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    tin de riesgos es la competencia 7 ra aa errr 4 organizacién para SECRETOS PARA fk LAGESTION UE IL SuUlS EX PROTEC TOS SECRETOS PARA DOMINAR v LA GESTION I nS EN FROVECIOS HOE ESTE Ach icon PROTECTS LILIANA BUCHTIK om ae buchtikglobal IL wrwnabuchtiacom Secretos para Dominar la Gestién de Riesgos en Proyectos © 2012 Liliana Buchtik, Buchtik Global®. Todos los derechos reservados. No esté permitido usar sin permiso previo, y por escrito, del autor reproducir, distribuir, almacenar en una base de datos o sistema, 0 retransmitir, ninguna parte de este libro, ya sea de modo total o parcial, de ninguna forma y por ningtin medio—ya sea grafico, electrénico, mecanico, fotocopia, registro, grabacién, u otro. Eseriba a info@buchtik.com para solicitar permiso para referir, usar o reproducir cualquier frase o parte de este libro, de cualquier forma y por cualquier medio. Aviso/Descargo de responsabilidad: Si bien la autora ha hecho el mejor esfuerzo en preparar este libro, no da ninguna garantia con respecto de la exactitud o completitud del contenido del mismo. Del mismo modo ningtin representante, distribuidor, vendedor, u otro, pueden crear o extender garantia alguna. Los consejos y estrategias contenidas en este libro pueden no ser apropiadas para su proyecto 0 situacién. Ni el autor nila editorial seran responsables de pérdidas de ganancia o de cualquier otro dafio comercial, incluyendo, entre otros, dafios especiales, secundarios, y consecuentes. “Buchtik Global” y el logo de Buchtik Global son marcas registradas de Liliana Buchtik. Para mas informacién del libro visite www.buchtik.com ISBN: 978-9974-98-932-0 Secretos para Dominar la Gestién de Riesgos en Proyectos —Primera Edicién Impreso en Uruguay. Primera impresién, octubre del 2012. Grafica Mosca Depésito Legal Nro. 359.865 1. Riesgos. 2. Riesgos en proyectos. 3. Secretos para Dominar la Gestion de Riesgos en Proyectos/ Liliana Buchtik. PUBLICADO POR: 8 a oc ea aww. buchtik.com Dedicado a Quienes son responsables de gestionar o participar en la gestién de los riesgos en proyectos. A aquellos que desean aprender o profundizar sobre ello. A los que buscan nuevas herramientas, materiales, experiencias y casos reales, para hacer sus proyectos mas memorables. A aquellos que en definitiva quieren tener éxito. A los que me han ayudado a crecer a nivel profesional y personal. A quienes enriquecieron mis experiencias y aprendizaje, y aprendieron conmigo, incluyendo a mi mentor y a mis amigos incondicionales. Amis lectores, que me envian mensajes desde todo el mundo animandome a seguir escribiendo y demostrando aprecio por mi trabajo. A mi familia, que siempre me brinda su inmenso amor y animo para asumir nuevos proyectos y me da un apoyo extraordinario a través de mis mayores desafios y suefios. A los mejores padres del mundo: Igor y Nina. Les debo todo lo que soy. Y¥ a Dios, que sino fuera por El, no seria quién soy, ni tendria lo que tengo. Agradecimientos Secretos para Dominar la Gestién de Riesgos en Proyectos surgié de la necesidad de ofrecer un libro de direccién de riesgos en proyectos que sea realmente practico, y ademas en espatiol, ya que es el primer libro en espafiol sobre el tema. Un proyecto como este libro no es algo que una logre sola. Este trabajo es el resultado de un equipo talentoso de colegas y amigos, expertos, revisores, editores, disefiadores, compafiias de impresién, y otros que colaboraron para contribuir con el mismo, y de ultima, para aportar a la profesién y ala comunidad de la direccién de proyectos a nivel mundial. Un agradecimiento especial a Squadra, al Ing. Marcelo Torassa, al Arq. Eduardo Strauch y a Natali Buchtik. Adicionalmente a todos mis revisores por tomarse el tiempo de leer el manuscrito y de compartir sus aportes. Mi més profundo agradecimiento a todos ustedes, sin sus ideas, tiempo y contribuciones este libro no habria podido ser. éPor qué gestionar los riesgos del proyecto? - 20 beneficios éCuéales son los 3 mitos de la gestion de riesgos? éQué es la gestién de riesgos? éTodos los provectos tienen riesgo? éQué es un riesgo? Riesgos negativos Riesgos positivos Riesgos y problemas Componentes del riesgo Probabilidad e impacto del riesgo éQué es un riesgo previsible e imprevisible? éQué es Ja tolerancia al riesgo y el umbral? éCuales son las categorias de riesgos?—Ejemplos de riesgos Estructura de desglose de riesgos Riesgos por fases del proyecto Riesgos del negocio o asegurables éQuién gestiona los riesgos v cudles son sus responsabilidades? El rol de quien gestiona los riesgos Otros roles en Ja gestin de riesgos Ejemplo real de roles en la gestién de riesgos éQué estandares hay para gestionar riesgos? Conclusién éPor qué se planifica la forma como se gestionaran los riesgo: éCuando se planifica la forma en que se gestionaran los riesgos? éComo se hace un plan de gestién de riesgos? éQué tanto se planifica la gestién de riesgos? éQué se hace con el plan de gestién de riesgos' éQué se considera para hacer el plan de gestién de riesgos? éQué herramientas se usan para planificar la gestion de riesgos? Capacitacién en gestién de riesgos Reuniones Opinién de consultores y expertos Plantillas Conclusién, éQué se obtiene al identificar los riesgos? éCuando se identifican los riesgos? éPor qué se documentan los riesgos? éQué considerar para identificar los riesgos? éQué herramientas se usan para identificar viesgos? Taller de identificacién de riesgos Liuvia de ideas vy mapas mentales Entrevistas y encuestas Consultas a expertos RBS y categorias de riesgos de proyectos previos Analisis de hipdtesis Andlisis de checklists de riesgos Analisis dela EDT Técnica Delphi Anélisis causal o de causa raiz Analisis de causa y efecto, Ishikawa, o espina de pescado Analisis DAFO o FODA Diagrama de flujo Analisis del arbol de fallas o FT: Diagrama de influencias Analisis del campo de fuerzas Revision de documentos del proyecto y de lecciones Plantillas, formularios, y post-it Diagrama de afinidad Ejemplos de riegos en provectos reales Conclusién, éQué tipos de andlisis de riesgos hay? éQué es el andlisis cualitativo de riesgos? éQué se obtiene al analizar los riesgos? éQué considerar para analizar los riesgos? éQué herramientas se usan para analizar los riesgos cualitativamente? Evaluar la probabilidad y el impacto de los riesgos Matriz de probabilidad ¢ impacto de los riesgos Matriz doble de probabilidad e impacto Categorizacién de riesgos Urgencia del riesgo Calidad de la informaci6n Consulta a expertos Calificacién del riesgo del provecto Conclusién, ué es el analisis numérico de riesgos? éComo sabes si precisas un analisis numérico? éPara qué hacer el andlisis numérico? éCuales es el beneficio del anélisis numérico? éQué proyectos reales usan el analisis numérico? éQué retorna el andlisis numérico? éQué considerar para cuantificar los riesgos numéricamente? éQué herramientas se usan para cuantificar los Distribuciones probabilisticas Modelos y simulacién—Monte Carlo Entrevistas y consultas a expertos Estimaciones PERT Analisis de sensibilidad y grafico de tornado Analisis del valor monetario esperado Andlisis con un arbol de decision lusion, éCual es el resultado de prepararse para responder ante el riesgo? éQué se actualiza en el registro de riesgos? Riesgos residuales vy secundarios Crear o actualizar documentos del proyecto éQué considerar para prepararse para enfrentar el riesgo? éQué herramientas se usan para enfrentar el riesgo? Estrategias de respuesta a los riesgos Estr ategias de respuesta en la NASA Reservas de contingencia y de gestion -y calculo dela misma Liuvia de ideas Otras herramientas para responder Caso: Plan de respuesta exitoso en el rescate de 33 mineros en Chile 3. caracteristicas clave del plan para enfrentar los Tiesgos Plan de retroceso y solucién temporal Conclusion éQué preguntas se hacen en este paso? éQué se obtiene al controlar los riesgos? éQué considerar para controlar los riesgos? éQué herramientas usar para controlar los Tiesgos? Reuniones del proyecto Revaluacién de los riesgos Registro de incidentes Auditoria de riesgos Analisis de desvios y tendencias Medicién del desempefio Analisis del uso de las reservas iS jusién, Ejemplo de plan de gestion de riesgos Ejemplo de identificacidn de riesgos Ejemplo de andlisis cualitativo de riesgos Ejemplo de cémo analizar la probabilidad y el impacto de los riesgos Ejemplo de uso de la matriz de probabilidad e impacto de los riesgos Ejemplo de lista priorizada de riesgos Ejemplo de lista de riesgos a corto plazo Ejemplo de lista de supervision de riesgos Ejemplo de lista de riesgos por categoria Ejemplo de como enfrentar los riesgos Ejemplo de cémo determinar las reservas de contingencia y de gestién Ejemplo de impacto cuantificado antes y durante