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DFE-CON-PCD-003 Rev -1

PROCÉDURE DE GESTION DES MODIFICATIONS ET


CHANGEMENTS SUR LE CHANTIER

Ce document établi et décrit la méthodologie à suivre pour la


documentation et la gestion des changements et modifications
pouvant survenir sur les ouvrages de DF Energy.

Utilisation du document : Interne DF Energy


Procédure de gestion des modifications et changements sur le chantier
DFE-CON-PCD-003– Rév. 1

TABLE DES MATIÈRES

1 OBJET .............................................................................................. 4
2 CHAMP D'APPLICATION ...................................................................... 4
3 DÉFINITIONS .................................................................................... 4
4 TYPES DE MODIFICATIONS ET CHANGEMENTS ...................................... 4
5 DIAGRAMME DE FLUX......................................................................... 5
6 GESTION DES MODIFICATIONS ET CHANGEMENTS ................................ 6
6.1 CHANGEMENTS PROPOSÉS PAR LE DEPARTEMENT D'OUVRAGE ............... 6
6.1.1 DEMANDE DE PRECISIONS TECHNIQUES (NCT)..................................... 6
6.1.2 GESTION DES NOTIFICATIONS DE CHANGEMENT DE CONCEPTION (NCC) 7
6.1.3 GESTION DES PROPOSITIONS DE CHANGEMENT DE CONCEPTION (PCC) . 8
6.2 CHANGEMENTS PROPOSÉS PAR LE DEPARTEMENT D’INGÉNIERIE ............ 9
6.2.1 GESTION DES ORDRES DE CHANGEMENT DE CONCEPTION (OCC) ........... 9
6.3 DISTRIBUTION, ARCHIVAGE ET ENREGISTREMENT ...............................11
6.4 DISTRIBUTION EXTERNE ...................................................................12
7 ANNEXES .........................................................................................12

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INDEX DES RÉVISIONS DE LA PROCÉDURE


PROCEDURE REVISION INDEX

N° Rév. Date Cause de la révision Sections révisées


Rev No. Date Cause of Revision Sections Revised
0 10/16 Édition originale -
1 05/18 Révision Complet

ELABORADO / ISSUED BY REVISADO / CHECKED BY APROBADO / APPROVED BY

Nom/Name : Nom/Name : Nom/Name :


Alejandro Varela Rodríguez Montserrat Varas, Oscar
Javier García Laza
Estefanía Jato Gago Solano, Antonio Echevarría

Poste/Position : Poste/Position : Poste/Position :


Responsable de Production D. technique, D.
Associée au Directrice Construction, D. Mise en Directeur de DF Energy
d’Ingénierie service
Signature/Signature : Signature/Signature : Signature/Signature :

Fecha / Date: Fecha / Date: Fecha / Date:

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1 OBJET
L'objectif de ce document est de fournir au personnel de DF Energy concerné par la
construction d'un projet les directives à suivre si des modifications surviennent
pendant celui-ci, aussi bien dans la portée technique contractuelle que dans les
conceptions déjà réalisées.

2 CHAMP D'APPLICATION
Il s'applique à tous les projets développés par DF Energy.

3 DÉFINITIONS

Notification de consultation technique (NCT ou RFI en espagnol) : Demande


de la part du Département d'ouvrage au Département d'ingénierie de consultations
techniques ou d'éclaircissements concernant les informations du projet.

Notification de changement de conception (NCC ou NCD en espagnol) :


Document établi par le Département d'ouvrage au Département d'ingénierie
informant d'un changement mineur de conception.

Proposition de changement de conception (PCC ou PCD en espagnol) :


Document établi par le Département d'ouvrage au Département d'ingénierie dans
lequel un changement de conception est proposé pour analyse et approbation de la
part du Département d'ingénierie.

Ordre de changement de conception (OCC ou OCD en espagnol) : Document


établi par le Département d'ingénierie informant au Département d'ouvrage d'un
changement de conception.

4 TYPES DE MODIFICATIONS ET CHANGEMENTS


Pendant la construction et la mise en service d'un projet, il est possible que des
situations surviennent obligeant à réaliser des changements tant dans la conception
prévue que dans la construction. Face à cette situation, il convient de mettre en
place un processus souple et résolutif afin d'éviter des retards inutiles dans le
projet tout en garantissant que ces changements n'affecteront pas la fonctionnalité
de l'usine, ni ne supposeront de non-respect au regard de la portée du contrat ou
de la réglementation en vigueur.

• Modifications de la portée contractuelle contractée par DF qui seront


apportées par le Département d'ingénierie.

