FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES Y EDUCACIÓN

ESCUELA ACADÉMICO PROFESIONAL DE CIENCIAS EMPRESARIALES Y

EDUCACIÓN

SÍLABO SISTEMAS DE INFORMACIÓN I

1. DATOS INFORMATIVOS

1.1 Asignatura : SISTEMAS DE INFORMACIÓN I

1.2 Código : 0302-03-406
1.3 Área : Ciencias
1.4 Facultad : Ciencias Empresariales
1.5 Escuela Profesional : Ciencias Contables y Financieras
1.6 Ciclo académico : VII
1.7 Créditos : 03
1.8 Horas semanales : 04 Horas
1.7.1 Teoría : 02 Horas
1.7.2 Práctica : 02 Horas

1.9 Naturaleza : Obligatorio

1.10 Requisito : Desarrollo de Sistemas Contables II

2. SUMILLA

La asignatura se encuentra ubicada en el área de Ciencias y comprende la planificación,

conducción y control de los sistemas de información empresarial, además de la descripción y
aplicación de los sistemas de información contable con orientación a la toma de decisiones,
partiendo de que la contabilidad es una ciencia informativa de carácter económico.

3. CAPACIDADES / HABILIDADES

3.1. Maneja conceptos generales de sistemas de información gerencial.

3.2. Identifica adecuadamente la estructura y tecnología de los SIG.
3.3. Reconoce adecuadamente los cambios tecnológicos en el campo de la Contabilidad
3.4. Gestiona sistemas de información de una pequeña y mediana empresa.

4. PROGRAMACIÓN

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CAPACIDAD I: Maneja conceptos generales de Sistemas de Información Gerencial (SIG).

PRIMERA UNIDAD: Conceptos Generales

Semana 1,2 y 3
a) SIG - CONCEPTOS GENERALES

1.1. DEFINICIÓN DE UN SIG.

a) SISTEMA es un conjunto de Funciones dinámicamente relacionados formando una

actividad para alcanzar un objetivo operando sobre datos, energía y/o materia para
proveer información. Puede estar integrado por otros sistemas.

Según Von Bertalanffy, Ludwig. “Un sistema es un todo organizado y complejo; un

conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario.
Es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interacción o
interdependencia. Los limites o fronteras entre el sistema y su ambiente admiten
cierta arbitrariedad.”

b) Conceptos relacionados a los Sistemas:

Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos (u
objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de
alcanzar un objetivo.
Entropía: es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para el
relajamiento de los estándares y un aumento de la aleatoriedad. La entropía aumenta con
el correr del tiempo. Si aumenta la información, disminuye la entropía, pues la
información es la base de la configuración y del orden. De aquí nace la negentropía, o
sea, la información como medio o instrumento de ordenación del sistema.
Homeostasia: es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen
una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios
externos del entorno.
Una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema o un super-
sistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado por todos los
componentes y relaciones necesarios para la realización de un objetivo, dado un cierto
número de restricciones.

c) SISTEMA DE INFORMACIÓN: Podemos plantear la definición técnica de un sistema de

información como un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o
recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar los procesos de
toma de decisiones y de control en una organización.

Además de apoyar la toma de decisiones, la coordinación y el control, los sistemas de

información también pueden ayudar a los gerentes y trabajadores del conocimiento a
analizar problemas, visualizar temas complejos y crear nuevos productos.

Los sistemas de información contienen información sobre personas, lugares y cosas

importantes dentro de la organización, o en el entorno que la rodea.

Por información nos referimos a los datos que se han modelado en una forma
significativa y útil para los seres humanos.

Por el contrario, los datos son flujos de elementos en bruto que representan los
eventos que ocurren en las organizaciones o en el entorno físico antes de
ordenarlos e interpretarlos en una forma que las personas puedan comprender y
usar.

2
Ejemplo de comparación de la información y los datos.

Las cajas en los supermercados exploran millones de piezas de datos de los códigos de
barras, que se encargan de describir cada uno de los productos disponibles. Se puede
obtener un total de dichas piezas de datos y analizar para conseguir información
relevante, como el número total de botellas de detergente para trastes que se vendieron
en una tienda específica, las marcas de detergente para trastes que se venden con más
rapidez en esa tienda o territorio de ventas, o la cantidad total que se gastó en esa marca
de detergente para trastes en esa tienda o región de ventas.

Aunque los sistemas de información basados en computadora usan la tecnología

computacional para procesar los datos en bruto y convertirlos en información significativa,
hay una clara distinción entre una computadora y un programa computacional por un
lado, y un sistema de información por el otro.

CONCEPTO SIG:
Una vez definido que es un Sistema y unido a la palabra información un Sistema de
Información es:

“Un conjunto de elementos organizados para llevar a cabo algún método,

procedimiento o control mediante el proceso de información, manejando datos
organizados, listos y preparados para su posterior uso, generados por una
necesidad, bien sea por personas, datos, actividades o técnicas de trabajo y
recursos materiales en general”.

La finalidad de un Sistema de Información Gerencial es la de suministrar a los

gerentes la información adecuada en el momento oportuno. Por lo tanto el valor de la
información proporcionada por el sistema debe cumplir con los siguientes cuatro
supuestos básicos, estos son: Calidad, Oportunidad, Cantidad y Relevancia.

Los Sistemas de información Gerencial son el resultado de interacción colaborando entre

personas, tecnologías y procedimientos, colectivamente llamados Sistema de Información
orientados a solucionar problemas empresariales.

Los SIG o MIS (también denominados así por sus siglas en inglés: (Management
Información System) se diferencian de los sistemas de información comunes en que para
analizar la información utilizan otros sistemas que se usan en las actividades

3
operacionales de la organización. Académicamente, el término es comúnmente utilizado
para referirse al conjunto de los métodos de gestión de la información vinculada a la
automatización o apoyo humano de la toma de decisiones.

Objetivos de los SIG:

1. Dar soporte a los objetivos y estrategias de la empresa: debe proveer toda la

información necesaria para el funcionamiento del negocio en un momento dado, ya
que esta información referida a la actividad diaria directamente productiva, como a la
planificación de la empresa a largo plazo.
2. Proporcionar a todos los niveles de la empresa la información necesaria para
controlar las actividades de la misma: la información debe proporcionar, no sólo la
ejecución de funciones o tareas, sino el control y verificación de que estas se han
realizado como estaba previsto.
3. Conseguir que se adapte a la evolución de la empresa: debe ser un sistema
capaz de evolucionar al ritmo de la empresa, pues las empresas cada vez son más
dinámicas, y sus necesidades de información van cambiando a lo largo del tiempo.

Actividades Básicas de un Sistema de Información:

Un sistema de información realiza cuatro (04) actividades básicas las cuales son:
entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información, y el feedback

1. Entrada de Información: La entrada es el proceso mediante el cual el Sistema de

Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas
pueden ser manuales o automáticas. (podrá tener una interfase automática).

Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son los terminales, las
cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáners, la
voz, los monitores sensibles al tacto, al teclado y el mouse, entre otras.

4
 2. Almacenamiento de la Información: El almacenamiento es una de las actividades
o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta
propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sesión o proceso
anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información
denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos
magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos.
(CD-ROM).

3. Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para

efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida.
Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el
sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los
sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser
utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un
tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que
contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

4. Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información

para emitir datos procesados (información) o bien datos de entrada a otros sistemas
de información o módulos. Las unidades típicas de salida son las impresoras, los
terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre
otros.

Y la Retroalimentación: Parte del Control de un sistema mediante el cual los

resultados de las actividades regresan al individuo o al inicio, permitiendo así
analizar y corregir los procedimientos de trabajo.

d) LAS COMPUTADORAS ELECTRÓNICAS Y LOS PROGRAMAS DE SOFTWARE

relacionados son la base técnica, las herramientas y materiales, de los sistemas de
información modernos.

Las computadoras proveen el equipo para almacenar y procesar la información.

Los programas de computadora, o software, son conjuntos de instrucciones de
operación que dirigen y controlan el procesamiento de la máquina.

Es importante saber cómo funcionan las computadoras y los programas computacionales

para diseñar soluciones a los problemas organizacionales, sin embargo las computadoras
sólo son parte de un sistema de información.

e) UN SISTEMA DE INFORMACIÓN es un conjunto de partes que se interrelacionan con el

fin de administrar datos e información, organizarlos y prepararlos para su posterior uso.

Existe una tipificación extensa de estos sistemas, sin embargo en el proyecto actual se
trabaja con aquellos que portan características gerenciales cuyo objetivo es el de brindar
informes a quienes administran una organización. Estos informes contienen resúmenes
de las actividades rutinarias de la organización (Laudon, 2004).

La calidad del software se mide respecto a su concordancia con los requisitos

explícitamente establecidos, con los estándares de desarrollo expresamente fijados y con
los requisitos implícitos, no establecidos formalmente, que desea el usuario.

Los factores que determinan la calidad del software se centran en tres aspectos
importantes:

Características Operativas.

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 Capacidad de soportar los cambios.
Adaptabilidad de nuevos entornos.

A. Dentro de las características operativas se encuentran factores de calidad como

la corrección (hacer lo que debe hacer), fiabilidad, eficiencia, seguridad
(integridad) y facilidad de uso.
B. Para la capacidad de soportar cambios, se evalúan factores como la facilidad de
mantenimiento, flexibilidad y facilidad de prueba.
C. Y por último factores como la portabilidad, reusabilidad e interoperabilidad forman
parte del conjunto de factores de calidad que se tienen en cuenta para
diagnosticar el software en el área de la adaptabilidad a nuevos entornos.

1.2. EL SIG Y OTRAS DISCIPLINAS.

Buena parte de la gestión (planear, organizar, dirigir y controlar) tiene que ver con la toma
de decisiones. Por ejemplo, el gerente de mercadotecnia debe decidir qué precio cobrar
por un producto, qué canales de distribución usar y qué mensajes promocionales difundir.

El gerente de manufactura debe decidir qué volumen de un producto debe fabricar y

cómo hacerlo.
El gerente de compras debe decidir a quién comprar los insumos y qué inventario de
éstos conservar.
El gerente de recursos humanos debe decidir cuánto pagar a los empleados, cómo
capacitarlos y qué prestaciones hay que darles.
El gerente de ingeniería debe tomar decisiones sobre el diseño de un producto
nuevo.
La gerencia de alto nivel debe decidir cómo asignar recursos escasos entre
proyectos competidores cuál es la mejor estructura y sistema de control de la
organización y qué estrategia empresarial debe buscar la compañía.

Además, cualquiera que sea la especialidad de su función, todos los gerentes deben
tomar decisiones sobre temas como las evaluaciones del desempeño de sus
subordinados.

La toma de decisiones no es eficiente en el vacío. Para tomar decisiones eficaces los

gerentes necesitan información tanto interna como de los grupos externos de la
organización.

Por ejemplo, cuando los gerentes de mercadotecnia deciden cómo fijar el precio de un
producto, necesitan información sobre cómo reaccionan los consumidores a diversos
precios.

Necesitan información sobre los costos unitarios porque no quieren fijar el precio por
debajo del costo de producción.
Asimismo, necesitan información sobre la estrategia competitiva de la organización,
puesto que la estrategia de precios debe ser congruente con ella.

Parte de esta información procede de fuera de la empresa (por ejemplo, de encuestas de

consumidores) y parte del interior (la información sobre los costos unitarios de producción
viene del departamento de manufactura).

Como se observa en este ejemplo, la capacidad de los gerentes para tomar buenas
decisiones depende de su habilidad para adquirir y procesar la información.

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 La tecnología de la información puede desempeñar un poderoso papel para ayudar a los
gerentes a diseñar y ofrecer nuevos productos y servicios, y para redirigir y rediseñar sus
organizaciones.

1.3. LOS SUBSISTEMAS DE UN SIG.

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 La tecnología de la información es una de las diversas herramientas que utilizan los
gerentes para lidiar con el cambio.

1) El hardware de computadora es el equipo físico que se utiliza para las actividades de

entrada, procesamiento y salida en un sistema de información. Consiste en lo siguiente:
computadoras de diversos tamaños y formas (incluyendo los dispositivos móviles de
bolsillo); varios dispositivos de entrada, salida y almacenamiento; y dispositivos de
telecomunicaciones que conectan a las computadoras entre sí.
2) El software de computadora consiste en las instrucciones detalladas y pre-
programadas que controlan y coordinan los componentes de hardware de computadora
en un sistema de información.
3) La tecnología de almacenamiento de datos consiste en el software que gobierna la
organización de los datos en medios de almacenamiento físico.
4) La tecnología de redes y telecomunicaciones, que consiste tanto de los dispositivos
físicos como de software, conecta las diversas piezas de hardware y transfiere datos de
una ubicación física a otra. Las computadoras y el equipo de comunicaciones se
pueden conectar en redes para compartir voz, datos, imágenes, sonido y video.

Una red enlaza a dos o más computadoras para compartir datos o recursos, como una
impresora.

La red más grande y utilizada del mundo es Internet: una “red de redes” global que utiliza
estándares universales para conectar millones de redes distintas con más de 1.4 mil
millones de usuarios, en más de 230 países de todo el mundo.

Internet creó una nueva plataforma de tecnología “universal”, sobre la cual se pueden
crear nuevos productos, servicios, estrategias y modelos de negocios. Esta misma
plataforma tecnológica tiene usos internos, pues provee la conectividad para enlazar los
distintos sistemas y redes dentro de una empresa.

Todas estas tecnologías, junto con las personas requeridas para operarlas y
administrarlas, representan recursos que se pueden compartir en toda la organización y
constituyen la infraestructura de tecnología de la información (TI) de la empresa.

La infraestructura de TI provee la base, o plataforma, sobre la que una empresa puede

crear sus sistemas de información específicos. Cada organización debe diseñar y
administrar con cuidado su infraestructura de TI, de modo que cuente con el conjunto de
servicios tecnológicos que necesita para el trabajo que desea realizar con los sistemas de
información.

UN POCO DE HISTORIA

A principios de la década de 1990, las empresas recurrieron a estándares de redes y

herramientas de software que pudieran integrar redes y aplicaciones dispares esparcidas
por toda la empresa en una infraestructura a nivel empresarial.

Cuando Internet se desarrolló para convertirse en un entorno de comunicaciones de

confianza después de 1995, las empresas de negocios empezaron a utilizar en serio el
estándar de redes Protocolo de control de transmisión/Protocolo Internet (TCP/IP) para
enlazar sus redes dispares.
La infraestructura de TI resultante enlaza distintas piezas de hardware de computadora y
redes más pequeñas en una sola red a nivel empresarial, de modo que la información

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pueda fluir con libertad por toda la organización, y también entre la empresa y otras
organizaciones.

La infraestructura empresarial también requiere software para enlazar aplicaciones

dispares y permitir que los datos fluyan con libertad entre distintas partes de la empresa,
como las aplicaciones empresariales y los servicios Web.

Era de la computación en la nube y móvil (2000 a la fecha) El poder cada vez mayor
del ancho de banda de Internet ha impulsado el avance del modelo cliente/servidor, hacia
lo que se conoce como el “Modelo de computación en la nube”.

La computación en la nube se refiere a un modelo de cómputo que provee acceso a

una reserva compartida de recursos computacionales (computadoras, almacenamiento,
aplicaciones y servicios) a través de una red, que con frecuencia viene siendo Internet.

Se puede acceder a estas “nubes” de recursos computacionales según sea necesario,

desde cualquier dispositivo conectado y cualquier ubicación. En la actualidad, la
computación en la nube es la forma de computación que crece con mayor rapidez, en
donde se espera que los ingresos globales lleguen a cerca de $89 mil millones en 2011 y
a casi $149 mil millones para 2014, de acuerdo con los consultores de tecnología de
Gartner Inc. (Cheng y Borzo, 2010; Veverka, 2010).

Las empresas de software como Google, Microsoft, SAP, Oracle y Salesforce.com

venden aplicaciones de software como servicios que se ofrecen a través de Internet.

Las Trayectorias de aprendizaje proporcionan una tabla sobre las etapas en la evolución
de la infraestructura de TI, en la cual se compara cada era en las dimensiones de
infraestructura presentadas.

Una empresa de negocios tiene sistemas para dar soporte a los distintos grupos de
niveles de administración.

Estos sistemas incluyen:

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 Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS),
Sistemas de información gerencial (MIS),
Sistemas de soporte de decisiones (DSS) y
Sistemas para inteligencia de negocios (BIS).

a) Sistemas de procesamiento de transacciones

Los gerentes operacionales necesitan sistemas que lleven el registro de las actividades y
transacciones elementales de la organización, como ventas, recibos, depósitos en
efectivo, nóminas, decisiones de créditos y el flujo de materiales en una fábrica. Los
Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS) proveen este tipo de información.

A menudo los sistemas de procesamiento de transacciones son tan fundamentales para

una empresa que, si fallan por unas horas, pueden provocar su desaparición y tal vez la
de otras empresas enlazadas. ¡Imagine qué ocurriría con UPS si su sistema de rastreo de
paquetes no estuviera funcionando! ¿Qué harían las aerolíneas sin sus sistemas de
reservaciones computarizados?

b) Sistemas de información gerencial para el soporte de decisiones La gerencia de nivel

medio necesita sistemas para ayudar con las actividades de monitoreo, control, toma de
decisiones y administrativas. El principal problema con el que tratan dichos sistemas es
este: ¿funcionan bien las cosas?

El término sistemas de información gerencial (MIS) también designa una categoría

específica de sistemas de información que dan servicio a la gerencia de nivel medio. Los
MIS proveen a los gerentes de este nivel reportes sobre el desempeño actual de la
organización. Esta información se utiliza para supervisar y controlar la empresa, además
de predecir su desempeño en el futuro.

