22/09/2017

Unidad I. Administración del tiempo

• Objetivo de la Unidad de Aprendizaje:

• El alumno administrará eficientemente el tiempo

para mejorar el desempeño y cumplimiento de
objetivos personales y organizacionales.

Unidad I. Administración del tiempo

1 Administración del tiempo

2 Herramientas para la administración del tiempo

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Tema II. Herramientas para la administración

• Saber: del tiempo
• Identificar los enfoques de tiempo de respuesta y de tiempo discrecional.
• Explicar los conceptos de principio 10 - 90, ciclo de productividad, ley de Parkinson.
• Identificar las herramientas de gestión del tiempo (delegación; manejo de interrupciones;
asertividad y gestión del estrés: solución de problemas, desensibilización sistemática,
sensibilización encubierta y visualización) y sus características.
• Explicar los conceptos e identificar las características de las reuniones de trabajo efectivas
(horarios, objetivo, participantes, agenda, requerimientos y minuta de acuerdos e
información previa).

• Saber:
• Seleccionar las herramientas de gestión del tiempo adecuada.
• Planificar reuniones de trabajo efectivas.

Agenda
1. Los enfoques de tiempo
2. Explicar los conceptos de principio 10 - 90, ciclo de productividad, ley de
Parkinson
1. El Principio 90/10 (by Stephen R. Covey)
2. Ciclo de productividad
3. Ley de Parkinson
3. Herramientas de gestión del tiempo
1. Delegar
2. Manejo de interrupciones
3. La asertividad, una gran herramienta para gestionar el estrés
4. Solución de problemas
5. Desensibilización sistemática
6. Sensibilización encubierta
7. La técnica de la visualización
8. Conceptos de identificar las características de las reuniones de trabajo efectivas

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1. Los enfoques de tiempo

• Tiempo de respuesta.- Es el que se espera sea el

suficiente y necesario, para responder a un
requerimiento o acta realizar. Percepción que de
acuerdo a la experiencia, se realizará la actividad.

• Tiempo discrecional.- Lapsos de tiempo sin actividades

programadas que pueden servir para atrasos, revisar la
agenda, lo hecho o descansar. Puede ser sobrante de
una actividad hecha con anticipación.

2.1 El Principio 90/10 (by Stephen R. Covey)

• Este principio plantea que el 10% de la vida está relacionado con lo

que te pasa, y el 90% restante se relaciona con la forma en cómo
respondemos.
• ¿Qué quiere decir esto? Pues que tú no tienes control sobre el 10% de
lo que te sucede. No puedes evitar que el Metro esté lleno de
pasajeros, que el autobús se descomponga o llegue tarde, o cualquier
otra situación que pueda arruinar todo tu plan del día.
• Tampoco puedes evitar que un automovilista te obstaculice el paso
con su vehículo.
• Pero el otro 90% es diferente, porque de ese porcentaje tu sí tienes el
control sobre la forma en que respondes frente al 10%.

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2.2 Ciclo de productividad

• En un tiempo dado, una empresa que se encuentra con un “programa de
productividad” en marcha puede estar en una de las cuatro fases o etapas:
medición, evaluación, planeación y mejoramiento .
• Una empresa que por primera vez inicia un programa formal de productividad
puede comenzar por medir la productividad. Una vez que se han medido los niveles
productivos, tienen que evaluarse o compararse con los valores planeados.
• Con base en esta evaluación, se planean metas para estos niveles de productividad
tanto a corto como a largo plazo. Para lograr estas metas se llevan a cabo mejoras
formales.
• El ciclo de productividad: medición, evaluación, planeación y mejoramiento de la
productividad, que forma un proceso continuo; se abrevia MEPI (Sumanth, 1979).

2.2 Ciclo de productividad

Medición
Para valorar el
grado en el que
las mejoras
tendrían que
llevarse a cabo el
siguiente Mejoramiento Evaluación
periodo, se
debe medir la
productividad
de nuevo.

Planeación

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2.3 Ley de Parkinson

• Este fenómeno se recoge en la primera ley de Parkinson (Cyril Norhcote

Parkinson, 1909-1993) que dice que “el trabajo crece hasta llenar el tiempo
del que se dispone para su realización“. Lo que se traduce en que cuanto
más tiempo tienes, más tiempo tardas en hacer las cosas. Cuanto más
tiempo tienes para estudiar algo, más tiempo tardas en hacerlo.

