CAPITULO I DISPONIBLE

1.1 CAJA CHICA O FONDO FIJO

1.1.1 Definición. - Se denomina Caja Chica o caja menor a un monto determinado

de dinero que se asigna de acuerdo a políticas de la organización con la finalidad
de cubrir gastos menores de acuerdo al desenvolvimiento de sus operaciones.

El objetivo. - Los objetivos principales , que originan la creación de un fondo fijo

son:
• Desconcentrar movimientos de fondos de los utilizados en Caja
General
• Cobertura directamente pagos de mínimas cuantías y así evitar
trámites burocráticos

Característica. -las principales características que identifican al tratamiento de

caja chica son:
• Autonomía de gestión
• Dar celeridad al pago de gastos menores
• Efectuar pagos directos en efectivo

“El método consiste en entregar o depositar en poder de un empleado

(custodio) para cubrir distintos gastos misceláneos, pueden ser montos por un
determinado tiempo, de acuerdo al tamaño, naturaleza y actividades de la
empresa Ejemplo Caja chica para el Dpto. Administración, caja chica para el
Dpto. de Comercialización, Caja chica para Dpto. de Marketing etc. Se debe
girar un cheque a nombre del custodio, que necesariamente debe ser un
dependiente o empleado de la empresa )”

TIPOS DE CAJA CHICA

CAJA CHICA CON FONDO FIJO.- Se dice que la Caja Chica tiene fondos fijos
cuando al inicio de la operación se fija una cantidad determinada invariable para
asistir los gastos menores, que debe ser repuesto la misma cantidad cada vez
que se va gastando. Ya hemos dicho que este fondo no puede ser aumentado ni
disminuido durante el periodo. Salvo que el Gerente General o el jefe de
Finanzas determinen la mejor forma de administrar dichos fondos.

CAJA CHICA CON FONDO VARIABLE.- Se dice que la Caja Chica tiene fondos
variable cuando al inicio de la operación o dentro de un periodo determinado
se asigne una cantidad superior o inferior para asistir los gastos menudos de la
empresa; estos fondos están de acuerdo a la necesidad de la misma o al
volumen de pago que necesita cubrir dentro de un tiempo razonable, es decir
que puede variar. Normalmente este tipo de fondo se aplica con mas frecuencia
en empresas Industriales debido a que en este rubro existen épocas de gran
movimiento que ameritan obviamente muchos más gastos de comercialización
 1.1.2 CONTROL INTERNO. - Se refieren a todas aquellas políticas técnicas y
procedimientos que adopta la empresa para la salvaguarda de sus activos , para
el disponible se detallan algunos ejemplos que pueden variar de acuerdo a la
naturaleza y su organización de la empresa.

• Los gastos deben ser autorizados por el gerente financiero u otro

personal autorizado
• Para los gastos sin factura deben emitirse “recibos de Caja Chica” pre
impresas y pre numeradas
• Centralizar los gastos efectuados en un formulario de rendición de
“gastos de caja chica”
• Los gastos deben ser contabilizados mínimamente de forma mensual
así se haya gastado 1Bs

1.1.3 MOVIMIENTOS Y EXPOSICIÓN EN LOS ESTADOS FINANCIEROS

Caja Chica

Debito Créditos
✓ Por la creación de la Caja ✓ Por disminuciones del fondo
Chica ✓ Por gastos realizados y no
✓ Por incremento del fondo reembolsados al final del
asignado periodo
✓ Por cierre de gestión
(-)
(+)

Desde el punto de vista técnico esta cuenta debe presentar un SALDO DEUDOR
Y se expone en el Balance General en el Activo, Grupo Activo corriente, sub
grupo Disponibilidades

Ejemplo.- el 2 de enero de 2009, se constituye un fondo para administración

por Bs 1.000 y se gira un cheque N°0123 del Banco Mercantil Santa Cruz a
nombre de la Srta. Ana Robles, secretaria de administración

CONCEPTO DEBE HABER

CUENTA

A Caja Chica 1.000,00

Administración
A Banco M/N 1.000,00
Para registrar la asignación del fono fijo.medinate Ch
N°123 del BMSC

A partir de la fecha la encargada procederá a efectuar los gastos relacionados

por alguno de los siguientes conceptos servicios de agua potable, servicio
 cableado eléctrico, servicios postales, refrigerios al personal movilidad, etc. (En
caso de empresas pequeñas o medianas según su actividad incluso pueden
cubrir pagos de agua, pagos de servicios eléctricos, Internet.)

1.1.4 Rendición de Gastos y reposición de fondos (arqueos)

Una vez efectuado los desembolsos de por lo menos un 80 %, ( porcentaje que
puede variar de acuerdo a la experiencia al encargado del fondo fijo ) el
custodio debe formular la rendición de gastos de Caja chica mínimamente en
dos ejemplares y solicitar su reembolso ( en caso que la empresa formulara
estados financieros mensuales se debe presentar la rendición
correspondiente así se haya gastado 1 Bs en el mes)
El arqueo se lo realiza siguiendo 2 pasos:
➢ Revisión de la documentación existente en caja chica
➢ Recuento de Billetes y Monedas
A continuación un ejemplo de formulario de rendición de gastos de Caja chica

1.1.5 Diferencias en Arqueos

Se suelen encontrar en algunos casos diferencias entre el saldo según mayor
respecto al saldo que arroja el arqueo.
Los casos que normalmente pueden presentarse son
• Faltantes sin responsabilidad del encargado
• Faltantes con responsabilidad del encargado

Para efectuar la demostración utilizaremos el anterior supuesto:

Saldo según Arqueo 860,00 Bs

Mas:
Faltantes y sobrantes de fondos 140,00 Bs
Saldo según libro Mayor 1.000,00 Bs

Observando la diferencia podemos decir que el faltante es de 140 Bs

Faltante sin responsabilidad del encargado.- Esto se refiere a diferencias

encontradas en el arqueo y después de evidenciar que no existe
responsabilidad del encargado, El faltante debe imputarse contra gastos el
registro sería el siguiente.

CONCEPTO DEBE HABER

CUENTA

G GASTOS (*) 140,00

Caja Chica
A Para registrar el faltante encontrado 140,00

Según el arqueo correspondiente

* Esta cuenta no existe pero para fines explicativos se entiende al conjunto de gastos que puede
haber incurrido el encargado del fondo para cubrir los gastos menores tales como pasajes,
papelería, servicios etc.)
 Faltantes con responsabilidad del encargado.- Este caso se refiere a
diferencia en menos encontradas en el arqueo y después de evidenciar que
existe responsabilidad del encargado el faltante debe imputarse contra cuenta
personal ya que tales fondos serán recuperados por la empresa , el registro
seria:

CONCEPTO DEBE HABER

CUENTA

A Cuentas por cobrar a empleados (*) 140,00

Ana robles
A Caja Chica 140,00
Para registrar el faltante encontrado
Según el arqueo correspondiente
* Puede utilizarse también la cuenta (Anticipo al personal)