar los
valores para utilizarlos en una fórmula.

Excel utiliza el estilo de referencias A1, que hace referencias a las columnas
mediante a letras y a las filas mediante a números.
Para insertar una fórmula en una celda se debe hacer lo
siguiente:
1. Coloca el cursor en la celda donde se desea el resultado.
2. Escribe el signo igual (=), más (+) o menos (-). Si colocas
el signo más el primer operador de
la fórmula tendrá signo positivo, y si colocas el signo
menos, el primer operador de la
fórmula tendrá signo negativo.
3. Escribe la fórmula que desees aplicar. En una fórmula se
pueden implicar los siguientes
elementos:
•  Constantes y números
•  Referencias de celdas
•  Funciones
•  Operadores (aritméticos, matemáticos, relacionales y
de cadena)
•  Nombre de celda o rangos
Se utilizan operadores para crear una fórmula y realizar las
tareas requeridas. Excel maneja
diversos tipos de estos operadores, los cuales especifican el
tipo de cálculo que se efectuará en los
elementos de una fórmula.
 PRIORIDAD DE LOS
OPERADORES
• Cuando se realizan varias operaciones, el orden en el que serán
es:
1. Multiplicaciones y divisiones
2. Sumas y restas

Las operaciones que primero se realizan serán las que se encuentren

dentro de los paréntesis.
 FUNCIONES
Una función, es una serie de fórmulas pero en forma simplificada, más sencilla y más
fácil describirse: Las funciones resuelven problemas que también se pueden resolver
con fórmulas normales, pero lo hacen en un solo paso en lugar de varios.
Por ejemplo, si tenemos los siguientes datos:

La fórmula para sumar estos datos, como se muestra en la barra de fórmulas es

=B2+B3+B4+B5+B6. Si existieran más filas, la formula segaría creciendo y creciendo
hasta
contemplar todas las filas. Además, es más probable cometer un error mientras
mayor sea el número de filas a sumar.
Ahora, veamos el mismo grupo de datos pero utilizando una función para realizar la
operación, en este caso sería la función SUMA, que es una de las mas usadas, y suma
series de números.
La función utiliza como parámetro un rango de celdas, B2:B6, la operación considera
de la celda B2
a la celda B6 incluyendo todas las celdas intermedias.
Las funciones se comportan como fórmulas normales en cuanto a su manejo. Se
pueden agrupar
con paréntesis, se pueden hacer combinaciones y se pueden anidar una dentro de
otra sin que sea
necesario que sean del mismo tipo.
=SUMA(C1:C5)*5
=SUMA(C6,D6,C7,D7:D9)*SUMA(C6:C7,C9:C10)
=SUMA(MAX(A1:C5),MIN(A1:C5))
Existen más de doscientas funciones de diferentes categorías y dependiendo de las
necesidades
específicas del usuario podrá seleccionar funciones de acuerdo a una categoría. Las
categorías de
las funciones son:
Financieras
 Lógicas
 Fecha y hora
 Información
 Matemáticas y Trigonométricas
 Definidas para usuario
 Estadísticas
 Ingeniería
 Búsqueda y Referencia
 Cubo
 Bases de Datos
 Compatibilidad
 Texto
FUNCIONES BÁSICAS.
 FORMATO DE CELDAS
El formato de celdas sirve para modificar el tipo de letra, tamaño,
espaciado, etc., de las celdas y su contenido. El formato de las celdas está
concentrado en una sola caja de diálogo.
 FORMATO DE CELDAS
Número: Puedes elegir, formato número, porcentaje, moneda, contabilidad,...