2.3 Ley de Parkinson

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3. Herramientas de
gestión del tiempo

3.1 Delegar

• La delegación es la herramienta más importante de la gestión del tiempo, pero

pocas personas saben delegar con eficacia. Algunos confunden la delegación con
asignación de tareas y otros consideran que delegar es desentenderse de la tarea
delegada.
• “Delegar es el acto de transferir autoridad, responsabilidad y rendición de cuentas
de una persona o grupo a otra”
• La delegación efectiva facilita el trabajo del líder y aumenta la productividad en la
organización a la vez que ayuda en la formación de nuevos líderes, pero lo más
importante es que le proporciona tiempo al líder para otras cosas que solo él puede
realizar.

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3.2 Manejo de interrupciones

• Las interrupciones son elementos que ocasionan pérdida de tiempo.

• Como: Llamadas telefónicas, visitas sin previa cita, juntas y atención de
problemas.
• Si son llamadas telefónicas, apóyese en la secretaria. Si son vistas
inesperadas, fíltrelas mediante la ayuda de la secretaria, o el cierre de la
puerta o si le tocó atenderla limite de acuerdo a la situación. Si se trata de
junta de trabajo, puede resolver esta interrupción dejando un tiempo en su
agenda sin programar para atender estas interrupciones.

3.3 La asertividad, una gran herramienta para

gestionar el estrés
• La asertividad es la capacidad de expresar los sentimientos, haciendo valer los
derechos de uno mismo y respetando a mismo tiempo los sentimientos y derechos
de los demás. La comunicación asertiva es apropiada, directa, abierta y honesta y
es algo natural para algunos, pero no tanto para otros.

• La buen noticia es que la asertividad es una habilidad que se puede aprender. Las
personas asertivas son capaces de reducir los conflictos interpersonales en sus
vidas, reduciendo así una fuente importante de estrés.

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3.3 La asertividad, una gran herramienta para

gestionar el estrés

• “Si no eres capaz de controlar tus emociones estresantes, si no puedes tener

empatía y tener relaciones personales efectivas, no importa lo inteligente que
seas, no vas a llegar muy lejos.”
• -Daniel Goleman-

Asertividad vs Agresividad
• A veces la gente confunde la agresividad con la asertividad. Tiene su lógica,
ya que los dos tipos de comportamiento implican defender los derechos de
uno mismo y expresar las necesidades propias.
• Las diferencias clave entre los dos estilos de comunicación son que las
personas se que se comportan asertivamente se expresan siguiendo una
serie de premisas:
• Respetando al otro
• Asumiendo lo mejor de la gente
• Respetándose a sí mismos
• Pensando en los beneficios para ambos
• Tratando de comprometerse con la situación.

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Asertividad vs Agresividad

• Por el contrario, los individuos que se comportan agresivamente tenderán a

emplear tácticas como la falta de respeto. También suelen ofrecer un trato
manipulador, degradante o abusivo.

• Las personas agresivas hacen suposiciones negativas sobre los motivos de

los demás y piensan en términos de represalias, sin acercarse al punto de
vista de la otra persona. Además, las personas agresivas sienten que ganan a
costa de los demás, y para ello crean conflictos innecesarios.

Asertividad vs Agresividad

• “La diferencia básica entre ser asertivo y ser agresivo es la forma en que
nuestras palabras y comportamientos afectan a los derechos de los demás.”
• -Sharon Anthony Bower-

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La asertividad y el estrés
• La asertividad afecta a muchas áreas de la vida. Las personas asertivas
tienden a sufrir un menor número de conflictos en sus relaciones con los
demás. Un hecho que se traduce en mucho menos estrés en sus vidas.
• Las personas asertivas consiguen satisfacer sus necesidades y ayudar a otros
a satisfacer las suyas también. Por lo tanto, tienen relaciones más fuertes
con los demás y siempre pueden contar con alguien en momentos difíciles,
lo que también ayuda con el manejo del estrés.
• En contraste con esto, la agresividad tiende a alienar a los demás y crear una
tensión innecesaria. Con el tiempo, las personas que se comportan de
manera agresiva tienden a tener una cadena de relaciones fallidas y poco
apoyo social. Irónicamente, a menudo se sienten como víctimas.