laejecucién Ejemplo para refinar la lista de riesgos en el Canal de Panama Ejemplos reales de manuales o guias de gesti6n de riesgos Conelusién Elacta del proyecto y los riesgos Enunciado del aleance, EDT y riesgos Los requerimientos y los riesgos Enfoque agil: éminimiza o sube el riesgo? Solicitudes de cambio y riesgos Conclusion Estimaciones, hipétesis, restricciones y riesgos Interdependencias entre provectos Los factores externos y los riesgos Las personas y el cronograma La complejidad del trabaio La disponibilidad de recursos La logica de red del cronograma Tareas de provectos globales Convergencia y divergencia El riesgo de lo peor para lo ultimo El camino critico y los riesgos Recursos criticos v riesgos Cadena critica Los calendarios v los riesgos Acortar la duracién o acelerar el cronograma Reservas de tiempo Conch sin Roles, responsabilidades y riesgos No gestionar el conflicto Elriesgo cuando cualquiera hace Jo que quiere Elriesgo de planificar la entrada pero no la salida El riesgo de pedir pero no dar ni formar El riesgo del ego v la jerarquia El riesgo de no estar disponible El riesgo de las estimaciones inconsistentes El riesgo de las actitudes y de las expectativas El riesgo del irrealismo que termina con el equipo El riesgo de perder el apovo Los equipos virtuales vy el riesgo Conclusion Los riesgos en el plan de adquisiciones. Definicién y tipos de contratos Buenas practicas para tratar los riesgos en Jas adquisiciones Marco de referencia para revisar los riesgos de un contrato Fuentes de riesgos tipicas en las adquisiciones Conelusién éQué pasa sino se gestionan los riesgos relativos ala calidad? El riesgo, la calidad v las restricciones Fuentes tipicas de riesgos relativas a la calidad Ejemplo de riesgos y calidad en proyectos Los riesgos a la vista del cliente Conclusién éCémo se relaciona la gestion de riesgos y la de costos? Fuentes tipicas de riesgos relativas al costo del proyecto Anidlisis de reservas Anilisis del valor ganado Estimacién del costo considerando riesgos Conclusion Caso: Ja comunicaci6n, clave en el rescate de 33 mineros chilenos éCémo se comunican los riesgos efectivamente? Reglas para comunicar riesgos efectivamente Pautas para crear el mensaje del riesgo Pautas para comunicar el mensaje Elementos de la confianza al comunicar Errores comunes al comunicar el riesgo éQué teorias examinar al comunicar riesgos? éComo planificar la comunicacién de los riesgos? Informes sobre los riesgos Interesados a quienes comunicar el riesgo Los canales de comunicacién y el riesgo Otras consideraciones de comunicaciones Fuentes de riesgos tipicos en las comunicaciones Conclusién Caso: cualidades del jefe del proyecto del rescate de 33 mineros Mas cualidades importantes para el éxito Conelusién éComo gestionar centralizadamente los riesgos usando software? Ejemplo Deltek Active Risk Manager Ejemplo RiskyProject™! Conelusién éC6émo crear paso a paso un arbol de decisién con software? éComo crear un anilisis de sensibilidad con software? éComo crear un andlisis “qué pasa si’ con software? 19. Lecciones sobre riesgos y modelo de madurez 20. Conclusién y recomendaciones Apéndice 1. 25 planillas para gestionar teas-cy Apéndice 2. Ejemplos reales de procesos de ty Abreviaciones y acrénimos DO tee Reece ELLY La autoray sus talleres Otros libros de la autora Fig 1.1 El primer rescatado junto al Presidente Chileno y patrocinador Fig I.2 Organizaciones que reconocen y cuantifican riesgos Fig 1.3 Vuelo US Airways 15.49 aterriza en el rio Hudson Fig I.4 Integracion de la gestién de riesgos en la gestién del proyecto Fig 15 Areas de la gestion de proyectos con riesgos Fig 1.1 20 beneficios al gestionar los riesgos del proyecto Fig 1.2 Pasos para gestionar los riesgos Fig 1.3 Eiemplos de riesgos altos, medios y bajos Fig 1.4 Tipos de riesgos Fig 1.5 Riesgos negativos o amenazas Fig 1.6 Riesgos positivos u oportunidades Fig 1.7 Elementos que constituyen un riesgo Fig 1.8 Relaci6n entre riesgos e informaci6n Fig 1.9 Riesgo previsible e imprevisible Fig 1.10 Ejemplo del impacto de un riesgo previsible Fig 1.11 Certidumbre e incertidumbre Fig 1.12 Actitudes frente al riesgo Fig 1.13 Tolerancias que influyen Eig 1.14 Grados de tolerancia Fig 1.15 Ejemplos de Estructura de Desglose de Riesgos RBS) Fig 1.16 Ejemplos de riesgos en la direccién del proyecto Fig 1.17 Ejemplos de riesgos de capacitacién Fig 1.18 Ejemplos de riesgos técnicos Fig 1.19 Ejemplos de riesgos internos Fig 1.20 Ejemplos de riesgos externos Fig 1.21 Causas de riesgos seguin la fase del proyecto Fig 1.22 Ejemplo real de roles y responsabilidades en la gestion de riesgos Fig 2.1 Principales elementos de un plan de gestion de riesgos Fig 2.2 Definicién de escala relativa del impacto de los riesgos Fig 2.3 Escala relativa de probabilidad Eig 2.4 Mapeo de insumos contra secciones del plan de gestion de riesgos Fig 3.1 Lista de riesgos y sus categorias Fig 3.2 Insumos para identificar los riesgos Eig 3.3 Mapa mental usado en Ja Iluvia de ideas para identificarlos riesgos Fig 3.4 Analisis de hipotesis Fig 3.5 Checklist de riesgos Fig 3.6 Estructura de desglose del trabajo Fig 3.7 Ejemplo del analisis causal ig 3.8 Elementos de un diagrama de do Fig 3.9 Diagrama Ishikawa en un proyecto real Fig 3.10 Preguntas de ejemplo para el FODA Fig 3.11 Ejemplo de cada perspectiva del FODA Fig 3.12 Ejemplo del andlisis FODA Eig 3.13 Elementos de un diagrama de flujo Fig 3.14 Diagrama de flujo de sistema de un proyecto informatico Fig 3.15 Flujo de procesos Fig 3.16 Arbol de falla de sistema en un sitio Web ig 3.17 Simbolos para construir un diagrama de influencia Fig 3.18 Diagrama de influencia simplificado para decidir si lanzar un libro Fig 3.19 Ejemplo del analisis del campo de fuerzas Fig 3.20 Diagrama de afinidad Fig 3.21 Ejemplos de riesgos en el Departamento de Transporte de California Fig 3.22 Caja de herramientas para identificar v documentar los riesgos Fig 4.1 Tipos de anilisis de riesgos Fig 4.2 Registro de riesgos actualizado con el andlisis de riesgo Fig 4.3 Listas de riesgos luego del analisis cualitativo Fig 4.4 Insumos para analizar los riesgos cualitativamente Fig 4.5 Factores de un riesgo Fig 4.6 Matriz de probabilidad e impacto de los riesgos Fig 4.7 Ejemplo de valores y categorias de-riesgo Fig 4.8 Matriz de probabilidad e impacto del rescate de los 33.mineros Fig 4.9 Matriz doble de probabilidad e impacto - Relativa Fig 4.10 Matriz doble de probabilidad e impacto ~Numérica Fig 4.11 Categorias de riesgo Fig 4.12 Caja de herramientas para analizar los riesgos cualitativamente Fig 4.13 Calculo de la calificacion del riesgo del proyecto Fig 5.1 Determinar si hacer un analisis numérico Fig 5.2 Razones para hacer un andlisis numérico de riesgos Fig 5.3 Analisis cualitativo-y numérico Fig 5.4 Insumos para analizar los riesgos numéricamente Fig 5.5 Distribuciones probabilisticas usadas en el andlisis numérico: Fig 5.6 Ejemplo de distribucién probabilisitica Fig 5.7 Distribucién probabilisitica normal Fig 5.8 Ejemplo de distribuciones normales con distinto riesgo Fig 5.9 Distribuciones triangulares, Fig 5.10 Distribucién uniforme Fig 5.11 Distribucion beta Fig 5.12 Representacién de un modelo para simulacién Fig 5.13 Simulacién Monte Carlo para hallar el riesgo del cronograma Fig 5.14 Barra de analisis PERT en Microsoft Office Project® Fig 5.15 Formulario para ingresar las 3 estimaciones PERT Fig 5.16 Calculo de duracién sin v con analisis PERT Fig 5.17 Diagrama de tornado Fig 5.18 Anilisis de sensibilidad con Oracle® Crystal Ball Fig 5.19 1** paso para crear un arbol de decisién. Definir el escenario. Eig 5.20 2% paso del érbol. Determinar el costo yla ganancia por escenario Fig 5.21 Calculo del costo de cada alternativa de decisién Fig 5.22 9** paso para crear un arbol de decisién—Calcular el VME Fig 5.23 Caja de herramientas para analizar los riesgos numéricamente Fig 6.1 Registro de riesgos con sus respuestas Fig 6.2 Relacién y ejemplos de riesgos, respuestas y riesgos secundarios Fig 6.3 Insumos para planificar las respuestas a los riesgos Fig 6.4 Registro de riesgos sin la estrategia de respuesta aun Fig 6.5 Aceptacién activa y pasiva de riesgos Eig 6.6 Tipos de estrategia de respuesta a riesgos negativos ypositives Fig 6.7 Estrategias segun la calificacion del riesgo negativo ¥.pos itivo Fig 6.8 Plan de contingencia para volar en un avién A380 Eig 6.9 Comparativo de reserva de contingencia y de gestion Fig 6.10 Ejemplo de calculo de reserva de contingencia Fig 6.11 Herramientas para planificar cémo responder ante los riesgos Fig 6.12 Planes de respuesta ante el riesgo en el rescate de mineros Fig 6.13 Plan B de respuesta del reseate minero Fig 7.1 Preguntas que ayudan en el control de riesgos Fig 7.2 Estados de un riesgo antes y después de su control Fig 7.3 Insumos