Productividad a un Clic

Semana 5 Modelo Organizacional

Procesos Construya su mapa de procesos
 Identificación del mapa de procesos en
su empresa
Para identificar el mapa de procesos en su empresa debemos realizar
los siguientes pasos
1. Identificar los procesos
2. Establecer los procesos claves
3. Clasificar los procesos y construir mapa de procesos
4. Establecer la secuencia lógica de los procesos

Elaboración de los
archivos para la
administración de los
datos y resultados
de los indicadores. BSC para la cadena.
 Identificación del mapa de procesos en
su empresa
Para identificar los procesos en su empresa identifique el listado de
operaciones que ejecuta para vender, comprar, administrar, diseñar,
encontrará que estas se pueden agrupar en procesos más complejos, a
estos los llamaremos macroprocesos y las actividades que los
componen serán los procesos, de la misma forma las actividades
componen los procesos, esto no dará un inventario de procesos como se
muestra en el siguiente ejemplo

Elaboración de los
archivos para la
administración de los
datos y resultados
de los indicadores. BSC para la cadena.
 Inventario de Procesos
Una lista de procesos en 2 categorías:
macroprocesos y procesos, a esto se le
denominara Catalogo de Procesos
 Mapa de procesos

Como vimos en la presentación de modelo organizacional es necesario

identificar los procesos dentro de los grupos estratégico, misionales y de
apoyo en la empresa; para clasificar los macroprocesos de su empresa
liste los macroprocesos y evalué su impacto en los factores clave de
éxito definidos en las semana anteriores, esto le permitirá identificar
cuales procesos son claves para alcanzar las metas de crecimiento,
cuales sirven para apoyar estoy procesos claves y cuales sirven para
orientar la empresa en esta actividad se usara el formato en Excel
Identificación de procesos que se explica a continuación:

Elaboración de los
archivos para la
administración de los
datos y resultados
de los indicadores. BSC para la cadena.
 Establecer los procesos claves
Para clasificar los macroprocesos de su empresa liste los
macroprocesos y evalúe su impacto en los factores clave de éxito
definidos en las semana anteriores, en la tabla se muestra la evaluación
que le da el equipo directivo de 1 a 5 según el impacto que tenga el
proceso la consecución de l factor clave de éxito, por ejemplo el proceso
de despachos es muy importante para el cumplimiento y la flexibilidad
pero no lo es tanto para la diversificación y la innovación
Factores Clave de Éxito
FCE/PROCESOS Flexibilidad Innovación Cumplimiento Diversificación TOTAL CLASIFICACIÓN
Gestión estratégica 3 5 4 5 5 5 2 4 1 5 4 1 97,00 3,59
Gestión Comercial 3 4 5 3 4 4 4 4 5 4 5 5 108,00 3,86
Ingeniería 5 4 4 3 5 5 4 5 5 3 5 5 120,00 4,29
Planeación 4 4 3 4 3 3 3 5 5 3 2 3 99,00 3,54
Suministros 4 5 3 4 3 3 4 5 5 4 2 3 105,00 3,75
Producción 5 5 4 3 3 4 3 5 5 4 4 4 110,00 3,93
Despachos 4 5 3 4 3 3 3 5 5 3 2 3 99,00 3,54
Contabilidad y costos 3 4 2 4 2 3 4 3 5 4 2 3 91,00 3,25
Desarrollo humano y organizacional 4 5 3 4 4 3 4 3 4 4 3 3 101,00 3,61
Mantenimiento 4 3 2 4 2 3 4 5 5 4 2 3 94,00 3,36
Calidad 4 4 4 3 3 5 4 3 5 3 3 4 108,00 3,86
Sistemas de gestión 4 4 4 4 3 4 4 4 5 4 3 4 102,00 3,64
Servicios 5 4 4 4 3 3 4 4 5 4 3 5 115,00 4,11
 Establecer los procesos claves
Luego de calificarlos es necesario clasificarlos normalmente los
procesos que cuentan con las más altas calificaciones son los procesos
clave, los procesos que están en la mitad son los estratégicos y los
procesos que tienen menos impacto pero que son necesarios para que
la empresa funcione correctamente son los de apoyo. Recuerde que
puede hacer la analogía con el cuerpo humano y la forma en que el
proceso lo ayuda a alcanzar las metas esperadas o si soporta o es el
control
Ingeniería 120,00 4,29
Servicios 115,00 4,11
Producción 110,00 3,93
Procesos clave
Gestión Comercial 108,00 3,86
Calidad 108,00 3,86
Suministros 105,00 3,80
Procesos estratégicos Gestión estratégica 120,00 3,70
Sistemas de gestión 102,00 3,64
Desarrollo humano y organizacional 101,00 3,61
Planeación 99,00 3,54
Procesos de apoyo
Despachos 99,00 3,54
Mantenimiento 94,00 3,36
Contabilidad y costos 91,00 3,25
 Mapa de procesos
Luego de clasificarlos es necesario dibujar el mapa de procesos
agrupándolos según corresponda como se muestra en el siguiente
ejemplo:
 Establecer los procesos claves
También es necesario identificar las oportunidades de mejora en cada
uno de los procesos a fin de establecer un mapa de relaciones
esperado, o en otras palabras como funcionaría la empresa si se
ajustaran mejor los procesos.
PROCESO CLAVE DESCRIPCIÓN ESTADO ACTUAL NECESIDAD PLAN
 Secuencia de Procesos
Los procesos raramente operan de manera aislada, generalmente la
salida de uno se convierte en la entrada de otro.
• Los objetivos de la empresa depende de que todos los procesos
estén alineados en el flujo
 Secuencia de Procesos
Los mapas de relaciones nos permiten conocer el estado actual de los
procesos y si su flujo presentan inconvenientes, por lo tanto es
necesario que conozca y tenga a la mano lo siguiente:

La clasificación de realizada de los procesos y agrupada si es estratégico,

misional o de apoyo
Las oportunidades de mejora identificadas, normalmente cuando se
cuenta una oportunidad de mejora esta se aplica inmediatamente entre
el mapa de relaciones actual y el propuesto (por ejemplo, para ventas
muchas demoras por aprobaciones del gerente, en el flujo debería estar
la flecha hacía el gerente y no hacía despachos por que hay un paso
intermedio)
 Mapa de relaciones

Para construir el mapa de relaciones puede tomar los macroprocesos y

realizar una relación secuencial desde que se busca el cliente para
vender hasta que se realiza la entrega del producto o servicio, lo ideal es
contar con el proceso y por medio de flecha que representan la actividad
se unen :

Monta el
Ventas pedido para Despachos
que
despachos
envíe al
Elaboración de los
cliente
archivos para la
Como el mapa puede ser tan grande, puede enumerar las flechas y
administración de los
definir las actividades como se ve en el siguiente ejemplo:
datos y resultados
de los indicadores. BSC para la cadena.
Secuencia de Procesos Ejemplo de mapa de
relaciones actual
Diseño

2
Gestión Comercial Cliente
12

3
2
2
4 Consolidación de
pedido
3

Gerencia Almacén 11

5 Confección
6

10
Logística
Compras 7 Proceso BEPS

8
9

Corte
 Secuencia de Procesos Ejemplo de mapa de
relaciones propuesto
Diseño

2
Gestión Comercial Cliente
12

3
4 Consolidación de
pedido

Almacén 11

6
Confección
5

Compras 10
Logística

7 Proceso BEPS

8
9

Corte
 Secuencia de Procesos
Los mapas de relaciones nos permiten conocer el estado actual de los
procesos y si su flujo presentan inconvenientes:

• En cada empresa se hacen dos mapas de relaciones: el actual y el

propuesto.
• Se construye un mapa como el del modelo propuesto.
• Las relaciones actuales deben quedar claramente especificadas en el
gráfico.
• Se analizan las relaciones disfuncionales, se corrigen y se grafica el
nuevo mapa de relaciones.
 TAREA SEMANA 5
Al finalizar la semana 5 se debe contar con:

1. Excel con la calificación clasificación de los procesos.

2. Definición y clasificación de procesos graficados por grupos
estratégicos, misionales y de apoyo.
3. Mapa de relaciones propuesto y mapa de relaciones actual.

Estos son insumos para avanzar con el modelo organizacional que se

finalizará con las tareas de la semana 5 y 6