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 Los MIS sintetizan e informan sobre las operaciones básicas de la compañía mediante el
uso de datos suministrados por los sistemas de procesamiento de transacciones. Los
datos básicos de las negociaciones que proporcionan los Sistemas de Protección de
Alertas (TPWS) se comprimen y, por lo general, se presentan en informes que se
producen en un itinerario regular. En la actualidad, muchos de estos reportes se entregan
en línea.

El ejemplo de la figura, muestra cómo un MIS típico transforma los datos a nivel de
transacción que provienen del procesamiento de pedidos, la producción y la contabilidad,
en archivos de MIS que se utilizan para proveer informes a los gerentes.

c) En contraste, los sistemas de soporte de decisiones (DSS) brindan apoyo a la toma de

decisiones que no es rutinaria. Se enfocan en problemas que son únicos y cambian con
rapidez, para los cuales el proceso para llegar a una solución tal vez no esté por
completo predefinido de antemano. Tratan de responder a preguntas como éstas: ¿Cuál
sería el impacto en los itinerarios de producción si se duplicaran las ventas en el mes de
diciembre? ¿Qué ocurriría con nuestro rendimiento sobre la inversión si se retrasara el
itinerario de una fábrica por seis meses?

Aunque los DSS usan información interna de los TPS y MIS, a menudo obtienen datos de
fuentes externas, como los precios actuales de las acciones o los de productos de los
competidores. Estos sistemas usan una variedad de modelos para analizar los datos y
están diseñados de modo que los usuarios puedan trabajar con ellos de manera directa.

Un DSS interesante, pequeño pero poderoso, es el sistema de estimación de viaje de la

subsidiaria de una gran compañía de metales estadounidense, que existe en esencia

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para transportar cargas a granel de carbón, aceite, minerales y productos terminados
para su empresa matriz. La empresa posee varios buques, contrata otros y hace ofertas
para obtener convenios de embarques en el mercado abierto para transportar carga en
general. Un sistema de estimación de viajes calcula los detalles financieros y técnicos de
cada traslado. Los cálculos financieros incluyen los costos de envío/tiempo (combustible,
mano de obra, capital), las tarifas de flete para los diversos tipos de cargamento y los
gastos de los puertos. Los detalles técnicos incluyen una multitud de factores, como la
capacidad de carga de los buques, la velocidad, las distancias entre los puertos, el
consumo de combustible y agua, y los patrones de carga (ubicación del cargamento para
los distintos puertos).

El sistema puede responder a preguntas tales como ésta: dado el itinerario de entrega de
un cliente y una tarifa de flete ofrecida:

¿Qué buque se debe asignar y a qué tarifa para maximizar las ganancias?
¿Cuál es la velocidad óptima a la que un buque específico puede aumentar su
utilidad sin dejar de cumplir con su itinerario de entrega?
¿Cuál es el patrón ideal de carga para un barco destinado a la Costa Oeste de
Estados Unidos, proveniente de Malasia?

La figura siguiente ilustra el DSS que se creó para esta compañía. El sistema opera sobre
una computadora personal de escritorio y provee un sistema de menús que facilitan a los
usuarios los procesos de introducir los datos u obtener información.

12
d) Los sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS) ayudan a la gerencia de nivel superior a
tomar estas resoluciones. Se encargan de las decisiones no rutinarias que requieren de
juicio, evaluación y perspectiva, debido a que no hay un procedimiento acordado de
antemano para llegar a una solución. Los ESS presentan gráficos y datos de muchas
fuentes a través de una interfaz sencilla de manejar para los gerentes de nivel superior.

A menudo la información se ofrece a los altos ejecutivos por medio de un portal, el cual
utiliza una interfaz Web para presentar contenido de negocios personalizado e integrado.

Los ESS están diseñados para incorporar datos sobre eventos externos, como leyes
fiscales o competidores nuevos, pero también obtienen información sintetizada
proveniente de sistemas MIS y DSS. Filtran, comprimen y rastrean datos críticos, para
mostrar la información de mayor importancia a los gerentes de nivel superior. Dichos
sistemas incluyen cada vez en mayor grado los análisis de inteligencia de negocios para
analizar tendencias, realizar pronósticos y “desglosar” los datos para obtener mayores
niveles de detalle.

Por ejemplo, el CEO de Leiner Health Products, uno de los fabricantes más grandes de
vitaminas y suplementos de marcas privadas en Estados Unidos, tiene un ESS que
provee en su escritorio una vista minuto a minuto del desempeño financiero de la

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 empresa, medido en base al capital circulante, cuentas por cobrar, cuentas por pagar,
flujo de efectivo e inventario.
La información se presenta en forma de un tablero de control digital, el cual muestra en
una sola pantalla gráficos y diagramas de los indicadores clave del desempeño para
administrar una compañía.
Los tableros de control digitales se están convirtiendo en una herramienta cada vez más
popular para los encargados de tomar decisiones gerenciales.

1.4. El SIG visto por el usuario.

Los retos a los que se enfrentan los Yanquis de Nueva York y otros equipos de béisbol
muestran por qué los sistemas de información son tan esenciales en la actualidad.

El béisbol de las Ligas Mayores es tanto un negocio como un deporte, y equipos como
los Yanquis necesitan recibir ingresos de los juegos para poder seguir en el negocio.

Los precios de los boletos se han elevado, las asistencias a los estadios están
disminuyendo para algunos equipos, además de que el deporte también debe competir
con otras formas de entretenimiento, entre ellos los juegos electrónicos e Internet.

También es importante tener en cuenta que estas tecnologías cambiaron la forma en que
los Yanquis operan sus actividades comerciales. Los sistemas del Yankee Stadium para
ofrecer cobertura del juego, información y servicios interactivos cambiaron el flujo de
trabajo para la venta de boletos, la distribución de los asientos, el manejo de la multitud,
los pedidos de alimentos y demás artículos en los puestos.

Estos cambios se tuvieron que planear con cuidado para asegurar que mejoraran el
servicio, la eficiencia y la rentabilidad.

Las empresas usan sistemas empresariales, también conocidos como sistemas de

planificación de recursos empresariales (ERP), para integrar los procesos de negocios en
manufactura y producción, finanzas y contabilidad, ventas y marketing, y recursos
humanos en un solo sistema de software.

14
 La información que antes se fragmentaba en muchos sistemas distintos ahora se guarda
en un solo almacén de datos exhaustivo, en donde se puede utilizar por muchas partes
distintas de la empresa.

ENTONCES: Los usuarios finales son representantes de los departamentos fuera del
grupo de sistemas de información, para quienes se desarrollan las aplicaciones. Estos
usuarios desempeñan un papel cada vez más grande en el diseño y desarrollo de los
sistemas de información.

1.5. El profesional del SIG.

Este departamento está conformado por especialistas, como programadores, analistas de

sistemas, líderes de proyecto y gerentes de sistemas de información.

a) Los programadores son especialistas técnicos con un alto grado de capacitación, que
escriben las instrucciones de software para las computadoras.

b) Los analistas de sistemas actúan como enlaces principales entre los grupos de
sistemas de información y el resto de la organización. Es tarea del analista de sistemas
traducir los problemas y requerimientos de negocios en requerimientos y sistemas de
información.

c) Los gerentes de sistemas de información son líderes de equipos de programadores

y analistas, gerentes de proyectos, gerentes de instalaciones físicas, gerentes de
telecomunicaciones o especialistas de bases de datos. También son gerentes de
operaciones computacionales y del personal de captura de datos. Además, los
especialistas externos tales como los distribuidores y fabricantes de hardware, las
empresas de software y los consultores, participan con frecuencia en las operaciones
diarias y la planificación a largo plazo de los sistemas de información.

d) En muchas empresas, el departamento de sistemas de información es dirigido por un

director de información (CIO). El CIO es un gerente de nivel superior que supervisa el
uso de la tecnología de la información en la empresa. En la actualidad los CIO deben
tener un sólido historial de negocios así como experiencia en sistemas de información, y
deben desempeñar un papel de liderazgo para integrar la tecnología en la estrategia de
negocios de la empresa. Las grandes empresas de la actualidad también tienen los
puestos de director de seguridad, director del conocimiento y director de privacidad;
todos ellos trabajan muy de cerca con el CIO.

e) El director de seguridad (CSO) está a cargo de la seguridad de los sistemas de

información para la empresa y es responsable de implementar la política de seguridad
de la información (vea el capítulo 8) (algunas veces a este puesto se le denomina
director de seguridad de la información [CISO], para separar la seguridad de los
sistemas de información de la seguridad física). El CSO es responsable de educar y
capacitar a los usuarios y especialistas de sistemas de información sobre la seguridad,
de mantener a la gerencia al tanto de las amenazas y fallas de seguridad, así como de
mantener las herramientas y políticas seleccionadas para implementar la seguridad.

f) El director de privacidad (CPO) es responsable de asegurar que la compañía cumpla

con las leyes existentes de privacidad de los datos. La seguridad de los sistemas de
información y la necesidad de salvaguardar los datos personales se han vuelto algo tan
importante que las corporaciones que recolectan grandes cantidades de datos
personales han establecido el puesto de director de privacidad (CPO).

15
g) El director del conocimiento (CKO) es responsable del programa de administración
del conocimiento de la empresa. El CKO ayuda a diseñar programas y sistemas para
buscar nuevas fuentes de conocimiento o hacer un mejor uso del existente en los
procesos organizacionales y gerenciales.

En los primeros años de la computación, el grupo de sistemas de información se

componía en su mayor parte de programadores que realizaban funciones técnicas muy
especializadas pero limitadas.

En la actualidad, una proporción cada vez mayor de miembros del personal son analistas
de sistemas y especialistas de redes, en donde el departamento de sistemas de
información actúa como un poderoso agente de cambio en la organización.

El departamento de sistemas de información sugiere nuevas estrategias de negocios

además de nuevos productos y servicios basados en información, y coordina tanto el
desarrollo de la tecnología como los cambios planeados en la organización.

16
CAPACIDAD II: Identifica adecuadamente la estructura y tecnología de los SIG.

SEGUNDA UNIDAD: Estructura y Tecnología de los SIG

2. Estructura y Tecnología de los SIG Semana 4 y 5

2.1. ELEMENTOS OPERACIONALES DE UN SISTEMA.

RECORDANDO: Hay tres actividades en un sistema de información que producen los

datos necesarios para que las organizaciones tomen decisiones, controlen las operaciones,
analicen problemas y creen nuevos productos o servicios.

Estas actividades son: entrada, procesamiento y salida.

i. La entrada captura o recolecta los datos en crudo desde el interior de la

organización o a través de su entorno externo.
ii. El procesamiento convierte esta entrada en bruto en un formato significativo.
iii. La salida transfiere la información procesada a las personas que harán uso de
ella, o a las actividades para las que se utilizará.

Los sistemas de información también requieren retroalimentación: la salida que se

devuelve a los miembros apropiados de la organización para ayudarles a evaluar o corregir
la etapa de entrada.

Existen varios tipos de empresas de negocios, y hay muchas formas en las que se
organiza la función de TI dentro de la empresa.

Por lo general, una compañía muy pequeña no cuenta con un grupo de sistemas de
información formal. Podría tener un empleado responsable de mantener sus redes y

17
 aplicaciones en funcionamiento, o usar consultores para estos servicios. Es común que las
compañías más grandes tengan un departamento separado de sistemas de información, el
cual puede estar organizado a lo largo de varias líneas distintas, dependiendo de la
naturaleza y los intereses de la empresa.

La cuestión acerca de cómo se debe organizar el departamento de sistemas de

información es parte del aspecto más extenso de la gobernanza de TI. La gobernanza de
TI (IT governance) incluye la estrategia y las políticas para usar la tecnología de la
información dentro de una organización.

Especifica los derechos de decisión y el marco de trabajo para la rendición de cuentas, con
el fin de asegurar que el uso de la tecnología de la información apoye las estrategias y
objetivos de la empresa.
¿Qué tan centralizada debe ser la función de los sistemas de información?
¿Qué decisiones hay que tomar para asegurar la administración y el uso efectivos de la
tecnología de la información, incluyendo el rendimiento sobre las inversiones de TI?
¿Quién debe tomar estas decisiones?
¿Cómo se tomarán y supervisarán estas decisiones?

Las empresas con una gobernanza de TI superior sin duda tendrán definidas las
respuestas (Weill y Ross, 2004).

PREGUNTAS PARA DEBATE GRUPAL

1. ¿Cómo podrían utilizarse los sistemas de información para apoyar el proceso de cumplimiento de
pedidos que se ilustra en la figura siguiente? ¿Cuáles son las piezas más importantes de
información que deberían capturar estos sistemas? Explique su respuesta.
2. Identifique los pasos que se llevan a cabo en el proceso de seleccionar y revisar un libro de la
biblioteca de su universidad y la información que fluye a lo largo de estas actividades. Elabore un
diagrama del proceso. ¿Existen formas en que se podría mejorar este proceso para mejorar el
desempeño de su biblioteca o de su escuela? Elabore un diagrama del proceso mejorado.
3. ¿Cómo podría el equipo de BMW Oracle haber utilizado los sistemas de colaboración para mejorar
el diseño y el desempeño del bote USA en la Copa América? ¿Qué herramientas de los sistemas
serían las más importantes para estas tareas?

18
2.2. SIG para el soporte a la toma de decisiones.

Aunque no de manera uniforme, al igual que una bola de nieve hemos visto como la
tecnología se viene desarrollando con una velocidad y aceleración vertiginosa, esto nos ha
obligado a construir herramientas en forma de métodos y/o tecnologías, que nos ayuden a
manejar, entender y decidir sobre esta información, las cuales a su vez aportan también a
la complejización del manejo de la misma. Estas herramientas son conocidas también
como Sistemas de Apoyo a las Decisiones (SAD) y Sistemas de Soporte a las Decisiones
(SSD).

Podemos definir a los SSD como instrumentos que tienen la capacidad de ingresar o
acceder y procesar la amplia gama de información técnica afín a la toma de decisiones,
capaces de estructurar nuevas formas de análisis para posibles estrategias, la utilización
de recursos y sus implicaciones. Al mismo tiempo deben contar con la flexibilidad y
facilidad, para que las herramientas o métodos del software sean accesibles, interactivos
y de un entorno amigable para los usuarios. En general, cuando estos sistemas ofrecen
capacidades de análisis prescriptivo, éste se basa en la utilización de la lógica
matemática, la estadística y conceptos de utilidad y probabilidad (Sharifi, 2004). Algunas
técnicas adicionales que en la actualidad se están experimentando y empezando a usar
con mayor frecuencia, son el empleo de redes neuronales y algoritmos genéticos.

Los SSD en la actualidad, con el avance de la tecnología de los procesadores, pueden

animar y simular procesos dinámicos en algunos casos en tiempo real, facilitando la
capacidad de respuesta de los tomadores de decisiones y el control del software por
parte de los operadores. No obstante las funciones más comunes de un SSD fluctúan
entre la recuperación, visualización de información, filtrado, reconocimiento de patrones,
extrapolación, análisis multicriterio, técnicas de optimización, la inferencia y la
comparación lógica de elaboración de modelos.

19
 Aunque son muchas las posibilidades de estos sistemas, es obvio que el empleo o no de
las diferentes técnicas y metodologías como soporte a la toma de decisiones, está
claramente condicionado a la complejidad del problema y del o de los tomadores de
decisiones, pero enfocada siempre a facilitar la función de estos últimos “la toma de
decisión”.

En cambio aquellas posibilidades técnicas y metodológicas, que en parte pueden ser las
mismas de un SSD, que son usadas sobre todo en la fase de diseño y están orientadas al
desarrollo de opciones y planes, son más bien parte de los Sistemas de Apoyo a las
decisiones (SAD). Es decir que los SAD se dan en la fase en la que se construye (no
necesariamente de forma lineal) la información y las posibles alternativas que servirán
como insumos en la toma de decisiones. Finalmente, aquellos sistemas que integran
capacidades para el apoyo y el soporte a las decisiones forman juntos lo que se conoce
como Sistemas de Soporte de Decisión y Planificación Integrado (SSDPI) (Sharifi, 2004).

2.3. Estructura de un SIG basado en las actividades administrativas.

Lo podemos definir como un sistema basado en ordenador que proporciona información a

usuarios que tienen necesidades similares. El principal objetivo de los sistemas de
información administrativa es proporcionar a los directivos la información necesaria para
tomar decisiones y resolver problemas. Los sistemas de información administrativa se
apoyan en las bases de datos corporativas, que incluyen datos que se van generando
como consecuencia del procesamiento de transacciones.

En cualquier organización se deben tomar decisiones sobre muchos asuntos que se

presentan con regularidad, ya sea a la semana, al mes o al trimestre, y para hacerlo se
requiere de cierta información. Un ejemplo sería un análisis de ventas mensual por cliente.
Dado que los procesos de decisión están claramente definidos, se puede identificar la
información necesaria para formular las decisiones.

Así, un sistema de información administrativa puede preparar informes periódicos para el

soporte de tales decisiones; estos informes se preparan y se presentan en un formato
diseñado con anterioridad. De esta manera, podemos decir que estos sistemas sirven de
apoyo a las decisiones estructuradas, en el sentido que los administradores conocen de
antemano los factores que deben tenerse en cuenta para la toma de decisiones, y el
sistema de información administrativa proporciona informes bien estructurados que
contienen la información necesaria para dichas decisiones estructuradas.