• Demandes d'éclaircissements de la conception par les sous-traitants ou


fournisseurs, l'organisation de construction ou celle de mise en service.

Changements dans des conceptions déjà approuvées, qui peuvent être divisés
comme suit :

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o Ca Changements réalisés par le Département d'ingénierie au moment


de la révision de la conception en interne.

o Changements proposés par le Département d'ouvrage à défaut de


pouvoir exécuter la conception approuvée ou d'avoir trouvé une
formule techniquement plus appropriée d'exécution.

5 DIAGRAMME DE FLUX

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6 GESTION DES MODIFICATIONS ET CHANGEMENTS

6.1 CHANGEMENTS PROPOSÉS PAR LE DEPARTEMENT D'OUVRAGE


Le Département d'ouvrage utilise les documents à l'état « valide pour la
construction » établis par le Département d'ingénierie pour l'exécution des travaux
de construction et/ou la mise en service. Pendant l'exécution de ces travaux, le
Département d'ouvrage peut détecter la nécessité de réaliser certains changements
de conception par rapport à ce qui a été indiqué dans ces documents, ou procéder à
des consultations techniques nécessaires pour clarifier ces informations ou leur
interprétation. Deux processus parallèles peuvent être distingués:

• La demande de précisions techniques (NCT) qui n'implique pas de


changement de conception ; il peut simplement dériver dans la réponse de
clarification à la consultation.

• Les changements de conception qui doivent être transmis au Département


d'ingénierie par le biais de NCC ou PCC.

6.1.1 DEMANDE DE PRECISIONS TECHNIQUES (NCT)


En cas de consultation technique par le Département d’Ouvrage, on établit une NCT
avec l'identification du système/de l'équipement/du document concerné, avec la
consultation et/la proposition initiale en relation avec les documents concernés.

Le format pour remplir ce type de consultation figure à l'annexe 3 de la présente


procédure.

Les documents relatifs aux changements de conception seront codés selon le


modèle suivant: PPP-NCT-D-NNNN

Où:

PPP est le code du projet


D est la discipline auquel se réfère la modification de conception :
- C Civil
- M Mécanique
- P Procédés
- E Électrique
- I Instrumentation et contrôle
- D Documentation
- S Structures
NNNN est la séquentielle des documents générés

Une fois la NCT reçue, le Département d’Ingénierie procédera à l'étude de la


consultation et répondra au document de la NCT, y compris toutes les informations
nécessaires pour résoudre la consultation, ainsi que tous les documents nécessaires
à cette fin

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L'enregistrement et l'archivage de la NCT seront gérés vers la plate-forme WCC,


comme indiqué dans la section 6.3 de cette procédure.

6.1.2 GESTION DES NOTIFICATIONS DE CHANGEMENT DE


CONCEPTION (NCC)
Lorsque le Département d'ouvrage souhaite faire un changement mineur de
conception qui n'a pas besoin d'approbation explicite par Ingénierie, compte tenu
de son ampleur minimale, le responsable du Bureau technique (ou la personne
chargée de cette tâche) enverra au responsable d'ingénierie une NCC.

Le format pour remplir ce type de consultation figure à l'annexe 1 de la présente


procédure.

Les documents relatifs aux changements de conception seront codés selon le


modèle suivant: PPP-NCC-D-NNNN

Où:

PPP est le code du projet


D est la discipline auquel se réfère la modification de conception :
- C Civil
- M Mécanique
- P Procédés
- E Électrique
- I Instrumentation et contrôle
- D Documentation
- S Structures
NNNN est la séquentielle des documents générés

De manière générale, on considérera comme changements mineurs les suivants :


- Ceux qui n'affectent pas les calculs d'ingénierie.
- Ceux qui n'affectent pas les lignes ou équipements de haute pression ou
température élevée.
- Ceux qui n'affectent pas les lignes ou équipements de gaz naturel ou autre
combustible, ou liquide ou gaz inflammable.
- Ceux qui n'affectent pas les lignes ou équipements de moyenne ou haute
tension.
- Ceux qui ne sont pas soumis à des considérations spécifiques du fait de se
trouver dans une zone classée à risque d'explosion.
- Ceux qui n'exigent pas d'achat de matériel, excepté si l'achat peut être géré
depuis le Département d'ouvrage.
- Ceux qui n'altèrent pas les informations contenues dans des projets signés
par l'ingénieur de manière officielle (comme des projets officiels visés, par
exemple : cachet ou similaire).
- Ceux qui n'altèrent pas les informations contenues dans les plans des
fournisseurs.
- Ceux qui n'altèrent pas les informations contenues dans des autorisations
officielles.
- Ceux qui ne sont pas contradictoires au contrat ou aux accords obtenus
ultérieurement avec le client ou ses représentants.

