Informatica Basica Manual

Fundamentos de Microsoft Word
Índice
Procesador de texto, definición
• Novedades en la versión
• Use guías dinámicas de diseño y alineación
• Colabore en la vista Revisión simple
• Inserte imágenes y vídeo en línea
• Disfrute de la lectura
• Modifica contenido PDF en Word
Crear su Mejor Trabajo
• Dar formato al texto y a las imágenes para lograr un aspecto perfecto
• Ajustar el texto con características de OpenType
• Orientarse en documentos largos con el nuevo panel de navegación de
documentos y Búsqueda
En Word puede hacer lo siguiente:
• Nuevos diseños de imágenes de gráficos SmartArt
• Efectos artísticos
• Corrección de imágenes
• Mejor recorte y compresión de imágenes
• Eliminación automática de fondo de imágenes
Trabajar más fácilmente
• Personalizar la cinta
• Configuración simplificada de la preferencia de idioma
• Recuperar trabajo no guardado
• La vista de Microsoft Office Backstage
• Seleccionar texto para ver una traducción
Trabajar mejor en equipo
• Trabajar en Word desde cualquier lugar
Conocer la nueva interfaz de Word
• Descripción de la pantalla de trabajo Word
• Elementos de la interface de usuario:
• Cinta de opciones o Ribbon: Pestañas, Grupos, Comandos
• Pestaña Archivo
• Información
• Barra de herramientas de acceso rápido
• Cambiar de ubicación a la barra de Herramientas de Acceso rápido
• Minimizar la Cinta de opciones
• Barra de Título
• Cinta de opciones
• Herramientas Contextuales
• Las Reglas
• Barra de Estado
• Personalizar la Barra de
• Presentación de la vista Backstage
• Plantilla de Word
• Documentos Recientes en Word
• Abrir, Guardar y Exportar documentos de Word
• Compatibilidad con las versiones anteriores
• Modos del documento y compatibilidad
• Convertir un documento al modo de Word
• Exportar documentos
Convertir un Documento en PDF
• Otras opciones de PDF
• Abrir un archivo PDF en Word
• Reanudar lectura de documentos existentes
• Vistas del ento
Edición y revisión de un documento
Edición de un documento
Desplazarse por el documento
• Reconocer el punto de inserción en el texto
• Desplazamiento entre caracteres, palabras, párrafos, pantallas o páginas
Editando el Documento
• Ingresar nuevo contenido
• Guardar contenido de un documento
• Guardar y Guardar como
• Formato de archivo
• Abrir un archivo guardado
• Seleccionando contenido
• Modificando / Eliminando contenido
• Deshaciendo bios
• Mostrar caracteres no imprimibles
• Búsqueda y Reemplazo
• Opciones para palabras completas
• Distinguir entre mayúsculas y Minúsculas
• Descubre una mejor experiencia de búsqueda y navegación
• Reemplazar texto
• Comando Ir a
• Expandir y contraer
Cambiar Formato del Documento
• Formato de Cacteres
• Definir Fuente, Tamaño, Estilo
• Definir el Subrayado Simple o Doble
• Definir Efectos en el texto
Intercambiar el texto – Mayúsculas y Minúsculas
• Tipo titulo
• Minúsculas
• Todo Mayúsculas
Definir un Idioma
• Para el Documento
• Para parte del Documento
• Traducción
Ortografía y Gramática
• Revisión Automática.
• Revisión manual
Auto Corrección
• Configuración
• Reemplazar texto mientras escribe
Sinónimos y Antónimos
• Menú Contextual – Panel de Sinónimos y Antónimos
• Panel de Tareas: Referencia
Formato de Párrafo
Alineación de Párrafos
• Izquierda – Derecha – Centrada – Justificad
Cuadro de Dialogo para párrafos
• Espaciado entre líneas y Párrafos
• Anterior – Posterior
• Control de paginación
Bordes
• Valor del borde
• Estilo
• Ancho
• Opciones de borde
Sombreado de Párrafo
Letra Capital
Cambiar la apariencia al párrafo
Tabulaciones
• Tipo: Izquierda – Derecha – Centrada – Decimal – Barra
• Creación de Tabulaciones
• Relleno en las Tabulaciones
Grías.Izquierda – Derecha – 1ra Línea – Francesa
• Uso de la Regla
Listas
Viñetas
• Crear Lista con Viñetas
• Personalización de las viñetas
• Crear Listas numeradas..
• Personalizar el formato de numeración
Numeración
• Crear Listas numeradas
• Personalizar el formato de numeración
• Lista multinivel
• Crear listas multinivel
Copiar Formato
• Opciones
Encabezados y Pies de Página
• Encabezado
• Configurar encabezados
• Pie de página
• Configurar pie de página
• Crontrol de paginación
• Usar letras, números romanos o números de capítulo
Ocultar el número de la primera página
• Creación de Marca de agua
Aplicar estilos en el documento
Panel de Estilos y Formatos
• Aplicar estilos existentes
• Mostrar formatos
Estilos Personalizados
• Crear
• Modificar
• Aplicar
• Eliminar
Gestión de Contenido Visual
Insertar Ilustraciones
• Portadas
• Imágenes en línea
• Imágenes externas
• Capturas de pantalla
• Formas
Maquetación de mejora de gráficos SmartArt
• Gráfico de barras
• Insertar Símbolos
• Insertar Cuadro de texto
• Insertar WordArt
• Fecha y Hora
• Insertar un Objeto (calendario, ecuaciones)
• Insertar Video En Línea
Vídeo en línea “Insertar / Multimedia”
Inserción de clips de pantalla de otras aplicaciones como gráficos
Herramientas de edición de gráficos
Efectos de texto en Microsoft Word
• Texto con reflexión
• Convierte el texto en textos atractivos
Formato de Imágenes
• Tamaño
• Cambio de posición
• Ajuste sobre el texto
• Colores
• Barra de herramientas de Imagen
Barra de Dibujo
• Insertar objetos desde la barra de dibujo
• Utilizar la barra para cambiar formatos de los objetos
Gestión De Columnas Y Tablas
Organizar Información en Columnas y Listas Tabulares
• Crear columnas
• Configurar columnas
• Escribir en una columna
• Crear salto de columna
• Cambiar el número de columnas de un texto
Organizar información en una Tabla
• Panel de inserción directa de una tabla
• Cuadro de diálogo Insertar tabla
• Dibujar tabla
• Fichas Herramientas de Tabla
• Cuadrícula
• Propiedades de la tabla Seleccionar elementos
• Dimensiones de filas y columnas
• Combinar
• Alineación del texto en las celdas
• Ordenar
• Estilos de Tabla
• Opciones de Estilo
• Sombreado de Bordes
Realizar cálculos en una tabla
Insertar desde una hoja de cálculo de Excel
IMPRESIÓN
Vista Preliminar
• Vista preliminar
• Zoom
Configuración de Pagina
• Márgenes
• Selección del Tamaño de papel
• Orientación de página
• Alineación de página
• Propiedades de la impresora
• Configuración de impresión
• Intervalos de impresión
• Número de copias
• Número de páginas por hoja
Impresión del documento
OBJETIVOS GENERALES
• Al finalizar el curso de Informática Básica el estudiante aprenderá cómo
utilizar una computadora, conectar dispositivos y acceder a búsquedas, correo
electrónico y medios sociales básicos. También podrá trabajar con archivos y
carpetas en unidades de disco duro y dispositivos extraíbles. Conocerá cómo la
transformación digital de la empresa genera nuevas oportunidades laborales
particularmente a través del Internet de las Cosas. Estas habilidades serán
desarrolladas a través de la plataforma CISCO, mediante videos, prácticas,
ejercicios propuestos y material adicional provisto directamente por CISCO
de forma Online.
• Otro objetivo del curso es que el estudiante aprenda a trabajar con documentos
de Microsoft Word, y hojas de cálculo con Microsoft Excel a nivel básico, de
tal manera que puedan emplearlo en la redacción de documentos propios de
su aprendizaje y cuando empiece actividad laboral. Los materiales para esta
sección serán provistos en este manual.
DISEÑANDO DOCUMENTOS EN
MICROSOFT WORD
· INFORMÁTICA BÁSICA ·
Tema 1
FUNDAMENTOS DE
MICROSOFT WORD
Fundamentos de Microsoft Word
En este capítulo trataremos:
• La importancia de los términos que implican el uso de un procesador
de palabras.
• Los cambios de esta última versión de Microsoft Word.
• Sobre la forma de aplicar de manera práctica las nuevas herramientas
de esta versión y el nuevo concepto de la interfaz del usuario.
12 ESTUDIOS GENERALES
Procesador de texto, definición

Un procesador de textos es un programa informático el cual te permite crear y editar
los documentos escritos siendo Microsoft Word en sus diferentes versiones el
procesador de textos de más amplio uso en el mundo, ya sea en el hogar, negocios
pequeños, medianos o de la gran empresa.
Novedades en la versión
Destaca en esta versión mejoras en:
Use guías dinámicas de diseño y alineación
Haga clic en la imagen inferior y arrástrela en torno a la página. El texto se mueve
en torno a la imagen, por lo que usted obtiene una vista previa dinámica del nuevo
diseño. Intente alinear la imagen con la parte superior de este párrafo para comprobar
cómo pueden ayudarle las guías de alineación a posicionarla en la página.
Colabore en la vista Revisión simple
La nueva función Revisión simple presenta una vista sencilla de su documento,
pero usted seguirá viendo los marcadores en aquellos lugares en los que se hayan
realizado cambios y comentarios. Haga clic en la barra vertical situada a la izquierda
del texto para ver los cambios como esta. También puede hacer clic en el icono de
comentarios de la derecha para consultar comentarios sobre este texto.
Inserte imágenes y vídeo en línea
Agregue y reproduzca vídeos en línea dentro de sus documentos de Word. Agregue
fotografías desde servicios fotográficos en línea sin necesidad de guardarlos
primero en su PC. Haga clic en Insertar / Vídeo en línea para agregar un vídeo a este
documento.
Disfrute de la lectura
Use el nuevo modo de lectura para disfrutar de su lectura sin distracciones. Haga
clic en Vista / Modo de lectura para comprobarlo. Una vez que acceda al modo de
lectura, intente hacer doble clic en una imagen para obtener una vista más detallada.
Haga clic fuera de la imagen para volver a la lectura.
Modifica contenido PDF en Word
Abra PDF y modifique el contenido en Word. Modifique párrafos, listas y tablas del
mismo modo que los documentos de Word que ya conoce. Extraiga el contenido y
haga que tenga un gran aspecto.
Descargue este útil PDF del sitio de Office para probarlo en Word o elija un archivo
PDF de su PC. En Word, haga clic en Archivo / Abrir / Examinar y navegue hasta el
PDF. Haga clic en Abrir para modificar el contenido o leerlo de forma más cómoda
mediante el nuevo modo de lectura.
ESTUDIOS GENERALES 13
Crear su mejor trabajo

• Dar formato al texto y a las imágenes para lograr un aspecto perfecto
Word proporciona efectos artísticos tanto para las imágenes como para el texto.
Y cuando se aplican los efectos al texto todavía se puede revisar la ortografía.
1. Formato de texto e imagen.
2. Imagen con formato de perspectiva relajada, blanca y texto efecto 3D
Ajustar el texto con características de OpenType

Word proporciona características mejoradas de formato de texto que incluyen
una amplia gama de opciones de ligadura, así como una elección de conjuntos
estilísticos y formatos de números. Puede usar estas características nuevas
con cualquier tipo de fuente OpenType para lograr un nivel superior de acabado
tipográfico.
Orientarse en documentos largos con el nuevo panel de navegación de
documentos y Búsqueda
En Word puede buscar rápidamente la forma de evitar documentos largos. Puede
reorganizar fácilmente sus documentos arrastrando y colocando secciones en
lugar de copiarlos y pegarlos. Y puede buscar contenido mediante la búsqueda
incremental, de modo que no necesita saber exactamente qué está buscando
para poder encontrarlo.
En Word puede hacer lo siguiente:

• Desplazarse entre distintos títulos del documento haciendo clic en las distintas
partes del mapa del documento.
• Contraer niveles del esquema para ocultar títulos anidados, para que pueda
trabajar más fácilmente con el mapa, incluso con documentos largos más
estructurados y complejos.
• Escribir texto en el cuadro de búsqueda para orientarse instantáneamente.
• Arrastrar y colocar los títulos en el documento para reorganizar la
estructura. Puede eliminar, cortar o copiar los títulos y su contenido.
• Promover o degradar fácilmente un encabezado determinado, o un título y
todos sus encabezados anidados, de arriba o abajo dentro de la jerarquía.
• Agregar nuevos títulos al documento para generar un esquema básico
o insertar secciones nuevas sin tener que desplazarse por el documento.
• Estar enterado del contenido que otros están editando, mediante una
exploración de los títulos que contienen un indicador de co-autoría.
• Ver miniaturas de todas las páginas del documento y hacer clic en ellas para
moverse por el documento.
Nuevos diseños de imágenes de gráficos SmartArt
En Word, con los nuevos diseños de imágenes gráficas SmartArt podrá crear un
artículo con fotografías y otras imágenes. Simplemente inserte las imágenes en
las formas SmartArt de su diagrama de diseño de imagen. Cada forma también
tiene una leyenda en la que puede agregar un texto descriptivo.
Mejor aún, si ya tiene imágenes en el documento, puede convertirlas rápidamente
a un elemento gráfico SmartArt, del mismo modo que se hace con texto.
Usar este diseño para crear un elemento gráfico SmartArt es sencillo:
1. Inserte el diseño de imágenes gráficas SmartArt.
2. Agregue sus fotografías.
3. Escriba texto descriptivo.
Word incluye varios diseños de imágenes diferentes para elegir.
Efectos artísticos
Con Word, ahora puede aplicar sofisticados efectos “artísticos” efectos a la
imagen para hacer que tenga una apariencia más similar a un boceto, dibujo o
pintura. Es una manera fácil de mejorar sus imágenes sin usar programas de
edición fotográfica adicionales.
Corrección de imágenes
Puede transformar las imágenes en elementos visuales atractivos y vibrantes
mediante el ajuste de la intensidad de color (saturación) y el tono de color
(temperatura) de una imagen. También puede ajustar el brillo, el contraste, la
nitidez y la borrosidad o puede volver a colorear la imagen para que coincida
mejor con el contenido de su documento y lograr que su trabajo se destaque.
Mejor recorte y compresión de imágenes

Use las herramientas de edición de imágenes nuevas y mejoradas para recortar
las imágenes y obtener el aspecto que desee. Ahora tiene un mejor control de
la calidad de imagen y las ventajas de compresión para poder tomar la decisión
correcta respecto del medio (impresión, pantalla o correo electrónico) para el
cual se usará el documento.
Eliminación automática de fondo de imágenes
Otra opción de edición de imágenes avanzada que se incluye en Word es la
capacidad de quitar partes no deseadas de una imagen automáticamente, tal
como el fondo, para resaltar el sujeto de la imagen o quitar detalles que confundan.
Imagen Original Fondo eliminado
Trabajar más fácilmente

En Word , puede personalizar su área de trabajo para que los comandos que usa a
menudo estén todos juntos. También puede tener acceso a versiones anteriores
del documento y puede trabajar más fácilmente con texto en otros idiomas.
Personalizar la cinta
Use personalizaciones para personalizar la cinta, que es parte de la interfaz de
usuario de Microsoft Office Fluent, para que tenga la forma que desee.
Puede crear fichas personalizadas y grupos personalizados que contengan los
comandos que usa con más frecuencia.
Configuración simplificada de la preferencia de idioma
Los usuarios multilingües pueden tener fácil acceso a un solo cuadro de diálogo
donde se pueden configurar los idiomas de edición, presentación, información
en pantalla y ayuda. Si el diseño del teclado o el software necesario no están
instalados, se muestran mensajes de alerta y se proporcionan vínculos para
solucionar más fácilmente el problema.
Recuperar trabajo no guardado
Ahora es más fácil recuperar un documento de Word si cierra su archivo sin
guardarlo, o si desea revisar o volver a una versión anterior del archivo en el
que está trabajando. Tal como en las versiones anteriores de Word, al habilitar
Autorrecuperación se guardarán las versiones mientras trabaja en el archivo en
el intervalo que seleccione.
Ahora, puede mantener la última versión de autoguardado de un archivo en el
caso de cierre accidentalmente ese archivo sin guardar, por lo que
puede restaurar fácilmente la próxima vez que abra el archivo.
La vista de Microsoft Office Backstage
En la vista de Microsoft Office Backstage, puede hacer todo lo que desea con un
archivo que no lo hace en el archivo. La última innovación en la interfaz de usuario
de Microsoft Office Fluent y una característica complementaria a la cinta es la
vista Backstage en la que administra sus archivos crea, guarda, inspecciona
metadatos ocultos o información personal y configura las opciones.
Seleccionar texto para ver una traducción

Cuando activa el Mini traductor, puede elegir una palabra o frase seleccionada
con el mouse y ver una traducción en una ventana pequeña. El Minitraductor
también incluye el botón Reproducir para escuchar la pronunciación de la palabra

o frase y el botón Copiar para pegar la traducción en otro documento.
Ni siquiera es necesario tener el paquete de idioma, el paquete de interfaz de
idioma o las herramientas de corrección instaladas en el equipo para ver una
traducción en ese idioma.
Trabajar mejor en equipo
Word lo ayuda a trabajar con sus compañeros de forma más eficaz. Word
también incluye características para mantener la información más segura al
compartir su trabajo y para mantener su equipo más seguro de los archivos que
no sea seguros.
Trabajar en Word desde cualquier lugar

En Word, cuenta con las funciones y familiaridad de Word en cualquier lugar que
lo necesite. Puede ver, navegar y editar documentos desde el explorador y
desde su teléfono móvil sin comprometer la riqueza de su documento utilizando
la edición Word
Web App.
Gestión de Documentos:
Iniciar Word
Ingreso al programa
Procedimiento paso a paso para
empezar a utilizar el programa en
Windows 8.
1. Visualizar las herramientas de Windows 8, y luego clic en la opción buscar.
2. Luego, escriba Word en el espacio de búsqueda para visualizar la aplicación.
3. Desde aquí podrá anclarlo en la Barra de Tareas, haciendo clic derecho sobre
la aplicación Word y escoger la alternativa “Anclar a la barra de Tareas” en la
parte inferior de su pantalla.
4. Luego, haga clic sobre el icono Word para dar inicio al editor de textos.
5. Finalmente se obtiene la ventana de Word
Ingreso al programa:
Ingreso al programa
• Procedimiento paso a paso para iniciar
Word desde la barra de tareas.
1. Clic en el icono de Word de la barra de tareas.
2. El programa se abrirá y podrá realizar su trabajo.
Ingreso al programa
• Procedimiento paso a paso para iniciar
Word desde la vista Inicio.
1. Presione la tecla Windows y luego clic en clic en la zócalo de Microsoft Word
Conocer la nueva interfaz de Word
Office Word facilita al usuario la creación y gestión de documentos de forma

mucho más rápida y ágil. Gracias a una nueva interfaz optimizada, que presenta las
opciones cuando son necesarias, podrá crear documentos profesionales con mayor
rapidez y facilidad que nunca. Ahora se dispone de galerías completas para crear
todo tipo de documentos.
Para quienes ya han manejado Word 2010, la esencia del programa sigue
manteniéndose, de hecho, una vez te acostumbres a la nueva interfaz verás que las
opciones siguen siendo las mismas o en versiones anteriores dispuestas de forma
diferente.
Descripción de la pantalla de trabajo Word
Microsoft ha creído necesario mejorar la operatividad del usuario y para ello el uso
de Word se realiza mediante una Cinta de Opciones (Banda) en la que se tienen
comandos contenidos en grupos dentro de las fichas.
Elementos de la interface de usuario:
Cinta de opciones o Ribbon: Pestañas, Grupos, Comandos
Es un grupo de objetos en el que están representadas, en botones grandes, las
características más importantes de uso general; los botones más pequeños
representan funciones de menor importancia pero de fácil localización. Si en algún
momento la cinta de opciones le resta un poco de espacio para trabajar, entonces
simplemente basta con que dé doble clic sobre la pestaña activa y ésta se ocultará.
Distribución de los elementos del entorno de trabajo
Pestaña Archivo
La pestaña Archivo reemplaza al botón Microsoft Office y al menú
Archivo usado en versiones anteriores de Microsoft Office.
La pestaña Archivo está ubicada en la parte superior izquierda de los programas de
Microsoft Office.
Esta pestaña permite configurar el entorno de trabajo de Word , ofreciendo:

• Ayudar a los usuarios a utilizar las características de trabajo
• Configurar las opciones de uso más frecuentes
Al hacer clic en la pestaña Archivo, verá muchos de los mismos comandos básicos
que se veían cuando hacía clic en el botón Microsoft Office o en el
menú Archivo en versiones anteriores de Microsoft Office. Encontrará Abrir, Guardar
e Imprimir, así como una nueva ficha de Vista Backstage denominada Guardar y
Compartir, que ofrece varias opciones para compartir y enviar documentos.
Información
Esta alternativa muestra diferentes comandos, propiedades y metadatos en función
del estado del documento y de su ubicación de almacenamiento. Los comandos en
Información pueden incluir Proteger, Desproteger y Permisos.
Los comandos en la Vista Backstage están resaltados en función de qué tan

importante es que el usuario los vea e interactúe con éstos. Por ejemplo, Permisos
en la ficha Información está resaltado en amarillo cuando los permisos establecidos
en el documento pueden limitar la edición.
Barra de herramientas de acceso rápido

Ayuda al usuario a insertar los comandos que usa con mayor frecuencia. Algunos
botones se muestran por defecto, pero es posible agregar los que el usuario desee.
Cambiar de ubicación a la barra de Herramientas de Acceso rápido

Realizar lo siguiente:
1. Hacer clic en el botón Personalizar barra de herramientas de acceso rápido.
2. Luego seleccionar la opción Mostrar debajo de la cinta de opciones del menú
desplegado.
Se muestra la Barra de herramientas de acceso rápido debajo de la cinta de opciones.
Para volver al estado predeterminado, es decir encima de la cinta de opciones, haga

lo siguiente: Nos damos cuenta que trabajar con la barra de herramientas de acceso
rápido es bastante sencillo y las prestaciones que nos brinda es de mucha utilidad,
tanto para el usuario principiante como avanzado.
Minimizar la Cinta de opciones
Si desea tener más espacio de edición de la página, puede minimizar la cinta de
opciones. Haga doble clic sobre el nombre de cualquier ficha.
Cinta de opciones antes de minimizar
Si desea volver al estado anterior, simplemente haga doble clic sobre el nombre de
una ficha.
Barra de Título
Su utilidad radica en que nos muestra el documento actual.
En forma predeterminada muestra la numeración de los nuevos documentos que
crea usuario iniciando desde Documento 1, Documento 2 y así sucesivamente.
También, muestra el nombre de la aplicación, en este caso Microsoft Word.
Cinta de opciones
Este objeto tiene todos los comandos organizados en la siguiente estructura:
• Conjunto de ficha
• Grupo de Opciones
·· Comandos
·· Indicador de Cuadros de diálogo
La distribución de la cinta de opciones es la siguiente:
El conjunto de fichas está organizado de la siguiente forma:
Cada ficha tiene la siguiente composición
El indicador de cuadros de diálogo muestra un cuadro de diálogo que amplía la

cobertura de un grupo de opciones.
En el caso del grupo de opciones Fuente,
Si hace clic en este indicador de cuadro de diálogo del grupo de opciones fuente, se
muestra contenido.
Herramientas Contextuales
Cuando se insertan ciertos objetos como: Formas, imágenes prediseñadas,
imágenes de archivos o elementos artísticos, se agregan al final del conjunto
de fichas, nuevas fichas que ayudarán a mejorar la acción que se realiza sobre un
objeto particular.
En el caso de insertar una forma:
Al dibujar un rectángulo y activarlo, se muestra la herramienta contextual Formato
La cual le permitirá realizar otras acciones sobre el rectángulo dibujado.

Las Reglas
Le permiten tener controladas las dimensiones:
• De la página
• De los Márgenes
• De las tablas
La Regla horizontal, le permite configurar los márgenes izquierdo o derecho.
La Regla Vertical para la configuración de los márgenes superior e inferior.
El controlador de Regla es útil porque permite mostrar u ocultar las reglas.
Barra de Estado
Esta barra se encuentra ubicada en la parte inferior de la ventana y muestra datos
sobre el documento actual, también permite configurar algunos otros comandos de
utilidad para el usuario.
Barra de Estado
Número de Página, muestra el número de página actual y el número total de páginas.
Cuadro de Diálogo Buscar y

Reemplazar.
Cuadro de diálogo Buscar y Reemplazar

Este cuadro de diálogo le permitirá desplazarse sobre el documento unas veces
buscando una palabra u otras veces reemplazándola.
Contar palabras, le permitirá obtener en forma inmediata una estadística sobre la
cantidad de:
• Páginas
• Palabras
• Caracteres
• Párrafos
• Líneas
Del documento actual. Al hacer doble clic sobre él se muestra el siguiente cuadro de
diálogo:
Cuadro de diálogo Contar palabras
Una vez que ha verificado las estadísticas del documento debe hacer clic en el botón
de comando: Cerrar
Idioma, muestra el idioma actual del texto sobre el punto de inserción. Al hacer doble
clic sobre él, muestra el siguiente cuadro de diálogo:
Cuadro de diálogo del Idioma

En este cuadro de diálogo podrá cambiar al idioma inglés u otro idioma si tiene
instalado el diccionario correspondiente.
Botones de Vistas, le permiten cambiar la forma de visualizar el contenido del
documento según el requerimiento que se desea, cada botón tiene una característica
Botones de Vistas
Cada uno de estos botones tiene una función específica, tal como se muestra a
continuación:
1. Modo Lectura, utilizado cuando se desea emplear al máximo el área de su pantalla.
Le facilitará la lectura del documento.
2. Diseño de impresión, Es la vista predeterminada y muestra al
documento tal como se verá impreso.
3. Diseño web, cuando el documento tiene un diseño de página web.
Nivel de Zoom, Este botón le permitirá alejar o acercar el contenido del documento.
El nivel aplicado al 100%, le indica que está visualizando el documento tal y conforme
se verá impreso. Este nivel puede cambiar según se requiera. Si hace clic sobre él le
muestra el siguiente cuadro de diálogo:
Nivel del Zoom

Puede utilizar los botones de opción de este cuadro para cambiar el nivel de zoom
que se requiera.
Control deslizante del Zoom, le permite cambiar en forma sencilla el nivel del zoom
del documento, utilice esta herramienta desde la barra de estado de Word.
Control deslizante
Personalizar la Barra de estado
Si desea obtener un mayor detalle de operatividad sobre la barra de estado, haga clic
derecho sobre ella y se mostrará un menú contextual.
Para activar un comando haga clic sobre él, si ya tiene el check y desea desactivarlo
haga clic sobre él.
Presentación de la vista Backstage
La Cinta contiene el conjunto de comandos para trabajar en un documento, mientras
que la Vista Backstage de Microsoft
Office es el conjunto de comandos
que se usan para hacer cosas a un
documento.
Abra un documento y haga clic en
la pestaña Archivo para ver la Vista
Backstage.
En la Vista Backstage puede
administrar los documentos y datos
relacionados sobre los mismos:
crear, guardar y enviar documentos,
inspeccionar documentos para
comprobar si tienen metadatos
ocultos o información personal,
establecer opciones como activar
o desactivar las sugerencias de
Autocompletar, etc.
También nos ofrece varias opciones para compartir y enviar a través de nuestra
cuenta profesional de Share Point o SkyDrive.
Puede buscar más plantillas en donde dice Buscar plantillas en línea. Para obtener
acceso rápidamente a las plantillas más populares, haga clic en cualquiera de las
palabras clave debajo del cuadro de búsqueda.
Cuando encuentre una plantilla que le guste, haga doble clic en ella para crear
un documento basado en esa plantilla. Para examinarla mejor, haga clic en la
miniatura y verá una vista previa grande. Haga clic en las flechas situadas a los lados
de la ventana de vista previa para ver las plantillas relacionadas.
En la ventana de vista previa, haga doble clic en la miniatura o haga clic en Crear
para empezar un documento nuevo basado en esa plantilla. Si usted utilizara
frecuentemente una plantilla, solo tiene que presionar el icono anclar a la lista
(marcado en la imagen inferior).
Documentos Recientes en Word

Busque documentos realizados desde su ordenador dentro de la lista documentos
recientes de la pestaña Archivo / Abrir
Podrá configurar el número de documentos recientes que mostrará la vista Abrir de

la pestaña Archivo, ingresando a las opciones de Word / Avanzadas / Mostrar. Abrir,
Guardar y Exportar documentos de Word

Para abrir un documento en blanco presione la pestaña Archivo y de la sección Nuevo,
escoja la opción Documento en blanco, también podrá acceder a un documento en
blanco a través del comando ctrl + U, y para cerrarlo podrá utilizar con el comando
ctrl + F4.
Para guardar un documento realizado en Word presione la pestaña Archivo en

donde encontrará la opción Guardar Como, aquí podrá escoger una alternativa
de almacenamiento como: SkyDrive, Equipo o Agregar a un sitio, también podrá
presionar el comando ctrl.
Compatibilidad con las versiones anteriores

Al abrir un documento con Microsoft Word creado en una versión anterior de Word,
se activa el modo de compatibilidad y verá Modo de compatibilidad en la barra de
título de la ventana del documento.
El modo de compatibilidad garantiza que no estarán disponibles funciones nuevas o

mejoradas en Word mientras trabaja con un documento, de modo que las personas
que usen versiones anteriores de Word tengan las capacidades de edición completas.
El modo de compatibilidad también conserva el diseño del documento.
Modos del documento y compatibilidad
Al abrir un documento en Word, lo hará en uno de estos modos:
• Word
• Modo de compatibilidad con Word 2010
• Modo de compatibilidad de Word 2007
• Modo de compatibilidad de Word 97-2003
Para determinar en qué modo está un documento, observe la barra de título. Si
parece (Modo de compatibilidad) después del nombre de archivo, el documento
está en modo de compatibilidad con Word 2007, Word 2010 o Word 97-2003. Para
determinar de qué versión se trata, haga lo siguiente:
1. Haga clic en Archivo.
2. Haga clic en Información.
3. En la sección Inspeccionar documento, haga clic en Comprobar si hay problemas
y haga clic en Comprobar compatibilidad.
4. Haga clic en Seleccionar versiones para mostrar.

Aparece una marca de verificación junto al nombre del modo en que se encuentra el
documento.
Si en la barra de título no aparece Modo de compatibilidad, significa que se encuentra
en modo de Word y todas las características están disponibles.
Convertir un documento al modo de Word
Puede trabajar en modo de compatibilidad o convertir el documento al formato de
archivo de Word. El comando Convertir de Word borra las opciones de compatibilidad
de forma que el diseño del documento aparece como si se hubiera creado en Word.
Si el archivo está en formato .doc, el comando Convertir también actualiza el archivo
al formato .docx.
Al convertir el documento, podrá tener acceso a las características nuevas y

mejoradas de Word. Pero puede que quienes usen versiones anteriores de Word
encuentren dificultades o no puedan modificar ciertas partes del documento creadas
con características nuevas o mejoradas de Word.
1. Haga clic en la pestaña Archivo.
2. Siga uno de estos procedimientos:
3. Para convertir el documento sin guardar una copia, haga clic en
Información y, a continuación, en Convertir.
Para crear una copia del documento en el modo de Word, haga clic en Guardar como
y elija la ubicación y la carpeta en las que desea guardar la nueva copia. Escriba un
nombre nuevo para el documento en el cuadro Nombre de archivo y haga clic en
Documento de Word de la lista Guardar como tipo. Asegúrese de que la casilla de
verificación junto a Mantener compatibilidad con versiones anteriores de Word no
está seleccionada.
Exportar documentos
Convertir un documento en PDF
Si alguien le pide que envíe su trabajo como PDF, puede guardar su documento de
Word como archivo PDF.
1. Haga clic en Archivo / Exportar Crear PDF o XPS.
2. Elija dónde desea guardar el archivo PDF.

Para evitar incluir información que no desea compartir, haga clic en Opciones.
Después haga clic en Documento y desactive la casilla Propiedades del documento.
Si lo desea, configure el resto de opciones y haga clic en Aceptar.
3. Haga clic en aceptar y luego en Publicar.

Ahora tiene el documento de Word original y una copia de PDF del mismo.
Otras opciones de PDF
Para crear un PDF a partir de solo unas páginas del documento, haga clic en una
opción de Intervalo de páginas.
Compruebe el valor de ¿Qué desea publicar? Para incluir marcas de revisión en el PDF,
haga clic en Documento con marcas. De lo contrario, asegúrese de que Documento
está activado.
Para crear un conjunto de marcadores en los que los lectores puedan hacer clic en el
documento PDF, haga clic en la casilla Crear marcadores usando. Después haga clic
en Títulos o, si agregó marcadores al documento, en Marcadores.
Tal como se mencionó en la sugerencia de arriba, es posible que no desee incluir
información de propiedades en el PDF. Si es así, haga clic en la casilla Propiedades
de documento.
Para que el software de lectura en pantalla lea el documento de manera más fácil,
haga clic en la casilla Etiquetas de estructura del documento para accesibilidad.
Opciones de PDF
ISO 19005-1 Esta opción genera el documento PDF por medio del estándar PDF/A,
que es un estándar de archivado. El estándar PDF/A conserva el documento para
que su apariencia sea igual cuando se abra en el futuro.
Texto de mapas de bits si no se pueden insertar fuentes Si no se pueden insertar
fuentes en el documento, el PDF usa imágenes de mapas de bits del texto para que la
apariencia del PDF sea igual a la del documento original. Si no se activa esta opción
y el archivo usa una fuente que no se puede insertar, el lector de PDF podría cambiar
la fuente.
Cifrar el documento con una contraseña Haga clic en esta opción para restringir el
acceso y que solo aquellas personas que dispongan de la contraseña puedan abrir
el PDF. Si hace clic en Aceptar, Word abrirá el cuadro Cifrar documento PDF, en el que
podrá escribir y confirmar la contraseña.
Abrir un archivo PDF en Word

Puede capturar cualquier contenido que desee de un PDF abriéndolo en Word .
Convierta un PDF en Word haciendo clic en Archivo Abrir y seleccionando el archivo
PDF. Word abre el contenido en un nuevo archivo y, a continuación, puede copiar el
contenido que desea incluyendo imágenes y diagramas.
Para convertir un PDF, ábralo como cualquier otro documento.
1. Haga clic en Archivo / Abrir.
2. Elija la ubicación del PDF y haga clic en Buscar.
3. Encuentre el PDF y haga clic en Abrir.
3. Observe y lea la siguiente ventana:
Es posible que el documento convertido no sea una muestra exacta página por
página con el original. Por ejemplo, las líneas y las páginas podrían terminar en sitios
distintos.
La conversión funciona mejor con documentos que tiene sobre todo texto.
Use el nuevo modo de lectura para disfrutar de su lectura sin distracciones. Haga clic
en Vista / Modo de lectura para comprobarlo.
Aquí dispone de selectores que lo llevarán a la página siguiente o anterior, como en
la siguiente imagen.
Una vez que acceda al modo de lectura, intente hacer doble clic en una imagen para
obtener una vista más detallada o haga clic en el icono de zoom de imagen, luego
haga clic fuera de la imagen para volver a la lectura.
Actividad 01 - Agregar comandos a la Barra de Herramientas de Acceso rápido.
Actividad 1
1. Haga clic en la ficha Archivo.
2. Luego, clic en Opciones
3. Luego, realice lo siguiente:
4. Realice lo siguiente para agregar un comando.
5. Repita lo indicado en la imagen anterior, una vez que ha completado los comandos
requeridos, haga clic en el botón de comando Aceptar.
Actividad 2
Agregar comandos a la Barra de Herramientas de Acceso rápido.
1. Ingrese las opciones de Word.
2. Realice lo siguiente:
3. Ahora, para agregar comandos a la nueva pestaña Mi Ficha, en el grupo

Mis Comandos, realice lo siguiente:
4. Ahora, seleccione el nuevo grupo y proceda a cambiar de nombre al nuevo grupo,

debe quedar así:
5. Luego, se agrega un nuevo comando al nuevo grupo: Mis comandos, tal como se
muestra a continuación:
6. Repita el procedimiento indicado en la imagen anterior para agregar más

comandos, al finalizar haga clic en el botón de comando: Aceptar.
7. Un ejemplo del contenido de la nueva ficha es el siguiente:
Actividad 3
Reubicar la nueva pestaña: Mi Ficha.
1. Teniendo como modelo los pasos indicados en la actividad 2
2. Reubique la nueva Pestaña: Mi Ficha
3. Mi ficha debe estar al final de la lista de Pestañas de la cinta de opciones
Es posible usar los comandos de la nueva Pestaña: Mi Ficha, tal como se emplean
los otros comandos de las otras pestañas.
Preguntas de Repaso
1. Describa 4 nuevas características de Microsoft office
2. ¿Qué es posible realizar con la vista Backstage?
3. Configure la barra de estado para que muestre solo los siguientes comandos:
A. Control de Cambios
B. Número de línea
C. Modo de selección
D. Sobrescribir
4. Agregar una nueva Ficha, con la siguiente estructura:
A. Nombre Ficha: DIAGRAMACIÓN
1. Nombre Grupo: Edición
a. Negrita
b. Color de Fuente
c. Buscar
B. Nombre de Grupo: Tablas
i. Crear
ii. Insertar
iii. Eliminar
iv. For
Tema 2
Edición y Revisión de
un Documento
• La forma de crear un documento de Word 2010.
• La edición de un documento, esto es: Seleccionar, modificar o eliminar contenido.
• Sobre la forma de ubicar texto del documento, reemplazar un texto, volver a una
acción anterior o posterior.
Edición de un documento
Empezar a trabajar con un documento básico en Microsoft Office Word es tan
sencillo como abrir un nuevo documento en blanco y empezar a escribir.
O bien, si desea crear un tipo específico de documento, como un plan de negocios o
un currículum vitae, puede ahorrar tiempo usando una plantilla.
Todos los archivos que se crean con Microsoft Office tienen una extensión: docx.
Crear nuevo documento desde la Barra de Herramientas de Acceso rápido
Crear nuevo documento desde la Pestaña Archivo
Crear nuevo documento con el comando Ctrl + U
Desplazarse por el documento

Con Microsoft Word , es sencillo desplazarse por el documento. Puede hacerlo de las
siguientes formas:
• El mouse
• El teclado
• El Selector de objetos
Reconocer el punto de inserción en el texto
Cuando está creando contenido en un documento siempre se muestra una barra
perpendicular llamada punto de inserción, pues a partir de dicha posición es donde
se escribe el nuevo contenido.
Desplazamiento entre caracteres, palabras, párrafos, pantallas o páginas

Entre Caracteres
Con el Mouse, Desplace el puntero justo en el carácter que desea ubicarse y haga
clic.
Con el Teclado, simplemente utilice las teclas direccionales
Entre Palabras
Con el Mouse, Desplace el puntero justo en la palabra que desea ubicarse y haga clic.
Con el Teclado, simplemente utilice la combinación de teclas: [Ctrl] + [] para
desplazarse palabra por palabra hacia la derecha, emplee la combinación: [Ctrl] + [].
Entre Párrafos
Con el Mouse, Desplace el puntero justo en el párrafo, si es posible puede “Rolear”1
hasta el párrafo que desea ubicarse y haga clic.
Con el Teclado, simplemente utilice la combinación de teclas: [Ctrl] + [] para
desplazarse al párrafo anterior, emplee la combinación: [Ctrl] + [] para desplazarse al
párrafo siguiente.
Entre Pantallas
Con el Mouse, Desplace el puntero justo en el pantalla, si es posible puede “Rolear”
hasta la pantalla que desea ubicarse y haga clic.
Con el Teclado, simplemente utilice la tecla [RePag] para desplazarse una pantalla
arriba, o la tecla [Av Pág] para desplazarse una pantalla abajo
Entre Páginas
Con el Mouse, Desplace el puntero justo en el página, si es posible puede “Rolear”
hasta la página que desea ubicarse y haga clic.
Con el Teclado, simplemente utilice la combinación de teclas [Ctrl][RePag] para

desplazarse al principio de la página anterior, o la combinación de teclas [Ctrl][Av
Pág] para desplazarse al principio de la página siguiente.
Haciendo clic derecho en las barras de desplazamiento, encontrará el desplegable
para desplazarse por el documento:
barra de desplazamiento vertical

La siguiente imagen muestra un resumen de los desplazamientos por el documento
empleando combinaciones de teclas.
Combinaciones de teclas de desplazamiento por el texto del documento

Editando el documento
Después de crear el documento, quizás desee cambiar el formato o quizás desee
agregar, modificar o eliminar parte del texto del documento.
Más adelante también podrá realizar cambios al contenido ya sea de imágenes,
formas, Smart art, gráficos, entre otros.
Microsoft Word le facilita la edición del documento, vamos a emplear una forma
sencilla de agregar texto de prueba al documento.

