Unidad 21: Resumir los datos

21.0 Introducción
Las tablas grandes (y las no tan grandes) de números y textos de Excel pueden parecer un
gran reto. Pero Excel se encuentra en su elemento cuando hace descripciones sencillas a
partir de ellas, o pone el contenido en categorías, resumiendo las categorías y haciendo que
los resultados tengan sentido. Esta unidad trata de cómo utilizar Excel para poder entender
tales tablas de datos.

21.1 Características de un conjunto de datos

Describir todos los datos
Es normal tener que resumir un conjunto de números de forma muy concisa – incluso con
un solo número. Hay un conjunto pequeño de funciones de Excel que hacen esto en todas
las celdas que se han especificado como sus entradas:

 SUMA
 CONTAR
 CONTARA
 PROMEDIO
 MAX
 MIN

El uso de CONTAR, CONTARA y SUMA se ha tratado en la Unidad 20 que trataba de las

funciones matemáticas. Trataremos aquí de las restantes.

PROMEDIO
La función PROMEDIO calcula el promedio1 de todas las celdas que contengan números
especificados con sus entradas.

El PROMEDIO(A1:B2) es equivalente a la SUMA(A1:B2)/CONTAR(A1:B2).

Ejemplo
La fórmula
=PROMEDIO(G1:H4,J1)

1
Técnicamente, calcula la media de los números (más que el promedio modal o el de la mediana).

© 2010 Excel with Business 1 Unidad 21: Resumir los datos

 calcula el promedio de los resultados de todas las celdas en el campo G1:H4 y de la
celda J1

Lo porción de los números contenidos en la definición es importante – si tiene datos en los

que una celda vacía significa que la cantidad es cero (por ejemplo en la base de datos de las
ventas, una celda en blanco podría significar que no se han realizado ventas durante un
cierto periodo), la función PROMEDIO producirá un resultado equivocado ya que esa celda
la ignorará en vez de contarla como cero.

Recomendamos que la función PROMEDIO se use después de considerarlo bien (y pocas

veces). Por la razón mencionada arriba y porque es normalmente más evidente lo que
ocurre si el cálculo se divide entre SUMA/CONTAR.

MAX o MIN
Estas dos funciones funcionan exactamente del mismo modo que las anteriores, pero dan el
máximo (o el menor) valor de la celda en las celdas especificadas como entradas. Son útiles
para comprobar que todos sus datos caen dentro de un rango esperado.

Barra de Estado
La Barra de Estado de Excel (vea la Unidad 1: El Panel de Control de Excel) registra tales
características sencillas en todas las celdas seleccionadas – su valor de promedio; el número
de las celdas seleccionadas con contenidos y el número total (SUMA). En este ejemplo, se
han seleccionadas todas las celdas en el rectángulo oscuro y los resultados aparecen en la
Barra de Estado en la base de la captura de pantalla.

© 2010 Excel with Business 2 Unidad 21: Resumir los datos

Puede alterar esta configuración por defecto – por ejemplo, hacerlo de modo que registre el
Máximo de celdas seleccionadas o que deje de mostrar una de las características por
defecto – solo haga clic con el botón derecho del ratón en la Barra de Estado para
personalizarlo de esta forma:

Cuando use el Cuenta de la Barra de Estado, tenga cuidado. Al igual que la función CONTARA
(y no, como la función CONTAR), la opción cuenta en la Barra de Estado incluye celdas que
no se han formateado como números. Si quiere excluir las celdas formateadas como texto
de la cuenta de la Barra de Estado, debe especificar la cuenta numérica.

21.2 Cuenta condicional

Hasta ahora en esta unidad, hemos usado Excel para describir el conjunto de datos como un
todo. Ahora vamos a centrarnos en cómo describir categorías dentro de los datos.

© 2010 Excel with Business 3 Unidad 21: Resumir los datos

Ejemplo
Un ejemplo de la clase de base de datos que nos interesa es la que aparece en esta
hoja de cálculo:

´Si quisiéramos saber cuántos empleados hay en cada equipo, si la tabla fuese
pequeña, se podría contar manualmente. Si fuese algo más grande, se podrían
ordenar las filas por nombre del equipo (vea la Unidad 13: Ordenar y Filtrar) y
facilitaría un poco el recuento manual; pero si la base de datos fuese muy grande o
se actualizase con regularidad, el método manual demandaría mucho tiempo.