El contenido de los informes puede mejorarse incorporando el concepto de administración

por excepción, en el que el procesador de información compara el desempeño real con los
estándares y avisa al gerente cuando el desempeño se sale del intervalo aceptable. La
administración por excepción puede incorporarse en los informes de un sistema de
información administrativa de cuatro maneras:

1. Preparar el informe solo cuando ocurren excepciones.

2. Usar la secuencia del informe para destacar las excepciones. Es posible ordenar los
registros del informe en una secuencia ascendente o descendente con base en uno o
más campos clave, de manera que aparecen en primer lugar los registros hacia los
cuales el usuario debe dirigir en mayor medida su atención. Por ejemplo, un informe de
ventas puede ordenarse de manera descendente en función de las ventas a cada cliente
durante un período de tiempo; de esta manera los clientes a quienes se ha vendido más
aparecen en primer lugar. Otro ejemplo podría ser un informe del volumen de ventas por
artículos de la empresa, que si siguiera una secuencia ascendente, pretendería llamar la
atención del usuario hacia aquellos productos con menor salida en un determinado
período de tiempo, que se encontrarían al principio de la lista.

20
3. Agrupar las excepciones. En este caso, los informes se preparan de manera que el
usuario pueda buscar las excepciones en ciertas áreas siguiendo algún criterio. Por
ejemplo, se puede preparar un informe en el que aparezcan por columnas el volumen de
las cuentas de clientes a cobrar agrupándolas por el criterio del plazo en el que se van a
cobrar, ya sea antes de un mes, más de 30 días, más de 60 días o más de 90 días. De
esta manera, al directivo le resulta fácil identificar las cuentas a cobrar que tenga para
determinado plazo, que le aparecerán en una columna.
4. Mostrar la variación respecto a la norma. Los resultados de las acciones se comparan
con las actividades planeadas y la diferencia se presenta como una variación. Por
ejemplo, se puede diseñar un informe que recoja las ventas de nuestros productos por
zonas geográficas comparando el volumen de ventas obtenido en cada zona con las
previsiones realizadas y mostrando en una columna las variaciones.

En los años sesenta se pretendió desarrollar un sistema de información que pudiera

proporcionar de forma automática global todas las necesidades de información en la
empresa a través de un sistema de información administrativa que recibió el nombre de mis
(Management Information System). El mis constituía un compromiso formal por parte de los
ejecutivos de poner la informática a disposición de todos los gerentes. El mis se basaba en
la idea de mantener un flujo continuo de información hacia el gerente.

La figura 3.1 ilustra la relación existente entre el mis, la dirección de la empresa y el

entorno en el cual la firma opera.

21
En la parte superior de la figura aparece representado el entorno, el recuadro del centro
representa la dirección de la empresa y los distintos subsistemas dentro de la misma,
mientras que el recuadro inferior representa el mis. Información y datos fluyen desde el
entorno hacia la dirección de la empresa y hacia el mis. Adicionalmente, el grupo de
dirección envía también información y datos al mis (inputs del mis), los cuales son
procesados por sistemas informáticos especialmente diseñados para proporcionar output
en la forma de documentos e informes a los grupos de dirección de los niveles estratégico,
táctico y operativo, así como al entorno. La base de datos contiene los datos
proporcionados por el sistema de información contable, y también se introducen datos
desde el entorno.

La dirección formula los objetivos de la empresa, establece las metas, planes y estándares
(centro de la figura 3.1). Estos planes y estándares proporcionan otro tipo de input al mis,
estableciendo las bases sobre las que los elementos de control y retroalimentación pueden
operar.

El software que produce informes periódicos usa la base de datos. El output del mis
debería ser información relevante enviada en la forma apropiada a la persona apropiada en
el momento oportuno. Esta información debe ser cuidadosamente seleccionada para que
ayude a los procesos de toma de decisiones que tienen lugar en los niveles estratégico,
táctico y operativo de la dirección. Las salidas del software son utilizadas por las personas
encargadas de resolver los problemas de la compañía.

Normalmente esta información viene recogida en:

1. Informes al nivel estratégico de la dirección para proporcionar a este grupo la
información requerida para realizar sus actividades de planificación, tales como
formulación y revisión de los objetivos de la empresa, determinando metas a largo plazo
(más de tres años) y estableciendo las políticas de la compañía.
2. Informes sobre situaciones tácticas (y de estatus) para que el nivel de dirección pueda
formular constantemente nuevos o revisados planes a corto plazo (de 1 a 3 años), y que
la dirección pueda realizar sus funciones de planificación y control eficientemente, de tal
forma que la coordinación entre los distintos subsistemas funcionales pueda ser llevada
a cabo.
3. Informes sobre el nivel operativo de la empresa que se utilizan como la información
diaria de la dirección para que esta esté completamente informada de la situación actual
de la empresa y pueda ejercer su función de control. Adicionalmente, mucha de la
información que la empresa envía al entorno es proporcionada por el mis en forma de
facturas a clientes, pago de salarios y pago de impuestos.

En el mis se estructura el sistema de información en función de determinados tipos de

decisiones previamente fijadas, por lo cual no sirve al decisor al cual se le plantea un
problema que no está preestablecido. Se trata de una concepción en la que se interpretan
las decisiones para unos tipos de decisiones definidas a priori, y, principalmente a nivel
estratégico, resulta difícil articular sus necesidades de información.

Dadas las limitaciones de un sistema de información como el mis en cuanto a su utilidad

como apoyo a las decisiones no programadas, se hace necesario invertir la perspectiva
desde la cual se concibe el sistema de información (Menguzzato y Renau, 1991). No se
debe estructurar el sistema de información desde el punto de vista de la persona que
interpreta necesidades predeterminadas de información, sino desde el punto de vista del
decisor, dotando de mayor flexibilidad al sistema.

De esta manera, en lugar de establecer a priori los tipos de decisión a tomar, se debería
organizar la información en función de su origen y su naturaleza en base al conocimiento
general de los decisores, de forma que cuando estos tuvieran que tomar una decisión
pudieran acudir a buscar la información necesaria para tomarla. En este aspecto, debemos

22
 destacar la importancia de un correcto diseño de la base de datos de la empresa, que debe
facilitar un uso racional de la información y facilitar una integración del si. Así, la base de
datos de una empresa debe ser lo suficientemente flexible como para poder ser
estructurada de acuerdo con las necesidades particulares de los diferentes decisores. Ello
nos lleva a la necesidad de desarrollar sistemas más interactivos que permitan hacer frente
a las decisiones poco o nada estructuradas.

2.4. Estructura de un SIG basado en las funciones organizacionales.

Tenemos un problema de decisión cuando queremos pasar de un estado actual a uno

deseado y donde podrían encontrarse tres situaciones: en las que hay alternativas visibles,
factibles y disponibles; cuando la elección puede tener un efecto significativo difícil de
delimitar sobre la situación actual o al menos en parte de ésta y por último una situación
donde en ocasiones para quien toma la decisión es incierto vislumbrar una alternativa. De
esto es que podemos resumir los tipos de problema en:

 bien estructurados;
 mal estructurados y
 no estructurado

los SI son un compendio de las categorías de los sistemas que hemos estudiado
anteriormente, sistema de proceso de transacciones (tps), sistema de información
administrativo (mis), sistema de soporte de decisiones (dss), y de sistemas basados en el
conocimiento e inteligencia competitiva. Estos sistemas se organizan por parte de los
usuarios a través de paquetes informáticos modulares integrados.

Estos sistemas se organizan por parte de los usuarios a través de paquetes informáticos
modulares integrados.

Estas aplicaciones se agrupan en un único sistema de información integrado, conocido

como planificación de recursos empresariales –Enterprise Resource Planning (erp)–, para
resolver las operaciones de las distintas áreas de una organización.

Estos sistemas modulares se caracterizan porque unifican y ordenan toda la información

de la empresa en una única base de datos, la base de datos corporativa (bdc). Esta base
de datos centralizada es una herramienta potente para tener bajo control cualquier
situación que se dé en la empresa, para procesar cualquier suceso de forma inmediata, y
para tomar decisiones de forma más rápida y segura.

Por otro lado, estos sistemas llevan consigo la eliminación de barreras entre los distintos
departamentos, pues la información se concentra en un único lugar y fluye por toda la
empresa por igual.

En estos sistemas se aprecian diferencias en el servicio según su aplicación, específicos

para ejecutivos (eis) y sistemas modulares funcionales (McLeod, 2000) (entre ellos se
encuentran los erp más populares, como Dynamics Navision Oracle y sap), que afectan a
las operaciones de la organización: los módulos incluyen todas las áreas funcionales que
se agrupan en los siguientes sistemas:

• Sistema de información de marketing.

• Sistema de información de producción y fabricación.
• Sistema de información financiero y administrativo.
• Sistema de información de recursos humanos.
• Sistema de información de recursos de la información.

23
 Estos sistemas se caracterizan por estar relacionados entre sí a través de la base de datos
corporativa de la empresa (bdc) y los diferentes sistemas de tratamiento de datos (bases
de datos específicas para un módulo).

Marketing necesita datos de fabricación y viceversa para obtener mejoras en la

calidad, mayor cumplimiento en los plazos de los pedidos, etc..

Esta circunstancia obliga a tener en cuenta las relaciones que existen entre las distintas
áreas de la empresa cuando se diseña el sistema de información en la misma y se
identifican las funciones que comparten datos y decisiones conjuntas, dando lugar a
sinergias en las operaciones de cada función.

La estructura de los sistemas de información funcionales es similar respecto al flujo de

datos. Aparecen unos subsistemas de entrada y recolección de datos que se almacenan
en la base de datos corporativa y unos subsistemas de salida que ofrecen la información a
los usuarios.

En el momento actual los sistemas de información funcionales se construyen alrededor de

la base de datos de la empresa, o base de datos corporativa (bcd), donde se centraliza
toda la información de la misma y se distribuye a las distintas áreas funcionales para
coordinar la estrategia empresarial.

Los subsistemas de recogida de datos que aparecen en las áreas funcionales entran
directamente a integrarse en la base de datos corporativa, dando lugar a una mejor gestión
de los recursos de información al poder ser compartidos por las demás áreas.

Cada sistema, a su vez, se adecúa a las necesidades de información y procesamiento de

las actividades que intenta gestionar. A continuación se presentan las principales
tendencias de cada área funcional.

A. EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE MARKETING

El área de marketing está en relación constante con el entorno, para dar mayor
satisfacción a los usuarios. Se articula alrededor de la bdc, y los datos propios de que
dispone el área, junto con el subsistema de inteligencia de marketing, que realiza un
estudio e investigación del mercado de forma continuada y capta las necesidades de los
usuarios.

La investigación de mercados trabaja con datos subjetivos y cualitativos (opiniones de los

consumidores del producto o satisfacciones), lo cual siempre supone una barrera para el

24
 procesamiento y análisis, creando problemas en el momento de tratar estos datos para
obtener resultados óptimos.

1) Subsistemas de entrada: Están orientados a la consecución de la información necesaria

para adoptar las decisiones de marketing, los datos provienen de la base de datos
corporativa de la empresa (estrategia, necesidades...), los subsistemas propios de
recogida de datos del área (precios, clientes, modelos...) y el subsistema de inteligencia
utilizado (informes de rechazos, estudios e investigación de mercados...).

Los principales recursos que utiliza son:

DATA MINING. Es un sistema que analiza la información de manera multidimensional y
que se utiliza para predecir futuras tendencias y comportamientos, permite tomar
decisiones proactivas a través de sistemas de información conductores de conocimiento
experto (knowledge-driven).
DATA WAREHOUSE. Concentra toda la información en una sola fuente integrada, una
base de datos integrada en el área de marketing que recoge el enfoque de los clientes
(preferencias de compra, ciclos, cantidad...) y ayuda a tomar decisiones como qué
productos hay que retirar, adecuar el producto al perfil del cliente, identificar frustraciones
y oportunidades...

2) Subsistemas de salida: Cada subsistema utiliza programas adaptados a sus

características, que permiten obtener información y resultados para analizar y elaborar
informes, simulaciones, escenarios, etc., adecuados a las necesidades del usuario. Su fin
es integrar las técnicas de información punteras para proveer al marketing de las técnicas
y la capacidad de funcionamiento para diseñar, probar e implantar nuevos productos y
servicios.

SUBSISTEMA DE PRODUCTO Desarrolla las estrategias y tácticas adecuadas a cada

fase del ciclo de vida del producto y nuevos productos, utilizando los modelos de
evaluación de productos nuevos, el trato con los agentes externos a la empresa; nos da
información que se puede procesar con diversos programas para mejorar la eficacia de
los productos o crear otros nuevos (Customer Relationship Management –crm–).
SUBSISTEMA DE PROMOCIÓN Es un área donde resulta complicado utilizar sistemas
de información. Suele aplicarse en las comunicaciones de los vendedores para consultar
datos (precios, almacén...), introducir datos (pedidos, consultas...), e introducir informes,
utilizando para ello los portátiles, pocket pc, móviles, etc.

25
 SUBSISTEMA DE DISTRIBUCIÓN Los canales de distribución de una empresa son un
instrumento estratégico que debemos valorar a través del marketing mix, pues le permite
ofrecer productos integrados o complementarios u ofrecer distintos productos. La
importancia del canal de distribución queda reflejada en la integración de los sistemas de
información de los SI de proveedores y clientes. Los sistemas enfocados en la cadena de
valor se conocen como Supply Chain Management o sistemas de gestión de la cadena
de suministros.
SUBSISTEMA DE PRECIOS La empresa debe utilizar diferentes sistemas según fije el
precio. Si la empresa fija sus precios en función de sus costes, el TPS (sistemas de
procesamiento de transacciones) nos da información exacta para su cálculo por medio de
programas de análisis de coste-beneficio, pero cuando el precio está basado en la
demanda (discriminación de precios en función del cliente, volumen, país...) o en la
competencia (precio de lanzamiento o penetración) debemos acudir al mis.

B. SISTEMA DE INFORMACIÓN DE FABRICACIÓN

El uso de ordenadores en el área de producción se considera como un recurso

fundamental en todas las actividades que se desarrollan desde el almacén hasta la salida y
diseño del producto.

La informatización y programación de los procesos productivos ha dado lugar a una mejora

en la eficiencia, tanto en los rendimientos (acortar el tiempo de producción, menores
rechazos, adecuar la producción al pedido, etc.) como en la reducción significativa de los
costes, por el mejor ajuste de los inputs al producto, y en la entrega a tiempo, obteniendo
mayor satisfacción del cliente.

Este menor uso de recursos, adecuación de la producción a la demanda y reducción en

coste, han dado como resultado un significativo incremento de la productividad.

1) Los subsistemas de entrada

Recogen las necesidades de información de la planificación estratégica (Enterprise
Resource Planning –erp–), datos internos (información contable de costes y de ingeniería
industrial), mientras que el subsistema de inteligencia de fabricación recoge las
necesidades, tendencias, etc., de proveedores, mano de obra, maquinaria, tecnología,
componentes y materiales.

26
 La conexión a través de redes informáticas entre la empresa y sus proveedores, da lugar a
un mejor control de las existencias y una producción enfocada a la demanda, lo cual
permite economías de escala en logística y almacén.

Estos sistemas permiten un feed-back continuo y una adaptación mayor a la estrategia

empresarial, tanto en eficacia (consecución de los objetivos) como en el uso eficiente de
los recursos disponibles.

2) Los subsistemas de salida

Subsistema de producción El uso de los programas de producción y asignación de
recursos asistidos por ordenador, se ha generalizado en las empresas por medio de
modelos matemáticos informatizados, de los que cabe destacar el diseño asistido por
computador (cad), la ingeniería asistida por computador (cae), así como la robótica (ir –
industrial robots–), que permiten reducir los costos con un alto grado de calidad y precisión.
También aparecen técnicas de gestión informatizadas para la gestión de proyectos,
centradas en la creación de presupuestos y planificación de actividades con los recursos
disponibles (distintos modelos de planificación, programación lineal, pert, modelos de
asignación de recursos...).
Subsistema de inventarios Los sistemas de información aplicados a los inventarios han
tenido un gran desarrollo en los últimos años, reduciendo su coste de mantenimiento de
forma eficaz. El modelo de planificación de necesidades de materiales (mrp) desarrolla
para la producción de productos más o menos estandarizados, aplicando un calendario de
actividades que descomponga las necesidades de materiales en función del tiempo y del
puesto de trabajo.
El modelo de planificación de recursos productivos (mrp ii) da lugar a un uso eficiente de
estos recursos, mejora la planificación de prioridades y la coordinación entre
departamentos, ofreciendo una información imprescindible para la toma de decisiones de la
gerencia.
También se ha avanzado en la informatización del sistema justo a tiempo (jit), que
mantiene el flujo de materiales necesarios en cada fase del proceso, evitando costes de
almacén innecesarios.
Las técnicas mrp se pueden combinar con la planificación de la producción, donde se
establece el plan maestro de producción para optimizar los costes de producción (Master
Production Schedule o mps).
La automatización de los procesos de tiempo continuo en la gestión de almacenes, con
programas de software de gestión de almacenes (sga), representan un elemento básico
como herramienta de control y reducción de costes.
Subsistema de calidad
Cabe destacar la gran importancia de la administración de la calidad total (tqm), donde es
el cliente quien define la calidad deseada, y la empresa debe facilitarla, con una implicación
directa de la gerencia y de todos los estamentos. El objetivo tqm es «cero defectos», para
ello se utilizan sistemas informáticos que previenen y detectan la aparición de defectos en
el producto.
Subsistema de costos
Se utiliza para mantener controlados los costes del proceso productivo. Permite estudiar
quiénes participan y cuánto aporta a las tareas cada elemento de la empresa (costes
hora/máquina, costes hora/hombre, etc.), utilizando estándares de desempeño y un
sistema que informe de los detalles de las desviaciones de las actividades que se realizan
(feed-back) de forma automática.
C. EL SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO

La función financiera en la empresa es la encargada de buscar los recursos económicos

necesarios para poder realizar los objetivos de la empresa, por ello es una función básica
de la gerencia conocer cuál es el presupuesto disponible para ejecutar la estrategia.