Ingresar nuevo contenido
Una vez que tiene el documento listo para un nuevo contenido, debe tener en cuenta
lo siguiente:
Microsoft Word, tiene en cuenta una estructura: El Párrafo.
Siendo un Párrafo, un texto que se inicia con el primer carácter y termina al pulsar la
tecla [Enter].
Ejemplo:
Este es un nuevo texto. [Enter]
Es un párrafo.
Todos los seres humanos son capaces de conocer el mundo de modos diferentes.
Según el análisis de las siete inteligencias todos somos capaces de conocer el
mundo de a través del lenguaje, del análisis lógico-matemático, de la representación
espacial, del pensamiento musical, del uso del cuerpo para resolver problemas o
hacer cosas, de una comprensión de los demás individuos y de una comprensión de
nosotros mismos. Donde los individuos se diferencian es en la intensidad de estas
inteligencias y en las formas en que recurre a esas mismas inteligencias y se las
combina para llevar a cabo diferentes labores, para solucionar problemas diversos y
progresar en distintos ámbitos. [Enter]
Es un segundo párrafo.
¿Cómo se da cuenta Microsoft Word de cada uno de los párrafos que se han insertado
al documento?
Con el botón: Mostrar u Ocultar.
Lo encuentra en: En el grupo Párrafo de la ficha Inicio, haga clic en Mostrar u ocultar.
Se muestran las siguientes marcas de párrafo:
Luego puede agregar nuevo contenido:

En forma Personalizada, se escribe el nuevo texto de acuerdo a lo que necesite el
usuario.
Texto de Prueba
Puede emplear las funciones:
• RAND
• LOREM
Función RAND
Mediante esta función se agregará texto de prueba lo cual facilita la edición del
documento a manera de prueba.
Esta función tiene un formato, es decir, la forma en que debe escribirse:
=RAND(Cantidad_Párrafos, Cantidad_Oraciones)
Ejemplo 1:
Para insertar un párrafo, escriba lo siguiente:
=RAND (1)
Resultado:
El vídeo proporciona una manera eficaz para ayudarle a demostrar el punto. Cuando
haga clic en Vídeo en línea, puede pegar el código para insertar del vídeo que desea
agregar. También puede escribir una palabra clave para buscar en línea el vídeo que
mejor se adapte a su documento.
Este párrafo por defecto contiene 3 oraciones2:
El vídeo proporciona una manera eficaz para ayudarle a demostrar el punto. Cuando
haga clic en Vídeo en línea, puede pegar el código para insertar del vídeo que desea
agregar. También puede escribir una palabra clave para buscar en línea el vídeo que
mejor se adapte a su documento.
Ejemplo 2:
Para insertar un párrafo con 2 oraciones, escriba:
=RAND (1,2)
Resultado:
En la ficha Insertar, las galerías incluyen elementos diseñados para coordinar con
la apariencia general del documento. Puede utilizar estas galerías para insertar
tablas, encabezados, pies de página, listas, portadas y otros bloques de creación del
documento.
Ejemplo 3:
Para insertar un párrafo con 1 oración, escriba:
‘=RAND (1,1)
Resultado:
En la ficha Insertar, las galerías incluyen elementos diseñados para coordinar con la
apariencia general del documento.
Ejemplo 4:
Para insertar 2 párrafos con 6 oraciones, escriba:
=RAND(2,6)
Debe obtener 2 párrafos de 6 oraciones cada uno.
Ejercicios
Ejercicio 01 - Crear nuevos párrafos.

Empleando la función RAND, crear texto de prueba para los siguientes casos:
a. 7 párrafos
b. 3 párrafos con 5 oraciones
c. 10 párrafos con 1 oración
d. 50 párrafos con 8 oraciones
Función LOREM
Mediante esta función también se puede agregar texto de prueba lo cual facilita la
edición del documento a manera de prueba.
Esta función tiene un formato, es decir, la forma en que debe escribirse:
=LOREM(Cantidad_Párrafos, Cantidad_Oraciones)
Ejemplo 1:
Para insertar un párrafo, escriba lo siguiente:
=LOREM (1)
Resultado:
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit. Maecenas porttitor congue
massa. Fusce posuere, magna sed pulvinar ultricies,
purus lectus malesuada libero, sit amet commodo magna eros quis urna.
Este párrafo por defecto contiene 3 oraciones3:
massa. Fusce posuere, magna sed pulvinar ultricies, purus lectus malesuada libero,
sit amet commodo magna eros quis urna.
Ejemplo 2:
Para insertar un párrafo con 2 oraciones, escriba:
=LOREM (1,2)
Resultado:
massa.
Ejemplo 3:
Para insertar un párrafo con 1 oración, escriba:
=LOREM (1,1)
Resultado:
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit.
Ejemplo 4:
Para insertar 2 párrafos con 6 oraciones, escriba:
=LOREM (2, 6)
Ejercicio 02 - Crear nuevos párrafos.
Con la función LOREM, crear texto de prueba para los siguientes casos:
a. 7 párrafos
b. 3 párrafos con 5 oraciones
c. 10 párrafos con 1 oración
d. 50 párrafos con 8 oraciones
Guardar contenido de un documento
Cuando ya se ha terminado de crear nuevo contenido en un documento es necesario
guardarlo.
En un nuevo documento, inserte 2 nuevos párrafos empleando la función RAND.
Ahora, en el nuevo documento realice lo siguiente:
1. Clic en la ficha Inicio / Guardar / Clic en Equipo o examinar
2. Se muestra la siguiente ventana:
3. En la barra de título, se muestra el nuevo nombre asignado

Ahora, ya tiene un nuevo documento guardado en la carpeta: Documentos,
con el nombre Documento.docx.
Ahora, cierre este archivo guardado.
Se cierra la ventana del documento, pero ya está guardado en la carpeta documentos

con el nombre: Documento.docx
La primera vez también puede utilizar el botón guardar de la barra de herramientas
de acceso rápido.
Guardar y Guardar como
La primera vez que guarda el contenido de un archivo es indiferente emplear guardar
o guardar como, pues aquí es donde se reconoce la ruta de la carpeta dónde se va a
guardar el archivo.
Luego, que agrega contenido al documento en edición y desea guardar el nuevo
contenido con el mismo nombre y en la misma carpeta donde se guardó la primera
vez, debe emplear: Guardar
Si ya agregó nuevo contenido y desea guardar este nuevo contenido en otra ubicación,
es decir en otra carpeta o con otro nombre, emplee la opción: Guardar como.
Versiones de Guardado del documento.
Microsoft Word guarda un documento para que pueda ser abierto tanto con Word
2007 o con Word 2010, pero también es posible guardarlo en otra versión anterior.
Debe recordar que si guardó un documento con las versiones ,
2010 ó 2007, no podrá abrirlo si está trabajando con Word 2003 o anterior.
Para cambiar de versión, cuando está guardando el archivo, debe seleccionar la
versión, tal como se muestra a continuación:
Luego, que seleccionó la versión, haga clic en el botón Guardar.

Formato de archivo
Microsoft Word también le permite guardar el contenido de un archivo en otro
formato, tal como Documento habilitado con macros de Word (*.docm) o quizás
desee guardarlo con Formato de Documento Portátil (PDF) que es muy utilizado
como estándar de archivos en Internet. También es posible guardarlo en formato
de Especificación de Papel XML (XPS) que es un formato electrónico con diseño fijo
que permite conservar el formato cuando se muestra en línea.
Para visualizar un archivo en formato PDF, necesita de un visor que lo puede descargar
gratuitamente de la siguiente dirección:
http://get.adobe.com/es/reader/
Para visualizar un archivo en formato XPS, necesita de un visor que lo puede
descargar gratuitamente de la siguiente dirección:
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=es&Family
ID=b8dcffdd-e3a5-44cc-8021-7649fd37ffee
En un nuevo documento, inserte 5 nuevos párrafos empleando la función RAND.
Ahora, en el nuevo documento realice lo siguiente:
Guardar el documento en formato .docx, con el nombre: modelo 2.docx
1. En la pestaña Archivo seleccione Guardar.
2. Escriba cómo nombre de archivo: Modelo 2
3. Clic en el Botón Guardar
Guardar el documento en formato .PDF, con el nombre: modelo 2.pdf
1. En la ficha Inicio, haga clic en Guardar como,
2. Seleccione el formato PDF, tal como se muestra:
4. Clic en el botón Guardar.

Se abre una nueva ventana, mostrando el contenido del documento en formato PDF.
Guardar el documento en formato .XPS, con el nombre: modelo 2.xps
1. En la ficha Inicio, haga clic en Guardar como,
2. Seleccione el Documento XPS
3. Clic en el botón Guardar.
Se abre una nueva ventana, mostrando el contenido del documento en formato XPS.
Abrir un archivo guardado
Si desea volver a editar el archivo guardado, en este ejemplo: Modelo 2.docx en la
carpeta Documentos, ya sea para revisar y modificar el contenido o agregar nuevo
contenido, lo que debe hacer es abrirlo.
Esto lo puede hacer con:
El botón abrir de la barra de herramientas de acceso rápido o con abrir de la

ficha Archivo.
Haga doble clic en el archivo Modelo2.docx
Se tendrá el contenido del archivo Modelo2.docx para ser editado.
Seleccionando contenido
Cuando se desea cambiar la apariencia de letras, palabras o párrafos, es necesario
realizar la selección del texto que se desea modificar.
El texto seleccionado se muestra de la siguiente forma:
Letras
Microsoft Word 2013
Palabra
Microsoft Word 2013
Párrafo
Microsoft Word 2013
Modos de selección sobre el documento

Puede realizar la selección de texto de alguna de las formas siguientes:
Una Palabra: Haga doble clic sobre la palabra
Una línea de texto: Haga clic en el margen izquierdo de la
Una oración: Mantener pulsada la tecla Ctrl y clic en alguna

parte de la oración.
Varias letras con el teclado: Usando las teclas direccionales

ubicarse al inicio del texto y luego, mantener pulsada la tecla Shift
⇑ y pulse la tecla direccional a la derecha hasta donde requiera.
Varias letras con el Mouse:

Clic al inicio del texto y arrastre hasta donde requiera.
Varias letras con el teclado: Usando las teclas direccionales

ubicarse al inicio del texto y luego, mantener pulsada la tecla
Shift ⇑ y pulse la tecla direccional a la derecha hasta donde
requiera.
Varias líneas de texto con el mouse: En el margen izquierdo

a la altura de una línea haga clic y arrastre hasta la línea que
desee seleccionar.
Varias líneas de texto alternas con el mouse: En el margen

izquierdo a la altura de una línea haga clic y luego, clic en cada
una de las líneas que desee seleccionar
Área rectangular: Mantenga pulsada la tecla Alt y arrastre

formando un rectángulo
Para seleccionar todos los elementos del documento

Tiene varias formas de realizar esta tarea:
1. Ficha Inicio, Grupo Edición:
2. Mouse: Triple Clic en el margen izquierdo

3. Teclado: Pulse en forma simultánea las teclas [Ctrl] [E]
Copiar, Cortar, Pegar con Mouse + Teclado
Con Microsoft Word , las tareas de duplicar resultan sencillas pues aplica las mismas
acciones que se emplean en los objetos del entorno de Windows.
Estas operaciones se pueden realizar de las siguientes formas:
• Botones de la cinta de opciones
• Mouse
• Teclado
Ejercicio
• En nuevo documento genere 2 nuevos párrafos utilizando la función RAND.
• Luego, debajo del segundo párrafo escriba 3 guiones y pulse la tecla [Enter].
Duplicar contenido usando Botones de la cinta de opciones
1. Seleccione la primera línea del párrafo que acaba de insertar, tal como se muestra:
2. Ubicar en el grupo portapapeles de la Ficha Inicio, el botón copiar.
3. Ubicarse Debajo de la línea del segundo párrafo..
4. Luego, Clic en el botón pegar del grupo portapapeles.
5. Debe mostrar lo siguiente:
Se muestra la etiqueta inteligente:

Que nos facilita opciones de pegado:
Duplicar contenido usando el mouse
1. Seleccione la última línea del párrafo que acaba de insertar, tal como se muestra.
2. Apunte a la línea seleccionada y haga clic derecho
3. Ubicarse debajo de la última línea copiada:
4. Luego, haga clic derecho.
Se muestra la etiqueta inteligente:
Que nos facilita opciones de pegado:
Duplicar contenido usando el mouse

1. Seleccione la última línea del párrafo que acaba de insertar, tal como se muestra.
2. Apunte a la línea seleccionada y haga clic derecho
3. Ubicarse debajo de la última línea copiada:
4. Luego, haga clic derecho.
Duplicar contenido usando el teclado

1. Seleccione la primera línea del segundo párrafo que inserto, tal como se muestra.
2. Pulse las combinaciones de teclas [Ctrl]+[C]

3. Ubicarse debajo de la última línea duplicada.
4. Pulse las combinaciones de teclas [Ctrl] + [V

Duplicar contenido usando el mouse + Teclado

Puede emplear esta forma si la distancia entre el texto origen y destino es pequeña.
1. Seleccione la última línea del segundo párrafo que acaba de insertar, tal como se
muestra.
2. Apunte a la línea seleccionada y mantenga pulsada la tecla [Ctrl]

3. Arrastre justo debajo de la última línea duplicada.
4. Libere el mouse y la tecla

Mover contenido
Esta operación le permite retirar el contenido de su posición actual y ubicarla en una
posición, es posible realizarla de las siguientes formas:
• Botones de la cinta de opciones
• Mouse
• Teclado
La única diferencia con la operación de duplicar contenido es que en lugar de usar el
comando copiar, empleará el comando cortar, en lugar de la tecla [C] utilice la tecla
[V].
Ejercicios
Ejercicio 1
• En nuevo documento genere 2 nuevos párrafos utilizando la función LOREM.
• Luego, debajo del segundo párrafo escriba 3 guiones y pulse la tecla [Enter].
Resultado: Tal como se muestra a continuación:
massa. Fusce posuere, magna sed pulvinar ultricies, purus lectus malesuada libero,
sit amet commodo magna eros quis urna.
Nunc viverra imperdiet enim. Fusce est. Vivamus a tellus.
Mover contenido usando Botones de la cinta de opciones
1. Seleccione la primera línea del párrafo que acaba de insertar, tal como se muestra:
2. Ubicarse debajo de la última línea duplicada.
3. Luego, Clic en el botón pegar del grupo portapapeles.
Ejercicio 2
Empleando teclado y Mouse mueva los contenidos de los dos últimos párrafos
creados, hasta obtener lo siguiente:
Portapapeles de Office
Le permite guardar temporalmente los elementos que se copian o cortan en una
parte de la memoria RAM:
En forma predeterminada el portapapeles básico guarda solo el último elemento
copiado o cortado.
En esta versión de Microsoft Word , se conserva la característica de guardar hasta
un máximo de 24 elementos.
Empleando el comando Pegar se inserta el último que se guardó en el portapapeles.
Activar el Portapapeles
En la ficha inicio del grupo portapapeles, clic en el indicador de cuadro de diálogo:
El contenido que se selecciona para copiar o mover va agregándose a una lista de
elementos en el portapapeles, donde el usuario lo pegará en la ubicación que lo
requiera.
Crear los siguientes párrafos:
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing

elit. Maecenas porttitor congue massa. Fusce
posuere, magna sed pulvinar ultricies, purus lectus
malesuada libero, sit amet commodo magna eros
quis urna.
Nunc viverra imperdiet enim. Fusce est. Vivamus a
tellus. Pellentesque habitant morbi tristique senectus
et netus et
malesuada fames ac turpis egestas. Proin pharetra
nonummy
pede. Mauris et orci.
El portapapeles debe estar activado.

Empleando algún método de copiar contenido, obtenga los siguientes elementos en
el portapapeles:
En el portapapeles realice lo siguiente para pegar o eliminar un elemento.
Si desea borrar todo el contenido del portapapeles, clic en el botón Borrar todo.
Modificando / Eliminando contenido
Puede modificar el contenido del documento agregando nuevo contenido,
reemplazando uno ya existente o simplemente eliminando el que ya no lo desea.
Modificar contenido
Puede realizarlo empleando el modo:
• Insertar o
• Sobrescribir
Insertar nuevo texto a uno ya existente
Empleando la función RAND, agregar el siguiente párrafo:
• Verifique que en la barra de estado, esté activo el modo Insertar y ubique el punto
de inserción antes de la palabra agregar.
• Desde la posición del punto de inserción, escriba la palabra nueva y pulse barra
espaciadora.
Se muestra el siguiente contenido.
En entre sí. Por ejemplo, puede usted agregar una portada

coincidente, el encabezado y la barra lateral. Haga clic en Insertar
y elija los elementos que desee de las distintas galerías.
Se ha insertado la palabra nueva.

• Ahora, verifique que en la barra de estado, esté activo el modo sobrescribir y
ubique el punto de inserción antes de la palabra diseños
Desde la posición del punto de inserción, escriba la palabra herramienta

Se muestra el siguiente contenido.
Para otorgar a su documento un aspecto profesional, Word

proporciona encabezados, pies de página, páginas de portada
y la herramienta cuadro de texto que se complementan entre sí.
Eliminar contenido
Puede eliminar texto que se encuentra en el documento. Tiene las siguientes formas:
Tecla Retroceso (Backspace): Elimina el carácter ubicado a la izquierda del
punto de inserción, el punto de inserción se mueve a la izquierda.
Teclas: [Ctrl] [Retroceso]: Elimina la palabra ubicada a la izquierda del punto de
inserción.
Tecla Suprimir (Supr): Elimina el carácter ubicado a la derecha del punto de inserción,
el punto de inserción no se mueve.
Teclas: [Ctrl] [Supr]: Elimina la palabra ubicada a la derecha del punto de inserción.
Deshaciendo cambios
Con Microsoft Word , es posible “regresar” a estados anteriores de un contenido,
pues Word mantiene un registro de las acciones que se realizan en el documento.
Las acciones se van sucediendo en forma secuencial y en ese orden es posible
“regresar” hacia adelante o hacia
atrás.
Cuando emplear este comando:

• Recuperar el contenido antes de realizar dicha acción
• Anular alguna operación o tarea realizada
¿Cómo puede deshacer acciones?
Tiene las siguientes dos formas:
Empleando el botón deshacer de la Barra de herramientas de acceso rápido.
La combinación de teclas:
[Ctrl] + [Z]
Rehacer Cambios
Si ha realizado alguna acción de deshacer es posible rehacerlos. Es decir, puede
llegar a la última acción realizada en el documento.
Recuerde que las acciones son secuenciales, entonces, no es posible saltar
directamente a una acción determinada. Siempre es la anterior o la siguiente.
¿Cómo puede deshacer Rehacer acciones?
Tiene las siguientes dos formas:
Empleando el botón deshacer de la Barra de herramientas de acceso rápido.
La combinación de teclas:
[Ctrl] + [Y]
Vamos a realizar una serie de acciones:
1. Genere el siguiente párrafo.
massa.
2. Escriba la Palabra: Procesador
3. Genere el siguiente párrafo
4. Escriba la palabra: TEXTOS Se tiene la siguiente secuencia:
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit. Maecenas porttitor
congue massa.
Procesador
En la ficha Insertar, las galerías incluyen elementos diseñados para coordinar

con la apariencia general del documento.
TEXTOS
Ahora, Pulse las teclas: [Ctrl] + [Z]
Le muestra el contenido:
Procesador
con la apariencia general del documento.
Pulse el botón Deshacer:
Le muestra el contenido:
Procesador
‘=RAND (1,1)
Pulse el botón Deshacer: Le muestra el contenido:
Pulse el botón Rehacer:
Procesador
‘=RAND (1,1)
Mostrar caracteres no imprimibles
Cuando se agrega texto al documento siempre insertamos caracteres que no son
visibles en la pantalla no se imprimen y solo se muestran si usamos el botón mostrar
todo ¶ .
Ejemplo:
• Espacios (•)
• Tabulaciones (→)
• Cambios de párrafo (¶)

Veamos:
Agregar el siguiente párrafo:
Para otorgar a su documento un aspecto profesional, Word proporciona
encabezados, pies de página, páginas de portada y diseños de cuadro de texto
que se complementan entre sí. Por ejemplo, puede usted agregar una portada
coincidente, el encabezado y la barra lateral. Haga clic en Insertar y elija los elementos
que desee de las distintas galerías.
Pulse la tecla de tabulación antes de las palabras: Por – Haga
Haga clic en el botón Mostrar todo: ¶ .
Se muestran los siguientes caracteres no imprimibles:
Búsqueda y Reemplazo
Cuando se está creando un documento o cuando se ha terminado, es común desear
buscar las ocurrencias de un determinado texto.
También se requiere de reemplazar un texto por otro.
Con Microsoft Word , estas acciones son sencillas de realizar. Veamos, en un nuevo
documento genere 4 párrafos con la función RAND
Debe mostrar lo siguiente:
tablas, encabezados, pies de página, listas, portadas y otros bloques de creación
del documento. Cuando crea imágenes, organigramas o diagramas, también se
coordinan con la apariencia actual de su documento.
Puede cambiar fácilmente el formato del texto seleccionado en el documento
eligiendo una apariencia para el texto seleccionado desde la galería de Estilos rápidos
de la ficha Inicio. También puede dar formato al texto directamente utilizando otros
controles de la ficha Inicio. La mayoría de los controles ofrecen la posibilidad de
utilizar la apariencia del tema actual o un formato que especifique directamente.
Para cambiar la apariencia general de su documento, elija nuevos elementos de
Tema en la ficha Diseño de página. Para cambiar las apariencias disponibles en la
galería Estilos rápidos, utilice el comando Cambiar conjunto de estilos rápidos. Tanto
la galería Temas como la galería.
Estilos rápidos proporcionan comandos Restablecer para que siempre puede

restablecer la apariencia original del documento contenida en su plantilla actual.
Ahora, pulse la combinación de teclas [Ctrl][Inicio] para ubicarse al inicio del
documento.
1. En la ficha Inicio, en el grupo Edición, haga clic en el botón Buscar.
2. Se muestra el panel de navegación
3. Escriba la palabra documento en el cuadro de búsqueda y luego, pulse la tecla

[Enter]. Se muestra el siguiente contenido:
Opciones para palabras completas

Recordemos que Word reconoce como palabras el texto que se encuentra entre
espacios.
En algunas ocasiones se requiere de buscar solo palabras completas, es decir que
no estén incluidas dentro de otro texto.
Por ejemplo:
Si deseamos buscar la palabra: mente y la buscamos como si fuera texto simple no
como palabra completa.
Se muestra lo siguiente:
Pero si deseamos buscar únicamente la palabra:

mente
Realizamos lo siguiente:
2. Luego, lo siguiente:
3. Se muestra el siguiente cuadro de diálogo:
4. Al hacer clic en Aceptar, se muestra el contenido sin ubicar la palabra completa

mente.
Distinguir entre mayúsculas y Minúsculas
También es común buscar un texto ya sea en letras minúsculas o en letras
MAYÚSCULAS.
Por ejemplo:
Si deseamos buscar la palabra: texto,
Se mostrará lo siguiente:
utilizar la apariencia del tema actual o un formato que especifique directamente.
En cambio, sí configuramos para encontrar la palabra: Texto. Realizamos lo siguiente:
Al hacer clic en Aceptar, se muestra el contenido sin ubicar la palabra:

Texto.
Descubre una mejor experiencia de búsqueda y navegación
Puede mejorar su operación de búsqueda haciendo un mejor uso de panel de
navegación, tal como se muestra a continuación.
Reemplazar texto
Dentro del contenido del documento algunas necesitamos modificar algún texto en
particular. Por ejemplo, necesitamos que la palabra: controles sea reemplazada con
la palabra: registros, realizamos lo siguiente:
1. En la Ficha Inicio, en el grupo Edición, haga clic en el botón Buscar.
3. A continuación se muestra el mensaje de confirmación
4. Finalmente, haga clic en el botón Si.

Comando Ir a
Con este comando podrá desplazarse a un lugar específico del documento.
Actividad Previa
En un Nuevo documento, utilizando el comando RAND, agregar 50 párrafos con 4
oraciones cada uno.
Nombre este nuevo documento: navegar1.docx
Ahora, realice lo siguiente:
1. En la ficha Inicio, en el grupo Edición, haga clic en el botón
Buscar.
2. Tal como se muestra a continuación:
3. En el nuevo cuadro mostrado, realice lo siguiente:
4. Haga, clic en el botón Cerrar.

5. Vea el estado de la barra de estado.
Ejercicios
Con el documento actual, realice lo siguiente:

1. Desplazarse a la página 1
2. Ahora, desplácese a la página 10
3. Retroceda 2 páginas (debe emplear -2)
4. Ahora, avance 1 páginas (emplear + 1)
5. Desplazarse a la línea 100
Indique el contenido de la línea:
Número de Página de dicha línea:
6. Ubíquese en la página 2
7. Avance 7 páginas
8. Retroceda 4 páginas
¿Dónde se encuentra?
Expandir y contraer
Si está trabajando en un documento largo y complicado, puede contraerlo todo
excepto la parte en la cual se quiere concentrar. O bien, si cree que está ofreciendo
demasiada información a sus lectores, puede mostrarles resúmenes y permitir que
sean los lectores quienes abran dichos resúmenes y lean los detalles si así lo desean.
La capacidad de contraer y expandir contenido en el documento se base en su nivel
de esquema. Puede agregar rápidamente un nivel de esquema y hacer que una
parte del documento se pueda contraer si agrega un encabezado con los estilos
integrados de Word.
Realice los siguientes pasos
1. En su documento seleccione títulos o subtítulos
2. Aplique el estilo Título 1 a los títulos o subtítulos desde la
pestaña Inicio del grupo Estilos.
3. Una vez que haya aplicado un estilo de encabezado, verá un pequeño triángulo
cuando mueva el cursor por encima del encabezado.
4. Haga clic en el triángulo para contraer el cuerpo de texto y los subtítulos debajo
del mismo.
5. Vuelva a hacer clic en el triángulo para expandir esa parte del documento.
6. Para contraer o expandir todos los títulos del documento, también puede hacer
clic con el botón derecho del mouse en el títulos y haga clic en Expandir/Contraer /y
escoger entre Expandir todos los títulos o Contraer todos los títulos
Si cierra y vuelve a abrir un documento, los títulos aparecen expandidos de forma

predeterminada. Si desea que el documento se abra con los títulos contraídos, haga
lo siguiente.
1. Coloque el cursor en el encabezado.
2. En la pestaña Inicio, en el grupo Párrafo, haga clic en el selector de cuadro de
diálogo.
3. En el cuadro de diálogo Párrafo, haga clic en la casilla situada junto a Contraído

de forma predeterminada.
4. Haga clic en aceptar
Preguntas de repaso
Preguntas de Repaso
1. ¿Cómo realiza la selección de todo el contenido del documento navegar1.docx?
2. Empleando el mismo documento, reemplace la palabra: galerías por tiendas.
3. Copie, duplique, el primer párrafo del documento al final del documento.
4. En la parte final del documento, dejar 2 líneas en blanco y luego, mueva la primera
línea de este último párrafo copiado al final del documento.
5. Seleccione las dos últimas líneas del segundo párrafo y moverlas al final del
documento.
6. Al final del documento, empleando la función LOREM, agregar 20 nuevos párrafos.
¿cuántas páginas tiene ahora el documento navegar1.docx: _______?
7. Finalmente desplácese a la línea 55
¿En qué páginas se encuentra: _______?
Tema 3
Cambiar formato
del documento
• Formato de caracteres, cambiando la fuente, el tamaño y el estilo.
• Cambiar la apariencia del documento, aplicando nuevos efectos visuales.
• Correcciones ortográficas y gramaticales.
Formato de caracteres
Puede cambiar el aspecto del texto cambiando su relleno o su contorno y agregando
efectos como sombra, reflejos o iluminados, así como giros tridimensionales (3D) o
biseles.
Definir Fuente, Tamaño, Estilo,
En el grupo fuente de la ficha inicio puede definir el cambio de aspecto del texto.
Ejercicio - Cambiar el formato de carácteres

Crear un nuevo archivo, agregarle 1 nuevo párrafo con la función RAND. En la ficha
Insertar, las galerías incluyen elementos diseñados para coordinar con la apariencia
general del documento. Puede utilizar estas galerías para insertar tablas, encabezados,
pies de página, listas, portadas y otros bloques de creación del documento. Cuando
crea imágenes, organigramas o diagramas, también se coordinan con la apariencia
actual de su documento.
Como primera acción, debe seleccionar el texto al cual desea cambiarle el formato.
Ahora, realice los siguientes cambios:
Fuente:Berlin Sans FB Demi, tamaño: 14, Color fuente: Rojo, Negrita, Cursiva

con la apariencia general del documento. Puede utilizar estas galerías para
insertar tablas, encabezados, pies de página, listas, portadas y otros bloques
de creación del documento. Cuando crea imágenes organigramas o
diagramas, también se coordinan con la apariencia actual de su documento.
Color de resaltado de texto: Amarillo
Efectos de texto:Relleno degradado – Anaranjado, Enfásis 6, sombra interior
Definir el Subrayado Simple o Doble

Escriba el siguiente texto:
Este es un ejemplo de Subrayado Simple. Este otro de subrayado doble
Realice los siguientes cambios
Este es un ejemplo de Subrayado Simple.

Este otro de subrayado doble
Definir Efectos en el texto

Superíndice
En una nueva línea escriba: R2 = X2 + Y2
Seleccione el número 2 de R2, clic en el botón X2. Obtenga lo siguiente:
R2=X2+Y2
Subíndice
En una nueva línea escriba: H2O
Seleccione el número 2, clic en el botón X2
Contorno
En una nueva línea escriba: EJEMPLO
Seleccione la palabra
En el grupo fuente, clic en el indicador de cuadro de diálogo:
Se muestra el cuadro de diálogo Fuente:
Realice lo siguiente:
Finalmente, haga clic en Aceptar del cuadro diálogo fuente. Debe obtener el siguiente
resultado:
Sombra
En una nueva línea escriba: SERVICIO Aplique:
Fuente: Arial, tamaño: 20, Negrita
SERVICIO
Efectos de texto: Sombra- Perspectiva: Diagonal inferior derecha en
perspectiva
Relieve
En una nueva línea escriba: TRABAJO Aplique:
Luego, en efectos de texto del cuadro de diálogo Fuente:
Resultado:
Grabado
En una nueva línea escriba: BIENESTAR
Aplique:
Luego, en efectos de texto del cuadro de diálogo Fuente:
Resultado:
Intercambiar el texto – Mayúsculas y Minúsculas

En un nuevo documento, empleando la función RAND agregar 4 nuevos párrafos de
2 oraciones cada uno
Tipo titulo
Para aplicar este tipo, realice lo siguiente:
1. Seleccione todo el primer párrafo
2. En el grupo fuente, de la ficha inicio, seleccione el botón cambiar mayúsculas y
minúsculas:
Resultado:
En La Ficha Insertar, Las Galerías Incluyen Elementos Diseñados Para Coordinar Con
La Apariencia General Del Documento. Puede Utilizar Estas Galerías Para Insertar
Tablas, Encabezados, Pies De Página, Listas, Portadas Y Otros Bloques De Creación
Del Documento.
Minúsculas
1. Seleccione todo el segundo párrafo
2. En el grupo fuente, de la ficha inicio, seleccione el botón cambiar minúsculas:
Resultado:
cuando crea imágenes, organigramas o diagramas, también se coordinan con la
apariencia actual de su documento. puede cambiar fácilmente el formato del texto
seleccionado en el documento eligiendo una apariencia para el texto seleccionado
desde la galería de estilos rápidos de la ficha inicio.
Todo Mayúsculas
1. Seleccione todo el tercer párrafo
2. En el grupo fuente, de la ficha inicio, seleccione el botón cambiar mayúsculas

y minúsculas:
Ejercicios
Ejercicio
1. En un nuevo documento insertar 2 nuevos párrafos, empleando la función RAND.
Seleccione el primer párrafo, aplique desde Efectos de texto y tipografía:
Obtenga el siguiente resultado:
En la ficha insertar, las galerías incluyen elementos diseñados para coordinar con
del documento. Cuando crea imágenes, organigramas o diagramas,

también se coordinan con la apariencia actual de su documento.
2. Seleccione el segundo párrafo, aplique Variaciones de reflejo desde
la herramienta Efectos de texto y tipografía.
Obtenga el siguiente resultado:

utilizar la apariencia del tema actual o in formato que especifique directamente.
Definir un Idioma
Es importante pues permite editar en forma correcta lo correspondiente a corrección
ortográfica, guiones, opciones de traducción entre los más importantes.
También Microsoft Word utilizará el diccionario adecuado para realizar la revisión
ortográfica de cada palabra digitada o también cómo separar las sílabas de una
palabra al emplear los guiones.
Establecer las preferencias de idioma
1. Clic en Pestana Revisar / Grupo Idioma de la cinta de opciones / Preferencias de
Idioma.
2. Puede usar el cuadro combinado Agregar idiomas de edición adicionales para
nuevos idiomas a utilizar.
Para el Documento
Si desea cambiar el idioma establecido como predeterminado, realice lo siguiente:
1. En el cuadro de diálogo Preferencias de idioma de Microsoft Office
2. Seleccione el idioma inglés
3. Tal como se indica a continuación:
4. Haga clic en Si, para cambiar al idioma inglés como idioma predeterminado.
Identificación del idioma del texto en office
Cada vez que digita una palabra Word la identifica como perteneciente al idioma
predeterminado. Si no pertenece al idioma la muestra como un error ortográfico.
Ejemplo:
Habilite el idioma inglés como predeterminado. Escribe lo siguiente:
Today is a beautiful day, and then we go to the park. Ahora, habilite al idioma español.
Nosotros vamos a jugar al campo.
Para parte del Documento
Cada vez que se requiera cambiar el idioma a una parte del texto o al empezar un
nuevo texto, debe realizar lo siguiente:
En la barra de estado, observe el idioma activo (En este caso español):
Escriba el siguiente texto en inglés:
My father is working in the supermarket.
Se Muestra por un momento con línea subrayada roja. El sistema automáticamente
se cambia al idioma inglés al texto escrito en dicho idioma.