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- Ceux qui n'altèrent pas le HAZOP (Hazard and Operability)

L'écrit comprendra toutes les informations nécessaires relatives au changement


mineur de conception effectué, avec une copie des documents de conception
concernés dans lesquels seront indiqués les changements effectués (en rouge pour
les ajouts et en jaune, ce qui a été retiré, ou à l'aide d'un autre système indiqué
dans le projet).

La NCC sera signée par le responsable d'ouvrage, ou la personne chargée de cette


tâche, y compris également le cachet "Exécuté au chantier" et la date.

Si, après une analyse détaillée de la NCC, le Département d'ingénierie a des raisons
justifiées pour refuser le changement, par l'existence de toute information non
transmise au chantier qui empêche ou entrave une exécution ultérieure, il devra
établir un OCC. Cet OCC fera référence à la NCC refusée et suivra le processus
décrit dans cette procédure pour la gestion des OCC.

Le Département d’Ingénierie devra s’assurer de la traçabilité du changement dans


les documents de conception du projet jusqu'à son intégration dans la révision
« as-built » sur la base des informations envoyées par le Bureau technique du
chantier dans la documentation « marques en rouge ».

L'envoi des NCC devra se faire de sorte que leur analyse par le Département
d'ingénierie puisse être faite avant que la partie concernée par la modification soit
réalisée.

L'enregistrement, le contrôle et la distribution des NCC seront sous la responsabilité


du Département d'ouvrage.

6.1.3 GESTION DES PROPOSITIONS DE CHANGEMENT DE


CONCEPTION (PCC)
Lorsque le Département d'ouvrage souhaite proposer un changement de
conception, le responsable du Bureau technique, ou la personne désignée pour
cette tâche, créera une PCC.

Le format pour remplir ce type de consultation figure à l'annexe 1 de la présente


procédure.

Les documents relatifs aux changements de conception seront codés selon le


modèle suivant: PPP-PCC-D-NNNN

Où:

PPP est le code du projet


D est la discipline auquel se réfère la modification de conception :
- C Civil
- M Mécanique
- P Procédés
- E Électrique
- I Instrumentation et contrôle
- D Documentation
- S Structures
NNNN est la séquentielle des documents générés

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Les PCC doivent être délivrés par le responsable du Bureau technique au


responsable de l'ingénierie pour approbation.

L'écrit comprendra toutes les informations nécessaires à l'analyse du changement


de conception proposé (y compris les informations relatives aux conséquences de
celle-ci sur le coût et le délai du projet), et une copie des documents de conception
concernés dans lesquels seront indiqués les changements proposés (en rouge pour
les ajouts et en jaune, ce qui a été retiré, ou à l'aide d'un autre système indiqué
dans le projet).

En cas de refus de la PCC, le Département d'ingénierie officialisera ce fait en


cochant la case « non approuvée » de l'imprimé et en apposant sa signature. Puis,
il préviendra le Directeur de projet pour qu'il confirme ou revoit cette décision.

Si le Département d'ingénierie donne son accord pour une PCC, il devra cochant la
case « approuvée » de l'imprimé et en apposant sa signature. Puis, il préviendra le
Directeur de projet pour qu'il confirme ou revoit cette décision.

Le Département d'ingénierie doit résoudre l'origine du problème qui a causé la


création du PCD rejeté, avec une solution alternative formalisée par OCC

À ce moment-là, le Département d’ingénierie devra établir l'OCC correspondant


selon le processus décrit dans cette procédure pour la gestion des OCC. L'OCC
devra mentionner la PCC à l'origine de celui-ci.

L'enregistrement et l'archivage de la PCC (et la documentation associée) sera sous


la responsabilité du Département d'ouvrage. Le Département d'ingénierie est,
quant à lui, tenu de s'assurer de la traçabilité du changement dans les documents
de conception concernés. Le Département d'ouvrage est tenu de vérifier que le
changement a bien été intégré dans la documentation utilisée sur le chantier et que
celui-ci est appliqué tel que mentionné dans l'OCC établi par le Département
d'ingénierie (qui pourrait modifier les informations de la PCC).