27
 La administración de los recursos se realiza en todos los departamentos, y estas unidades
administrativas se relacionan con la administración general de la empresa, donde se
centralizan las operaciones.

1) Los subsistemas de entrada

Subsistema de contabilidad
Los datos de las actividades de la empresa se recogen a través de programas de gestión
contable de forma automática y ordenada, según la ejecución de las acciones, indicando su
coste monetario. Estas herramientas de gestión administrativa se encargan de recoger la
información desde el momento que entra en la empresa (pedidos) hasta su salida y
entrega, realizando todos los trámites necesarios, como facturación, contabilidad de la
factura, asignación de crédito al cliente, etc.
Existe en el mercado gran variedad de programas para el sistema contable. La mayoría ya
permiten realizar informes que sirven para analizar la situación de la empresa (programas
de análisis de balance) con subsistemas explicativos realizados por expertos en búsqueda
de posibles soluciones.
Subsistema de control interno
La empresa necesita controles internos para darse cuenta de los problemas y desviaciones
respecto a los objetivos establecidos (auditoría interna), y externos (auditoría externa) para
que de forma objetiva se puedan detectar los problemas financieros y operativos (un
programa muy utilizado es el Audit System/2, que permite analizar los datos y es
compatible con todos los programas de Microsoft).
El control interno es un proceso que realiza la administración para supervisar y evaluar el
riesgo de sus operaciones, y comprobar el nivel de eficacia y eficiencia operacional
desarrollado, el cumplimiento contable de la información financiera, las auditorías de
calidad y el ajuste a la normativa legal imperante.
El control externo obliga a un seguimiento del entorno global y competitivo para adaptarse
continuamente al mercado (sistemas de vigilancia del entorno).
Subsistema de herramientas de gestión
Se entiende que las herramientas de gestión son todos los sistemas, aplicaciones,
controles, soluciones de cálculo, metodología, etc., que ayudan a la gestión de una
empresa en los siguientes aspectos generales:
o Herramientas para el registro de datos en cualquier departamento empresarial.
o Herramientas para el control y mejora de los procesos empresariales.

28
 o Herramientas para la consolidación de datos y toma de decisiones.

Otra herramienta de gestión es la aplicación «gestión de portafolios de proyectos»,

utilizada en la empresa para analizar cada proyecto y ver su encaje en la estrategia.

2) Los subsistemas de salida

Subsistema de previsiones
La gerencia debe establecer previsiones para las necesidades financieras que se van
generando en la empresa. Estas decisiones son semiestructuradas o no estructuradas, por
lo que necesitamos un sistema DSS para su análisis.
La utilización de modelos estadísticos y econométricos para elaborar pronósticos facilita su
aplicación informática. Se pueden utilizar proyecciones basadas en series temporales,
como el uso de simuladores o inferencia, regresión, etc., para la toma de decisiones.
Los modelos cualitativos son más difíciles de elaborar, como el consenso de panel (reunión
de expertos en la materia), o el método Delphi (preguntar a distintos expertos para que
ofrezcan soluciones), pero sí se pueden modelizar los cuestionarios, y sus respuestas,
incluyéndolas dentro de un programa (programas expertos bes –Bussines expert system–).
Subsistema de administración de fondos
Sirve para realizar el seguimiento de los flujos monetarios de la empresa y su posible
inferencia sobre los mismos, y ofrece la posibilidad de realizar distintas alternativas ante
cualquier problema o desviación que se presente.
Con hojas de cálculo electrónicas podemos realizar el seguimiento de las necesidades
presupuestadas para las magnitudes de ventas (ajustar producción a ventas) a lo largo de
todo su recorrido por las distintas áreas funcionales. Al ser un seguimiento de una
magnitud, se pueden prever con bastante antelación las posibles necesidades, ya sean
temporales (campañas de temporada), o necesidades de promoción y publicidad a lo largo
de la temporada.
También permite obtener información para la búsqueda de recursos financieros que
agilicen el flujo del dinero, recogiendo datos bancarios, de la bolsa, del gobierno, etc. Por
ello necesita de información muy diversa y de distintas figuras; para realizar su seguimiento
utiliza sistemas de rastrear datos como el Datastream Information Services. Estos
rastreadores, los ofrecen compañías dedicadas a la recogida de información específica y
se ofrecen a la empresa bajo una suscripción que actualiza los datos puntualmente.
Subsistema de control
Es uno de los aspectos más importantes para la empresa, representa las previsiones
realizadas para ejecutar la estrategia a través de un presupuesto operativo correspondiente
a un año fiscal y su ejecución. El seguimiento del presupuesto o su función de
retroalimentación se plasma en:
o Informes de presupuesto. Se pueden normalizar de forma estadística desde el punto
de vista del ejecutivo para que facilite la toma de decisiones correctoras.
o Relaciones de desempeño de tareas, donde por medio de ratios o coeficientes, mide
el grado de ejecución de las operaciones, utilizando el estudio continuado del
circulante y la rotación de inventarios principalmente.
Este seguimiento puede ser informatizado por diferentes programas existentes en el
mercado.
Subsistema de servicios
El sistema de administración y financiero es el que mayor número de servicios otorga a la
gerencia de la empresa; utiliza para ello las herramientas de gestión que generan
resúmenes e informes de forma continua, facilitando el seguimiento y el posicionamiento
de la empresa en todo momento.
Estos servicios también están enfocados hacia el exterior, al ofrecer en los formatos
deseados la información para nuestros clientes, proveedores, bancos, Hacienda, etc., en el
lugar y tiempo requeridos.

D. EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

29
 El área de recursos humanos se encarga de buscar empleados que se ajusten tanto a la
actividad que los requiere como a la filosofía de la empresa, así como crear una bolsa de
trabajadores por especialidades que se adecúen a las necesidades futuras, en función de
los proyectos que vaya a desempeñar la empresa.
El grado de sofisticación del sistema depende de las técnicas de gestión en rrhh
empleadas. Si se desea implantar un sistema de gestión por competencias, la aplicación
de estas herramientas indica el grado de optimización y rendimiento alcanzado,mejorando
la productividad.
Otra tarea que realizan es la tramitación de contratos y bajas que se realizan en la
empresa, así como la gestión de las prestaciones del trabajador (bajas, maternidad,
vacaciones, nóminas...).

1) Subsistemas de entrada
La base de datos corporativa ofrece los datos para calcular las nóminas, ilt (incapacidad
laboral transitoria), cuotas de la Seguridad Social, etc., según la legislación vigente.
Las necesidades de búsqueda de nuevos empleados que se adapten a la organización
buscando el perfil óptimo a las habilidades que se requieren, se realiza por el subsistema
de investigación de recursos humanos. Este subsistema también se encarga de la
amortización de puestos de trabajo y de tener previsto cubrir las vacantes que se vayan a
producir y, por último, recoge las quejas de los empleados y analiza sus razones.
Se revisan de forma continuada los perfiles recogidos en la estrategia y, además, se
comparan los perfiles individuales de los aspirantes con el nivel de adaptabilidad requerido
en la organización.
El subsistema de inteligencia en el departamento de recursos humanos se encarga de
recoger la normativa aplicable al sector, las relaciones con el comité de empresa y
sindicatos, buscar proveedores de mano de obra (universidades, institutos de formación
profesional, bolsas de empleo, etc.) y las necesidades sociales que estos generan, y
también se encarga de vigilar qué relaciones tienen los competidores con sus empleados.
La estrategia de búsqueda de recursos humanos (Strategic Human Resource Management
–shrm–) sostiene que los sistemas de políticas y prácticas de hr poseen una correlación
positiva con los resultados de la empresa (Chadwick, 1997).

30
 La empresa utiliza programas de shrm como input del sistema de rrhh y pueden ser:

Estructurados, que vienen dentro del módulo de la planificación dentro del software erp y
sobre ellos se construye la función estratégica, como el software utilizado por sap-r3, que
posee los siguientes módulos de gestión de recursos humanos: sap hr pa (gestión de
personal), sap hr pt (gestión de tiempos), sap hr os (gestión de organización), sap hr py
(nóminas), sap hr pe (gestión de formación), sap hr pd (desarrollo de personal), sap hr rc
(selección).
Adaptables, enfocados a la gestión estratégica de rrhh, en función de variables que giran
alrededor del perfil profesional, evaluación e identificación de habilidades, potencial,
competencias, autogestión del empleado...

2) Subsistemas de salida
Subsistemas de planificación, reclutamiento y administración de la fuerza de trabajo
Tratan de identificar las necesidades de personal en función de los proyectos y objetivos
que desarrollará la empresa, analizando los procesos y elaborando el organigrama más
adecuado a cada uno. Una vez detectadas las necesidades, se realiza el reclutamiento a
través de ofertas de empleo en medios de comunicación, bolsas de trabajo etc., o
buscando en la propia base de datos de la empresa.
Utiliza programas adaptables de desarrollo del personal y gestión del desempeño (por
competencias, por conductas, cuadro de sucesiones...), para la selección de candidatos y
previsión de necesidades.
La administración de la fuerza de trabajo se encarga del seguimiento de los empleados en
la empresa para una mejor reubicación según sus capacidades o promoción en la
empresa.
Subsistemas de remuneración Son programas que tratan de la retribución salarial a los
empleados, subsistemas fáciles de automatizar y que recogen todos los derechos del
trabajador en su nómina (antigüedad, horas extras, etc.), y junto con el subsistema de
prestaciones realizadas, complementa el resultado de la compensación.
Además, para mejorar la satisfacción del empleado y que este se sienta a gusto en la
empresa, aparecen los planes de pensiones, premios y regalos, gratificaciones
extraordinarias, guarderías, etc., esto sirve para fidelizar al trabajador, dándole un sentido
de pertenencia a la empresa.
Subsistema legislativo Se dedica a proporcionar a la gerencia información sobre la
evolución de las normativas de empleo gubernamentales y de la compañía, para obtener
beneficios fiscales o laborales (deducciones, exenciones, subvenciones, etc.).
Estos subsistemas son básicos en la internacionalización de la empresa, debido a las
diferentes normativas jurídicas de cada país en materia laboral. Ayudan a la decisión de
qué tipo de modelo de expansión se utiliza en un área geográfica determinada.
Subsistemas integrados de aplicaciones Las aplicaciones informáticas más comunes
que utilizan las empresas se establecen en los subsistemas de compensación y
prestaciones, donde hay una gran variedad de software en el mercado, adaptado a los
sectores y tamaño de las empresas. En los demás subsistemas la informatización es
menor debido a los diferentes perfiles del puesto de trabajo. Hoy en día existen muchos
programas que facilitan la tarea del departamento de recursos humanos.

Las aplicaciones informáticas más utilizadas son modulares, como sao hr y Navision de
Microsoft, sage, oracle..., estas aplicaciones abarcan de forma integrada todas las áreas de
la empresa, como por ejemplo, el sistema de gestión sap-r3, que posee los siguientes
módulos:

Área financiera: ac (contabilidad financiera y general), co (controlling), im (gestión de

inversiones), ps (sistema de proyectos), Área de logística módulos lo, Área comercial
módulos sd (gestión comercial), mm (gestión de materiales), qm (calidad), cs (servicio al
cliente), pp (planificación de la producción), Área de recursos humanos rh.

31
E. EL SISTEMA DE RECURSOS DE INFORMACIÓN
Es una de las áreas que más se ha desarrollado en los últimos tiempos debido a la
importancia que tiene el manejo de información en las organizaciones, bien sea para
reducir costes, obtener ventajas competitivas o adaptarse a la estructura del sector.
Para la correcta organización y gestión de los recursos informáticos, debe integrar a los
ejecutivos de la empresa, analistas de sistemas, programadores, administradores de
bases, especialistas en redes y ejecutores de tareas.

1) Los subsistemas de entrada

La gestión de la capacidad de las ti es uno de los principales objetivos para prever la
capacidad de los sistemas de información y las ti utilizadas, y comprobar que su
funcionalidad se adecúa a las necesidades actuales y futuras de la empresa conociendo el
coste soportado.
Esta gestión de la capacidad está encaminada a la gestión de la capacidad de negocio,
gestión de la capacidad del servicio y gestión de la capacidad de los componentes
(conocido como gestión de la capacidad de los recursos).
Para realizar la investigación de sistemas de gestión en tecnologías de la información
existe un método que actúa sobre los requerimientos de la gestión estratégica, financiera y
el procesamiento de las operaciones de manera integrada, el Information Technology
Infrastructure Library (itil).
2) Los subsistemas de salida o diseminación de la información
Subsistemas de infraestructuras
Este subsistema es el encargado de gestionar los recursos materiales en ti que posee la
empresa, unificando la administración del hardware en redes, recursos informáticos,
telemáticos y servidores web, así como su localización, realizando una gestión del conjunto
de los servicios de los sistemas críticos de la misma. La correcta gestión de estas
infraestructuras nos permite optimizar los recursos en ti. De esta forma, los sistemas pasan
de ser un coste añadido para el negocio a un servicio fundamental para el crecimiento
continuado de los mismos, al ofrecer un número muy elevado de facilidades para la
consecución de los objetivos.
Subsistemas de software
Describe los programas informáticos que existen en la empresa, cuál es el nivel de
actualización de los mismos y sus necesidades, dónde están situados, las distintas

32
 aplicaciones informáticas que se utilizan, cómo comunicarse con la base de datos, y esto
se realiza, generalmente, a través de informes periódicos que se distribuyen a los usuarios.
La información sobre nuevas aplicaciones y actualizaciones de los programas proviene de
sistemas de gestión en tecnologías de la información y necesidades de los usuarios.
Subsistemas de servicios al usuario
Indica los responsables del subsistema de recursos de información, y los especialistas de
programación, y analistas y diseñadores de sistemas, para ofrecer a los usuarios
información sobre el uso de las diferentes herramientas o programas de software a los
usuarios.
Trata que el usuario tenga acceso a los servicios que se necesitan y solucionar los
problemas e incidencias que tengan, recoge las preferencias de presentación de datos y su
configuración realizando encuestas de satisfacción sobre los soportes utilizados.
Se dedican a la formación de los operarios y a promover el grado de compromiso de los
mismos, con una mejora continua en los procedimientos para incentivar e involucrar a los
usuarios en la cultura de la empresa.
Intenta anticipar las herramientas necesarias que mejoren la eficiencia y eficacia de los
usuarios en el software utilizado y sus conexiones en red.
Subsistemas de gestión de seguridad
La seguridad se refiere a las políticas, procedimientos y técnicas usadas para evitar
accesos no autorizados, y la alteración, robo o daño físico al sistema. Salvaguarda el
hardware, software, redes de telecomunicaciones y datos (Laudon y Laudon, 2008).
Los datos solicitados a la base de datos corporativa, tienen una serie de procedimientos
para discriminar a los usuarios y qué datos se consultan, en función de qué órdenes
realizan estas consultas. La bdc se estructura según las necesidades de los usuarios a los
cuales va dirigida; se pueden ofrecer de forma general o se restringe a usuarios no
deseados.
Se deben realizar planes y políticas de seguridad, la implantación de estas medidas y el
seguimiento y control de las mismas se realiza a través de auditorías de seguridad, para
poder identificar su calidad de servicio y la vulnerabilidad de la red utilizada.
Los ataques informáticos que recibe la empresa deben estar controlados en todo momento,
creando barreras de acceso, y evitar así posibles pérdidas de horas trabajadas por caída
de la red.
Subsistemas de auditoría
Auditoría se encarga de ofrecer el estado actualizado del hardware y software, y los
recursos humanos disponibles a los directivos encargados de planificar la estrategia de la
empresa, para mejorar la calidad de la información disponible y su mantenimiento, y la
seguridad. Para ello realiza un control continuado de los equipos y programas frente a las
necesidades y estrategias de la organización. Así, la reducción de los costes a medio y
largo plazo, un control sobre los cambios y la evolución de la plataforma y los servicios,
una mayor flexibilidad y eficiencia de procesos (mejorar el tiempo de entrega de productos
al mercado –time-to-market–, seguimiento de la distribución, etc.), y la adecuación de los
objetivos de ti a los del negocio, dando como resultado una mejor calidad y funcionalidad
de los servicios informáticos para minimizar los riesgos, y reducir errores y
disfuncionalidades de los equipos y software.

2.5. SÍNTESIS DE UNA ESTRUCTURA DE UN SIG.

Estructura de los sistemas de información

Whitten, Bentley y Barlow proponen un modelo basado en cinco bloques elementales para
definir un sistema de información, personas, actividades, datos, redes y tecnología:

Personas: Engloba a los propietarios del sistema (entendiendo como tales aquellas
personas que patrocinan y promueven el desarrollo de los sistemas de información), a
los usuarios (directivos ejecutivos, directivos medios, jefes de equipo, personal
administrativo) a los diseñadores y a los que implementan el sistema.

33
 Datos: constituyen la materia prima empleada para crear información útil.
Actividades: se incluyen las actividades (procesos) que se llevan a cabo en la empresa
y las actividades y las actividades de proceso de datos y generación de información que
sirven de soporte a las primeras
Redes: se analiza la descentralización de la empresa y la distribución de los restantes
bloques elementales en los lugares más útiles (centros de producción, oficinas,
delegaciones) así como la comunicación y coordinación de dichos lugares
Tecnología: Hace referencia tanto al hardware como al software que sirven de apoyo a
los restantes bloques integrantes del sistema de información.