Si desea cambiar al idioma inglés o español de un texto ya redactado, haga lo
siguiente:
1. Seleccione el texto que desea configurar al idioma en que está escrito el texto.
2. Haga clic en el idioma en la barra de estado

4. Haga clic en el idioma que desea para el texto seleccionado.
Traducción
Tiene 3 opciones de traducción
En la ficha revisar, clic en el botón traducir:
Mini traductor
Es posible que en ocasiones reciba mensajes de correo electrónico

Nota
o documentos que contengan palabras en idiomas diferentes y
no esté seguro de su significado. Con el Minitraductor de Microsoft Office, puede

colocar el puntero sobre una palabra o seleccionar una frase con el mouse para
ver la traducción en una pequeña ventana.
El Minitraductor también incluye el botón Reproducir para que pueda escuchar
la pronunciación de la palabra o frase, y el botón Copiar para que pueda pegar la
traducción en otro documento.
El Minitraductor sólo está disponible en los siguientes programas de Office: OneNote,
Outlook, PowerPoint y Word.

Activar o desactivar el Minitraductor
Para usar el Minitraductor, debe asegurarse de que esté activado. En la ficha Revisar,
en el grupo Idioma, seleccione Traducir y, a continuación, haga clic en Minitraductor.
Si la opción Minitraductor está seleccionada , el Minitraductor está activado.
Si la opción Minitraductor no está seleccionada , el Minitraductor está desactivado.

Configurar el idioma del Minitraductor
La lista de idiomas disponibles en el Minitraductor varía según el idioma de la versión
de Office que esté usando.
1. En la ficha Revisar, en el grupo Idioma, seleccione Traducir y, a continuación, haga
clic en Elegir idioma de traducción.
2. En el cuadro de diálogo Opciones de idioma de traducción, seleccione Minitraductor
y, a continuación, haga clic en el idioma que desee en la lista Traducir a.
Investigar una palabra
Con el Minitraductor activado, puede investigar una palabra extranjera para obtener
más información.
1. Coloque el puntero sobre una palabra del documento.
2. Para abrir el panel Referencia, en el Minitraductor, haga clic en Expandir .
Copiar una traducción en el portapapeles
Puede copiar el contenido del panel del Minitraductor en el portapapeles y luego
pegarlo en otro documento, por ejemplo, un mensaje de correo electrónico.
2. En el Minitraductor, haga clic en Copiar .

Reproducir una palabra o frase
Si no está seguro de la pronunciación de una palabra en otro idioma, puede hacer clic
en Reproducir para escuchar la palabra.
2. En el Minitraductor, haga clic en Reproducir .

También puede seleccionar la frase, colocar el puntero sobre ella y hacer clic en
Reproducir para escuchar la frase entera.
En el caso que desee traducir un texto palabra por palabra, realice lo siguiente:
My father is working in the supermarket. Activar el Mini traductor:
1. Active la ficha Revisar
2. Active el mini traductor
3. Apunte sobre la palabra en inglés
Se muestra la traducción
4. Si hace clic en el botón Expande, se muestra el panel de referencia, ampliando la
traducción de la palabra:
Si desea utilizar el panel de referencia para las siguientes traducciones de
cada palabra, haga lo siguiente:
5. Mantenga pulsada la tecla [Alt] y clic sobre la palabra father
6. Se muestra el significado en el panel de referencia.
7. Repita el paso 5, pero haciendo clic sobre otra palabra.
Traducir Texto Seleccionado
1. En este caso debe seleccionar el texto a traducir
2. Clic en la ficha Revisar, Traducir, Texto seleccionado

Debe estar online para hacer posible la traducción
Traducir todo el documento
Esto es posible si cuenta con un servicio web, como World Lingo, debe estar en línea.
Esto es un peligro, pues, el texto se envía sin cifrar y sería blanco fácil de usuarios
nada sanos.
errores ortográficos
1. Clic en la ficha Revisar, Traducir, Traducir documento
2. Se muestra el siguiente cuadro de diálogo

Ortografía y Gramática
Siempre que se escribe texto es posible cometer algunos errores voluntarios o
involuntarios que ameritan realizar una comprobación de la ortografía y la gramática.
Tipos de error
1. Error ortográfico, muestra debajo de cada palabra una línea ondulante de color
rojo de cada palabra que no la encuentra en el diccionario predeterminado.
2. Error gramatical, en ese caso el subrayado es de color verde. Las palabras se
encuentran el diccionario, pero no hay concordancia.
Revisión Automática
Microsoft Word revisa de forma automática cada palabra que se digita y cuando
una palabra no se encuentra en el diccionario predeterminado la subraya de rojo
ondulante, indicando un error ortográfico, en caso esté bien escritas las palabras,
pero no hay concordancia gramatical, las subraya de color verde ondulante.
Para habilitar o deshabilitar las funciones de verificación, debe realizar lo siguiente:
1. Clic en la ficha Inicio, clic en opciones, luego revisión: Configurar de acuerdo a
requerimientos
Revisión manual
En caso de que tenga un texto corto o pocos errores ortográficos o gramaticales,
puede optar por realizar una corrección individual.
Ejemplo:
Escriba lo siguiente:
Apunte a la palabra: Hazta y haga clic derecho, se muestra una lista de sugerencias:
Proceda a realizar lo mismo con la palabra: aller
Proceda a realizar lo mismo con la palabra: herrores

Proceda a realizar la corrección gramatical.
Resultado: Texto corregido
Hasta ayer se ha logrado solo dos errores. Tengo los diferentes modelos de autos.
Cuadro de diálogo ortografía y gramática.
Cuando se tienen documentos más extensos resulta más cómodo para el usuario el
uso del cuadro de diálogo para hacer la revisión ortográfica o gramatical.

1. Seleccione la ficha Revisar, grupo Revisión y
2. Clic en el botón Ortografía y gramática.
3. Se muestra el siguiente cuadro de diálogo.
Se muestra sombreado color azul la palabra correcta ortográficamente y en la parte
superior se muestra la palabra errada, cada botón tiene su función.
En el caso de error gramatical, se muestra el panel Gramática
corrección. En ocasiones hay una lista de sugerencias para elegir la más adecuada.
Incrementar nuevas palabras al diccionario personal
En caso se requiera de agregar al diccionario personal algunas palabras nuevas,
Word las guarda en un nuevo archivo llamado personal.dic (archivo de texto).
1. En un nuevo documento, escriba las siguientes palabras:

• Koricancha
• Amaquella
• Hatunruna
• Imac Sumac
2. Haga clic derecho sobre la palabra Koricancha y luego, clic en Agregar al diccionario,
también puede seleccionar solo la palabra y luego hacer clic derecho de mouse.
Ahora, procederemos a ingresar el resto de nuevas palabras.
Revisar el diccionario
1. Ingrese a las Opciones de Word. Luego clic en Revisión
2. Se presenta el siguiente cuadro de diálogo
3. En el siguiente cuadro de diálogo:
Agregue el resto de palabras:
• Tambogrande
• Ahuac
• Imac Sumac
Luego, clic en Aceptar para salir.

El subrayado rojo ondulante ha desaparecido y las nuevas palabras se han incorporado
al diccionario personal.
Auto corrección
Es una forma de programar para que Word reemplace una palabra por otra al
momento
de que es
escrita, tal
como en los
siguientes
casos:
• Corregir Dos Mayúsculas Seguidas

• Poner en mayúscula la primera letra de una oración
• Corregir el uso accidental de bLOQ mAYÚS.
• Reemplazar texto mientras escribe.
Configuración
1. Ingrese a las Opciones de Word, luego clic en Revisión
2. A continuación, verifique la siguiente configuración
3. Clic en Aceptar.
Reemplazar texto mientras escribe.
Word tiene programadas autocorrecciones y da la facilidad de agregar las que desee
incorporar.
Ejemplos
--> →
<-- ←
(c) ©
:) C
Agregar nuevas autocorrecciones

1. Ingrese a Opciones de autocorrección dentro de Revisión.
2. Luego, en la sección Reemplazar texto mientras escribe
3. Realice lo siguiente:
Escriba en:
Reemplazar: ONG
Con: Organización No Gubernamental
4. Clic en el botón [Agregar]
5. Aceptar para salir

Ahora, en el documento escriba ONG y deje un espacio
Sinónimos y Antónimos
Ejercicios
Es frecuente en un documento el empleo de sinónimos para mejorar el contenido de

un documento, también requeriremos de algunos antónimos que permitan presentar
un texto con más propiedad.
Menú Contextual – Panel de Sinónimos y Antónimos
Inserte 1 nuevo párrafo de 2 oraciones empleando la función RAND
tablas, encabezados, pies de página, listas, portadas y otros bloques de creación del
documento.
Apunte sobre la palabra documento y haga clic derecho
Panel de Tareas: Referencia
Si desea trabajar con el panel de Referencia de sinónimos, haga lo siguiente:
1. Haga clic sobre la palabra Insertar
2. En la ficha revisar, haga clic en el botón Sinónimos:
3. Luego, se muestra el panel de Referencia con una lista de sinónimos.
4. Mantenga pulsada la tecla [Alt] y haga clic sobre la palabra galerías para ver su
lista de sinónimos.
5. Repita el paso 4, pero ahora sobre la palabra insertar y deslice hasta encontrar la
lista de antónimos.
Ejercicio 1 - Traducir un texto
Realice la traducción de las siguientes palabras:
• Sunday
• Breakfast
• Wonders
• Follow up
• Switch
Configure las siguientes autocorrecciones
Reemplazar con:
• PNI Programa Nacional de Informática
• UNMSM Universidad Nacional Mayor de San Marcos
• IP Protocolo IP
• AF AdobeFlash

• Mw2k13 Microsoft Word

Hallar los sinónimos de las palabras:
• Portada
• Bloques
• Apariencia
• Coeficiente
• Chispazo
• Descargo
• Eclipsar
• Husmear
• Jorobar
Los antónimos de las palabras
• Incluyen
• Apariencia
• Utilizar
• Jaculatoria
• Oblación
• Sutileza
• Ufano
• Vitorear

Preguntas de repaso
1. ¿Qué se requiere para realizar la traducción del contenido de un documento en
español al inglés?
2. ¿Cómo realiza el cambio del idioma de una parte de un texto de un documento?
3. ¿Qué debe realizar si observa que ha escrito dos letras mayúsculas
seguidas de una misma palabra y Word no hizo ningún cambio?
4. ¿Qué debe realizar para agregar nuevas palabras al diccionario personalizado?
5. ¿Cómo logra activar el panel de referencia para los antónimos?
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
6. ¿Qué se debe realizar para programar una autocorrección?
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
7. Escriba aquí las siguientes palabras.
AMISTAD
GRATITUD
ESFUERZO
EQUIDAD
FUTURO
1. Obtenga lo siguiente
2. Esta otra apariencia

3. Este nuevo aspecto
4. Este nuevo estilo
5. Este nuevo forma

Tema 4
Formato
de Párrafo
• Permitir que el usuario pueda formatear el contenido de los documentos
• Configuración de párrafos
• Bordes y sombreados

Alineación de Párrafos
Permite aplicar una alineación al párrafo de acuerdo a requerimientos.
Siempre que se tenga varias líneas de texto en un párrafo debe aplicar la justificación.
Por defecto siempre se aplica la alineación: Alinear texto a la izquierda a todo nuevo
párrafo creado.
Es posible aplicar 4 alineaciones, empleando los botones de alineación del grupo
párrafo:
Izquierda – Derecha – Centrada – Justificada

Alinear
1. En un nuevo documento inserte 4 nuevos párrafos empleando la función RAND
2. Haga clic en alguna parte del primer párrafo y luego haga clic en el botón de
alineación: Centrar
Debe obtener lo siguiente:
3. Ahora, haga clic en alguna parte del segundo párrafo .
4. Luego clic en el botón de alineación: Alinear texto a la derecha .
eligiendo una apariencia para el texto seleccionado desde la galería de Estilos
rápidos de la ficha Inicio. También puede dar formato al texto directamente
utilizando otros controles de la ficha Inicio. La mayoría de los controles ofrecen la
posibilidad de utilizar la apariencia del tema actual o un formato que especifique
directamente.
5. Ahora, haga clic en alguna parte del tercer párrafo.
6. Luego clic en el botón de alineación: Justificar
Para cambiar la apariencia general de su documento, elija nuevos elementos de
Tema en la ficha Diseño de página. Para cambiar las apariencias disponibles en la

galería Estilos rápidos, utilice el comando Cambiar conjunto de estilos rápidos. Tanto
la galería Temas como la galería Estilos rápidos proporcionan comandos Restablecer
para que siempre puede restablecer la apariencia original del documento contenida
en su plantilla actual.
Esta es la mejor alineación si desea una presentación de calidad para sus documentos.
Cuadro de Dialogo para Párrafos
Cuando se desea mayor precisión para el contenido del documento en la
administración de su contenido es mejor emplear el cuadro de diálogo Párrafo
Luego, se muestra el cuadro de diálogo Párrafo:

Como se observa se puede aplicar en forma más exacta la configuración al párrafo.
Espaciado entre líneas y Párrafos

El espacio entre líneas de un párrafo se nombra como: Interlineado.

Opciones de interlineado
Sencillo, Esta opción se ajusta a la fuente (fuente: diseño gráfico aplicado a todos
los números, símbolos y caracteres alfabéticos. También se denomina tipo de letra.
Arial y Courier New son ejemplos de fuentes. Las fuentes suelen venir en diferentes
tamaños, como 10 puntos, y varios estilos, como negrita.) de mayor tamaño de
esa línea, más una pequeña cantidad de espacio adicional. La cantidad de espacio
adicional varía según la fuente usada.
1,5 líneas Esta opción corresponde a una vez y media el interlineado sencillo.
Doble, Esta opción equivale al doble del interlineado sencillo.
Mínimo, Con esta opción se define el interlineado mínimo necesario para ajustarse a
la fuente o el gráfico de mayor tamaño de la línea.
Exacto, Con esta opción se define un interlineado fijo, expresado en puntos. Por
ejemplo, si el texto está en una fuente de 10 puntos, puede especificar un interlineado
de 12 puntos.
Múltiple, Con esta opción se define un interlineado que puede expresarse en
números mayores que 1. Por ejemplo, si se define el interlineado en 1,15 el espacio
aumenta en un 15 por ciento y si se define en 3 aumenta en un 300 por ciento (triple
espacio).
Veamos unos Casos:
Espacio y Medio: 1.5 de espacio entre las líneas
Espacio Doble: 2.0 de espacio entre las líneas

Puede aplicar el interlineado, seleccionándolo del botón: del grupo Párrafo.
Ejemplo:
1. Inserte 2 nuevos párrafos empleando la función RAND.
2. Clic en alguna línea del primer párrafo
3. Clic en el botón Espacio entre líneas y párrafos
4. Seleccione 1.5
Ahora, aplicaremos el espacio doble:
1. Clic en alguna línea del segundo párrafo
2. Clic en el botón Espacio entre líneas y párrafos
3. Seleccione 2.0
Anterior – Posterior -
El espacio entre dos párrafos se denomina: Espaciado. Puede tener los siguientes
espaciados:
Anterior y Posterior,
Ejercicio:
1. Inserte 3 nuevos párrafos empleando la función RAND.
2. Clic en alguna línea del segundo párrafo

3. En el cuadro de diálogo Párrafo

4. Seleccione
Control de paginación
En un documento de aspecto profesional, una página nunca termina con una única
línea de un párrafo nuevo ni comienza con la última línea de un párrafo de la página
anterior.
Viudas y Huérfanas
La última línea de un párrafo situada sola al principio de una página se conoce como
línea viuda. La primera línea de un párrafo situada sola al final de una página se
conoce como línea huérfana.
Para establecer el control de las líneas viudas y huérfanas.
1. Seleccione los párrafos en los que desee impedir que aparezcan líneas viudas y
huérfanas.
2. En la ficha Diseño de página, haga clic en el Selector de cuadro de diálogo Párrafo
y, a continuación, en la pestaña Líneas y saltos de página.
3. Active la casilla de verificación Control de líneas viudas y huérfanas.
Conservar con la siguiente, impide o permite que se inserten un salto de página
entre párrafo y párrafo.
Conservar líneas Juntas, impide que se inserten saltos de página en medio de los
párrafos.
Puede configurar en el cuadro de diálogo:
Impedir que se inserten saltos de página en medio de los párrafos

1. Seleccione el párrafo que no desea que se divida en dos páginas.
2. En la ficha Diseño de página, haga clic en el Selector de cuadro de diálogo Párrafo
y, a continuación, en la pestaña Líneas y saltos de página.
3. Active la casilla de verificación Conservar líneas juntas.

Bordes
Es posible mejorar el aspecto del contenido del documento aplicando
Bordes a uno o varios párrafos. Aplicar Bordes rápidos
Emplee el botón borde del grupo Párrafo:
Aplicar Borde a un párrafo

1. Clic en alguna parte del párrafo
2. Clic en el botón bordes
3. Seleccione alguno de los tipos de bordes haciendo clic en el deseado
Valor del borde
Empleando el cuadro de diálogo de Bordes es posible aplicar con mejores opciones
los bordes a los párrafos.
Ingreso al cuadro de diálogo Bordes
1. Clic en el botón Bordes
2. Luego, clic en
3. Se muestra el cuadro de diálogo de Bordes

Tiene para seleccionar entre diferentes tipos de valores: Ninguno, Cuadro, Sombra,
3D o personalizado.
Estilo
También tiene para seleccionar diferentes estilos de líneas para el borde, desde
líneas simples, dobles, simples y dobles, líneas 3D, líneas onduladas hasta líneas
achuradas.
Ancho
Puede seleccionar anchos de líneas desde ¼ a 6 puntos
Opciones de borde
Si selecciona el botón [Opciones] del cuadro de diálogo bordes, se muestra un cuadro
para configurar los bordes según se requiera:
Ejemplo
1. Inserte un párrafo empleando la función RAND
3. Del cuadro de diálogo Bordes y sombreado
4. En la ficha Bordes seleccione el valor: Sombra, ancho de línea de
5. 3 Puntos y color: Azul.
6. Clic en el botón [Aceptar]
Debe Mostrar lo siguiente:
En la Ficha insertar, las galerías incluyen elementos diseñados para coordinar

de creación del documento. Cuando crea imágenes, organigramas o diagramas,
también se coordinan con la apariencia actual de su documento. Cuando crea
imágenes, organigramas o diagramas, también se coordinan con la apariencia
actual de su documento.

Aplicar Borde de Página

Es posible aplicar Bordes a la página, para ello del cuadro de diálogo Bordes y
sombreado, seleccione la pestaña Borde de página:
Ejemplos:
Sombreado de Párrafo
También es posible aplicar sombreado al párrafo, seleccionando la pestaña
Sombreado, del cuadro de diálogo Bordes y sombreado:
Ejemplo 1:
4. En la ficha Sombreado seleccione color: amarillo, estilo 10%
5. Clic en el botón [Aceptar] Debe Mostrar lo siguiente:

Ejemplo 2:
4. En la ficha Sombreado seleccione color: aguamarina, énfasis 5, claro 40%.
5. En trama, estilo, cuadrícula clara
6. En color, blanco, fondo 1, Oscuro 205%
Debe Mostrar lo siguiente:
Letra Capital
Para darle un estilo periodístico al contenido del documento es posible insertar una
letra de mayor tamaño que abarque varias líneas de texto, la cual es llamada letra
capital.
Para insertar letra capital debe emplear la ficha Insertar, en el grupo
Texto:
Si desea eliminar una letra capital, seleccione Ninguno.

Crear letra capital
Ejemplo:
1. Inserte dos nuevos párrafos empleando la función RAND

3. Del cuadro de texto, ficha Insertar

4. Haga clic En texto
E
n la ficha Insertar, las galerías incluyen elementos diseñados para coordinar
de creación del documento.
C
Ahora, aplique en el margen, en el segundo párrafo
uando crea imágenes, organigramas o diagramas, también se coordinan

con la apariencia actual de su documento. Puede cambiar fácilmente el
formato del texto seleccionado en el documento eligiendo una apariencia
para el texto seleccionado desde la galería de Estilos rápidos de la ficha
inicio.

Tema 5
Cambiar la apariencia al
Párrafo
• Tabulaciones
• Control de paginación
• Listas

Tabulaciones
Las tabulaciones son símbolos que aplicados sobre la regla horizontal permiten
alinear un texto a la distancia que el usuario selecciona.
Tipo: Izquierda – Derecha – Centrada – Decimal – Barra
Los que representan las tabulaciones son los siguientes:
Creación de Tabulaciones
1. Seleccione el tipo de tabulación en el selector de Tabulaciones
2. Ubicarse en la regla en la distancia que desea aplicar la tabulación, en este caso,

la distancia 5 y pulse la tecla de tabulación.
3. Escriba el texto
4. Pulse la tecla [Enter]
5. Pulse la tecla de Tabulación
6. Escriba el texto
7. Repita los pasos 5 y 6 si desea continuar con el ingreso de datos.
Modificación rápida de una tabulación
1. Seleccione las líneas que abarcan la tabulación
2. Arrastre el símbolo de la Tabulación que se encuentra sobre la regla, hasta la nueva
distancia requerida.
Eliminar la tabulación
1. Apunte sobre la tabulación
2. Cuando se muestra el nombre de la tabulación
3. Arrastre debajo de la regla horizontal y suelte
Relleno en las Tabulaciones
Le permiten crear contenido con mejor presentación. Tal como el siguiente modelo:
Relleno
A100 ..............................................300
1. Establezca las tabulaciones siguientes:
a. Izquierda: 5 cm
b. Decimal: 12 cm

2. Pulse la tecla de tabulación y escriba: Artículo

3. Pulse la tecla de tabulación y escriba: Precio
4. Pulse la tecla [Enter]
5. Pulse la tecla tabulación y escriba: MP4
6. Apunte sobre la tabulación decimal en la regla y haga doble clic
7. Se muestra el siguiente cuadro de diálogo: (Seleccione lo que se indica)
8. Haga clic en Establecer, luego clic en Aceptar
9. Pulse la tecla de tabulación y escriba: 145.50
10. Pulse la tecla de tabulación y escriba un nuevo artículo
11. Pulse la tecla de tabulación y escriba un nuevo precio
Si desea salir del registro de datos, elimine las tabulaciones
Artículo Precio
MP4 .........................................145.50
MP3 ...........................................65.30
DVD .........................................215.40
LCD .........................................568.90
Sangrías
Le permiten mejorar la presentación de los párrafos, considerando una distancia
adicional entre el párrafo y los márgenes de la página.
Izquierda – Derecha – 1ra Línea – Francesa
En la regla se encuentran los botones de sangría
La forma en que se aplica en los párrafos es la siguiente:

Uso de la Regla
Empleando la función RAND crear 4 nuevos párrafos.
1. Ubique el cursor en el primer párrafo
2. Seleccione el botón de la Sangría de primera línea
3. Cuando se muestre el nombre arrastre hasta la distancia 3
4. Libere y se debe mostrar como sigue:
En la ficha Insertar, las galerías incluyen elementos

diseñados para coordinar con la apariencia general del documento.
Puede utilizar estas galerías para insertar tablas, encabezados, pies
de página, listas, portadas y otros bloques de creación del documento.
Cuando crea imágenes, organigramas o diagramas, también se
5. Ahora, en la misma distancia 3 aplique la sangría francesa
Puede cambiar fácilmente el formato del texto seleccionado en el

documento eligiendo una apariencia para el texto
seleccionado desde la galería de Estilos rápidos
de la ficha Inicio. También puede dar formato al
texto directamente utilizando otros controles de la
ficha Inicio. La mayoría de los controles ofrecen la
posibilidad de utilizar la apariencia del tema actual o
un formato que especifique directamente.
6. Aplique la sangría izquierda, en la misma distancia 3
Para cambiar la apariencia general de su documento,

elija nuevos elementos de Tema en la ficha Diseño
de página. Para cambiar las apariencias disponibles
en la galería Estilos rápidos, utilice el comando
Cambiar conjunto de estilos rápidos. Tanto la galería
Temas como la galería Estilos rápidos proporcionan
comandos Restablecer para que siempre puede
restablecer la apariencia original del documento
contenida en su plantilla actual.

7. Aplique la sangría derecha, en la misma distancia 14
En la ficha Insertar, las galerías incluyen elementos diseñados

para coordinar con la apariencia general del documento. Puede
utilizar estas galerías para insertar tablas, encabezados, pies de
página, listas, portadas y otros bloques de creación del documento.
Cuando crea imágenes, organigramas o diagramas, también se
Puede también emplear el cuadro de diálogo, para aplicar las sangrías de una manera
más precisa.
También puede aplicar empleando los botones

de aumentar o disminuir sangría:
Listas
Mediante las listas puede crear una relación de elementos en forma de columna que
le permitirá mejorar la presentación predeterminada.
Viñetas
Se emplean para crear listas empleando símbolos.
Ejemplo:
Tenga en cuenta lo siguiente:

Crear Lista con Viñetas

1. En un nuevo documento escriba: Días de la semana
2. Pulse la tecla [Enter ], haga clic en el botón viñetas
3. Escriba Lunes
4. Pulse la tecla [Enter], escriba Martes
5. Siga hasta el día sábado, debe obtener lo siguiente:
Días de la semana
• Lunes
• Martes
• Miércoles
• Jueves
• Viernes
• Sábado
6. Para desactivar la viñeta vuelva a hacer clic en el botón de Viñetas
Crear lista de viñetas multinivel
Proceda a crear la siguiente lista, tal como se muestra a continuación:
Personalización de las viñetas

Es posible cambiar la posición tanto del símbolo como del texto de la viñeta.
Para ello debe recordar los botones de sangrías: Primera línea e izquierda.
En la lista de los días de la semana, creada anteriormente, realice lo siguiente:
1. Centre el texto Días de la semana
2. Seleccione los días de la semana, desde Lunes hasta sábado
3. Arrastre el botón de sangría izquierda hasta la distancia 9cm

4. Arrastre el botón de sangría de primera línea hasta la distancia: 7.5 cm

Días de la semana
• Lunes
• Martes
• Miércoles
• Jueves
• Viernes
• Sábado
También puede cambiar de símbolo
1. Seleccione los días de la semana
2. Clic en la flechita del botón Viñetas, seleccione otro símbolo
3. Si desea otro símbolo, en el botón Viñetas, clic en el comando:
Definir nueva viñeta.
4. Clic en el botón Símbolo
5. Clic en Aceptar

Numeración
Al aplicar este tipo de lista, cada elemento de la misma se ordena bajo una
enumeración secuencial.
Al igual que las viñetas también es posible aplicar niveles y personalizar.
Crear Listas numeradas
1. En un nuevo documento escriba: Continentes
2. Pulse la tecla [Enter ], haga clic en el botón Numeración
3. Escriba América
4. Pulse la tecla [Enter ], escriba Europa
5. Pulse la tecla [Enter ], escriba Asia
6. Pulse la tecla [Enter ], escriba Oceanía
7. Pulse la tecla [Enter ], escriba África
8. Para desactivar la viñeta vuelva a hacer clic en el botón
Continentes
1. América
2. Europa
3. Asia
4. Oceanía
5. África
Personalizar el formato de numeración
Es posible cambiar la posición tanto del número como del contenido.
En la lista de los países, creada anteriormente, realice lo siguiente:
1. Centre el texto Continentes
2. Seleccione los 5 continentes

Continentes
1. América
2. Europa
3. Asia
4. Oceanía
5. África
También puede cambiar de tipo de numeración

1. Seleccione los 5 continentes
2. Clic en la flechita del botón Numeración
3. Seleccione otro tipo de Numeración del grupo:
a. Biblioteca de numeración
b. Formatos de números de documentos.
Sí desea iniciar una nueva lista en un orden en particular
1. Clic en la flechita del botón Numeración, seleccione
Establecer valor de Numeración.
2. Se muestra el cuadro de diálogo
Lista multinivel
Este tipo de listas se caracterizan por crear una estructura dependiente siguiendo
una secuencia de numeración.
Crear Listas multinivel
1. En un nuevo documento escriba: Computadora
Pulse la tecla [Enter ], haga clic en el botón Lista Multinivel
2. Seleccione el tipo
3. Escriba Hardware
4. Pulse la tecla [Tab], escriba Mainboard, pulse la tecla [Enter]
5. Pulse la tecla [Tab], escriba ROM, pulse la tecla [Enter]

6. Pulse la tecla [Enter ], escriba RAM

7. Pulse la tecla [Enter ], escriba Microprocesador
8. Pulse la tecla [Enter ],
9. En forma conjunta pulse las teclas [Shift][Tab]
10. Escriba Disco Duro
11. Pulse la tecla [Enter ], escriba Monitor
12. Pulse la tecla [Enter ], escriba Teclado
13. Pulse la tecla [Enter ], escriba Mouse
14. Pulse la tecla [Enter ],
16. Escriba Software
17. Pulse la tecla [Enter ], escriba Sistemas Operativos
18. Pulse la tecla [Enter ], escriba Unix
19. Pulse la tecla [Enter ], escriba Linux
20. Pulse la tecla [Enter ], escriba Windows
22. Para desactivar la lista vuelva a hacer clic en el botón Lista Multinivel
Siga la secuencia adecuada para obtener:
Computadora
1. Hardware
1.1. Mainboard
1.1.1. ROM
1.1.2. RAM
1.1.3. Microprocesador
1.2. Disco Duro
1.3. Teclado
1.4. Mouse
2. Software
2.1. Sistemas Operativos
2.1.1. Unix
2.1.2. Linux

2.1.3. Windows
2.2. Lenguajes de Programación
2.2.1. Visual Basic
2.2.2. PHP
Personalizar lista multinivel

Es posible cambiar la posición tanto del número como del contenido.
En la lista de la computadora, creada anteriormente, realice lo siguiente:
1. Centre el texto Computadora
2. Seleccione los elementos de la lista
Luego, mueva los botones de sangría hasta obtener lo siguiente:
Computadora
1. Hardware
1.1. Mainboard
1.1.1. ROM
1.1.2. RAM
1.1.3. Microprocesador
1.2. Disco Duro
1.3. Teclado
2. Software
2.1. Sistemas Operativos
2.1.1. Unix
2.1.2. Windows
2.2. Lenguajes de Programación
2.2.1. Visual Basic
2.2.2. PHP
2.2.3. C++

Copiar Formato
Es útil cuando tenemos un formato aplicado a un texto y deseamos duplicarlo en
otro contenido.
Opciones
Tenemos para aplicar a texto simpe o a listas.
Texto simple
Escriba: COGNITIVO
Pulse la tecla [Enter]
Escriba: Logro
A la palabra persistencia aplique: Centrar, Negrita, Tamaño: 28, Color: azul
COGNITIVO
1. Clic en la palabra Cognitivo
2. Clic en el botón Copiar formato del grupo Portapapeles
3. Clic sobre la palabra: Logro
Listas
Crear la siguiente lista:
Colores
• Rojo
• Verde
Luego esta otra:
1. Caja
2. Lápiz
3. Hoja
Luego:
1. Haga clic sobre el elemento: Verde
2. Clic en el botón Copiar formato
3. Clic sobre el elemento: Lápiz
Debe obtener:
1. Caja
• Lápiz
2. Hoja

Si desea activar la opción Copiar formato:

Doble clic sobre dicho botón.
Para desactivarlo, haga clic sobre él
Encabezados y Pies de página
Si desea agregar un gráfico o texto en la parte superior o en la parte inferior del
documento, debe agregar un encabezado o pie de página. Puede agregar un
encabezado o pie de página rápidamente desde las galerías o puede agregar un
encabezado o pie de página personalizado.
Puede usar estos mismos pasos para agregar un encabezado o un pie de página sin
números de página.
Encabezado
El contenido del encabezado se ubica en la parte superior del documento y basta
agregarlo en una página y se replica en el resto de páginas del documento.
Insertar encabezado
1. En un nuevo documento, inserte 20 nuevos párrafos empleando la función RAND.
Ir al inicio del documento.
2. En la ficha Insertar, grupo Encabezado y pie de página
3. Seleccione el estilo: Semáforo de la lista haciendo clic.
4. Escriba: Modelo de Encabezado 1

5. Clic en el botón Cerrar encabezado y pie de página situado a la derecha de la ficha
Diseño.
Guarde el documento, nombre: Encabezado 1

Editar encabezado
1. Doble clic sobre el encabezado
2. Escriba la palabra básico antes del número 1

3. Doble clic sobre el texto del documento (Parte inferior).

Quitar encabezado
1. Haga doble clic en el encabezado.
2. Seleccione el contenido del encabezado.
3. Presione la tecla [SUPR].
Configurar encabezados
Encabezado primera página diferente
2. En la ficha Insertar, grupo Encabezado y pie de página.
3. Seleccione el estilo: Austin de la lista haciendo clic.
4. Escriba: Modelo de Encabezado 2
5. En la ficha Diseño, clic en la casilla Primera página diferente del grupo Opciones.

Diseño.
Si desea puede escribir otro contenido en el encabezado de la primera página
Encabezado página par e impar
2. En la ficha Insertar, grupo Encabezado y pie de página.
3. Seleccione el estilo
4. Escriba: Modelo de Encabezado 3a

5. En la ficha Diseño, clic en la casilla Páginas pares e impares diferentes del grupo
opciones.

6. Ubicarse en el encabezado de la par (página 2).

7. Seleccione el estilo: Cuadrícula (página par)
8. Escriba: Modelo de Encabezado 3b
Diseño.
Pie de página
Al igual que el encabezado también puede insertar un texto en la parte inferior del
documento para crear el pie de página.
Insertar pie de página
1. Abrir el documento Encabezado 1
2. En la ficha Insertar, grupo Encabezado y pie de página
3. Del Botón Pie de página, seleccione el estilo: Integral de la lista, haciendo clic.
4. Escriba: Pie 1
Diseño.
Editar pie de página
1. Doble clic sobre el Pie de página
2. Escriba la palabra básico antes del número 1
3. Doble clic sobre el texto del documento (Parte superior).
Quitar pie de página
1. Haga doble clic en el pie de página.
2. Seleccione el contenido del Pie de página.
3. Presione la tecla [SUPR].

Configurar pie de página

Siguiendo los procedimientos aplicados a los encabezados puede establecer:
• Pie de página para primera página diferente
• Pie de página para página par e impar diferentes.
Control de paginación
En general, los números de página se sitúan a la derecha, a la izquierda o en el medio
del área de encabezado o pie de página. Puede usar números, números romanos o
letras e incluir el número de capítulo (en su caso) y mostrar u ocultar el número en
la primera página.
Si desea que el área de encabezado o pie de página incluya otra información (aparte
del número de página) como, por ejemplo, título, autor o nombre de empresa, consulte
Agregar un encabezado o pie de página con gráficos o texto personalizado.
1. En la pestaña Insertar, haga clic en Número de
página en el grupo Encabezado y pie de página, haga
clic en una ubicación (por ejemplo, Principio de página)
y luego elija un estilo. Word numerará todas las páginas
de manera automática.
2. Cuando haya terminado, en Diseño / Herramientas
para encabezado y pie de página, haga clic en Cerrar
encabezado y pie de página o haga doble clic en
cualquier parte fuera del área de encabezado y pie de
página.
Usar letras, números romanos o números de capítulo

Haga lo siguiente para cambiar el formato del número de página.
1. Haga clic en Insertar / Número de página / Formato del número de página.

2. Elija una opción en la lista Formato de número.

3. Si desea incluir el número de capítulo, active la casilla Incluir número de capítulo,
elija el estilo de encabezado y un separador, y después haga clic en Aceptar.
Ocultar el número de la primera página
Si tiene una portada o si por cualquier otro motivo no quiere que
aparezca un número en la página 1, oculte la numeración hasta la página 2.
1. Haga doble clic en cualquier parte del área de encabezado o pie de página. Esto
abrirá la pestaña Diseño bajo Herramientas para encabezado y pie de página.
2. En el grupo Opciones, active la casilla Primera página diferente.
La página 2 será la primera página con un número visible.

