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NOUS

SOMMES
À VOS CÔTÉS
MIGRATION DES E-MAILS VERS OFFICE 365
Que contient votre boite à outils
de migration de la messagerie
Section 1 : Six étapes vers le succès........................................................................5

Vous avez décidé de migrer les e-mails de votre organisation vers Office 365. Un peu
intimidé ? Bien. C’est la bonne attitude parce qu’une migration vers le Cloud avec
Office 365 est susceptible d’être l’un des projets informatiques le plus important et
le plus visible que vous allez gérer toute l’année. En suivant les six étapes de cette
section, vous découvrirez pourquoi un plan détaillé du projet est essentiel pour assurer
une migration réussie.

Section 2 : Nous sommes à vos côtés....................................................................16

Nous savons que la migration vers Office 365 est loin d’être simple. C’est pourquoi
nous vous présenterons un plan de projet intelligent, des e-mails de communication
prêts à l’emploi, pancartes, t-shirts, parapluies et même des sujets de migration afin
de séduire tout le monde en leur faisant penser qu’ils sont en fait en train de faire
un voyage à Disney. Alors, prenez du recul. Dans cette section, nous vous livrerons
quelques secrets, donnerons des conseils pratiques et lèverons le voile sur l’une de
nos réussites.

Affiche pour la migration Faites le suivi de votre migration de partout

SIX
ÉTAPES
Section 3 : Qu’est-ce que la Foire aux Questions ? (F.A.Q.)......................................28

Nous sommes tellement habitués à réparer les dégâts des solutions précédentes, que
nous avons vraiment dû créer une F.A.Q. (qu’est-ce que la FAQ ?) pour vous aider à
choisir la bonne solution. Comment choisir la bonne solution ? Vous posez les bonnes
questions. Dans cette section, vous obtiendrez toutes les réponses aux questions que
vous devriez poser.

Section 4 : Votre plan Office 365 de communication des e-mails.............................33

Vous devez vous décider à agir et ne plus vous contenter de paroles. Découvrez
pourquoi une communication claire est essentielle à la réussite de votre migration.
Repérez les champions de la migration dans votre organisation, puis décidez de ce qui
doit être communiqué, établissez une chronologie de la communication et apprenez à
créer des activités amusantes pour faciliter la communication. Pour faciliter les choses,
nous avons inclus des modèles d’e-mails de communication prêts à l’emploi et des
enquêtes sur la migration dans cette section.

Section 5 : Aides-mémoire .....................................................................................69

Parfois, tout le monde a besoin d’un aide-mémoire. Dans cette section, vous trouverez
30 conseils Outlook 2013 pour aider rapidement la transition de vos utilisateurs finaux
vers Office 365 rapidement et une carte de démarrage rapide Outlook 2013.

Trucs et aide-mémoires pour la migration

Des idées excitantes pour motiver votre organisation

DES CHOSES
DÉMARRAGE NOUS SOMMES
À FAIRE AVANT RAPIDE À VOS COTES
LA MIGRATION OUTLOOK
DE VOTRE COMPTE

Aide et formation pour les utilisateus


Netmail - une transition parfaite
de GroupWise vers Office 365

 Gagnez du temps, évitez bien des efforts. Notre méthodologie permet des
migrations haute fidélité à accomplir en 33 % moins de temps, avec jusqu’à 50 %
moins de ressources que les solutions concurrentes.

 Netmail offre une expérience de migration complète. Nous avons une


méthodologie simple, complète et éprouvée qui couvre le processus de migration
de bout en bout. Ceci comprend la gestion du changement, des modèles de
planification de projet, des outils de planification, des plans de communication
pour l’utilisateur final et de formation à Outlook pour les anciens utilisateurs
GroupWise. Le résultat est un risque zéro, un faible stress et une migration de
haute qualité qui marque des points auprès des utilisateurs finaux.

 Netmail possède un palmarès de migrations bien planifiées et bien exécutées.


Celui-ci comprend un grand nombre d’hôpitaux. En raison des exigences de
disponibilité et de conformité strictes, les hôpitaux sont très exigeants en termes
de fidélité et d’intégrité des données – il n’existe simplement pas de place pour les
erreurs lors de la migration.

 Nous comprenons GroupWise mieux que quiconque. Netmail a déployé


plus de solutions d’archivage en entreprise pour GroupWise que n’importe quel
autre fournisseur avec plus 1,5 million de boîtes aux lettres dans la production
active. Notre talent pour le développement est profondément ancré et nous
sommes entièrement certifiés pour toutes les versions GroupWise, notamment
GroupWise 2014. Si nous ne pouvons pas migrer quelque chose, personne ne le
peut. Et souvent ce que les solutions concurrentes échouent à migrer, nous allons
le gérer avec un succès absolu.

 Nous sommes les petits géants de la migration


d’e-mails - Mettons-nous au travail !
SECTION 1

6 étapes vers le succès


Migration vers Office 365
Vous avez décidé de migrer les e-mails de votre organisation vers Office 365. Un peu
intimidé ? Bien. C’est la bonne attitude parce qu’une migration vers le Cloud avec
Office 365 est susceptible d’être l’un des projets informatiques le plus important et le
plus visible que vous allez gérer toute l’année. Ce n’est probablement pas votre premier
rodéo alors, bien sûr, vous savez que ce projet exige une planification et une préparation
sérieuses. La clé est une bonne planification et préparation.

Nous sommes à vos côtés. À l’aide de Netmail et en suivant les étapes décrites dans ce
livre blanc, vous garderez votre organisation en sécurité pendant le processus. En fait,
vous ferez figure de héros.

Prêt à être un héros ? Alors, commençons.

Tirez profit de notre expérience


Ce n’est pas notre premier rodéo non plus. Nous avons utilisé notre approche SIMPLE !
de la migration pour migrer avec succès des dizaines de milliers d’utilisateurs. Cette
expérience nous a permis de définir les six étapes cruciales pour une migration réussie :

Étape 1 : Évaluation, planification et conception du projet de migration

Étape 2 : Collecter les données dans votre système existant

Étape 3 : Provisioning utilisateur et déploiement client

Étape 4 : Injection des données

Étape 5 : Passage à Office 365

Étape 6 : Exécution des tâches de post-migration

Netmail Migration 6
Étape 1 : Évaluation,
planification et conception du
projet de migration
Évaluation du projet
Ne commencez pas votre projet de migration sans avoir une image claire et réaliste de
ce que le projet implique réellement. Quelles ressources avez-vous déjà ? De quelles
ressources aurez-vous besoin ? Combien de temps faudra-t-il pour réaliser le projet ?
Gardez ces points à l’esprit :

• Travail d’équipe : Une équipe bien équilibrée apporte beaucoup plus de perspicacité
dans le projet de migration globale. Créez une équipe avec des membres provenant de
divers milieux d’expertise afin d’assurer qu’aucune étape ou question ne sont omises.
Lors de la création de votre équipe, pensez à inclure l’administrateur informatique, le
directeur informatique, une liaison de communications et un membre de votre équipe
d’exploitation. Sélectionnez un gestionnaire de projet enthousiaste qui vous aidera
à mener votre équipe et à défendre le projet tout au long de la chronologie de la
migration.

• Découvrir  : Coordonnez une réunion d’équipe pour le projet de migration afin de


discuter du projet en détail et de décrire les évaluations des ressources. Soyez précis.
Par exemple, établissez exactement combien de domaines, bureaux de poste ou
banques de messages, utilisateurs, et boîtes aux lettres il existe ; la quantité de
données stockées dans ces boîtes aux lettres ; la quantité de données archivées ;
quel espace de stockage est utilisé ; ce qui est contenu au sein du réseau, etc.

• Infrastructure : Lorsque vous avez une vision très claire de votre infrastructure de
messagerie, vous pouvez déterminer de quelle, le cas échéant, autre configuration
système requise vous avez besoin pour faire progresser la migration. Ceci vous donne

Netmail Migration 7
une idée précise de ce qu’implique le projet et vous aide à éviter le problème de fixer
des attentes irréalistes quant au temps nécessaire pour la migration.

Plan de projet global


Après l’évaluation du projet, vous êtes prêt à passer au plan de projet global. Voici les
questions clés :

• Quels sont les besoins de votre entreprise ? (Rétablissement après


sinistre, conformité, etc.)

• Quelle quantité de données souhaitez-vous injecter dans le système


Office 365 ?

• Quelle quantité de données souhaitez-vous injecter directement dans le


dossier archive d’Office 365 ?

• Quelles données devez-vous migrer (e-mail, rendez-vous, carnets


d’adresses, etc.) ?

• Quand souhaitez-vous migrer des utilisateurs (certaines fois, jours, semaines,


mois) ? Pouvez-vous vous permettre un temps d’indisponibilité ?

• Existe-t-il des problèmes de conformité à envisager ? Avez-vous besoin de


revoir les anciennes politiques de conservation des e-mails et/ou d’en établir de
nouvelles ?

Sélection du plan Office 365


Vous devrez également planifier quels services et fonctionnalités vous utiliserez avec
votre abonnement à Office 365. Si vous êtes une petite et moyenne entreprise (de
1 à 300 utilisateurs), vous pouvez choisir un plan Office 365, Office 365 Business
Essentials, ou Office 365 Business Premium. Si vous êtes une entreprise plus grande,
il existe des plans complémentaires (tels que E1, ProPlus, E3) à envisager ou si vous

Netmail Migration 8
êtes un organisme à but non lucratif,
56 $ il existe des plans spécifiques
qui pourraient vous intéresser.
La bonne nouvelle est que vous
pouvez développer votre service Migrations sans pièce jointe
Office 365 au fur et à mesure que
Avec Netmail, vous pouvez migrer
votre activité se développe. Utilisez
vers Office 365 sans migrer les pièces
les informations provenant de votre
jointes. Empêchez la perte de précieuses
évaluation des ressources pour vous
informations lors de votre migration en
aider à déterminer quel plan 365
retirant les pièces jointes des messages et
fonctionne le mieux pour votre
en remplaçant chaque pièce jointe par un
organisation.
lien HTTP.

À partir de là, vous pouvez finaliser


le plan global de mise en œuvre. Quand et comment mettrez-vous en œuvre vos
solutions d’archivage et de migration et la nouvelle plate-forme de messagerie ? Vous
pouvez également commencer à définir votre méthodologie de migration, y compris les
procédures, options de rechange, et/ou les techniques de dépannage éventuel.

Plan de communication
Il est important de créer un plan de communication complet afin de tenir tous les
utilisateurs concernés par la migration de la messagerie, notamment la direction, l’équipe
projet et les utilisateurs, informés de l’avancement du projet.

Le plan de communication doit inclure les renseignements suivants :

• Un aperçu du plan de migration, notamment comment et quand elle se fera

• Les problèmes que l’organisation pourrait rencontrer au cours du processus


de migration

• Les mises à jour de l’état de la migration par e-mail tout au long du processus
de migration

• Toutes les tâches avant la migration et/ou après la migration que les utilisateurs
pourraient avoir à terminer

Netmail Migration 9
Étape 2 : Collecter les données
dans votre système existant
Pour gérer le problème des Archives natives GroupWise, nous avons développé une
boîte à outils qui identifie, collecte, catalogue et traite les archives personnelles :

Phase Description

Cette phase analyse chaque base de données afin de vous fournir


un rapport sur l’emplacement réel défini de l’archive actuelle pour
chaque utilisateur dans l’organisation. Il s’agit d’une méthode
Identifier
rapide et facile pour déterminer quelles archives sont stockées sur
des périphériques réseau et quelles archives sont stockées sur un
support de stockage local.

Cette phase comprend le déplacement de toutes les archives


personnelles, situées sur un support de stockage local vers un
périphérique réseau pour traitement. Une fois que ces utilisateurs
individuels ont été identifiés, nous balayons les postes de travail
locaux pour les bases de données des archives personnelles
Collecter
et déplaçons automatiquement ces bases de données vers un
périphérique de stockage réseau désigné pour le traitement.
Cet outil peut être déployé à distance vers ces postes de travail
cible à l’aide de scripts de connexion ou autres mécanismes de
distribution de logiciels.

Cette phase comprend un outil d’analyse préalable qui balaie


chaque serveur et sous-répertoire pour rechercher et identifier
toutes les archives personnelles situées sur ce serveur. L’outil
fournit un catalogue XML de toutes les archives personnelles qui
Catalogue
peuvent ensuite être lues par Netmail pour traiter automatiquement
les archives personnelles sans avoir à consolider les fichiers sur
un serveur unique, ou à analyser via chaque sous-dossier sur le
serveur.