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Sistema de procesamiento de transacciones (TPS) transaction processing system: Es

un sistema básico de contabilidad y mantenimiento de registros que hace un seguimiento
de las transacciones diarias rutinarias necesarias para dirigir el negocio.
Sistema de información interorganizacional (IOS): Utiliza la tecnología de las redes
para facilitar la comunicación entre la empresa y sus proveedores, clientes y otras
empresas.
Sistema de gestión de la información (MIS) management information system: Le ofrece
a un director la información que necesita para tomar decisiones, normalmente decisiones
estructuradas, independientemente de las actividades funcionales de la empresa
Sistema de soporte a la decisión (DSS) decisión support system: Ayuda a un director a
tomar decisiones semiestructuradas, como la planificación de un presupuesto y la
previsión de ventas, y decisiones no estructuradas, como el desarrollo de un nuevo
producto y la negociación de un contrato
Sistema de soporte a la decisión en grupo (GDSS) group decisión support system:
Está diseñado para mejorar la productividad de las reuniones de toma de decisiones,
mejorando las dinámicas de trabajo en colaboración.
Sistema de información geográfica (EIS) executive information system: Combina
características del MIS y de DSS para soportar la toma de decisiones no estructurada por
parte de los directores superiores.
Sistemas Expertos (ES) expert system: Soportan la toma de decisiones ofreciendo a los
directores acceso al conocimiento experto computarizado.

PROCESO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

El propósito global de los sistemas de información es ayudar a los empleados de una

empresa a obtener y a utilizar la información, a comunicarse con otras personas dentro y
fuera de la empresa y tomar decisiones eficaces.

Un sistema de información realiza las funciones de entrada, procesamiento y salida e

incluye funciones de retroalimentación y control.

La salida de un sistema de información es un producto de información de alguna

clase, por ejemplo un informe o algún otro tipo de documento.
La entrada de un sistema de información son los datos, o hechos, acerca de los
subsistemas de la empresa u otros sistemas del entorno, como las descripciones de
las necesidades del cliente, los materiales comprobados y las transacciones de
ventas.
La función de procesamiento organiza y ordena los datos de forma que las
personas puedan entender y utilizar. Un sistema de información también tiene una
función de almacenamiento para guardar datos y productos de información para un
uso futuro.

34
 La función de control asegura que las salidas del producto de información son de
alta calidad y que son útiles para los usuarios de información para resolver
problemas y tomar decisiones.

PROCESOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

Loa sistemas de información en las organizaciones capturan y administran datos para

producir información útil que respalda a la misma organización y sus empleado, clientes,
proveedores y socios. Muchas organizaciones consideran que los sistemas de información
son esenciales para su capacidad de competir u obtener una ventaja competitiva.
Ventajas y beneficios de los sistemas de información

Aumento de la utilidad
Reducción de los costos
Aumento en la participación del mercado
Mejora en las relaciones con los clientes
Aumento en la eficiencia
Mejor toma de decisiones
Mejor cumplimento de la normatividad
Menos errores
Mejor seguridad
Mayor capacidad

35
3. Un sistema de computación. Semana 6,7 y 8
3.1. Un sistema de computación.

Un sistema de cómputo se define como un conjunto de elementos organizados que

interactúan unos con otros para lograr ciertos objetivos operando sobre la información.
Estos elementos son componentes físicos (hardware), los programas (software), los datos
y los usuarios. Todos estos componentes son importantes y cada uno de ellos juega un
papel fundamental para el correcto funcionamiento del sistema.

HARDWARE.-Son los componentes físicos y tangibles es decir, las partes que se pueden
ver y tocar. Incluye la torre de control, dispositivos de entrada, almacenamiento y salida
SOFTWARE.- Son los componentes lógicos e intangibles; son los programas que le
indican al hardware las tareas que debe ejecutar. Estos programas permiten operar la
computadora, configurar los dispositivos y realizar aplicaciones específicas, como el
procesador de textos.

3.2. Representación de datos para los computadores.

Para entender la manera en que las computadoras procesan datos, es importante conocer
cómo la computadora representa los datos.

Las personas se comunican a través del habla combinando palabras en oraciones. El habla
humana es análoga porque utiliza señales continuas que varían en fortaleza y calidad.

Las computadoras son digitales, pues reconocen solo dos estados: encendido (on) y
apagado (off). Esto es así porque las computadoras son equipos electrónicos que utilizan
electricidad, que también tiene solo dos estados: on y off.

Los dos dígitos 0 y 1 pueden fácilmente representar estos dos estados.

El dígito cero representa el estado electrónico apagado (la ausencia de carga
electrónica).
El dígito uno representa el estado electrónico encendido (presencia de carga electrónica).

El sistema binario es un sistema numérico que tiene tan solo dos dígitos, 0 y 1, llamados
bits.

Un bit (binary digit) es la unidad de datos más pequeña que la computadora puede
representar. Por sí solo, un bit no es muy informativo.

36
 Cuando ocho bits se agrupan como una unidad, forman un byte. El byte es informativo
porque provee suficientes combinaciones diferentes de 0 y 1 para representar 256
caracteres individuales.

BITE: A cada carácter le corresponde cierto número de bits, y Byte es el número de bits
necesarios para almacenar un carácter

Byte se utiliza como sinónimo de 8 bits u octeto.

La capacidad de almacenamiento (computador, soporte de información) se mide en bytes.

Byte es una unidad relativamente pequeña

Se utiliza múltiplos:
1 Kilobyte = 1KB = 210 bytes = 1024 bytes =210 bytes
1 Megabyte = 1MB = 210 Kb = 1048576 bytes =220 bytes
1 Gigabyte = 1GB = 210 Mb = 1073741824 bytes =230 bytes
1 Terabyte = 1TB = 210 Gb = 1099511627776 bytes =240 bytes
1 Pentabyte = 1PB = 210 Tb = 11258999906842624 bytes =250 bytes.
1 Exabyte = 1EB = 210 Pb = 11258999906842624 bytes =260 bytes.
1 Zetabyte? 1 Yottabyte?

Esos caracteres incluyen números, letras mayúsculas y minúsculas, signos de puntuación

y otros.

Las combinaciones de 0 y 1 que representan caracteres son definidas por patrones

llamados esquemas de códigos (coding scheme). Esquemas de códigos populares son:

1. ASCII – American Standard Code for Information Interchange – es el sistema de

código para representar datos que más se utiliza. La mayoría de las computadoras
personales y servidores mid-range utilizan el esquema de código ASCII.

2. EBCDIC – Extended Binary Coded Decimal Interchange Code – es utilizado

principalmente en computadoras mainframe.

3. Unicode – es el único esquema de código capaz de representar todos los lenguajes del
mundo actual. Se desarrolló precisamente porque el ASCII y el EBCDIC no eran
suficientes para representar lenguajes para alfabetos diferentes al inglés o Europeo,
como los asiáticos y otros.

3.3. Microelectrónica.

La Microelectrónica es la aplicación de la ingeniería electrónica a componentes y circuitos

de dimensiones muy pequeñas, microscópicas y hasta el nivel molecular para producir
dispositivos y equipos electrónicos de dimensiones reducidas pero altamente funcionales.

Claros ejemplos de los alcances actuales de la tecnología microelectrónica son el teléfono

celular, microprocesadores de la CPU y las computadoras.

La microelectrónica ha proyectado soluciones para empresas de múltiples ramos, y ha

realizado programas informáticos de telecomunicaciones, base de datos, seguridad,
videoconferencias en tiempo real, soluciones WEB.

La fabricación de circuitos integrados es el proceso mediante el cual se crean circuitos

integrados, presentes hoy día en todos los dispositivos electrónicos. Es un proceso

37
 complejo y en el que intervienen numerosas etapas de fotolitografía y procesado químico,
durante las cuales los circuitos se generan sobre una oblea hecha de materiales
puramente semiconductores. Para ello se emplea mayoritariamente el silicio, aunque
también se usan semiconductores compuestos para aplicaciones específicas, como el
arseniuro de galio.

Los dispositivos integrados pueden ser tanto analógicos como digitales.

3.4. Instruyendo al computador.

Los programas o software son elementos intangibles o lógicos que posibilitan que la computadora
realice todos los procesos, transformándola la herramienta por excelencia del siglo XXI para los
negocios, las comunicaciones y en general para casi cualquier actividad del ser humano.
El software es una parte indispensable para el funcionamiento de la computadora. Está formado
por un conjunto de instrucciones y datos que nos permiten aprovechar las capacidades que tiene la
computadora para ayudarnos en la solución de problemas.
De esta manera, el software tiene diferentes funciones:

Administrar los recursos o medios de la computadora.

Proporciona herramientas para usar eficientemente estos recursos.
Actúa como enlace entre el usuario y la computadora.

El concepto de software se refiere a los programas, datos introducciones que necesita la

computadora para procesar la información. Por ello el software se clasifica en tres grupos,
dependiendo de los objetivos para los que haya sido creado: software de sistemas, de
programación, y de aplicación.

38
3.5. Punto de vista del usuario de un sistema de computación.

Desde el punto de vista funcional, se puede definir la computación Cliente/Servidor como

una arquitectura distribuida que permite a los usuarios finales obtener acceso a la
información en forma transparente aún en entornos multiplataforma.

En el modelo cliente servidor, el cliente envía un mensaje solicitando un determinado

servicio a un servidor (hace una petición), y este envía uno o varios mensajes con la
respuesta (provee el servicio). En un sistema distribuido cada máquina puede cumplir el rol
de servidor para algunas tareas y el rol de cliente para otras.

La idea es tratar a una computadora como un instrumento, que por sí sola pueda realizar
muchas tareas, pero con la consideración de que realice aquellas que son más adecuadas a
sus características. Si esto se aplica tanto a clientes como servidores se entiende que la
forma más estándar de aplicación y uso de sistemas Cliente/Servidor es mediante la
explotación de las PC’s a través de interfaces gráficas de usuario; mientras que la
administración de datos y su seguridad e integridad se deja a cargo de computadoras
centrales tipo mainframe.

Usualmente la mayoría del trabajo pesado se hace en el proceso llamado servidor y el o los
procesos cliente sólo se ocupan de la interacción con el usuario (aunque esto puede variar).
En otras palabras la arquitectura Cliente/Servidor es una extensión de programación
modular en la que la base fundamental es separar una gran pieza de software en módulos
con el fin de hacer más fácil el desarrollo y mejorar su mantenimiento.

A. Cliente

El cliente es el proceso que permite al usuario formular los requerimientos y pasarlos al

servidor, se le conoce con el término front-end.

El Cliente normalmente maneja todas las funciones relacionadas con la manipulación y

despliegue de datos, por lo que están desarrollados sobre plataformas que permiten
construir interfaces gráficas de usuario (GUI), además cliente-servidorde acceder a los
servicios distribuidos en cualquier parte de una red.

Las funciones que lleva a cabo el proceso cliente se resumen en los siguientes puntos:

Administrar la interfaz de usuario.

Interactuar con el usuario.
Procesar la lógica de la aplicación y hacer validaciones locales.
Generar requerimientos de bases de datos.
Recibir resultados del servidor.
Formatear resultados.

B. Servidor

Es el proceso encargado de atender a múltiples clientes que hacen peticiones de algún

recurso administrado por él. Al proceso servidor se le conoce con el término back-end.

El servidor normalmente maneja todas las funciones relacionadas con la mayoría de las
reglas del negocio y los recursos de datos.

Las funciones que lleva a cabo el proceso servidor se resumen en los siguientes puntos:

Aceptar los requerimientos de bases de datos que hacen los clientes.

39
 Procesar requerimientos de bases de datos.
Formatear datos para trasmitirlos a los clientes
Procesar la lógica de la aplicación y realizar validaciones a nivel de bases de datos.

Características de la arquitectura Cliente/Servidor

Las características básicas de una arquitectura Cliente/Servidor son:

1. Combinación de un cliente que interactúa con el usuario, y un servidor que interactúa

con los recursos compartidos. El proceso del cliente proporciona la interfaz entre el
usuario y el resto del sistema. El proceso del servidor actúa como un motor de software
que maneja recursos compartidos tales como bases de datos, impresoras, módems,
etc.
2. Las tareas del cliente y del servidor tienen diferentes requerimientos en cuanto a
recursos de cómputo como velocidad del procesador, memoria, velocidad y
capacidades del disco y input-output devices.

Se establece una relación entre procesos distintos, los cuales pueden ser ejecutados en la
misma máquina o en máquinas diferentes distribuidas a lo largo de la red.

Existe una clara distinción de funciones basada en el concepto de “servicio”, que se

establece entre clientes y servidores.
La relación establecida puede ser de muchos a uno, en la que un servidor puede dar
servicio a muchos clientes, regulando su acceso a recursos compartidos.
Los clientes corresponden a procesos activos en cuanto a que son éstos los que
hacen peticiones de servicios a los servidores. Estos últimos tienen un carácter
pasivo ya que esperan las peticiones de los clientes.
No existe otra relación entre clientes y servidores que no sea la que se establece a
través del intercambio de mensajes entre ambos. El mensaje es el mecanismo para
la petición y entrega de solicitudes de servicio.
El ambiente es heterogéneo. La plataforma de hardware y el sistema operativo del
cliente y del servidor no son siempre la misma. Precisamente una de las principales
ventajas de esta arquitectura es la posibilidad de conectar clientes y servidores
independientemente de sus plataformas.
El concepto de escalabilidad tanto horizontal como vertical es aplicable a cualquier
sistema Cliente/Servidor. La escalabilidad horizontal permite agregar más estaciones
de trabajo activas sin afectar significativamente el rendimiento. La escalabilidad
vertical permite mejorar las características del servidor o agregar múltiples
servidores.

3.6. Facilidades de comunicación.

En el pasado, cada una de las redes de la empresa para datos fijos e inalámbricos,
comunicaciones de voz y videoconferencias operaban de manera independiente unas de
otras y el departamento de sistemas de información tenía que administrarlas por separado.

Sin embargo, en la actualidad las firmas pueden mezclar los distintos modos de
comunicación en un solo servicio accesible de manera universal, mediante el uso de la
tecnología de las comunicaciones.

Las comunicaciones unificadas integran canales dispares para comunicaciones de voz,

comunicaciones de datos, mensajería instantánea, correo electrónico y conferencias
electrónicas en una sola experiencia, en donde los usuarios pueden alternar entre los
distintos modos de comunicación sin ningún problema.

40
 La tecnología de presencia muestra si una persona está disponible flujos de trabajo y los
procesos de negocios debido a esta tecnología para poder medir su valor.

Center Point Properties, una de las principales compañías de bienes raíces industriales
del área de Chicago, usó la tecnología de comunicaciones unificadas en la creación de
sitios Web colaborativos para cada uno de sus tratos de bienes raíces. Cada sitio Web
provee un solo punto para acceder a los datos estructurados y no estructurados. La
tecnología de presencia integrada permite a los miembros de un equipo usar el correo
electrónico, la mensajería instantánea, realizar llamadas o videoconferencias con un solo
clic.

EXAMEN PARCIAL Semana 9

CAPACIDAD III: Reconoce adecuadamente los cambios tecnológicos en el campo de la

Contabilidad

TERCERA UNIDAD: Los Sistemas Contables y los cambios tecnológicos

4. Los Sistemas Contables y los cambios tecnológicos Semana 10,11 y 12

4.1. La Contabilidad y los Cambios tecnológicos.

Preguntarse sobre cómo la tecnología ha afectado el trabajo del contador público es

redundante

¿La razón? El desarrollo de la tecnología ha sido inherente al progreso humano y ha

afectado prácticamente todo aspecto de la vida, la profesión contable no quedó fuera de
dicha influencia. Pero si esta pregunta la hubiésemos hecho tan solo treinta años atrás, la
respuesta no sería tan obvia. El cambio que más ha impactado a esta profesión es, sin duda,
la hoja de cálculo electrónica.

La primera hoja de cálculo tomó 20 horas de trabajo semanal de un contador y lo redujo a 15

minutos, haciéndolos mucho más creativos”.

Pero no fue solo un cambio personal, “hacia finales del siglo XX la profesión del contador
tomó una nueva forma. Las computadoras y los softwares de contabilidad han cambiado a
la profesión completamente.

Con programas como Microsoft Excel el contador tiene hojas de cálculo electrónicas. Con el
uso de estas tecnologías el contador puede realizar análisis estadísticos, pronósticos y
cálculos financieros con gran eficiencia.

La tecnología contable ha permitido al contador moverse de un escritorio lleno de papeles

haciendo cálculos de horas, a maneras más dinámicas de manejarse y ha permitido al
contador encontrar nuevos desafíos y mucho más que ofrecer que en el pasado”.

Toda esta combinación de factores y tecnologías generaron dinámicas diferentes y

novedosas para la actividad del contador público, mejorando y facilitando la interacción y el
intercambio de información con el cliente, reduciendo la cantidad de papeles y con ello
disminuyeron los archivos y el tamaño de las oficinas.

41
 El uso de internet y correos electrónicos facilitó aún más el acceso a la información
permitiendo la transmisión de información por email y reduciendo así también la cantidad de
visitas físicas a las oficinas del cliente. A su vez, las memorias externas redujeron el tamaño
de los equipos y el espacio necesario para el almacenaje de información. Junto a esto,
fueron desarrollados softwares de auditoría que hicieron más eficiente el trabajo del auditor y
redujeron el uso del papel.