3. Cuando haya terminado, haga clic en Cerrar encabezado y pie de página o doble
clic en cualquier lugar fuera del área de encabezado o pie de página.
Creación de Marca de agua
Cuando desee cierta seguridad de protección de datos es recomendable aplicar un
fondo en segundo plano, tanto de texto como de imagen, que asegura cierta autoría
del contenido del documento.
Insertar marca de agua
1. En la ficha Diseño de página, botón Marca de agua
2. Seleccione Confidencial

Personalizar marca de agua

Puede modificar el texto de la marca de agua o insertar una imagen
1. En la ficha Diseño de página, botón Marca de agua
2. Seleccione Confidencial
3. En el siguiente cuadro de diálogo realice la configuración requerida.

Ejercicios
Ejercicio 1
Prepare los siguientes bordes:
Ejercicio 2
Empleando Bordes, sombreado y viñetas, efectos de texto prepare lo siguiente:
Ejercicio 3
Crear el siguiente texto, colocar los respectivos formatos de Fuente y Párrafo.

Prepare la siguiente letra capital:
Prepare la siguiente lista:

1. Familia Microsoft Office
1.1. Microsoft Word
1.1.1. Crear y modificar texto y gráficos en cartas, informes, páginas web.
1.1.2. Formato de fuente, párrafo, inserción, combinar correspondencia.
1.2. Microsoft Excel
1.2.1. Realizar cálculos, analizar información y administrar listas en Hojas de
Cálculo
Utilizar funciones Aritméticas, Estadísticas, Búsqueda, además crear
gráficos.
1.3. Microsoft Lync
1.3.1. Es un servicio de mensajería instantánea, lanzado por Microsoft Office
Communications Server, como una parte integrada de su paquete de

Microsoft Outlook.
1.3.2. Funciona sin problemas con las aplicaciones de Office que los
usuarios emplean a diario, e incluso es compatible para usuarios
desuites ofimáticas de Mac OS y algunos sistemas operativos de
telefonía móvil más avanzados, como Windows Phone, Android,
iPhone y iPad(que utilizan el sistema operativo iOS) y Symbian.
1.4. Microsoft OneNote
1.4.1.
Facilitar la toma de notas, la recopilación de información, y la
colaboración multiusuario. OneNote permite colocar notas en páginas
de dos dimensiones
1.4.2. Ofrece la posibilidad de agregar dibujos, diagramas, fotografías,
elementos multimedia, audio, vídeo, e imágenes escaneadas Prepare
la siguiente distribución de datos
Prepare la siguiente distribución de datos

Tema 6
Aplicar Estilos
en el documento
• Panel de Estilos y Formatos
• Estilos Personalizados
• Reutilización de estilos

Panel de Estilos y Formatos

Mediante la aplicación de estilos puede mejora la presentación del contenido del
documento.
Facilita:
La separación de los contenidos mediante títulos y subtítulos
Crear tablas de contenido por la referencia de la ubicación de los títulos, identificando
la página donde se encuentran
Reubicar párrafos que son parte de un título o subtítulo
Aplicar estilos existentes
Word cuenta con estilos de tipo carácter, párrafo y vinculado, en la cual se agrupa
párrafo y carácter juntos, por lo que en unos casos se necesitan que se seleccione
una porción de texto y para otros casos con ubicar el cursor en el párrafo será más
que suficiente.
Se cuenta con los siguientes estilos predeterminados dentro del grupo Estilos:
Mostrar formatos
Cada estilo tiene un conjunto de formatos aplicados tanto que incluye la fuente,
párrafo, alineación, tabulaciones, estilo fuente en el cual se basa.
Para ver los formatos aplicados se debe activar la ventana de estilos para tener una
mejor idea de todos lo que interviene en un estilo.

En la ventana de estilos apunte al estilo de Titulo 1
Aplicar un estilo predeterminado

Escriba las siguientes palabras:
Superación personal
Constancia
Dedicación
Seleccione la primera línea de texto que acaba de escribir y luego haga clic en el
botón Titulo 1 del grupo estilos y obtenga lo que se muestra:
Estilos Personalizados
Word le permite crear sus propios estilos en caso de algún requerimiento especial.
Solo tiene que iniciar con un texto, aplicarle varios formatos hasta obtener la apari-
encia requerida.
Crear
Escriba: APRENDIZAJE
Aplicar lo siguiente:
Centrar, Negrita, Arial, 28 puntos, azul, Relleno degradado – Azul, Énfasis1, Contorno-
Blanco
1. Seleccione la palabra APRENDIZAJE que acaba de formatear

2. En la galería de estilos, seleccione: Crear un estilo

3. Ahora, escriba el nombre del nuevo estilo:
4. Clic en Aceptar, en la Galería de estilos se muestra el estilo Aprendizaje
Escriba:
Desarrollo Personal
1. Seleccione las dos palabras y Clic en el nuevo estilo: Aprendizaje
Modificar
1. Haga clic derecho sobre el estilo Motiva
2. En el nuevo cuadro de diálogo, seleccione Formato / Borde

3. Ahora, configure los bordes como se indica
4. Clic en el botón [Aceptar], para salir

Aplicar
Si escribe cualquier otra palabra y aplica el estilo Aprendizaje, se muestra el formato
que ha creado.
Eliminar
1. En la ventana de Estilos, seleccione el Estilo
Aprendizaje, luego el botón del administrador de
estilos.
2. En el cuadro mostrado, seleccione el botón
Eliminar

En un nuevo documento crear el siguiente texto y los estilos resaltados.

(Si no se encontrara en la lista de estilos debe crear uno personalizado)

Tema 7
Gestión de
Contenido Visual
• Insertar ilustraciones.
• Insertar capturas.
• Efectos de texto.
• Formato de imágenes
• Gestión de Dibujos

Insertar Ilustraciones
Para una mejor presentación del contenido Word facilita la inserción de elementos
gráficos como: fotografías e imágenes prediseñadas procedentes de muchos
orígenes distintos, incluidas las descargadas de un sitio web que provea imágenes
prediseñadas, las copiadas de una página web o las insertadas desde una carpeta
donde guarde imágenes.
También puede cambiar la ubicación de una fotografía o imagen prediseñada dentro
de un documento usando los comandos Posición y Ajustar texto.
Todos los elementos gráficos que se pueden insertar se encuentran en el grupo
ilustraciones de la ficha insertar.
También es útil la inserción de portadas, que se puede realizar con el botón portadas
del grupo página.
Portadas
Son útiles para mejorar la presentación de nuestro documento en edición.
Siempre se insertan como primera página. Word nos facilita una
galería de portadas para solo agregarlas a nuevos documentos.
Insertar una nueva Portada
1. Crear un nuevo documento
2. En la ficha Insertar, grupo Páginas, seleccione Con Bandas de la galería de portadas.

3. Se muestra el contenido de la portada en la primera página

Imágenes en línea
Este botón busca e inserta imágenes desde una variedad de orígenes en línea.
1. En la ficha Insertar, Clic en Imágenes en línea, del grupo
Ilustraciones. Se muestra la siguiente ventana
Escriba la palabra gente en el cuadro buscar en Office.com y clic en el botón [Buscar],

como muestra la imagen inferior.
2. Para insertar una imagen, haga clic en alguna de las mostradas en la galería, luego
haga clic en el botón Insertar.

3. Obtendrá la imagen en su documento, y deberá diferenciar cuando la imagen está

seleccionada o no.
4. Puede seleccionar el tipo de resultado.
Imágenes externas
Permite insertar una imagen desde un archivo. Algunos de los formatos aceptados
son:

Insertar una imagen de archivo

1. Haga clic en la posición donde desea insertar la imagen
2. En la Ficha Insertar, grupo Ilustraciones, clic en Imágenes, seleccione la
imagen a insertar. Ejemplo: banner 1
3. Se aplican los mismos detalles de imagen seleccionada o no seleccionada.

Capturas de pantalla
Las capturas de pantalla son útiles para capturar instantáneas de información que
podrían cambiar o caducar, como un artículo de noticias de última hora o una lista
sensible al tiempo de vuelos disponibles y tarifas en un sitio web de viaje. Las capturas
de pantalla también son útiles para copiar desde páginas web y otros orígenes
cuyos formatos podría no transferirse correctamente en el archivo por cualquier otro
método. Las capturas de pantalla son imágenes estáticas. Al tomar una captura de
pantalla de algo (por ejemplo, una página web) y la información original cambia,
no se actualiza la captura de pantalla.
Al hacer clic en el botón Captura de pantalla, puede insertar toda la ventana del
programa o usar la herramienta Recorte de pantalla para seleccionar una parte de
la ventana. Sólo las ventanas que no se han minimizado a la barra de tareas pueden
capturarse.
Las ventanas de los programa abiertos se muestran como miniaturas en la
Galería Ventanas disponibles y cuando se pausa el puntero sobre una miniatura,
la información sobre herramientas emerge con el título de documento y el nombre
de programa. Por ejemplo, podría ver Microsoft Excel - Libro 1 como una ventana
minimizada que podría agregar a un archivo de Office.

puede agregar sólo una captura de pantalla a la vez. Para agregar varias capturas de
pantalla, repita los pasos 2 y 3 a continuación.
1. Haga clic en el documento al que desea agregar la captura de pantalla.
2. El grupo Ilustraciones de la ficha Insertar, haga clic en Captura de pantalla.
3. Siga uno de estos procedimientos:
• Para agregar toda la ventana, haga clic en la miniatura de la galería Ventanas
disponibles.
• Para agregar parte de la ventana, haga clic en Recorte de pantalla y cuando el
puntero se convierta en una cruz, mantenga presionado el botón primario
del mouse para seleccionar el área de la pantalla que desea capturar.
Si tiene varias ventanas abiertas, haga clic en la ventana que desee recortar antes de
hacer clic en Recorte de pantalla. Al hacer clic en Recorte de pantalla se minimiza el
programa en el que está trabajando y sólo la ventana detrás de él estará disponible
para el recorte.
Después de agregar la captura de pantalla, puede usar las herramientas de la ficha
Herramientas de imagen para editar y mejorar la captura de pantalla.
Formas
Puede agregar una forma al archivo de Microsoft Office o combinar varias formas
para hacer un dibujo o una forma más compleja. Las formas disponibles incluyen
líneas, figuras geométricas básicas, flechas, formas de ecuación, formas para
diagramas de flujo, estrellas, cintas y llamadas.
Después de agregar una o más formas, puede agregarles texto, viñetas, numeración
y estilos rápidos.
Agregar una forma al archivo
1. En la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en Formas.
2. Haga clic en la forma que desee, haga clic en cualquier lugar del documento y, a
continuación, arrastre para colocar la forma.
3. Para crear un cuadrado o un círculo perfectos (o restringir las dimensiones de
otras formas), presione la tecla SHIFT y manténgala presionada mientras
arrastra.
Agregar varias formas al archivo
En vez de agregar formas individuales para crear un dibujo, puede que desee crear
un elemento gráfico SmartArt. En los elementos gráficos SmartArt, la disposición de
las formas y el tamaño de la fuente de las mismas se actualizan automáticamente a

medida que agrega o quita formas y modifica el texto.
1. En la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en Formas

2. Haga clic con el botón secundario del mouse en la forma que desee agregar y, a
continuación, haga clic en Bloquear modo de dibujo.
3. Haga clic en cualquier lugar del documento y, a continuación, arrastre para colocar
la forma. Repita este procedimiento por cada forma que desee agregar.
4. Presione ESC cuando haya agregado todas las formas que desea.
Agregar texto a una forma
• Haga clic en la forma a la que desea agregar texto y, a continuación, escriba
el texto.
El texto que agregue se convierte en parte de la forma; si gira o voltea la forma, el
texto también girará o se volteará.
Agregar una lista con viñetas o numerada a una forma
1. Seleccione el texto en la forma a la que desea agregar viñetas o numeración.
2. Haga clic con el botón secundario en el texto seleccionado y, en el menú contextual,
siga uno de estos procedimientos:
• Para agregar viñetas, señale Viñetas y, a continuación, elija las opciones que
desee.
• Para agregar numeración, señale Numeración y, a continuación, elija las opciones
que desee.
Agregar un estilo rápido a una forma
Los estilos rápidos son combinaciones de diferentes opciones de formato que se
muestran en una miniatura en la galería de estilos rápidos en el grupo Estilos de
forma. Al dejar el puntero sobre una miniatura de estilo rápido, puede ver el modo en
que el Estilo de forma (o estilo rápido) afecta a la forma.
1. Haga clic en la forma a la que desea aplicar un estilo rápido nuevo o diferente.
2. En Herramientas de dibujo, en la pestaña Formato, en el grupo

Estilos de forma, haga clic en el estilo rápido que desee.

Pestaña Formato en Herramientas de dibujo. Para ver más estilos rápidos, haga clic
en el botón Más.
Cambiar de una forma a otra
1. Haga clic en la forma que desee cambiar por una diferente.
Para cambiar varias formas, presione CTRL mientras hace clic en las formas que
desea cambiar.
2. En Herramientas de dibujo, en la pestaña Formato, en el grupo Insertar formas,
haga clic en Editar forma, elija Cambiar forma y, a continuación, haga clic en la
nueva forma que desee.
Aplicar un degradado sencillo a la forma
1. Seleccione la forma a la que desea aplicar un relleno degradado.
Los siguientes pasos funcionan mejor si la forma ya tiene un color de relleno sólido
que le guste.
2. En Herramientas de dibujo, en el grupo Estilos de forma de la pestaña Formato,
haga clic en Relleno de forma elija Degradado y, a continuación, seleccione el
degradado que desee.
Si no ve las fichas Herramientas de imagen, asegúrese de que la forma está
seleccionada. Es posible que tenga que hacer doble clic en la forma para abrir la
pestaña Formato.

Aplicar un degradado integrado a la forma

2. En Herramientas de dibujo, en el grupo Estilos de forma de la pestaña Formato,
haga clic en Relleno de forma, elija Degradado y, a continuación, seleccione
Más degradados.
3. En el panel Formato de forma, en la sección Relleno, seleccione el botón de opción
Relleno de degradado.
4. En la sección Puntos de degradado, seleccione colores para su estilo de degradado
que desee.
Crear un relleno degradado personalizado para la forma
2. En Herramientas de dibujo, en el grupo Estilos de forma de la pestaña
Formato, haga clic en Relleno de forma, elija Degradado y, a continuación, seleccione
Más degradados.
Si no ve las pestaña Formato, asegúrese de que la forma está seleccionada. Es

posible que tenga que hacer doble clic en la forma para abrir la ficha Formato.
3. En el panel Formato de forma, en la sección Relleno, seleccione el botón de opción
Relleno de degradado.
4. En la sección puntos de degradados, seleccione el tipo de degradado que
desee.
5. En la alternativa Dirección, seleccione la dirección que desee para el degradado.
6. En Puntos de degradado, haga clic en Agregar puntos de degradado o Quitar
puntos de degradado hasta que tenga un punto para cada color que desea en el
relleno de degradado.
Un “punto” es el punto específico donde finaliza la mezcla de dos colores adyacentes
en un degradado.
Siga este procedimiento para cada uno de los colores de relleno que desee en el
degradado:
1. Haga clic en uno de los puntos.
2. En la lista Colores, seleccione el color que desee.
3. En la casilla Posición, escriba la posición que desee.
4. Si lo desea, puede ajustar el Brillo o la Transparencia del color.

5. Podrá visualizar el acabado de su diseño en todos los procesos y cambios que

realiza.
Eliminar una forma del archivo

• Haga clic en la forma que desea eliminar y presione SUPR.
Para eliminar varias formas, presione la tecla CTRL mientras hace clic en las formas
que desea eliminar y, a continuación, presione SUPR.
Maquetación de mejora de gráficos SmartArt
Un elemento gráfico SmartArt es una representación visual de la información que
se puede crear de forma fácil y rápida eligiendo entre los diferentes diseños, con el
objeto de comunicar mensajes o ideas eficazmente.
Consideraciones a la hora de crear un elemento gráfico SmartArt

Antes de crear un elemento gráfico SmartArt, visualice el tipo y el diseño más
adecuados para mostrar sus datos. ¿Qué desea trasmitir con el elemento gráfico
SmartArt? ¿Desea que tenga un aspecto específico? Puesto que puede cambiar el
diseño de forma rápida y sencilla, pruebe con los diferentes tipos de diseños hasta
que encuentre el que mejor transmita su mensaje. El gráfico debe ser claro y fácil
de entender. Pruebe con los diferentes tipos de diseño usando la siguiente tabla
como punto de partida. La finalidad de esta tabla es ayudarle a ponerse manos a la
obra y no pretende ser una lista completa.
Asimismo, tenga en cuenta la cantidad de texto que tiene porque ésta suele determinar
el diseño que se ha de utilizar y las formas que se necesitan. En general, los elementos
gráficos SmartArt son más eficaces cuando el número de formas y la cantidad de

texto se limitan a puntos clave. Los textos largos pueden distraer la atención de la
apariencia visual del elemento gráfico SmartArt y dificultar la transmisión visual del
mensaje. No obstante, algunos diseños, como Lista de trapezoides en el tipo Lista,
funcionan mejor con textos más largos.
Algunos diseños de elementos gráficos SmartArt contienen un número fijo de
formas. Por ejemplo, el diseño Flechas opuestas del tipo Relación está diseñado
para mostrar dos ideas o conceptos opuestos. Solo dos formas pueden corresponder
a texto y el diseño no se puede cambiar para mostrar más ideas o conceptos.
En la siguiente ventana usted podrá elegir una variedad de gráficos SmartArt y al
seleccionar alguno mostrará su nombre y la sugerencia de su posible uso.
Si necesita transmitir más de dos ideas, use otro diseño que tenga más de dos formas
para texto, como el diseño Pirámide básica del tipo Pirámide. Tenga en cuenta que
cambiar los diseños o los tipos de elementos gráficos SmartArt puede alterar el
significado de la información. Por ejemplo, un diseño con flechas hacia la derecha,
como Proceso básico del tipo Proceso, no significa lo mismo que un elemento gráfico
SmartArt con flechas en círculo, como Ciclo continúo del tipo Ciclo.
Crear un elemento gráfico SmartArt y agregarle texto
1. En la ficha Insertar en el grupo Ilustraciones, haga clic en
SmartArt.

2. En el cuadro de diálogo Elegir un gráfico SmartArt, haga clic en el tipo y en el

diseño que desea.
3. Escriba el texto mediante uno de estos procedimientos:
• Haga clic en [Texto] en el panel de texto y a continuación escriba el texto.
• Copie texto desde otro lugar o programa. Haga clic en [Texto] en el panel de texto
y a continuación pegue el texto.
• NOTAS
• Si el panel de texto no se puede ver, haga clic en el control.
Para agregar texto en una posición arbitraria cerca o encima del elemento gráfico
SmartArt, en la pestaña Insertar en el grupo Texto, haga clic en Cuadro de texto
para insertar un cuadro de texto. Si desea que aparezca solo el texto del cuadro de
texto, haga clic con el botón secundario en el cuadro de texto, después haga clic en
Formato de forma o Formato de cuadro de texto y a continuación configure el cuadro
de texto para que no tenga color de fondo ni borde.
Haga clic en un cuadro en el elemento gráfico SmartArt y luego escriba el texto.
Para obtener los mejores resultados, use esta opción después de agregar todos los
cuadros que desee.
Agregar o eliminar formas en un elemento gráfico SmartArt
1. Haga clic en el elemento gráfico SmartArt al que desea agregar otra forma.
2. Haga clic en la forma existente situada más cerca del lugar donde desee agregar
la nueva forma.
3. En Herramientas de SmartArt en la pestaña Diseño del grupo
4. Crear gráfico, haga clic en Panel de texto.

Si no ve las pestañas contextuales Herramientas de SmartArt o Diseño,

asegúrese de que ha seleccionado un elemento gráfico SmartArt. Es posible
que deba hacer clic en el elemento gráfico SmartArt para abrir la pestaña Diseño.
5. Siga uno de estos pasos:
• Para insertar una forma detrás de la forma seleccionada, haga clic en Agregar
forma detrás.
• Para insertar una forma delante de la forma seleccionada, haga clic en Agregar
forma delante.
Para agregar una forma desde el panel de texto, haga clic en una forma existente,
mueva el cursor delante o detrás del texto donde desea agregar la forma y a
continuación presione ENTRAR.
Para eliminar una forma del elemento gráfico SmartArt, haga clic en la forma
que desea eliminar y luego presione SUPRIMIR. Para eliminar todo el elemento
gráfico SmartArt, haga clic en el borde del elemento gráfico SmartArt y luego presione
SUPRIMIR.
Cambiar los colores de todo un elemento gráfico SmartArt
Puede aplicar variaciones de color derivadas del tema de colores a las formas del
diseño del elemento gráfico SmartArt.
1. Haga clic en el elemento gráfico SmartArt.
Estilos SmartArt, haga clic en Cambiar colores.
Si no ve las fichas Herramientas de SmartArt o Diseño, asegúrese de que ha

seleccionado un elemento gráfico SmartArt. Es posible que deba hacer clic en el
elemento gráfico SmartArt para abrir la ficha Diseño.
3. Haga clic en la variación de colores que desea.
Aplicar un estilo SmartArt a todo un elemento gráfico SmartArt
Un estilo SmartArt es una combinación de varios efectos, como estilo de línea, bisel
o 3D, que se puede aplicar a las formas en el diseño del elemento gráfico SmartArt
para crear en un aspecto único y de diseño profesional.
1. Haga clic en el elemento gráfico SmartArt.
Estilos SmartArt, haga clic en el estilo de elemento gráfico SmartArt que desee.

Para ver más estilos SmartArt, haga clic en el botón Más

Crear un organigrama
Si desea ilustrar las relaciones jerárquicas de su compañía u organización,
puede crear un elemento gráfico SmartArt que use un diseño de organigrama,
como por ejemplo Organigrama
También puede crear un organigrama con una imagen asociada a cada persona en
el elemento gráfico SmartArt. Un organigrama con fotos no solo tiene un diseño
profesional sino que además ayuda al público a asociar los nombres con las caras
de sus colegas.
Cuando se agrega un cuadro de asistente a un diseño de organigrama, por ejemplo
un Organigrama, una viñeta con una línea adjunta indica el cuadro del asistente en
el panel de texto.
Aunque puede utilizar otros diseños jerárquicos para crear un organigrama, el

cuadro de asistente y los diseños colgantes solo están disponibles con los diseños
de organigrama.
1. En el documento, presentación, hoja de cálculo o mensaje de correo electrónico,
vaya a la ficha Insertar en el grupo Ilustraciones y haga clic en SmartArt.
2. En la galería Elegir un gráfico SmartArt, haga clic en Jerarquía, haga clic en
un diseño de organigrama (por ejemplo, Organigrama) y, a continuación, en Aceptar.
3. Para escribir el texto, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para obtener los mejores resultados, use esta opción después de agregar todos los
cuadros que desee.
Haga clic en [Texto] en el panel de texto y, a continuación, escriba el texto.
Copie texto desde otra ubicación o programa, haga clic en [Texto] en el panel de texto
y, a continuación, pegue el texto.
Si el panel de texto no se puede ver, haga clic en el control.

Crear un organigrama con imágenes

1. En la ficha Insertar en el grupo Ilustraciones, haga clic en SmartArt.
2. En la galería Elegir un gráfico SmartArt, haga clic en Jerarquía y, a continuación,

haga doble clic en Organigrama con imágenes.
3. Para agregar una imagen, en el cuadro en el que desea agregarla, haga clic en el
icono de la imagen, ubique la carpeta que contiene la imagen que desea usar, haga
clic en el archivo de imagen y a continuación haga clic en Insertar.
4. Para escribir el texto, siga uno de estos procedimientos:
Haga clic en [Texto] en el panel de texto y a continuación, escriba el texto.
Copie texto desde otro lugar o programa. Haga clic en [Texto] en el panel de texto
y luego pegue el texto.
Cambiar el diseño de dependencia del organigrama

Un diseño de dependencia afecta al diseño de todos los cuadros debajo del cuadro
seleccionado.
1. Haga clic en el cuadro del organigrama al que desee aplicar un diseño de
dependencia.
2. En Herramientas de SmartArt en la ficha Diseño del grupo Crear gráfico, haga clic
en Diseño y a continuación siga uno de estos procedimientos:
• Para centrar todos los cuadros por debajo del cuadro seleccionado, haga clic en
Estándar.

• Para centrar el cuadro seleccionado encima de los cuadros que hay debajo y
organizar los cuadros que hay debajo horizontalmente con dos cuadros en cada fila,
haga clic en Ambos.
• Para disponer el cuadro seleccionado a la derecha de los cuadros que hay debajo
y alinear a la izquierda los cuadros que hay debajo verticalmente, haga clic en
Dependientes a la izquierda.

• Para disponer el cuadro seleccionado a la izquierda de los cuadros que hay debajo
y alinear a la derecha los cuadros que hay debajo verticalmente, haga clic en
Dependientes a la derecha.
Gráfico de barras
En Microsoft Word , puede insertar muchos tipos de gráficos y diagramas de datos,
como gráficos de columnas, gráficos de líneas, gráficos circulares, gráficos de
barras, gráficos de área, gráficos de dispersión, gráficos de cotizaciones, gráficos de
superficie, gráficos de anillos, gráficos de burbujas y gráficos radiales.
Crear un gráfico
1. En el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar, haga clic en Gráfico.
2. En el cuadro de diálogo Insertar gráfico, haga clic en las secciones del directorio
para desplazarse por los tipos de gráficos.
3. Seleccione el tipo de gráfico que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Si coloca el puntero del mouse sobre algún tipo de gráfico, aparece la información en
pantalla con el nombre.
Edite los datos en Excel.
Cuando haya terminado de editar los datos, puede cerrar Excel.

Datos de ejemplo en una hoja de cálculo de Excel

Insertar Símbolos
Inserta símbolos que no existen en el teclado, como símbolos de copyright,
símbolos de marca registrada, marcas de párrafo y caracteres Unicode.
Insertar un símbolo
1. En la ficha Insertar, grupo Símbolos
2. Seleccione uno de la lista o Clic en Más símbolos
3. Se muestra el cuadro de diálogo símbolo
4. Seleccione un símbolo luego clic en Insertar.
Insertar Cuadro de texto

Un cuadro de texto es un objeto que permite colocar y escribir texto en cualquier
lugar de un documento de Word .
1. En el grupo texto de la ficha Insertar, haga clic en Cuadro de texto y después en
Dibujar cuadro de texto.

2. Haga clic en el documento y, a continuación, arrastre para dibujar el cuadro de

texto el tamaño que desee.
3. Para agregar texto a un cuadro de texto, haga clic dentro de él y escriba o pegue
el texto.
Si tiene problemas al imprimir los cuadros de texto, asegúrese de que la casilla de
verificación Imprimir dibujos creados en Word está seleccionada.
Para ello, haga clic en la ficha Archivo, Opciones de Word, Pantalla y luego en
Opciones de impresión, seleccione la casilla de verificación Imprimir dibujos creados
en Word.
Para dar formato al texto que está dentro del cuadro de texto, seleccione el
texto y, a continuación, utilice las opciones de formato en el grupo Fuente de la ficha
Inicio.
• Para colocar el cuadro de texto, haga clic en él y, a continuación, cuando el
puntero cambie a una, arrastre el cuadro de texto a la nueva ubicación.
• Si ha dibujado varios cuadros de texto, se pueden vincular juntos para que el
texto fluya de un cuadro a otro. Haga clic en uno de los cuadros de texto
y, a continuación, en Herramientas de cuadro de texto, en la ficha Formato
del grupo Texto, haga clic en Crear vínculo.
Copiar un cuadro de texto
• Haga clic en el borde del cuadro de texto que desea copiar.
• En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en el botón Copiar .
• Asegúrese de que el puntero no esté dentro del cuadro de texto, sino sobre su
borde. Si el puntero no está en el borde, cuando presione Copiar, se copiará el
texto que está dentro del cuadro de texto y no en el cuadro de texto mismo.
• En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en Pegar.
Eliminar un cuadro de texto
Haga clic en el borde del cuadro de texto que desee eliminar y presione SUPR.

Asegúrese de que el puntero no esté dentro del cuadro de texto, sino sobre su borde.
Si el puntero no está en el borde, al presionar la tecla SUPR se eliminará el texto que
está dentro del cuadro de texto y no en el cuadro de texto mismo.
Cambiar el color del borde de un cuadro de texto o forma
Para cambiar el borde de un cuadro de texto (cuadro de texto: contenedor móvil
de tamaño variable para texto o gráficos. Utilice los cuadros de texto para colocar
varios bloques de texto en una página o para dar a un texto una orientación distinta
de otro texto en el documento.) o una forma, siga los pasos a continuación.
1. Seleccione el borde del cuadro de texto o de la forma que desea cambiar.
2. Si desea cambiar varios cuadros de texto o formas, haga clic en el primero y
después mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en los demás.
3.En Herramientas de dibujo, en el grupo Estilos de forma de la pestaña Formato,
haga clic en Contorno de forma y en Colores del tema, seleccione el color que desea.
Si no ve las fichas Herramientas de dibujo o Formato, asegúrese de que

seleccionó el cuadro de texto o la forma. Es posible que deba hacer clic al cuadro de
texto o a la forma para que se abra la ficha Formato.
Para cambiar el borde a un color que no está en los colores de tema (colores
del tema: conjunto de colores que se utiliza en un archivo. Los colores del tema, las
fuentes del tema y los efectos del tema constituyen un tema.), haga lo siguiente:
1. Seleccione el cuadro de texto o la forma.
2. En Herramientas de dibujo, en la pestaña Formato, haga clic en Contorno de forma
y, a continuación, haga clic en Más colores de contorno.

3. En el cuadro de diálogo Colores, haga clic en el color que desee en la ficha Estándar
o mezcle sus propios colores en la ficha Personalizado. Los colores personalizados
y los colores
En la ficha Estándar no se actualizan si cambia posteriormente el tema del
documento.
Insertar WordArt
WordArt es texto decorativo que se puede agregar a un documento. Es posible
realizar cambios a WordArt, como el tamaño de fuente y el color del texto, mediante
las opciones de herramientas de dibujo disponibles automáticamente después de
insertar o seleccionar el elemento de WordArt en un documento.
Se puede usar WordArt para agregar efectos de texto especiales al documento. Por
ejemplo, se puede expandir un título, contraer texto, hacer que un texto se ajuste a
una forma preestablecida o aplicar un relleno degradado. Este elemento de WordArt
se transforma en un objeto que se puede mover o incluir en el documento para
agregar elementos de decoración o énfasis. Puede modificar o agregar al texto un
objeto de WordArt existente todas las veces que desee.
Insertar WordArt
1. Haga clic donde desee insertar texto decorativo en un documento.
2. En la pestaña Insertar, en el grupo Texto, haga clic en WordArt.
3. Haga clic en cualquier estilo de WordArt y
4. Escriba el texto.

Aprendizaje colaborativo
Realizar cambios en WordArt
1. Haga clic en cualquier parte del
texto de WordArt que desee cambiar.
2. En Herramientas de dibujo, en la
ficha Formato, haga clic en cualquier
opción.
Por ejemplo, puede cambiar la dirección
del texto de WordArt si hace clic en
Dirección del texto, en el grupo Texto y
elige una nueva dirección.
Fecha y Hora
Para insertar la fecha y hora actual en
el documento
1. En la ficha Insertar grupo Texto clic
en Fecha y Hora
Insertar un Objeto (calendario, ecuaciones)

Para insertar un calendario en el documento
1. En la ficha Insertar, grupo Texto, clic en Objeto

2. En el cuadro de diálogo mostrado
3. Se muestra la Galería de ecuaciones
Insertar video en Línea

Inserte vídeos en línea le permitirá ver directamente en Word sin tener que salir del
documento. Usted podrá agregarlos directamente de la búsqueda en Bing, YouTube
o con código del video de la página web de origen. Para realizar cualquiera de estas
alternativas siga los siguientes pasos.
1. Vídeo en línea se encuentra bajo pestaña “Insertar / Multimedia”
2. Haga clic en Insertar / en el grupo Multimedia / haga clic en Vídeo en línea. Busque
este icono:
3. También puede optar por realizar el comando Alt. después, presione BVV (una
tecla cada vez). Aparece la ventada de búsqueda de video.
4. Una vez visualizada la ventana de búsqueda escriba por ejemplo:
Albergues en Iquitos, luego haga clic en la opción de búsqueda como muestra la
imagen.

5. Podrá visualizar una variedad de alternativas, escoja una de ellas.
6. En el área de trabajo de Word usted verá la siguiente vista.
7. Estará listo para hacer clic en el botón Play de inicio de video. A continuación la
vista se expenderá al tamaño de la pantalla de su ordenador.
También puede insertar un video copiando en código de video desde la página web.
Siga el siguiente procedimiento:
1. Abra una página web, por ejemplo: www.elcomercio.pe
2. Busque un video en la portada de la página web.
3. Clic derecho sobre el video para observar la lista de propiedades, una de ellas será:
Copy embed code, haga clic en esta alternativa.

4. Luego péguela en cuadro de texto que observa en la siguiente imagen.
5. Observará en Word un cuadro con el botón Play; una vez activado podrá ver el
video desde su sitio web.
Inserción de clips de pantalla de otras aplicaciones como gráficos

El éxito de las aplicaciones de Ms Office es la facilidad para intercambiar todo tipo
de datos entre ellas.
Veamos, como realizar esta operación
1. Abra PowerPoint
Se muestra unas diapositivas por defecto

2. Arrastre la tercera diapositiva hasta la página de Edición de
Word, puede tener las ventanas en paralelo.

Herramientas de edición de gráficos

Puede cambiar el aspecto del texto cambiando su relleno o su contorno y agregando
efectos como sombra, reflejos o iluminados, así como giros tridimensionales (3D) o
biseles.
Efectos de texto en Microsoft Word
Puede aplicar una variedad de efectos de texto.
En la ficha Inicio, grupo fuente, al activar el botón de Efectos de texto, se muestran
todos los efectos a aplicar.
Texto con reflexión
Escriba: Refleja tu actitud
• Seleccione el texto que acaba de escribir y del Botón Efectos de
Texto, seleccione: Reflejo total, desplazamiento de 4 puntos
Se muestra:
Refleja tu actitud

Convierte el texto en textos atractivos

Hay que aprender cosas útiles más bien que cosas admirables. Aplique lo siguiente:
• Seleccione el texto
• Aplique Word Art
• Con el texto seleccionado, en la ficha Formato, aplique el estilo:
• En efectos de forma, aplique
Puede realizar variaciones utilizando el panel Formatos de forma / Efectos de texto,

en el encontrará diferentes tipos de efectos y aplicaciones.
Formato de imágenes
Quitar el fondo de una imagen
Puede quitar el fondo de una imagen para destacar o resaltar el tema de la imagen o
para quitar detalles que distraigan.

Imagen original Imagen con el fondo quitado

Puede usar automáticamente la eliminación del fondo o dibujar líneas para indicar
las áreas del fondo de la imagen que desea conservar y las que desean quitar.
Imagen original con líneas de eliminación del fondo

Comprimir una imagen para reducir el tamaño del archivo cambia la cantidad de
detalles que se conservan en la imagen de origen. Esto significa que después
de comprimirla, la imagen puede tener un aspecto diferente al que tenía antes de la
compresión. Por esta razón, debe comprimir la imagen y guardar el archivo antes
de quitar el fondo. Puede rehacer la compresión incluso después de guardar el
archivo, siempre y cuando no haya cerrado el programa con el que esté trabajando,
si al aplicar la compresión y quitar el fondo no obtiene el aspecto que deseaba.
1. Haga clic en la imagen a la que desee quitar el fondo.
2. En la pestaña Formato, en el grupo Ajustar, haga clic en el botón
Quitar fondo.
Si no ve la pestaña Formato, asegúrese de que ha seleccionado una imagen. Es

posible que deba hacer clic en la imagen para seleccionarla y abrir la ficha Formato.
3. Haga clic en uno de los controladores de las líneas de marquesina y, a continuación,
arrastre la línea de forma tal que contenga la parte de la imagen que desea conservar
y excluya la mayoría de las áreas que desea quitar.

