Gestión de operaciones: definición, principios, actividades, tendencias

Dado que todas las empresas tienen operaciones, es decir, ciertas formas de crear un producto óptimo a partir de varias
fuentes de entrada, ya sea fabricando productos físicos u ofreciendo servicios, es bueno estar familiarizados con los
conceptos básicos de la administración de estas operaciones. Especialmente como dominar estos conceptos básicos
puede apoyar directamente sus objetivos comerciales.

En este artículo, le presentaremos los antecedentes históricos y el concepto actual de administración de operaciones,
sus principios rectores y las actividades cotidianas que son responsabilidad de un gerente de operaciones. También le
daremos una perspectiva de algunas de las tendencias recientes que tienen un impacto en esta disciplina.

¿Qué es la gestión de operaciones?

La administración de operaciones involucra la planificación, organización y supervisión de procesos, y realiza las mejoras
necesarias para una mayor rentabilidad. Los ajustes en las operaciones diarias tienen que respaldar los objetivos
estratégicos de la empresa, por lo que van precedidos de un análisis y una medición profundos de los procesos actuales.

Antecedentes históricos
La gestión de operaciones anteriormente se llamaba gestión de producción, mostrando claramente sus orígenes en la
fabricación. Históricamente, todo comenzó con la división de la producción, comenzando ya en los tiempos de los antiguos
artesanos, pero se extendió más ampliamente al agregar el concepto de intercambiabilidad de piezas en el siglo XVIII, lo
que en última instancia provocó la revolución industrial.

Sin embargo, no fue hasta que Henry Ford dio un giro en la fabricación con su famoso concepto de línea de montaje,
también conocido como "traiga trabajo a los hombres", que la gestión de la producción para mejorar la productividad se
convirtió en un tema candente. Desde los años 50 y 60, formó una disciplina separada, además de dar vida a otros
conceptos, como el taylorismo, la planificación de la producción o el control de inventarios.
A medida que las economías del mundo desarrollado fueron cambiando gradualmente para estar basadas en el servicio,
todas las funciones corporativas, incluida la administración de productos, comenzaron a integrarlas. El lado del servicio
también comenzó su enfoque aplicando principios de gestión de productos para la planificación y organización de
procesos, hasta el punto en que tenía más sentido llamarlo administración de operaciones.

Gestión multidisciplinaria
La gestión multidisciplinaria de las operaciones es ahora un área funcional multidisciplinaria en una empresa, junto con
las finanzas y el marketing. Se asegura de que los materiales y el trabajo, o cualquier otra entrada, se use de la manera
más efectiva y eficiente posible dentro de una organización, maximizando así la producción.

La gestión de operaciones requiere estar familiarizado con una amplia gama de disciplinas. Incorpora la gestión general,
la gestión de mantenimiento de fábrica y equipos por tradición. El gerente de operaciones debe conocer las políticas
estratégicas comunes, la planificación de materiales básicos, los sistemas de fabricación y producción, y su análisis.
Principios de producción y control de costos también son importantes. Y, por último, pero no menos importante, tiene
que ser alguien que pueda navegar en las relaciones laborales industriales.

Habilidades requeridas
Las habilidades requeridas para realizar tal trabajo son tan diversas como la función misma. Las habilidades más
importantes son:

• Habilidades organizacionales. La organización de procesos en una organización requiere un conjunto de habilidades

desde la planificación y la priorización hasta la supervisión. Estas habilidades juntas ayudan al gerente a lograr
productividad y eficiencia.

• Capacidades analíticas / comprensión del proceso. La capacidad de comprender los procesos en su área a menudo
también incluye una comprensión amplia de otras funciones. Una atención al detalle a menudo es útil para profundizar
en el análisis.

• Coordinación de procesos. Una vez que los procesos son analizados y entendidos, pueden ser optimizados para la
máxima eficiencia. La toma de decisiones rápidas es una ventaja real aquí, así como una clara resolución de problemas.

• Habilidades de las personas. Los defectos en las interacciones con los empleados o los miembros de la alta gerencia
pueden dañar seriamente la productividad, por lo que un gerente de operaciones debe contar con las habilidades de las
personas para navegar adecuadamente en las líneas finas con sus colegas. Además, la comunicación clara de las tareas y
objetivos sirve como gran motivación y para dar un propósito para todos.

• Creatividad. Una vez más, las habilidades para resolver problemas son esenciales para un enfoque creativo si las cosas
no van en la dirección correcta. Cuando lo hacen, la creatividad ayuda a encontrar nuevas formas de mejorar el desempeño
corporativo.