Estos avances tecnológicos también han contribuido a la reducción y transformación de los

departamentos de contabilidad. En la medida en que las organizaciones disponen de
sistemas de información integrados, reduciendo el tiempo de transcripción de datos y
poniendo sobre la mesa de la gerencia información actualizada de sus operaciones, en esa
misma medida, la contabilidad ha salido de la organización.

Ahora, “llevar la contabilidad” se puede hacer desde afuera, aumentando de esta manera la
posibilidad para más contadores de trabajar en sus propias iniciativas. Muchos son los
contadores que inclusive trabajan desde su propia casa. Las corporaciones en tanto
redujeron el trabajo de contabilización trasladándolo a sitios más económicos y eficientes.

Estos cambios habidos en las corporaciones han convertido al contador en un especialista

financiero aumentado su capacidad para analizar e interpretar datos, mejorando así, la
calidad de la información financiera contenida en los estados financieros de las entidades.

4.2. La Contabilidad como sistema de información.

Un buen sistema de información contable con los subsistemas bien enfocados en el área a
enfatizar como es el financiero, gerencial, de control e incluso el fiscal, permiten que la
implementación de un software tecnológico se realice de forma más eficiente y detallada.

Todos los usuarios internos deben involucrarse en el proceso desde el líder gerencial hasta
el operario de planta ya que todos realizan una parte esencial en la operación de la
compañía, para los usuarios externos es esencial indicar que se hará este proceso de
adaptación tecnológico para así administrar los tiempos de entrega de la información.

Anteriormente los registros de la información se llevaban de forma manual gastando más

tiempo ya que se necesitaba registro de los datos uno a uno y en ocasiones un solo
individuo se involucraba en el proceso.

Ahora, con los sistemas computarizados se minimizan los tiempos de registro y contando
con un grupo de individuos que tienen participación en alguna de las áreas esenciales de
una entidad.

A continuación, se relacionarán las diferencias entre los sistemas manuales que pueden
verse aún en las pequeñas empresas o en las empresas unipersonales o las comúnmente
llamadas “empresas de tienda” y los sistemas computarizados adoptados por algunas
empresas pequeñas (régimen común), medianas y las multinacionales.

a) Similitudes en los sistemas manuales y sistemas computarizados

Se registran los saldos de las cuentas de mayor al iniciar periodo.

Se analizan las transacciones para determinar las cuentas involucradas en la operación.

b) Diferencias entre los sistemas manuales vs. Sistemas computarizados

En uno se registra en forma manual las operaciones en el libro diario de acuerdo a un

orden cronológico mientras que en el segundo se registra las operaciones en la base de

42
 datos en el programa contable, el cual prepara automáticamente el asiento diario
respectivo el cual puede ser impreso en cualquier momento.
En el primero se pasan manualmente los asientos del libro diario a las cuentas del
mayor mientras que en el segundo el software contable realiza los pases del diario al
mayor, automáticamente.
En el primero se determinan los saldos de cada cuenta al final del período, sin ajustar,
mientras que en el segundo se determinan automáticamente los saldos de cada cuenta.
En el primero se realizan los asientos de ajuste y pases al mayor mientras que en el
segundo se realizan los asientos de ajustes y los pases la mayor son realizados
automáticamente.
En el primero se prepara una hoja de trabajo que incluye balance de comprobación
ajustado, estado de resultados, estado de situación y asientos de cierre, mientras que
en el segundo la preparación del balance de comprobación ajustado, estado de
resultados, estado de situación y asientos de cierre es automático.
Se preparan en ambos el balance de comprobación posterior al cierre, con la diferencia
que el segundo se hace de forma automática.

Muchas tareas contables se han visto envueltas en la era de las nuevas tecnologías de la
información y la conectividad apoyando así de manera más eficiente las labores de los
usuarios internos. Sin embargo, muchas de estas herramientas tecnológicas no cumplen en
su totalidad con las exigencias producto de la adopción de las nuevas normas contables del
sistema internacional.

La tecnología trae consigo ventajas y desventajas que son analizadas por los usuarios
internos para la adopción del software ofrecido por el mercado y así poder implementar el
mejor para suplir las necesidades internas.

Ventajas de manejar o adoptar el sistema contable computarizado:

a) Rapidez y oportunidad
b) Volumen de producción
c) Protección contra errores
d) Pases automáticos al mayor
e) Preparación rápida de informes

Desventajas de manejar o adoptar un sistema contable computarizado:

a) Tiempo y esfuerzo en la implementación del mismo

b) Organización en los recursos
c) Costos

4.3. Retos que enfrenta la contabilidad.

Algunos puntos importantes que se buscan a la hora de tener un software contable son:
1) Manejo operativo
2) Control Gerencial
3) Planteamiento Estratégico
4) Recolección, procesamiento, almacenamiento, recuperación y comunicación de la
información contable.
5) Suplir la necesidad dependiendo del usuario y organización.
6) Facilitar las relaciones en el exterior
7) Aumento de productividad
8) Crecimiento
9) Integridad en los datos
10) Confiabilidad

43
 ¿Qué cambios pueden ocurrir en los próximos 10 años?

En cuanto a la contabilidad se espera:

Mayor accesibilidad y disponibilidad de la información del cliente.
Cambio definitivo del rol del contador de compilador de información a analista, consultor
de negocios y procesos. Apoyo al cliente en la toma de decisiones sobre registros,
asuntos fiscales y procesos de negocios.
Eliminación definitiva del papel.
Reducción, transformación o desaparición total de la teneduría de libros (book-keeping).
Desaparición de la oficina física.
Aumento de la contabilidad electrónica para fines fiscales (SAT, México; Medios
Magnéticos, Colombia).

“El mayor cambio será que el contador podrá recibir información de los clientes vía la nube.
De manera similar el contador podrá entregar sus reportes e información financiera vía la
nube. Esto permitirá más tiempo para asesorar al cliente y ayudarlo en desarrollar su
estrategia”.

En relación con la auditoría, se espera que continúe la investigación y desarrollo de

sofisticados sistemas para facilitar la auditoria del futuro. Pero, pareciera que todavía falta
mucho para automatizar totalmente la auditoria ¿Por qué?

Cambios en el tiempo y frecuencia de la auditoría.

Incremento de la educación en tecnología y métodos de análisis.
Adopción de un enfoque de análisis de la población total en vez de muestras y evaluación
de los conceptos de materialidad e independencia.

Los auditores necesitan poseer sustancial capacidad técnica para el análisis, lo cual todavía
no está en los programas de la mayoría de las universidades.

Se prevé un incremento en la capacidad para ejecutar las auditorias de una manera más
eficiente y eficaz. Por ejemplo, haciendo varias auditorias simultáneamente.

En la medida que haya más productos financieros sofisticados se hará virtualmente

imposible auditar sin tecnología. La contabilidad en la nube permitirá ejecutar una auditoría
independientemente de la ubicación.

El aumento de los ERP, permitirá el acceso a bases de datos completas para efectos de la
auditoria. Esto ayudará a modificar el enfoque de los auditores hacia más análisis en vez de
estrechos procedimientos mecánicos.

4.4. Concepto moderno de Contabilidad.

La Contabilidad convencional desarrolló los procedimientos de representación histórica y

sobre ellos propuso sucesivos principios y normas de interpretación con los que el
profesional, en nuestro caso el experto, emite juicios y redacta informes.

La Contabilidad moderna, reelabora la teoría teniendo en cuenta que habrá de hacer frente a
problemas de medida, a la vez que suministrar mayores niveles de información.

Las entidades de mundo real, micro o macroeconómicas necesitan niveles de información

que superan a los informes históricos, tan generalizados en la Contabilidad clásica y en el
uso convencional de los expertos.

44
 Con el esquema teórico de la Contabilidad moderna se admiten aportaciones de métodos
analíticos, por la orientación contable clásica y convencional.

La sistematización lógica da una forma nueva, con mayores posibilidades, a la teoría de la

Contabilidad. Puede hablarse de una estructura axiomática de la Contabilidad.

Por fin, aparece el primer intento con el que investigar la unidad teórica, con independencia
de los fines prácticos. Estos se enriquecen de la unidad teórica y tienen posibilidades
cuantitativas que no tenían los principios convencionales.

Esta tendencia que inicia una reestructuración moderna de la Contabilidad, investiga una
axiomática con posibilidades de estudiar relaciones con otras disciplinas. El nivel de
desarrollo con que hoy se conoce la teoría general de sistemas hace esperar que la
interrelación de disciplinas, sin modificarlas bases esenciales de cada "teoría en particular",
incremente la capacidad analítica de la Contabilidad y el horizonte de sus métodos
cuantitativos.

Actualmente, dichas posibilidades van llegando a manos de analistas. Procesos más

conocidos en ámbitos distintos de la Contabilidad se adaptan a la moderna formulación de
ésta.

Por ejemplo, los procesos de comportamiento bayesiano, las secuencias de markov, o la

descripción mediante grafos han dejado de ser una promesa o una fantasía de ciencia
ficción. Los sistemas integrados de control, como descripción, análisis y control de un
sistema informativo, o también, el estudio evolutivo de un balance, pueden llegar a tener
aplicaciones insospechadas a partir de los sistemas cibernéticos.

Por ello, el experto debe pensar en el cambio de sus posibilidades analíticas, ante una
auditoría de futuro inmediato. Es posible que su entrenamiento necesite de importantes
modificaciones conceptuales.

4.5. Evolución de la Contabilidad y sus principales aportes.

1) Desde sus orígenes hasta el renacimiento

Podríamos afirmar que el inicio de la contabilidad fue
La división del trabajo
La invención de la escritura
La utilización de una medida de valor.

Como señala Federico Gertz Manero en su obra Origen y evolución de la contabilidad,

Ensayo histórico, que para poder hacer una visión histórica de la contabilidad, es pertinente
hacerlo a la luz de los elementos que constituyen el objetivo de la actividad contable.

“Si partimos de que el objetivo de la contabilidad es conservar un testimonio de naturaleza

perenne de los hechos económicos ocurridos en el pasado.”

Para el año 6000 a.C., se contaba ya con los elementos necesarios o indispensables para
conceptuar la existencia de una actividad contable, ya que el hombre había formado grupos,
inicialmente como cazadores, posteriormente como agricultores y pastores, y se había dado
ya inicio a la escritura y a los números, elementos necesarios para la actividad contable.

Se tiene como el antecedente más remoto una tabilla de barro de origen sumerio en
Mesopotámia datada cerca del 6000 a.C.

Respecto a Egipto, es común ver en los jeroglíficos a los escribas, los cuales representan
ciertamente a los contadores de aquella época, realzando su labor contable.

45
 Con relación a Grecia, es ineludible que en un pueblo con el desarrollo intelectual, político y
social como el griego, esta práctica debió también desarrollarse de manera importante.

Hablar de Roma es hablar de una época muy importante en la evolución de la contabilidad.

A pesar de que los romanos escribieron una gran cantidad de obras la mayor de ellas
trataban el derecho, pero en relación con la contabilidad o a las prácticas contables, no
existe un acervo importante.

“Expresa el Acepta” son los términos técnicos que constantemente emplearon los textos
latinos al referirse a cuestiones contables.

2) Edad Media
Durante este periodo se inició el feudalismo, en el cual no ceso totalmente el comercio, por
lo que las prácticas contables debieron de ser usuales, aun cuando esta actividad se
volviese casi exclusiva del señor feudal y de los monasterios europeos.

La contabilidad en Italia, en el siglo Vlll, era una actividad usual y necesaria. Tres ciudades
italianas dieron gran uso e impulso a la actividad contable: Génova, Florencia y Venecia,
lugares donde se usaba y se alentaba la contabilidad por partida doble como utilizada
actualmente.

También puede citarse el célebre juego de libros empleados por la Comuna Genovesa, en
los que la contabilidad se llevaba a la usanza de la época, empleando los términos de “debe”
y “haber”, utilizando asientos cruzados y manejando la cuenta de Pérdidas y Ganancias.

3) El Renacimiento
En esta época, la contabilidad tuvo indudablemente fabulosos cambios, de los cuales uno
fundamentalmente transformo a nuestra profesión radicalmente: la partid doble, misma que
seguimos utilizando en nuestros días.

Se tienen noticias de que Benedetto Cotugli, originario de Dalmacia, fue un pionero del
estudio y registro de las operaciones mercantiles por partida doble, como e aprecia en su
obra Della mercatura et del mercante perfetto, terminada en 1458 impresa en 1573.

4) Influencia de los cambios tecnológicos

La revolución industrial fue un aspecto que influyo en la evolución de la contabilidad, pues al
cambiar del sistema de producción manual y en pica escala, a la producción mecanizada y
en masa se hizo necesario.

La contabilidad de costos, que de una determinación histórica del costo de la producción

basado en la materia prima, la mano de obra y los gastos indirectos de producción, ha
desembocado en sistemas de costos predeterminados de tipo estimado o de tipo estándar,
mediante los cuales el costo de los artículos no se obtiene al finalizar el proceso productivo,
si no se calcula de antemano y sirve de base de control y eficiencia.

5) Finales del siglo XlX y principios del XX

En este lapso persiste su proceso ininterrumpible de adecuarse, día a día, a las necesidades
de información financiera de las entidades económicas, Algunas de las influencias en este
periodo fueron:

1. El desarrollo en la enseñanza de la contabilidad y los libros de texto.

2. La Revolución Industrial
3. El desarrollo de los ferrocarriles.
4. La regularización por parte del gobierno en aspectos fiscales.
5. La necesidad de información para cosas de bolsas y valores.

46
 6. La organización y desarrollo de agrupaciones de profesionales de Contadores
Públicos, a través de colegios o Institutos.
7. El auge de la sociedad anónima
8. La teoría económica.
9. Las primeras expresiones de tratados comerciales entre Francia e Inglaterra.

El fin fundamental ha sido y será apegarse adecuarse a las necesidades de información de

cada entidad y proporcional información financiera, mediante estados financieros que sean
útiles para tomar decisiones acertadas en beneficio de la entidad, para el ogro de sus
objetivos.

La Contabilidad es una profesión que busca dar información útil de una empresa para
facilitar la toma de decisiones de sus diferentes usuarios: accionistas, acreedores,
inversionistas, clientes, administradores o gobierno.

¿Qué tipo de información brinda? Aquí cinco de ellas:

a) Información financiera: expresa en términos cuantitativos (números) y monetarios las

transacciones que realiza la empresa, así como ciertos acontecimientos económicos que
le afecta.

b) Información administrativa: agrupa información al servicio de las necesidades internas

de la administración, está destinada a facilitar las funciones administrativas de planeación
y control.

c) Información fiscal: permite que dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de las
empresas frente a la Sunat, que es el organismo que recauda los impuestos en el país.

d) Información de Costos: brinda información tanto de la contabilidad financiera como de

la contabilidad administrativa. Desde el punto de vista de la contabilidad financiera se
busca determinar la cantidad de costos que se ha asignado a cada unidad de producción
de la empresa, constituyendo estos costos la base para la valuación de los inventarios en
el balance general.

e) Información gerencial: genera información para el uso interno de los gerentes, para la
planeación, evaluación y control en la toma de decisiones. También permite
salvaguardar los activos de la empresa y comunicarse con las partes interesadas y
ajenas a la empresa.

El Contador Público, al igual que las empresas, tiene que preparase y desarrollarse en los
nuevos ambientes cada vez más competitivos y con entornos tecnológicos cada vez más
avanzados.

El propósito de la contabilidad es proporcionar información financiera sobre una entidad

económica. Quienes toman las decisiones administrativas necesitan de esa información
financiera de la empresa para realizar una buena planeación y control de las actividades de
la organización.

El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta información.

Para lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores, como también de registros
manuales e informes impresos.

47
4.6. Estructura de un sistema de información contable.

“Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información

bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de
costo / beneficio. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema
contable que utilicé, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando relacionada con las
actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el
proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación
de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

1. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro

sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se
llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios
y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una
acción terminada más que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los
eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios.

2. Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades

comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso
para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la
información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas
transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.

3. Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes

toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las
transacciones de venta de una empresa como Mars sería demasiado larga para que
cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar
mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los gerentes
de almacén necesitaran la información de ventas resumida por departamento, mientras
que la alta gerencia de Mars necesitará la información de ventas resumida por almacén.

Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen los medios
que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, el proceso contable incluye
algo más que la creación de información, también involucra la comunicación de esta
información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para
ayudar en la toma de decisiones comerciales. Un sistema contable debe proporcionar
información a los gerentes y también a varios usuarios externos que tienen interés en las
actividades financieras de la empresa.

Semana 13 y 14

4.7. Proceso para el registro de las operaciones contables.

Procedimientos contables procesos e instructivos que se utilizan para el registro de las

transacciones u operaciones en los libros contables.

Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se definen los procedimientos contables,
como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el
registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de
contabilidad.

Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos contables, para el
manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los estados financieros. Algunos
ejemplos de procedimientos contables, son los siguientes:

48
 Recepción de inventarios
Ventas de productos
Fabricación de productos
Registro de estimaciones
Destrucción de inventarios

Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que pueden

asimilarse como procedimientos contables de acuerdo con la definición dada al principio,
permite conocer en profundidad todas las posibles operaciones que pueden afectar los
estados financieros.

Cuando se está realizando el análisis de todos los procesos llevados a cabo por la empresa,
es sumamente importante determinar e identificar todos aquellos clasificables como
procedimientos contables. Este primer paso del análisis ayudará a determinar e identificar en
cuáles de ellos un error pudiera tener mayor impacto sobre los estados financieros que otro.
La amortización de una plusvalía por lo general, representa montos importantes. En una
empresa manufacturera, se considera altamente crítico, el manejo de todos los inventarios,
sean éstos de productos terminados, productos en proceso, materias primas o materiales y
suministros.