necesarios para controlar los riesgos Fig 7.4 Riesgos cerrados en el registro de riesgo Fig 7.5 Eiemplo de registro de incidentes Fig 7.6 Herramientas para controlarlos riesgos Fig 8.1 Plan de gestion de riesgos del proyecto de capacitacién Fig 8.2 Ejemplo de lista larga de riesgos identificados Fig 8.3 Ejemplo de andlisis cualitativo de riesgos Fig 8.4 Matriz de riesgos negativos del proyecto de capacitacién Fig 8.5 Matriz de riesgos positivos del provecto de capacitacion Fig 8.6 Ejemplo del analisis cualitativo con la calificacién del riesgo, Fig 8.7 Ejemplo de lista priorizada de riesgos Fig 8.8 Ejemplo de lista de riesgos.a corto plazo Fig 8.9 Ejemplo de lista de riesgos a supervisar Fig 8.10 Ejemplo de lista de riesgos ordenados por categori: Fig 8.11 Ejemplo de estrategias de respuesta para riesgos medios y altos Fig 8.12 Fiemplo de estrategias de respuesta para riesgos bajos Fig 8.13 Solicitud de cambio para la respuesta del riesgo numero 4 Fig 8.14 Registro de riesgos con el plan de respuesta completo Fig 8.15 Impacto cuantificado antes de ejecutar las respuestas Fig 8.16 Impacto cuantificado luego de ejecutar las respuestas Fig 8.17 Refinamiento de riesgos en un proyecto del Canal de Panama Fig 9.1 Tareas de un proyecto realizado con metodologias agiles Fig 9.2 Gestion de riesgos en un enfoque de desarrollo agil Fig 10.1 Razones de fracaso en proyectos segtin PWC Fig 10.2 Principales razones de fracaso en proyectos, Info- Tech Research Fig 10.3 Rangos de exactitud de las estimaciones por Harold Kerzner Fig 10.4 Tipos de restricciones de fechas en un cronograma Fig 10.5 Tipo de restriccion Debe comenzar el Eig 10.6 Ejemplo de convergencia en la tarea Decision dela solucién a.usar Fig 10.7 Ejemplo de camino critico Fig 10.8 Ejemplo de camino critico con cambio de duracién Fig 10.9 Ejemplo de dos caminos criticos distintos en el mismo cronograma Fig 10.10 Ejemplo de recurso critica Fig 10.11 Tipos de colch6n en la Cadena Critica Fig 10.12 Colehén en Cadena Critica y en cadena de alimentacion Fig 10.13 Gestion de colchones en Ja Cadena Critica Fig 10.14 Diferencias principales entre el camino critico y la Cadena Critica Fig 10.15 Calendario de una persona en el proyecto Fig 10.16 Definir fechas no laborables en el proyecto Fig 10.17 Ejecucién rapida Fig 10.18 Desarrollo de software en secuencia y con ejecucién acelerada Fig 10.19 Desarrollo de un software sin compresion y con, compresién Fig 10.20 Costo y beneficio dela compresion Fig 10.21 Uso de reserva de contingencia en el cronograma Fig 10.22 Uso de un retraso en el cronograma Fig 10.23 Fuentes de riesgos tipicos en la gestion del cronograma Fig 11.1 Ejemplo de matriz de asignacién de responsabilidades Fig 11.2 Sugerencias para minimizar riesgos al estimar Fig 11.3 Fuentes de riesgos tipicos relativos alos recursos bumanos Fig 12.1 Tipos de contrato de precio fijo Fig 12.2 Tipos de contrato de costo reembolsable Fig 12.3 Comparativo de tipos de contrato Fig 12.4 Grado de riesgo para cada parte sestin el tipo de contrato Fig 12.5 Riesgos al comprar y producir Fig 12.6 Calculo del valor esperado para hacer y comprar Fig 12.7 Planilla de evaluacin de propuestas de un Iamado itar Fig 12.8 Planilla de evaluacion de proveedores y propuestas de un contrato Fig 12.9 Asignacién de riesgos en un contrato. Fig 12.10 Estimaciones independientes Fig 12.11 Mejores 12 practicas relativas a las contrataciones vlos riesgos Fig 12.12 Elementos clave de un marco para revisar los riesgos del contrato Fig 12.13 Modelo de madurez de los procesos de contratacién. Fig 13.1 Ejemplo de definicién de escala del impacto de riesgos de calidad Fig 13.2 Evaluacién y pruebas relativas alos riesgos de la calidad Fig 13.3 Vinculo entre la gestién de riesgos y la gestién dela calidad Fig 13.4 Prioridades del proyecto Be® Fig 13.5 Mejores practicas de calidad del provecto y del producto Fig 13.6 Catorce fuentes tipicas de riesgos relativas. ala calidad Fig 13.7 Eiemplos de riesgos de calidad en un proyecto informatic Fig 13.8 Areas en comin de proyectos exitosos y fracasados Fig 14.1 Vinculos clave entre la gestion de costos y de riesgos del proyecto Fig 14.2 Costo e incertidumbre del proyecto en el tiempo Fig 14.3 Diez fuentes tipicas de riesgos relativas al costo Fig 14.4 Curva S del EVM Fig 14.5 Definir el nivel de evaluacion de riesgos segiin el costo del proyecto Fig 15.1 Reglas para comunicar los riesgos efectivamente Fig 15.2 Ejemplo de mapa del mensaje Fig 15.3 Ejemplo de mensaje para comunicar un riesgo Fig 15.4 Elementos de la confianza Fig 15.5 Factores de confianza vy preocupacién Fig 15.6 Teorias de la comunicacién de riesgos Fig 15.7.A Plan de comunicaciones - Ejemplo teérico Fig 15.7.B Plan de comunicaciones - Ejemplo real Fig 15.8 Interesados y comunicaciones sobre los riesgos del royvecto Fig 15.9 Ejemplos de graficos sobre los riesgos del proyecto Fig 15.10 Informe de riesgos por categoria Fig 15.11 Ment de informes de STREAM Risk Manager Fig 15.12 Cuadro de mando con riesgos residuales Fig 15.13 Interesados del proyecto del rescate minero Fig 15.14 Registro de interesados Fig 15.15 Canales de comunicacién Fig 15.16 Fuentes tipicas de riesgos relativas ala comunicacién Fig 16.1 André Sougarret ig 16.2 Rollo de igiénico donde surge Ja idea dela capsula Fénix Fig 17.1 Gestién de riesgos desintegrada Fig 17.2 Acceso a informacién centralizada de riesgos con ARM Fig 17.3 Alertas automaticas Fig 17.4 Workflow en ARM Fig 17.5 Barra de tareas de RiskyProject™ para Microsoft® Project Fig 17.6 Parametrizacion del registro de riesgos en RiskyProject™™ Fig 17.7 Registro de riesgos en RiskyProject™ Fig 17.8 Pantalla de ingreso de toda la informacion de un riesgo Fig 17.9 Riesgos ubicados en la matriz de probabilidad e impacto Fig 17.10 Pantalla para definir los planes de respuesta ante los riesgos Fig 17.11 Registro de riesgos con el detalle previo v posterior a mitiear Fig 17.12 Diagrama del riesgo antes v después de ejecutar la mitigacién Fig 17.13 Revision del riesgo Falta de recursos téenicos Fig 17.14 Historial de un riesgo Fig 17.15 Informe del riesgo Falta de recursos técnicos Fig 17.16 Cuadro de riesgo de cada tarea respecto de su duracién y costo Fig 17.17 Definicién del significado del impacto en Ja matriz deriesgos Fig 17.18 Determinar Ja tolerancia a los riesgos en Ja matriz deriesgos Fig 17.19 Asignacién de dos riesgos a Ja tarea Programar la solucién Fig 18.1 Barra de tareas de PrecisionTree® para crear Arboles de decisién Fig 18.2 Pantalla para crear el arbol de decision, su modelo Fig 18.3 Nodo raiz (con la decisién) del arbol de decision Fig 18.4 Crear, en el arbol, Ja decision a tomar Fig 18.5 Pantalla para definir las ramas de la opcién Lanzar o Consolidar Fig 18.6 Arbol con 2 opciones sobre las cuales decidir: Lanzar o Consolidar ig 18.7 Configuraci6n de rama si el mercado se expande o contrae Fig 18.8 Opciones y valores del mercado para cada rama Fig 18.0 Modelo con las ganancias y la probabilidad de cada rama Fig 18.10 Valor de cada rama Fig 18.11 Grafico de probabilidad del arbol de decisién Fig 18.12 Resumen estadistico del arbol de decision Fig 18.13 Definicién del andlisis de sensibilidad Fig 18.14 Definicion de la variable de entrada del andlisis de idad Fig 18.15 Datos de sensibilidad del grafico Fig 18.16 Ejemplo de grafico de sensibilidad Fig 18.17 Barra de tareas de TopRank® para Microsoft® Excel Fig 18.48 Definicion de variable de entrada para el andlisis éQué si? Fig 18.19 Informacién del andlisis (Qué pasa si? Fig 18.20 Pantalla de ejecucién del analisis (Qué pasa si? Fig 18.21 Grafico de tornado con los resultados del analisis éQué si? Fig 18.22 Detalle del grafico de tornado Fig 18.23 Grafico de arafia con los resultados del andlisis éQué pasa si? Fig 18.24 Ejemplo de informacién de modelo para un andalisis Qué pasa si? Fig 18.25 Ventana para definir variables a incluir en el grafico de arafia Fig 18.26 Grafico de tornado del ejemplo del préstamo Fig 18.27 Grafico de arafia del ejemplo del préstamo 18.28 Barra de herramientas de Impala Risk para Microsoft Office Project Fig 18.29 Configuraci6n de la incertidumbre para simulacién Monte Carlo Fig 18.30 Avance de la simulacion en Impala Risk Fig 18.31 Grafico interactivo del riesgo para los plazos en Im Risk Fig 18.32 Gantt con camino critico mas frecuente, luego de simular Fig 18.33 Define la distribucién normal para la tarea 7 en @Risk Fig 18.34 Definicidn de distribucion por tareas en @Risk Fig 18.35 Determina la distribucion para un grupo de tareas con @Risk Fig 18.36 Buscar Ja distribucién apropiada segtin los datos histéricos Fig 18.37 Comparacién de la distribucién gamma con los valores histéricos Fig 18.38 Diferentes graficos muestran los resultados dela simulacin Fig 18.30 Diagrama de dispersion en @Risk para Microsoft® Excel