Netmail Migration 10
Phase Description

La phase finale est effectuée une fois que les archives ont
été déplacées vers le réseau et que toutes les archives
ont été cataloguées après quoi elles peuvent être traitées
automatiquement par Netmail et converties en données XML dans
Processus un référentiel centralisé. Cela permet aux données de messagerie
d’être pleinement accessibles aux clients, préserve la possibilité
de rechercher et de maintenir les données conformément aux
règlements de conservation des documents de l’État, et permet
aux données d’être migrées dans Office 365.

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Étape 3 : Provisioning utilisateur
et déploiement client
Provisioning utilisateur
Avant de pouvoir migrer les données vers le système Office 365, vous devez tout d’abord
fournir vos utilisateurs dans Azure Active Directory et sélectionner l’option de licence
appropriée pour leur activer la messagerie pour la nouvelle plate-forme e-mails. Ceci
permet aux utilisateurs d’accéder à leur courrier existant, à leurs rendez-vous récurrents
et futurs, tâches, notes, calendriers et carnets d’adresses personnels une fois qu’ils ont
été déplacés vers le nouveau système. Si vous le souhaitez, les administrateurs système
peuvent migrer aussi le carnet d’adresses système, les listes de distribution, les droits
proxy et plus.

Pourquoi sommes-nous meilleurs


L’approche de la migration haute fidélité de Netmail est basée sur le concept d’archivage
des données et la réalisation de la plupart de la transmission des données avant de migrer
les utilisateurs. Cela se traduit par un minimum de perturbations pour les utilisateurs
eux-mêmes.

La plupart des autres solutions de migration transfèrent simplement toutes les données
directement vers le Cloud sans les archiver en premier. Non seulement cette approche
accroît les risques de perte ou corruption des données, mais cela prend aussi beaucoup
plus de temps de migrer les données et par conséquent s’appuie fortement sur la
coexistence des deux systèmes de messagerie. Pourquoi est-ce une mauvaise solution ?
Elle introduit une complexité inutile au projet de migration, notamment aux prises à des
problèmes avec le répertoire, le flux de messagerie, le routage et la synchronisation de
la disponibilité du calendrier entre les deux systèmes.

Netmail Migration 12
Déploiement client
Avec le logiciel Office  365 en tant que solution de Service (SaaS), il n’existe pas
d’infrastructure d’échange sur site pour configurer ou déployer l’infrastructure de soutien
minimale. Tout ce dont vous aurez besoin pour installer sur site est Microsoft DirSync
server et l’agent de migration Netmail avec le connecteur Netmail à Office 365. Validez le
système et effectuez des tests clients et de capacité. Assurez-vous que votre personnel
informatique a reçu une formation adéquate au système Office 365 de façon à ce qu’ils
aient les connaissances pour résoudre les problèmes et gérer les problèmes futurs de
l’utilisateur et/ou questions. Une fois que tous les composants sont en place, validez
le processus d’injection des données et l’accès client. Lorsque vous êtes sûr que tous
les problèmes qui peuvent surgir au cours des phases de test et de validation ont été
résolus, vous pouvez signer votre procédure d’installation et de migration Office 365.

Avant d’utiliser votre système Office  365, vous devez déployer le client Outlook sur
les postes de travail des utilisateurs. Pour les grandes organisations, il peut être plus
pratique d’utiliser un outil tiers (tel que Microsoft System Center Configuration Manager)
pour pousser automatiquement le client vers tous les postes de travail plutôt que de le
déployer manuellement sur chaque poste de travail.

Étape 4 : Injection des données


Lorsque tous les comptes utilisateurs ont été créés et la messagerie activée, vous
pouvez injecter des données directement dans le système Office 365, ou transférer les
archives de GroupWise directement dans le dossier Archives d’Office 365. La quantité
de données à injecter dans Exchange dépend de votre politique de rétention. Par
exemple, si votre organisation exige que les e-mails de 90 jours demeurent dans la boîte
aux lettres, alors seule cette quantité des données sera injectée dans le système. Les
courriers âgés de plus de 90 jours peuvent être injectés dans le dossier de l’Archive ;
toutefois, les utilisateurs seront toujours en mesure d’accéder à leurs éléments archivés.
N’oubliez pas de surveiller le processus d’injection et de valider et tester les accès au
client alors que les données utilisateur ont été déplacées vers le Cloud.

Netmail Migration 13
Étape 5 : Passage à Office 365
Avant le passage final à Office 365, vous devez effectuer un dernier recueil des messages
de votre système de messagerie existant (depuis les deux dernières semaines, par
exemple), injecter ces données dans le Cloud et effectuer une validation finale de
votre nouveau système. Lorsque vous êtes sûr que tous les composants fonctionnent
correctement, vous pouvez alors prendre la décision de passer à votre nouvelle plate-
forme Office 365. Vous aurez besoin rediriger les processus internes vers Office 365 et
de router tous les messages Internet vers Office 365.

Généralement, la collecte des données depuis votre système de messagerie existant,


l’injection de ces données dans Office  365, et la décision d’entrer en service sont
effectuées au cours du week-end précédant le lancement officiel du système Office 365.
Quand le lundi matin arrive, les utilisateurs peuvent commencer à utiliser leur client de
messagerie Outlook, ou Outlook Web App via un navigateur sans subir des interruptions
de service ou des interruptions pendant les heures de travail. Prendre essentiellement,
l’approche SIMPLE ! de la migration garantit un accès aux e-mails sans complication et
sans interruption pour les utilisateurs.

Netmail Migration 14
Étape 6 : Exécution des tâches
de post-migration
Une fois que vous avez migré tous les utilisateurs et boîtes aux lettres vers Office 365,
il y a encore quelques tâches à accomplir pour finaliser votre projet de migration. Au
cours de la semaine suivant la migration, surveillez votre système Office  365 et faites
fonctionner via des procédures de validation afin de vous assurer que tout, y compris le
flux de messagerie, planification de rendez-vous et tâches, etc., fonctionne correctement
pour tous les comptes.

Formation
Une période d’ajustement et de formation est obligatoire pour toutes les personnes
touchées par la migration de la plate-forme de messagerie. Veillez à ce qu’une formation
adéquate soit offerte aux administrateurs système de façon à ce qu’ils soient à l’aise
dans l’administration du nouveau système Office  365. Vous devez également fournir
la formation pour votre personnel informatique et de soutien afin qu’ils puissent
effectivement traiter et résoudre les problèmes des utilisateurs. Bien sûr, vous devez
fournir à tous les utilisateurs un accès aux sites Web de formation et/ou documents,
webinaires, blogs, et tout autre matériel de soutien qui les aideront à une transition
rapide et facile vers leur nouveau client de messagerie. En outre, si votre organisation
est déjà confrontée à une demande e-Discovery, vous devrez vous assurer que votre
directeur, conseiller juridique, équipe d’exploitation et service des ressources humaines
reçoivent une formation suffisante pour qu’ils aient toutes les informations pertinentes
en main. Office 365 possède diverses fonctionnalités eDiscovery intégrées selon le plan
que vous avez sélectionné. Cela signifie généralement que les outils et les processus
peuvent changer pour en fonction du plan pour satisfaire aux demandes eDiscovery.

Nettoyer
Lorsque vous êtes convaincu que les boîtes aux lettres du serveur de votre système de
messagerie d’origine ont été migrées avec succès, vous pouvez les supprimer et mettre
vos serveurs d’origine hors service. Vous pouvez également supprimer les anciens
fichiers clients et paramètres du registre de votre système de messagerie d’origine et
nettoyer les anciens clients sur les postes de travail des utilisateurs.

Netmail Migration 15
SECTION 2

Nous sommes à vos côtés


Migration vers Office 365 ?
Laissez Netmail faire le gros du
travail
La migration vers une nouvelle plate-forme de messagerie peut être un gros problème.
C’est potentiellement compliqué pour le service informatique. Il se heurte au risque de
perte de données et de violations de la conformité. Ceci peut être problématique pour
les utilisateurs. Les budgets et échéanciers du projet peuvent rapidement échapper à
tout contrôle. Vous le savez, ceci explique sans doute pourquoi vous êtes assis entre
deux chaises au sujet de la commutation vers une autre plate-forme de messagerie
-- même si le passage est le choix logique.

Le fait que vous lisiez ce livre blanc signifie que vous vous demandez probablement :
dois-je rester ou partir ?

La réponse pourrait être allez-y ! Si votre organisation :


• est en cours de transition — par exemple, une fusion ou acquisition — et que
vous devez normaliser une plate-forme de messagerie unique ;

• est en cours de consolidation de systèmes de messagerie disparates


provenant des différentes unités d’affaires ;

• utilise des applications d’entreprise, ou est confrontée à des exigences


opérationnelles que Novell GroupWise ne prend pas en charge, mais que
Microsoft Exchange supporte ;

Ceci est une très bonne liste de raisons pour envisager la migration. Ou, peut-être que
le choix n’est pas même le vôtre ; ce pourrait simplement être un mandat corporatif à
faire le changement.

Voici la bonne nouvelle. Si vous pensiez que votre migration de messagerie est vouée à
être compliquée, en retard et en dépassement de budget, avec un risque de violations

Netmail Migration 17
de la conformité et de perte des données, pouvant compromettre votre carrière, vous
pouvez y songer à nouveau.

Nous avons plus de 80 ans de talent Novell GroupWise de notre côté, ce qui fait vraiment
de nous le choix de facto pour la migration de messagerie.

Alors, prenez une grande respiration. Nous sommes à vos côtés.

Migration faite correctement

Netmail rassemble tous les éléments clés pour lisser votre migration de GroupWise vers
Office 365. Sans conséquence. Sans incident, même.

Quelle est la recette magique ? Expérience, méthodologie et logiciel.

Voyons ce que nous avons fait ces derniers temps.


Avec plus de 13 ans d’expérience de travail avec
Novell GroupWise et plus de 4 ans d’expérience
d’organisations de migration avec jusqu’à 20 000
utilisateurs, nous avons traité pratiquement toutes les
complications, scénarios et crises que vous pouvez
imaginer. Nous sommes même allés nettoyer les
dégâts des autres solutions beaucoup trop de fois
Ne mettez jamais pour compter. Mais toute cette expérience nous a
un chat et une souris conduits à une approche des migrations de messagerie
dans la même boîte
radicalement différente de celles des autres. Le meilleur
de tout, notre méthodologie est prise en charge par
Netmail, ce qui offre l’outil de migration le plus simple et
le plus fiable sur le marché.

Comment les autres solutions font-elles


Traditionnellement, les migrations de plate-forme de messagerie se sont appuyées sur
l’approche Big Bang. À première vue, l’approche Big Bang semble simple : vous transférez

Netmail Migration 18
toutes les données directement depuis le système de messagerie légué dans le Cloud sur
une courte période de temps. Bang. Affaire conclue, non ? Faux.

Bien que ceci soit le but ultime d’une migration de messagerie, transférer les messages
du mois ou de l’année manque d’élégance. Le désavantage évident est l’énorme quantité
de données que vous transférez sur le nouveau serveur de messagerie. Pour donner
une image, cela reviendrait à emménager dans une maison neuve et prendre toutes vos
vieilleries avec vous. Quelques drapeaux rouges viennent immédiatement à l’esprit :

• Plus vous migrez d’e-mails, plus la complexité sera élevée et plus la longueur
du projet de migration sera importante.

• Plus le bureau de poste GroupWise d’origine est gros, plus le risque de corruption
des données lors de la migration est grand.

• Votre connexion internet d’entreprise doit gérer le transfert de tous les courriers,
ce qui peut agir comme un goulot d’étranglement. Cela pourrait alors potentiellement
affecter la disponibilité d’autres processus de l’entreprise qui dépendent de la
disponibilité de votre bande passante Internet.

• Si les données utilisateur ne sont pas migrées correctement, vous devrez


redémarrer le processus de migration.

• Les utilisateurs n’ont pas accès à leurs e-mails pendant la fenêtre de migration,
ce qui peut être sujet à des retards. (Bien qu’il existe des utilitaires de migration
pouvant accélérer ce processus, ces outils de migration non réutilisables sont
coûteux et ne fournissent aucun avantage à long terme).

