ESCRITO ARCHIVISTICA.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL.

Los procesos para la organización de un archivo son esenciales para el archivista

en su labor profesional, los pasos lógicos son:

-Clasificación

-Ordenación

-Descripción

Hablaremos de la clasificación que es el primer paso de los procesos destinada

para la organización de un archivo en el cual se busca controlar, recuperar y
conservar la información obtenida en los documentos para su respectivo uso ya
sea administrativo, jurídico o científico.

Como proceso archivístico la clasificación permite la identificación y el

agrupamiento sistemático de documentos semejantes con características
comunes teniendo como base la estructura orgánica y funcional de las
instituciones y los trámites administrativos que adelantan las dependencias en el
ejercicio de sus funciones.

La clasificación debe reflejar la estructura de cada identidad de tal manera que las
agrupaciones documentales resultantes correspondan a las subdivisiones que
conforman la institución.

Agrupaciones Documentales:

-Fondo Documental.

-Secciones Documentales.

-Subsecciones Documentales.
Estructura Orgánica:

-Entidad

-Dependencias mayor jerarquía

-Grupos de trabajo

La clasificación documental se define como la labor intelectual mediante la cual se

identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental
(fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánica y funcional
de la entidad.

Clasificar implica el trabajo de identificar la procedencia de los documentos

teniendo en cuenta la estructura orgánica y las funciones desarrolladas por una
institución a lo largo de su gestión.

Se infiere también que la clasificación es la adaptación del Fondo Documental a la

estructura de la identidad que lo produce o lo produjo, una vez identificada las
categorías administrativas o dependencias y archivísticas como las series,
unidades y tipos documentales en las cuales se refleja la institución productora de
documentos.

La clasificación es connatural a los documentos de archivo ya que estos nacen

clasificados por estar vinculados, en primer lugar a la institución que los produce y
en segundo lugar al quedar adscritos a una dependencia o división de aquella en
cumplimiento de un procedimiento administrativo.

La clasificación bien documentada deberá basarse tanto en la aplicación de los

principios de procedencia y de orden original para identificar las categorías y
grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo, como en la identificación de
las funciones asignadas a las dependencias y los asuntos que tramitan.

Se puede decir también que la Clasificación Documental es la agrupación de los

documentos por colecciones y fondos de archivos.
  Identificar y establecer fondos, secciones y subsecciones (productores)
 Identificar y establecer series, subseries o asuntos (documentos)

Principio de procedencia

Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se

establece que los documentos producidos por una institución y su dependencia no
deben mezclarse unas con otras.

En el proceso de clasificación la procedencia o productor permite identificar los

creadores de los documentos que pueden ser de tipo institucional como los fondos
documentales y los administrativos como lo son las secciones y subsecciones
documentales.

Los institucionales están referidos a la totalidad de los documentos producidos

por una entidad.

En los administrativos la procedencia está dada por las dependencias llamadas

unidades administrativas, divisiones o en algunos casos secciones en las cuales
están organizadas las instituciones con respecto a la estructura orgánica.

El concepto de procedencia debe aplicarse a toda la entidad incluyendo a las

unidades más pequeñas que cumplan funciones definidas y determinadas sobre
las cuales tenga una responsabilidad directa.

Orden Original

Este principio archivístico en la clasificación, se aplica a partir del

conocimiento de los procedimientos administrativos que determinan el
orden en que los documentos se producen para el desarrollo de un
trámite. Al clasificar conviene restablecer, en lo posible, el orden primitivo
de los documentos atendiendo la secuencia en que se generaron en
cumplimiento del trámite administrativo. Esto solo se puede lograr, si
 todas las oficinas o unidades administrativas productoras de documentos,
conocen sus funciones y su participación en los diferentes trámites
administrativos1.

El orden original o secuencia administrativa de producción se relacionas más que

todo con las unidades documentales, en estas se anotan las actividades
adelantadas en la resolución de un asunto que por su función le es asignado a
una dependencia para el logro de los objetivos para los cuales fue creada.

Las funciones están definidas bajo los actos administrativos como son los
decretos, las leyes, acuerdos, resoluciones, actas u otros que son emitidos por el
organismo competente y son regladas por las normas de procedimiento.

Para que el principio de orden original cumpla su cometido debe preservar

las interrelaciones documentales que le son inherentes; es decir, que se
respete el estatus de cada documento, de acuerdo con el lugar que ocupe
en un trámite determinado. Así, cada unidad documental deberá estar
conformada por los documentos que le correspondan de acuerdo a cada
trámite, de tal manera que al revisar una unidad documental, en ella se
vea reflejada la creación y uso de los documentos, así como la razón por la
cual fueron creados2.

FUNCIONES

En la clasificación, las funciones determinan las series que corresponden a

cada agrupación documental, ya que estas son el resultado de actuaciones
reguladas por normas de procedimiento, en cumplimiento de los objetivos
encomendados a cada dependencia. En toda institución hay funciones
comunes y específicas. Las comunes son aquellas funciones
administrativas genéricas que sirven de apoyo para el ejercicio de las
competencias de cualquier entidad (personal, presupuesto, asuntos
jurídicos, etc.). Las especificas desarrollan la misión de la entidad y
constituyen su razón de ser, haciéndola diferente de cualquier otra. Estas
funciones son delegadas en las áreas técnicas3.

1
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Cartilla de clasificación documental. Bogotá, D.C
2001. p. 12
2
Ibíd. p. 12
3
Ibíd. p. 13-17
Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En
archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los
documentos.

Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de

organización archivística.

Tabla de Retención Documental (TRD): Listado de series, con sus

correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Tabla de Valoración Documental (TVD): Listado de asuntos o series

documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo
central, así como una disposición final.
BIBLIOGRAFÍA

COLOMBIA.ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Cartilla de clasificación documental. Bogotá, D.C

2001

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