 General - Las celdas con formato general no tienen un formato específico de

número.
 Numero - Para la presentación de números en general. Para dar formato valores
monetarios utilice formatos de moneda y contabilidad.
 Moneda - Los formatos de monedase utilizan con los valores monetarios.
Utilícelos formatos de contabilidad para alinear las comas decimales en una
columna.
 Contabilidad - Los formatos de contabilidad alinean los símbolos de moneda y las
comas decimales en una columna.
 Fecha - Los formatos de fecha contienen números que presentan fechas y horas
como valores de fecha. Excepto en los elementos que tengan un asterisco (*), los
formatos aplicados no intercambian el orden de fechas con el sistema operativo.
 FORMATO DE CELDAS
Alineación: Aquí puedes optar por que el texto se muestre en horizontal, vertical, ajustar
el tamaño y orientación entre otros.
 Horizontal - Seleccione la opción en el cuadro de lista horizontal para cambiar la
alineación horizontal del contenido de la celda.
 Vertical - En esta opción se cambia el contenido de la celda ya sea de forma
vertical u horizontal.
 Sangría - Le da Sangría al contenido de la celda.
 Orientación - Cambia la orientación del texto en las celdas seleccionadas.
 Grados - Establece la cantidad de giro del texto de la celda seleccionada.
 Control de texto - Selecciona las opciones posibles para ajustar el texto de la
celda.
 Ajustar texto - Ajusta el texto en varias líneas en una celda.
 Reducir hasta ajustar - Reduce el tamaño de los caracteres hasta que se ajustan a
una celda.
 Combinar celdas - Combina dos o más celdas seleccionadas.
 De derecha o izquierda - Dirección del texto especifica el orden de lectura y la
alineación.
 FORMATO DE CELDAS
 Fuente: Elige el tipo de letra, el tamaño, efecto negrita, subrayado, etcétera.
 Tamaño - Puede escribir cualquier número entre 1 y 16330. Los tamaños de la lista
dependerán dela fuente seleccionada y de la impresora activada.
 Fuente normal - Active la casilla de verificación fuente normal para restablecer la
fuente, el estilo de fuente, el tamaño y los efectos al estilo normal
(predeterminado).
 Bordes: Selecciona el tipo de marco o recuadro que quieres para tu celda o un grupo de
ellas.
 Prestablecidos - Selecciona las opciones de borde para aplicar o quitar bordes en
las celdas.
 Línea - Selecciona la opción estilo para especificar el tamaño de la línea.
 Color - Para cambiar el color de la lista o el texto seleccionado.
 Borde - Cambia el borde de las celdas seleccionadas.
 Relleno: Difumina el fondo blanco de las celdas, da un color de fondo.
 Sombreado de celda - Selecciona el color de fondo o en el cuadro color y depuse
seleccione un trama en el cuadro trama.
 Proteger: Evita cambios en las celdas.
 Bloqueada - Evita que se modifiquen, muevan o eliminen las celdas, o que se
cambie de tamaño.
 Ocultar - Oculta una formula de una celda, de forma que no aparezca en la barra
de formulas.
 FORMATO DE CELDAS
ORDENAR Y FILTRAR DATOS
La hoja de cálculo nos permite trabajar un sin numero de cantidades de manera simultanea;
en el caso de que necesitemos que dicha información se encuentre no sólo ordenada, sino
que sea necesario buscar un dato en específico, podemos valernos de herramientas
denominadas ordenar y filtrar, gracias a las cuales podremos ubicar el dato preciso en coro
tiempo.

Ordenar
En algunas ocasiones es necesario ordenar la información contenida en una base de datos de
acuerdo a una columna específica; por ejemplo el apellido
Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de la información, pude ser que desees
poner una lista de nombres en orden alfabético; compilar una lista de niveles de inventario de
productosde menos a mayor, por fecha, colores o íconos.
Para ordenar datos no es necesario que estén agrupados en la misma forma en que se agrupa
una base de datos, pueden ser filas o columnas aisladas.
 FILTROS
Una de las operaciones más comunes que se hacen con las bases de datos es la
consulta. Cuando
se hace una consulta, normalmente se están buscando registros que coincidan con
algún valor ocriterio.
Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen con los criterios que
haya
especificado y ocultan las finas que no desea ver. Tras filtrar los datos, puede copiar,
modificar,aplicar formato, representar mediante gráficos e imprimir el subconjunto de
datos filtrados son tener que volver a organizarlo no moverlo.
Los filtros son aditivos, lo que significa que cada uno adicional se basa en el actual y
además reduce el subconjunto de datos.
Con el filtro personalizado se pueden determinar que registros exactamente se están
buscando. Se pueden utilizar operadores de comparación, con el operador se
selecciona el registro con el que se
está comparando también de la lista.
 GRAFICOS
Los resultados de nuestro trabajo lo podemos mostrar de diversas formas,
una de ellas es el vaciado de nuestra información en gráficas. El presentar
los datos en forma gráfica no permite compararlos, observar sus cambios,
verlos en forma conjunta y reducida.
Los gráficos son herramientas que sirven para presentar información. Ante
una hoja de cálculo repleta de datos en sus celdas, resulta casi imposible
comunicar con facilidad las tendencias, intuir porcentajes o tener una
percepción objetiva de los resultados globales de la hoja.
El disponer de una gráfica que simplifique la información y que la presente
de manera clara y ordenada permitirá que sea fácil de entender y por lo
tanto la toma de decisiones se hará con mayor seguridad y más rápido.
A demás de esto, las gráficas se pueden adecuar y modificar para crear un
mayor impacto en la persona que recibe la información, ayudando a su
compresión y análisis.
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo
y, se produce a partir de datos introducidos en una hoja de cálculo, ya sea
para hacer visualmente más atractiva la presentación de los datos o para
facilitar su interpretación. Se debe considerar que cuando se crea
un gráfico en Excel.
 GRAFICOS
Representación Gráfica de los datos
Series de datos: son puntos de datos relacionados que se trazan en un gráfico. Cada serie de
datos de un gráfico tiene una trama o color exclusivo y se representa en la leyenda gráfico.
Puede trazar una o más series de datos en un gráfico. Los gráficos circulares sólo tienen una
serie de datos.
Ejes x y: son las líneas que rodea el área de trazado de un gráfico utilizada como marco de
referencia de medida. El eje y suele ser el eje vertical y contener datos. El eje x suele ser el eje
horizontal y contener categorías.
Leyenda: es el cuadro que identifica los diseños o colores asignados a las series de
datos o categorías de un gráfico.