Avons-nous dit qu’il existait quelques drapeaux rouges ? Nous dirions que cette liste est
considérée comme une cargaison. Alors pourquoi déménagez-vous toutes ces données
vers le Cloud de toute façon ? Enfin, si vous êtes coincé avec un outil de migration qui
ne peut pas faire autre chose que de déplacer des données d’un système à l’autre, vous
n’avez pas le choix.

Il existe un meilleur choix : utiliser un meilleur outil.

Netmail Migration 19
Netmail vs les autres solutions — 2 500 Comparaisons
de boîte aux lettres
Elément Netmail Autre solution

Basculement unique et Compliqué, vaste


Méthodologie
simple. coexistence.

Plusieurs options de
politiques. Migrer
uniquement les données Migrer tout, y compris
requises. les éléments et données
Quoi migrer ?
obsolètes, inutilisables ou
Habituellement moins corrompus.
de 20 % des données
source sont injectées.

Pas une option


Archiver les données en sans avoir recours
premier afin d’éliminer à des produits
Haute fidélité garantie ?
totalement le risque de supplémentaires. Ce qui
perte de données. ajoute plus de coûts et
de complexité.

Can eDiscovery be
eDiscovery peut-il être
parfaitement mené
Oui. NON.
même lors de la migra-
tion ?deven during the
migration?

Une solution complète


Expérience de migration qui gère toute Juste un logiciel.
l'expérience.

RÉSULTAT SUCCÈS Incertain.

Netmail Migration 20
Comment le faisons-nous ?
Netmail adopte une approche différente, plus
intelligente de migration de messagerie. Plutôt que
de déplacer tous les messages vers Office 365, nous
déplaçons tout d’abord la plus grande partie des
messages vers un système d’archivage centralisé.
Voyez cela comme « Collecter avant d’injecter. »
Nous nous occupons même des archives GroupWise
en utilisant un simple, mais brillant processus, que
nous avons développé, qui n’implique aucune
création PST, aucun dézippage et une implication
minimale de l’utilisateur final.

En collectant et en archivant les messages électroniques disséminés dans divers systèmes


avant de déplacer les utilisateurs vers Office 365, 99 % de la migration est faite en arrière-
plan. Puis nous pouvons déplacer les utilisateurs dans de plus grands groupes, par service,
ou étage, même par le titre du poste. Peut-être que le PDG veut passer en premier ? La
meilleure partie entre toutes, est que nous donnons aux utilisateurs l’accès à leurs messages
en direct et archivés dès qu’ils se connectent à Office 365.

La majorité du travail est déjà accomplie, les données peuvent ensuite être injectées en
temps réel dans Office 365, souvent au cours d’un week-end. Non seulement cela, mais
une fois la migration terminée, vous obtenez une solution d’archivage à long terme pour
améliorer les capacités d’archivage limitées d’Office 365. Ceci est un cadeau intarissable.

Netmail Migration 21
Netmail : simple.

Autre solution : longue, complexe et stressante.

Pour résumer, voici les avantages :

• Les utilisateurs obtiennent un accès immédiat aux e-mails en direct et


une archive facile à utiliser des données anciennes.

• Vous bénéficiez d’une solution pour gérer le stockage des e-mails et les
exigences e-Discovery dans le nouveau système de messagerie.

• Vous pouvez choisir de ne pas inclure les grandes pièces jointes lors de la
migration, ce qui élimine le problème de la limite de taille de 25 Mo
pour le fichier joint.

Une vaste expérience. Une méthodologie intelligente. Un logiciel simple et fiable. Voici les
éléments clés qui garderont votre migration de messagerie sur la bonne voie. Le projet
qui semblait être si complexe et risqué devient soudainement beaucoup plus simple.

Et, vous ferez figure de héros.


Découvrez l’histoire de réussite suivante pour voir comment une migration de GroupWise
vers Exchange se passe en douceur dans la vie réelle.

Netmail Migration 22
Netmail aide Champlain Valley
Physicians Hospital Medical
Center à migrer vers Exchange
et à améliorer la santé du
système de messagerie
Situé à Plattsburgh, New York, Champlain Valley Physicians Hospital Medical Center
(CVPH) est reconnu comme un leader dans sa région pour sa capacité à offrir des
soins exceptionnels. En plus de sa large gamme de soins en hospitalisation, de services
ambulatoires, et soins de proximité, CVPH excelle dans les services d’angioplastie
élective, urgente et émergents sur place. En effet, son programme a été récemment
classé comme l’un des 100 meilleurs hôpitaux dans le pays pour les soins cardiaques et
a été classé parmi les meilleurs 10 pour cent dans le pays depuis 2008.

Comme vous pouvez le deviner, l’e-mail est une application d’entreprise cruciale pour
CVPH, sur laquelle les utilisateurs ont appris à compter en tant que partie essentielle
des communications quotidiennes à l’hôpital. Au printemps 2010, CVPH s’est retrouvé
face à un choix : s’en tenir au statu quo et rester sur GroupWise, ou faire le saut vers
Exchange.

CVPH n’est pas une organisation de type « statu quo ». Citant le manque d’intégration
GroupWise avec des applications essentielles et le manque de confiance dans l’avenir de
Novell, l’équipe informatique du CVPH a commencé sa recherche d’un outil de migration
de GroupWise vers Exchange.

L’équipe avait une simple liste d’exigences :

• Migrer le système de messagerie e-mail du centre médical de Novell


GroupWise vers Microsoft Exchange avec une incidence minimale
pour l’utilisateur.

Netmail Migration 23
• Archiver tous les e-mails, rendez-vous, notes de tâches, et carnets d’adresses
des utilisateurs de GroupWise et rendre les données facilement accessibles.

• Injecter une quantité limitée de courrier électronique dans la nouvelle boîte aux
lettres Exchange pour qu’elle reste gérable.

La liste a dirigé CVPH vers la seule entreprise ayant la méthodologie, les logiciels et les
compétences pour les aider à la transition en douceur vers Exchange.

La bonne approche
Au départ, CVPH a envisagé une approche par étapes pour la migration qui permettrait
de maintenir à la fois Novell GroupWise et Exchange en place. « La coexistence a
certainement attiré notre attention, car nous hésitions à déplacer plus. Passer du système
familier GroupWise au système Exchange non familier allait introduire une énorme quantité
de changement pour la communauté
des utilisateurs CVPH et nous voulions
nous assurer que
“ N ous avons envisagé nous avions bien fait.
Toutefois, en fin de l’outil Quest, mais à la fin compte, la coexistence
n’est pas une bonne de la migration, vous jetez solution pour nous, »
déclare Justin Miller, juste l’outil.” le spécialiste du réseau
principal chez CVPH.
Robert Evans, CVPH
L’équipe CVPH a décidé en fin de
compte qu’essayer d’exécuter les deux
plates-formes ensemble compliquerait inutilement la migration, retarderait le projet
et confondrait les utilisateurs. Si CVPH voulait faire le grand saut à Exchange, il était
préférable de bien former les utilisateurs sur la nouvelle plateforme et de faire une rupture
nette.

L’équipe informatique CVPH a aussi aimé la façon dont Netmail a figuré dans l’équation.
«  Nous avons envisagé l’outil Quest, mais à la fin de la migration, vous jetez juste l’outil.
Vous avez payé tout cet argent uniquement pour migrer, » déclare Robert Evans, Directeur
des opérations et télécommunications chez CVPH. « Avec Netmail, nous avons rapidement
réalisé qu’après la migration, nous allions avoir une solution d’archivage des e-mails au
niveau de l’entreprise sur place, et l’archivage des e-mails était un autre projet inscrit sur
notre liste de tâches informatiques. De plus, le coût des deux produits est comparable. »

Netmail Migration 24
Le bon logiciel
L’équipe CVPH a fait face à des défis difficiles, mais tous trop courants. D’une part,
le système GroupWise était extrêmement gonflé. Certains comptes de messagerie
n’étaient pas archivés et il y avait de nombreuses archives personnelles, dispersées à
travers le système.

Tout d’abord, notre équipe de Services professionnels a aidé CVPH à déployer Netmail
de façon à ce qu’ils puissent déplacer la majeure partie des courriers électroniques
et données associées hors de GroupWise et dans un système d’archivage centralisé.
À partir de là, les messages seraient accessibles par le biais de WebAccess. CVPH
a également déployé Netmail sur le nouveau système Exchange de cette façon les
utilisateurs pouvaient accéder aux messages archivés depuis leurs clients Outlook.

Netmail a apporté d’autres avantages importants. L’équipe CVPH l’a utilisé pour localiser
les archives personnelles et les transférer au système d’archivage centralisé sans avoir
à les convertir en fichiers PST d’Outlook, économisant ainsi une tonne de temps.
Avec Netmail, CVPH pourrait aussi facilement normaliser l’emplacement des archives.
Finalement, avec toutes les données appropriées archivées en toute sécurité, CVPH a
dû injecter uniquement un sous-ensemble de données dans le nouvel environnement
Exchange. À partir de là, ils pouvaient mettre en œuvre des politiques de rétention de
courrier électronique afin d’éviter le ballonnement dans le nouveau système.

Alors, comment êtes-vous passé à la migration réelle ? Ayez l’esprit tranquille. Tout
s’est bien déroulé. L’équipe informatique CVPH a géré la migration de GroupWise vers
Exchange pendant un week-end. « Nous avons pris quelques jours de préparation avant
la date d’entrée en service, mais c’était assez transparent pour notre communauté
d’utilisateurs, qui en parle encore, » explique M. Evans. « Même notre PDG a salué la
transparence de la migration. »

Netmail Migration 25
La bonne expertise
Comme nous l’avons mentionné plus tôt, nous effectuons des migrations de messagerie
depuis un certain temps. S’il y a une chose que nous avons apprise, est qu’il y a plus
compliqué que les détails techniques. Les utilisateurs sont essentiels. La migration de
CVPH n’a pas fait exception. La préparation, la communication et la formation qu’Evans
et son équipe ont fournies, avec les conseils de notre équipe de Services professionnels
ont été essentielles à la réussite de la migration de CVPH.

La communication entre l’équipe interne de CVPH et la communauté de l’hôpital a été


extrêmement importante pour la réussite du projet, puisqu’il s’agissait de l’adoption
d’un nouveau système de courrier électronique par la communauté des utilisateurs.
Pour cette réussite, une des premières choses qu’ils ont faites a été de déplacer
l’équipe informatique de CVPH vers Exchange. Issue d’un milieu GroupWise, l’équipe
n’était pas très à l’aise avec Exchange. Mais, une fois que toute l’équipe informatique
a été sur Exchange, ils ont mis en œuvre un programme d’entraînement complet et
ont personnalisé les supports de formation que nous avons fournis pour les adapter à
l’environnement de l’hôpital.

« Au début, je faisais des communications hebdomadaires et ensuite deux à trois fois
par semaine. Celles-ci contenaient des informations importantes ou formations qu’il
fallait sortir pour les équipes. J’ai beaucoup transmis le message que la vie chez CVPH,
allait changer, si bien que nos utilisateurs l’ont intégré. J’en ai fait une affaire beaucoup
plus grande que ce que probablement elle a fini par être,  » rappelle Miller, spécialiste
du réseau principal chez CVPH. Mais cela a fonctionné. Les sessions de formation ont
été très bien suivies. « Une fois que les personnes ont compris la valeur de la formation,
nous recevions vingt à trente personnes par séance ».

Netmail Migration 26
Magie de la migration ? Non. Juste toutes les bonnes pièces aux bons endroits

La méthodologie, le logiciel et l’expertise de Netmail combinés pour créer la bonne


solution pour CVPH. «  En fin de compte, mettre en place le composant d’archivage
pour la migration a été une des meilleures décisions que nous avons prises. Nous
avons vraiment voulu migrer loin de GroupWise, et quand nous avons découvert que
nous pouvions utiliser une solution d’archivage pour migrer, nous y avons vu une valeur
énorme,  » explique Evans. «  Ce projet a été une très grande victoire pour l’équipe ici
chez CVPH, car il fonctionne exactement comme nous avions dit qu’il le ferait. »

Maintenant, c’est ce que nous appelons une réussite.

Netmail Migration 27
SECTION 3

Qu’est-ce que la Foire


aux Questions ? (F.A.Q.)
Comment choisir la bonne
solution ?
Nous sommes tellement habitués à réparer les dégâts des
solutions précédentes, que nous avons vraiment dû créer une
F.A.Q. (qu’est-ce que la FAQ ?) pour vous aider à choisir la bonne
solution. Comment choisir la bonne solution ? Vous posez les
bonnes questions. Avec des milliers de migrations d’e-mails à
notre actif, sans parler des millions d’utilisateurs heureux, nous
savons comment bien faire les choses dès la première fois. Voici
12 questions pour vous rassurer que vous avez choisi la bonne
solution.