Fig 18.40 Uso de condicién Si-Entonces en Ja simulacién en Ms Project Fig 18.41 Distribucién triangular en Oracle® Crystal Ball Fig 18.42 Resultados de una simulacién en Oracle® Crystal Ball Fig 18.43 Comparacién de pronésticos y ajuste ala mejor distribucién Fig 18.44 Diagramas de dispersion con diferentes patrones Fig 18.45 Cuadro comparativo de software para andlisis de jeSEOS Fig 19.1 Modelo de Madurez Bg® para la gestién de riesgos Introducci6én ay historias en el mundo donde la gestion efectiva de los riesgos del proyecto simplemente nos asombra. Nos impresionan los impactos grandiosos que puede provocar una efectiva gestion de riesgos tanto en los proyectos como en la vida cotidiana. Solemos presenciar hechos histéricos donde sé dan dos resultados posibles, o una efectiva gestién del riesgo con resultados positivos asombrosos, o una mala gestién del riesgo con resultados catastréficos 0 de gran pérdida. E] mundo se detuvo en asombro cuando el 6 de octubre del 2010, el famoso proyecto del rescate minero en Chile llegé.a su fin con éxito. El objetivo del proyecto era rescatar a 33 mineros que habian quedado atrapados a 700 metros bajo tierra en la mina San José, en Copiapé, Chile. Era el proyecto de rescate minero de mayor profundidad en la historia. Si bien muchos pensaban que seria imposible rescatar con vida a los mineros, luego de 69 dias, el histdrico proyecto culminé con éxito. Los 33 mineros fueron rescatados exitosamente de Ja mina, sanos y salvos. Chile le demostré al mundo lo que una excelente gestion de proyectos, y en particular la gestion de riesgos, puede lograr. La prensa estim6 que al 1.000 millones de personas siguieron eny vivo el reseate. éQué * hubiera sido de la vida de estos individuos y de sus familias si los riesgos de ese proyecto no se . aes hubieran, ae oo “IP ents C Chileno y apropiadamente? patrocinador del proyecto Conversé con uno de los individuos que planificé el rescate, y hasta ellos se asombran del impacto del mismo. Cuando me reuni con Hugo Constanzo, Jefe de Ingenieria Geotécnica, quién estuvo a cargo de definir los planes de rescate de dicho proyecto, y de verificar la topografia de la mina, le pregunté “Hugo: ésirve la teoria? ¢Aplicaron Uds. la teoria de la gestion de riesgos en este proyecto de rescate?” EI me respondié: Sirve y mucho, nosotros utilizamos muchas de las técnicas, incluso del analisis numérico de riesgos ‘capitulo 5), incluyendo arboles de decisién y simulacién”. Proyectos exitosos como el del rescate minero hay muchos. Pero también hay muchos que fracasan, y entre los motivos, frecuentemente esta el no gestionar bien los riesgos. No se gestionan bien las incertidumbres y los impactos que amenazan la conclusién satisfactoria del proyecto. Segun un reporte del Banco Mundial+, el 70% de los contratos en proyectos de construccién en india, exceden su limite de tiempo (con una demora promedio del 73% mayor que en el contrato original), y 50% de ellos sufren sobrecostos por mas del 25%. Por otro lado, segtin una investigacién realizada por el PMI 2, el 88% de las organizaciones de alto rendimiento a menudo usan las técnicas de gestion de riesgos, comparado con el 54% de las organizaciones de bajo desempeiio. Podria Ilevar a pensar que para las organizaciones més sobresalientes es muy importante aplicar la gestion de riesgos. En la misma investigacién se pregunté a los encuestados cuales eran los factores mas criticos de éxito en sus proyectos. Entre las respuestas figuraba reconocer y cuantificar los riesgos. Desde el] 2006 al 2010 ( Figura I.2) viene creciendo el] nimero de organizaciones que reconoce y cuantifica los riesgos como un factor de éxito. Ello da la pauta de que las organizaciones se estan dando cuenta de que para ser exitosos en los proyectos, no se puede omitir el realizar una gestion efectiva de riesgos. Volviendo al tema de 23% gestionar los riesgos 19% apropiadamente, 14% recuerdo otro hecho que asombro- al mundo. E] 15 de enero del 2009, un avion de 3006 30082010 Ja aerolinea US igura 1.2 Organizaciones que reconocen “WAYS aterrizé Pigara be scuantiiean siesgot increible y exitosamente con 155 pasajeros a salvo en las aguas heladas del rio Hudson en Nueva York, Estados Unidos. éIncreible no? Aparentemente el avién golpeé al menos un ave al despegar del aeropuerto LaGuardia, lo que provecé un despegue fallido. Cualquiera pensaria que el avion se estrellaria al intentar aterrizar. Pero no fue asi. Su piloto, el Sr. Sullenberger, logré una hazaiia y se convirtié en un héroe. ¢Esto fue el resultado de una buena gestion de riesgos, de la experiencia del piloto, o de su suerte? Elex piloto Denny Walsh de la aerolinea Delta dijo: “Esto es algo para lo cual uno no puede prepararse. Uno no puede practicar aterrizajes en el agua con aviones comerciales”. El zaciones que reconocen uantlfican tesgos & atribuy6 el éxito de la hazafia ala experiencia del piloto. Sin embargo, por mas que el piloto tenia experiencia, nunca antes habia aterrizado en el agua. Entonces tenia experiencia, pero no en un hecho igual. Otros piensan que el piloto Figura I.3 Vuelo US Airways 1549 estaba preparado para este aterriza en el rio Hudson tipo de riesgos. Seguramente muchas veces practicé aterrizajes en el agua usando simuladores. Ademds era experto en seguridad de aviones e investigador de accidentes aéreos. Quiza fue esa preparacion la que le salvé Ja vida a 155 pasajeros. Para él, fue el resultado de 42 afios de experiencia, educacion, y aprendizaje. John C. Maxwell cuenta que en uno de sus vuelos, cuando el avion estaba acercandose a la pista para aterrizar, casi tocando la pista, el piloto tuvo que elevar drastica y repentinamente el avion para evitar un accidente debido a un viento de corte que golpeé la nave. Todos se aterraron y el piloto sin dudar aceleré los motores y elevé el avién nuevamente. Luego de intentar el aterrizaje por segunda vez, el avién aterrizé sin dificultades. Al bajarse, Maxwell le dijo al piloto que habia respondido muy rapido ante la crisis, y le pregunté en qué momento decidié volver a elevar el avion de ese modo. El piloto le respondio: hace 15 afios. Le contd que cuando era joven y recibia el entrenamiento para ser piloto, habia resuelto por adelantado la decision que tomaria ante todo pereance posible en el aire. Maxwell reflexiona sobre esto: “las personas exitosas toman las decisiones correctas gestionar los riesgos. En muchos proyectos, la experiencia y la capacitacién en gestion de riesgos que se tiene puede ser un factor determinante para el éxito del proyecto, del mismo modo que lo fue para estos pilotos. Para tener éxito en tus proyectos, tu y la organizacién donde trabajas, deben estar comprometidos con realizar una gestién de riesgos proactiva y efectiva, no solo al inicio del proyecto, sino a lo largo del mismo. Todo proyeet nlleva incertidumbre, por lo tanto, lo mas sabio es estar Si bien no hay una tnica receta para gestionar todos los riesgos de todos los proyectos, ya que no siempre la misma regla aplica en todas las circunstancias, se pueden aprender muchos conceptos, herramientas, técnicas, y lecciones de otros proyectos, que te permitan hacer un juicio inteligente sobre cémo gestionar o tratar apropiadamente los riesgos. De eso trata este libro, busca ayudarte a descubrir, de un modo practico y real, elementos para gestionar mejor los riesgos de tus proyectos. éPOR QUE ESCRIBI ESTE LIBRO? Hay muchas razones para compartir este libro. El mismo busca ayudarte a entender mejor cémo gestionar efectivamente los riesgos en tus proyectos para alcanzar sus objetivos y maximizar los resultados de la compafiia. Frecuentemente, al pensar en proyectos, la tendencia es enfocarse en gestionar el tiempo y el costo; olvidandose de gestionar apropiadamente algo tan importante como lo son los riesgos. Es importante entender que si se cuenta con un proceso estructurado para planificar, identifiear y analizar los riesgos, asi como para planificar como responder ante ellos y controlarlos, sera mas facil trabajar en Ja planificacién del tiempo, del costo, de la calidad, y de los recursos humanos, entre otros; y ademas evitar o minimizar sorpresas o problemas. En algunos textos de direecién de proyectos, se identifican areas para poder estudiar el tema, estas areas comprenden el aleance, e] tiempo, el costo, las adquisiciones, y entre otros, el riesgo (Figura I.4). Sin embargo, el riesgo no es algo aislado sino abarcador de todo lo demas. En cada una de dichas areas puede existir riesgo. El proyecto en si mismo presenta riesgos, por lo cual no se puede hablar de un proyecto sin hablar de sus riesgos. La Figura I.4 muestra a la gestién de riesgos del proyecto en el centro de la direccién de proyectos, englobando y abarcando a las demas grandes areas de su gestion. La