Imagen con líneas de eliminación del fondo y controladores

En muchos casos, puede obtenerse el resultado deseado sin ningún trabajo adicional
experimentando con la posición y el tamaño de las líneas de marquesina.
4. Si es necesario, siga uno de los siguientes procedimientos o ambos:
• Para indicar las partes de la imagen que no desea quitar automáticamente, haga
clic en Dibujar líneas para marcar las áreas a mantener.
• Para indicar las partes de la imagen que desea quitar además de las marcadas
automáticamente, haga clic en Marcar áreas para quitar.
Si cambia de opinión sobre un área marcada con una línea, ya sea para mantenerla o
para quitarla, haga clic en Eliminar marca y, a continuación, haga clic en la línea para
cambiarla.
5. Grupo Afinar en la pestaña Eliminación del fondo

6. Haga clic en Cerrar y guardar cambios en el grupo Cerrar.
Para cancelar la eliminación automática del fondo haga clic en
Cerrar y descartar cambios en el grupo Cerrar.
Puede agregar efectos como sombras, reflejos e iluminados a una imagen a la
que haya quitado el fondo. Estos efectos sólo se aplicarán a la imagen visible. Por
ejemplo, si aplica una sombra a la imagen, sólo la parte de la imagen que conservó
al quitar el fondo proyectará una sombra
Tamaño
Considere que algunas veces es necesario reducir las medidas de una imagen de
archivo, la cual puede ser realizada desde un editor externo sin variar la resolución de
la misma o desde Word en el grupo tamaño de la ficha Formato.
1. Inserte la siguiente imagen
(Se encuentra en las imágenes de la carpeta cap 7)

2. Asegúrese de que la imagen esté seleccionada y en la ficha Formato en el

grupo Tamaño,
3. Realice los cambios para tener alto: 3 cm y ancho:3.72 cm

Cambio de posición
Por defecto una imagen puede ser alineada a la izquierda, centro o derecha con los
botones de alineación de la ficha inicio, con los botones contextuales que aparecen
al lado derecho al seleccionar la imagen en Word o con los botones Ajustar texto que
se encuentran en la pestaña Formato grupo Organizar de la pestaña Herramientas
de Imagen.
Ajuste sobre el texto
Si se desea ajustar una imagen sobre un texto, por defecto la imagen se alinea con
el texto. Puede aplicar los siguientes ajustes de texto:
2. Insertar la siguiente imagen en línea
3. Genere 5 párrafos empleando la función RAND
4. Seleccione la imagen
5. Empleando el botón Ajustar texto
6. Pruebe aplicando los ajustes de la lista.

Ejemplo: Ajuste estrecho
Colores
Es posible cambiar de color a una imagen prediseñada o de archivo. Realice lo
siguiente:
1. Haga una copia de la imagen prediseñada de la chica al final del documento.
2. Seleccione la imagen
3. En la ficha Formato, grupo ajustar, Clic en Color
4. Se muestra una galería Volver a colorear
5. Clic en alguno de los modelos para cambiar el color a la imagen prediseñada.
También puede aplicar variantes de Brillo. En el mismo grupo Ajustar

De manera similar puede aplicar estilos a la imagen

Clic en el grupo Estilos de imagen de la pestaña Formato:
Barra de herramientas de Imagen

Esta barra de herramientas permite aplicar una variedad de características a una
imagen de archivo.
1. Inserte una imagen de archivo
2. Seleccionada la imagen, en el grupo Ajustar, seleccione

Efectos artísticos
3. Aplique los siguientes efectos artísticos
Marcador Pincel
Escala de grises con lapiz iluminado con bordes

Barra de Dibujo
Esta barra se activa cuando trabaja con dibujos basados en formas
Agregar un dibujo a un documento
1. Haga clic en el lugar del documento donde desea crear el dibujo.
2. En la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en
Formas.
3. Seleccione una forma y luego arrastre hasta obtener el tamaño requerido

Ejemplo:
Insertar objetos desde la barra de dibujo

Si ya tiene un dibujo insertado, puede agregar otros desde el grupo insertar formas
de la ficha Formato.
Utilizar la barra para cambiar formatos de los objetos

Es posible emplear el grupo Estilos de Forma para dar una apariencia vistosa al
dibujo.

En la galería de estilos, seleccione
Puede también aplicar efectos de formas.

Ejercicios
Ejercicio 1
Prepare la siguiente composición, puede utilizar otras imágenes.
Ejemplo
Ejercicio 2
Inserte una imagen de archivo
Ejemplo:
Aplique efectos artísticos para conseguir los modelos.

Tema 8
Gestión de
Columnas y tablas
• Organizar información en columnas.
• Realizar cálculos en una tabla.
• Insertar desde una hoja de cálculo
• Organizar información en una tabla

Organizar información en columnas y listas tabulares

En forma predeterminada Word organiza el contenido del documento en una
sola columna. Es posible organizar este contenido en dos o más columnas.
Es posible organizar columnas antes de crear el contenido o cuando ya se cuenta
con éste.
Se puede crear las columnas en cualquier parte del documento.
Crear columnas
Puede hacerlo de 2 formas
1. En todo el documento
2. Con texto seleccionado
Crear columnas en todo el documento
4. En la ficha Diseño de página / grupo configurar página /
columnas despliegue el botón y seleccione Dos
5. Observará el cambio de la regla que muestra 2 columnas.
Crear columnas en todo el documento

2. Crear 20 nuevos párrafos
3. Seleccione los párrafos 3,4 y 5
4. En la ficha Diseño de página realice lo siguiente:

Configurar columnas
Se muestra el siguiente cuadro de diálogo:
Puede especificar:
• Número de columnas
• Ancho de cada columna
• Espaciado entre columnas
• Línea entre columnas
Escribir en una columna
Si ya configuró el número de columnas, basta con que empiece a digitar el nuevo
texto. Si desea agregar texto en otra columna debe de insertar un salto de columna.
Crear salto de columna
2. Configure a 2 columnas
3. Escriba =RAND(2), pulse [Enter]
4. Ahora, inserte un salto de columna

5. El cursor se muestra en la columna 2

6. Inserte un salto de sección continua
7. Configure a 1 columna
Cambiar el número de columnas de un texto
Si ya se cuenta con columnas configuradas en el documento y desea modificar el
número de columnas a una parte del mismo, realice lo siguiente:
1. Seleccione el texto al cual desea modificar el número de columnas
2. Configure al número de columnas deseado
Organizar información en una tabla
Las tablas le permiten organizar la información a doble entrada con una mejor
presentación.
También puede insertar una tabla eligiendo un diseño entre varias tablas con
formato previo (rellenas con datos de ejemplo) o seleccionando el número de filas
y columnas deseadas. Se puede insertar una tabla en un documento o bien insertar
una tabla dentro de otra para crear una tabla más compleja.
Elija el elemento de una galería de plantillas de tablas con formato previo.
Use el menú Tabla para especificar el número de filas y columnas que desee.
Use el cuadro de diálogo Insertar tabla.
Vea los siguientes ejemplos: TABLAS
Código Nombre Apellido

Elementos de una tabla:
Panel de inserción directa de una tabla

2. En la pestaña insertar, realice lo siguiente
3. Se creará una nueva tabla de 4 columnas y 3 filas.

Cuadro de diálogo Insertar tabla
En este caso, se creará la tabla indicando en un panel el número de columnas y filas.

Se muestra el cuadro de diálogo

(Seleccione, Número de columnas 4, Número de Filas: 3)
Dibujar tabla
En este caso se creará la tabla en forma personalizada a requerimiento del usuario.
Se creará la tabla indicando las dimensiones de cada columna y de cada fila. El
número de filas y columnas será según se requiera. Se muestra un lápiz para dibujar
un recuadro que representa el borde de la tabla
Luego, puede crear las columnas y filas según requerimientos.

1. Para borrar una línea o un bloque de líneas, en Herramientas de tabla, en la ficha

Diseño, en el grupo Dibujar bordes, haga clic en Borrador.
2. Haga clic en la línea que desee borrar.
3. Una vez dibujada la tabla, haga clic en una celda y comience a escribir o inserte
un gráfico.
Fichas Herramientas de Tabla Cuando crea tablas se incorporan 2 fichas Ficha
Diseño
Esta ficha le permitirá aplicar formato a la tabla recién creada.
• Opciones de estilo de tabla
• Estilos de tabla
• Dibujar bordes
Ficha presentación
Esta ficha le permitirá realizar varias operaciones sobre la tabla, como:
• Tabla
• Filas y columnas
• Combinar
• Tamaño de celda
• Alineación y
• Datos
Cuadrícula
Sin una tabla, se encuentra sin bordes y desea ver su distribución, es momento de
ver la cuadricula, en la ficha presentación, grupo tabla.

Propiedades de la tabla
En la ficha presentación, grupo tabla, clic en propiedades
Alineación
Puede aplicar: Izquierda, Centro o Derecha
Ajuste del texto alrededor de la tabla
Puede aplicar ningún ajuste de texto o alrededor de la tabla.
Seleccionar elementos
En la ficha presentación, grupo tabla, puede seleccionar:
• Seleccionar celda
• Seleccionar fila
• Seleccionar columna
• Seleccionar Tabla
Debe ubicar el cursor en el elemento que desea seleccionar y luego clic en el que
desee del cuadro combinado Seleccionar.
Insertar Elementos
Puede insertar tanto filas como columnas a partir de la celda donde se encuentra el
cursor.

1. Ubicar el cursor en la celda a partir de donde desea insertar la fila o la columna
• En la Ficha contextual Presentación seleccione el elemento que desea insertar,
en el grupo Filas y Columnas.
Eliminar Elementos
Realice lo siguiente
1. Ubicarse el cursor a partir de donde desea eliminar la fila o columna.
2. Luego, despliegue el botón Eliminar del grupo Filas y Columnas
Dimensiones de filas y columnas

Puede cambiar las dimensiones predeterminadas de la tabla, ya sea de filas o
columnas.
Usando el mouse
Apunte sobre una línea horizontal y arrastre a la derecha o izquierda.
Con cuadro de diálogo

Clic en una celda de la tabla y en propiedades de la tabla, ficha Fila o ficha Columna.

Puede también utilizar el grupo Tamaño de la celda de la ficha Presentación
Distribuir uniformemente
Si tiene una tabla en donde una fila tiene mayor altura que el resto, emplee distribuir
filas, en el grupo Tamaño de celda, de la ficha Presentación.
Antes
Después
Combinar
Combinar celdas
Puede combinar varias celdas en una. Grupo
Combinar de la Ficha Presentación.
• Seleccione las celdas que dese combinar:
Antes
Después
Dividir celdas
Una Fila o columna se subdivide en más celdas.

• Seleccione la celda que desee dividir:
Clic en Dividir celdas
Clic en el botón de comando Aceptar
Dividir tabla
Si la tabla es muy extensa Word le permite dividir dicha tabla
• Seleccione la fila en la que desee dividir:
Clic en Dividir tabla

Alineación del texto en las celdas

Es posible que el texto contenido en una celda pueda ser alineado según lo requiera
el usuario.
Alineación horizontal y vertical
Se tiene la siguiente tabla:
(Al número 4 se la aplicó el formato: Arial Black, 36 puntos)
5 Ms Word
Utilice los botones de alineación para aplicarlo al número 5
Orientación del texto

Utilice el botón de Dirección del texto para aplicarlo a la palabra MS Word
Ordenar
Cuando tenga texto en una tabla es posible que desee ordenarlo
Crear la siguiente tabla con el contenido indicado
1. Haga clic en la celda que contiene Paz
2.Clic en el botón ordenar
Apellidos Edad Sueldo
Paz 23 1500
Abad 35 1605
Calle 22 1700
Zapata 46 2800


Estilos de Tabla
En la ficha diseño, grupo estilos de tabla, puede encontrar una variedad de estilos
predeterminados que le permitirán mejorar el aspecto final de la tabla en construcción.
Haciendo clic en el botón indicado, se muestra una galería de estilos de tabla que es
posible aplicar a la tabla a la cual desea cambiar de apariencia.

Opciones de Estilo
En el grupo Opciones de estilo de tabla de la ficha Diseño, puede cambiar
alguno de los elementos que conforman el estilo de la tabla aplicado.
Apellidos Edad Sueldo
Paz 23 1500
Abad 35 1605
Calle 22 1700
Zapata 46 2800
Sombreado de Bordes
Si desea tener un aspecto personalizado, puede utilizar el sombreado de bordes y el
grupo bordes de la Ficha Diseño.
Realizar cálculos en una tabla

Si desea realizar cálculos sencillos Word le permite hacerlos empleando el comando
Fórmula del grupo Datos de la Ficha Presentación.
Se pueden aplicar las siguientes funciones básicas: Sum Suma

Product Producto, Multiplicar
Average Promedio
Cada función tiene un formato para utilizarla
NombreFunción (Argumentos) Los argumentos pueden ser: Left Izquierda
Above Arriba
Ejemplo: =SUM (Above)
Sumará los números que se encuentran justo encima de la celda actual.

1. Crear la siguiente tabla

2. Clic en la celda debajo de Importe
Artículo Precio Cantidad Importe
Tv 150 32 4,800
Radio 65 15
DVD 40 350
Total
3. Realice lo siguiente en el cuadro de diálogo mostrado
5.Realice los cálculos de los importes para los otros dos artículos
Ubicarse a la derecha de Total y aplique la función:
=SUM(ABOVE)
Insertar desde una hoja de cálculo de Excel
La hoja de cálculo Ms Excel es una poderosa herramienta para realizar cualquier tipo
de resolución de fórmulas.
Desde Word puede tener la facilidad de insertar una nueva hoja de cálculo y realizar
operaciones que Word por su finalidad no le es posible realizar.
1. En la ficha Insertar, botón Tabla
2. Seleccione Hoja de Cálculo de Excel

3. Se muestra una hoja de cálculo
También muestra los comandos de las fichas de Excel
4. Escriba los siguientes datos
5. Luego, del último dato, sale de Excel haciendo clic fuera de los bordes y volvemos
a Word. Mostrando lo siguiente:

Ejercicio 1
Prepare las siguientes tablas
Ejercicio 2: Realice el siguiente proyecto usando las herramientas de Word.

Tema 9
Impresión

• Vista preliminar.
• Configuración de página.
• Configuración de la impresión
• Impresión del documento

Vista Preliminar
En los programas de Microsoft Office , ahora puede obtener una vista previa e imprimir
archivos de Office en un solo lugar, en la ficha Imprimir en la Vista Backstage de
Microsoft Office.
La vista Backstage
En la pestaña Archivo, podrá ver la Vista Backstage de Microsoft Office. La Vista
Backstage es donde se administran los archivos y sus datos, creando, guardando,
inspeccionando metadatos o información personal ocultos y configurando
opciones. En síntesis, se trata de todo lo que se hace a un archivo que no se hace en
él. Es la vista de los archivos “Detrás del Escenario”.
Vista preliminar
Cuando accede a la impresión de un documento desde la Ficha Archivo
automáticamente se tiene una vista preliminar del contenido del documento.

Zoom
En la parte inferior de la vista preliminar tiene el control Zoom, el cual le permitirá
acercar o alejar el contenido del documento.
Configuración de Pagina
Lo puede realizar desde el área de configuración
Al hacer clic en el enlace Configurar página se muestra el siguiente cuadro de diálogo:
Márgenes
Puede configurar los márgenes desde esta área

Selección del Tamaño de papel

Se realiza desde la ficha Papel del cuadro de diálogo
Orientación de página
En la ficha Márgenes sección Orientación
Alineación de página
En la ficha Diseño sección Página
Propiedades de la impresora
En el Grupo Impresora, seleccione Propiedades de la impresora
(Se toma de ejemplo una impresora HP C5200)
Se muestra el cuadro de diálogo Propiedades de impresora

Configuración de impresión
Se realiza en la ficha Opciones avanzadas del cuadro de diálogo
Propiedades de impresora.
Intervalos de impresión
Lo puede realizar desde el grupo Configuración
Número de copias
En el grupo Imprimir establezca el número de copias a imprimir

Número de páginas por hoja

Lo puede realizar desde el grupo Configuración
Impresión del documento

Una vez configurado el contenido del documento, basta hacer clic en el botón
Imprimir del Grupo Imprimir
El contenido del documento se imprimirá empleando la impresora predeterminada

configurada en Windows.

Ejercicios
Ejercicio
En un nuevo documento, escriba:
=RAND (100)
Guarde el documento con el nombre: imprime.docx
Realice la impresión hacia un PDF
1. Imprima las páginas pares
2. Imprima las páginas impares
3. Inserte una imagen prediseñada con ajuste de texto cuadrado, luego imprima
sola la página donde se encuentra la imagen.
4. En otra página cualquiera, imprima dos copias de las páginas 1 a 5 inclusive.
Preguntas de Repaso
1. ¿Se tienen las mismas características de las propiedades de las impresoras?

• Investigue acerca de las impresoras
• HP
• EPSON
2. ¿Cómo realiza la selección del tamaño de papel y orientación en un documento
listo para imprimir?
3. ¿Por qué es importante configurar una impresora como predeterminada?
4. Si tengo 5 impresoras instaladas lista para ser utilizadas para imprimir un
documento, ¿Cuántas se pueden utilizar para imprimir el documento actual?

Calculando con
Microsoft Excel
Índice
Capítulo 1. Introducción Excel
Introducción
¿Para qué se usa Excel?
Excel a nivel empresarial
Acceso a Microsoft Excel
Iniciando Microsoft Excel
Definiciones básicas
Definición de Libro:
Hoja de Cálculo
Celda
Fila
Columna
Elementos del entorno de trabajo
Novedades de Microsoft Excel
Entorno Modo mouse / táctil
Nuevos tipos de gráficos
Obtener y transformar
Previsión
Mejoras de tabla dinámica
Selección múltiple de segmentación de datos. Táctil
Publicar y compartir su análisis con alimentación BI (Business Intelligence para la
Energía y los Servicios Públicos)
Formato a las formas rápidas
Hacer cosas más rápidas con: ¿que desea hacer?
Búsqueda inteligente
Ecuación de lápiz
Recursos compartidos simples
Historial de versiones mejoradas
Protección de pérdida de datos DLP
Preguntas de repaso
Capítulo 2. Operaciones básicas de hoja de cálculo
Administración de hojas de cálculo
Crear un nuevo libro
Añadir una hoja de cálculo nueva
Cambiar el nombre de una hoja de cálculo
Eliminar una hoja de cálculo
Modificar el color de la pestaña de una hoja
Mover una hoja de cálculo
Ocultar y mostrar una hoja de cálculo
Insertar una nueva fila o columna
Insertar celda
Eliminar una fila o columna
Trabajar con datos
Desplazamiento en la hoja de cálculo
Introducir datos
Valores numéricos
Texto
Fórmulas
Fechas y Horas
Ingreso de datos
Modificar el contenido de una celda
Selección de celdas, filas y columnas
Seleccionar filas y columnas completas
Seleccionar rangos no continuos
Copiar, Cortar, Pegar contenido de celdas
Copiar, Cortar, Pegar utilizando comando de atajo
El Portapapeles
Copiar, Cortar, Pegar utilizando combinaciones de teclas
Copiar, Cortar usando arrastrar y soltar
Pegado especial
Transponer Datos
Rellenar serie de datos
Opciones de relleno
Relleno rápido
Formato de filas, columnas y celdas
Cambiar el ancho de las columnas y el alto de filas
Modificar el ancho de columnas
Cambiar la altura de las filas:
Ocultar filas y columnas
Mostrar filas y columnas ocultas
Copiar formato
Buscar y reemplazar
Buscar formato
Ortografía
Autocorrección automática
Preguntas de repaso
Capítulo 3. Fórmulas y Funciones I
Definiciones básicas para el uso de fórmulas
Usar operadores
Jerarquía
Operaciones aritméticas
Uso de Funciones
Editar fórmulas
Auditoría de fórmulas
Rastrear celdas precedentes
Rastrear celdas dependientes
Quitar Flechas
Comprobación de errores
Rastrear celdas de error

Referencias circulares
Evaluar fórmulas
Inspeccionar valores de celdas
Referencia de celdas
Referencias relativas
Referencias absolutas
Referencias mixtas
Modificar los tipos de referencias
Hacer referencia a celdas que están fuera de la hoja
Asignar nombres
Crear nombres desde la selección
Administrador de nombres
Funciones básicas
Funciones matemáticas
Función REDONDEAR
Función ENTERO 8
Función SUMA
Función PROMEDIO
Función MAX 0
Función MIN
Función CONTAR
Función CONTARA
Función CONTAR.SI
Función SUMAR.SI
Función PROMEDIO.SI
Preguntas de repaso
Capítulo 4. Fórmulas y Funciones II

Uso de funciones
Trabajar con fechas
Formato de fechas
Formato de fechas personalizadas
Funciones de fecha y hora
Función AHORA
Función AÑO
Función MES
Función DIA
Función DIA.LAB
Función DIASEM
Función DIAS.LAB
Función DIAS360
Función FRAC.AÑO
Función HOY
Función FECHA
Función FECHA.MES
Funcion FIN.MES
Función HORA
Función MINUTO
Función SEGUNDO
Función NSHORA
Función VALHORA
Funciones de texto
Función CARACTER
Función CODIGO
Función MINUSC
Función MAYUSC
Función NOMPROPIO
Función TEXTO
Función IZQUIERDA
Función DERECHA
Función EXTRAE
Función ENCONTRAR
Función HALLAR
Funciones lógicas
Función SI
Función SI anidadas
Función Y
Función O
Funciones de información
Función CELDA
Función TIPO.DE.ERROR
Función ES:
Función INFO:
Preguntas de repaso
Capítulo 5. Visualización de ventanas y administración de datos
Visualización de ventanas
Ver una hoja de cálculo en varias ventanas
Organizar ventanas
Dividir la hoja en paneles
Inmovilizar un panel cualquiera
Inmovilizar fila superior

Inmovilizar primera columna
Ocultar ventana
Mostrar ventana
Formulario de datos
Ordenar y filtrar listas de datos
Ordenar por múltiples campos
Activar Filtrado de celdas seleccionadas
Filtro personalizado
Preguntas de repaso
Capítulo 6. Crear Gráficos
Presentar visualmente la información
Partes básicas de un grafico
Crear Gráficos
Personalizar un gráfico
Tipos de gráfico
Gráfico de columna o de barras
Gráfico de líneas
Gráfico circular
Gráfico de cascada
Gráfico de jerarquía
Minigráficos
Preguntas de repaso
Capítulo 7. Imprimir
Vista previa y el botón de impresión rápida
Vista Previa
Botón impresión rápida
Configuración de página
Modificar márgenes
Cambiar la orientación de página
Tamaño del papel
Área de impresión
Ajuste de escala
Saltos de página
Imprimir títulos de filas y columnas
Encabezados y pie de página
Preguntas de repaso
· Informática Básica ·
Tema 1
Introducción Excel
Objetivo General
Comprender los principales conceptos de hoja de cálculo, reconocer los elementos del
entorno de trabajo y aprender a usar las principales funciones de Microsoft Excel.
Objetivos Específicos
 Definiciones básicas
 Acceso a Microsoft Excel
 Elementos del entorno de trabajo
 Novedades de Excel
Introducción
En este capítulo, podrá conocer los conceptos básicos de una hoja de cálculo, el área de
trabajo y las novedades de esta nueva versión.
1
Introducción
Microsoft Excel es la hoja de cálculo más popular y de mayor uso del mundo. Esta aplicación es
desarrollada por la empresa Microsoft, el cual se encuentra dentro del paquete de herramientas o
programas ofimáticos llamados Office.
Microsoft Excel es la hoja de cálculo electrónica más extendida y usada tanto a nivel personal
como a nivel empresarial. Permite analizar, compartir, procesar y mostrar la información con la
cual realiza sus negocios y mejora de manera notable la toma de decisiones, siendo estas
fundamentales para el desarrollo de una empresa.
Microsoft Excel ofrece a los usuarios principiantes e intermedios más confianza para trabajar con hojas
de cálculo, ya que facilita el conocimiento de las funciones existentes, a la vez que proporciona una
mayor inteligencia para garantizar a los usuarios que no están cometiendo errores. En el caso de
usuarios avanzados, Excel se centra en hacer que la ejecución de las tareas habituales resulte más
sencilla e intuitiva.
¿Para qué se usa Excel?
En Excel, los datos se almacenan en archivos denominados libros. Cada libro consta de una o más
hojas de cálculo y cada hoja está formada por celdas individuales, de esta forma, se puede organizar
y clasificar la información de una manera más sencilla, lo cual es ideal para realizar diagramas,
balances, cálculos y operaciones numéricas de forma ordenada. Además, Microsoft Excel facilita el
procesamiento de datos numéricos, la creación de gráficos, tablas de calidad profesional, acceso a
otros datos, automatización de tareas complejas y otras operaciones que tienen que ver con el
orden de datos o información.
2
Por definición, las hojas de cálculo son aplicaciones de computadora que contienen múltiples celdas
que se forman de una matriz de columnas y filas. Cada una de dichas celdas puede contener datos
de tipo texto, numéricos, fechas, horas y fórmulas.
Las hojas de cálculo han sido ampliamente utilizadas porque facilitan los cálculos numéricos a través
del uso de fórmulas.
En Excel, el tipo de fórmulas que se usan con mayor frecuencia son las fórmulas aritméticas, y se
pueden desarrollar de una manera rápida y sencilla con miles de datos numéricos. Un beneficio al
utilizar una hoja de cálculo es que se puede actualizar o corregir cualquiera de los datos numéricos y
las operaciones se recalculan automáticamente sin necesidad de realizar alguna edición sobre las
fórmulas.
Excel a nivel empresarial
Actualmente, Microsoft Excel es la aplicación más usada a nivel empresarial.

Los profesionales cuentan con las diversas herramientas para manejar la
información, crear presupuestos, analizar resultados estadísticos y realizar
cualquier tipo de análisis financiero.
Los usuarios que conocen y dominan el manejo de las herramientas más
complejas de Excel, tienen una gran ventaja, y se desenvuelven mejor en sus labores diarias en relación
a los usuarios que conocen solo la parte básica. Además, los usuarios con conocimientos avanzados
de Excel podrán automatizar tareas complejas y obtener resultados en pocos minutos mediante las
capacidades de Macros. Es así que, al contar con amplios conocimientos en el uso Excel, los
profesionales serán más valorados en diversas empresas.
Algunas de las áreas que más utilizan Excel:
Contabilidad: Permite realizar el seguimiento de los gastos, el flujo de caja, auditoria,
análisis de costos y el inventario para una mayor efectividad a la hora de efectuar las
operaciones.
Administración: Utiliza Excel para varias operaciones, como el desarrollo de presupuesto,
análisis de datos, gestión de proyectos, recursos humanos, etc.
Finanzas: Permite maximizar el valor de una empresa, realizando cálculo de tasas de retorno,
valor de dinero en el tiempo, bonos, acciones, etc.
Marketing: En el área de mercadeo, se utiliza Excel para analizar, mejorar y hacer conocer su
negocio o marca.
Analista de Business Intelligence (BI): Utiliza Excel para el análisis de los datos en la
3
optimización de un negocio.
Acceso a Microsoft Excel
Iniciando Microsoft Excel
Pasos:
1. Presionar la tecla Windows para mostrar la pantalla Inicio.
2. Digitar el texto “Excel”. En la parte superior de la pantalla Inicio se mostrará las

coincidencias del texto escrito. Busque el icono de Excel y haga un clic para ingresar.
Para acceder directamente a Excel desde la barra de tareas, deberá presionar un clic
en el icono:
4
Definiciones básicas
Definición de Libro:
Un libro de trabajo es el archivo que creamos en Microsoft Excel, es decir, todo lo que
hacemos en esta aplicación se almacenara formando el libro de trabajo. Los libros de
trabajo de Microsoft Excel, tienen la extensión .Xlsx para que la computadora los
reconozca como tal.
Cuando se inicia una sesión de Excel, automáticamente se abre un nuevo libro de
trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto se puede comprobar en la barra de
título que se muestra en la parte superior de la ventana. Un libro de trabajo de
Microsoft Excel se compone de una o varias hojas según las necesidades del usuario.
En cada hoja del libro podrá escribir y trabajar con datos.
Hoja de Cálculo
Una hoja de cálculo es una cuadricula compuesta de columnas, filas y celdas. Es muy
útil para todos los usuarios que trabajen con gran cantidad de números y necesitan
realizar cálculos u operaciones con ellos. Cada hoja de cálculo de un libro tiene una
etiqueta con su nombre.
Celda
Una celda es la intersección de una columna y una fila y en cada una de ellas se puede
almacenar datos.
Cuando el cursor está ubicado en alguna celda, preparado para trabajar con esta, dicha
celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las
demás.
Fila
Las filas representan una línea horizontal de la hoja. Cuando se trabaja con una base
de datos, cada fila representa un registro. Cada fila se numera desde 1 hasta
1’048,576.
Columna
Las columnas representan una línea vertical de la hoja. Cuando trabaja con una base
de datos, cada columna representa un nombre de campo. Cada columna se nombra
por letras y van desde A, B, C… hasta XFD.
5
Elementos del entorno de trabajo
1. Ficha Archivo
La primera ficha que tenemos, es la ficha Archivo. A diferencia de las demás, ésta es de color
verde. Al presionar clic en ella, vamos a la Vista Backstage de Excel
. Aquí están las opciones de administración de archivos, éstas son: Nuevo, Abrir, Guardar,
Guardar como, Imprimir, Compartir, Exportar, Publicar, Cerrar, Cuenta y Opciones. Cuando
presione clic en una de estas opciones, se nos abrirá en el panel de la derecha, las diferentes
opciones que tiene cada una.
En Nuevo, podemos elegir entre un libro en blanco o las diferentes plantillas predefinidas, para
que creemos un archivo nuevo.
En Abrir, podemos abrir un archivo que tengamos guardado. Desde
6
Guardar y Guardar como, podemos guardar un archivo.
Al presionar clic en Imprimir, nos mostrará las opciones de impresión.

En Compartir, nos muestra las opciones de cómo compartir nuestro archivo.
Exportar, para poder cambiar el tipo de archivo.
En Opciones, accederemos a las herramientas generales de configuración de Excel
, y a las diferentes opciones para personalizar la Cinta de opciones y la Barra de herramientas
de acceso rápido.
2. Barra de herramientas de acceso rápido
La barra de herramientas de acceso rápido aparece en la parte izquierda de la barra de título.

Para desplegarla bajo la cinta de opciones, haga clic con el botón derecho en la barra de
herramientas de acceso rápido y seleccione mostrar barra de herramientas de acceso rápido
por debajo de la cinta de opciones.
Por defecto, la barra de herramientas de acceso rápido tiene tres herramientas: Guardar,
Deshacer y Rehacer. Puede personalizar la barra de herramientas de acceso rápido añadiendo
más comandos.
Para añadir un comando desde la cinta de opciones a la barra de herramientas de
acceso rápido, haga clic en el botón derecho del comando y seleccione Agregar a la barra de
herramientas de acceso rápido.
Si hace clic en la flecha que apunta hacia abajo a la derecha de la barra de herramientas de
acceso rápido, verá un menú desplegable con algunos comandos que podría querer en su barra
de herramientas de acceso rápido:
7
3. Las Fichas
Las fichas organizan las diferentes herramientas que presenta Excel: Inicio, Insertar, Diseño
de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista. También podemos personalizar las fichas,
cambiando su nombre u orden.
4. Cinta de opciones
La cinta de opciones está formada por un conjunto de fichas, las cuales tienen las distintas
herramientas que necesitamos para trabajar con la hoja de cálculo. Cada ficha es específica y
se relaciona con un tipo de actividad, elemento o acción, y algunas de ellas solo se muestran
cuando hemos seleccionado un determinado elemento.
Inicio: Esta ficha contiene los comandos básicos del portapapeles, comandos
de formato, estilo, comandos para insertar y eliminar filas o columnas, y los comandos
de edición de hojas de cálculo.
Insertar: Seleccione esta ficha cuando necesite insertar en una hoja de cálculo:
tablas, diagramas, gráficos, símbolos, etc.
Diseño de página: Esta ficha contiene comandos que afectan a la apariencia

general de la hoja de cálculo, incluyendo configuraciones que tienen que ver con la
impresión.
8
Fórmulas: Utilice esta ficha para insertar una fórmula, el nombre de un rango,
acceder a las herramientas de auditoria de fórmulas o para controlar cómo realiza Excel
los cálculos.
Datos: Los comandos de Excel relacionados con datos están en esta ficha.
Revisar: Esta ficha contiene herramientas para revisar la ortografía, traducir

palabras, añadir comentarios o proteger las hojas.
Vista: La ficha vista contiene comandos que controlan diferentes aspectos para ver
una hoja. Algunos comandos de esta ficha se pueden ver en la barra de estado.
5. Barra de título
Está situada en la parte superior de la ventana, y muestra el nombre del libro con el que
estamos trabajando. También contiene los botones de opciones de presentación de la cinta
de opciones: minimizar, maximizar y cerrar ventana.
9
6. Los Grupos
Cada Ficha de la cinta de opciones, está formada por grupos y es precisamente dentro de
cada grupo donde encontramos los botones de comando.
En la esquina inferior derecha, de algunos de los grupos de la cinta de opciones, se muestra

una pequeña flecha que es conocida como un indicador de cuadro de diálogo, y al hacer
clic sobre esta, se mostrará un cuadro de diálogo con más comandos relacionados con
dicho grupo.
Si desea esconder la cinta de opciones para aumentar la vista de su hoja de cálculo,

haga doble clic en cualquiera de las fichas. Cuando la necesite de nuevo, simplemente
haga clic en una ficha y volverá temporalmente. Para volver a activarla, haga doble clic
10
en una ficha.
7. Botones de manejo de ventana
Opciones de presentación de la cinta de opciones: Permite configurar las diferentes formas

de ver la cinta de opciones.
Botón Minimizar: Sirve para que la aplicación no este visible en toda la pantalla, solo en la
barra de tareas.
Botón Maximizar: Permite ampliar el espacio que ocupa la ventana hasta el total del espacio
disponible en la pantalla del computador.
Botón Cerrar: Permite cerrar definitivamente una ventana de aplicación o
documento.
8. Cuadro de nombres
El Cuadro de Nombres muestra la celda de referencia. También se usa para asignar nombres a
las celdas o conjuntos de celdas, así como para seleccionarlas. Por defecto, el nombre de
una celda es una combinación de la letra de columna y el número de fila.
9. Celda activa
La celda activa es una celda que está abierta para su manejo. En general, cuando una celda
está activa se diferencia gráficamente del resto de las celdas, mediante un recuadro de
contorno más grueso.
11
10.Asistente para funciones
El Asistente para funciones permite introducir una función en una celda. En primer lugar, deberá
seleccionar la celda en la que va a insertar la función, luego presionar un clic en el botón Insertar
función que se encuentra en la barra de fórmulas.
Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:
El cuadro de diálogo Insertar función está dividido en dos partes:

La parte superior muestra las categorías bajo las cuales están agrupadas los distintos tipos
de funciones. Incluso permite hacer una búsqueda.
En la parte inferior aparecen las funciones relacionadas con la categoría seleccionada en el
cuadro desplegable.
Además, podrá ingresar o cancelar la función seleccionada, usando los botones
que se muestran en la siguiente imagen:
12
11.Encabezado de columnas
Un encabezado o cabecera de columna, es la fila formada por letras que se encuentra en la

parte superior de la hoja de cálculo. Las letras que forman el encabezado de columna van
desde A, B, C… hasta XFD.
12.Barra de fórmulas
La barra de fórmulas está situada debajo de la cinta de opciones y muestra el contenido

de la celda que está activa.
13.Encabezado de filas
Un encabezado o cabecera de fila, es la columna compuesta por números que se encuentra

en la parte izquierda de la hoja de cálculo. La numeración que forman el encabezado de fila van
desde 1 hasta 1’048,576.
13
14.Etiqueta de hojas
Muestran las hojas que tiene el libro actual de Microsoft Excel.
15.Barra de estado
La Barra de Estado se sitúa en la parte inferior de la ventana de la aplicación. Nos permite

controlar lo que sucede en Excel y examinar ciertas operaciones aritméticas básicas. Algunos
mensajes que se muestran al lado izquierdo de la barra de estado son:
Listo: La aplicación está esperando que se escriba datos en alguna celda
Introducir: se está escribiendo datos en una celda vacía
Modificar: se está editando una celda
En caso seleccione un rango de celdas, aparecerán los resultados de ciertas

operaciones aritméticas, como las que se pueden ver en la siguiente imagen:
14
16.Barra de desplazamiento horizontal
La barra de desplazamiento horizontal permite desplazarse hacia la derecha del área de

trabajo.
17.Barra de desplazamiento vertical
La barra de desplazamiento vertical permite desplazarse hacia abajo del área de trabajo.
15
18.Controles de vista de hoja
Los controles de vista de hoja, nos permite seleccionar la manera de cómo se desea ver la hoja
de cálculo activa. Tenemos tres opciones:
Normal: esta opción muestra la aplicación en vista normal.
Diseño de página: en esta opción visualizaremos la aplicación con todas las hojas que ocupara
si deseamos enviar a la impresora.
Vista previa de salto de página: en esta opción visualizaremos la posición donde inicia una
nueva página.
19.Zoom
El zoom permite acercarse o alejarse de la vista de un documento. Puede especificar el nivel del
zoom utilizando el porcentaje de visualización.
Novedades de Microsoft Excel
Entorno Modo mouse / táctil
Microsoft Excel , tiene un nuevo entorno para uso táctil, que optimiza el espacio entre los
comandos con botones más grandes. El modo táctil se ha diseñado para trabajar con pantallas
táctiles (touch). El cambio entre una y otra interfaz se genera usando la opción Modo
mouse/táctil de la barra de acceso rápido:
16
Luego, podrá seleccionar la opción Táctil:
La pantalla se verá con los botones más grandes:
Nuevos tipos de gráficos
La representación gráfica de los datos es esencial para el análisis, facilitando así su

interpretación. Microsoft Excel ha agregado seis nuevos gráficos:
Gráficos de cascada, utilizado para mostrar las ganancias y pérdidas de datos
financieros.
17
Gráficos de rectángulos, utilizado para visualizar los datos con un esquema

jerárquico de forma rectangular.
Gráficos de proyección solar, parecido a un gráfico circular, pero con varios

niveles. También se utiliza para mostrar datos jerárquicamente.
Gráficos de histograma, se utiliza para mostrar la distribución de los datos agrupados

en ubicaciones.
18
Gráficos de Pareto, se utiliza para mostrar la parte relativa de cada factor en el total y
para mostrar los factores más importantes en los datos.
Gráficos de cajas y bigotes, se utiliza para mostrar la variación dentro de un conjunto

de datos.
Obtener y transformar
En muchos casos, los datos que necesita analizar están disponibles en bases de datos
externas. Microsoft Excel permite conectarse de forma sencilla con varios orígenes de
datos. En la ficha Datos, grupo Obtener datos externos, haga clic en el comando Nueva consulta.
19
Previsión
Microsoft Excel tiene un nuevo comando para predecir las tendencias de datos. En la ficha Datos,
grupo Previsión, haga clic en el comando Previsión para crear una visualización de previsión de
la serie de datos.
20
Mejoras de tabla dinámica
Agrupación automática de tiempo, permite utilizar los campos

relacionados con el tiempo: año, trimestre y mes:
Botones de detalle gráfico dinámico, permiten acercar y alejar a través de grupos de

tiempo:
Lista de campos de búsqueda en la tabla dinámica, permite buscar campos dentro

de un grupo de datos.
21
Selección múltiple de segmentación de datos. Táctil.
Con la segmentación de datos podrá seleccionar los

elementos y ver inmediatamente los resultados. En
versiones anteriores, en un dispositivo táctil, solo se
podía seleccionar una segmentación de datos a la vez.
Con la nueva versión de Microsoft Excel, se puede
seleccionar varios elementos, activando el modo de
segmentación Selección múltiple.
Publicar y compartir su análisis con alimentación BI (Business
Intelligence para la Energía y los Servicios Públicos)
Permite compartir información para su análisis. En Microsoft Excel , puede publicar el libro
a BI de energía, lo que le permite crear informes de BI de alimentación.
22
Formato a las formas rápidas
En esta versión de Microsoft Excel aparecen nuevos estilos preestablecidos.
Hacer cosas más rápidas con: ¿que desea hacer?
Esta nueva función permite acceder a los comandos que necesite utilizar dentro de una hoja
de cálculo. Con esta función podemos localizar con mayor facilidad los comandos que no se
muestran en la Cinta de opciones.
Por ejemplo, si desea acceder al comando formulario de datos, solo deberá ingresar el
texto: formulario, así como se muestra en la siguiente imagen:
Búsqueda inteligente
Puede seleccionar una palabra o frase para realizar una búsqueda inteligente de imágenes,
definiciones y otros resultados de varias fuentes en línea. El resultado lo podrá visualizar en
23
un panel al lado derecho de la aplicación. La búsqueda inteligente usa la tecnología

Bing. Por ejemplo, en una celda, ingrese el texto “Código binario”, haga clic derecho en el
texto escrito y seleccione la opción Búsqueda inteligente:
Ecuación de lápiz
Esta herramienta permite convertir una ecuación escrita a mano a un formato digital:
Recursos compartidos simples
La mayoría de las personas que utiliza una computadora en una oficina está conectada a los
demás a través de una red. Ahora varios usuarios pueden trabajar fácilmente en el mismo libro
simultáneamente a través del comando compartir.
La colaboración en tiempo real consiste en el trabajo con un mismo documento por varios
usuarios a la vez. Microsoft Excel agrega esta característica para ver en el momento los
cambios realizados y con quienes se está compartiendo un documento.
24
Historial de versiones mejoradas
Para ver el historial de archivos deberá ir a la ficha Archivo y elegir Historial. Aquí podrá ver una
lista completa de los cambios que se realizaron en el libro y tener acceso a versiones
anteriores. Esta característica sólo se admite para archivos almacenados en OneDrive para
el negocio o SharePoint.
Protección de pérdida de datos DLP
Microsoft Excel agrega esta tecnología para que se realice un análisis del contenido de los
datos. La protección de pérdida de datos (DLP) es una tecnología que permiten identificar,
controlar y proteger la información de una organización para asegurarse de que los usuarios
finales no envían información confidencial fuera de la red corporativa. Por ejemplo, número de
tarjeta de crédito, número de seguridad social, número de cuenta bancaria, etc.
25
Preguntas de repaso
1. ¿Para qué se usa Excel?