Quelle expérience avez-vous de la migration ?


Par où commencer ? Nous effectuons des migrations depuis plus de 4 ans. Dans les
premiers temps, nous l’avouons, nous avons fait quelques erreurs de débutant. Mais
nous avons corrigé nos erreurs au cours du temps. C’est ce qui nous différencie des
autres. Ils font toujours les mêmes erreurs encore et encore. En fait, nous avons appris
plus de leurs erreurs que des nôtres. Nous avons continué à nous améliorer de plus en
plus et maintenant nous sommes tout simplement les meilleurs.

Personnaliserez-vous la migration à mes besoins ?


Les migrations sont comme des flocons de neige. Tout le monde est un peu différent.
Nous effectuerons donc un examen approfondi de votre système avec vous durant notre
Phase 1 – Étape de planification. Nous vous aiderons également à déterminer la quantité
de données qu’il faut vraiment transférer vers votre système Exchange flambant neuf.
Écoutez, nous sommes en gros sur le concept de vente-débarras. Déplacer uniquement
ce dont vous avez besoin. Mais nous verrons tout cela en détail plus tard.

Quelles sont vos meilleures pratiques courantes ?


En un mot, la meilleure façon d’effectuer une migration de messagerie est de déplacer
en premier la masse de vos e-mails et pièces jointes liées dans un référentiel qui

Netmail Migration 29
utilise le format de fichier d’une application indépendante et pérenne (nous utilisons
texte ASCII brut avec des balises XML). Ceci contribue à réduire le risque de perte de
données pendant la migration en archivant tous les e-mails et pièces jointes avant la
migration. L’utilisation de ce référentiel en tant que base pour la migration permet 100 %
de communications transparentes entre les deux systèmes de messagerie, même en
tenant compte des requêtes eDiscovery directes à effectuer lors de la migration.

Réduirez-vous l’impact pour les utilisateurs finaux ?


Bien sûr nous le ferons. Vos utilisateurs finaux nous importent autant qu’ils comptent
pour vous. Peut-être plus. Donc, nous avons créé un plan de communication pour eux.
Le changement est difficile. Nous le rendons simple en les informant de ce qui se passe à
chaque étape du processus. Nous vous avons écrit des e-mails et même fourni un compte
à rebours, donc vous pouvez les planifier pour les sortir exactement lorsque nécessaire.

Aidez-vous à la communication de l’utilisateur final ?


À la différence des autres, Netmail permet effectivement de réduire considérablement la
durée de la migration. Étant donné que le transfert de données est exécuté en arrière-
plan avant la date de basculement, il n’y a aucun besoin de configurer des systèmes
compliqués de coexistence ou passerelles SMTP. Les systèmes GroupWise avec des
milliers d’utilisateurs peuvent être préparés à l’avance et le courrier redirigé vers le nouveau
système Exchange en quelques heures – la plupart de nos clients les plus importants ont
eu l’étape finale de leur migration faite au cours d’un week-end.

Fournissez-vous un coordonnateur de migration dédié ?


Nous le faisons bien sûr. Vous avez suffisamment de pain sur la planche pour organiser
votre équipe, ainsi que pour mener vos activités au quotidien. Notre coordinateur dédié
s’occupera de tout. De la planification du projet aux examens du système à la gestion du
projet, nous sommes à vos côtés. Nous ferons le travail. Vous obtiendrez le mérite.

Netmail Migration 30
Offrez-vous une assistance 24 h/24 et 7jrs/7 pour la
migration ?
Les oiseaux volent-ils ? Chaque projet de migration, que nous prenons est livré avec une
équipe de support de migration dédiée. Grandes migrations, petites migrations, nous
traitons chaque migration de la même manière. Votre migration est notre migration. Vous
gagnez, nous gagnons. Voyons comment cela fonctionne ?

Combien de temps et effort dois-je budgétiser pour ce


processus ?
Il s’agit d’une question délicate. Nous aurons certainement besoin d’une ressource ou
deux de votre côté, mais chaque migration est différente, donc le temps et l’effort requis
seront différents. Nous aborderons tout cela dès le départ, donc vous n’avez pas à vous
attendre à des surprises.

Comment réduirez-vous l’impact pour les utilisateurs


finaux ?
Netmail couvre tous les aspects de votre projet de migration : carnets d’adresses personnels,
migration des futurs rendez-vous périodiques et la collecte et l’injection d’archives natives
personnelles. Aucun script spécial ou frais d’utilitaires externes requis, pas de frais cachés,
tout est inclus. Nous approvisionnons automatiquement les utilisateurs et les listes de
distribution vers Exchange, y compris les droits proxy, multiples adresses de messagerie,
surnoms, et pseudonymes – le résultat est zéro impact après la migration sur le flux de
messagerie de vos utilisateurs finaux et zéro appel à votre service d’assistance.

Combien facturez-vous pour la migration ?


Il existe différents modèles, ainsi vous pouvez choisir celui qui vous convient le mieux pour
vous et votre budget. Nous travaillons sur la base d’un modèle d’abonnement, donc nous
vous facturerons seulement pour le nombre de boîtes aux lettres que nous migrons, plus
un montant forfaitaire pour la présence de notre expert en migration sur place.

Netmail Migration 31
Quels outils utilisez-vous pour faciliter la migration ?
Parce que nous sommes bons à cela, nous avons mis au point plusieurs méthodologies
et outils pour faciliter la migration. Nous vous dirons tout sur eux, mais alors nous devrons
vous « tuer ».

Comment mes données historiques seront-elles traitées ?


Avec dignité et respect. Sérieusement, une fois que nous entrons toutes vos données
historiques dans le référentiel central, vous pouvez décider de ce que vous voulez en faire.
Vous pouvez toutes les injecter, même les photos de vacances à Cotswolds que tante
Milly vous a envoyées à votre adresse e-mail de travail par erreur, dans le nouveau système
Exchange, mais nous ne recommandons pas de le faire. Vous pouvez utiliser Netmail
Archive pour injecter sélectivement les données par dossiers, date, taille, sujet, mot-clé
ou toute combinaison de ces options et bien plus encore, dans le système Exchange en
direct, mais ceci est peut-être un peu trop chronophage et causerait plus d’ennuis que
cela n’en vaut la peine. Mieux encore, pourquoi ne pas avoir une politique de conservation
des e-mails et décider exactement de combien d’e-mails vous avez vraiment besoin dans
le système en direct et combien d’e-mails vous voulez conserver dans les archives. Nous
pouvons vous aider à définir cette politique de conservation.

Netmail Migration 32
SECTION 4

Votre Plan de communication


par email pour la Migration
Office 365
Contenu
Construire un plan de communication par email efficace pour la migration.... 36

Identifiez vos principaux intervenants et leur objectif de communication............. 36

Déterminer comment vous communiquerez......................................................... 38

Décider ce qui doit être communiqué................................................................... 39

Créer des outils pour faciliter la communication .................................................. 40

Site intranet..................................................................................................... 41

Liste de distribution......................................................................................... 42

Pseudonyme de migration............................................................................... 42

Thème de la migration..................................................................................... 42

Établir une chronologie régulière des e-mails de communication.......................... 43

Chronologie des e-mails de communication.................................................... 43

Avant la Migration – enquête de pré-migration................................................ 44

Trois mois avant — E-mail au gestionnaire...................................................... 44

Deux mois avant – E-mail général.................................................................... 44

Un mois avant — E-mail au gestionnaire......................................................... 44

Un mois avant — E-mail aux utilisateurs......................................................... 44

Une semaine avant – E-mail aux utilisateurs.................................................... 45

Une semaine avant — E-mail général.............................................................. 45

Une semaine avant – E-mail au gestionnaire et au support............................. 45

Un jour avant — E-mail général....................................................................... 45

Après la Migration – E-mail de bienvenue....................................................... 46

Après la Migration – enquête post-migration................................................... 46

Créer des activités d’e-mails de communication éducatives ............................... 47

Activités d’e-mail de communication — 3 mois avant..................................... 47

Activités d’e-mail de communication — 2 mois avant..................................... 48

Netmail Migration 34
Activités d’e-mail de communication — 1 mois avant..................................... 50

Activités d’e-mail de communication — Post-migration................................... 52

À quoi s’attendre le jour de la migration................................................................ 53

Annexe A : enquête sur la migration..................................................................... 54

Annexe B : exemple d’e-mails de communication ................................................ 56

Trois mois avant — E-mail au gestionnaire...................................................... 56

Deux mois avant – E-mail général.................................................................... 56

Un mois avant — E-mail au gestionnaire......................................................... 57

Un mois avant — E-mail aux utilisateurs......................................................... 58

Une semaine avant – E-mail aux utilisateurs.................................................... 59

Une semaine avant — E-mail général.............................................................. 59

Une semaine avant – E-mail au gestionnaire et au support............................. 60

Un jour avant — E-mail général....................................................................... 62

Après la Migration – E-mail de bienvenue....................................................... 63

Annexe C : échantillon des procédures avant et après la migration....................... 64

Top 10 des choses à faire avant la migration de votre compte......................... 64

Top 10 des choses à faire après la migration de votre compte........................ 66

Configuration de vos appareils mobiles........................................................... 67

Utilisateurs de BlackBerry............................................................................... 68

Obtenir de l’aide.............................................................................................. 68

Aides- mémoire..................................................................................................... 69

Au sujet de Netmail...............................................................................................76

Netmail Migration 35
Construire un plan de
communication par email
efficace pour la migration
Lorsque vous envisagez de migrer les e-mails de votre organisation de Novell GroupWise
vers Microsoft Office  365, une communication claire et pratique est essentielle à la
réussite de votre projet de migration. Vous devez communiquer avec les personnes en
cours de migration, leurs gestionnaires, l’équipe de Support de migration, l’équipe du
projet de migration et la gestion de votre organisation. Construire un plan d’e-mails de
communication efficace pour la migration fournit des recommandations importantes de
Netmail sur la façon de construire un plan d’e-mails de communication de migration
efficace.

Identifiez vos principaux intervenants et leur objectif de


communication

Intervenants principaux Objectif de la communication

Cadres supérieurs (Directeurs, • Ils savent ce qui se passe quand


Directeurs informatique) et pourquoi, à un niveau très détaillé

• Ils savent quand et comment


motiver leurs organisations à soutenir
le changement

• Ils sont des défenseurs enthousiastes


du changement

• Les attentes sont définies concernant


les défis de la mutation

Netmail Migration 36
Intervenants principaux Objectif de la communication

Direction de l’entreprise (chefs de • Ils savent ce qui se passe avec


service, directeurs, gestionnaires) le lancement et quand, à un niveau
détaillé

• Ils comprennent l’incidence pour


leur service

• Ils savent ce qui doit être fait et


attribué pour se préparer

• Ils participent activement (investis) à


faire réussir le passage

• Ils sont enthousiasmés par le


changement

Personnel de soutien (service d’appui, • Ils comprennent toujours ce que


Help Desk Personnel) nous faisons et quand de sorte que
le message est le même, peu importe
à qui vous parlez

• Ils savent où aller pour l’éducation et


la formation

• Ils sont des défenseurs enthousiastes

• Ils sont investis dans le changement

Utilisateurs finaux • Ils savent ce qui va arriver et quand


cela va se dérouler

• Ils connaissent les étapes qu’ils


doivent remplir pour une transition
réussie

• Ils sont instruits au sujet du


changement et savent comment
obtenir la formation et le soutien

• Ils sont très heureux du changement


et le voit sous un jour positif

Netmail Migration 37
Déterminer comment vous communiquerez
Diffusions d’e-mails

• E-mail général diffusé à la population d’utilisateurs


• Réalisations attendues : modèle standard d’e-mail et messages mensuels

• E-mail ciblé diffusé vers les grands utilisateurs de messagerie et de


messagerie vocale
• Réalisations attendues : e-mail personnel d’un membre de l’équipe
de lancement

• Diffusions de l’e-mail aux principaux intervenants


• Réalisations attendues : rapport de situation du directeur ou du
directeur informatique

Lancer le Site Intranet

• Réalisations attendues : un emplacement central pour les toutes


dernières informations Outlook sur la migration (mise à jour hebdomadaire)

Interaction en face à face

• Réalisations attendues : appels téléphoniques, visites et formations


hebdomadaires avec les services et domaines

• Réalisations attendues : Soutien personnel (personnalisé) disponible à la date


de lancement (bénévoles pour « se promener dans les étages »)

• Réalisations attendues : trousses d’informations de la semaine du


pré-lancement et du lancement

• Réalisations attendues : Affiches et cartes de table

Netmail Migration 38
Événements

• Réalisations attendues  : cadeau utilisateur pour conduire le comportement


(nettoyage compte e-mail, etc.)