En su lugar, hay una función que se puede usar para contar las celdas (como lo hace
CONTAR), pero solo si sus contenidos son algo en particular. Esta función se llama
CONTAR.SI.

En la hoja de cálculo que aparece arriba, si se especifica

=CONTAR.SI(B2:B12,"Estrategia")

cogerá el campo B2:B12 (la primera entrada) y contará cuántas celdas exactamente
tienen la entrada Estrategia. El resultado será 3.

Excel llama al conjunto de celdas que se cuentan (en este ejemplo, B2:B12), el
“rango” y al texto que selecciona cuáles de las celdas se van a contar (en este
ejemplo, “Estrategia”), el “criterio”.

Cosas a tener en cuenta si se usa CONTAR.SI de esta manera:

© 2010 Excel with Business 4 Unidad 21: Resumir los datos

Los datos que desea contar deben introducirse como la segunda entrada y entre comillas
(en el ejemplo de arriba, “Estrategia”).

 El contenido completo de la celda debe coincidir con esa serie para que sea contada
- así que, por ejemplo, si en el ejemplo de antes hubiese habido una celda que dijese
Director de Estrategia, esa no se habría contado.
 La coincidencia no distingue entre mayúsculas y minúsculas – si en una celda hubiese
dicho “estrategia”, habría sido contada.
 Si está contando números, puede no poner las comillas.
 Sería un buen hábito el entrar para establecer la referencia del “rango” como
absoluta (vea la Unidad 11 sobre las Referencias de las Celdas). Así que, en el
ejemplo anterior, se debería haber introducido el rango como $B$2:$B$12
 Cuente las celdas en blanco introduciendo "" como segundo argumento:
CONTAR.SI(C7:C14,"")

21.3 Contar categorías

CONTAR.SI es mucho más poderosa si el “criterio” se mantiene en una celda en lugar de
introducir el texto como “Strategy”- ya que permite contra muchas categorías diferentes en
el conjunto de datos. Como siempre, esto se ve mejor con un ejemplo:

Ejemplo
Volviendo a nuestro ejemplo en la sección anterior, hemos reemplazado “Estrategia”
en la formula por un enlace a la celda D3 que contiene la palabra Estrategia.

El resultado de esta fórmula es exactamente el mismo que si hubiésemos escrito

“Estratagio” en vez de D3 – ahora podemos copiar la celda E3 extendiéndola a E4, E5
y E6 y la función CONTAR funcionará también con los otros Nombres del equipo:

© 2010 Excel with Business 5 Unidad 21: Resumir los datos

 Ahora es aparente porqué fue una buena idea establecer la referencia del “rango” –
de modo que cuando se copie la formula, el rango no se cambie y solo cambie la
categoría que se cuenta.

El uso de esta técnica permite la creación rápida de resúmenes sencillos a partir de grandes
hojas de cálculo.

Consejo
Use Datos > Ordenar y Filtrar > Avanzado para producir una lista única (vea la Unidad 13:
Ordenar y Filtrar) de categorías a contar.

Uso avanzado
Puede combinar columnas (ej. entrar en la celda C1 =A1&B1) para producir categorías
combinadas. Por ejemplo, podría combinar las columnas que contengan sabores de
refrescos y tamaños de paquetes para producir entradas como COLABOTELLA o COLALATA.
Esto construye categorías más detalladas para las que se puede usar CONTAR.SI. Las Tablas
Dinámicas (ver Unidad 22: Tablas Dinámicas) aquí podrían ser la solución.

21.4 Sumar las categorías

De la misma forma que la función CONTAR.SI permite contar por categoría, SUMAR.SI añade
números por categoría.

Ejemplo
Esta hoja de cálculo amplía nuestro ejemplo de la base de datos para incluir el
número de días de permiso que lleva cada empleado. En este caso, en vez de contar
filas de la base de datos por cada equipo, como hicimos con el ejemplo con
CONTAR.SI, vamos a sumar los días de permiso de cada equipo.

© 2010 Excel with Business 6 Unidad 21: Resumir los datos

 SUMAR.SI requiere un rango extra como su tercera entrada (en la hoja de cálculo de
arriba está destacado en púrpura). Este rango extra contiene valores que deben
sumarse.

Normalmente, la sintaxis de SUMAR.SI, entonces, es:

SUMAR.SI(<rango de entradas con las que se busca que coincidir>,<coincidir texto>,<rango

de números que sumar>)

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