Es probable que para una empresa de servicios el manejo de los inventarios involucre cifras
de poca importancia en comparación a lo que representan éstos para una empresa
manufacturera.

PROCEDIMIENTOS NO CONTABLES

Procedimientos no contables aquellos que no afectan las cifras de los estados financieros.
En contraposición a los procedimientos anteriormente mencionados, los procedimientos no
contables no afectan las cifras de los estados financieros; algunos ejemplos de este tipo de
procedimientos son los siguientes:

Procedimiento para cambiar datos de una cuenta correntista

Procedimiento para contratación de empleados
Procedimiento para cambio de horario laborable
Procedimiento para tramitar reclamos de clientes

4.8. Creación de Base de Datos.

Entendemos como Base de Datos un conjunto de datos estructurado y almacenado de forma

sistemática con objeto de facilitar su posterior utilización. Una base de datos puede, por
tanto, constituirse con cualquier tipo de datos, incluyendo los de tipo puramente espacial
(geometrías, etc.) tales como los que se utilizan en un SIG, así como, por supuesto, datos
numéricos y alfanuméricos como los que constituyen la componente temática de la
información geoespacial. Los elementos clave de la base de datos son esa estructuración y
sistematicidad, pues ambas son las responsables de las características que hacen de la
base de datos un enfoque superior a la hora de gestionar datos.

Las bases de datos son un elemento fundamental en el entorno informático hoy en día y
tienen aplicación en la práctica totalidad de campos.

Concebidas con un propósito general, son de utilidad para toda disciplina o área de
aplicación en la que exista una necesidad de gestionar datos, tanto más cuanto más
voluminosos sean estos.

49
En nuestro ámbito particular de los SIG, los datos son cada día más voluminosos, debido no
solo a una mayor cantidad de información, sino también a una mayor precisión en esta, la
cual implica un mayor volumen de datos.

Además, presentan otra serie de características (uso múltiple, necesidad de acceso eficiente
para análisis, necesidad de indexación, etc.), haciendo todas ellas que sea recomendable el
uso de bases de datos y tecnologías específicas para su manejo.

Pese a que, como veremos en este mismo capítulo, el uso de las bases de datos en el
ámbito SIG no ha sido siempre el actual, hoy en día representan una parte clave para la
gestión de los datos geográficos, en especial dentro del marco de proyectos de cierta
envergadura. Aunque la realidad es que todavía se efectúa mucho trabajo SIG sin emplear
bases de datos (y las aplicaciones SIG así lo permiten, no siendo estrictamente necesario
disponer de una base de datos para almacenar la información), la naturaleza propia de los
proyectos SIG y la progresiva implantación de los SIG a niveles más allá del uso personal
traen ambas consigo un uso cada vez mayor de las bases de datos, y por tanto una mayor
necesidad de conocer el funcionamiento de estas.

Las ventajas de utilizar un almacenamiento estructurado se aprecian en diversos puntos, ya

que afectan no solo a los datos sino también al propio uso que se hace de estos. Algunas
ventajas que afectan directamente a los datos son las siguientes:

Mayor independencia. Los datos son independientes de las aplicaciones que los
usan, así como de los usuarios.

Mayor disponibilidad. Se facilita el acceso a los datos desde contextos, aplicaciones

y medios distintos, haciéndolos útiles para un mayor número de usuarios.

Mayor seguridad (protección de los datos). Por ejemplo, resulta más fácil replicar
una base de datos para mantener una copia de seguridad que hacerlo con un
conjunto de ficheros almacenados de forma no estructurada. Además, al estar
centralizado el acceso a los datos, existe una verdadera sincronización de todo el
trabajo que se haya podido hacer sobre estos (modificaciones), con lo que esa copia
de seguridad servirá a todos los usuarios.

Menor redundancia. Un mismo dato no se encuentra almacenado en múltiples

ficheros o con múltiples esquemas distintos, sino en una única instancia en la base de
datos. Esto redunda en menor volumen de datos y mayor rapidez de acceso.

Mayor eficiencia en la captura, codificación y entrada de datos.

Esto tiene una consecuencia directa sobre los resultados que se obtienen de la explotación
de la base de datos, presentándose al respecto ventajas como, por ejemplo:

Mayor coherencia. La mayor calidad de los datos que se deriva de su mejor gestión
deriva en mayor calidad de los resultados.
Mayor eficiencia. Facilitando el acceso a los datos y haciendo más sencilla su
explotación, la obtención de resultados es más eficiente.
Mayor valor informativo. Resulta más sencillo extraer la información que los datos
contienen, ya que uno de los cometidos de la base de datos es aumentar el valor de
estos como fuente de información.

50
 Por último, los usuarios de la base de datos también obtienen ventajas al trabajar con estas,
entre los que cabe citar:

Mayor facilidad y sencillez de acceso. El usuario de la base de datos se debe

preocupar únicamente de usar los datos, disponiendo para ello de las herramientas
adecuadas y de una estructura solida sobre la que apoyarse.
Facilidad para reutilización de datos. Esto es, facilidad para compartir.

Algunos de los más habituales tipos de bases de datos son los siguientes:

a) Bases de datos jerárquicas. Los datos se recogen mediante una estructura basada en
nodos interconectados. Cada nodo puede tener un único padre y cero, uno o varios hijos.
De este modo, se crea una estructura en forma de árbol invertido en el que todos sus
nodos dependen en última instancia de uno denominado raíz. Aunque potente, el modelo
jerárquico presenta algunas deficiencias, principalmente la escasa independencia de sus
registros (el acceso a un registro —un nodo— implica que se ha de pasar por sus padres,
restando flexibilidad a la navegación por la base de datos). Otra grave deficiencia de este
modelo es la mala gestión de la redundancia de datos, ya que si un registro guarda
relación con dos o más, debe almacenarse varias veces, ya que no se permite que el nodo
correspondiente tenga varios padres. Esto tiene consecuencias no solo en el mayor
volumen de datos que se almacena, sino también en la integridad y coherencia de los
datos. Si se modifica una de las «copias» de ese registro en la base de datos, deben
modificarse también las restantes, ya que, aunque no conectadas en la estructura de la
base de datos, realmente representan una única realidad y debieran ser idénticas entre sí.

b) Bases de datos en red. Con objeto de solucionar los problemas de redundancia de las
bases de datos jerárquicas, surge el modelo en red. Este modelo permite la aparición de
ciclos en la estructura de la base de datos (es decir, no ha de existir un único padre para
cada nodo), lo cual permite una mayor eficacia en lo que a la redundancia de datos se
refiere. Presenta, no obstante, otros problemas, siendo el más importante de ellos su
gran complejidad, lo que hace difícil la administración de la base de datos.

c) Bases de datos relacionales. Constituyen el modelo de bases de datos más utilizado en

la actualidad. Solucionan los problemas asociados a las bases de datos jerárquicas y en
red, utilizando para ello un esquema basado en tablas, que resulta a la vez sencillo de
comprender y fácil de utilizar para el análisis y la consulta de los datos. Las tablas
contienen un número dado de registros (equivalentes a las filas en la tabla), así como
campos (columnas), lo que da lugar a una correcta estructuración y un acceso eficiente.

d) Bases de datos orientadas a objetos. Se trata de uno de los modelos más actuales,
derivado directamente de los paradigmas de la programación orientada a objetos. El
modelo extiende las capacidades de las bases de datos relacionales, de tal modo
que estas pueden contener objetos, permitiendo así una integración más fácil con la
propia arquitectura de los programas empleados para el manejo de la base de datos, en
caso de que estos hayan sido desarrollados mediante programación orientada a objetos.
Su popularidad crece de forma notable en ciertas áreas en las cuales resultan más
ventajosas que el modelo relacional, siendo los SIG una de ellas.

51
Más concretamente, pueden distinguirse las siguientes fases en el proceso global de
desarrollo de una base de datos:

Diseño lógico. Independiente del SGBD empleado, es un diseño conceptual que

pretende modelizar el contenido de la base de datos.
Diseño físico. Es la adaptación del diseño conceptual a las particularidades del SGBD
escogido.
Implementación. Introducción de los datos en la base de datos.
Mantenimiento. Monitorización de la actividad sobre la base de datos.

52
Evolución del uso de bases de datos en los SIG

Como acabamos de decir, los conceptos que hemos visto en las anteriores secciones
representan una gran parte de la realidad actual en cuanto al manejo de datos (espaciales o
no) dentro de un SIG. No obstante, el problema del acceso a los datos se ha solucionado de
diversas formas a lo largo de la historia de los SIG, y encontramos en las aplicaciones SIG
distintos enfoques a lo largo del tiempo. Para concluir este capítulo veremos con algo más de
detalle la evolución que ha seguido esta importante faceta de los SIG.

a) Primera generación. Ficheros

Los primeros programas, entre los cuales se han de incluir los primeros SIG, se caracterizaban
en lo que al almacenamiento de datos respecta por una ausencia completa de cualquier tipo de
almacenamiento estructurado.

En estas aplicaciones, los datos no se veían como un elemento más dentro de un sistema, sino
como una parte del propio software o, al menos, como algo asociado únicamente a un producto
particular.

Así, encontramos en esta época como práctica habitual el uso de ficheros con formatos
cerrados, pensados para ser leídos y escritos casi de forma exclusiva por la aplicación
particular que ha de consumirlos, limitando así el uso compartido y el alcance de los datos a
otros ámbitos distintos.

b) Segunda generación. Bases de datos relacionales

Una vez que las bases de datos comienzan a tomar su papel en el panorama del software, no
tardan en encontrar su camino dentro de las aplicaciones SIG.

Las bases de datos relacionales, que como ya sabemos son las más empleadas, comienzan a
ser utilizadas también para gestionar los datos espaciales con los que se trabaja en un SIG. A
partir de esta segunda generación, se empiezan a adaptar las características del modelo
relacional y de las bases de datos que lo implementan a las particularidades de los datos
espaciales.

Las dificultades que aparecen debido a la inherente complejidad de la componente espacial

hacen que surjan diversas alternativas para su manejo.

Las más reseñables de entre ellas son el uso de una arquitectura dual en la que únicamente la
componente temática se gestiona mediante una base de datos y el uso de una arquitectura en
capas en el que se da un pleno almacenamiento de la información espacial en la base de
datos.

c) Tercera generación. Bases de datos extensibles

En la actualidad, las bases de datos presentan arquitecturas extensibles que permiten ser
adaptadas a la naturaleza de los datos con los que trabajan, de tal forma que enfocan sus
funcionalidades hacia la tipología particular que se manejen.

Los tipos de datos clásicos que ya se han citado conviven con nuevos tipos de datos que
pueden ser definidos, y con operaciones específicas para estos.

Un caso particular de estas bases de datos extensibles son las bases de datos orientadas a
objetos, que ya fueron comentadas al presentar los distintos modelos de bases de datos. A
pesar de que este tipo de bases de datos no ocupan una porción significativa en el mercado

53
 global de las bases de datos y son las de tipo relacional las más extendidas, existen algunos
sectores en los que han logrado una mayor penetración, entre ellos el del SIG.

Por sus características, las bases de datos orientadas a objetos resultan ventajosas para el
manejo de datos complejos que no puedan recogerse con facilidad utilizando los tipos de datos
clásicos de una base de datos relacional.

Se requiere crear un diseño, desarrollo, validación y documentación para base de datos de

sistema contable orientado a la web. La Base de datos debe de contener:

Configuración de empresa Cuentas x Pagar

Periodos contables Clientes
Modulo de usuarios Proovedores
Catalogo de cuentas Factura
Libro Diario Sistema de logs por tabla y por
Libro Mayor empresa
Conciliaciones bancarias Mantenimientos de tablas y copias
Cuentas x Cobrar de seguridad

4.9. Análisis y aplicación del Sistema Contable.

Se evaluaran la existencia y la aplicación correcta de las políticas de seguridad, emergencia

y disaster recovery de la empresa.

Se hara una revicion de los manuales de política de la empresa, que los procedimientos de
los mismos se encuentren actualizados y que sean claros y que el personal los comprenda.

Debe existir en la Empresa un programa de seguridad, para la evaluación de los riesgos

que puedan existir, respecto a la seguridad del mantenimiento de los equipos, programas y
datos.

Los procedimientos de análisis, para aplicar a cada uno de los objetivos definidos en el paso
anterior.

Objetivo N 1: Existencia de normativa de hardware.

El hardware debe estar correctamente identificado y documentado.

Se debe contar con todas las órdenes de compra y facturas con el fin de contar con el
respaldo de las garantías ofrecidas por los fabricantes.
El acceso a los componentes del hardware esté restringido a la directo a las personas que
lo utilizan.
Se debe contar con un plan de mantenimiento y registro de fechas, problemas, soluciones
y próximo mantenimiento propuesto.

Objetivo N 2: Política de acceso a equipos.

Cada usuario deberá contar con su nombre de usuario y contraseña para acceder a los
equipos.
Las claves deberán ser seguras (mínimo 8 caracteres, alfanuméricos y alternando
mayúsculas y minúsculas).

54
Los usuarios se desbloquearan después de 5 minutos sin actividad.
Los nuevos usuarios deberán ser autorizados mediante contratos de confidencialidad y
deben mantenerse luego de finalizada la relación laboral.
Uso restringido de medios removibles (USB, CD-ROM, discos externos etc).

55
CAPACIDAD IV: Gestiona sistemas de información de una pequeña y mediana empresa.
CUARTA UNIDAD: Descripción y Uso de un Sistema Informático

5. Descripción y Uso de un Sistema Informático Semana 15 y 16

5.1. Control interno y las operaciones contables. Procedimientos contables y no

contables.

A. El Control Interno y las Operaciones Contables

El control interno es la base sobre la cual descansa la confiabilidad de un sistema

contable, el grado de fortaleza del control interno determinará si existe una seguridad
razonable de que las operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables o no.

Una debilidad importante del control interno, o un sistema de control interno poco confiable,
representa un aspecto negativo dentro de la estructura de un sistema contable.

El mantener una adecuada estructura de control interno es responsabilidad de la gerencia,

la cual debe realizar las estimaciones necesarias para asegurarse de que los beneficios
esperados por la implantación de los procedimientos de control, son superiores a los costos
de estos respectivos procedimientos.

Los objetivos del control interno son proveer a la gerencia de una seguridad razonable,
pero no absoluta de que los activos especialmente los valiosos y movibles, están protegidos
contra pérdidas por el uso o disposición no autorizado que las operaciones son realizadas
con autorización de la gerencia, y registradas adecuadamente para permitir la elaboración
de estados financieros de conformidad con las Normas Internacionales de Contabilidad.

Las transacciones de la Entidad son reflejadas en los estados financieros, a través del
sistema contable que registra estas transacciones de acuerdo con ciertas normas y
procedimientos contables.

En todo el proceso de capturar, validar, procesar y emitir la información contable, está

inherente la necesidad de establecer controles internos de tal forma, que los estados
financieros tengan el grado de confianza necesario sobre lo que reflejan las cifras.

Un sistema de control interno se establece bajo la premisa del concepto de costo/beneficio.

El postulado principal al establecer controles internos, consiste en diseñar pautas de control
cuyo beneficio supere el costo de los mismos.

IMPORTANCIA Y OBJETIVO DEL CONTROL INTERNO:

El control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de

un sistema contable.

Un sistema de control interno es importante por cuanto no se limita únicamente a la

confiabilidad en la manifestación de las cifras que son reflejadas en los estados financieros,
sino también evalúa el nivel de eficiencia operacional en procesos contables y
administrativos.

El control interno en una entidad está orientado a prevenir o detectar errores e

irregularidades, la diferencia entre errores e irregularidades es la intencionalidad del hecho;
el término errores se refiere a errores u omisiones no intencionales, las irregularidades se
refieren a errores u omisiones intencionales.

56
El sistema de control interno debe brindar una confianza razonable de que los estados
financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan la
probabilidad de tener errores sustanciales en los estados financieros.

El procesamiento de transacciones es una función de los sistemas contables que consiste

en capturar, procesar, validar y emitir la información financiera. El procesamiento de las
transacciones dentro de las corrientes de información contable incluye procesos y controles.

Los procesos son actividades que originan, cambian o transforman la información, los
controles sirven para verificar la exactitud de un proceso, los procesos se diferencian de los
controles porque los primeros no nos dejan evidencia de que se han ejecutado
correctamente.

Los controles pueden ser preventivos o de detección, esta clasificación de los controles
depende del momento en el cual se ejecuta el control con relación al proceso.

Los controles preventivos son aquellos que se ejecutan antes de la ejecución de un proceso,
ejemplos de controles preventivos son los siguientes:

El inventario que ingresa al almacén se recibe solamente con base en autorizaciones y

son contados e inspeccionados antes de ser ingresados al sistema.

Revisión y aprobación de los comprobantes de diario.

Los controles de detección se aplican durante o después de un proceso; la eficiencia de los

controles detectivos dependerá principalmente del intervalo de tiempo transcurrido entre la
ejecución del proceso y la ejecución del control. Algunos ejemplos de controles de detección
son los siguientes:

Reconciliaciones de cuentas de auxiliares versus mayor general

Emisión de listados de excepciones
Cuadre de totales débitos y créditos al grabar comprobantes contables

Los objetivos generales del control interno son los siguientes:

Custodia de los activos

Captura y proceso de la información en forma completa y exacta
La correcta conducción del negocio de acuerdo con las políticas de la Empresa.