• Réalisations attendues : Série de séminaires de formation et d’information

Décider ce qui doit être communiqué

Intervenants principaux Ce qu’ils doivent savoir

Cadres supérieurs (directeurs, • Attentes — défis, avantages


Directeurs informatique)
• Définition de la réussite du projet

• Statuts du lancement (créer un


tableau de bord métrique)

Direction de l’entreprise (chefs de • Attentes — défis, avantages


service, directeurs, gestionnaires)
• Statut du lancement

• Est-ce que les applications de mon


service seront impliquées, et si oui,
sont-elles prêtes ?

• Quel est l’impact sur la productivité


de mes employés ?

Netmail Migration 39
Intervenants principaux Ce qu’ils doivent savoir

Utilisateurs finaux • Pourquoi passons-nous à Outlook ?

• Comment cela m’affecte-t-il ?

• Quels avantages puis-je attendre ?

• Quelles sont les dates du projet ?

• Comment cela se passera-t-il (détails


de la mise en œuvre) ?

• Que dois-je faire ?

• Comment puis-je obtenir de l’aide ?

• Politiques et pratiques d’e-mail


(enregistrer les anciens e-mails, limite à
120 jours, limite de taille)

• Problèmes connus (problèmes


d’installation de la version, autre ?)

• Les différences d’utilisabilité de GW et


Outlook (ce qu’il leur manquera ?
Règles, retrait de messages, que vont-
ils obtenir ?)

• Comment puis-je avoir accès aux


ressources, salles de conférence, listes
de distribution, etc.

Créer des outils pour faciliter la communication


Les personnes en cours de migration ont besoin de savoir ce qui se passe, ce que l’on
attend d’elles, où aller pour trouver de l’aide et où trouver des informations supplémentaires.
Elles doivent également être en mesure de reconnaître les communications officielles
de l’équipe de migration. Pour atteindre ces objectifs, Netmail recommande à l’équipe
de migration de créer un Site Intranet, une liste de distribution et un pseudonyme de
migration afin de faciliter le partage de l’information.

Netmail Migration 40
• Site intranet

• Liste de distribution

• Pseudonyme de migration

• Thème de la migration

Site intranet

Netmail recommande de créer un site Intranet qui soit disponible à tous les membres de
l’équipe de migration, aux gestionnaires de soutien et utilisateurs finaux. Ce site devrait
contenir les renseignements suivants :

• Plan du projet

• Processus de migration

• Feuille de suivi de migration

• Procédures pré et post-migration

• Problèmes connus et questions fréquemment posées (FAQ)

• Documentation pour l’utilisateur final, téléchargements, et/ou vidéos

• Formulaire de demande de support

• Formulaire de bogue

Les membres de l’équipe de migration doivent avoir la permission de publier un problème


connu et articles de la FAQ. Les utilisateurs doivent être en mesure de commenter les
procédures et les articles de la FAQ et les problèmes connus. L’équipe de migration
doit surveiller ces commentaires et mettre à jour les procédures individuelles et les
articles selon les besoins. Les utilisateurs doivent également être en mesure de remplir

Netmail Migration 41
les demandes de Support et de surveiller l’avancement de leurs demandes de Support
déposées antérieurement sur ce site. Si quelqu’un a le sentiment d’avoir identifié un
problème avec le produit ou le service, il doit être en mesure de déposer un rapport de
bogue.

Liste de distribution

L’équipe de migration doit créer une liste de distribution de l’équipe. Tous les e-mails du
projet sont envoyés à cette liste de distribution et sont disponibles à tous les membres
de l’équipe du projet.

Pseudonyme de migration

L’équipe de migration doit créer un pseudonyme de migration à partir duquel toutes les
communications officielles de la migration sont envoyées. Sélectionnez les personnes
qui doivent avoir la possibilité d’envoyer des e-mails depuis ce pseudonyme. Ceci aide
les utilisateurs à identifier les communications officielles de migration.

Thème de la migration

Pour rendre le processus de migration plus agréable et plus attrayant pour les utilisateurs
finaux, l’équipe de migration peut envisager de créer un thème autour du projet de
migration. Par exemple, les utilisateurs finaux peuvent être invités à embarquer pour un
voyage virtuel (complet avec un « itinéraire » indiqué sur des cartes postales). L’analogie
de la migration d’un animal ou des insectes vers des climats plus chauds peut également
être utilisée.

Netmail Migration 42
Établir une chronologie régulière des e-mails de
communication
La principale méthode de communication entre l’équipe de migration et le reste de
l’organisation doit être l’envoi d’e-mails. Netmail a créé des modèles d’e-mails qui sont
inclus dans « Construire un plan d’e-mails de communication efficace pour la migration ».
Ces e-mails sont destinés à être envoyés sur la base d’un calendrier précis, avant et après
la migration.

Chronologie des e-mails de communication

Chronologie Type de communication 

Avant la Migration • Enquête de pré-migration

Trois mois avant • E-mail au gestionnaire

Deux mois avant • E-mail général

• E-mail au gestionnaire
Un mois avant
• E-mail aux utilisateurs

• E-mail aux utilisateurs


Une semaine avant • E-mail général
• E-mail au gestionnaire et au support

Un jour avant • E-mail général

• E-mail de bienvenue
Après la Migration
• Enquête post-migration

Netmail Migration 43
Cette section décrit l’utilisation de chacun de ces messages électroniques inclus dans
la chronologie.

Avant la Migration – enquête de pré-migration

Ce message électronique est envoyé aux utilisateurs avant le début de la migration.


Ce message remercie la personne qui va être migrée pour sa participation au cours
de la migration et lui donne l’occasion de formuler des commentaires en remplissant
l’enquête de pré-migration. Voir Annexe A : enquêtes sur la migration.

Trois mois avant — E-mail au gestionnaire

Ce message électronique informe tous les gestionnaires de votre organisation que votre
organisation migre vers Microsoft Office  365. Dans ce message électronique, vous
devez donner un aperçu du processus de migration et dire à vos gestionnaires quand
la migration est prévue. Vous devez donner aux gestionnaires l’information dont ils ont
besoin pour communiquer au sujet de la migration avec leurs employés. Voir Annexe B :
exemples d’e-mails de communications.

Deux mois avant – E-mail général

Ce message électronique est envoyé à tous ceux qui sont candidats à la migration de
boîtes aux lettres. Il les avertit que leur boîte aux lettres doit être migrée. Ce message
électronique leur fournit les informations de contact. Voir Annexe B : exemples d’e-
mails de communications.

Un mois avant — E-mail au gestionnaire

Ce message électronique est envoyé à tous les gestionnaires et liste leurs employés que
vous envisagez de migrer. Cela informe les gestionnaires qui, de leurs employés, vous
envisagez faire migrer et leur donne l’occasion de reporter la migration de personnes en
particulier si nécessaire. Voir Annexe B : exemples d’e-mails de communications.

Un mois avant — E-mail aux utilisateurs

Ce message électronique est envoyé à toutes les personnes devant être migrées.
Il s’agit d’un rappel et il contient essentiellement les mêmes renseignements que le
message : deux mois avant — E-mail général. Des liens vers la documentation sur le site
intranet peuvent également être inclus pour permettre aux utilisateurs de commencer à

Netmail Migration 44
se familiariser avec le nouveau logiciel de messagerie. Voir Annexe B : exemples d’e-
mails de communications.

Une semaine avant – E-mail aux utilisateurs

Ce message électronique est envoyé à toutes les personnes devant être migrées. Il s’agit
d’un rappel et il les encourage vivement à achever les procédures avant la migration. Voir
Annexe B  : exemples d’e-mails de communications et Annexe  C  : échantillon
des procédures avant et après de migration.

Une semaine avant — E-mail général

Ce message électronique est envoyé à tous ceux qui ont rempli le sondage de pré-
migration et ont été qualifiés à migrer. Il contient des informations supplémentaires sur
ce à quoi il faut s’attendre lors de la migration de leur boîte aux lettres. Il peut également
rappeler aux utilisateurs où trouver la documentation sur le nouveau client Outlook. Voir
Annexe B : exemples d’e-mails de communications.

Une semaine avant – E-mail au gestionnaire et au support

Ce message électronique est envoyé aux gestionnaires des personnes en cours de


migration, pour les personnes qui exécutent la migration, ainsi qu’aux membres de
l’équipe de soutien. Ceci est conçu comme la migration officielle en main. Il liste qui doit
être migré, qui va exécuter la migration et qui est censé prendre en charge la migration. Il
spécifie l’heure de la migration et la durée prévue. Voir Annexe B : exemples d’e-mails
de communications.

Un jour avant — E-mail général

Ce message électronique est envoyé à tous ceux qui ont rempli le sondage de pré-
migration et sont prêts à migrer. Il s’agit de l’avis final que leurs boîtes aux lettres seront
migrées le jour ouvrable suivant. Cet e-mail peut également inclure les procédures après
la migration que les utilisateurs auront à effectuer une fois que leur compte aura été
migré. Voir Annexe B  : exemples d’e-mails de communications et Annexe  C  :
échantillon des procédures avant et après de migration.

Netmail Migration 45
Après la Migration – E-mail de bienvenue

Ce message électronique est envoyé à tous ceux qui ont été migrés. Ce message
électronique est utilisé comme l’étape de vérification de la migration définitive. Il est
envoyé aux nouveaux utilisateurs de la boîte aux lettres Office  365. Les utilisateurs
verront leur boîte aux lettres du serveur Office 365 lorsqu’ils se connectent la première
fois. S’il y a un problème avec la migration des boîtes aux lettres, l’administrateur recevra
un récépissé de non-livraison (NDR). Si cela arrive, l’administrateur de migration peut
commencer les procédures de dépannage. Ce message électronique contient le nom
d’utilisateur Microsoft de l’utilisateur et le mot de passe temporaire. Cet e-mail rappelle
aussi aux utilisateurs d’effectuer les procédures post-migration et de mettre en place
leurs appareils mobiles. Voir Annexe B : exemples d’e-mails de communications et
Annexe C : échantillon des procédures avant et après de migration.

Après la Migration – enquête post-migration

Lorsque l’équipe de migration confirme que l’utilisateur a été correctement migré et


que les problèmes de migration ont été résolus, ils envoient ce message électronique.
Ce message remercie la personne qui a été migrée pour sa participation et lui donne
l’occasion de formuler des commentaires en remplissant le sondage post-migration. Voir
Annexe A : enquêtes sur la migration

Netmail Migration 46
Créer des activités d’e-mails de communication éducatives
Il est important d’éduquer et d’impliquer l’ensemble de l’organisation sur la migration à
venir. Netmail a créé des activités de communication e-mail proposées qui sont incluses
dans «  Construire un plan d’e-mails de communication efficace pour la migration  ».
Ces activités sont destinées à être présentées selon un calendrier spécifique avant et
après la migration. Cette section décrit le public visé pour chacune de ces activités de
communication e-mail suggérées.