• Tech-savviness. Para entender y diseñar procesos en un momento en que las operaciones dependen cada vez más de la
tecnología, la afinidad por la tecnología es una habilidad que no se puede subestimar. Los gerentes de operaciones deben
estar familiarizados con las tecnologías más comunes utilizadas en sus industrias, y tener una comprensión aún más
profunda de la tecnología de operación específica en sus organizaciones.

Los principales principios de la gestión de operaciones

Algunos de los fundamentos del trabajo diario en la gestión de operaciones vale la pena expandir un poco más. A
continuación, encontrará dos enfoques principales que son importantes para comprender las fuerzas motrices detrás de
las decisiones sobre la planificación, el diseño y la organización de procesos.

Ambos están adoptando la idea de enfocarse en la entrega: apoyar a la organización para entregar mejores resultados,
mediante una entrada optimizada de materiales, equipos, tecnología y recursos humanos.
Los diez principios de OM de Randall Schaeffer
Randall Schaeffer es un profesional con experiencia en la gestión de operaciones y manufactura, un filósofo industrial y
orador habitual en conferencias organizadas por APICS, la asociación líder de EE. UU. De la cadena de suministro y gestión
de operaciones. Presentó su lista de 10 principios de gestión de operaciones en una conferencia de APICS en 2007,
diciendo que la violación de estos principios había causado la lucha que experimentaban las compañías manufactureras
de los Estados Unidos.

• Realidad. La gestión de operaciones debería centrarse en el problema, en lugar de las técnicas, porque ninguna
herramienta en sí misma presentaría una solución universal.

• Organización. Los procesos en la fabricación están interconectados. Todos los elementos deben ser predecibles y
consistentes, para lograr un resultado similar en los beneficios.

• Fundamentos. La regla de Pareto también se aplica a las operaciones: el 80% del éxito proviene de una estricta adhesión
al mantenimiento preciso de registros y disciplinas, y solo el 20% proviene de la aplicación de nuevas técnicas a los
procesos.

• Responsabilidad. Se espera que los gerentes establezcan las reglas y las métricas, y definan las responsabilidades de sus
subordinados, así como también que verifiquen regularmente si se cumplen los objetivos. Solo así los trabajadores
pondrían los esfuerzos necesarios.

• Varianza. Se debe alentar la varianza de los procesos, porque si se manejan bien, pueden ser fuentes de creatividad.

• Causalidad. Los problemas son síntomas: efectos de causas subyacentes. A menos que las causas sean atacadas, los
mismos problemas aparecerán nuevamente.

• Pasión administrada. La pasión de los empleados puede ser un importante impulsor del crecimiento de la empresa, y
los gerentes pueden inculcarla si no es natural.

• Humildad. En lugar de un proceso costoso de prueba y error, los gerentes deben reconocer sus limitaciones, "obtener
ayuda y seguir adelante".

• Éxito. Lo que se considera éxito cambiará con el tiempo, pero siempre tenga en cuenta el interés del cliente. Para
mantenerlos, todos los demás principios deben revisarse ocasionalmente.

• Cambio. Siempre habrá nuevas teorías y soluciones, por lo que no debe ceñirse a una u otra, sino abrazar el cambio y
lograr la estabilidad a largo plazo.

Los 16 principios de gestión de operaciones por el Dr. Richard Schonberger

El Dr. Richard J. Schonberger, reconocido investigador de fabricación estadounidense y autor del libro "World Class
Manufacturing: The Next Decade", se ha vuelto ampliamente conocido en la gestión de operaciones por su conjunto de
16 principios centrados en el cliente. • Forme un equipo con los clientes. Sepa lo que compra y usa, y organice las familias
de productos en consecuencia.

• Mejora continua y rápida. Intente la mejora continua para ofrecer siempre la mejor calidad, apunte a una respuesta
más rápida a la demanda del cliente y siempre ofrezca la máxima flexibilidad. Por lo tanto, le da más valor, de una manera
más flexible.

• Propósito unificado. Involucre a los empleados de primera línea en las discusiones estratégicas para asegurarse de que
entiendan el propósito de su trabajo y expresen su opinión sobre qué cambiar.

• Conoce la competencia. Conozca a sus clientes, sus mejores prácticas y sus ventajas competitivas.

• Atención. No permita variaciones que los clientes no compren ni demanden.

• Organizar recursos. Establezca prioridades en la organización de recursos de forma que las operaciones se aproximen a
la tasa de uso o demanda del cliente.

• Invierte en recursos humanos. Ofrezca opciones de capacitación cruzada, rotación de trabajos y mejoras en la seguridad
y salud laboral. También ofrece más recompensas y reconocimientos.