6.2 CHANGEMENTS PROPOSÉS PAR LE DEPARTEMENT


D’INGÉNIERIE

6.2.1 GESTION DES ORDRES DE CHANGEMENT DE


CONCEPTION (OCC)
Lorsque le Département d'ingénierie se voit dans l'obligation de procéder à un
changement de conception d'une information déjà envoyée comme « valide pour la
construction », un OCC sera émis.

Le format pour remplir l’OCC figure à l'annexe 2 de la présente procédure.

Les documents relatifs aux changements de conception seront codés selon le


modèle suivant: PPP-OCC-D-NNNN

Où:

PPP est le code du projet


D est la discipline auquel se réfère la modification de conception :
- C Civil
- M Mécanique

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- P Procédés
- E Électrique
- I Instrumentation et contrôle
- D Documentation
- S Structures
NNNN est la séquentielle des documents générés

Les OCC seront émis par le responsable d’ingénierie et transférés au Directeur de


Projet pour approbation. La distribution d’un ordre de changement de conception
s'effectue comme s'il s'agissait de n'importe quelle autre documentation technique
établie par le Département, car ils sont à toutes fins, des documents techniques
pour l'exécution.

L'écrit inclura toutes les informations nécessaires relatives au changement de


conception, les documents concernés et les modifications proposées.

Le Département d’ingénierie joindra à l'OCC, les informations supplémentaires sur


les éventuelles conséquences sur le prix et le délai d'exécution du projet
qu'impliquerait l'application du changement de conception décrit dans l'OCC (avec
le soutien du Département d’ouvrage si nécessaire).

Lorsqu'un OCC a un impact sur le coût supérieur à 30.000 € et/ou un impact sur le
délai supérieur à un mois, il doit être vérifié, signé et approuvé par le Directeur de
Projet.

Sur la base des informations fournies, le directeur de projet approuvera ou refusera


l'OCC.

Une fois l’OCC est reçu sur le chantier, il sera exécuté. Une fois le changement de
conception terminé, le responsable du bureau technique ou le responsable de
discipline, sera tenu de vérifier que les conséquences réel sur le prix et le délai
d'exécution ont bien été intégrés, en apposant signature et cachet comme
« exécuté sur le chantier »

L'enregistrement et l'archivage de l’OCC sera sous la responsabilité du Département


d’ingénierie, ainsi que s'assurer de la traçabilité du changement dans les documents
de conception concernés, jusqu'à la révision « as-built » en indiquant dans les
documents concernés une zone de texte spécifique de "conception modifiée", y
compris la référence de l’OCC qui l'affectent :

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Le Département d'ouvrage est tenu de vérifier que le changement a bien été


intégré dans la documentation utilisée sur le chantier et que celui-ci est appliqué tel
que mentionné dans l'OCC établi par le Département d'ingénierie.

6.3 DISTRIBUTION, ARCHIVAGE ET ENREGISTREMENT


L'enregistrement des NCT, NCC et OCC –émis et reçus - sera sous la responsabilité
du Bureau Technique.

L'enregistrement et l'archivage de l’OCC sera sous la responsabilité du Département


d’ingénierie, ainsi que s'assurer de la traçabilité du changement dans les documents
de conception concernés, jusqu'à la révision « as-built », en envoyant les
documents aux fournisseurs ou à l'ingénierie associée si nécessaire

L'enregistrement et l'archivage des modifications ou changements de conception,


seront gérés vers la plate-forme WCC, comme indiqué ci-dessous :

D EXTRANET / PROJET XXX / 13 INGÉNIERIE / MODIFICATIONS


D’INGÉNIERIE / CHANTIER / DISCIPLINE:

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Dans chaque discipline, des sous-dossiers seront créés avec chaque type de
consultation ou de modification, afin qu'ils soient archivés facilement :

- NCT
- NCC
- PCC
- OCC

Pour plus d'informations sur la façon de mener à bien ce processus, veuillez-vous


référer au MANUEL D’UTILISATION DE CONSULTATION TECHNIQUE AVEC
WCC.

6.4 DISTRIBUTION EXTERNE


La distribution d’une modification ou un ordre de changement de conception
s'effectue comme s'il s'agissait de n'importe quelle autre documentation technique
émis par le Département d’ingénierie, selon le processus décrit dans la procédure
“DFE-CON-PCD-001 Réception, contrôle et distribution de documents ”

7 ANNEXES

Annexe 1: Format de NCC / PCC (NCD / PCD en espagnol)


Annexe 2: Format d’OCC (OCD en espagnol)
Annexe 3: Format de NCT (RFI en espagnol)

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ANNEXE 1

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ANNEXE 2

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ANNEXE 3

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