Activités d’e-mail de communication — 3 mois avant

Public Activité Rempli par

Cadres • Examen du Plan de


communication

• Examen du Plan d’appui

• Mises à jour du personnel de


gestion de projet (bimensuelles)

• Lancer les mises à jour


d’avancement

• Fournir les séries de diapositives


exécutives

Cadres externes • Présentation du service

• Introduction fiche d’information


e-mail et projet

• Étude personnalisée des


« Besoins et Impacts »

Support administration • Formation spécialisée pour les


assistants administration

Netmail Migration 47
Public Activité Rempli par

Gestion externe (terrain) • Formation hebdomadaire

• Base de connaissances et foire


aux questions disponibles

• Formation service assistance


Outlook

Utilisateurs finaux • Contact de soutien


hebdomadaire continu

• Évaluation mensuelle des


avancées

Personnel de soutien • E-mail général d’annonce


technique
• Le Site intranet est en ligne

• Défis hebdomadaires pour


l’utilisateur final

Activités d’e-mail de communication — 2 mois avant

Public Activité Rempli par

Cadres • Lancer les mises à jour


d’avancement

Cadres externes (terrain) • Étude personnalisée des «


Executives Besoins et Impacts » mise à jour

Support administration • Formation continue pour les


administrateurs de tous les
directeurs généraux

Netmail Migration 48
Public Activité Rempli par

Personnel de soutien • Formation du personnel de


techniquePersonnel service soutien

• Mettre à jour la base de


connaissances et la foire aux
questions

• Formation au service
d’assistance

Gestion externe (terrain) • Contact de soutien


Management hebdomadaire

• Évaluation mensuelle des


avancées

• Affiches créés et affichées

Utilisateurs finaux • Nouveau concours pour nettoyer


les e-mails

• Événements Outlook (lunch,


événements virtuels)

Netmail Migration 49
Activités d’e-mail de communication — 1 mois avant

Public Activité Rempli par

Cadres • Lancer les mises à jour


d’avancement

Cadres externes (terrain) • Étude personnalisée des «


Executives Besoins et Impacts » mise à jour

• Messagerie personnelle sur le


statut du déploiement

Support administration • Admin événement/formation

• Formation continue pour les


administrations de tous les
directeurs généraux

• Formation spécialisée pour les


gestionnaires de domaines
et RAM afin de soutenir les
administrations domaine

• Assistance technique de
migration disponible

Personnel de soutien • Formation du personnel de


technique Personnel service soutien

• Capacité de volume d’appel


supplémentaire sur place pour le
service d’assistance

• Menu Aide téléphonique mis


à jour

Gestion externe (terrain) • Contact de soutien


Management hebdomadaire

• Évaluation mensuelle des


avancées

Netmail Migration 50
Public Activité Rempli par

Utilisateurs finaux • E-mail « Comment pour »

• E-mail « Différences »

• Promouvoir les chemins


souhaités de support

• Kiosques d’informations dans les


bâtiments de l’entreprise

• Soutenir des kiosques dans les


bâtiments de la société (par ex. :
pour mettre en place les
appareils mobiles)

• Événements Outlook (lunch,


événements virtuels)

Netmail Migration 51
Activités d’e-mail de communication — Post-migration

Public Activité Rempli par

Cadres • Célébration

Cadres externes (terrain) • Mise à jour de toutes questions


commerciales

• E-mail de remerciement
au personnel

Support administration • Commentaires (groupe de


réflexion) du personnel de
l’adjoint administration

Personnel de soutien • Surveillance et signalement des


technique problèmes de déploiement

• Célébration de l’équipe
de soutien

Gestion externe (terrain) • Évaluation du service sur la mise


en œuvre effective et l’impact sur
l’entreprise de la migration

Utilisateurs finaux • E-mail de remerciement

• Merci pour les affiches créés et


affichées

• Concours pour des utilisations


productives d’Outlook

• Enquête de satisfaction client

Netmail Migration 52
À quoi s’attendre le jour de la migration
• Personnel de soutien disponible, formé et local

• À au moins 30 jours du précédent e-mail (GW) dans la boîte de réception


Outlook de l’utilisateur

• Une assistance téléphonique mise en place pour signaler et résoudre


les problèmes urgents

• Processus de communication des questions essentielles à tous les utilisateurs

• Site d’auto-assistance établi et promu

• Appels au support technique routé de manière appropriée et résolus


rapidement

• Capacité de volume d’appel accrue pour le service d’assistance

• Traitement VIP pour les utilisateurs

• Enrôler des champions du produit comme soutien supplémentaire de


première ligne

• Former et déployer des employés supplémentaires pour soutenir les


principaux intervenants

• Bénévoles pour « se promener dans les étages »

• Kits d’appui général distribués aux employés

Netmail Migration 53
Annexe A : enquête sur la
migration
Enquête de pré-migration

Nom :...........................................................................................................................

Pseudonyme :...............................................................................................................

Gestionnaire :...............................................................................................................

Service :.......................................................................................................................

1. Quelles sont vos attentes concernant le nouveau système Office 365 et Outlook ?

....................................................................................................................................

2. Avez-vous passé en revue les problèmes connus pour la migration ?

....................................................................................................................................

3. Avez-vous réduit la taille de votre boîte aux lettres à moins de xx mégaoctets (Mo) ?

....................................................................................................................................

4. Êtes-vous prêt(e) à avoir votre boîte aux lettres migrée ?

....................................................................................................................................

5. Avez-vous des problèmes majeurs sur la migration Office 365 ?

....................................................................................................................................

Netmail Migration 54
Enquête post-migration

Nom :...........................................................................................................................

Pseudonyme :...............................................................................................................

Gestionnaire :...............................................................................................................

Service :.......................................................................................................................

1. Avez-vous déposé des demandes de soutien associées à la migration de votre boîte


aux lettres ? Si oui, ont-elles été fermées avec succès ?

....................................................................................................................................

2. La quantité d’information et de soutien fournie avant et après la migration était-elle


suffisante pour vous ou votre équipe ?

....................................................................................................................................

3. Avez-vous utilisé les matériels et services supports fournis par l’équipe de Migration ?
Si non, pourquoi ? Si oui, vous ont-ils été utiles ?

....................................................................................................................................

4. Considérez-vous que votre migration de boîtes aux lettres ait été terminée avec
succès ? Si ce n’est pas le cas, quels problèmes avez-vous rencontrés ?

....................................................................................................................................

5. Avez-vous des commentaires ou des recommandations pour l’équipe de Migration ou


de soutien sur l’ensemble du projet migration ?

....................................................................................................................................

Netmail Migration 55
Annexe B : exemple d’e-mails de
communication
Construire un plan d’e-mails de communication efficace pour la migration contient les
exemples d’e-mails de communication pour les gestionnaires et utilisateurs lorsque vous
migrez les boîtes aux lettres vers Microsoft Office 365.

Veuillez modifier les messages e-mail recommandés en fonction de votre situation


particulière. Insérez vos informations lorsque vous voyez ce qui suit  : < description
information >.

Trois mois avant — E-mail au gestionnaire

Informez tous les gestionnaires que votre entreprise/organisme migre vers Microsoft
Office 365. Prévenez vos gestionnaires de la date de la migration. Fournissez une vue
d’ensemble du processus. Expliquez pourquoi vous effectuez la migration. Donnez à
vos gestionnaires des outils pour promouvoir votre décision de faire ce changement.
Donnez-leur les informations à communiquer à leurs employés de sorte que leurs
employés sachent que la migration est à venir.

Deux mois avant – E-mail général

Titre : ACTION REQUISE : nous migrons votre boîte aux lettres à Office 365 ! Cet e-mail
est votre premier avis que votre boîte aux lettres sera migrée vers Microsoft Office 365
le <Date>. Vous devez effectuer beaucoup de tâches avant que votre e-mail puisse
être migré. Vous pouvez prendre également plusieurs actions avant la migration afin
d’améliorer votre expérience Microsoft Office 365.

Consultez ACTION REQUISE AVANT MIGRATION < insérez le lien pour  : instructions
pré-migration sur votre site Intranet > pour préparer votre migration.

Vous pouvez aussi prévisualiser ce que vous devrez faire une fois que votre boîte aux
lettres aura été migrée. Voir ACTION REQUISE APRES MIGRATION < insérez le lien
pour  : instructions post-migration sur votre site Intranet > pour afficher un aperçu de
cette information.

Netmail Migration 56
Si vous avez des questions, consultez la FAQ Microsoft Office  365 < insérez le lien
vers Microsoft Office 365 FAQ > et Problèmes connus Microsoft Office 365 < insérez
le lien vers Microsoft Office 365 Known Issues > ou contactez le support < insérez vos
informations de contact >.

Merci,

< Votre pseudonyme de contact Migration ou support >

Un mois avant — E-mail au gestionnaire

Titre : ACTION REQUISE : Approuvez-vous la migration des boîtes aux lettres pour ces
employés ?

Nous avons besoin de votre approbation pour migrer les boîtes aux lettres de vos
employés à Microsoft Office 365 le <Date>. Si nous ne recevons pas votre approbation,
les employés suivants ne seront pas migrés.

ACTION REQUISE

Passez en revue la liste de vos employés et répondez à cet e-mail pour nous faire savoir
s’ils peuvent être migrés.

Employé Migrer ?

Shaun Adams

John Hessel

Dans la colonne « Migrer » ? à côté de l’employé, veuillez indiquer « Oui » pour approuver
la migration des boîtes aux lettres. Si la boîte aux lettres de quelqu’un ne peut pas être
migrée, ou si vous ne souhaitez pas qu’elle soit migrée en ce moment, incluez cette
information dans la colonne « migrer » ? Colonne

Netmail Migration 57
Si vous avez des questions, consultez la FAQ Microsoft Office  365 < insérez le lien
vers Microsoft Office 365 FAQ > et Problèmes connus Microsoft Office 365 < insérez
le lien vers Microsoft Office 365 Known Issues > ou contactez le support < insérez vos
informations de contact >.

Merci,

< Votre pseudonyme de contact Migration ou support >

Un mois avant — E-mail aux utilisateurs

Titre : ACTION REQUISE : nous migrons votre boîte aux lettres à Office 365 !

Votre boîte aux lettres sera migrée vers Microsoft Office 365 le < Date, Jour et Heure
>. Veuillez terminer les tâches que vous devez effectuer avant que votre e-mail puisse
être migré. Vous pouvez prendre également plusieurs actions avant la migration afin
d’améliorer votre expérience Microsoft Office 365.

Consultez ACTION REQUISE AVANT MIGRATION < insérez le lien pour  : instructions
pré-migration sur votre site Intranet > pour préparer votre migration.

Vous pouvez aussi prévisualiser ce que vous devrez faire une fois que votre boîte aux
lettres aura été migrée. Voir ACTION REQUISE APRES MIGRATION < insérez le lien
pour  : instructions post-migration sur votre site Intranet > pour afficher un aperçu de
cette information.

Si vous avez des questions, consultez la FAQ Microsoft Office  365 < insérez le lien
vers Microsoft Office 365 FAQ > et Problèmes connus Microsoft Office 365 < insérez
le lien vers Microsoft Office 365 Known Issues > ou contactez le support < insérez vos
informations de contact >.

Merci,

< Votre pseudonyme de contact Migration ou support >

Netmail Migration 58
Une semaine avant – E-mail aux utilisateurs

Titre  : IMPORTANT ! — ACTION REQUISE  : nous migrons votre boîte aux lettres à
Office 365 !

Nous migrons vos boîtes aux lettres à Microsoft Office  365 le < Date >. Si vous ne
terminez pas les mesures requises avant le < Date-date du jour + 1 jour > votre boîte
aux lettres ne sera pas migrée.

Si vous avez déjà terminé les actions requises avant la migration, veuillez ignorer ce
message.

Consultez ACTION REQUISE AVANT MIGRATION < insérez le lien pour  : instructions
pré-migration sur votre site Intranet > pour préparer votre migration.

Vous pouvez aussi prévisualiser ce que vous devrez faire une fois que votre boîte aux
lettres aura été migrée. Voir ACTION REQUISE APRES MIGRATION < insérez le lien
pour  : instructions post-migration sur votre site Intranet > pour afficher un aperçu de
cette information.

Si vous avez des questions, consultez la FAQ Microsoft Office  365 < insérez le lien
vers Microsoft Office 365 FAQ > et Problèmes connus Microsoft Office 365 < insérez
le lien vers Microsoft Office 365 Known Issues > ou contactez le support < insérez vos
informations de contact >.

Merci,

< Votre pseudonyme de contact Migration ou support >

Une semaine avant — E-mail général

Note pour l’administrateur Microsoft Office  365  : cet e-mail est envoyé à tous ceux
qui ont terminé l’enquête sur la migration et sont prêts à migrer. Les instructions pour
télécharger l’enquête sur la migration sont incluses dans le document ACTION REQUISE

Netmail Migration 59
AVANT MIGRATION.

Titre : NOTIFICATION : nous migrons votre boîte aux lettres à Office 365 !

Félicitations ! Votre boîte aux lettres est prête à être migrée le < Date >.

Vous pouvez continuer à utiliser votre boîte aux lettres courante comme d’habitude
jusqu’à ce que votre boîte aux lettres soit déplacée à Microsoft Office  365. Après la
migration de votre boîte aux lettres, vous recevrez un e-mail de bienvenue avec vos
informations d’identification Microsoft Office 365 et un lien vers les instructions décrivant
comment configurer et utiliser votre nouvelle boîte aux lettres Microsoft Office  365.
Pour un aperçu de ces instructions, consultez ACTION REQUISE APRES MIGRATION
< insérez le lien : instructions post-migration sur votre site Intranet >.