Los dos primeros objetivos generales nos conducen a objetivos específicos del control, que
son los siguientes:

Integridad: permiten asegurar que se registran todas las transacciones en el período al cual
corresponden. Las violaciones al objetivo de integridad existen cuando al inicio de las
transacciones o en el procesamiento no se incluye toda la información. Los controles
internos de pre-numeración de formularios o controles de totales de lotes apoyan el objetivo
de integridad.

Una violación de los controles internos de integridad para un proceso de facturación, sería
obviar el registro de las operaciones en forma cronológica.

Existencia: permiten asegurar que sólo se registren operaciones que afecten la identidad.
El objetivo de existencia de los controles internos minimiza el riesgo de que los registros

57
contables contengan información que no correspondan a transacciones reales de la entidad.
Los estados financieros deben reflejar solamente las operaciones o intercambios que
realmente hayan afectado una entidad. Bajo esta premisa podemos señalar, por ejemplo, lo
siguiente:

Las cuentas por cobrar comerciales deben ser el resultado de transacciones de venta
efectivamente realizadas, de acuerdo con las Normas de contabilidad aplicables a las
operaciones correspondientes.

Los cargos periódicos por depreciación deben corresponder a activos que realmente
existan y se hayan capitalizado adecuadamente, de acuerdo con políticas y
procedimientos adoptados por la gerencia.

Los ingresos no operacionales corresponderán a operaciones diferentes a las del giro

principal de la Empresa.

Exactitud: En todo intercambio o transacción, existe una consideración acerca de las

cantidades que se están trazando o traspasando. Cuando se adquiere un activo, el valor
inicial y aplicable para su registro es el costo del mismo o costo histórico. En el caso
específico del activo, el costo se refiere al valor del activo individual más todos aquellos
costos relacionados y necesarios para ponerlo en funcionamiento. Bajo un sistema de
control interno adecuado, los registros contables deben ser anotados en los libros por el
valor que realmente representan.

El objetivo de exactitud establece que las operaciones deben registrarse al valor que
realmente se deriva de ellas.

Este objetivo es sumamente importante, ya que exige que las cifras sean registradas en
forma exacta. Debemos recordar que los estados financieros no reflejan necesariamente
una exactitud total de las cifras; por el contrario, el término aplicable es el de razonabilidad
de cifras. La exactitud es indispensable que sea establecida en el momento en que se
captura la información fuente o se genere la transacción.

Un control de doble chequeo de cantidades y precio, por ejemplo, puede ayudar a verificar la
exactitud de una factura de un proveedor, a fin de registrar el inventario y el pasivo
correctamente.

Autorización: Todas las transacciones llevadas a cabo en la Empresa tienen implícita una
autorización. Un sistema contable no puede procesar transacciones que no se encuentren
autorizadas por algún funcionario competente. Para el procesamiento de la información,
pueden existir distintos niveles de autorización. Desde el punto de vista de un sistema
manual, un objetivo de autorización debe establecer límites al inicio, continuación o
finalización de una operación contable con base en políticas y procedimientos establecidos.
Las autorizaciones de un sistema contable deben establecerse como una necesidad para
sentar las bases de la confiabilidad del sistema como un todo.

Custodia: se establece para tratar de controlar el uso o disposición no autorizado de los

activos de la Empresa. Este objetivo se cumple a través de dos tipos de controles:

Controles de custodia física.

Controles de existencia física

58
Los controles sobre la custodia física de los activos son diseñados para prevenir o detectar
el uso no autorizado de los activos durante el período en el que se encuentran bajo custodia
de un individuo o departamento, especialmente interesa la custodia física de los activos
valiosos y movibles tales como el efectivo, inventario, cuentas por cobrar, vehículos, etc.

Los controles sobre la existencia física están diseñados para detectar si las cantidades o
valores mantenidos en custodia coinciden con los registros. Estos controles incluyen
conteos periódicos de inventario u otros activos, arqueos de fondos fijos, arqueos de
facturas, etc.

B. Procedimientos Contables y no Contables

La organización administrativa en la Empresa puede establecerse a través de la clasificación

de los procedimientos en dos grandes grupos:

Procedimientos contables
Procedimientos no contables

a) Procedimientos contables:
Dentro del ciclo de operaciones de la Empresa, se definen los procedimientos contables,
como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el
registro de las transacciones u operaciones que realiza Empresa en los libros de
contabilidad. Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer procedimientos
contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas de los
estados financieros. Algunos ejemplos de procedimientos contables, son los siguientes:

- Recepción de inventarios
- Cobro de facturas
- Adquisición de inversiones
- Registro de estimaciones contables

Realizar y llevar a cabo un inventario de todos aquellos procedimientos que pueden

asimilarse como procedimientos contables de acuerdo con la definición dada al principio,
permite conocer en profundidad todas las posibles operaciones que pueden afectar los
estados financieros. Cuando se está realizando el análisis de todos los procesos
llevados a cabo por la Empresa, es sumamente importante determinar e identificar todos
aquellos clasificados como procedimientos contables. Este primer paso del análisis
ayudará a determinar e identificar en cuáles de ellos un error pudiera tener mayor
impacto sobre los estados financieros que otro.

b) Procedimientos no contables:
En contraposición a los procedimientos anteriormente mencionados, los procedimientos
no contables no afectan las cifras de los estados financieros; algunos ejemplos de estos
tipos de procedimientos son los siguientes:

- Procedimientos para cambiar datos de una cuenta corriente

- Procedimientos para contratación de empleados
- Procedimientos para cambios de horario laborable
- Procedimientos para tramitar reclamos de clientes

Ahora bien, es importante poder identificar cuáles son aquellos procedimientos que no
afectan los registros contables y analizarlos bajo distintos puntos de vista. Por lo general,
este análisis puede ser enfocado a través de las siguientes preguntas:

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 Quién realiza la actividad?
En qué tiempo la realiza?
Cuál es el costo de la actividad?
Existen redundancias en el proceso?
Dónde se puede reducir tiempo ocioso?
Cuál es el grado de procesamiento manual y mecanizado que existe en el
procedimiento?
Qué controles existen en los procedimientos que se consideran débiles, traban o
crean cuellos de botella?

El objetivo final de todo el análisis, debe ser el obtener el mayor grado de información
para evaluar si los procesos contables o no contables se realizan conforme lo establecen
las políticas y normas de la Empresa.

5.2. Los Sistemas Informáticos en las Pymes.

Con gran frecuencia, las Pequeñas y Medianas Empresas (PyMEs), son muy capaces para
generar un producto o servicio y hacerlo llegar a los clientes, pero son muy deficientes en el
manejo administrativo y organización de sus recursos y de su información.

Todos conocemos la importancia de los recursos económicos, materiales y humanos, pero

existe un nuevo recurso que da soporte operacional a la organización y que ha tomado
importancia en este mundo globalizado y competitivo, son los sistemas informáticos.

Éstos si han de usarse como arma competitiva, deben ser administrados de manera efectiva.
Una administración eficiente facilita la forma de llevar a cabo las cosas de modo que se
cumplan y se logren alcanzar las metas y objetivos planeados, incrementar la productividad,
haciendo de la empresa una unidad competitiva, brindando a los clientes una satisfacción y
motivándolos a seguir realizando más transacciones.

¿Es usted un administrador eficiente? La Tecnología de información (Informática,

Sistemas) es una herramienta capaz de realizar tareas repetitivas de su empresa como
capturar pedidos, facturar, ordenar los despachos, almacenar, procesar y trasformar datos de
las actividades operativas mediante el uso de programas y equipos de cómputo.

Administrando la tecnología de información obtendremos como resultado un nuevo recurso (la

información) que nos permitirá administrar eficientemente los demás recursos tradicionales
(dinero, inventarios, personal, maquinarias, capital) para lograr modernizar operaciones,
reducir tiempos, disminuir desperdicios; podremos aumentar nuestro nivel de calidad y hasta
obtener ventajas competitivas que nos diferencien de las empresas del ramo. Pero, ¿cómo
lograrlo? ¿Cómo puedo aprovechar la informática en mi PYME?

a) Identificar el área de la empresa que necesita automatización. Tal función de la

empresa puede necesitar una mejora, de lo contrario no se tendrá información precisa para
su control y desempeño.
b) Establecer claramente los Objetivos. Deben ser muy específicos y en relación directa
con el objetivo general de la organización, deben surgir de una reflexión conjunta entre
empleados y gerente; que sean exigentes, pero alcanzables, claramente cuantificables y
con un plazo definido.
c) Determinar el presupuesto disponible para el proyecto. Teniendo en mente que invertir
en tecnología le redundará en mejor control y mejores decisiones empresariales a futuro.
d) Seleccionar al mejor proveedor. Pregunte e investigue con proveedores de servicios
informáticos, con otras empresas, con amigos empresarios del mismo ramo e incluso de
diferentes, en busca de opciones y posibilidades de compra de sistemas de información.

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 e) Involucrar y Sensibilizar al personal. Es necesario que todo el personal se identifique
con el proceso de cambio, que forme parte de él, que conozca los beneficios y también el
trabajo que representa. Que reciban capacitación sobre el uso y resultados esperados del
proceso.

Como la mayoría de PYMES en México no tienen personal capacitado para esta labor tan
específica, es necesario asesorarse de personal consultor externo a la empresa que conocen
por completo las aplicaciones de estas tecnologías. Una administración eficiente de la
Tecnología de información, conjuntamente con un aceptable nivel de desempeño en las otras
áreas de la empresa, permitirá un incremento en la productividad, mejorará las relaciones con
los clientes y proveedores, generando ventas y utilidades, y facilitará la toma de mejores
decisiones en el camino hacia el cumplimiento de los objetivos de la organización.

5.3. Posibilidades informáticas de las Pymes.

Para las empresas, existe un nuevo recurso que da soporte operacional a la organización y
que ha tomado importancia en este mundo globalizado y competitivo, son los sistemas
informáticos. Éstos si han de usarse como arma competitiva, deben ser administrados de
manera efectiva.

La Tecnología de información (Informática, Sistemas) es una herramienta capaz de realizar

tareas repetitivas de su empresa como capturar pedidos, facturar, ordenar los despachos,
almacenar, procesar y trasformar datos de las actividades operativas mediante el uso de
programas y equipos de cómputo.

Administrando la tecnología de información obtendremos como resultado un nuevo recurso

(la información) que nos permitirá administrar eficientemente los demás recursos
tradicionales (dinero, inventarios, personal, maquinarias, capital) para lograr modernizar
operaciones, reducir tiempos, disminuir desperdicios; podremos aumentar nuestro nivel de
calidad y hasta obtener ventajas competitivas que nos diferencien de las empresas del ramo.

¿Cómo puedo aprovechar la informática en mi PYME?

Identificar el área de la empresa que necesita automatización. Tal función de la

empresa puede necesitar una mejora, de lo contrario no se tendrá información precisa para
su control y desempeño.

Establecer claramente los Objetivos. Deben ser muy específicos y en relación directa
con el objetivo general de la organización, deben surgir de una reflexión conjunta entre
empleados y gerente; que sean exigentes, pero alcanzables, claramente cuantificables y
con un plazo definido.

Determinar el presupuesto disponible para el proyecto. Teniendo en mente que invertir

en tecnología le redundará en mejor control y mejores decisiones empresariales a futuro.

Seleccionar al mejor proveedor. Pregunte e investigue con proveedores de servicios

informáticos, con otras empresas, con amigos empresarios del mismo ramo e incluso de
diferentes, en busca de opciones y posibilidades de compra de sistemas de información.

Involucrar y Sensibilizar al personal. Es necesario que todo el personal se identifique

con el proceso de cambio, que forme parte de él, que conozca los beneficios y también el
trabajo que representa. Que reciban capacitación sobre el uso y resultados esperados del
proceso.

Una administración eficiente de la Tecnología de información, conjuntamente con un

aceptable nivel de desempeño en las otras áreas de la empresa, permitirá un incremento en

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 la productividad, mejorará las relaciones con los clientes y proveedores, generando ventas y
utilidades, y facilitará la toma de mejores decisiones en el camino hacia el cumplimiento de
los objetivos de la organización.

5.4. Planeamiento, ejecución y el control de un sistema informático.

SEGUIMIENTO Y CONTROL
Se debe tener en cuenta que todo proyecto se ve influenciado también por la cultura de
empresa, su estructura, factores ambientales y del entorno, los activos de los procesos
organizacionales y la calidad de la comunicación.

a) INICIO, La fase de inicio es crucial en el ciclo de vida del proyecto, ya que es el momento de
definir el alcance y proceder a la selección del equipo. Sólo con un ámbito claramente
definido y un equipo especializado, se puede garantizar el éxito. Es además, el momento de
compartir la visión con los stakeholders y buscar su compromiso y apoyo.

b) PLANIFICACIÓN, Ésta es a menudo la fase más difícil para un director de proyecto, ya que
tiene que hacer un importante esfuerzo de abstracción para calcular las necesidades de
personal, recursos y equipo que habrán de preverse para lograr la consecución a tiempo y
dentro de los parámetros previstos. Asimismo, también es necesario planificar
comunicaciones, contratos y actividades de adquisición. Se trata, en definitiva, de crear un
conjunto completo de planes de proyecto que establezcan una clara hoja de ruta.
En base a la planificación, habrá que completar las actividades programadas, con sus
tareas, y proceder a la entrega de los productos intermedios.
Es importante velar por una buena comunicación en esta fase para garantizar un mayor
control sobre el progreso y los plazos. Asimismo, es indispensable monitorizar la evolución
del consumo de recursos, presupuesto y tiempo, para lo que suele resultar necesario
apoyarse en alguna herramienta de gestión de proyectos. En esta etapa se deben gestionar:
el riesgo, el cambio, los eventos, los gastos, los recursos, el tiempo y las actualizaciones y
modificaciones.

c) EJECUCIÓN, Esta fase comprende los procesos necesarios para realizar el seguimiento,
revisión y monitorización del progreso de proyecto.
Se concibe como el medio de detectar desviaciones con la máxima premura posible, para
poder identificar las áreas en las que puede ser requerido un cambio en la planificación.
La etapa de seguimiento y control se encuentra naturalmente asociada a la de ejecución, de
la que no puede concebirse de forma separada, aunque por su importancia y valor crítico
para el proyecto, se trata de manera independiente.

d) SEGUIMIENTO Y CONTROL, Esta fase comprende todos procesos orientados a completar

formalmente el proyecto y las obligaciones contractuales inherentes. Una vez terminado este
estadio, se establece formalmente que el proyecto ha concluido.

e) CIERRE OBJETIVO
Caso de negocio/ Plan de proyecto.
Alcance de proyecto
Project charter
Estudio de viabilidad
Check list revisión etapa

DOCUMENTOS ACTIVIDADES
a) Elaboración del caso de negocio/ plan de proyecto
b) Estudio de viabilidad
C) Definición de proyecto
d) Nombramiento del equipo de proyecto

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 e) Revisión de la fase

Establecer el alcance total del esfuerzo.

Definir y refinar los objetivos.
Planear el curso de acción necesario para alcanzar dichos objetivos.
Prever qué documentación se utilizará para llevar a cabo el proyecto.
OBJETIVO
Plan de proyecto
Plan de comunicación.
Plan de gestión de recursos.
Plan de gestión financiera.
Plan de gestión de la calidad.
Plan de gestión del riesgo.
Plan de aceptación.

EXAMEN FINAL Semana 17

EXAMEN SUSTITUTORIO Semana 18

5. EVALUACIÓN

La nota final del curso será el promedio de:

- Examen Parcial (EP) (30 % de la nota)

- Examen Final (EF) (30% de la nota)
- Promedio de Prácticas (PP) (40% de la nota)

PF= PP x 40 + EP x 30 + EF x 30
100

El promedio de prácticas, consiste en intervenciones orales en clase, asistencia, prácticas

calificadas de lecturas o separatas recomendadas por el docente, eventual trabajo individual y/o
grupal.
De igual manera, se considerará la evaluación valorativa, es decir aquella que mide las actitudes
positivas, reflexivas y otros.

La calificación será sobre la base vigesimal, requiriéndose una nota aprobatoria mínima de once
(11) Capítulo II del Reglamento de Estudios.

6. BIBLIOGRAFÍA

KENDALL & KENDAL. “Análisis y Diseño de Sistemas”. Edit. Prentice - Hall Hispanoamericana,
S.A., Editado en 1996.
PRIETO, Alberto; LLORIS, Antonio; TORRES, Juan Carlos. “Introducción a la Informática”. Edit.
Mc Graw Hill, España, Editado en 1995.
FAIRLLEY, R. “Ingeniería del Software”. Edit. Mc Graw Hill, España, Editado en 1987.
PRESSMAN, R. S. “Ingeniería del Software: Un Enfoque práctico”. Edit. Mc Graw Hill, España,
Editado en 1993.

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SOMMERVILLE, I. ADDISON-WESLEY. “Software Engineering”. Editado en 1992.
BEDRIÑANA ASCARZA, Aquiles. “Introducción A La Informática Educativa”, 1ra. Edición.
Concytec. Perú, 1997.
BERTALANFFY V. L. “Teoría General de los Sistemas“, 1ra. Edición. Fondo de Cultura
Económica. México, 1976.
CHON, K. D. “Sistemas de Información para la toma de decisiones”
FERREYROS MORON, Juan A. “Informática Contable y Auditoria de Sistemas”. La Senda. Perú,
1995.
SENN, J. A. “Análisis y Diseño de Sistemas de Información”.
ZARATE, A. “Administración de Sistemas Inteligentes”.

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