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IMPORTACIONES
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1. OBJETIVO
Ejecutar las actividades necesarias para cumplir con los requisitos y formalidades de orden legal y
requerimientos del cliente en cuanto a la intermediación aduanera para la importación de sus
mercancías.

2. ALCANCE
Aplica para el proceso de importaciones desde la solicitud del servicio por parte del cliente,
generación y envío de documentos finales al cliente.

3. RESPONSABLES
La aplicación de este procedimiento es responsabilidad del Jefe de Importaciones, Coordinador de
comercio Exterior y auxiliar de importaciones.

4. DEFINICIONES
4.1 DIAN: Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Entidad del estado colombiano que se
encarga de coadyudar a garantizar la seguridad fiscal y protección del orden publico económico
nacional, mediante la administración y control al debido cumplimiento de las obligaciones
tributarias, aduaneras y cambiarias y la facilitación de las operaciones de comercio exterior en
condiciones de equidad, transparencia y legalidad.
4.2 IMPORTACION: Introducción de mercancías de procedencia extranjera al territorio aduanero
nacional. También se considera importación a la introducción de mercancías procedentes de zona
franca industrial de bienes y servicios al resto del territorio aduanero nacional en términos previstos
en el DECRETO No. 2685 de diciembre 28 de 1999.
4.3 DECLARACION ANDINA DE VALOR: Es un documento soporte de la declaración de
importación, que debe contener la información técnica referida a los elementos de hecho y
circunstancias relativos a la transacción comercial de las mercancías importadas, que han
determinado el valor aduanero declarado como base gravable Mercancia Nacionalizada.

5. CONTENIDO:
5.1. Este procedimiento inicia una vez la Gerencia General aprueba la realización de tramites
aduaneros a un nuevo cliente y/o cliente convencional de ASOCOMEX Ltda.
5.2. En el caso de un cliente nuevo, ASOCOMEX Ltda, emite cotización de servicios de
Agenciamiento Aduanero. Si quien solicita esta información acepta las condiciones y tarifas,
procedemos a solicitar documentación necesaria para la operación, tanto para el importador como
su proveedor.
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5.3. Para los clientes que inician operaciones de comercio exterior por primera vez en
ASOCOMEX Ltda, se solicitan los siguientes documentos:
a) R09 Hoja de Vida del cliente, con la cual se deben anexar:
Registro Único Tributario
Certificado de Cámara de Comercio (Original vigente hasta 90 días)
Fotocopia Cédula de Ciudadanía de Representante Legal
Fotocopia de Certificaciones ISO 9001 y/o BASC
Fotocopia Resolución DIAN aprobación Usuario Aduanero Permante (UAP) y/o
Altamente Exportador (ALTEX).
Balance General.
Estado de resultados.
Estado de cambio en el patrimonio.
Estado de cambios en la situación financiera.
Estado de flujos de efectivo.
Copia de la ultima Declaraciòn de Renta
b) Mandato o Poder especifico para importaciones
c) Instructivo Declaración Andina del Valor R33
En el caso de un cliente convencional, estos documentos se solicitan cada año, para actualizar
información en la base de datos. El mandato para los clientes antiguos se actualiza cada año dado
que se maneja Mandato General con vigencia de 365 días.
5.4. Una vez el producto ingresa a depósito habilitado, el funcionario de la almacenadora se
encarga de verificar en el momento de descargue, lo siguiente: peso, cantidad, embalaje y estado
de la mercancía; posteriormente ingresa datos al sistema informático aduanero, e imprime el
formato Planilla de Recepción de Mercancías, para entregar documentos originales de transporte
(Carta de Porte Internacional, Manifiesto Internacional de Carga, Manifiesto Consolidador, Planilla
de Recepción) a ASOCOMEX Ltda.
5.5. El agente de aduana Ecuatoriano o la empresa de transporte se encargan de enviarnos
documentos originales emitidos por el exportador:
a. Factura Comercial
b. Certificado de Origen
c. Lista de Empaque
d. Certificación Seguro transporte
e. Certificados sanitarios y fitosanitarios según sea el caso
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5.6. La documentación que llega por correo normal es entregada en coordinación para su
radicación, y posterior apertura al negocio con la asignación del DO-Documento de Orden y hace
entrega de la carpeta al departamento de importaciones. El número del DO se registra en el libro
que administra el Coordinador de Comercio Exterior.
5.7. El jefe de importaciones verifica que todos los documentos de importación sean originales y
no contengan errores, tachaduras o enmendaduras.
5.8. Una vez verificada la documentación, se liquida tributos aduaneros, costos de servicios de
agenciamiento aduanero, bodegajes y otros, para enviar al cliente solicitud de fondos, la cual se
hace llegar vía fax o e-mail.
5.9. Para la elaboración de los documentos de importación por parte de jefe y auxiliar de
importaciones, se debe tener en cuenta las normas de la DIAN para el diligenciamiento de la
misma, el Decreto 2685 de Dic de 1999 sus modificaciones y adiciones, Circular 170, Estatuto
Aduanero y los registrados en el Listado Maestro de Documentos Externos LSCS-003
5.10. Reconocimiento de mercancías; el estatuto aduanero faculta a los declarantes a inspeccionar
mercancías antes de presentar la declaración de importación, este propósito busca por una parte
detectar los excesos de mercancía y por otra determinar con precisión las características del
producto a nacionalizar, permitiendo así una correcta clasificación arancelaria. (Decreto 2685/99,
Art. 24).
5.11. EL auxiliar de importaciones verifica las mercancías importadas de forma aleatoria o cuando
ingresan al país mercancías de nuevos clientes. Para constatar la preinspección de mercancías el
funcionario en compañía de un representante de bodega y empresa de transporte, realizan un acta
sobre las condiciones del producto formato R25.
5.12. Dependiendo de la naturaleza de mercancía, el auxiliar de importaciones mediante formato
R29, realiza solicitud de vistos buenos a entidades gubernamentales como: Sanidad Portuaria,
Instituto Colombiano Agropecuario ICA, Corponariño, etc.
5.13. El funcionario de cada entidad verifica la mercancía y documentos soporte; si no hay
novedad procede a expedir el certificado sanitario, fitosanitarios o zoosanitario según el caso.
5.14. El jefe de departamento o su auxiliar elaboran la declaración andina de valor (con datos
suministrados por el importador en formato R33) y de importación, en el programa Aprocom, el cual
permite diligenciar los formatos en borrador para luego transmitirlos al Sistema Informático
Aduanero Siglo XXI, en este programa se radican los documentos soporte establecidos por la
norma aduanera vigente y se solicita aceptación de la declaración de importación.
5.15. Una vez se obtiene el número de aceptación, se imprime la declaración de importación en
original y tres copias, para presentar a la entidad recaudadora autorizada por la DIAN y
seleccionada por el cliente para realizar el pago de tributos aduaneros.
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5.16. Cuando la declaración ha sido cancelada, es necesario verificar la transacción en el sistema