Si vous avez des questions, consultez la FAQ Microsoft Office  365 < insérez le lien
vers Microsoft Office 365 FAQ > et Problèmes connus Microsoft Office 365 < insérez
le lien vers Microsoft Office 365 Known Issues > ou contactez le support < insérez vos
informations de contact >.

Merci,

< Votre pseudonyme de contact Migration ou support >

Une semaine avant – E-mail au gestionnaire et au support

Note de l’administrateur Microsoft Office 365 : cet e-mail est envoyé aux gestionnaires des
employés dont des boîtes aux lettres sont en cours de migration et aux administrateurs
désignés pour la migration et au personnel de soutien.

Titre  : NOTIFICATION  : ces personnes seront migrées vers Microsoft Office  365 le
< Date >.

Les personnes suivantes seront migrées vers Microsoft Office 365 le < Date > :

Netmail Migration 60
Employé autres?

Shaun Adams

John Hessel

La migration débutera à < Heure > le < Jour > et devrait être terminée à < Heure >,
< Jour >.

Les employés, dont les boîtes aux lettres, sont en cours de migration, recevront un e-mail
de rappel la veille de leur migration. Lorsque leur migration est terminée, ils recevront un
e-mail de bienvenue avec des instructions décrivant comment utiliser sa boîte aux lettres
Microsoft Office 365.

Les personnes suivantes effectueront la migration :

• Administrateur 1 : < Nom >

• Administrateur 2 : < Nom >

• Administrateur 3 : < Nom >

Les personnes du soutien technique suivantes seront disponibles par téléphone,


< numéro de téléphone > et par e-mail, < Pseudonyme Soutien technique >.

• Support personne 1 : < Nom >

• Support personne 2 : < Nom >

• Support personne 3 : < Nom >

La couverture du support technique commencera à < heure de début > et courra


< Heure Fin > jusqu’à ce que ce groupe soit migré avec succès.

Netmail Migration 61
Si vous avez des questions, consultez la FAQ Microsoft Office  365 < insérez le lien
vers Microsoft Office 365 FAQ > et Problèmes connus Microsoft Office 365 < insérez
le lien vers Microsoft Office 365 Known Issues > ou contactez le support < insérez vos
informations de contact >.

Merci,

< Votre pseudonyme de contact Migration ou support >

Un jour avant — E-mail général

Note pour l’administrateur Microsoft Office  365  : cet e-mail est envoyé à tous ceux
qui ont terminé l’enquête sur la migration et sont prêts à migrer. Les instructions pour
télécharger l’enquête sur la migration sont incluses dans le document ACTION REQUISE
AVANT MIGRATION.

Titre : Rappel : nous migrerons votre boîte aux lettres à Microsoft Office 365 demain !

La migration débutera à < Heure > et devrait être terminé à < Heure >. Un support
technique sera disponible par téléphone, < numéro de téléphone > et par e-mail,
< Pseudonyme Soutien technique >.

Vous pouvez continuer à utiliser votre boîte aux lettres courante comme d’habitude
jusqu’à ce que votre boîte aux lettres soit déplacée à Microsoft Office  365. Une fois
que votre boîte aux lettres est migrée, vous recevrez un Email de bienvenue avec vos
informations d’identification Microsoft Office  365 et un lien < insérez le lien pour les
instructions décrivant comment configurer votre nouvelle boîte aux lettres sur votre site
Intranet > pour les instructions décrivant comment configurer et utiliser votre nouvelle
boîte aux lettres Microsoft Office 365.

Si vous avez des questions, consultez la FAQ Microsoft Office  365 < insérez le lien
vers Microsoft Office 365 FAQ > et Problèmes connus Microsoft Office 365 < insérez
le lien vers Microsoft Office 365 Known Issues > ou contactez le support < insérez vos
informations de contact >.

Merci,

Netmail Migration 62
< Votre pseudonyme de contact Migration ou support >

Après la Migration – E-mail de bienvenue

Note pour l’administrateur Microsoft Office 365 : cet e-mail est envoyé à tous ceux qui
ont été correctement migrés après que l’équipe de migration ait vérifié que la migration
et le suivi des boîtes aux lettres des employés ont été accomplis avec succès. Il peut
être envoyé par courrier électronique ou imprimé et distribué à la main.

Objet : ACTION REQUISE : se connecter à Microsoft Office 365 !

Félicitations ! Votre boîte aux lettres a été migrée avec succès à Microsoft Office 365.

Your new logon credentials are:

Nom d’utilisateur : < username >@example.com

Mot de passe temporaire : < password >

Vous devez effectuer beaucoup de tâches maintenant que votre messagerie a été
migrée. Nous vous recommandons de prévoir deux ou trois heures de votre temps pour
les effectuer. Pour revoir les instructions et accomplir les tâches, consultez la rubrique
ACTION REQUISE APRES MIGRATION < insérez le lien pour : instructions post-migration
sur votre site Intranet >.

Si vous avez des questions, consultez la FAQ Microsoft Office  365 < insérez le lien
vers Microsoft Office 365 FAQ > et Problèmes connus Microsoft Office 365 < insérez
le lien vers Microsoft Office 365 Known Issues > ou contactez le support < insérez vos
informations de contact >.

Merci,

< Votre pseudonyme de contact Migration ou support >

Netmail Migration 63
Annexe C : échantillon des
procédures avant et après la
migration
Construire un plan d’e-mails de communication efficace pour la migration contient les
listes d’échantillon des tâches suggérées que les utilisateurs doivent achever avant et
après la migration à Microsoft Office  365, ainsi qu’un échantillon des étapes que les
utilisateurs doivent effectuer pour configurer leurs appareils mobiles.

Veuillez modifier les documents des exemples en fonction de votre situation particulière.

Top 10 des choses à faire avant la migration de votre compte


Avant que votre compte migre à Outlook 2013, il existe un certain nombre de choses
que vous devez faire afin d’assurer une transition en douceur et protéger les éléments
qui ne seront pas migrés.

Si vous avez des questions, veuillez contacter le service informatique à < adresse
e-mail IT ou Help Desk > ou au < numéro de téléphone IT ou Help Desk >.

1. Demandez à avoir vos archives migrées si vous avez une archive GroupWise et
que vous souhaitez que son contenu demeure après la migration de votre compte.

2. Localisez les éléments dans votre compte (et Archives) qui sont de 25 Mo et plus
et stockez-les à l’extérieur de GroupWise ou supprimez-les. (Applicable aux
migrations vers Office 365, mais ceci peut être atténué par Netmail Detach.)

3. Assurez-vous que la taille de votre compte est inférieure à 50 giga-octets (Go)


en taille. Les comptes Office 365 ont des quotas de50 Go, et toutes les données
qui dépassent cette limite ne seront pas migrées. (Applicable aux migrations vers
Office 365).

4. Documentez-vous sur les règles GroupWise que vous voulez recréer dans Outlook.
Les règles ne migrent pas à Outlook.

Netmail Migration 64
5. Désactivez le courrier indésirable afin de permettre à tous les courriers d’entrer
dans votre nouveau compte. Laisser ces paramètres activés empêchera l’e-mail
que vous souhaitez déverminer d’être livré.

6. Exportez des copies de sauvegarde de vos carnets d’adresses afin de garantir la


conservation des aspects qui ne migrent pas. Certains champs moins couramment
utilisés ne migrent pas et pas plus que ne le font les Contacts fréquents.

7. Prenez note de l’accès aux aspects des autres comptes qui vous sont accordés,
tels que les calendriers, carnets d’adresses, dossiers et droits proxy. Ceux-ci
seront disponibles dans Outlook, mais vous devrez passer par un processus pour
les revendiquer.

8. Enregistrez des copies de toutes les conversations GroupWise Messenger


requises.

9. Consultez la documentation sur Outlook Web App et sur la façon de configurer vos
appareils mobiles. Vous devrez attendre que votre compte soit migré afin de les
utiliser, mais vous pouvez obtenir une longueur d’avance sur l’apprentissage à
leur sujet.

10. Mettez un signet ou imprimez une copie de la page du Top 10 des choses à faire
après la migration de votre compte, de cette façon vous vous pouvez vous
connecter immédiatement !

Netmail Migration 65
Top 10 des choses à faire après la migration de votre compte
Une fois que votre compte a migré à Office 365, vous souhaiterez probablement vous
connecter, configurer les choses comme vous les aimez et vous reconnecter à toutes
les ressources qui sont partagées avec vous. Les tâches répertoriées ci-dessous vous
fournissent les informations dont vous avez besoin pour configurer complètement votre
compte Outlook.

Si vous avez des questions, veuillez contacter le service informatique à < adresse
e-mail IT ou Help Desk > ou au < numéro de téléphone IT ou Help Desk >.

1. Connectez-vous à votre messagerie, calendrier, contacts et liste des tâches.

2. Connectez vos appareils mobiles

3. Vérifiez que tous les éléments qui devraient être dans votre compte sont
disponibles.

4. Configurez votre signature d’email.

5. Reconnectez-vous aux comptes de messagerie partagés.

6. Reconnectez-vous aux calendriers partagés.

7. Recréez les règles que vous avez utilisées précédemment dans GroupWise.

8. Vérifiez le courrier indésirable régulièrement pour confirmer des messages n’ont


pas été envoyés là inopinément. En outre, configurez vos préférences
d’e-mail indésirable.

9. Découvrez Lync pour la messagerie instantanée avec texte, voix et vidéo.


(Si vous utilisez Lync.)

10. Visitez nos pages de documentation et de formation pour apprendre à tirer


le meilleur parti d’Outlook 2013.

Netmail Migration 66
Configuration de vos appareils mobiles
SMARTPHONES ET AUTRES APPAREILS MOBILES

Presque tous les appareils mobiles ont un client de messagerie compatible Office 365.
Utiliser POP/IMAP/SMTP pour ces appareils n’est pas recommandé.

Smartphones classiques (iPhone, iPad, Android, Windows Mobile)

Lorsque vous configurez votre appareil, on vous demandera les informations suivantes :

Adresse e-mail

Entrez l’adresse que vous utilisez comme votre adresse e-mail préférée (par exemple
< username@domain.xyz >).

Nom d’utilisateur

Entrez votre nom d’utilisateur (ou ID). Parfois, vous devrez peut-être entrer « < domain
>\ » (sans les guillemets) suivi de votre nom d’utilisateur (ou ID).

Mot de passe

Entrez votre mot de passe correspondant.

Domaine

Entrez « <domain> » (sans les guillemets).

Serveur

Entrez « <owa.domain.xyz> » (sans les guillemets).

Netmail Migration 67
Utilisateurs de BlackBerry
Les utilisateurs BlackBerry devront contacter le HelpDesk pour obtenir leurs dispositifs
de travail. Sachez que les paramètres devront changer, et qu’il est probable que votre
BlackBerry doive être remis à zéro par défaut. Si vous utilisez actuellement BlackBerry
Enterprise Server (BES) du système GroupWise, l’appareil fera l’objet d’une configuration
similaire comme avant. Si vous utilisez POP/IMAP/SMTP ou une autre configuration
d’e-mail, il faudra des changements importants à la façon dont vous vous connectez
actuellement à e-mail.

Les suggestions suivantes aideront à faire la transition en connectant votre BlackBerry


au système Office 365 de façon beaucoup plus agréable :

1. N’oubliez pas que votre BlackBerry est branché sur un plan d’entreprise avec votre
compagnie de téléphone – sinon il ne se connectera pas au BES.

2. Sauvegardez vos contacts (et tout le reste) à l’aide de votre logiciel de bureau avant
de demander à vous connecter au BES.

3. Prévoyez au moins trois heures au service d’assistance pour que votre BlackBerry
se connecte à Office 365.

4. Apprenez à connaitre votre téléphone – certaines personnes déplacent les icônes


(par ex. : pour les paramètres/options) et les rechercher peut prendre beaucoup
de temps.

Obtenir de l’aide
Tous les périphériques et les clients de messagerie sont différents. Si vous rencontrez
des difficultés à configurer, veuillez contacter le service d’assistance au < numéro de
téléphone ou poste > pour de l’aide.