2. ¿Cuáles son los pasos para ingresar a Microsoft Excel ?
3. ¿Para qué sirve la ficha Archivo?
4. ¿Para qué sirve la barra de acceso rápido?
5. ¿Cómo puedo agregar el botón de impresión en la barra de acceso rápido?
6. ¿Cómo se puede ocultar la cinta de opciones?
7. ¿Para qué sirve el cuadro de nombres?
8. ¿Qué datos se muestran en la barra de estado?
9. ¿Cómo puedo cambiar la interfaz a modo táctil?
10. ¿Cómo puedo buscar un comando que no se muestra en la cinta de
opciones?
26
Tema 2
Operaciones de Básicas de
hoja de Cálculo
Objetivo General
Conocer las diversas técnicas que ayudarán a tener
un mejor control de sus hojas de cálculo, permitiendo administrar eficientemente sus libros de
trabajo.
 Administración de hojas de cálculo
 Ingreso de datos
 Formato de filas, columnas y celdas
Introducción
En este capítulo, aprenderá a administrar sus libros y hojas de cálculo para un mejor control y
manejo de los datos.
27
Administración de hojas de cálculo
En Microsoft Excel, cada archivo recibe el nombre de Libro y cada libro puede contener una o más
hojas de cálculo.
Crear un nuevo libro
Puede crear un libro en Excel, usando alguno de los siguientes métodos:

1. Seleccione la ficha Archivo y haga clic en Nuevo.
2. Utilice la barra de herramientas de acceso rápido:
3. Use teclado. Presionar las teclas Ctrl + U.
28
Añadir una hoja de cálculo nueva
Las hojas de cálculo pueden ser una herramienta de organización excelente, en lugar de
colocar todo en una única hoja de cálculo, puede utilizar hojas adicionales en un libro para
separar los distintos elementos del libro de una manera lógica. Para agregar una hoja de
cálculo nueva en el libro, al final de las hojas de cálculo existentes, presionar clic en Hoja
nueva.
Para agregar una hoja de cálculo, delante de una existente, haga clic derecho en la pestaña de
la hoja de cálculo y seleccione Insertar.
Cambiar el nombre de una hoja de cálculo
Los nombres predeterminados de las hojas de cálculo inicialmente son Hoja1, Hoja2,
Hoja3, etc. Si desea cambiar el nombre de una hoja de cálculo, haga clic derecho en la pestaña
de la hoja de cálculo y seleccione Cambiar de nombre.
29
También puede presionar doble clic sobre la pestaña de la hoja, digitar el nuevo nombre y
presionar Enter para terminar.
Eliminar una hoja de cálculo
Si ya no necesita una hoja de cálculo o si quiere quitar una hoja en blanco de un libro, puede
eliminarla haciendo clic derecho en la pestaña de la hoja de cálculo y seleccione Eliminar.
Modificar el color de la pestaña de una hoja
Microsoft Excel permite modificar el color de las pestañas de su hoja. Puede que prefiera
modificar el color de las pestañas para reconocer más fácilmente los contenidos de la hoja.
30
Para modificar el color de la pestaña de una hoja, haga clic derecho en la pestaña de la hoja
de cálculo y seleccione Color de etiqueta.
Mover una hoja de cálculo
Puede que quiera cambiar el orden de las hojas de trabajo de un libro. Para mover o copiar
una hoja de cálculo puede usar uno de los siguientes métodos:
Haga clic derecho sobre la pestaña de la hoja y seleccione Mover o Copiar para
visualizar el cuadro de dialogo. Utilice el cuadro de dialogo para especificar la
operación y la ubicación para la hoja.
Para cambiar la posición de una hoja de cálculo haga clic en la pestaña de la hoja que
desea mover y arrastre a la ubicación deseada. Al arrastrar, sobre la hoja aparece un
selector de color negro.
31
Ocultar y mostrar una hoja de cálculo
En ciertos momentos, necesitara ocultar una o más hojas de sus libros. Cuando una hoja esta
oculta, su pestaña de hoja también esta oculta. No se pueden ocultar todas las hojas de un
libro, así que al menos una debe permanecer visible.
Para ocultar una hoja, haga clic derecho sobre la pestaña de la hoja y seleccione
Ocultar. La hoja activa o las hojas seleccionadas se ocultarán de la vista.
Para volver a mostrar una hoja oculta, haga clic derecho sobre la pestaña de una hoja y
seleccione Mostrar. Excel abrirá el cuadro de dialogo Mostrar que enumera todas las hojas de
trabajo ocultas.
32
Seleccione la hoja que desea volver a mostrar y presionar clic en Aceptar.
33
Insertar una nueva fila o columna
Para insertar una nueva fila en una hoja de cálculo, haga clic derecho en el encabezado de fila
y seleccionar Insertar, de esta manera Excel desplazara los datos hacia abajo para agregar
una fila vacía.
Para insertar una nueva columna en una hoja de cálculo, presionar clic derecho en el
encabezado de columna y seleccione Insertar, de esta manera Excel desplazara los datos hacia
la izquierda para agregar una columna vacía.
Insertar celda
Para insertar una celda en una hoja de cálculo, haga clic derecho en una celda, seleccione
Insertar. Finalmente seleccionar la opción para indicar donde desea insertar la celda.
Por ejemplo, si desea insertar una celda y desplazar las celdas hacia la derecha,
deberá presionar clic derecho en una celda, seleccionar Insertar celdas y seleccionar la opción
Desplazar las celdas hacia la derecha.
34
El texto “Lista de Alumnos” que inicialmente se encontraba en la celda A1, se desplaza hacia
la celda B1:
Eliminar una fila o columna
Para eliminar una columna o fila en una hoja de cálculo, presionar clic derecho en el
encabezado de columna o fila y seleccionar Eliminar, de esta manera Excel elimina por
completo una columna o fila de nuestra hoja.
35
Trabajar con datos
Desplazamiento en la hoja de cálculo
Para desplazarse por una hoja de cálculo puede emplear el teclado:
Tecla Acción
Flecha arriba Desplaza la celda activa una fila hacia
arriba
Flecha abajo Desplaza la celda activa una fila hacia abajo
Flecha Izq. o Mayús-Tab Desplaza la celda activa una columna hacia
la izquierda
Flecha Der. o Tab Desplaza la celda activa una columna hacia
la derecha
Ctrl + Flecha Derecha Desplaza la celda a la última columna de la
fila actual
Ctrl + Flecha Izquierda Desplaza la celda a la primera columna de
la fila actual
Ctrl + Flecha Arriba Desplaza la celda a la primera fila de la
columna actual
Ctrl + Flecha Abajo Desplaza la celda a la última fila de la
columna actual
Inicio Desplaza la celda al comienzo de una fila
Ctrl + Inicio Desplaza la celda hasta el comienzo de una
hoja
Ctrl + Fin Desplaza la celda hasta la última celda
utilizada en la hoja
Re Pág Desplaza la celda activa una pantalla hacia
arriba
Av Pág Desplaza la celda activa una pantalla hacia
abajo
Alt – Av Pág Desplaza la celda activa una pantalla hacia
la derecha
Alt – Re Pág Desplaza la celda activa una pantalla hacia
la izquierda
36
Introducir datos
En una celda de Microsoft Excel, se puede introducir valores numéricos, texto, fórmulas,
fechas u horas.
Valores numéricos
Los valores numéricos representan cantidades, montos, porcentajes, etc. Los valores
también pueden ser fechas u horas. Cuando ingrese un valor numérico en una celda,
el contenido se alineará a la derecha.
Texto
Puede insertar texto para hacer etiquetas de valores, cabeceras o para indicar
diversos tipos de datos como los nombres de empleados, domicilio de un cliente,
códigos de artículo, etc. El texto que comienza con un número se considera también un
texto y se alineara a la izquierda.
Fórmulas
Excel permite introducir fórmulas que utilizan valores (incluso texto) de las celdas para
calcular un resultado. Cuando introduce una fórmula en una celda, el resultado de
la fórmula aparece en la celda. Si cambia alguno de los valores utilizados por una
fórmula, la fórmula se vuelve a calcular y muestra el nuevo resultado.
Las fórmulas pueden ser simples expresiones matemáticas o pueden contener
algunas de las funciones más importantes integradas en Microsoft Excel.
En el siguiente ejemplo, se muestra una hoja de cálculo configurada para convertir
una lista de valores en soles a dólares. La hoja contiene valores, texto y fórmulas.
37
Las celdas A1, A3, A5 y B5 contienen texto.

La celda B3 contiene un valor.
Desde la celda A6 hasta la celda A10 contiene valores.
Desde la celda B6 hasta la celda B10 contiene fórmulas.
Fechas y Horas
Excel trata a las fechas y las horas como tipos especiales de valores numéricos. Por
lo general a estos valores se les aplica un formato para que aparezcan como fechas u
horas porque los usuarios entienden mejor estos valores si aparecen en el formato
correcto.
Ingreso de datos
Para ingresar texto y valores numéricos en una celda, haga clic en una celda, Introduzca
el valor deseado y seguidamente presione la tecla Enter o la tecla Tab. Los datos
ingresados se podrán ver en la celda activa y en la barra de fórmulas.
38
Si necesita cancelar el ingreso de datos, presionar la tecla Esc o haga clic en el botón
Cancelar de la barra de fórmulas.
Para Introducir los datos en varias líneas dentro de una misma celda, presionar
Alt+Enter
Modificar el contenido de una celda
Para modificar el contenido de una celda y entrar al modo de edición, puede utilizar una de las
siguientes formas:
Presionar doble clic en la celda a modificar.
Seleccionar la celda a modificar y presionar la tecla F2. En el caso de presionar
doble clic o usar la tecla F2 se activará el punto de inserción o cursor, tal como se
muestra en la siguiente imagen.
Seleccionar la celda a modificar y en la barra de fórmulas presionar clic en el dato a

cambiar para activar el punto de inserción o cursor y comenzar a modificar los datos:
Después de digitar la información presionar la tecla Enter o presionar clic sobre el botón
Introducir de la barra de fórmulas.
39
Para cancelar la modificación de datos, presionar la tecla Esc o hacer clic sobre el botón
Cancelar de la barra de fórmulas.
Si desea reemplazar el contenido de una celda, deberá seleccionar la celda y digitar el

nuevo valor, luego para terminar, presionar la tecla Enter.
Selección de celdas, filas y columnas
Una celda es un elemento sencillo de una hoja de cálculo. Identificamos una celda por su
dirección, que consiste en su letra de columna y su número de fila.
40
Un grupo de celdas recibe el nombre de rango. Cuando esté trabajando con Excel, se puede
encontrar con tres situaciones en las que debe seleccionar un rango de celda:
Cuando tenga que introducir un rango en el campo de un cuadro de dialogo.
Cuando una función requiera un argumento.
Antes de seleccionar un comando que utilice una entrada de rango.
Por ejemplo, si desea que el texto de un rango de celdas tenga el formato Cursiva, tiene que
seleccionar el rango y luego seleccionar el comando Cursiva.
Cuando selecciona un rango, las celdas aparecen marcadas en gris claro y un
contorno verde. La excepción es la celda activa, que mantiene su color normal.
Podemos seleccionar un rango de celdas de varias maneras:

Presionando el botón izquierdo del Mouse y arrastrando.
Presionando la tecla Mayúsc mientras utilizamos las flechas direccionales para
seleccionar un rango.
Presionando la tecla F8 y moviendo el puntero de la celda con las flechas
direccionales. Pulsar F8 de nuevo para devolver a las flechas direccionales su
movimiento habitual.
Escribiendo la dirección de la celda o rango en el cuadro de nombres y presionar
Enter. Excel seleccionará la celda o rango especificado.
41
En la siguiente imagen se muestra la selección de un rango de celdas (B2:C7). Para hacer la

selección, deberá presionar clic en la celda B2 y sin soltar arrastre hasta la celda C7.
Seleccionar filas y columnas completas

En varias ocasiones tendrá que seleccionar una fila o columna entera. Por ejemplo,
puede que quiera aplicar el mismo formato numérico o la misma alineación a toda una
fila o columna.
Puede seleccionar filas o columnas enteras usando una de las siguientes formas:
Haga clic en el borde de la fila o columna para seleccionar una sola fila o
columna.
42
Para seleccionar varias filas o columnas adyacentes, haga clic en el borde de

fila o columna y arrástrelo hacia otras filas o columnas.
Para seleccionar varias filas o columnas no adyacentes, pulse la tecla Control

mientras hace clic sobre las filas o columnas que quiera seleccionar.
43
Para seleccionar una columna, usando el teclado, presionar Control + Barra

espaciadora.
Para seleccionar una fila, usando el teclado, presionar Mayús + Barra
espaciadora.
Si desea seleccionar un rango continuo que contiene datos, desplácese hasta
la celda superior izquierda del rango, y después pulse las teclas Control + Mayús + Fin.
Seleccionar rangos no continuos

Normalmente, los rangos que selecciona son continuos. Es decir, un solo rectángulo
de celdas. Excel también le permite trabajar con rangos no continuos, que consiste en
dos o más rangos que no están uno junto al otro. Puede seleccionar un rango no
continuo de varias maneras:
Seleccione el primer rango. Luego pulse Control mientras arrastra el
Mouse para marcar las celdas o rangos adicionales.
44
la tecla Enter. Separe los distintos rangos con comas.
Desde el teclado, seleccione un rango utilizando la tecla F8, luego pulse

Mayúsc–F8 para seleccionar otro rango sin cancelar la selección previa.
Copiar, Cortar, Pegar contenido de celdas
En una hoja de cálculo es necesario copiar o cortar(mover) información de un sitio a otro.

Microsoft Excel hace que copiar o cortar rangos de celdas sea una tarea sencilla. La diferencia
principal entre copiar y cortar un rango es el efecto de la operación en el rango de origen.
Cuando se copia un rango, el rango de origen no se ve afectado. Cuando corta un rango, el
contenido del rango original se borra.
Copiar, Cortar, Pegar utilizando comando de atajo

Para copiar o cortar deberá hacer clic derecho en el rango y seleccionar
Copiar o Cortar para enviar las celdas seleccionadas al portapapeles.
Haga clic derecho y seleccione Pegar, para pegar el contenido del

portapapeles a una celda o rango seleccionado.
45
En lugar de pegar, puede simplemente, activar la celda destino y presionar Enter. Si

utiliza este método, Excel elimina la información del portapapeles y no puede pegar de
nuevo.
El Portapapeles
Siempre que copie o corte información de un programa de Windows, este almacena la
información en el portapapeles, que es un área de memoria de su computadora. Cada
vez que corta o copia información, Windows reemplaza la información previamente
almacenada en el portapapeles con la nueva información que ha copiado o cortado.
Microsoft Office tiene su propio portapapeles, siempre que copie o corte información
en una aplicación de Office, como Excel, la aplicación pone la información tanto en el
portapapeles de Windows como en el de Office. Sin embargo, la aplicación trata
la información del portapapeles del Office de modo distinto al portapapeles de
Windows. En lugar de reemplazar la información del portapapeles del Office, el
programa adjunta la información al portapapeles del Office.
46
Experto en Microsoft Excel
Si desea pegar algún elemento del panel de portapapeles, haga clic en la flecha del
elemento y seleccione Pegar.
Copiar, Cortar, Pegar utilizando combinaciones de teclas

Las operaciones copiar, cortar, pegar también tienen combinaciones de teclas
asociadas:
Control+C: Copia las celdas seleccionadas al portapapeles.
Control+X: Corta las celdas seleccionadas al portapapeles.
Control+P: Pega el contenido del portapapeles a la celda o rango
seleccionado.
Copiar, Cortar usando arrastrar y soltar

Microsoft Excel también le permite copiar o cortar una celda o rango arrastrando. Para
copiar o cortar utilizando arrastrar y soltar, seleccione la celda o rango que quiere
copiar, presionar la tecla Control y mueva el puntero del mouse a una de las esquinas
de la selección. Luego, arrastre la selección a su nueva ubicación mientras sigue
presionando la tecla Control. Por ejemplo, en la siguiente imagen, tenemos el texto
“Edad” en la celda B3 y deseamos hacer una copia en la celda D3. Deberá seleccionar la
celda B3, presionar la tecla Ctrl y seguidamente arrastrar hasta la celda D3.
47
Experto en Microsoft Excel
Para cortar utilizando arrastrar y soltar, no pulse la tecla Control mientras arrastra la
esquina.
Los procedimientos para copiar, descritos anteriormente, también funcionan para

copiar una celda o rango a otra hoja de cálculo, incluso si la hoja está en un libro
diferente.
Pegado especial
Puede que no siempre quiera copiar todo el rango de origen al rango destino. Por ejemplo,
puede que solo quiera copiar los resultados de las fórmulas en lugar de las fórmulas mismas.
Para controlar lo que se copia en el rango destino, presionar clic derecho y seleccionar
Opciones de pegado o Pegado especial.
1. Abrir el archivo Conversión.Xlsx

2. Seleccionar el rango B7:B10, presionar clic derecho y haga clic en
Copiar.
3. Presionar clic derecho en la celda D7.
4. Finalmente presionar clic en el comando Pegar Valores.
Transponer Datos
Si tiene datos en filas y desea tenerlos en columnas o viceversa, puede utilizar el comando
transponer. Por ejemplo, se tiene en una columna, una lista con los días de la semana, y se
desea realizar una copia para transponer los datos en una fila. Siga los siguientes pasos:
Ingrese los días de la semana en el rango C2:C8.
Seleccione y copie el rango de los días de la semana.
48
Seleccione la esquina superior izquierda del rango destino. En este caso la celda D1.
Seleccione la ficha Inicio y haga clic en el comando Pegar del grupo
Portapapeles.
Seleccione Transponer.
Rellenar serie de datos
La función de rellenar series de datos o autorrelleno de Excel, hace que insertar una serie de elementos
de valores o texto en un rango de celdas, sea muy sencillo. Utilice el control de opciones de autorrelleno
(pequeño cuadrado que se encuentra en la parte inferior izquierda de la celda activa).
Puede arrastrar el control de opciones de autorrelleno para copiar la celda o completar una serie
automáticamente. Por ejemplo, si digitamos en una celda el mes Enero y arrastramos el control
de relleno hacia abajo, las celdas copiadas continuaran la secuencia de los meses.
En caso ingresará en la celda A1 el valor 1 y en la celda A2 el valor 2 y arrastramos el control de

relleno hacia la derecha, continuaría la serie 3,4,5,6…
49
Si se ingresa en una celda una fecha como 25/11/72 y arrastramos el control de relleno
hacia abajo o a la derecha, seguirían las series de fechas 26/11/72, 27/11/72 …
Si el contenido de una celda es un texto, y arrastra el control de relleno, se copiará el

texto en las demás celdas. Si va a ingresar datos en una columna usando el controlador
de relleno y tiene otros datos al lado derecho o al lado izquierdo, ya no es necesario
arrastrar. Puede presionar doble clic en el
controlador de relleno para llenar de forma automática toda la columna.
Opciones de relleno
Cuando arrastras el controlador de relleno aparece un ícono que muestra varias opciones,
estas se utilizan para cambiar la forma de rellenar la selección. Por ejemplo, si desea rellenar
fechas incrementando los meses, use la opción Rellenar meses:
Ingrese en una celda la fecha 15/01/.
Arrastre el control de relleno hacia abajo.
En la parte inferior se muestra un icono con varias opciones, seleccionar
Rellenar meses.
50
Relleno rápido
Hay una opción que se conoce con el nombre de relleno rápido, el cual trata de reconocer un
patrón complejo en los datos y realizar el relleno.
Por ejemplo, en una columna tenemos una lista con los nombres completos de un grupo de
empleados y se necesita separar el nombre del apellido. Para tal efecto deberá ingresar en la
columna del lado derecho dos nombres de la lista y antes de terminar de escribir, Excel muestra
una vista previa de todos los nombres.
Para aceptar el relleno rápido presionar la tecla Enter.
Formato de filas, columnas y celdas
Cambiar el ancho de las columnas y el alto de filas
En algunos trabajos de Excel necesitara modificar el ancho de una columna o la altura de una
fila. Por ejemplo, puede hacer las columnas más estrechas para que permitan introducir más
información en una página o puede aumentar la altura de las filas para mostrar varias líneas.
51
Modificar el ancho de columnas

Antes de modificar el ancho, puede seleccionar varias columnas para que el ancho sea
la misma para todas las columnas seleccionadas. Para seleccionar varias columnas,
haga clic en el borde de la columna y arrastre o pulse la tecla Control mientras
seleccione cada columna individual.
Puede modificar el ancho de las columnas con alguna de estas formas:
Arrastrando el borde derecho de la columna con el Mouse hasta que la columna
tenga el ancho deseado.
Haciendo doble clic en el borde derecho de la cabecera de columna para
establecer el ancho automáticamente a la entrada más ancha de la columna.
Cambiar la altura de las filas:

Cambiar la altura de las filas es útil para espaciar filas. Para establecer la altura de
las filas puede utilizar alguna de estas formas:
52
Arrastrando el borde inferior de la fila con el mouse hasta que la fila sea de la
altura deseada.
Haciendo doble clic en el borde inferior de la fila para establecer
automáticamente la altura de la fila a la entrada más alta de la fila.
Ocultar filas y columnas
En algunos casos, puede necesitar ocultar filas y columnas concretas. Ocultar filas y columnas
puede ser útil sino quiere que los usuarios vean cierta información o si necesita imprimir un
informe que resuma la información de la hoja sin mostrar todos los detalles. Para ocultar filas o
columnas de su hoja, seleccione la fila o filas que quiere ocultar haciendo clic en la cabecera
de la fila o columna. Luego haga clic derecho y seleccione Ocultar.
53
Mostrar filas y columnas ocultas
Para mostrar una fila o columna oculta, debe seleccionar las columnas o filas que son
adyacentes a la fila o columna ocultas. Luego, haga clic derecho y seleccione Mostrar:
Copiar formato
Excel permite copiar el formato de ciertos datos a otros datos de una hoja de cálculo. Por
ejemplo, deberá utilizar copiar formato, si tiene un rango de celdas con diversos formatos como
un tipo de letra, color, sombreado, etc. y necesita que otros datos tengan los mismos formatos.
1. Abrir el archivo Formato y Busqueda.Xlsx

2. En la hoja Copiar, se tienen los siguientes datos:
3. Para realizar el copiado de formato, debe seleccionar la celda o el rango de celdas que
contienen el formato deseado. En este ejemplo seleccionar el rango A3:C10.
4. Luego, haga clic en el botón Copiar formato:
54
5. Seleccione el rango E3:F10 para aplicar el formato. Observar que el puntero adquiere la
forma de una brocha.
6. El resultado se muestra en la siguiente imagen:
Puede hacer doble clic en Copiar formato si desea seguir utilizando la brocha para pegar
el formato a otras celdas.
Buscar y reemplazar
Excel tiene un comando de búsqueda y reemplazo que facilita la localización de información

en una hoja o en varias hojas de un libro. También puede buscar texto y reemplazarlo con otro
texto.
Para buscar un dato, seleccione la ficha Inicio y haga clic en el comando Buscar y seleccionar
del grupo Modificar. Luego, seleccione de la lista, la opción Buscar. En caso solo este buscando
información, haga clic en la ficha Buscar. Para usar más opciones, haga clic en el comando
Opciones:
55
Utilice la lista desplegable Dentro de para especificar donde buscar (la hoja actual o
todo el libro)
Utilice la lista desplegable Buscar para especificar la dirección (por filas o
columnas)
Utilice la lista desplegable Buscar en para especificar que partes de la celda buscar
(fórmulas, valores o comentarios)
Utilice las casillas de verificación Coincidir mayúsculas y minúsculas para especificar
si la búsqueda distingue ente minúsculas y mayúsculas.
Utilice las casillas de verificación Coincidir con el contenido de toda la celda para
especificar si debe coincidir todo el contenido de la celda.
Haga clic en el comando Formato para buscar las celdas que tienen un formatico
particular.
Haga clic en Buscar Siguiente para localizar las celdas coincidentes una cada vez o haga clic
en Buscar todo para localizar todas las coincidencias.
Si quiere reemplazar algún texto existente con un nuevo texto, use la ficha
Reemplazar. Puede especificar otras opciones con el comando Opciones.
Haga clic en Buscar siguiente para localizar el primer elemento que coincida y haga clic en
Reemplazar para realizar la sustitución.
Cuando haga clic en el botón Reemplazar, Excel localizará el siguiente elemento
que coincida. Para reemplazar todos los elementos sin verificarlo, haga clic en
Reemplazar Todos.
1. Seleccionar la hoja Buscar y reemplazar del archivo Formato y

Busqueda.Xlsx
2. Se tienen los siguientes datos:
3. Seleccione la ficha Inicio y haga clic en el comando Buscar y seleccionar
56
del grupo Modificar. Luego seleccione de la lista la opción Reemplazar:
57
4. En el recuadro Buscar, ingrese el texto “Miraflores” y en el recuadro

Reemplazar con, ingrese el texto “La Molina”.
5. Haga clic en el comando Reemplazar todos:
6. Se mostrará una ventana donde se indica la cantidad total de reemplazos

realizados. Para terminar, haga clic en el comando Aceptar.
Buscar formato
El comando Buscar y reemplazar también le permite localizar celdas que contienen un tipo de
formato particular. Puede reemplazar ese formato con otro tipo de formato.
58
1. Seleccione la ficha Inicio y haga clic en el comando Buscar y

Seleccionar del grupo Modificar. Luego, de la lista, seleccione la opción
Buscar.
2. En Buscar ingrese el texto y haga clic en el comando Opciones:
3. Haga clic en el botón Formato.
4. Se mostrará el cuadro de dialogo Buscar formato.
59
5. En el cuadro de dialogo, podrá seleccionar las opciones de formato a buscar.

Presionar clic en el comando Aceptar para iniciar la búsqueda.
Ortografía
Los errores ortográficos también se pueden manejar cuando aparecen en una hoja de cálculo
de Excel. Para acceder al corrector ortográfico, seleccione la ficha Revisar y haga clic en el
comando Ortografía del grupo Revisión o pulse la tecla F7. Para comprobar la ortografía en
un determinado rango, seleccione el rango antes de activar el corrector ortográfico. En caso el
corrector de ortografía encuentre una palabra que no este en el diccionario actual o esta mal
escrita, excel muestra una lista de sugerencias.
Omitir una vez: Omite la palabra y continúa la comprobación ortográfica.
Omitir Todas: Omite la palabra y sus apariciones siguientes.
Agregar al diccionario: Agrega la palabra al diccionario.
Cambiar: Cambia la palabra por la palabra seleccionada de la lista
sugerencias.
Cambiar todas: Cambia la palabra por la seleccionada de la lista sugerencias
y cambia todas las apariciones siguientes sin volver a preguntar.
Autocorrección: Agrega la palabra errónea y su forma correcta a la lista
autocorrección.
60
1. Abrir el archivo Reservas.Xlsx

2. Seleccione la celda A1.
3. Seleccione la ficha Revisar y haga clic en el comando Ortografía del grupo
Revisión.
4. En el cuadro de diálogo ortografía, podrá realizar las correcciones

respectivas:
5. Usar el asistente hasta terminar con la revisión ortográfica de todo el

documento.
Autocorrección automática
La autocorrección corrige automáticamente errores al escribir. También puede agregar a

la lista algunas palabras para que Excel las corrija automáticamente. Seleccione la ficha
Archivo y haga clic en Opciones. Haga clic en la ficha Revisión y, a continuación, seleccione el
botón Opciones de Autocorrección.
61
Este cuadro de dialogo muestra diversas opciones:
Corregir DOs Mayúsculas SEguidas: automáticamente corrige palabras con las dos
primeras letras en mayúsculas. Por ejemplo, BIblioteca se convierte en Biblioteca.
Poner en mayúscula la primera letra de una oración: pone en mayúsculas la
primera letra de una frase.
Poner en mayúscula los nombres de los días: pone en mayúscula los nombres de los
días de la semana. Si escribe domingo, Excel lo convertirá en Domingo.
Corregir el uso accidental de bLOQ mAYÚS: corrige los errores causados
al presionar accidentalmente la tecla Bloq Mayús mientras esta digitando.
Reemplazar texto mientras escribe: autocorrección corrige automáticamente
las palabras incorrectas mientras escribe.
62
1. Abrir el archivo Ventas Jack & Sva.Xlsx

2. En la Hoja1 se tienen los siguientes datos:
3. Para obtener la columna Id, ubicarse en la celda A4 y digitar el número 1.

Luego, arrastre el selector de autorrelleno hasta la celda A10.
4. Se mostrará el siguiente resultado:
5. Haga clic en el icono Etiqueta inteligente que se muestra en la parte inferior

derecha y seleccione la opción Serie de relleno.
63
6. Agregar las hojas: Hoja2, Hoja3, Hoja4, Hoja5, Hoja6.

7. Cambiar de nombre a las hojas:
Hoja Nuevo nombre
Hoja1 Vendedores
Hoja2 Clientes
Hoja3 Ingresos
Hoja4 Salidas
Hoja5 Saldo
8. Cambiar de color a las pestañas de sus hojas:
9. Eliminar la Hoja6.
64
Preguntas de repaso
1. ¿Cómo puedo crear un nuevo libro en Excel?