• Mantener el equipo. Siempre piense primero en la mejora de los activos actuales, en lugar de una nueva compra.

• Simple "mejor" equipo. Mantenga el equipo lo más simple y flexible posible, a un costo razonable.

• Minimice el error humano. Mejore el equipo y mantenga a los trabajadores de primera línea responsables.

• Tiempos de corte. Acorte la ruta del producto al cliente haciendo que los procesos y la entrega sean más rápidos

. • Cortar la configuración. Esté preparado para soportar diferentes procesos y obtener toda la información y
herramientas listas para la producción bajo demanda.

• Sistema de atracción. Mejore el flujo de trabajo y corte los desechos produciendo bajo demanda.

• Control de calidad total. Use solo los mejores materiales, procesos y socios.

• Corrige las causas. Concéntrese en controlar las causas raíz que realmente afectan el costo y el rendimiento.

• Gestión de visibilidad. Promueva los logros corporativos, informe al mercado sobre sus mejoras en competencia o
productividad.

Las actividades de gestión de operaciones

Hay tres grupos principales de actividades realizadas por la gestión de operaciones, que se derivan de sus funciones de
planificación o diseño, organización y supervisión. Todas las actividades implican considerar activos, costos y recursos
humanos, y van precedidas de un análisis exhaustivo de los procesos.

Diseño
Antes de planificar procesos o diseñar productos, la administración de operaciones debe estar ocupada analizando el
mercado para evaluar las demandas. Si ofrece resultados prometedores, p. un lugar al que dirigirse o un nuevo producto
o servicio para desarrollar, puede comenzar a planificar.

En la mayoría de los casos, la planificación implica diseñar un nuevo producto, desde el concepto inicial hasta el
lanzamiento real, con varias fases de prueba involucradas. Durante la planificación, tendrá que considerar los requisitos
técnicos y comerciales.

Algunas veces los procesos necesitan ser actualizados: diseñando una nueva cadena de suministro u otros procesos
logísticos. Si su producto es un servicio, el diseño del proceso apunta a una variedad de requisitos y niveles de contacto
con el cliente.

De nuevo, en otros casos, se trata de una nueva instalación: su empresa decide expandir sus operaciones y deberá decidir
la ubicación de la instalación, su capacidad y su diseño.

Los planes siempre deben respaldar los objetivos comerciales: están enfocados al considerar los costos y encontrar la
mejor calidad y capacidad, o calcular las necesidades de inventario y mano de obra humana.

Por lo tanto, es importante establecer medidas adecuadas en la fase de planificación, para saber si el rendimiento real las
cumple o si es necesario realizar ajustes. La capacidad es una de estas medidas, como lo es la calidad del producto o los
tiempos de entrega.

Administración / Organización
Así que tiene una facilidad para la producción, el diseño de su producto está listo, y así es la forma en que se producirá:
con qué material y recursos humanos, a qué costos, con qué flujo de trabajo.

Esta es una base de partida sólida para maximizar la eficiencia de sus operaciones. Sin embargo, necesitará una
administración constante y competente para corregir los errores accidentales en la planificación, ajustar la producción a
los cambios en los costos o las reglamentaciones, y mantenerlos eficientes en muchos niveles.

El gerente de operaciones selecciona y programa los procesos para obtener un resultado óptimo y hace lo mismo con los
materiales para una calidad y capacidad ideales. Organizar el mantenimiento del equipo también forma parte de las
actividades de gestión de la calidad. Además, el inventario y toda la cadena de suministro deben ser gestionados para
producir de manera más eficiente.

Como en todas las funciones de gestión, la gestión de los recursos humanos es una actividad esencial. En la gestión de
operaciones, la planificación de los niveles reales de empleo puede tener un gran impacto sobre si una organización puede
operar de manera efectiva.

Mejorar
Siempre hay espacio para mejorar cuando se trata de los procesos utilizados, la calidad y la capacidad lograda, o en lo que
se refiere al nivel de inventario y recursos humanos.

Por lo tanto, una gran parte de las tareas de administración de operaciones proviene de estas necesidades, y aquí es donde
interviene la planificación a largo plazo. Pero recuerde, los cambios realizados de acuerdo con estos planes son solo tan
buenos como la mejora que aportan en términos comerciales.

Una mejor manera de pronosticar la demanda lo acerca más a una mejora de los procesos, ya que se producen ahorros
en los costos y tiempos de entrega. La calidad de un producto será mayor si tiene un Control de calidad total establecido
y evalúa los riesgos operacionales correctamente. Cuentas de control de inventarios para un mejor uso de los suministros.
Con la fabricación Just-In-Time, los problemas de capacidad se pueden resolver. La colaboración es una estrategia
recurrente común que puede usar para mejorar la efectividad de sus recursos humanos.