gestion de riesgos del proyecto, o gestion de las incertidumbres, le agrega un grado de realismo al proyecto, al incorporar los riesgos y la incertidumbre en todos los aspectos del proyecto, tales como en las estimaciones del costo y del tiempo, en la calidad, y en las adquisiciones, entre otros. La Figura 1.5 es otro modo de ver la misma realidad donde dentro de cada area del proyecto podria haber riesgos. Como muestra el circulo que une el area de adquisiciones y de calidad, podria haber riesgos que afecten a objetivos del proyecto relatives a mas de un drea. Por ejemplo, la competencia de un proveedor de un proyecto podria impactar la calidad al entregar productos que no fueron probados lo suficiente. Todo proyecto, ya sea chico o grande, justifica la gestion de sus riesgos en mayor o menor grado, ya que busca aumentar la probabilidad de éxito del proyecto. inion ee oe ae stat go fiuéearaacin conunacaciones| ALCANCE ‘cmon ie sapeyece ass alan modigontie | PERSONAS Pierced costo [simone oe oe Pie 0, fetes bajedesempetia sal ian ymee NRIs 3 weston cielo sestion dela Gestion de! ‘faa ce pnebas Mig | tenes: | | sccnsioows | | “ceiow” | tegen a ee Gestién clela INTEGRACION del proyecto “xemestges Figura I.4 Integracién dela gestion de riesgos en la gestién del proyecto i ae ewe Gestion dels Gest Gestion del PERSONAS INTERESADOS | ‘costo | 5 Sa Gs cS " Gestion dela INTEGRACION del proyecto GI) Figura I.5 Areas de la gestién de proyectos con riesgos La gestién de riesgos del proyecto toca todas las demas areas de la direccién del proyecto. Por ejemplo, si segtin la experiencia del equipo de calidad hay una alta probabilidad de tener errores en el producto a lanzar, considerando las habilidades de los recursos disponibles, se podria tercerizar el producto para que lo haga una empresa con mas experiencia en el tema; ahi se toca el area de ADQUISICIONES. Pero al tercerizar ese producto, se va a necesitar menos personal para trabajar en él ya que no se crear internamente, ello toca el area o la planificacion de las PERSONAS. Ademés, la CALIDAD va a mejorar impactando dicha area. Pero quiza la tercerizacion cuesta mas de lo previsto si se hacia internamente, asi que aumentara el costo y se impacta el area de COSTOS. A su vez, la INTEGRACION del producto tercerizado tal vez sea mas dificil, ya que habra que integrar el equipo del proyecto interno con el equipo del proyecto del proveedor. Lo bueno es que el proveedor permite terminar el proyecto tres semanas antes, porque son expertos en tales desarrollos y tienen todo listo para producirlo rapidamente. Esto impacta el cronograma positivamente, es decir, el area del TIEMPO. Dado que ese trabajo no se va a gestionar directamente sino que se contratara, ahora la estructura de desglose del trabajo (EDT) para dicho producto puede simplificarse y ademas hay que gestionar una solicitud de cambio en el alcance del proyecto para realizar la tercerizacion, lo que impacta la gestion del ALCANCE y las COMUNICACIONES dado que el cambio debera comunicarse. Este ejemplo muestra cémo a partir de un riesgo que se busca minimizar en un proyecto, se impactan todas las diferentes areas de la gestion del mismo, y de ahi la importancia de gestionar apropiadamente los riesgos y su relacion con las demas areas de la direccién en un proyecto. Lo bueno de la gestion de riesgos es que te fuerza a pensar en el futuro, te obliga a preguntarte en etapas tempranas, équé puede salir mal?, édénde hay riesgos 0 situaciones que podrian afectar negativamente el proyecto? Este libro tiene un foco muy practico. La idea es que lo leas y puedas comenzar ahora a aplicar los conceptos, herramientas, técnicas, plantillas, lecciones, casos, ejemplos, y sugerencias que expongo. El CEO de a Procter and Gamble, A.G. Lafley, dijo+ “No es un secreto lo que se necesita hacer. El reto es colocar las estrategias, sistemas y capacidades en su lugar y después aplicarlas y ejecutarlas”. Por lo tanto, si bien hay otros libros en inglés sobre el tema, este material se diferencia en que te ayudara a poner en practica lo que necesitas para gestionar tus riesgos efectivamente. Es facil de entender y de aplicar. Es un gran curso en un libro. Encontraras aqui material que no se ha publicado antes, producto de mi investigacion en el tema. Un ejemplo de ello es el analisis de diferentes herramientas de software que te pueden ayudar a gestionar tus riesgos mas rapido y profesionalmente, las cualidades de quienes gestionan los riesgos con éxito, o las teorias y pautas que ayudan a comunicar mejor los mensajes asociados a los riesgos. También encontraras diferentes capitulos que analizan los riesgos tipicos en la gestién del tiempo, del costo, de la calidad, de las adquisiciones, del alcance, entre otros. Este libro es para quienes se inician en el tema y para quienes quieren avanzar en el mismo. Parte de los fundamentos y de la teoria basica, y le va agregando complejidad y conceptos avanzados. Por ello se llama Secretos para Dominar la gestidn de Riesgos en Proyectos . Porque parte de lo basico y te lleva a través de 20 capitulos hasta poder dominar el tema. Si no sabes gestionar los riesgos, este libro te ayudara a aprender a hacerlo desde cero. Si ya gestionas los riesgos pero quieres hacerlo mejor, este libro te presentara una serie de conceptos y herramientas avanzadas, y te presentara muchas discusiones sobre riesgos en las diferentes areas de un proyecto, usando casos y ejemplos reales. Ademés te ayudar a responder en lugar de reaccionar a las distintas situaciones. Te hara pensar, y te hara decidir qué hacer para poder controlar los riesgos, 0 al menos influenciar los resultados del proyecto. Un proyecto exitoso no es solo el resultado de la suerte o del azar, es muchas veces el resultado del tiempo y del esfuerzo que pongas en identificar los riesgos, evaluarlos, y luego planificar cémo responder ante los mismos siéstos ocurren. Las diferencias clave de este libro incluyen: ® Sencillo y practico. Escrito en forma de preguntas y respuestas. ® Suenfoque sobre “cémo” hacer las cosas paso a paso. ® Casos de estudio, anécdotas, y ejemplos de proyectos reales y exitosos, incluyendo el famoso caso del rescate de 33 mineros en Chile. © Los beneficios de la gestion de riesgos y el tratamiento de riesgos positivos y negativos. ® Larevision mas completa de software para gestion y andalisis de riesgos (capitulo 17 y 18). ® Nuevo material en el tema, como el capitulo 15 y 16 sobre las cualidades de un gerente de riesgos exitoso y como comunicar los riesgos. ® Los riesgos tipicos en el alcance, el tiempo, el costo, las adquisiciones, la calidad, las comunicaciones, y los recursos humanos (capitulo 9 al 15) ® 460 paginas, cerca de 300 figuras, 600 ejemplos, 70 tips, 67 herramientas, 50 lecciones, 25 plantillas (apéndice I), y mucho mas. ® Qué contiene un plan de gestion de riesgos y sus 3 caracteristicas clave. ® Elcapitulo 8 sobre como llevar todo a la practica. ® El capitulo 19 sobre lecciones aprendidas y un modelo de madurez para la gestion de riesgos riesgos en proyectos. ® Primer libro en espafiol sobre la gestién de los riesgos del proyecto. ® Excelente para preparar exémenes de certificaciéon sobre riesgos y proyectos como PMI-RMP®, PMP®, CAPM® y otros. ® La teoria que sustenta una apropiada gestion de riesgos (capitulo 1 a 7) ejemplificada. Planificacién, identificacién, documentacién, andlisis, respuesta, y control de riesgos. La gestion de riesgos no es algo que se deba hacer cuando sobra el tiempo o es exigido. Es vital para asegurar que se termine el proyecto como se planificé. Cuando se observan las compafifas visionarias, éstas le dan mucha importancia a la gestion de riesgos. Un ejemplo es la compafiia de aviacién Boeing que entre sus ideologias principales tiene el abordar los grandes desafios y los riesgos. Este libro no debe faltar en la biblioteca de los directores de proyectos, de las oficinas de proyectos, de quienes gestionan riesgos en proyectos, o de quienes quieren aprender a hacerlo. Enriquecera tu conocimiento en el tema, y te dara muchas ideas nuevas y consejos para aplicar. Todo lo que necesitas saber sobre la gestion de riesgos en proyectos esta en este libro. Comienzo entonces, en el capitulo i, definiendo una serie de conceptos que sustentan la teoria de la gestiOn de riesgos, como base de los siguientes capitulos, y presento algunos de los beneficios de gestionar los riesgos del proyecto. iPonte cémodo, toma tu taza de té o café, y comienza a disfrutarlo! (Cuando hayas terminado de leer este libro, tu conocimiento y visién sobre la gestion exitosa de riesgos sera diferente! iQuiero que luego de leer este libro, no solo conozcas sobre gestion de riesgos, sino que sepas los Secretos para Dominar la Gestion de Riesgos en TUS Proyectos! Y te invito que al final del mismo, visites el sitio www-.buchtik.com para contarme que te parecié el libro. 