2. ¿Cómo puedo cambiar el color a la pestaña de una hoja?
3. ¿Cuántas filas tiene una hoja de cálculo en Excel?
4. ¿Cuáles son los tipos de datos que se pueden trabajar en Excel?
5. ¿Cómo puedo modificar el contenido de una celda?
6. ¿Cómo puedo seleccionar varias columnas no adyacentes?
7. ¿Cuál es la tecla que cumple la función de pegar el contenido de celdas?
8. ¿Para qué sirve el portapapeles?
9. ¿Para qué sirve autorrelleno?
10. ¿Cuál es la tecla que puedo usar para iniciar la corrección de ortografía?
65
Tema 3
Funciones y fórmulas I
Objetivo General
Conocer las diversas técnicas que ayudarán a tener un mejor control de sus hojas
de cálculo, permitiendo administrar eficientemente sus libros de trabajo.
 Administración de hojas de cálculo
 Ingreso de datos
 Formato de filas, columnas y celdas
Introducción
En este capítulo, aprenderá a administrar sus libros y hojas de cálculo para un
mejor control y manejo de los datos.
66
Definiciones básicas para el uso de fórmulas
Microsoft Excel es una aplicación potente para trabajar con números y para realizar operaciones
matemáticas, para ello es necesario insertar fórmulas.
Las fórmulas se usan para calcular resultados basados en los valores almacenados en los libros.
Cuando los datos cambian, las fórmulas calculan resultados actualizados sin que tenga que realizar
algo adicional.
Para empezar a introducir una fórmula, se debe comenzar con un signo =, aunque Excel también
acepta un signo +. Las fórmulas pueden contener alguno de estos elementos:
Operadores matemáticos.
Paréntesis.
Referencia de celda.
Valores o texto.
Funciones.
Usar operadores
Excel permite el uso de muchos operadores en sus fórmulas. Los operadores son símbolos
que indican el tipo de operación matemática que desea llevar a cabo en una fórmula.
En la siguiente tabla podrá ver una lista de los operadores más usados.
Operador Nombre
+ Suma
- Resta
* Multiplicación
/ División
^ Elevar a
& Unión
= Igual
> Mayor que
< Menor que
>= Mayor o igual que
<= Menor o igual que
<> Distinto a
67
Jerarquía
Cuando Excel calcula el valor de una fórmula, emplea ciertas reglas para saber en qué orden
debe calcular las operaciones.
En la siguiente tabla podrá ver la prioridad de operadores en Excel:
Símbolo Operador Prioridad

^ Elevar a 1
* Multiplicación 2
/ División 2
+ Suma 3
- Resta 3
& Unión 4
= Igual 5
> Mayor que 5
< Menor que 5
>= Mayor o igual que 5
<= Menor o igual que 5
<> Distinto a 5
Para eliminar el orden de prioridad prestablecido por Excel usamos paréntesis. Las expresiones
entre paréntesis se realizan en primer lugar.
En el siguiente ejemplo, se puede apreciar que la celda D3 se multiplicará por la celda D4.
Luego, este resultado se restará de la celda D2:
=D2-D3*D4
Si no es lo que desea hacer, la forma correcta sería que la celda D2 se reste con la celda D3 y el
resultado se multiplique por la celda D4, sin el uso de paréntesis no podría realizarlo:
=(D2-D3)*D4
Si su fórmula contiene paréntesis sin cerrar, Excel pondrá una posible corrección, que no
necesariamente seria la fórmula que desea:
66
Operaciones aritméticas
El tipo de fórmulas que se usan con mayor frecuencia son las fórmulas aritméticas. Combinan
números, direcciones de celdas y resultado de funciones con operadores matemáticos para
llevar a cabo diferentes cálculos.
En la siguiente tabla podrá ver un resumen de los operadores matemáticos que se
utilizan en las fórmulas aritméticas:
Operador Nombre Ejemplo Resultado
+ Suma =10+5 15
- Resta =10-5 5
- Negación =-10 -10
* Multiplicación =10*5 50
/ División =10/5 2
% Porcentaje =10% 0,1
^ Exponenciación =10^5 100000
Uso de Funciones
Las funciones permiten mejorar sus fórmulas y realizar cálculos que son
complicados si sólo utiliza los operadores indicados en los temas anteriores.
Para calcular el promedio de una lista de valores sin usar una función, sería:
=(D1+D2+D3+D4+D5+D6)/6
Pero puede reemplazar esta fórmula de una manera más simple, usando la función
Promedio:
=PROMEDIO(D1:D6)
Editar fórmulas
Puede editar una fórmula, en caso realice cambios en el libro o en caso la fórmula genere un
error.
Técnicas para modificar una fórmula:
1. Haga doble clic en la celda para editar su contenido directamente.
2. Seleccione la celda a editar y presione la tecla F2. En el caso de presionar doble clic o
usar la tecla F2 se activará el punto de inserción o cursor, tal como se muestra en la
siguiente imagen:
67
3. Seleccione la celda a editar y haga clic en la barra de fórmulas.
Cuando esté editando una fórmula, puede seleccionar varios caracteres, si arrastra
sobre ellos o si pulsa la tecla Mayús mientras usa las flechas direccionales.
Auditoría de fórmulas
Algunos errores de fórmula son el resultado de la referencia a celdas con errores o con valores
incorrectos. El primer paso para solucionar este tipo de problemas es determinar qué celda o celdas
están provocando el error. Esto es sencillo cuando la fórmula hace referencia a una celda, pero se va
complicando cada vez más cuanto mayor sea el número de referencias. Para determinar qué celdas
están ocasionando problemas, podemos utilizar la auditoría de Excel para visualizar y rastrear los
valores de las fórmulas y el origen de los errores.
Rastrear celdas precedentes
Las celdas precedentes son aquellas que hace referencia la fórmula de forma directa o
indirecta.
1. Abrir el Archivo Informe Anual.Xlsx
2. En la hoja Precedentes se tienen los siguientes datos:
68
3. Seleccione la celda que tiene la fórmula cuyos precedentes desea rastrear.

En nuestro ejemplo sería la celda que tiene relleno celeste: D4.
4. Seleccione la ficha Fórmulas y haga clic en el comando Rastrear precedentes
del grupo Auditoría de fórmulas.
5. Excel añadirá una flecha a cada precedente directo:
6. Repita el paso 4 para ver más niveles precedentes.
69
Rastrear celdas dependientes
Las celdas dependientes son aquellas celdas a las que hace referencia la fórmula de forma
directa o indirecta, pero en otra celda.
1. Seleccione la hoja Dependientes del Archivo Informe Anual.Xlsx

3. Seleccione la celda cuyos dependientes desea rastrear. En nuestro ejemplo sería la

celda que tiene relleno celeste: B4.
4. Seleccione la ficha Fórmulas y haga clic en el comando Rastrear
dependientes del grupo Auditoría de fórmulas.
5. Excel añadirá una flecha a cada dependiente directo:
70
6. Repita el paso 4 para ver más niveles dependientes.
Quitar Flechas
Para quitar las flechas, tenemos tres opciones:

Quitar todas, ejecutando el comando Quitar flechas del grupo Auditoría de fórmulas.
Haga clic en la ficha Fórmulas y despliegue la lista del comando Quitar flechas del
grupo Auditoría de fórmulas. Seleccione Quitar un nivel de precedentes.
Haga clic en la ficha Fórmulas y despliegue la lista del comando Quitar flechas del
grupo Auditoría de fórmulas. Seleccione Quitar un nivel de dependientes.
1. Seleccione la hoja Quitar flechas del Archivo Informe Anual.Xlsx

2. Seleccione la celda B4.
3. Seleccione la ficha Fórmulas y haga clic dos veces en el comando
Rastrear dependientes del grupo Auditoría de fórmulas.
5. Seleccione la celda D4.
71
6. Haga clic en la ficha Fórmulas y despliegue la lista del comando Quitar flechas del
grupo Auditoría de fórmulas. Seleccione Quitar un nivel de dependientes.
Comprobación de errores
Busca errores comunes en fórmulas.
1. Abrir el archivo Control de errores.Xlsx

3. Seleccione la ficha Fórmulas y haga clic en el comando Comprobación de errores del

grupo Auditoría de fórmulas.
72
4. Se mostrará el primer error de la hoja de cálculo:
5. En la ventana de dialogo, se muestra una serie de opciones:

 Ayuda sobre este error: Se muestra la ventana de ayuda del sistema.
 Mostrar pasos de cálculo: Se muestra los valores que se están trabajando.
 Omitir error: pasar al siguiente error sin corregirlo.
 Modificar en la barra de fórmula: Ubica el cursor en la barra de fórmula para
modificar.
 Anterior: Regresa al anterior error.
o Siguiente: Pasar al siguiente error.
6. Por ejemplo, seleccione el comando Modificar en la barra de fórmula, para
modificar la fórmula.
7. Luego, si desea seguir corrigiendo errores haga clic en el comando

Reanudar.
73
Rastrear celdas de error
Las celdas de error son aquellas que tienen un valor de error y a las que hace referencia la
fórmula de forma directa o indirecta. El resultado es que aparece el mismo error en la fórmula.
1. Seleccione la Hoja1 del Archivo Control de errores.Xlsx

2. Seleccione la celda que contiene el error que desea rastrear. En nuestro ejemplo
será la celda B3.
3. Seleccione la ficha Fórmulas y despliegue la lista del comando Comprobación de

errores del grupo Auditoría de fórmulas. Seleccione la opción Rastrear error
4. Excel añadirá una flecha a cada celda que produzca error.
74
Referencias circulares
Una referencia circular es cuando una celda en Excel se refiere a sí misma de manera
directa o indirecta. Para ver las celdas con referencia circulares haga clic en la ficha Fórmula
y despliegue la lista del comando Comprobación de errores del grupo Auditoría de fórmulas.
Seleccione Referencias circulares.
Evaluar fórmulas
1. Abrir el archivo Evaluar.Xlsx

2. En la hoja Evaluar se tienen los siguientes datos:
3. Seleccione la celda que contiene la fórmula que desea evaluar. En nuestro ejemplo
sería la celda C2.
4. Seleccione la ficha Fórmulas y haga clic en el comando Evaluar fórmula
del grupo Auditoría de fórmulas.
75
5. El término actual de la fórmula aparece subrayado en el cuadro evaluación.
6. En cada paso podemos elegir entre uno o más de los siguientes comandos:
o Evaluar: haga clic en este comando para visualizar el valor actual del término
subrayado.
o Paso a paso para entrar: este comando muestra el primer dependiente
del término subrayado. Si el dependiente a su vez tiene un dependiente,
presione de nuevo este comando para verlo.
o Paso a paso para salir: Oculta un dependiente y evalúa su precedente.
7. Haga clic en el comando Evaluar para ver el valor del termino subrayado.
8. Para seguir evaluando toda la fórmula haga clic en el comando Evaluar.
Inspeccionar valores de celdas
La ventana de inspección nos permite ver una ventana con el valor y la fórmula de cualquier
celda de cualquier hoja de cualquier libro abierto.
76
1. Seleccionar la hoja Inspeccionar del archivo Evaluar.Xlsx

3. Active la celda del libro que quiere inspeccionar. En nuestro ejemplo sería la celda E3.
4. Seleccione la ficha Fórmulas y haga clic en el comando Ventana de inspección del
grupo Auditoría de fórmulas.
5. Haga clic en Agregar inspección.
6. Se mostrará una ventana con la celda seleccionada. Haga clic en el comando

Agregar:
7. Se mostrará una ventana donde podrá observar los siguientes datos: el nombre del
libro, hoja, celda, valor y fórmula de la celda inspeccionada.
77
8. También puede seleccionar un rango para agregar varias celdas a la ventana de

inspección.
Referencia de celdas
Las fórmulas que se crean en Excel, contienen referencias a celdas o rangos. Esta referencia permite
que sus fórmulas trabajen dinámicamente con los datos de esas celdas o con rangos, en lugar de ser
restringidos a valores fijos.
Referencias relativas
Las referencias de filas y columnas pueden cambiar cuando copie la fórmula en otra celda. Las
referencias son en realidad distancias relativas respecto a la fila y columna actuales.
1. Abrir el archivo Boleta de venta.Xlsx

3. Seleccione la celda D7 y genere la fórmula para calcular el Importe =

Cantidad * P. unit.
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4. Observar que la fórmula ingresada tiene referencias relativas, ya que al copiar en

otras celdas se ajusta automáticamente para poder hacer referencia a otras celdas.
5. El resultado final se muestra en la siguiente imagen:
Referencias absolutas
Las referencias de filas y columnas no cambian cuando copie la fórmula. Son

referencias a una celda concreta.
1. Abrir el archivo Tienda.Xlsx

79
3. Seleccione la celda E7 y genere la fórmula para calcular el Margen

Ganancia = Precio Costo Soles * % Ganancia.
4. Observar que la formula ingresada tiene referencias absolutas para la celda B4, ya que
se está anteponiendo a la fila y columna el símbolo $. Tener en cuenta que, al copiar
en otras celdas no se ajusta y hace referencia siempre a la misma celda.
80
Referencias mixtas
La referencia a la fila y columna es relativa y la otra es de tipo absoluta.
1. Abrir el archivo Productos.Xlsx

3. Seleccione la celda B11 y genere la fórmula para calcular el Impuesto = Venta * %

Impuesto.
4. Observar que la fórmula ingresada tiene referencias relativas y absolutas para la celda
B11. Solo se está anteponiendo a la fila el símbolo $. Tener en cuenta que, al copiar en
otras celdas, la columna hace referencia relativa y la fila hace referencia absoluta.
81
Modificar los tipos de referencias
Para hacer que una celda sea absoluta o mixta, puede introducir de forma manual símbolos de
$ en las posiciones adecuadas de la dirección de la celda.
También, puede presionar la tecla F4. Si presiona repetidas veces, Excel recorrerá los cuatro
tipos de referencia y hace que el símbolo $ vaya intercalándose entre la referencia de la fila y
la columna: $A$1, A$1, $A1, A1.
Hacer referencia a celdas que están fuera de la hoja
Las fórmulas también pueden hacer referencia a celdas que están en otras hojas. Para
emplear una referencia a una celda de otra hoja del mismo libro, utilice el siguiente formato:
NombreDeLaHoja!Celda
Es decir, deberá anteponer el nombre de la hoja a la dirección de la celda, seguido de un signo
de exclamación:
=A1*Hoja2!A1
Asignar nombres
Asignar nombres de rango facilita la comprensión de las fórmulas. Es más sencillo trabajar
con un nombre asignado que con un rango de referencias.
82
1. Abrir el archivo Importaciones.Xlsx

2. En la hoja Importaciones se tienen los siguientes datos:
3. Seleccionar la celda B3 y haga clic en el cuadro de nombre.

4. En el cuadro de nombre, ingresar el texto “Administrativo” y presionar la tecla Enter.
5. Seleccionar la celda E7 y generar la fórmula para calcular el Costo

Administrativo = Valor $ * Administrativo.
83
Crear nombres desde la selección
Para asignar nombres a rangos de celdas, también puede utilizar los títulos de sus filas y
columnas.
1. Seleccionar la hoja Nombres del archivo Importaciones.Xlsx

2. Para asignar nombres a las columnas Código y Descripción, seleccione el rango
A6:B13.
3. Seleccione la ficha Fórmulas y haga clic en el comando Crear desde la selección

del grupo Nombres definidos.
84
4. Se mostrará la siguiente ventana:
5. Seleccionar Fila superior y presionar clic en el comando Aceptar.

6. Haga clic en el Cuadro de nombre, para ver los nombres asignados:
Administrador de nombres
El administrador de nombres, permite crear, editar, eliminar y buscar todos los nombres
usados en el libro.
1. Estando en el archivo Importaciones.Xlsx, seleccione la ficha
Fórmulas y haga clic en el comando Administrador de nombres del grupo
Nombres definidos.
85
3. En el cuadro de diálogo, podrá administrar cualquier nombre de rango. Por ejemplo, si

desea eliminar el nombre Descripción, deberá seleccionarlo y hacer clic en el comando
Eliminar.
86
Funciones básicas
Función REDONDEAR
La función, redondea un número al número de decimales especificado.
REDONDEAR(número, núm_decimales)
número: Número que deseamos redondear.
núm_decimales: Un número entero que especifica el número de dígitos al que
deseamos redondear número.
1. Abrir el archivo Reporte de notas.Xlsx

2. En la Hoja1, se tienen los siguientes datos:
3. En la celda H1, generar la fórmula para calcular el Promedio

Redondeado con cero decimales.
87
Función ENTERO
Redondea un número hasta el entero inferior más próximo.
ENTERO(número)
número: Número que deseamos redondear.
1. Seleccione la Hoja2 del Archivo Reporte de Notas.Xlsx

3. En la celda B1, generar la fórmula para calcular el número entero.
Función SUMA
Es la operación más común en las hojas de cálculo. Suma todos los números en un
rango de celdas.
SUMA(número 1, número 2, …)
número 1, número 2, … Los valores que queremos sumar.
88
1. Abrir el archivo Ventas.Xlsx.

2. En la hoja Suma, se tienen los siguientes datos:
3. En la celda F4, generar la fórmula para calcular el Total.
Función PROMEDIO
Calcula la media aritmética de un conjunto de números.
PROMEDIO(número 1, número 2, …)
número 1, número 2, … Es un rango, matriz o lista de valores, del que queremos
calcular la media.
1. Seleccione la Hoja Promedio del Archivo Ventas.Xlsx

89
3. En la celda F4, generar la fórmula para calcular el Promedio:
Función MAX
Calcula el valor mayor en un conjunto de números.
MAX(número 1, número 2, …)
calcular el valor máximo.
1. Seleccione la Hoja Max del Archivo Ventas.Xlsx

90
3. En la celda F4, generar la fórmula para calcular el valor Máximo:
Función MIN
Calcula el valor menor en un conjunto de números.
MIN(número 1, número 2, …)
calcular el valor mínimo.
1. Seleccione la Hoja Min del Archivo Ventas.Xlsx

91
3. En la celda F4, generar la fórmula para calcular el valor Mínimo:
Función CONTAR
Cuenta los valores numéricos que aparecen en una lista de argumentos. Ignora
los valores de texto, fechas, valores lógicos y errores.
CONTAR(valor 1, valor 2, …)
valor 1, valor 2, … Son uno o más rangos, matriz, resultado de funciones, expresiones
o valores literales que queremos contar.
1. Abrir el archivo Conteos.Xlsx

2. En la Hoja Contar, se tienen los siguientes datos:
92
3. En la celda C12, generar la fórmula para calcular la Cantidad de celdas con

números:
Función CONTARA
Cuenta la cantidad de celdas que no están vacías en un rango.
CONTARA(valor 1, valor 2, …)
valor 1, valor 2, … Son uno o más rangos con datos que queremos contar.
93
1. Seleccione la Hoja Contara del archivo Conteos.Xlsx

3. En la celda C13, generar la fórmula para calcular la Cantidad de facturas

emitidas:
Función CONTAR.SI
Cuenta celdas en función de diferentes tipos de criterios.
CONTAR.SI(rango, criterio)
rango: Es el rango dentro del cual desea contar las celdas.
94
criterio: Es el criterio que determina las celdas que se van a contar.
95
1. Seleccione la Hoja Contar.si del archivo Conteos.Xlsx

3. En la celda I4, generar la fórmula para calcular la Cantidad de

trabajadores por oficina:
Función SUMAR.SI
Sumar celdas en función de diferentes tipos de criterios.
SUMAR.SI(rango, criterio, rango_suma)
rango: Es el rango a evaluar.
criterio: Es el criterio que determina las celdas que se van a sumar.
rango_suma: Son las celdas que se van a sumar.
96
1. Seleccione la Hoja Sumar.si del archivo Conteos.Xlsx

3. En la celda I4, generar la fórmula para calcular la Suma de ingreso en soles por
sexo:
Función PROMEDIO.SI
Promediar celdas en función de diferentes tipos de criterios.
PROMEDIO.SI(rango, criterio, rango_PROMEDIO)
rango: Es el rango a evaluar.
criterio: Es el criterio que determina las celdas que se van a promediar.
rango_promedio: Son las celdas que se van a promediar.
97
1. Seleccione la Hoja Promedio.si del archivo Conteos.Xlsx

3. En la celda I4, generar la fórmula para calcular el Promedio de hijos según su

estado civil:
1.Abrir el archivo Ventas hard system.Xlsx

2.En la Hoja1, se tienen los siguientes datos:
98
3. Para resolver la columna Num, ubicarse en la celda A11 y arrastre el selector de

autorrelleno hasta la celda A21:
4. En la celda H11, generar la fórmula para calcular la columna Precio Venta:
99
5. Luego, deberá copiar la fórmula y mostrar el siguiente resultado:
6. En la celda I11, generar la fórmula para calcular la columna Subtotal:
8. En la celda J11, generar la fórmula para calcular la columna Igv:
100
10.En la celda k11, generar la fórmula para calcular la columna Total $:
12.En la celda L11, generar la fórmula para calcular la columna Total S/.:
101
14.En la celda M11, generar la fórmula para calcular la columna Comisión:
102
Preguntas de repaso
1. ¿Por qué debo usar los paréntesis en algunas fórmulas?

2. ¿Qué es una función?
3. ¿Cómo puedo modificar una fórmula?
4. ¿Para qué debo utilizar la auditoría de fórmulas?
5. ¿Qué es la referencia absoluta?
6. ¿Cómo se puede modificar los tipos de referencia?
7. ¿En qué momento deberá utilizar el administrador de nombres?
8. ¿Cuáles son las funciones para calcular el menor y el mayor valor de un rango de
celdas?
9. ¿Para qué sirve la función Contar.si?
10. ¿Cuáles son los argumentos que usa la función Sumar.si?
103
Tema 4
Fórmulas y Funciones II
Objetivo General
Conocer el manejo de funciones de fecha, hora, texto y lógicas para potenciar la utilidad de sus
libros de Microsoft Excel.
 Trabajar con funciones de fecha, hora, texto y lógicas
Introducción
En este capítulo, encontrará fórmulas y funciones que le servirán para
104
Uso de funciones
Las funciones son fórmulas predefinidas que tiene Excel. Permiten mejorar el rendimiento de las hojas
de cálculos y elevan notablemente la potencia de sus fórmulas para realizar cálculos que son difíciles
si sólo utiliza los operadores.
Ventajas:
Facilita el trabajo con fórmulas largas. Por ejemplo, si desea calcular la suma de una lista de
50 valores, tendría que escribir la fórmula: A1+A2+A3+A4+…+A50. Una alternativa para este
cálculo, sería trabajar con la función suma: Suma(A1:A50).
Permite incluir en las hojas complejas, expresiones matemáticas difíciles de
construir con simples operadores. Por ejemplo, la función Pago() se utiliza para calcular las
cuotas a pagar por un préstamo solicitado.
Podemos incluir datos en las hojas de cálculo, que no podríamos acceder de otra manera.
Por ejemplo, la función Ahora() se utiliza para trabajar con la fecha y hora del sistema.
Sintaxis de las funciones

Función(argumento1, argumento 2, …)
La parte función es el nombre de la función, que siempre se muestra en mayúsculas. Es preferible
introducir los nombres de las funciones en minúsculas, porque si Excel lo convierte a mayúsculas
significa que ha sido reconocida. Los términos que aparecen en paréntesis en la función y separados
por una coma son los argumentos de la función.
Las funciones pueden ser de 2 tipos:
Sin argumentos: Varias funciones no necesitan argumentos. Por ejemplo, la función Hoy()
devuelve la fecha del sistema y no necesita argumentos.
Uno o más argumentos: La mayoría de las funciones aceptan como mínimo un argumento.
Estos argumentos pueden ser obligatorios y opcionales. Los obligatorios son imprescindibles
para utilizar la función. Los opcionales sólo se utilizan si la fórmula lo requiere.
Trabajar con fechas
Los números de serie facilitan la administración de las fechas, pero no es el formato más legible
para los usuarios. Por ejemplo, el numero 42579 representa la fecha
28/07/. Excel convierte automáticamente este valor de número de serie adecuado y aplica a
105
la celda el formato estándar de la fecha para que muestre una fecha real y no un número de
serie.
106
Formato de fechas
Cuando se activa una celda que contiene una fecha, la barra de fórmulas muestra su
contenido con el formato de fecha por defecto (formato de fecha del sistema).
1. Abrir el archivo Contrato anual.xlsx
2. Seleccione la Hoja1.
3. Seleccione el rango de celdas C4:C14.
4. Seleccione la ficha Inicio y haga clic en el comando Formato de número del

grupo Número.
107
5. Luego, en la ficha Número, Haga clic en la categoría Fecha y

seleccione uno de los formatos.
6. Haga clic en el comando Aceptar para ver el resultado.
Formato de fechas personalizadas

Los formatos personalizados, permiten mostrar las fechas según los requerimientos
del usuario. Por ejemplo, mostrar el número de día, nombre del día, número del mes,
nombre del mes, etc.
En la siguiente tabla, podrá ver los códigos que pueden usar, para trabajar formatos
personalizados de fecha:
Código Muestra
D Los días con el formato 1-31
Dd Los días con el formato 01-31
Ddd Los días con el formato dom-sáb
Dddd Los días con el formato domingo-sábado
M Los meses con el formato 1-12
Mm Los meses con el formato 01-12
Mmm Los meses con el formato ene-dic
Mmmm Los meses con el formato enero-diciembre
Yy Los años con el formato 00-99
Yyyy Los años con el formato 1900-9999
108
1. Abrir el archivo Contratos.Xlsx

2. Seleccione la Hoja Contrato días
4. Seleccione el rango C4:C14 y cambiar al formato: 6-6-.

6. En la celda E4, generar la fórmula para calcular la columna

Vencimiento:
109
110
Funciones de fecha y hora
Función AHORA
Devuelve la fecha y hora actuales. Esta función no necesita argumentos. AHORA()
Función AÑO
Devuelve un número de 4 dígitos que corresponde al año de una fecha
especificada.
AÑO(num_de_serie)
num_de_serie: fecha con la que deseamos trabajar
Por ejemplo, la siguiente fórmula devolverá el año de una fecha de contrato:
111
Función MES
Devuelve un número entre 1 y 12 que corresponde al mes de una fecha
especificada.
MES(num_de_serie)
Por ejemplo, la siguiente fórmula devolverá el mes de una fecha de contrato:
Función DIA
Devuelve un número entre 1 y 31 que corresponde al día de una fecha
especificada.
DIA(núm_de_serie)
Por ejemplo, la siguiente fórmula devolverá el día de una fecha de contrato:
Función DIA.LAB
Se utiliza para obtener una fecha que representa un número determinado de días
laborales a partir de una fecha.
DIA.LAB(fecha_inicial, días, festivos)
fecha_inicial: Es la fecha original
días: Es el número de días laborables antes o después de fecha_inicial. Utilice un
número positivo para devolver una fecha posterior, y un número negativo para una
fecha anterior.
festivos: Es una lista de fechas que hay que excluir del cálculo. Puede tratarse de
112
un rango de fechas o una matriz constante, es decir varios números de serie o cadenas
representando fechas.
113
Función DIASEM
Devuelve un número que corresponde al día de la semana en que cae una fecha
especificada.
DIASEM(núm_de_serie, tipo)
num_de_serie: La fecha con la que deseamos trabajar.
tipo: Un número entero que determina a que día de la semana corresponde el valor que
nos ha devuelto DIASEM().
1: Los valores que obtenemos son: 1(domingo) hasta 7(sábado). Es la opción
por defecto.
2: Los valores que obtenemos son: 1(lunes) hasta 7(domingo).
3: Los valores que obtenemos son: 0(lunes) hasta 6(domingo)
Por ejemplo, la siguiente fórmula devolverá el número de día de la semana de una
fecha de nacimiento:
Función DIAS.LAB
Devuelve el número de días laborales entre 2 fechas.
DIAS.LAB(fecha_inicial, fecha final, festivos) fecha_inicial: La
fecha inicial.
fecha_final: La fecha final.
festivos: Lista de fechas a excluir del cálculo. Puede tratarse de un rango de fechas o
114
de una constante matricial, que serían varios números de serie que representan fecha
o cadenas de fechas.
115
1. Abrir el archivo Facturas.xlsx

3. En la celda E5, generar la fórmula para calcular los Días Atrasados.
116
117
Función DIAS360
Devuelve la diferencia, entre fechas utilizando un año de 360 días.
DIAS360(fecha_inicial, fecha final, método)
fecha_inicial: La fecha inicial.
método: Número entero que determina como realizar estos cálculos.
Falso: Si fecha_inicial es el 31 del mes. Se sustituye por 30 del mismo
mes. Si fecha_final es el 31 del mes y fecha_inicial es menor que el 30 de
cualquier mes, fecha_final se sustituye por el día 1 del mes siguiente. Es la
opción por defecto.
Verdadero: cualquier valor de fecha_inicial o fecha_final que caiga el 31 de un
mes, se sustituye por el día 30 de ese mismo mes.
Por ejemplo, la siguiente fórmula devolverá la diferencia de días entre la fecha1 y
la fecha 2:
Función FRAC.AÑO
Devuelve la fracción de un año entre dos fechas.
FRAC.AÑO(fecha_inicial, fecha_final, base)
fecha_inicial: La fecha inicial.
base: un número entero que determina la forma de realizar los cálculos:
0: Utiliza un año de 360 días dividido en 12 meses de 30 días. Es el método que
se utiliza por defecto.
1: Utiliza el número real de días en el año y el número real de días cada mes.
2: Este formato utiliza un año de 360 días y el número real de días cada mes.
3: Este formato utiliza un año de 365 días y el número real días cada mes.
4: Cualquier valor de fecha_inicial o fecha_final que cae el 31 de un
mes, se sustituye por el 30 del mismo mes.
118
Por ejemplo, la siguiente fórmula devolverá la fracción entre la fecha1 y la fecha 2:
Función HOY
La función Hoy(), devuelve el número de serie de la fecha actual. Es una función
dinámica que no siempre devuelve el mismo valor. Cada vez que abra el libro, la
función Hoy() se actualiza, mostrando la fecha actual del sistema. Esta función no
necesita de argumentos.
HOY()
Función FECHA
Devuelve el número de serie de una fecha concreta.
FECHA(año, mes, día)
año: Año de la fecha.
mes: mes de la fecha. día:
Día de la fecha
1. Abrir el archivo Contratos.xlsx

2. En la hoja Contrato años, se tienen los siguientes datos:
119
3. En la celda E4, generar la fórmula para calcular la Fecha de

Vencimiento del contrato.
4. El resultado, se muestra en la siguiente imagen:
Función FECHA.MES
Esta función devuelve una fecha que corresponde al número de meses antes o
después de una fecha inicial.
FECHA.MES(fecha_inicial, meses)
fecha_inicial: Es la fecha original o una cadena que representa dicha fecha.
120
meses: Es el número de meses antes o después de fecha_inicial. Utilice un número

positivo para que la función devuelva una fecha posterior, y uno negativo para que
devuelva una anterior.
1. Abrir el archivo Pagos.xlsx

3. En la celda B5, generar la fórmula para calcular la fecha, que se obtendrá,

adicionando un mes a la fecha de pago.
121
Funcion FIN.MES
Esta función devuelve la fecha del último día del mes antes o después del número
especificado de meses.
FIN.MES(fecha_inicial, meses)
fecha_inicial: es la fecha original o una cadena que la representa.
meses: Es el número de meses antes o después de fecha_inicial. Utilice un número
positivo para que la función devuelva una fecha posterior, y uno negativo para que
devuelva una anterior.
Por ejemplo, la siguiente fórmula devolverá el último día del mes de la fecha.
Función HORA
Esta función devuelve un número entre 0 y 23, que corresponde al
componente hora de una hora determinada.
HORA(núm_de_serie)
núm_de_serie: La hora, o una cadena que la representa, con la que queremos
trabajar.
Por ejemplo, la siguiente fórmula devuelve la hora de la celda B1:
Función MINUTO
componente minuto de una hora determinada.
MINUTO(núm_de_serie)
122
trabajar.
Por ejemplo, la siguiente fórmula devuelve los minutos de la hora ingresada en la

celda B1:
Función SEGUNDO
componente segundo de una hora determinada.
SEGUNDO(núm_de_serie)
trabajar.
Por ejemplo, la siguiente fórmula devuelve los segundos de la hora ingresada en la
celda B1:
Función NSHORA
Esta función devuelve cualquier hora. Si tiene los datos de la hora, minutos y segundos
por separado, puede utilizar la función tiempo para obtener un dato tipo hora.
NSHORA(hora, minuto, segundo)
hora: El componente hora de la hora, que es un número entre 0 y 23. minuto: El
componente minuto de la hora, que es un número entre 0 y 59. segundo: El
componente segundo de la hora, que es un número entre 0 y
59.
123
Por ejemplo, la siguiente fórmula devuelve el número de serie de la hora:
Función VALHORA
Esta función, convierte una cadena de texto en una hora.
VALHORA(texto_de_hora)
texto_de_hora: Es la cadena que tiene la hora.
Por ejemplo, la siguiente fórmula devuelve el número de serie para la cadena
“2:45:00 pm”:
Funciones de texto
Es considerado texto, un conjunto de caracteres alfanuméricos que no son valores numéricos,

fechas, horas y fórmulas. Los nombres, palabras son texto, al igual que los valores precedidos
por una comilla simple.
Los valores de texto también se denominan cadenas. Las funciones de texto de Excel, nos
permite hacer que las fórmulas de texto sean más útiles, permitiendo diferentes formas de
manipular las cadenas.
Función CARACTER
Excel puede determinar el carácter representado por un código ASCII
mediante la función CARARACTER().
CARARACTER(número)
numero: Es un código ASCII, que debe ser un número comprendido entre
1 y 255.
124
Por ejemplo, la siguiente fórmula devuelve el símbolo de derechos de autor:
Función CODIGO
Dado un carácter, CODIGO() devuelve el valor correspondiente del código
ASCII.
CODIGO(texto)
texto: Carácter o cadena de texto. Si introducimos una cadena de varios caracteres,
CODIGO() devuelve el código ASCII del primer carácter de la cadena.
Por ejemplo, la siguiente fórmula devuelve 83, que es el código ASCII de la letra S
mayúscula:
Función MINUSC
Convierte las letras de una cadena en minúsculas.
MINUSC(texto)
texto: Es la cadena que se quiere convertir a minúsculas.
Por ejemplo, la siguiente fórmula devuelve un texto ingresado en la celda
B1 en minúsculas:
125
Función MAYUSC
Convierte las letras de una cadena en mayúsculas.
MAYUSC(texto)
texto: Es la cadena que se quiere convertir a mayúsculas.
B1 en mayúsculas:
Función NOMPROPIO
Convierte una cadena de texto en mayúsculas o minúsculas, según corresponda, la
primera letra de cada palabra en mayúscula y las demás letras en minúsculas.
NOMPROPIO(texto)
texto: Es la cadena que se quiere convertir a mayúsculas o minúsculas.
B1 en mayúsculas o minúsculas:
Función TEXTO
Convierte un valor numérico en texto y permite indicar el formato que se desea
aplicar.
TEXTO(número, formato)
número: Es el número, fecha u hora que se quiere convertir.
formato: Es el formato numérico o de fecha y hora que se quiere aplicar al número.
126
Por ejemplo, la siguiente fórmula devuelve un número ingresado en la celda

B1 convertido a texto con el formato dólar:
Función IZQUIERDA
Devuelve el número especificado de caracteres del inicio de la cadena.
IZQUIERDA(núm_de_caracteres)
texto: Es la cadena de la que se quiere extraer la subcadena. núm_de_caracteres: Es el
número de caracteres que se desea extraer del lado izquierdo. El valor por defecto es
1.
Por ejemplo, la siguiente fórmula extrae de la celda B1 el texto “Jan”:
Función DERECHA
Devuelve un número especificado de caracteres empezando por el lado derecho
de la cadena.
DERECHA(núm_de_caracteres)
texto: Es la cadena de la que se quiere extraer la subcadena. núm_de_caracteres: Es el
número de caracteres que se desea extraer del lado derecho. El valor por defecto es 1.
Por ejemplo, la siguiente fórmula extrae de la celda B1 el texto “Mora”:
127
Función EXTRAE
Devuelve los caracteres del medio de una cadena de texto.
EXTRAE(texto, posición_inicial, núm_de_caracteres)
texto: Es la cadena de la que se quiere extraer la subcadena. posición_inicial: Es la
posición del carácter por la que quiere empezar a extraer la subcadena.
núm_de_caracteres: Es el número de caracteres que se desea extraer. Por ejemplo,
la siguiente fórmula extrae de la celda B1 el texto “Quispe”:
Función ENCONTRAR
Devuelve la posición inicial del texto buscado dentro de otro texto
empezando a buscar desde la posición núm_inicial.
Utilice ENCONTRAR() para búsquedas en las que si hay diferencia entre
mayúsculas y minúsculas.
ENCONTRAR(texto_buscado, dentro_del_texto, núm_inicial) texto_buscado: Es la
subcadena que quiere buscar dentro de la cadena principal.
dentro_del_texto: la cadena en la que quiere buscar.
núm_inicial: la posición del carácter por el que quiere empezar a buscar. Por defecto
es 1.
Por ejemplo, la siguiente fórmula permite encontrar la primera ocurrencia de la letra “a”
en la celda B1:
128
Función HALLAR
Devuelve la posición inicial del texto buscado dentro de otro texto empezando a
buscar desde la posición núm_inicial.
Utilice HALLAR() para búsquedas en las que no hay diferencia entre mayúsculas y
minúsculas.
HALLAR(texto_buscado, dentro_del_texto, núm_inicial)
texto_buscado: Es la subcadena que quiere buscar dentro de la cadena principal.
dentro_del_texto: la cadena en la que quiere buscar.
núm_inicial: la posición del carácter por el que quiere empezar a buscar. Por defecto
es 1.
Por ejemplo, la siguiente fórmula permite encontrar la primera ocurrencia de
la letra “a” en la celda B1:
Funciones lógicas
Las funciones lógicas podrán analizar los valores de las celdas y rangos, y devolver resultados
basados en estos análisis. Todo esto lo podemos conseguir gracias a las funciones lógicas de
Excel, que están diseñadas para elaborar fórmulas que posibilitan la toma de decisiones.
Función SI
La función SI() permite evaluar una condición para determinar si es verdadera o falsa.
Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho
argumento es FALSO.
SI(prueba_lógica, valor_si_verdadero )
prueba_lógica: Es una expresión lógica, es decir, una expresión que devuelve
VERDADERO o FALSO, o sus valores numéricos equivalentes: 0 para FALSO y 1 para
VERDADERO.
valor_si_verdadero: Es el valor que devuelve la función, si prueba_lógica
resulta VERDADERO.
129
1. Abrir el archivo Hotel.xlsx

3. En la celda E4, generar la fórmula para calcular el Descuento a los clientes

que pagan en efectivo:
Función SI anidadas
La función SI anidada sirve para resolver situaciones en las que necesitemos evaluar
más de una condición.
130
1. Abrir el archivo Comisiones.xlsx

3. En la celda E4, generar la fórmula para calcular la Comisión:

Si la categoría es igual a 1, aplicar 2% sobre las ventas. Si la
categoría es igual a 2, aplicar 4% sobre las ventas. Si la categoría
es igual a 3, aplicar 5% sobre las ventas. Caso contario 0.
Función Y
Esta función suele utilizarse junto con la función Si. Nos permite realizar en lugar de
una prueba lógica, varias. Sólo se realizará el argumento situado en la parte
VERDADERO del Si en el momento que todas las respuestas sean verdaderas.
131
Y(prueba_lógica 1, prueba_lógica 2, prueba_lógica 3,...)

