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Gestión de las
Comunicaciones

Curso Gestión de Proyectos PMI


Tercera Unidad: Sesión 10
Dra. Marta Tostes
PMP Robert Villanueva
Lic. Gabriela Linares
FGAD
Ciclo 2016-II
Conceptos Planificar la Gestión de las Gestionar las Comunicaciones Controlar las
Comunicaciones Comunicaciones

Cuerpo del Conocimiento - PMBOK


GRUPOS DE PROCESOS
AREAS DEL CONOCIMIENTO INICIO PLANIFICACIÓN EJECUCION SEGUIMIENTO Y CONTROL CIERRE
4.1. Desarrolla 4.4. Dar seguimiento y Controlar el
4.6. Cerrar
4. GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL r el acta de 4.2. Desarrollar el plan para la dirección 4.3. Dirigir y gestionar la ejecución del trabajo del proyecto.
proyecto o
PROYECTO constitución del proyecto proyecto 4.5. Realizar el Control Integrado de
fase.
del proyecto Cambios
5.1. Planificar la Gestión del Alcance 5.5. Validar el Alcance
5. GESTIÓN DEL ALCANCE DEL 5.2. Recopilar Requisitos 5.6. Controlar el Alcance
PROYECTO 5.3. Definir el Alcance
5.4. Crear la EDT
6.1. Planificar la Gestión del Cronograma.
6.2. Definir las actividades.
6.3. Secuenciar las actividades.
6. GESTIÓN DEL TIEMPO DEL
6.4. Estimar los Recursos de las actividades
6.7. Controlar el Cronograma.
PROYECTO
6.5. Estimar la duración de las actividades
6.6. Desarrollar el Cronograma
7.1. Planificar la Gestión de los costos
7. GESTIÓN DE COSTOS DEL
7.2. Estimar los costos 7.4. Controlar los costos.
PROYECTO 7.3. Preparar el presupuesto de costos
8. GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL 8.2. Realizar el aseguramiento de la
8.1. Planificar la Gestión de Calidad 8.3. Controlar la calidad.
PROYECTO calidad
9.2. Adquirir el equipo del proyecto.
9. GESTIÓN DE LOS RR.HH DEL
9.1. Planificar la Gestión de los RR.HH 9.3. Desarrollar el equipo del proyecto
PROYECTO
9.4. Dirigir el equipo del proyecto
10. GESTIÓN DE LAS 10.1. Planificar la Gestión de las 10.2. Gestionar las comunicaciones 10.3. Controlar las
COMUNICACIONES DEL PROYECTO Comunicaciones de proyecto. comunicaciones.
11.1. Planificar la Gestión de riesgos.
11.2. Identificar los riesgos
11. GESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL 11.3. Analizar cualitativamente los riesgos
11.6. Controlar los riesgos.
PROYECTO 11.4. Analizar cuantitativamente los riesgos
11.5. Planificar la respuesta a los riesgos
12.4. Cerrar
12. GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 12.1. Planificar la Gestión de las
12.2. Efectuar las adquisiciones 12.3. Controlar las adquisiciones las
DEL PROYECTO adquisiciones. adquisiciones
13.1. Identifica
13. GESTIÓN DE LOS INTERESADOS 13.2. Planificar la Gestión de los 13.3. Gestionar la relación con los 13.4. Controlar la Relación con
r los
DEL PROYECTO Interesados. Interesados. los Interesados.
Interesados.

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.


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Conceptos

INTRODUCCIÓN

http://www.youtube.com/watch?v=ZNI http://www.youtube.com/watch?v=F
y-vZzHPQ -MkFSGISiU

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.


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Conceptos

INTRODUCCIÓN

¿En qué gasta


entre el 80% y el
90% de su tiempo
el director de
proyecto?

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.


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Conceptos

Gestión de las Comunicaciones


Es el área de conocimientos que emplea los procesos
requeridos para asegurar una rápida y apropiada
comunicación:

* Los gerentes de proyecto pueden gastar una cantidad de tiempo inmensa


comunicándose con su equipo, con los interesados, cliente y patrocinador.
Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.
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Conceptos

Gestión de las Comunicaciones

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.


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Conceptos

Gestión de las Comunicaciones

“Identificar las necesidades de comunicación de los interesados es


clave para la Gestión de las Comunicaciones”

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.


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Conceptos

Gestión de las Comunicaciones


Dimensiones de la Comunicación:

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.