1 Fotdgrafo: Hugo Infante. Gobierno de Chile. The World Bank. 2008. Indian road construction industry. Capacity issues, constraints and recommendations. Washington, DC2. USA. Colorcom Advertising. 6 Project Management Institute. 2010. Pulse of the Profession Research. Newtown Square. PA: USA. Project Management Institute, Inc. 3 Maxwell, J. 2007. Liderazgo, principios de oro. TN, USA: Grupo Nelson. 209. 4 Collins, J. y Porras, J. 2002. Build to Last. USA. Collins. 68, ho éCuales son los conceptos y beneficios de la gestion de riesgos? ste capitulo tiene conceptos de la gestion de riesgos en proyectos que sientan las bases para desarrollar e] tema a lo largo del libro. Para dominar un tema, no aleanza con conocer algunos conceptos, o haber escuchado de ellos sin haberlos aplicado. Dominar un tema exige preparacién y un conocimiento profundo. Como dice Bear Bryan, “lo que hace la diferencia no es la voluntad de ganar, sino prepararse para ganar”. En la gestion de riesgos pasa lo mismo. Hay que prepararse. Por ello, si no estas familiarizado con el tema, aqui comenzards a ver los conceptos desde lo mas basico. Si ya conoces el tema, es importante que leas este capitulo para que partamos de la misma base, y para que no te pierdas los ejemplos practicos de cada concepto. Comienzo presentando algunos beneficios de gestionar apropiadamente los riesgos del proyecto. Menciono tres mitos tipicos sobre la gestion de riesgos. Defino la gestion de riesgos, explico qué es un riesgo y cuales son sus componentes, incluyendo un concepto que utilizan algunos estandares como lo es el de riesgo conocido y desconocido. Discuto si la gestion de riesgos es necesaria en todo tipo de proyectos, y defino mediante ejemplos, las actitudes que distintos individuos pueden tomar frente al riesgo, es decir, qué tan tolerantes son frente al riesgo. Posteriormente defino el umbral de riesgo y las fuentes o categorias de riesgo, junto con una herramienta muy util que es la estructura de desglose de riesgos. Enumero ejemplos de riesgos de diferentes categorias como riesgos técnicos, riesgos. en la direccién del proyecto, entre otros. Seguidamente menciono quién es el responsable de gestionar los riesgos y cuales son sus responsabilidades. Culmino mencionando estandares disponibles para gestionar los riesgos. éPOR QUE GESTIONAR LOS RIESGOS DEL PROYECTO? Hay muchos beneficios derivados de gestionar los riesgos de los proyectos. La Figura 1.1 muestra 20 beneficios tipicos que he identificado. Es de extrema importancia que el director del proyecto pueda comunicar y mostrar estos beneficios tanto a los ejecutivos de la organizacién que realiza el proyecto, como a su equipo, y a los demas interesados. Si la organizacién responsable del proyecto no es consciente de estos beneficios, y no reconoce e] valor que agrega una gestion apropiada de riesgos, muy probablemente no apoyara la gestion de riesgos del proyecto, ya que como veras en este libro, la gestién de riesgos no es gratis, requiere tiempo y recursos. CcesnOn pe Rescos oe PROMECTO BENEFICIOS CLAVE sont apace do e “= hs oe ees ree hace ms sb lana Ee eras padi do Saacane inate ao ee es ie povmecwrewre Sf LAD) Sree Figurai-i 20 beneficios al gestionar los riesgos del proyecto éCUALES SON LOS 3 MITOS DELA GESTION DE RIESGOS? Se escuchan varias razones por las cuales algunos no gestionan: los riesgos, pero he encontrado que los tres mitos a continuacién, en general, son muy comunes. MITO 1. LOS RIESGOS SE GESTIONAN EN PROYECTOS GRANDES 0 COMPLEJOS SOLAMENTE He escuchado decir que los riesgos solo se deben gestionar en proyectos grandes o complejos, que gestionar los riesgos en proyectos pequefios no es necesario. Eso es un mito o una confusion. La gestion de riesgos no es opcional. Si se quiere tener exito en el proyecto o aumentar la posibilidad de terminarlo satisfactoriamente, se deben gestionar sus riesgos, independientemente de si e] proyecto es grande o pequeiio, complejo o sencillo. Por mas pequefio que sea el proyecto, seguramente se querré terminar a tiempo, dentro del presupuesto previsto, con calidad, y que el cliente quede satisfecho. Por ejemplo, ése puede decir que realizar un congreso que lleva tres meses organizarse y que es para 200 personas, es un proyecto grande o complejo? Seguramente no, menos cuando se compara con proyectos realmente grandes o complejos como el proyecto para lanzar un cohete espacial, o para construir un puente de 70 kilémetros sobre un rio que divide dos paises. Sin embargo, si bien el proyecto del congreso es relativamente sencillo, también tiene riesgos que habra que gestionar. ¢Qué pasara si los conferencistas se enferman y no asisten al congreso, 0 sus vuelos llegan retrasados y no pueden dictar las conferencias que se habian anunciado? La gestién de riesgos siempre aplica y es util para todo proyecto, cierto que puede ser mas facil gestionar los riesgos de un proyecto mas pequefio, no tan complejo, que los de un proyecto grande o dificil. En el ultimo caso, seguramente tomara mas tiempo y requerira mas recursos. Del mismo modo que todo proyecto debe tener un cronograma y un presupuesto, debe tener al menos una planilla con los riesgos identificados, analizados, y que documente cOmo se va a responder ante los riesgos mas importantes. MITO 2. GESTIONAR LOS RIESGOS INSUME DEMASIADO TIEMPO Y DINERO Esto es otro mito o confusion. Gestionar los riesgos no lleva demasiado tiempo. Por supuesto que cuanto mas complejo o grande sea el proyecto, mas tiempo requerira, y el tiempo cuesta, pero el tiempo y el] dinero necesario deberian ser consistentes con el tamatio y la complejidad del proyecto. En general, los beneficios de gestionar los riesgos apropiadamente, exceden en gran manera el tiempo y el esfuerzo invertido, es decir, siempre vale la pena gestionar los riesgos. La Figura 1.2 muestra los pasos para gestionar los riesgos. No es un proceso largo ni que consuma demasiado tiempo. En general, hay sesiones para planificar la gestion de los riesgos al inicio del proyecto, y luego se identificaran y analizarén los mismos, dandoles seguimiento durante el proyecto. MITO 3. GESTIONAR LOS RIESGOS ES MUY DIFICIL E] ultimo mito o confusién es que gestionar los riesgos es muy dificil o que hay que ser un guru en mateméatica o estadistica para ello. Esto no es asi. Identificar los riesgos no es un proceso dificil (capitulo 3), analizarlos en forma cualitativa (capitulo 4) tampoco lo es, asi como no es complejo planificar cémo prepararse para responder ante los riesgos ( capitulo 6). Para dichos procesos no es necesario ser un matematico o estadistico. Si, es cierto que hay un tipo de anilisis, llamado analisis numérico © cuantitativo? de riesgos (capitulo 5), que requiere tener conocimientos de probabilidad y estadistica. Sin embargo, en general, la mayoria de los proyectos que no son de alta complejidad, pueden gestionar sus riesgos solo usando el andlisis cualitativo sin necesidad de ir al andlisis mas avanzado, como lo es el analisis numérico. 6,PASOS, PARA, GESTIONAR,LOS, 6 eee ne oe RIESGOS, DEL, PROYECTO, PLAN DE GESTION DE RIESGOS Perot eredso un anilisis numérico mas profundo LISTA DE RIESGOS pa kateagy @Seee- REGISTRO DE RIESGOS: ‘CON ANALISIS tari frre PLAN GARA ENFRENTAR, LOS RIESGOS . CAMBIOS SOLICITADOS: YACTUALIZACIONES ‘Ais largo del proyecto pueden aparecer nesgos, modificars,o eltin aso obligatorie \ poresoelreeuaco blancomuestiaque defies psossoniTERATIVOS. jj F230 clonal Figura 1.2 Pasos para gestionar los riesgos éQUE ES LA GESTION DE RIESGOS? Es tratar con los riesgos antes de que se vuelvan problemas. Es preocuparse de ser proactivos en vez de cluye planificar la forma en que se van a gestionar los riesgos, identificar, documentar, y analizar los riesgos, planificar cémo enfrentarlos, implementar los planes, y luego supervisarlos. Busca aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos adversos al proyecto2. En un lenguaje comin, gestionar los riesgos es lugar, planificar qué hacer para evitar los incendios. La Figura i.2 representa los seis pasos o procesos de la gestion de los riesgos del proyecto que yo uso. En los capitulos 2a7 detallo cada uno de estos pasos. E] analisis numérico de riesgos es el unico paso opcional. El] Apéndice II muestra otros ejemplos reales de pasos usados por diferentes organizaciones. El documento de metodologias y procedimientos de andlisis de riesgos del Departamento de Transporte de California, USA > dice que la gesti6n de riesgos involucra responder las siguientes preguntas: © Qué riesgos pueden afectar negativa o positivamente el proyecto?—Identificar los riesgos ® éCuéales son mas importantes?