VERDADERO.
1. Abrir el archivo Participantes.xlsx

2. En la Hoja Función Y, se tienen los siguientes datos:
3. En la celda D4, generar la fórmula para calcular la Condición: Mostrar el texto

"Puede pasar" si la edad es mayor de 16 años y mide más de 1.50. En el caso que
algunas de las dos condiciones no se cumplan, aparecerá el texto "No puede
pasar".
Función O
Esta función suele utilizarse junto con la función Si. Nos permite realizar en lugar de una
prueba lógica, varias. Sólo se realizará el argumento situado en la parte VERDADERO
del Si en el momento que cualesquiera de las respuestas sean verdaderas.
132
O(prueba_lógica 1, prueba_lógica 2, prueba_lógica 3,...)

VERDADERO.
1. Ubicarse en la hoja Función O del archivo Participantes.xlsx

3. En la celda D4, generar la fórmula para calcular la Condición: Mostrar el texto

"Puede pasar" si la edad es mayor de 16 años o mide más de 1.50. En el caso
que las dos condiciones no se cumplan, aparecerá el texto "No puede pasar".
133
Funciones de información
Las funciones de información de Excel devuelven datos relacionados con celdas, hojas y
resultados de fórmulas.
Función CELDA
Devuelve información acerca de una celda determinada.
CELDA(tipo_de_info, referencia)
tipo_de_info: Es una cadena que especifica el tipo de información que quiere.
referencia: Es la celda que quiere utilizar. Si referencia es un rango,
CELDA() se aplica a la celda de la esquina superior izquierda del rango.
En la siguiente tabla, se muestra los diferentes argumentos tipo_de_info:
Valor tipo de Devuelve

información
ancho El ancho de columna de referencia
Color 1 si la celda tiene formato de color para los valores
negativos, en caso contrario devuelve 0
Columna El número de la columna de referencia
Contenido El contenido de referencia
Dirección La dirección absoluta, como texto de la celda de
referencia
Fila El número de fila de referencia
Formato Una cadena que corresponde al formato numérico
predefinido de Excel aplicado a referencia.
nombrearchivo La ruta completa y el nombre del archivo que contiene
referencia como texto
Paréntesis 1 si referencia tiene un formato de celda personalizado
que utiliza paréntesis para los valores positivos o para todos.
Y 0 en los demás casos.
Prefijo Un carácter que representa la alineación del texto que
utiliza referencia.
Proteger 0 si referencia no está bloqueada. 1 en los demás
casos
Tipo Una letra que representa el tipo de datos de referencia
134
Por ejemplo, la siguiente fórmula permite mostrar el número de la columna de la

celda A1:
Función TIPO.DE.ERROR
Devuelve un valor de error de Excel.
TIPO.DE.ERROR(valor_de_error)
valor_de_error: Es la referencia a una celda que contiene una fórmula que quiere
analizar para poder detectar un error.
En la siguiente tabla, se muestra los diferentes argumentos
valor_de_error:
Valor de Devuelve
valor_de_error
#¡NULO! 1
#¡DIV/0! 2
#¡VALOR! 3
#¡REF! 4
#¿NOMBRE? 5
#¡NUMERO! 6
#¡N/A! 7
Todos los demás #N/A
Por ejemplo, la siguiente fórmula permite mostrar el número del error

#¡REF!:
135
Función ES:
Las funciones llamadas ES son funciones que devuelven VERDADERO o
FALSO, dependiendo del argumento que están evaluando:
Función
ESBLANCO Comprueba el valor de una celda
ESERR Verifica si el valor de una celda tiene
error. Con excepción del error #N/A
ESERROR Verifica si el valor de una celda tiene
error.
ES.IMPAR Verifica si un número es impar
ESLOGICO Verifica si un valor proporcionado es
valor lógico
ESNOD Verifica si la celda contiene el error #N/A
ESNOTEXTO Verifica si el valor especificado no es
texto
ESNUMERO Verifica si el valor especificado es un
número
ES.PAR Verifica si el valor especificado es un
número par
ESREF Verifica si el valor especificado es una
referencia
ESTEXTO Verifica si el valor especificado es un
texto
número: Es un valor numérico

valor: Es una referencia de celda, un valor que devuelve una función o el resultado
de una fórmula.
136
Ejemplos:
Fórmula Devuelve
=ESBLANCO(“Excel”) Falso
=ESERR(1/0) Verdadero
=ESERROR(#¿NOMBRE?) Verdadero
=ES.IMPAR(4) Falso
=ESLOGICO(FALSO) Verdadero
=ESNOD(#N/A) Verdadero
=ESNOTEXTO(123) Verdadero
=ESNUMERO(“Excel”) Falso
=ES.PAR(3) Falso
=ESREF(A1) Verdadero
=ESTEXTO(123) Falso
Función INFO:
Proporciona información sobre el entorno operativo.
INFO(tipo)
tipo: Es una cadena que especifica el tipo de información que desea obtener:
Valor tipo de texto Devuelve

Directorio Es la ruta completa de la carpeta
actual
Archivos Es el número de hojas activas en
todos los libros abiertos
Origen La dirección de la celda superior
izquierda que esta visible en la hoja
actual
Versionso Es una cadena con la versión del
sistema operativo en uso
Actual Es el modo activo de actualización
Versión Es una cadena con la versión de
Microsoft Excel
Sistema Es una cadena con el código que
representa el entorno operativo en uso
137
Por ejemplo, la siguiente fórmula permite mostrar la versión de Excel:
1. Abrir el archivo Instituto.Xlsx

3. En la celda B4, ingresar la fórmula =HOY(). Se mostrará la fecha del sistema.

4. En la celda A8, generar la fórmula para calcular la columna Código. El código se
obtiene de la unión de los 3 primeros caracteres del nombre del Alumno con el nombre
del Instituto:
138
6. En la celda G8, generar la fórmula para calcular la columna Promedio. El promedio se

obtiene omitiendo la nota más baja.
8. En la celda H8, generar la fórmula para calcular la columna Estado. El estado será
“Aprobado” en caso el promedio sea >= 10.5, caso contrario será “Desaprobado”.
139
10.En la celda C21, generar la fórmula para calcular el Promedio más alto:
11.En la celda C22, generar la fórmula para calcular el Promedio más bajo:
12.En la celda C23, generar la fórmula para calcular la cantidad de alumnos

cuyo nombre inicia con la letra “A”:
140
13.En la celda C24, generar la fórmula para calcular el Tercer promedio más bajo:
14.Los resultados se muestran en la siguiente imagen:
141
Preguntas de repaso
1. ¿Cuáles son las principales funciones de fecha?

2. ¿Una fecha se puede mostrar como un número?
3. ¿Cuáles son los códigos que puede usar para formatos personalizados de fechas?
4. ¿Cuál es la función que permite mostrar la fecha del sistema?
5. ¿Para qué sirven las funciones de texto?
6. ¿Cuáles son las funciones para convertir texto a mayúsculas y minúsculas?
7. ¿Cuándo debo usar las funciones lógicas?
8. ¿Para qué sirven las funciones Y, O?
142
Tema 5
Visualización de ventanas y
administración de datos
Objetivo General
Organizar ventanas, diseñar formularios y conocer el manejo de listas de datos para facilitar el
control de la información.
 Visualización de ventanas Formulario de datos
 Ordenar y filtrar listas de datos
Introducción
En este capítulo, aprenderá a organizar sus ventanas para una mejor visualización y
administrar listas de datos para el control de la información.
143
Visualización de ventanas
Ver una hoja de cálculo en varias ventanas
Para ver diferentes secciones del libro al mismo tiempo, deberá abrir una nueva vista del libro,
utilizando una o más ventanas adicionales. Excel muestra una nueva ventana para el libro
activo. Para conocer cada ventana, en la barra de título se adjunta dos puntos (:) con un
número:
1. Abrir el archivo Ventas Artículos.Xlsx

2. En la hoja Data, se tienen los siguientes datos:
3. Seleccione la ficha Vista y haga clic en el comando Nueva ventana del grupo
Ventana.
144
5. Un solo libro puede tener varias vistas. Cada ventana es independiente de las otras.
Puede cerrar estas ventanas adicionales cuando ya no se necesite. Por ejemplo, si
cierra la ventana del libro Venta de artículos:2, solo se cerrará esta y no las otras
ventanas.
Organizar ventanas
Puede organizar varios libros abiertos y verlos al mismo tiempo en mosaico, horizontal,
vertical, cascada.
1. Abrir el archivo Lacteos.Xlsx

145
3. Para organizar las ventanas, deberá tener varios libros abiertos y luego seleccione
la ficha Vista y haga clic en el comando Organizar todo del grupo Ventana.
4. Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:
5. Seleccione Mosaico y presione el comando Aceptar.
Dividir la hoja en paneles
Para ver varias secciones de la misma hoja, también se proporciona la opción dividir para dividir
la hoja activa en dos o cuatro paneles separados. La división ocurre en la ubicación de la celda.
146
1. Seleccione la hoja Data del archivo Lacteos.Xlsx

2. Seleccione la celda F10.
3. Seleccione la ficha Vista y haga clic en el comando Dividir del grupo
Ventana.
4. La ventana se divide en cuatro paneles:
5. Para quitar los paneles divididos seleccione nuevamente la ficha Vista y haga clic en el
comando Dividir del grupo Ventana.
Inmovilizar un panel cualquiera
Cuando se desplaza abajo o a la derecha dentro de una hoja de cálculo, las cabeceras de
columna o fila no estarán visibles. Para solucionar este inconveniente, Excel utiliza los paneles
inmovilizados. Estos mantienen las cabeceras visibles mientras se desplaza dentro de la hoja.

2. Seleccione una fila cualquiera, por ejemplo, la fila 2.
147
3. Seleccione la ficha Vista y haga clic en el comando Inmovilizar del grupo

Ventana. En la lista, seleccione la opción Inmovilizar paneles.
4. Al desplazarse hacia abajo los encabezados se mantienen fijos:
5. Para movilizar los paneles, seleccione la ficha Vista y haga clic en el comando Inmovilizar
del grupo Ventana. En la lista, seleccione la opción Movilizar paneles.
Inmovilizar fila superior

Permite inmovilizar solo la primera fila a medida que se desplaza por la hoja de
cálculo.
148

Ventana. En la lista, seleccione la opción Inmovilizar fila superior.
3. Al desplazarse hacia abajo los encabezados se mantienen fijos.
Inmovilizar primera columna

Permite inmovilizar solo la primera columna a medida que se desplaza por la hoja de
cálculo.

Ventana. En la lista, seleccione la opción Inmovilizar primera
columna.
3. Al desplazarse hacia la derecha la primera columna se mantiene fija.
Ocultar ventana
Puede ocultar una ventana para que no se vea. Cuando una ventana esta oculta, dentro de
la barra de tareas, el libro también se ocultará.
Para ocultar una ventana, seleccione la ficha Vista y haga clic en el comando
149
Ocultar del grupo Ventana.
Mostrar ventana
Permite mostrar ventanas ocultas. Para mostrar una ventana, seleccione la ficha
Vista y haga clic en el comando Mostrar del grupo Ventana.
Luego se mostrará un cuadro de diálogo, donde tendrá que seleccionar la ventana que desea
mostrar:
Formulario de datos
Un formulario de datos, permite trabajar con registros de una tabla. Se muestra en un cuadro de
diálogo que nos permite agregar, editar, borrar y buscar registros de forma rápida. Para utilizar
un formulario de datos, deberá incluir el comando Formulario en la barra de herramientas de
acceso rápido:
2. Seleccione Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y haga
clic en el comando Más comandos.
150
3. En la ventana opciones, en la lista Comandos disponibles en, seleccione

Comandos que no están en la cinta de opciones:
4. Seleccione el comando Formulario y haga clic en el botón Agregar:
5. Haga clic en aceptar para ver el comando dentro de la barra de acceso rápido.
6. También podrá ejecutar el comando formulario, realizando la búsqueda con el comando

¿Qué desea hacer? que se encuentra en cinta de opciones:
151
7. Seleccione la celda A1 y haga clic en el comando Formulario de la Barra de

herramientas de acceso rápido.
8. Se mostrará una ventana con los datos que tiene la hoja de cálculo:
9. En la siguiente tabla, se muestran las acciones que puede realizar dentro de un

Formulario de datos:
Comando Acción
Nuevo Agregar nuevos registros
Eliminar Borrar el registro activo
Restaurar Deshace los cambios realizados
Buscar anterior Ir al registro anterior
Buscar Siguiente Ir al siguiente registro
Criterios Permite trabajar filtros para las búsquedas
Cerrar Cierra el formulario
10. Para buscar los registros del cliente Metro, Haga clic en el comando
Criterios.
152
11. Seleccione el campo Cliente e ingrese el texto “Metro”. Luego, haga clic en el comando
Buscar siguiente.
12. Para continuar con la búsqueda puede seguir haciendo clic en el comando
Buscar siguiente.
Ordenar y filtrar listas de datos
Ordenar una lista, permite ordenar los registros alfabética o numéricamente,

reorganizando las filas basadas en los contenidos de una columna en concreto. Puede querer
ordenar una lista poniendo los nombres en orden alfabético o quizás ordenar una lista de
precios de forma ascendente.
1. Abrir el archivo Venta artículos.Xlsx

153
3. Seleccione el campo Cliente (celda A1) para ordenar en forma ascendente.

4. Seleccione la ficha Datos y haga clic en el comando A-Z del grupo Ordenar y filtrar.
6. Luego, seleccione el campo Precio Unidad para ordenar en forma

descendente.
7. Seleccione la ficha Datos y haga clic en el comando Z-A del grupo Ordenar y filtrar.
154
Ordenar por múltiples campos

1. Seleccione la hoja Data del archivo Venta artículos.Xlsx
2. Seleccione una celda dentro de la lista.
3. Seleccione la ficha Datos y haga clic en el comando Ordenar
del grupo Ordenar y filtrar.
4. Se mostrará un cuadro de diálogo, donde podrá agregar varios niveles de

ordenamiento. Para agregar niveles presione el botón Agregar nivel.
155
Activar Filtrado de celdas seleccionadas
Filtrar se usa para visualizar sólo las filas que tienen ciertas condiciones.
1. Seleccione la hoja Data del archivo Venta artículos.Xlsx

3. Seleccione la ficha Datos y haga clic en el comando Filtro del grupo
Ordenar y filtrar.
4. En cada campo se mostrará una flecha que se usará para realizar filtros.
5. Por ejemplo, haga clic en la flecha del campo Cliente y seleccione el cliente
Pedro.
156
6. Al presionar clic en el comando Aceptar, se mostrará el siguiente resultado:
Filtro personalizado
En listas extensas, es complicado encontrar y extraer los datos que
necesitamos. Podemos filtrar los datos usando criterios personalizados.
1. Seleccione la hoja Personalizado del archivo Venta artículos.Xlsx

3. Seleccione la ficha Datos y haga clic en el comando Filtro del grupo
Ordenar y filtrar.
157
4. Haga clic en la flecha del campo País.

5. Seleccione Filtros de texto y haga clic en el Filtro personalizado.
6. Se mostrará el cuadro de diálogo autofiltro personalizado. Por ejemplo, seleccione

de la lista, la opción comienza por y en el cuadro al lado derecho digite la letra P.
7. Se mostrará la lista filtrada por los países que inician con la letra P:
158
1. Abrir el archivo Ordenar.Xlsx

1. Utilice el comando que está en la ficha Datos, para ordenar de A a Z

la columna de Cliente.
2. Utilice el comando que está en la ficha Datos para ordenar de A a Z la columna

Mes. ¿qué ocurrió?
3. En este caso, se debe usar el comando Ordenar pero seleccionando el comando
159
4. Seleccione la ficha Datos y haga clic en el comando Ordenar del grupo

Ordenar y filtrar:
5. En el cuadro de diálogo, haga clic en Criterio de ordenación y seleccionar

Listas personalizadas.
6. Haga clic en Aceptar y se mostrará un cuadro de diálogo donde deberá

seleccionar la opción que se muestra en la siguiente imagen:
160
7. Haga clic en Aceptar. El resultado se muestra en la siguiente imagen:
161
Preguntas de repaso
1. ¿Cómo puedo organizar varias ventanas en vertical?

2. ¿Cómo puedo dividir una hoja de cálculo en varios paneles?
3. ¿Cómo puedo ocultar una ventana?
4. ¿Cómo puedo mostrar una ventana oculta?
5. ¿Para qué sirve el formulario de datos?
6. ¿Cuáles son los métodos para ejecutar un formulario de datos?
7. ¿Cómo se pude ordenar una lista de forma descendente?
8. ¿Cómo ordenar una lista usando varios campos?
9. ¿Para qué sirve el comando filtro?
10. ¿Cómo se realiza un filtro personalizado?
162
Tema 6
Crear gráficos
Objetivo General
Aprender a elaborar y editar diversos tipos de gráficos para facilitar la visualización y evaluación de
datos.
 Presentar visualmente la información

 Personalizar un gráfico
 Tipos de gráficos
Introducción
En este capítulo, aprenderá los pasos a seguir para crear sus propios gráficos. Además, podrá mejorar
sus gráficos, trabajando el diseño y los diversos estilos que proporciona Microsoft Excel.
163
Presentar visualmente la información
Un gráfico nos permite leer los datos para representar en forma clara los valores de una tabla. Mostrar
datos en un gráfico, puede hacer que sea más sencillo comprender los números y son
especialmente útiles para resumir serie de números y sus relaciones.
A continuación, se muestra un gráfico de columnas que muestra las Ventas de una empresa por
mes:
Partes básicas de un grafico
A continuación, se describe los elementos básicos de un gráfico:
164
165
1. Título: Describe el tipo de información que se mostrará en el gráfico.

2. Serie de datos: Son los elementos relacionados que representan
gráficamente a los datos.
3. Eje horizontal: Representa la categoría de cada punto de datos.
4. Eje vertical: Muestran los valores de escala.
5. Leyenda: Identifica el color que representa cada serie de datos.
Crear Gráficos
En la siguiente imagen, se muestra una hoja de cálculo con un rango de datos. Estos
datos son los importes vendidos en Europa y América.
Pasos para crear un gráfico:

1. Abrir el archivo Importes vendidos.Xlsx
2. El primer paso para crear un gráfico es seleccionar los datos, incluyendo las
cabeceras de filas y columnas. Para este ejemplo, seleccionar el rango A3:E13.
3. Después de seleccionar los datos, elija un tipo de gráfico: seleccione la ficha
Insertar y haga clic en el comando Gráfico de columna del grupo
Gráficos.
166
4. Por ejemplo, seleccionar Columna agrupada 3d.
6. Una vez creado el gráfico, se mostrará una ficha contextual denominada Herramientas
de gráficos, donde encontrará diversos comandos para trabajar en el gráfico.
7. Si desea cambiar el tipo de gráfico, seleccionar la ficha Diseño y haga clic en el

comando Cambiar tipo de gráfico del grupo Tipo.
167
8. Haga clic en un tipo de gráfico. Por ejemplo, seleccione el tipo de gráfico

Columna 3D apilada:
9. Haga clic en el botón Aceptar para ver el resultado:
10. Para cambiar el diseño del gráfico, seleccionar la ficha Diseño y haga clic en el
comando Diseño rápido del grupo Diseños de gráfico.
168
11. Por ejemplo, seleccione el Diseño 5:
Personalizar un gráfico
Para personalizar los elementos de un gráfico, deberá presionar clic derecho sobre el elemento y
seleccionar la opción para dar formato.
1. Abrir el archivo Ingresos y gastos.Xlsx

169
3. Seleccionar el rango A1:C13 y crear un gráfico de columnas.
4. Si desea mover un gráfico, seleccione la ficha Diseño y haga clic en el comando

Mover gráfico del grupo Ubicación.
170
6. Por ejemplo, seleccione la opción Hoja nueva.

8. Haga clic derecho en “Ingresos y Egresos” y seleccione la opción: Formato del título
del gráfico para cambiar el formato al título del gráfico:
9. Se mostrará al lado derecho de su pantalla el siguiente panel:
10. Seleccionar relleno sólido, para proporcionar un color de relleno al título. Si desea
puede cambiar el color usando el comando
171
11. Haga clic en el botón Aceptar.
12. También podrá realizar configuraciones para los elementos de un

gráfico, usando los botones que se muestran en la parte superior
derecha.
13. Elementos de gráfico: Permite agregar, quitar o cambiar elementos del gráfico, como
el título, leyenda, líneas de división y las etiquetas de datos.
172
14. Por ejemplo, seleccione la flechita de la opción leyenda.
15. Luego, haga clic en la opción Derecha para cambiar la posición de la leyenda.
16. Estilos de gráfico: Establece un esquema de color y estilo para su gráfico.
173
17. Por ejemplo, seleccione el Estilo 3:
19. Filtros de gráfico: Modifica qué puntos de datos y nombres son visibles en el
gráfico.
174
20. Por ejemplo, quitar la selección de la opción Gastos y haga clic en el botón
Aplicar.
22. Si desea proporcionar estilos de forma al gráfico, seleccione la ficha

Formato y haga clic en el comando Estilo del grupo Estilos de forma.
175
23. Por ejemplo, seleccione Énfasis 5.
Tipos de gráfico
176
La creación de gráficos permite transmitir un mensaje en concreto. Seleccionar el tipo de gráfico

adecuado es un factor importante para la eficacia del mensaje. Por tanto, debe probar los diferentes
tipos de gráficos para determinar cuál transmite mejor su mensaje.
Gráfico de columna o de barras
Este tipo de gráfico se usa para comparar visualmente los valores entre algunas
categorías.
1. Abrir el archivo Tipos de gráficos.Xlsx

3. Seleccionar los datos que corresponde al rango A1:C13.

4. Seleccione la ficha Insertar y haga clic en el comando Gráfico de columnas o
barras del grupo Gráficos.
5. Por ejemplo, seleccionar Barra agrupada.
177
7. Seleccione la ficha Diseño y haga clic en el comando Mover gráfico del grupo
Ubicación.
178
9. Seleccione la opción Hoja nueva.
Gráfico de líneas
Permite mostrar tendencias en el tiempo (años, meses y días) o por categorías.

1. Seleccione la Hoja1 del archivo Tipo de gráficos.Xlsx
3. Seleccione la ficha Insertar y haga clic en el comando Gráfico de líneas o de
áreas del grupo Gráficos.
4. Por ejemplo, seleccionar Líneas.
179
6. Mover el gráfico a una Hoja nueva.
Gráfico circular
Permite mostrar las proporciones del total. Úselo cuando el total de los números es 100%.
3. Seleccionar los datos que corresponde al rango A1:B7.

4. Seleccione la ficha Insertar y haga clic en el comando Gráfico circular o de anillos del
grupo Gráficos.
180
5. Por ejemplo, seleccionar Circular 3D.
7. Cambiar el estilo del diseño, usando el botón estilos de gráfico para que se
muestre de la siguiente forma:
181
Gráfico de cascada
Permite mostrar el efecto acumulativo de una serie de valores positivos y
negativos.
2. Seleccionar los datos que corresponde al rango A1:D8.

3. Seleccione la ficha Insertar y haga clic en el comando Gráfico de cascada o
cotizaciones del grupo Gráficos.
4. Por ejemplo, seleccionar Cascada.
182
Gráfico de jerarquía
Permite comparar partes con un todo o cuando varias columnas de categorías formen
una jerarquía.

3. Seleccione la ficha Insertar y haga clic en el comando Gráfico de jerarquía
del grupo Gráficos.
183
4. Por ejemplo, seleccionar Rectángulos.
Minigráficos
Los minigráficos permiten crear pequeños gráficos en una sola celda.
1. Abrir el archivo Minigráficos.Xlsx

184
3. Seleccionar la celda F4 para insertar un Minigráfico de líneas.

4. Seleccione la ficha Insertar y haga clic en el comando Minigráfico de línea
del grupo Minigráficos:
5. Se mostrará una ventana de dialogo donde deberá ingresar el rango de datos a graficar:
6. Haga clic en Aceptar, el resultado se muestra en la siguiente imagen:
7. Seleccionar la celda G4 para insertar un Minigráfico de columnas.

8. Seleccione la ficha Insertar y haga clic en el comando Minigráfico de columnas
del grupo Minigráficos:
185
10. Haga clic en aceptar, el resultado se muestra en la siguiente imagen:
11. Seleccionar la celda H4 para insertar un minigráfico de ganancia o pérdida.

12. Seleccione la ficha Insertar y haga clic en el comando Minigráfico de
Ganancia o pérdida del grupo Minigráficos:
186
14. Haga clic en Aceptar, el resultado se muestra en la siguiente imagen:
1.Abrir el archivo Gráfico Combinado.Xlsx

3. Generar un gráfico combinado.

5. Seleccione la ficha Insertar y haga clic en el comando Gráfico combinado
del grupo Gráficos.
6. Seleccionar Columna Agrupada – línea:
187
8. Seleccione la ficha Formato y haga clic en el comando Estilo del grupo

Estilos de forma:
9. Por ejemplo, seleccione el estilo Semitransparente aguamarina:
188
Excel
189
Preguntas de repaso
1. ¿Para qué sirven los gráficos en Excel?

2. ¿Cuáles son los nuevos tipos de gráficos en Excel ?
3. ¿Qué muestran los ejes vertical y horizontal de un gráfico?
4. ¿Cómo puedo personalizar un gráfico?
5. ¿Para qué usar los filtros en un gráfico?
6. ¿Para qué sirve el gráfico tipo líneas?
7. ¿Para qué sirve un gráfico circular?
8. ¿Cuáles son los tipos de gráficos de jerarquía?
183
Tema 7
Imprimir
Objetivo General
Aprender a configurar un libro para imprimir los datos de una hoja de cálculo.
 Controlar lo que se imprime
 Configuración de página
Introducción
En este capítulo, conocerá los pasos previos a realizar antes de imprimir una hoja de
cálculo.
184
Vista previa y el botón de impresión rápida
Vista Previa
La vista previa sirve para ver cómo quedarían los documentos antes de imprimirlos. Para
mostrar el botón de vista previa en la Barra de acceso rápido, haga clic en la flecha de la Barra
de acceso rápido y seleccione la opción Vista previa de impresión e imprimir.
Una vez activado el botón de Vista previa, haga clic en el icono y Excel mostrará todo el
contenido de la hoja actual:
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Impresora
Permite seleccionar la impresora a usar.
Configuración
Número de copias
Permite indicar el número de copias por página a imprimir.
Hojas activas
Permite imprimir solo las hojas seleccionadas.
189
Todo el libro
Permite imprimir todo el libro.
Selección
Permite imprimir la selección actual
Intervalo de páginas
Permite indicar si desea imprimir una página o varias páginas de su hoja de cálculo.
Intercalar páginas
Intercaladas
Permite indicar la forma en que se va a imprimir sus hojas. Use esta opción para imprimir
de forma intercalada varias copias por cada página.
189
Sin Intercalar
Esta opción, permite indicar la forma en que se va a imprimir sus hojas. Use esta opción
para imprimir sin intercalar varias copias por cada página.
Orientación
Permite indicar la orientación de impresión de su página. Puede elegir entre vertical y
horizontal.
Tamaño de papel
Permite indicar el tamaño de papel que va a utilizar para imprimir sus hojas.
189
Márgenes personalizados
Permite indicar la distancia que existe desde el borde de la hoja hasta donde comienza
el texto.
Escalado:
Permite ajustar el contenido de una hoja a una página, todas las columnas en una página,
todas las filas en una página.
189
Botón impresión rápida
Para imprimir una hoja de cálculo, use la opción de impresión rápida. Para mostrar el botón
imprimir en la Barra de acceso rápido, haga clic en la flecha de la Barra de acceso rápido y
seleccione la opción Impresión rápida.
Una vez activado el botón de impresión rápida, haga un clic en el icono y Excel imprimirá
todo el contenido de la hoja actual.
Configuración de página
La configuración de impresión permite mejorar los informes impresos. Puede realizar diversas
configuraciones usando la ficha Diseño de página.
Modificar márgenes
Los márgenes son las áreas en blanco entre el borde del papel y el área impresa. Seleccione
la ficha Diseño de página y haga clic en el comando Márgenes del grupo Configurar de
página.
189
Puede seleccionar entre Normal, Ancho, Estrecho y Márgenes personalizados, pero si desea
realizar ajustes adicionales a su configuración, use la opción Márgenes personalizados.
Para cambiar un margen, haga clic en el control o puede ingresar los valores directamente.
Cambiar la orientación de página
La orientación de página permite cambiar la forma en que se imprimirá

una página. La orientación horizontal es necesaria cuando se tiene un
amplio rango de celdas que no cabe en una página configurada con
orientación vertical.
Seleccione la ficha Diseño de página y haga clic en el comando
Orientación del grupo Configurar de página.
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Tamaño del papel
Para especificar el tamaño de papel, seleccione la ficha Diseño de página y haga clic en el
comando Tamaño del grupo Configurar de página.
Área de impresión
Cuando se imprime en Excel, se utiliza todo el rango de la hoja de cálculo. Si desea imprimir
parte de la hoja de cálculo, seleccione la ficha Diseño de página y haga clic en el comando
Área de impresión del grupo Configurar de página. Luego, seleccione la opción Establecer área
de impresión.
Al activar Establecer área de impresión, el área a imprimir estará encerrada en un marco.
Ajuste de escala
Para realizar un ajuste de la hoja de cálculo, aumentando o reduciendo el tamaño, seleccione

la ficha Diseño de página y haga clic en Configurar de página.
189
Luego de ingresar a Configuración de página, se mostrará la siguiente ventana:
Ajustar al:
Aumenta o disminuye el tamaño de su hoja, según el porcentaje establecido. Por defecto la
escala normal es de 100%. Puede reducir o aumentar una escala desde
10% hasta 400%.
Ajustar a:
Reduce el tamaño de una hoja de cálculo para que ocupe menos páginas.
Saltos de página
Para imprimir informes largos, se debe tener en cuenta el uso de los saltos de página. Excel
gestiona los saltos de página de forma automática cuando se imprime y muestra líneas
discontinuas para indicar la ubicación de los saltos de página. Pero algunas veces podemos
forzar un salto de página en vertical o en horizontal.
189
1. Abrir el archivo Facturas tiendas.Xlsx

3. Active la celda donde desea que comience la siguiente página. Por ejemplo, seleccione
la celda A12.
4. Seleccione la ficha Diseño de página y haga clic en el comando Saltos del grupo
Configurar de página. Luego, seleccione la opción Insertar salto de página:
5. Se mostrará una línea de división desde la fila 12:
6. Haga clic en el comando Vista preliminar y observe que en la página 1 se mostrarán los
registros hasta la fila 11.
189
7. Para hacer una vista previa de salto de página: Seleccione la ficha Vista y haga clic
en el comando Ver Salt. Pág. del grupo Vistas de libro.
8. Luego de activar la vista previa de salto de página, se mostrará la siguiente ventana:
189
9. En la ventana de vista previa podrá observar todos los saltos de página que tiene la hoja
de cálculo.
10. Si desea eliminar un salto de página, ubique la celda en la primera fila debajo del salto de
página. Seleccione la ficha Diseño de página y haga clic en el comando Saltos del
grupo Configurar de página. Luego, seleccione la opción Quitar salto de página:
Imprimir títulos de filas y columnas
Si su hoja de cálculo tiene títulos en la primera fila y descripciones en la primera columna,

debe tener en cuenta que, al desplazarse a otras páginas, estos títulos no parecen. Para
resolver este inconveniente, puede imprimir filas o columnas en cada una de las páginas de
la hoja.
1. Abrir el archivo Facturas tiendas.Xlsx

2. Seleccione la Hoja1 y haga clic en el comando Vista preliminar. Observe
que los títulos solo se muestran en la página 1:
189
3. Seleccione la ficha Diseño de página y haga clic en Configurar de página.

Luego, haga clic en la ficha Hoja:
4. Seleccionar el recuadro Repetir filas en extremo superior y haga clic en la primera fila
de su hoja activa. Automáticamente, se mostrará el rango
$1:$1:
189
5. Haga clic en el comando Vista preliminar y observe que los títulos ya se muestran en
la página 2:
Encabezados y pie de página
Un encabezado de datos, se muestra en la parte superior de cada página impresa. Un pie de

página, se muestra en la parte inferior de cada página impresa.
Para agregar encabezados y pies de página, active la vista de diseño de página. Seleccione
la ficha Vista y haga clic en el comando Diseño de página del grupo Vistas de libro.
Podrá agregar directamente un encabezado o pie de página en la hoja de impresión:
Otro método para trabajar con encabezados y pie de página, sería seleccionando la ficha Diseño
de página y hacer clic en Configurar de página. En el cuadro de diálogo, elija la ficha
Encabezado y pie de página.
189
Puede elegir una gran variedad de encabezados y pie de páginas predefinidas, usando
cualquiera de las dos listas desplegables o definir un encabezado o pie de página utilizando
los botones Personalizar encabezado y Personalizar pie de página:
Si desea personalizar su encabezado, haga clic en el botón Personalizar encabezado:
189
En el cuadro de diálogo, se muestran 3 secciones, donde podrá ingresar los datos que desee.
Además, tiene botones que permiten configurar el diseño del encabezado:
Botón Acción
Aplicar formato al texto
Insertar número de página
Insertar números de páginas
Insertar fecha
Insertar hora
Insertar ruta de archivo
Insertar nombre del archivo
Insertar nombre de la hoja
Insertar imagen
Formato de imagen
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1.Abrir el archivo Encabezado y pie.Xlsx

3. Agregar encabezado y pie de página, usando la vista Diseño de página: Seleccione la

ficha Vista, haga clic en el comando Vista de diseño del grupo Vistas de libro:
4. Ingrese el siguiente encabezado:
Tener en cuenta que la fecha se insertará en la sección derecha, usando

la ficha Diseño:
5. Ingrese el siguiente pie de página:
Tener en cuenta que el número de página se insertará en la sección central,

usando la ficha Diseño, opción Número de página:
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El nombre del archivo se insertará en la sección derecha, usando la ficha

Diseño, opción Nombre de archivo :
6. Haga una vista preliminar presionando las teclas Ctrl + P.
7. Para retornar a la Vista normal, seleccione la ficha Vista y haga clic en el comando
Vista normal del grupo Vistas de libro:
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Preguntas de repaso
1. ¿Para qué sirve la vista previa?

2. ¿Cómo puedo agregar el comando impresión rápida en la barra de
herramientas de acceso rápido?
3. ¿Cómo puedo modificar los márgenes de una hoja de cálculo?
4. ¿Qué tipos de márgenes se pueden trabajar en una hoja de cálculo?
5. ¿Cómo puedo establecer un área de impresión?
6. ¿Cómo puedo aumentar o disminuir la escala de una hoja de cálculo?
7. ¿Para qué sirven los saltos de página?
8. ¿Cómo puedo colocar numeración de página?
189
189
Bibliografía
Microsoft Word 2016 Step by Step. Autor: Joan Lambert. Microsoft Press.
Microsoft Excel Step by Step. Autor: Curtis Frye. Microsoft Press.
Microsoft Excel Data Analysis and Business Modeling, 5th Edition. Autor: Wayne
Winston. Microsoft Press.
MOS 2016 Study Guide for Microsoft Excel Expert. Autor: Paul McFedries. Microsoft
Press.
MOS 2016 Study Guide for Microsoft Excel. Autor: Joan Lambert. Microsoft Press.
MANUAL IMPRESCINDIBLE WORD 2016. Autor: Francisco Charte. Anaya Multimedia.
WORD 2016. Autor: VV.AA. Ediciones ENI.
WORD 2016. CURSO PRACTICO PASO A PASO. Autor: Julio Cuartero. Editorial Altaria.
MICROSOFT OFFICE 2016: Pack 4 libros: Word, Excel, PowerPoint y Outlook. Autor:
VV.AA Ediciones ENI.
MICROSOFT EXCEL 2016 AVANZADO. Autor: Juan Gomez Gutierrez. Editorial RA-MA.
MICROSOFT EXCEL 2016. Autor RicoSoft
MICROSOFT EXCEL 2016. Autor Euroinnova Editorial
189
206

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El conjunto de fichas está organizado de la siguiente forma:

Cada ficha tiene la siguiente composición

El indicador de cuadros de diálogo muestra un cuadro de diálogo que amplía la

Al dibujar un rectángulo y activarlo, se muestra la herramienta contextual Formato

La cual le permitirá realizar otras acciones sobre el rectángulo dibujado.

Número de Página, muestra el número de página actual y el número total de páginas.

Cuadro de Diálogo Buscar y

Cuadro de diálogo Buscar y Reemplazar

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3. Haga clic en aceptar y luego en Publicar.

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3. Luego, realice lo siguiente:

4. Realice lo siguiente para agregar un comando.

3. Ahora, para agregar comandos a la nueva pestaña Mi Ficha, en el grupo

4. Ahora, seleccione el nuevo grupo y proceda a cambiar de nombre al nuevo grupo,

6. Repita el procedimiento indicado en la imagen anterior para agregar más

Crear nuevo documento desde la Barra de Herramientas de Acceso rápido

Crear nuevo documento desde la Pestaña Archivo

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