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Conceptos Dinámica

Gestión de las Comunicaciones

Lectura – Aprendizaje colaborativo

1-Dividir en grupo la lectura: para cada uno, la parte respectiva.

2-Preparar resumen sobre cada parte para exponer al grupo y


prepararse para responder en plenaria

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.


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Conceptos

Gestión de las Comunicaciones


Dimensiones de la Comunicación:

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.


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Conceptos

Gestión de las Comunicaciones


Habilidades para la Comunicación:
Escuchar activa y efectivamente

Preguntar para asegurar que se entiende

Educar al equipo para que se conozca y así actúe más efectivamente

Búsqueda de datos para confirmar o identificar información

Definir y gestionar las expectativas

Persuadir a personas u organizaciones para realizar acciones

Motivar para alentar

Resumir, recapitular y definir próximos pasos

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.


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Conceptos Dinámica 1
FE= Formal Escrito
Gestión de las Comunicaciones IE= Informal Escrito
FV= Formal Verbal
Ejercicio 1: IV= Informal verbal

Información / Documento Dimensión


1. Actualizar el Plan de Gestión del Proyecto FE
2. Presentaciones a la Gerencia
3. Documentando un problema complejo
4. El cliente ha revisado los entregables y ha dado su conformidad.
Ahora debe comunicárselo al gerente del proyecto.
5. Hacer cambios a un contrato
6. Informar pobre rendimiento a un miembro del equipo (segunda
vez)
7. Tomar notas de una conversación telefónica

8. El equipo ha implementado un cambio aprobado. Como gerente


de proyecto necesitas informar a tu cliente que el cambio ha sido
realizado.
Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.
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Conceptos Dinámica 2

Gestión de las Comunicaciones


Ejercicio 2:

Si te encuentras escribiendo una propuesta para solicitar presupuesto

adicional, ¿qué estilo de comunicación eliges?

a. Formal y horizontal

b. Formal y vertical

c. Informal y vertical

d. Informal y horizontal

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.


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Planificar la Gestión de las
Comunicaciones

10.1 Planificar la Gestión de las Comunicaciones

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.


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Gestionar las Comunicaciones

10.2 Gestionar las Comunicaciones

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.


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Controlar las
Comunicaciones

10.3 Controlar las Comunicaciones

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.


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Desarrollar Plan para la
Dirección del Proyecto

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Planificar la Gestión de las
Comunicaciones

Análisis de requisitos de comunicaciones

• El número de canales de comunicación es igual a:

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.


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Planificar la Gestión de las
Comunicaciones

Modelo de comunicación :

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.


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Planificar la Gestión de las
Comunicaciones

Tecnología de la Información:

• Factores que afectan la selección:

Urgencia de la información

Disponibilidad de la tecnología

Facilidad de uso

Ambiente del Proyecto

Confidencialidad de la Información

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.


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Planificar la Gestión de las
Comunicaciones

Proceso de transmisión de la información

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.


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Planificar la Gestión de las
Comunicaciones

Métodos de Comunicación
 Comunicación Interactiva.- Entre dos o más partes,
realizando intercambio multi direccional de
información. Es la forma más efectiva de asegurar un
entendimiento, común entre las partes. Incluye:
reuniones, llamadas telefónicas, video
conferencias, etc.
 Comunicación “Push”.- Enviada a aquellos que
necesitan conocer la información. Asegura que la
información se ha enviado pero que ha sido
entendida o recibida por la audiencia. Incluye:
Cartas, Memos, reportes, e-mail, correo de voz,
notas de prensa.
 Comunicación “Pull”.- Usado para grandes
cantidades de información o audiencias muy
numerosas. Usuarios deben de accesar al contenido
de la información a su discreción. Incluye: Intranets,
e-learning, repositorios de conocimiento, etc.

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.


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Planificar la Gestión de las
Comunicaciones

Reuniones

 Para toma de decisiones

 Casuales, vs Formales

 Formales

 Agenda

 Hora

 Lugar

 Temas a ser tratados

 Circulado con anterioridad

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.


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Conceptos
Dinámica 4

FORMATO B: Matriz de comunicaciones


Elaborar la matriz con todos los interesados del proyecto.
Método de
Responsables Frecuencia de
Comunicación a
Interesados Del equipo de comunicación
Tipo de comunicación ser utilizado
comunicarse (semana,
a utilizar (Memorando,
con el quincenal,
correo electrónico,
interesado mensual)
actas, etc.)

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