La asertividad y el estrés

• “La forma en que nos comunicamos con los demás y con nosotros mismos, en
última instancia determina la calidad de nuestras vidas.”
• -Anthony Robbins-

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Aprende a ser asertivo

• La asertividad se puede desarrollar poniendo en práctica algunas sencillas pautas.
Una comunicación sincera y efectiva mejora la autoestima y eleva la confianza en
uno mismo, pero hay que trabajarla ¿Cómo? Estas son algunas claves que pueden
ayudar:
• Evitar los pensamientos negativos que pueden surgir al hacer valer un derecho o expresar un
sentimiento. No tienes que sentirte mal si en un momento no puedes ayudar a un amigo o,
simplemente, no te apetece salir ese día con él y así se lo haces saber.
• No dudes en expresar lo que sientes, lo que necesitas o lo que quieres. Los demás no siempre lo
saben o son capaces de adivinarlo.
• Intenta ser preciso y rotundo, apoyando siempre tu discurso con razones
• Habla desde tu interior, desde el “yo”. Céntrate en expresar lo que sientes y lo que quieres sin
culpar al otro. En lugar de decir “nunca ayudas en casa” puedes decir “me gustaría que me
ayudaras más en casa”. El sentido es el mismo, pero no la forma de expresarlo.
• Y algo muy importante, utiliza el lenguaje corporal, los gestos ayudan siempre a
expresar las emociones.

3.4 Solución de problemas

• Podemos definir problema como "el fracaso para encontrar una respuesta eficaz". La solución de
problemas es útil para reducir la ansiedad asociada a la incapacidad para tomar decisiones.
• Pasos a seguir:
• 1. Identificar las situaciones problemáticas.
• 2. Describir con detalle el problema y la respuesta habitual a dicho problema. Al describir la situación y la
respuesta en términos de quién, qué, dónde, cuándo, cómo y porqué, se verá el problema de forma más
clara. Al describir la respuesta recuerde añadir qué objetivos pretende, es decir si ello se cumpliera
significaría que el problema estaría resuelto.
• 3. Haga una lista con las alternativas. En esta fase se utiliza la estrategia denominada "tempestad de ideas"
para conseguir los objetivos recientemente formulados. Esta técnica tiene cuatro normas básicas: se
excluyen las críticas, todo vale, lo mejor es la cantidad y lo importante es la combinación y la mejora. La
técnica de la tempestad de ideas debería limitarse, durante esta fase, a estrategias generales para alcanzar
los objetivos.
• 4. Vea las consecuencias. Este paso consiste en seleccionar las estrategias más prometedoras y evaluar las
consecuencias de ponerlas en práctica.
• 5. Evaluar los resultados: Una vez se haya intentado la respuesta nueva, se deberán observar las
consecuencias, por ejemplo: ¿Suceden las cosas tal como estaban previstas?

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3.4 Solución de problemas

• Los estilos de solución de problemas hacen referencia a la forma específica de articular las
diferentes fases del proceso de solución de problemas y a la forma en las que estas se llevan
a cabo. Existen tres estilos principales: la solución de problemas racional, el estilo
impulsivo-descuidado y el estilo evitador.
• La solución de problemas racional consiste en la aplicación racional, controlada y
sistemática de las habilidades de solución de problemas (definición del problema,
generación de alternativas, toma de decisiones e implementación). El estilo impulsivo-
descuidado se caracteriza por la aplicación de las habilidades de solución de problemas
pero de una manera rígida, impulsiva, descuidada, rápida e incompleta. Suelen considerar
pocas soluciones alternativas y actuar de forma impulsiva de acuerdo con la primera idea
que les viene a la cabeza. El estilo evitador se caracteriza por la procrastinación
(aplazamiento sistemático de actividades y desidia), la pasividad o inactividad y la
dependencia. Los evitadores prefieren evitar antes que afrontar, posponen sus problemas
tanto como les es posible, esperan que los problemas se resuelvan solos y tratan de
conseguir que otras personas se hagan responsables de sus problemas. El estilo racional es
que está asociado con mejores resultados, siendo los otros dos claramente disfuncionales.