Como consejo general, siempre puede considerar agregar alguna tecnología en la mezcla. La mejor manera de hacerlo es
desarrollar un plan tecnológico: identificar dónde se encuentra la empresa ahora, en qué áreas necesitaría un impulso,
qué tecnologías relevantes están disponibles y cuáles son factibles de implementar.

TENDENCIAS RECIENTES EN LA GESTIÓN DE OPERACIONES

Los ciclos de vida de los productos cada vez más reducidos, las nuevas tendencias en el mercado laboral, las
preocupaciones ambientales y la digitalización de los procesos requieren enfoques innovadores para la gestión de
operaciones. Algunas de las tendencias que tienen un impacto significativo en la disciplina actual son:

Reingeniería de procesos de negocios (BPR)

Es un enfoque radical para diseñar procesos centrales: tome todo lo que utilizó antes, deséchelo y luego comience
nuevamente desde cero. Con Business Process Reengineering, puede fomentar la innovación y mejorar
dramáticamente cualquier medida seleccionada. Si quiere hacerlo bien, concéntrese en cómo puede agregar más
valor al cliente.

Manufactura esbelta y ágil

Establecida por la Corporación Toyota, el término manufactura esbelta se ha convertido en una tendencia dominante
en la industria, y se usa de manera intercambiable con la producción Just-In-Time. El concepto subyacente es una
mejora constante de los procesos para reducir el desperdicio y el inventario, y maximizar el rendimiento de productos
y servicios de alta calidad y bajo costo.

Un nuevo giro en este concepto es ágil, o también conocido como "el nuevo magro". Tiene sus orígenes en el
desarrollo de software, pero ahora es utilizado por diversas industrias. La razón por la que se hizo realidad fue la
creciente complejidad de los procesos, y se caracteriza por el desarrollo de productos hecho en pequeños
incrementos y la toma de decisiones súper rápida. En conjunto, aseguran la flexibilidad e interactividad necesarias,
remedios probados para cambios impredecibles en la demanda del mercado.

Six Sigma
Mejorar los procesos utilizando un enfoque basado en datos es una innovación de Motorola desde mediados de
1980. Todavía se encuentra entre las tendencias de impacto porque es un método de mejora de la calidad y de
reducción de costos que se centra en la satisfacción del cliente.

El método se basa en la medida Six Sigma, que se logra si solo se encuentran 3.4 defectos en un millón de productos.
De esta forma, la eficiencia de producción puede ser casi del 100%. Cuando se le presenta un problema, el enfoque
Six Sigma utiliza un método de cinco pasos llamado DMAIC, un acrónimo de definir, medir, analizar, mejorar y
controlar.

Sistema de fabricación reconfigurable (RMS)

Otro método posible para reaccionar a los cambios rápidos en el mercado es RMS, un sistema de producción que se
puede usar con diferentes funcionalidades dentro de una familia de productos. Con un RMS, puede hacer ajustes en
la producción de manera rentable.

Participación de los empleados

Una tendencia reciente que afecta las actividades de gestión de recursos humanos en las operaciones es la creciente
participación de los empleados en los procesos de planificación. Escuchar las opiniones de los trabajadores a menudo
trae nuevas ideas, una perspectiva diferente sobre qué problemas deben resolverse y cómo hacer que las
operaciones sean más efectivas.

Sostenibilidad
Debido a las normativas medioambientales cada vez más restrictivas, las empresas deben operar bajo presión para
reducir su impacto nocivo mientras siguen creciendo. Los problemas, ya que afectan a todos los niveles de
operaciones, necesitan los conocimientos de la administración de operaciones sobre cuáles son las opciones para
cumplir con estas nuevas expectativas.

Muchas veces, los principios aplicados para la eficiencia coinciden con los principios de gestión de operaciones
sostenibles, como organizar los recursos o reducir los tiempos y el desperdicio.

Gestión de operaciones comportamentales

Esta área de investigación de tendencias estudia el impacto del comportamiento humano, especialmente la toma de
decisiones no racional, en la disciplina. Debido a su complejidad, la administración de operaciones es un campo
propenso a frecuentes desviaciones en la resolución de problemas.

Existe un gran interés en comprender los factores más importantes que influyen en las decisiones del gerente, así
como en hacer que los métodos eficientes de resolución de problemas estén más ampliamente disponibles. Con tal
caja de herramientas, los gerentes pueden tomar decisiones más racionales y mejorar la eficiencia general de las
operaciones.
https://www.cleverism.com/operations-management-definition-principles-activities-trends/