—Analizar los riesgos eualitativamente ® En términos probabilisticos de costo y cronograma, écomo éstos pueden afectar los resultados del proyecto? —Analizar los riesgos numéricamente ® éQué se puede hacer al respecto?—Responder ante el riesgo ® _Luego de haber respondido ante los riesgos, édénde esta ahora el proyecto?—Monitorear los riesgos ® éQuién necesita saber sobre los riesgos?—Comunicar los riesgos Estas preguntas representan procesos similares a los que propongo en la Figura 1.2. La gestién de riesgos no es algo que se deba hacer para “venderle a otros” que se esta gestionando bien el proyecto, o que se sigue determinada metodologia para gestionar los riesgos. No es cuestion de pretender que se gestiona bien, sino de tomar conciencia realmente éTODOS LOS PROYECTOS TIENEN RIESGO? Todo proyecto conlleva riesgos. Por definicién, cada proyecto es unico e irrepetible, si bien un proyecto puede ser similar a nuevas que le agregan incertidumbre. Por ejemplo, se pueden , per asa en si es un proyecto Unico, la ubicacién es diferente, el cliente o los trabajadores podrian ser distintos, entre otros. El cliente podria resultar una fuente de riesgo en un caso y no en otro. Uno podria ser flexible y favorecer al proyecto, y el otro podria causar demoras y problemas de comunicacién. Si bien la gestion de riesgos es importante para todo proyecto, incluso para los pequefios, en general es mas riesgoso y mas dificil gestionar un proyecto de varios afios. Es més sencillo identificar los riesgos que pueden surgir en un proyecto de un afio, que aquellos que pueden aparecer en un proyecto de cuatro afios. Piensa en el avance de la tecnologia, écuanto avanzé la tecnologia en el ultimo afio? éy en los tltimos cuatro afios? En cuatro afios la tecnologia y las comunicaciones cambian muchisimo. éCuantas cosas hoy se pueden hacer mediante los medios sociales o la Internet que hace cuatro afios no se hacian? Un lider de una universidad de Estados Unidos me comenté como les habia impactado en sus cursos a distancia la aparicién del iPad. Cuando ellos disefiaron sus cursos online, el iPad no existia. Ahora sus alumnos demandaban poder acceder al curso desde un iPad y Ja universidad debia hacer una serie de modificaciones para ello. Es mas dificil predecir los riesgos de aca a cuatro o seis afios, que de aqui a un afio. También es mas dificil definir claramente el aleance de un proyecto a cuatro afios, que el aleance a un afio. Eso le agrega una incertidumbre adicional. Cuanto mayores son los proyectos mas propensos son de sufrir grandes sobrecostos, demoras, y cambios en su alance. La gestion de riesgos es un elemento fundamental iy’ & q Pl 0 hay mas cosas en juego, mayores son los riesgos. Lo que puede variar es el nivel del riesgo, o qué tan riesgoso sea, por ejemplo, hay proyectos de riesgo bajo, medio, y alto (Figura 1.3). También puede variar el nivel de implementacion de la gestion de riesgos, es decir, puede ser mas o menos complejo dependiendo de su tamatio, del tipo de proyecto, de quién sea el cliente o las partes involucradas, si es un proyecto entre diferentes culturas, si se manejan proveedores 0 si se realiza todo internamente en una organizacion. Si un riesgo es bajo, medio, o alto para una persona, también depende de su actitud frente al riesgo (pagina 16). En la Figura 1.3, los semaforos representan el nivel de riesgo con diferentes colores. Si bien la figura est en blanco y negro, en general el ROJO significa riesgo alto, el AMARILLO riesgo medio, y el VERDE riesgo bajo. El uso y significado de estos colores en la gestién de riesgos es estandar en la mayoria de materiales y software para gestidn de riesgos. Sin embargo, hay organizaciones que tienen sus propias normativas respecto de los niveles de riesgos. Por ejemplo, en Chile, él Consejo de Auditoria Interna General del Gobierno establece e] uso de cinco niveles de riesgo en lugar de tres. Fiesgo alto Riesgo medio Cambiar funciones de facturacién en un sistema informatico que se usa la mitad del tiempo en una empresa de SO personas. Gestionar al registro en un proyecto de un congreso de 00 participantes que es la primera vez que se hace. lmplementar un nuevo sistema de numeracién Gnica de expedientes en tuna organizacion cuyos empleados son resistentes al cambio. Gestionar el proyecto de un congreso de 109 participantes que ya s2 ha rwalizado por afios on condiciones similares. Actualizar un software a una version mas reciente an un sistema no critico| delas operaciones de la empresa. Que el tipo de cambio afecto negativamente las finanzas del proyecto en Jo proximos tres meses. Figura 1.3 Ejemplos de riesgos altos, medios y bajos éQUE ES UN RIESGO? Muchos hablan de riesgo, pero no todos entienden lo mismo sobre ello. Para cada uno un riesgo puede significar algo diferente, para unos los riesgos son malos, y para otros pueden ser buenos o malos. Para unificar los criterios y abordar el tema, comienzo por definir qué es un riesgo y cuales son sus tipos, y presento conceptos relacionados. Segtin la Guia PMBOK®, un riesgo de un proyecto es “un evento o Jos objetivos del proyecto” +. Estos objetivos pueden ser el costo del proyecto, su calidad, su tiempo, 0 su aleance, entre otros. La definicién del estandar ISO 31000 es similar: “riesgo es el efecto de la incertidumbre sobre los objetivos3”. El tipo de riesgo més popular es el riesgo negativo, el cual es una situacion adversa al proyecto o a alguno de sus objetivos. Por otro lado, un riesgo positive, si bien no se habla tanto de este tipo, brinda oportunidades. El riesgo negativo responde a équé puede salir mal?, y el riesgo positivo responde a équé oportunidades hay? La Figura 1.4 lo define y ejemplifica. *Viaé 10 horas en avién +Hacerme un masaje + No hice efercicio esta semana Dolor ‘Consultar al médico + No dormi bien en el hotel de fomar relajante muscular «Tengo un problema de salud espalda =Descansar \ + Mala postura ) ) | slratsea NEGATIVO POSTIVO Uamado Amenaza Oportunidad. Situacién que siocurre, puede | Situacién que siocurre, puede Definicién | impactarnegativamente algin | impactar positivamente algun objetivo del proyecto. objetivo del proyecto. Sise planifica un concierto, el | Sise planifica un concierto, existe Ejemplo | riesgoes queel cantante por | laoportunidad de lograr el doble algiin motivo no pueda asistir. | de asistencia que en el afio previo. Se realizé el concierto en un lugar Causat | Sedemoré el vuelo del cantante | reconocido y s¢ convocaron a los (los) 0 se enfermé el cantante. medios masivos de prensa para ue lo promocionen Impacto st ee Secarcebaceb ceca Se generarian $400,000 mas que el aie anterior. (o+) {Qué hacer? Minimizatlos. Maximizarlos. Figura 1.4 Tipos de riesgos * La causa es la situacién que esté introduciendo el riesgo, es decir, Equé es lo que produce el riesgo 0 cual es su fuente? Por ejemplo, en algunos casos un requerimiento muy complejo en un proyecto de software puede introducir riesgo. RIESGOS NEGATIVOS Otros ejemplos de riesgos negativos incluyen: ® Nocontar con las personas en el momento previsto. Por ejemplo, otro proyecto mas prioritario que el tuyo precisa mas recursos durante tu proyecto, podria ocurrir que no te asignen a tiempo a las dos personas que te prometieron, o que te asignen solo a una, impactando negativamente e] desempefio del proyecto y Ja fecha de entrega de ciertos entregables. ® El gobierno podria demorar la aprobacién de la ley en la que se sustenta tu proyecto, lo que provocaria un retraso en el inicio del mismo. ® Lafecha de fin impuesta al proyecto es muy ambiciosa en comparacién con la cantidad de trabajo a realizar. Por ejemplo, te piden hacer un C proyecto en tres meses cuando segiin las restricciones, tu experiencia, y tus estimados, deberia llevar seis meses. Debido a ello, hay altas probabilidades de que el proyecto no se termine a tiempo, provocando la insatisfacci6n del cliente. ® Eldirector del proyecto no tiene suficiente experiencia ya que éste es el primer proyecto que gestiona. Debido a ello, podria ocurrir que fuera muy mala su gestion impidiendo culminar exitosamente el proyecto. ® Dado que el personal del cliente es resistente al cambio que implementaré el proyecto, podria ocurrir que los empleados no quieran cooperar con el proyecto por miedo a que la implementacién del nuevo sistema que instalara el proyecto los deje sin trabajo. Esta resistencia provocaria retrasos, conflictos y otro tipo de impactos negativos en contra de la consecucién de los objetivos del proyecto. Tuve una discusién filoséfica con un colega sobre si todos los riesgos listados antes son realmente riesgos o si son hechos, o restricciones. Por ejemplo, mi colega pensaba que el tercer riesgo, de contar con un director de proyecto inexperiente es un hecho 0 restriccion, no una causa de riesgo. Yo creo que es una causa de riesgo. Una