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sincronización y búsqueda
ochoenpunto.com/gestion-eficacia-documentos-organizacion-sincronizacion-busqueda
Sin embargo, hay un aspecto del que no podemos escapar: la gestión digital de
archivos, o simplemente “gestión de archivos”, porque no existe (y no debería existir)
alternativa “en papel” para muchos de los documentos con los que trabajamos a diario y
que han sido creados desde un principio en soporte digital.
Para lograr una gestión eficaz de nuestros archivos, hay 3 cuestiones clave que podemos
considerar:
1. Organización: cómo organizar todos los documentos y carpetas con los que
trabajamos, definiendo jerarquías de carpetas fáciles de manejar y nombrando
correctamente los archivos.
2. Sincronización: cómo asegurar que podemos acceder a los archivos en cualquier
momento y lugar, evitando la duplicidad de documentos y conservando siempre una
copia de seguridad.
3. Búsqueda: cómo encontrar rápidamente los archivos que buscamos, sin necesidad
de recorrer todas las carpetas.
Cada uno tiene un estilo personal de organizar los directorios y archivos, y en este punto
es difícil hacer una recomendación única, porque además cada área de trabajo
probablemente requerirá una forma distinta de organizar los documentos. Lo que desde
luego no es aconsejable, es tener del orden de 50 carpetas en un mismo nivel,
sencillamente porque dificulta enormemente la localización del documento que buscamos.
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En mi sistema de organización de archivos, dentro de cada carpeta, siempre intento crear
7 carpetas como máximo en cada nivel. Siguiendo esta regla, con 7 carpetas en 5
niveles disponemos de miles de carpetas para organizar todos nuestros datos digitales,
que como mucho, estarán en general a una distancia de 4 o 5 clics. Con un poco de
ingenio, siempre es posible reordenar nuestros datos para que sigan esta jerarquía de
carpetas.
Otro consejo es no olvidar asignar nombres descriptivos para los archivos (p.ej.:
“Informe de Ventas Año 2018.pdf”) o emplear códigos establecidos previamente (p.ej.:
“INF-VENTAS-18.pdf”). En ocasiones, por culpa de las prisas, ponemos nombres a los
archivos (p.ej.: midocumento.doc) que nada dicen acerca de lo que contienen.
La solución más práctica a este problema de acceso a los documentos pasa por la
sincronización de los archivos, un proceso mediante el cual podemos disponer en
varios equipos de copias de los archivos siempre actualizados y en su última versión.
Algunos de los servicios más populares para este propósito es Dropbox o OneDrive, que
utilizan Internet como repositorio central para los archivos. Conectando cada uno de
nuestros equipos (PC, portátil, móvil, etc.) a este almacén de documentos, aseguramos
que disponemos de los mismos documentos en varios ordenadores con los últimos
cambios realizados en cualquier de ellos. Además, la forma de enlazar nuestro sistema de
archivos con este servicio en Internet permite trabajar con los documentos de forma
natural, sin necesidad de realizar las acciones extra como descargar de Internet o volver a
cargar el archivo en cada modificación. Simplemente abrimos, escribimos y guardamos
el documento como hacemos habitualmente. Los sistemas de sincronización de
archivos consiguen, de un modo completamente transparente para el usuario, sustituir el
archivo que acabamos de modificar con la última versión. Por otro lado, si algo falla en
alguno de los equipos, siempre tenemos una o varias copias de seguridad de los datos.
Hay herramientas que facilitan estas tareas de búsqueda. Si eres usuario de Mac, una
opción interesante que merece la pena probar es Alfred. Es una herramienta con multitud
de opciones que ofrece al usuario una forma intuitiva y rápida de acceder a diferentes
elementos del sistema. Si utilizas Windows o Linux, una buena alternativa es Launchy y
Ulauncher respectivamente. Todas ellas son aplicaciones de tipo “lanzador de
aplicaciones”, que se usan sólo con el teclado y que simplifican tanto la tarea de ejecutar
un programa, como la de buscar y abrir un archivo. Y además de acelerar el proceso de
búsqueda de los archivos, se consigue mantener el escritorio limpio de accesos
directos a programas y carpetas del sistema.
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