3.5 Desensibilización sistemática

• La desensibilización sistemática es un método utilizado en la psicoterapia dentro

del paradigma teórico-clínico de las terapias cognitivo-conductuales, cuya
característica principal es la aproximación sucesiva del sujeto a situaciones que le
producen una exacerbación desfasada de conductas (emocionales, cognitivas o de
motricidad) y que lo lleva a consulta.
• Cuando Joseph Wolpe introdujo su paradigma de desensibilización sistemática en
1958, al publicarse Inhibición Recíproca, presentó un acervo importante de estudios
de laboratorio. Hoy día, 50 años después, existe una numerosa cantidad de
resultados clínicos en estudios controlados que apoyan el método.

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3.5 Desensibilización sistemática

• Se trata de una técnica muy utilizada en el tratamiento de los desórdenes de ansiedad,
especialmente en las fobias. Consiste en la aplicación de una jerarquía de estímulos
estresantes a través de imágenes visuales, evocación de la situación ansiosa con ayuda del
terapeuta, exposición en imaginación, en realidad virtual, o en vivo del estímulo estresante.
Es decir, paciente y terapeuta diagraman un conjunto de situaciones típicas a las cuales el
paciente teme, especificando la mayor cantidad de detalles posibles. Luego, mientras el
mismo se encuentra en un profundo estado de relajación, se le guía para que vaya
imaginando estas escenas temidas de acuerdo al grado de ansiedad que le provocan.

• El objetivo consiste en que la relajación inhiba progresivamente a la ansiedad que disparan

las situaciones imaginadas, de tal manera que se rompa el vínculo entre la imagen causante
del estrés y la respuesta de ansiedad. De este modo, el paciente aprende una nueva
asociación: lo que antes le provocaba miedo, ahora queda conectado a un estado de calma
y tranquilidad inducido mediante la relajación muscular profunda.

La técnica de la desensibilización sistemática

• Con la desensibilización sistemática una persona puede aprender a enfrentarse a
objetos y situaciones que le son particularmente amenazadoras. Se trata de
aprender a relajarse mientras se imaginan escenas que, progresivamente, van
provocando mayor ansiedad. La técnica es efectiva para combatir fobias clásicas,
miedos crónicos y algunas reacciones de ansiedad interpersonal.
• Los pasos son:

• Relajar los músculos a voluntad de forma progresiva (pies, piernas, manos, brazos, abdomen,
pecho, cuello, cara...)
• Hacer una lista con todos los temores
• Construir una jerarquía de escenas ansiógenas de menor a mayor intensidad de ansiedad.
• Progresar en la imaginación con las situaciones temidas de la jerarquía. Es importante que se
practique la visualización para que la situación se viva como más real. No se pasará a una nueva
situación ansiógena si no hemos logrado que la anterior situación de la jerarquía quede
totalmente resuelta en cuanto a la ansiedad vivida.

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3.6 Sensibilización encubierta

• Ayuda a reducir la ansiedad emocional a través del desarrollo de dos habilidades
separadas: la interrupción del pensamiento y la sustitución del pensamiento.
• A la primera indicación de un pensamiento habitual que sabemos que conduce a
sufrir emociones desagradables se interrumpe el pensamiento diciéndonos a
nosotros mismos la palabra "Basta” o “Stop". Entonces se llena el hueco dejado por
el pensamiento interrumpido con pensamientos positivos previamente preparados
que sean más realistas, asertivos y constructivos. Adquiriendo estas habilidades se
capacita a una persona para enfrentarse con éxito a los pensamientos que antes
conducían a altos niveles de ansiedad, depresión o cólera.
• La interrupción del pensamiento actúa como un castigo o táctica distractora,
reduciendo la probabilidad de que reaparezca el mismo pensamiento otra vez y
creando un espacio en la cadena de pensamientos para una aserción positiva. Las
emociones negativas quedan cortadas antes de que puedan surgir.

La técnica de la sensibilización encubierta

• Esta técnica es útil si se padece de múltiples fobias o de una constelación de miedos de
carácter general, relacionados entre sí.
• Pasos a seguir:

• Identificar y valorar los pensamientos estresantes.