persona podria no tener experiencia, y aun asi, debido a sus capacidades, preparacion, condiciones del proyecto, apoyo de su equipo y de sus superiores, podria lograr el proyecto con éxito. Por eso, para mi es una causa de riesgo. No tener experiencia no necesariamente indicara que el proyecto fracasara. Es una causa de riesgo mas. El riesgo es que el proyecto no culmine con éxito debido a ello. Increiblemente muchos riesgos cotidianos son comunes a muchos proyectos y sin embargo mo se manejan apropiadamente. RIESGOS POSITIVOS Histéricamente el riesgo se asociéd con lo malo, con las pérdidas y las amenazas. La palabra riesgo se asociaba con algo negativo solamente. Sin embargo, en los ultimos afios se ha incorporado el concepto de riesgo positivo a fin de abordar las oportunidades. Cuando doy talleres sobre gestion de riesgos, note que alos patticipantes se les hace mas fei identificar los riesgos negativos que los riesgos positivos. Estan acostumbrados a pensar en riesgos como algo negativo y les cuesta pensar en las oportunidades. Por ello, la Figura 1.6 presenta ejemplos de riesgos positivos u oportunidades en los proyectos. A mi me resulta mas facil usar la palabra oportunidad en lugar de usar “riesgo positivo”. Otra forma de ayudar a identificar riesgos positivos es tener una lista separada para los riesgos negativos y otra para los positivos. es) NEGATIVO Licencias, [eer pe en) Una de las mujeres del equipo del proyecto esta embarazada y no se identifies ni prepard con antelacién su reemplazo para que el Proyecto no sea afectado negativamente. Como resultado, existe el riesgo de que llegue el dia en quela mujer se deba retirar del proyecto para dar a luz—y potencialmente sea antes de tiempo si el bebé hace prematuro—sin haber hecho una transicién a otro integrante, sgenerandose problemas por desconocimiento por parte de quienes quedan en el proyecto durante su ausencia sin estar capacttados Esto tambien aplica a otras tipos de licencias. ‘Mal tiempo Hay proyectos qué son sensibles a las condiciones , lo que provocaria el anne cee eee aes) Muy alta | Haycasiuna certeza de queel riesgo ocurrira. Alta El riesgo muy probablemente ocurrira. Media El riesgo podria ocurtir. Baja El riesgo ocurriria de vez en cuando. Muy baja Es casi seguro que el riesgo no ocurrira. Figura 2.3 Escala relativa de probabilidad ® Matriz de probabilidad e impacto. Indica qué tipo de matriz de probabilidad e impacto se usaré cuando se analicen los riesgos. Esta matriz se describe en el capitulo 4. La Plantilla 10 y 11 del Apéndice i contienen un modelo a usar para crearla. ® Tolerancias de los interesados. Incluye la tolerancia que tienen los diferentes interesados clave del proyecto. Por ejemplo, el patrocinador no tolerara riesgos que puedan dafiar la imagen del proyecto o de la compafiia. El director del proyecto no tolerara que se agreguen cambios continuamente al aleance. El cliente le gusta tomar riesgos. ® Seguimiento y auditoria de los riesgos. Documenta como se van a controlar los riesgos durante el proyecto, y como y cuando se auditaran. Por ejemplo, “En cada reunién semanal de avance del proyecto se destinaran 15 minutos para tratar grupalmente la situacin de los riesgos del proyecto. El dueiio del riesgo le dara un seguimiento de cerca a los riesgos. En cualquier momento los interesados podrian detectar un riesgo y deberan comunicarselo al director del proyecto.” Para someter un riesgo a consideracion se puede usar la Plantilla 3 del Apéndice 1. ® Métricas: Siguiendo con el ejemplo del plan del Departamento de Energia de USA, éste incluy6 métricas de desempefio para medir y comunicar qué tan efectivo estaban siendo los esfuerzos para reducir los riesgos, comparados contra sus estrategias y los planes de accién. Se controlaban dichas métricas mensualmente y se comunicaban dentro y fuera de la institucion. éstas incluian: Reduccidn del Riesgo (planifieado respecto del real), Reduccion del riesgo del costo (proyeccién del peor caso del costo del riesgo contra la reduccidn real en el tiempo), Costos médicos y de pensidn heredados (planificado contra el real). Otros ejemplos de métricas incluyen la variacion del costo o duracién, métricas del proceso, métricas de calidad como el mumero de errores de un sistema, porcentaje de riesgos mitigades, porcentaje de riesgos criticos auditados, entre otros. Estos son ejemplos del tipo de cuestiones que se definen en un plan de gestién de riesgos. Podria haber otros aspectos relevantes que el equipo de proyecto desearia agregar. Esto es solo una guia, no indica que cada seccién descrita sea obligatoria. E] equipo determinara qué es importante en su caso particular. A veces, ello ya est definido dentro de los procedimientos generales de direccién de proyectos de una organizacién o de una oficina de direccién de proyectos. La Plantilla 1 del Apéndice 1 se puede usar como modelo para crear un plan de gestién de riesgos. En la pagina 166 presento un ejemplo de un plan completo de gestion de riesgos. éQUE TANTO SE PLANIFICA LA GESTION DE RIESGOS? éQué tanto esfuerzo poner en planificar la gestién de riesgos? Depende de que tan riesgoso, tan grande, y tan importante sea el proyecto para la compaitiia. El nivel de detalle del plan, las herramientas que se usen, la cantidad de gente, tiempo y dinero que se le dedique debe ser acorde a factores del proyecto como sus riesgos, su dimensién, su importancia, su duracién, su ubicacién, sus interesados, su sensibilidad politica, el tipo de proyecto, la tolerancia al riesgo del patrocinador, la informacién disponible, entre otros. No hay una regla que aplique a todos los proyectos por igual. En el proyecto del rescate minero estaba en juego la vida de 33 personas, era importante sacarlos rapido, pero mas importante era sacarlos con vida. Asi, la planificacion de los riesgos del rescate Ievaria tanto tiempo como fuera necesario para asegurar un final exitoso. éQUE SE HACE CON EL PLAN DE GESTION DE RIESGOS? Una vez que se document el plan de gestion de riesgos, no es para guardarlo en un cajén. La idea es explicarselo al equipo del proyecto y a los interesados que lo van a usar. Para ello, yo hago una reunién con el equipo donde le presento el plan, lo discutimos en grupo, y se aclaran las dudas que puedan existir. En general incluyo los aspectos importantes del plan en una presentacién y lo revisamos en grupo. Enla Plantilla 2 del Apéndice 1 hay un ejemplo de agenda que se puede usar en este tipo de reunién. éQUE SE CONSIDERA PARA HACER EL PLAN DE GESTION DE RIESGOS? Ya presenté las seeciones que tipicamente se incluyen en un plan de gestion de riesgos. Ahora, équé documentos o elementos se deberian considerar para poder realizar dicho plan? Hay que pensar qué cosas seria bueno considerar o revisar, qué documentos o informacién resultaria ttil para definir cémo se va a planificar Ja gestion de los riesgos. La Figura 2.4 presenta un mapeo que se puede tomar como referencia para elaborar cada seccién del plan de gestién de riesgos. Hay ciertos insumos que son basicos, como el acta de constitucién del proyecto, el registro de los interesados y el plan del proyecto. Si bien en la Figura 2.4 pareciera haber insumos distintos en comparacién con los que presentan algunos estandares de la profesin, estan alineados, solo que aqui los presento con un mayor nivel de detalle y no agrupados. See cds it cue ieee ere) Bey ee eet Exons Estandares y Para evaluar altemativas de a Tse eRnicen metodologias a usar 0 personalizar para pela el proyecto-en cuestién. Metodologia de gestion A veces la metodologfa a usar esta 7 de riesgos dela impuesta por la organizacién que jocesos y eee organizacién. realizael proyecto. ee age Indica qué tan rigurosamente esperan are rege losinteresados que se gestionen los Tolerancia y actitud de _—_riesgos. Ayudaa saber si existela losinteresados frenteal — expectativa de realizar ciertos tipos de riesgo. anilisis que requieran herramientas, especiales como por ejemplo software de simulacién. softwaredisponiblede importante saber si a organizacién 5 cuenta con software para gestionar o gestion deriesgos. sy lizar los riesgos, para aprovecharlo. ‘A veces el plan de gestion del proyecto specifica la metodologia a usar para gestionar los riesgos. Ademas este Plan de gestion de! plan y/o el acta dan una idea del nivel proyectoy acta que de riesgo del proyecto, Ello ayuda a -constituye al proyecto. en el proyecto, y qué tanto esfuerzo se pprecisard en relacién al alcance. Puede incluir un presupuesto para las Presupuesto. actividades de ta gestion de riesgos y/o para las reservas de contingencia. Indica el formato, tas actividades y los crterios para gestionar el pepe costo del proyecto y puede incluir Tetoperala _Pandegestion de

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