Netmail Migration 68
SECTION 5

Aides- mémoire
Quick Start Card

Microsoft® Office Outlook® 2013


Outlook 2013 Home View
The default view opens to the Mail Folder, Navigation Pane, the Inbox, To-Do Bar, Reading Pane and the Ribbon.
The Home View provides easy access to your messages and collaboration activities.
Instant Search
Quick Access Toolbar Automatically opens
Add or remove popular the Search Tools
commands. Tab in the Ribbon.
Backstage view
Contains external file
commands. (Replaces the
Office Button and File menu
in earlier releases of Outlook.)

The Ribbon
Quickly find the commands
you need to complete
a task.

View zoom
Navigation Pane control
Lets you select and Zoom in or out
organize items in your of your mail or
mailbox. calendar views.

Sneak a peek
Mouse over items in the
navigation bar to view
pop up window.

Navigation bar Message List Sort and group Reading Pane Social To-Do Bar
Allows you to switch Displays email email items Read emails and Connector Organize your
between the main messages, by clicking the see attachments Connects activities, tasks,
views in Outlook. sender’s name, Arrangements without opening you to social appointments, etc.,
subject, date, size, Header in the them in separate and business in an easy access
and importance. Messaging Pane. windows. networks. quick viewer.

The Ribbon

A B C D E F G
A - New: Mail Message (Ctrl+N), Task (Ctrl+Shift+K), E - Move: Move selected items to new folder, create Rules
Appointment (Ctrl+Shift+A), etc. to manage recipient(s) messages, access OneNote.
B - Delete: Delete (Ctrl+D), Ignore, Clean Up, Junk. F - Tags: Unread/Read (Ctrl+U+Q), Categorize, Follow Up.
C - Respond: Reply (Ctrl+R), Reply All (Ctrl+Shift+R), G - Find: Search for Contacts, access Address Book,
Forward (Ctrl+F), etc. Filter Email: Filter email messages in selected folder(s) to
D - Quick Steps (New): Automate common or repetitive tasks. only show certain items, such as Unread or Flagged items.

Note: The options available in the Ribbon will change according to the Outlook Item you are using. Page 1
Composing and Sending an Email Message
This section will show you how to open, compose and send an email message.
Opening a new email:
There are several ways to create a new email:
• From the Expanded Ribbon choose New Email or New Items.
• From the Quick Access Toolbar click the New Email icon.
• Using the keyboard (Ctrl+N) or (Ctrl+Shift+M).

The Mail Message Item


This is the main window where you create and compose the emails you wish to send.

To: Type the recipient’s Backstage View: Quick Access Toolbar: Address Book:
email address. (If the Contains external Add or remove your most Find and create contacts.
recipient is in your file commands. frequently used action buttons.
Address Book the name Attach Files: Click the
and address will be attachment icon, browse and
auto-completed. You can select the file, and click OK.
access the Address Book You can also drag and drop
by clicking the “To” button.) files from your system folders
into the Message Area.
Cc: Send a carbon
copy of this item to other The Ribbon:
users. To send a Blind When you create a New
carbon copy “Bcc” to Outlook Item, the appropriate
other recipients, select Ribbon and tab options that
the “Options” tab, click are required to compose a
the Bcc icon , the message or task will appear.
Bcc field will appear. Subject: Enter the email
(Recipients cannot see the subject.
other Bcc recipients).
Message Area: Type the
Send: Click button to content of your message here.
send your message.
People Pane: Include your
Social Connector profile.
Click to expand.
The Ribbon
The Ribbon is designed to help you quickly find the commands that you need to complete tasks. Commands are organized
in logical groups, which are grouped together under tabs. Each tab relates to a type of activity, such as writing or laying out a
page. The Ribbon is part of the Microsoft Office Fluent user interface system and appears in a variety of Office products.

Right click the Ribbon to minimize.

Message Tab: Insert Tab: Options Tab: Format Text Tab: Review Tab:
Contains basic Outlook In this tab you can The options for formatting Allows you to set font Review spelling and
commands, such as access all items that your messages are found and paragraph styles, grammar, translate
cutting and pasting, can be inserted into here. Choose themes, find and replace text, languages, consult
attachments, basic text your messages like text or HTML formats, zoom in and out and cut dictionaries and
formatting, etc. images, shapes, page color, delivery and paste items to the encyclopedias.
tables, etc. instructions, etc. clipboard.

Note: The options available in the Ribbon will change according to the Outlook Item you are using. Page 2
Managing Received Messages
Outlook 2013 offers a number of features to improve message management. You may organize your email items with
color-coded categories, set rules, and file the messages in specific Cabinet folders.

Inbox: Stores received mail items. Right-click an item to display the action menu.
Copy: Copies message and content to the clip board.
To paste a copied item, select the desired Folder and enter
(Ctrl+V) using the keyboard.
Quick Print: Prints the content of a selected item.
Reply: Sends a reply message to the sender.
Reply All: Sends a reply message to the sender and
all other recipients of the email.
Forward: Forwards the highlighted item to another recipient.
Mark as Unread: Marks the message as unread.
Categorize: Classifies the item in a specific category
and color-codes it.
Follow Up: Flag the item and schedule it in your calendar.
Find Related: Find related messages or messages
from the sender.
Quick Steps: Access your automated tasks.
Sent Items: Stores Rules: Allows you to create specific management rules.
copies of all sent items. Move: Moves an item to a chosen folder.
OneNote: OneNote is a digital notebook for capturing, sharing,
Contents of selected folders will
appear in the Message List. and saving information.
Ignore: Keep unwanted conversations out of your Inbox.
Junk: Enables junk mail handling.
Delete: Moves the highlighted item to the Trash or deletes
the message from the system.
Convert to Adobe PDF: Convert email message to PDF.
Append to Adobe PDF: Inserts message in an existing PDF.

Received Mail Message Item


When you receive an email, it will be stored in your Inbox folder. After opening an email, you can read and manage it.

You can use the Ribbon to reply, forward,


delete, move to folders, create a rule,
block, categorize, and find related items.

Message: View the message in the


Reading Pane or double-click the item in
the Message List to open it in a seperate
window.

Attachments: Click the item to view it in


the message area. To open an attachment,
double-click the icon, or right-click the
attachment and select the appropriate
action (open, save, move, delete, etc).

To close the email window: Click the


exit button in the upper right corner of the
window, type (Alt+F4), or use the (Esc) key
on your keyboard.

Note: The options available in the Ribbon will change according to the Outlook Item you are using. Page 3
Address Book and Contacts
Use the Address Book to look up and select Contacts and Distribution Lists when you address messages.
Finding Names in Search People in the Ribbon
In the Ribbon, type the name of the contact that you want to find in the Search People box (F11). Outlook will
search in Contacts. If no match is found, Outlook will then search all the available Address Books.

How to Open the Address Book


From the Home Tab in the Ribbon, click the Address Book icon. When sending a message, select the Message Tab,
click the Address Book icon.

Using the Address Book:


1. In the Address Book list,
choose the address book you
want to search.
2. In the Search box, type the name,
or part of a name (Outlook will auto-
complete the name), that you are
searching for.
3. If you wish to send an email to the
selected name, choose Menu bar >
File > select New Message (Ctrl+N).

Search by name only.


Allows you to search
using other criteria like title or location.

Create and Manage Contacts


You can add new contacts to Outlook 2013 Contacts by typing the information directly in the contact form.
Contacts Ribbon
To Create a New Contact:
1. Click People in the
Navigation bar at the bottom of
the window.
2. In the Ribbon of the Contact Pane
Click New Contact .

Open, Modify, and Add Contacts


in the Address book:
1. Click the Address Book icon in
the Contacts Ribbon to open the
Address Book window.
Note: To create a New
2. In the Address Book list, Contact from anywhere in
choose the address book where Outlook, Press Ctrl+Shift+C.
you want to add or modify a contact.
3. Choose the contact you wish to Note: To save the contact
modify, or select, Menu > File > information directly from
New Entry. an email, Right-click the
4. Enter the contact information. sender’s name and choose,
5. Click Save (Ctrl+S). Add to Outlook Contacts.

Use the drop down menus


to choose which categories
you want to input. To modify the layout of the Business Map It: View a map of People Pane: Include
Card, double-click in the card field and the contact’s address. Social Connector profile.
make the desired changes. Click to expand.

Note: The options available in the Ribbon will change according to the Outlook Item you are using. Page 4
Calendar and Scheduling
The Outlook Calendar lets you manage Appointments and Tasks. You can create multiple calendars and share calendars
with others. To access your Calendar, click the Calendar Button in the Navigation Bar.

Use the Navigation Arrows to display the next or previous dates.


Click a date to display the events for that day. Dates that appear in bold indicate scheduled activities.
Calendar Ribbon
Arrange Section: Lets you select
the calendar view you prefer:
Day, Week, Month.
Displays calendars that you have
created or calendars you have
shared rights to. To manage the
Calendar folders, right-click in the
My Calendars field and select the
desired action.
To view an existing Calendar
item, double-click it to open and
view the details.
To create a new Appointment,
Task or Note, double-click
the respective item area or
select the appropriate action
in the Ribbon.
To reschedule an item, drag it to
the updated date and time (does
not apply to group appointments
sent by another user).

Schedule an Appointment: Note: If there is a conflict when scheduling appointments or


1. Click the New Appointment icon meetings, Outlook will automatically notify you. You can also
in the Calendar Ribbon select the Scheduling icon in the Appointment Ribbon and
(Ctrl+N). check the recipient(s) calendar(s) for conflicts.
Appointment Ribbon

2. Type a subject for your


appointment in the Subject field.
3. Enter the meeting location
in the Location field.
4. Enter the Start Time
and End Time.
5. Type an optional message
or add attachments for
the appointment.
6. Click Invite Attendees in the
Appointment Ribbon and
choose which people or groups
you would like to invite.
7. Click Send.

Note: The options available in the Ribbon will change according to the Outlook Item you are using. Page 5
Sharing Contacts and Calendars
Outlook lets you share your contacts and calendars with people inside or outside your organization*.
* To share with someone outside your organization they must have an Exchange or Office 365 server.

To Share your Calendar:


1. Click Calendar in the Navigation bar at the
bottom
of the window.
2. In the Ribbon of the Calendar Pane, Click Share Calendar

3. Type the name of the person or email address you want


to share your Calendar with in the To box.
4. In Details specify the level of details you want to share.
5. Click Send.

Note: To modify the Properties for Calendar or


Contact sharing, right-click the desired folder in the
Navigation Pane and choose Properties, then select
the Tab you want to modify.

To Share a Contact:
1. Click People in the Navigation bar at the bottom
of the window.
2. In the Ribbon of the People Pane, Click Share Contacts

3. Type the name of the person or email address you wish to


share your Contacts with in the To box.
4. Click to specify the level of permissions you want to share.
5. Click Send.

Keyboard Shortcuts
Table of common keyboard shortcuts that will help you navigate and work more efficiently.

Basic Navigation Create a Folder CTRL+SHIFT+E Reply All to a Message CTRL+SHIFT+R


Switch to Mail CTRL+1 Create a Journal Entry CTRL+SHIFT+J Forward a Message CTRL+F
Switch to Calendar CTRL+2 Create a Meeting Request CTRL+SHIFT+Q Save CTRL+S
Switch to Contacts CTRL+3 Create a Note CTRL+SHIFT+N Save and Close ALT+S
Switch to Tasks CTRL+4 Create a New Office Document CTRL+SHIFT+H Save As F12
Switch to Notes CTRL+5 Post to This Folder CTRL+SHIFT+S Undo CTRL+Z
Switch to Folder List CTRL+6 Post a Reply in This Folder CTRL+T Delete an Item CTRL+D
Create a Search Folder CTRL+SHIFT+P Print CTRL+P
Quickly Create Items Create a Task CTRL+SHIFT+K Copy an Item CTRL+SHIFT+Y
Create a Message CTRL+SHIFT+M Create a Task Request CTRL+SHIFT+U Move an Item CTRL+SHIFT+V
Create an Appointment CTRL+SHIFT+A Check Names CTRL+K
Create a Contact CTRL+SHIFT+C Common Actions Check Spelling F7
Create a Distribution List CTRL+SHIFT+L Open a Received Message CTRL+O Flag for Follow Up CTRL+SHIFT+G
Create a Fax CTRL+SHIFT+X Reply to a Message CTRL+R Send or Post or Invite All ALT+S

Toll-free: USA & Canada: 1-866-497-0101, International: +1 514-392-9220, Fax: +1 514-392-9120


Web: www.netmail.com, Email: info@netmail.com

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