aduanero.
5.17. Solicitud de levante de mercancía. En este último paso del proceso de importación se
pueden presentar los siguientes casos:
a) Levante Automático:
Significa que el importador ha cumplido los requisitos y formalidades de orden legal y ha logrado la
disposición de mercancías para el consumo; en este caso se informa al cliente y a la empresa de
transporte para que efectúen el despacho a destino final. La empresa de transporte emite una
orden de cargue, la cual especifica datos del vehículo, conductor, mercancía y destino. Esta
información la cambiamos a una orden de cargue emitida por ASOCOMEX Ltda., para autorizar al
depósito el despacho de mercancías, dejando copia en carpeta o D.O; la original se entrega al
conductor o representante de la empresa transportista y se solicita a la bodega el cargue de la
mercancía Nacionalizada
b) Inspección Física:
Es un proceso adicional a la nacionalización de mercancías, en el cual el sistema informático por
aleatoriedad determina realizar inspección física de mercancías. Para cumplir con esta obligación,
presentamos documentos originales y copias a la División de Servicio al Comercio Exterior de la
DIAN, el funcionario encargado asigna inspector para esta diligencia.
El inspector asignado y auxiliar de importaciones se trasladan al depósito para verificar que la
mercancía esté conforme con la documentación radicada en el sistema informático aduanero,
cuando finaliza la inspección, el funcionario de la DIAN realiza un acta para autorizar levante de
mercancías.
c) Inspección Documental:
Este proceso es similar al descrito en el ítem anterior, con la diferencia de que el funcionario de la
DIAN, revisa únicamente los documentos originales y expide un acta de inspección en la cual
autoriza el levante o disposición total de las mercancías.
5.18. La DIAN, Policía Antinarcóticos, ICA, Sanidad, puede realizar inspección documental o física
de la mercancía importada. En estos casos, un funcionario de ASOCOMEX Ltda., estará pendiente
de lo que pase con la carga y estará presente durante la inspección. Para dejar evidencia de la
inspección se diligencia el formato R25 y/o R29 y se tomarán fotografías antes, durante y después
de la misma, se descargan en el computador del Auxiliar de importaciones y se le envían al cliente,
donde se informa quien realizo la inspección, que precinto de seguridad se le coloco al furgón,
contenedor o camión y resultado de la inspección, cuando sea necesario.
5.19. Cuando lo solicite el cliente o cuando la almacenadora reporte alguna anomalía se deben
tomar fotografías de la mercancía cargada o descargada del vehículo según el caso para dejar
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constancia del estado de la misma. Para dejar constancia escrita se diligencia el formato R25 Acta
de reconocimiento de mercancías.
5.20. Las fotografías serán tomadas con cámara digital, enviadas al cliente por correo electrónico y
serán almacenadas en el computador del Auxiliar de importaciones en un archivo creado para el
efecto, estas serán borradas del archivo después de dos meses de cerrada la importación.
5.21. Terminado el proceso de importación de mercancías, se organiza y enumera la
documentación utilizada con soportes de pago. Al cliente enviamos una copia del paquete de
documentos utilizados en la importación adjuntos a la factura de Venta de ASOCOMEX Ltda., en la
cual se legaliza el pago de tributos aduaneros, servicios de agenciamiento aduanero, bodegaje y
demás gastos en que haya incurrido el trámite.
5.22. Los documentos originales utilizados en la importación se archivan y conservan por un
periodo de cinco años contados a partir de la fecha de aceptación de la declaración de importación
(Decreto 2685/99 Art. 121). Una vez cumplido este termino, se procede a devolver al cliente los
documentos, empastarlos y/o eliminarlos según aplique. En caso de ser eliminados, se debe dejar
constancia en Acta de Destrucción de Documentos R32 en la cual se especifica: fecha, hora, datos
cliente, documentos eliminados, asistentes y firmas.

6. REFERENCIAS
C07 Caracterización del proceso

7. ANEXOS
R09 Hoja Vida Cliente
R25 Acta de reconocimiento de mercancías
R29 Acta de inspección sanitaria
R33 Instructivo Declaración Andina del Valor