• Fijar una interrupción temporal: si se utiliza un despertador se programará para cuando ya tengamos en
mente el pensamiento estresante a sonar en dos minutos, durante los cuales mantendremos en la mente
dicho pensamiento. En el momento en que suene la alarma, gritaremos ¡Basta! Intentaremos mantener la
mente en blanco durante 30 segundos.
• Practicar sin ayuda la interrupción del pensamiento: Lo mismo que el anterior pero sin la ayuda del
despertador. Hemos de dar por concluida esta fase cuando somos capaces de gritar la palabra clave
internamente.
• Preparar las aserciones encubiertas: Seleccionar pensamientos positivos que puedan sustituir el vacío mental.
• Practicar la aserción encubierta.
• Usar la aserción encubierta en situaciones de la vida real: Hay que pasar de la práctica de situaciones
imaginarias a las de la vida real.

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3.7 La técnica de la visualización

• La visualización es una herramienta muy útil para conseguir un mayor

control de la mente, las emociones y el cuerpo y para efectuar cambios
deseados de la conducta. Puede usarse para aliviar la tensión muscular,
eliminar el dolor y para el éxito de muchas de las técnicas cognitivas ya
vistas anteriormente.
• No es otra cosa que relajarse e imaginar vívidamente diferentes cosas,
situaciones de la forma más real posible y con todos los detalles posibles.

3.8 Conceptos de identificar las características

de las reuniones de trabajo efectivas
• Horario. M. Tiempo durante el cual se desarrolla habitual o regularmente una acción o se realiza una
actividad.
• Objetivo.
• Adj. Perteneciente o relativo al objeto en sí mismo, con independencia de la propia manera de pensar o de
sentir.
• Adj. Desinteresado, desapasionado.
• m. Lente o sistema de lentes de los instrumentos ópticos, colocado en la parte que se dirige hacia el objeto.
• m. Punto o zona que se pretende alcanzar u ocupar como resultado de una operación militar.
• m. Mil. Blanco para ejercitarse en el tiro.
• m. Mil. Objeto sobre el que se dispara un arma de fuego.
• Participante. Invitado.

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3.8 Conceptos de identificar las características

de las reuniones de trabajo efectivas

• Agenda.
• 1. f. Libro, cuaderno o dispositivo electrónico en que se apunta, para no
olvidarlo, aquello que se ha de hacer.
• 2. f. Relación de los temas que han de tratarse en una junta.
• 3. f. Relación ordenada de asuntos, compromisos o quehaceres de una
persona en un período.

3.8 Conceptos de identificar las características

de las reuniones de trabajo efectivas
• Requerimiento
• 1. m. Acción y efecto de requerir.
• 2. m. Der. Acto judicial por el que se intima que se haga o se deje de ejecutar
algo.
• 3. m. Der. Aviso, manifestación o pregunta que se hace, generalmente bajo
fe notarial, a alguien exigiendo o interesando de él que exprese y declare su
actitud o su respuesta.

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3.8 Conceptos de identificar las características

de las reuniones de trabajo efectivas
• Minuta
• 1. f. Extracto o borrador que se hace de un contrato u otra cosa, anotando las
cláusulas o partes esenciales, para copiarlo después y extenderlo con todas las
formalidades necesarias para su perfección.
• 2. f. Borrador de un oficio, exposición, orden, etc., para copiarlo en limpio.
• 3. f. Borrador original que en una oficina queda de cada orden o comunicación
expedida por ella.
• 4. f. Apuntación que por escrito se hace de algo para tenerlo presente.
• 5. f. Escrito que expiden los abogados, procuradores, notarios y otros
profesionales, detallando sus honorarios.
• 6. f. Lista o catálogo de personas o cosas.

3.8 Conceptos de identificar las características

de las reuniones de trabajo efectivas

• Información previa.
• Contenido que será revisado en una reunión de trabajo o junta ejecutiva con
el fin de que esta sea revisado por los participantes interesados en la
materia con el fin de reducir el tiempo de exposición y permitiendo hacer de
la información con el fin de llevar a cabo reuniones más efectivas, además
que permite que está sea revisado por otros grupos en caso de que sea
compartida.

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