ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO MUDANZA DE OFICINAS

(Grupo PM- Empresa Contratista)

Nombre del Proyecto: “Mudanza de mobiliario y equipos oficinas X-Porta”

Descripción:

El proyecto debe asegurar el traslado de las oficinas de la actual sede de X-Porta a sus nuevas
instalaciones, en un plazo de 60 días, realizando la mudanza del mobiliario, terminales ofimáticos,
servidores, redes telemáticas y gabinetes de archivo, durante un fin de semana, para lo cual se contratará
los servicios de la consultora Grupo PM.

Finalidad y justificación del proyecto

Ante el crecimiento de nuestra organización y el consiguiente incremento de personal, es necesario contar

con instalaciones de mayor dimensión , acondicionadas con las facilidades ofimáticas que aseguren el
funcionamiento del negocio para un 30% más de personal en relación a la capacidad actual. El nuevo
local ya se ha contratado y se encuentra en proceso de habilitación, requiriendo realizar la mudanza en
los próximos 60 días, sin interrumpir las operaciones de X-Porta.

Objetivo General:

1. Realizar la mudanza de la empresa X-porta sin afectar las operaciones.

Objetivos Específicos:

1. Desinstalar el mobiliario, terminales ofimáticos, servidores, redes telemáticas y gabinetes de archivo

y embalarlos para realizar el traslado.
2. Trasladar el 100% del mobiliario, terminales ofimáticos y servidores, redes telemáticas y gabinetes de
archivos durante un fin de semana.
3. Instalar el 100% del mobiliario y los equipos en el nuevo local según el diseño de los planos aprobados
por X-Porta y cumplir en el traslado con los estándares de defensa civil.
4. Contar con el 100% de los sistemas completamente operativos al finalizar el fin de semana de la
mudanza.
5. No exceder el presupuesto de $35,000 asignados al proyecto.
6. Tiempo de afectación a la operación el primer día útil después de la mudanza, no debe exceder el 10%
del tiempo de la actividad operativa.
Alcances de alto nivel:

Requerimientos del proyecto:

7. Asegurar la participación de personal calificado y capacitado
8. Garantizar la misma calidad de servicio a lo largo del proceso de mudanza
9. Plan de comunicación con los stakeholders: empleados, servicio de seguridad, administración de la
nueva sede y vecinos colindantes a las nuevas oficinas
10. Cumplimiento de las políticas de seguridad, calidad y medioambiente de X-porta.
11. Garantizar cumplimiento de los requerimientos de costo, alcance , tiempo y calidad establecidos
en el contrato establecido entre la empresa X-Porta y grupo PM.
12. Director de Proyecto de XPORTA monitoreará el 100% del proceso.
13. Director de proyecto de la empresa grupo PM monitoreará el 100% del proceso.
14. Comunicación constante entre XPORTA y Consultora PM en caso de presentarse eventualidades.
15. No afectar operaciones de la empresa
1. Gestionar la mudanza cumpliendo con las políticas de seguridad , calidad y medio ambiente de X-
Porta.

Requerimientos del producto:

2. 100% de equipos y mobiliario trasladados al día de culminación del proyecto.

3. Ningún material debe llegar dañado, en cuyo caso, será repuesto íntegramente por la consultora PM.
4. 100% de terminales ofimáticos, servidores, sistemas operativos y redes ofimáticas, activos y
funcionando en las mismas condiciones operativas iniciales, en el primer día útil después de
concluida la mudanza.
5. Inventarios de equipos y redes, planos de distribución actualizados en las nuevas posiciones y
ubicaciones
6. Diagramas de redes y comunicaciones actualizados
7. Las instalaciones del nuevo edificio, no deben ser afectadas por efectos de la mudanza.

Supuestos

8. Se contará con los planos aprobados de las nuevas instalaciones.

9. Las nuevas oficinas están acondicionadas para recibir el mobiliario y equipamiento
10. Se contará con permisos de la administración del edificio para el ingreso de equipos y mobiliario.
11. Se cuenta con personal especializado en mudanzas.
12. Se cuenta con unidades de transporte adecuadas y con permisos actualizados para realizar
mudanzas.
13. No habrán eventos públicos que afecten el acceso a la nueva sede el fin de semana de la
mudanza.
14. El mobiliario y los equipos a trasladar se encuentran en buen estado y se verifica funcionamiento.
15. X-porta no programa actividades para el fin de semana de la ejecución de la mudanza.
16. X-porta no solicita cambio de fecha de mudanza
17. La empresa X-Porta realiza el respaldo de la información crítica de la empresa.

Restricciones

1. X-Porta cuenta con el presupuesto de US$/35,000 para ser desembolsado de acuerdo al contrato
2. El fin de semana aprobado para realizar la mudanza, no será cambiado, porque hay eventos
públicos en las siguientes dos semanas.
3. Contar con inventario aprobado de los equipos a trasladar.
4. La municipalidad no acepte permisos de traslado durante la madrugada.
5. La gestión de los permisos de funcionamiento de las oficinas y los permisos de Defensa Civil se
encuentren aprobados antes de la mudanza.
6. La empresa tendrá que prever un tiempo de acondicionamiento al día siguiente para que los
empleados puedan ordenar sus efectos y archivos.

Presupuesto

Costo estimado del proyecto: $ 35,000

1. Planos de distribución, Ingeniería $ 1,500
2. Inventarios de equipos: $ 500
3. Desinstalación, traslado e instalación de mobiliario (100): $ 2,000
4. Desinstalación, traslado e instalación de servidores: $10,000
5. Desinstalación, traslado e instalación de terminales ofimáticos(100): $ 5,000
6. Instalación de 30 posiciones nuevas: Mobiliario, redes, cableado, telefonía: $12.000
7. Seguro de Transporte: $ 2,000
8. Contingencias $ 2,000

Riesgos

1. Que se rescinda el contrato por motivos internos de X-Porta

2. Que se retrase la entrega de las nuevas oficinas.
3. Que la consultora Grupo PM no cuente con el personal capacitado para el servicio.
4. Que no exista una comunicación adecuada hacia el personal informando del traslado hacia las nuevas
instalaciones incluyendo las fechas programadas.
5. Que exista mobiliario y/o equipos dañados durante la mudanza.
6. Que las empresas de comunicaciones no entreguen las facilidades de comunicaciones a tiempo y no
se puedan realizar las pruebas de comunicaciones, telefónicas, acceso a internet.
7. Que se averíe alguno de los equipos de comunicaciones y no se puedan realizar las pruebas en la
fecha contratada.
8. Que los accesos al nuevo edificio tengan limitaciones o restricciones de peso o volumen.
9. Horarios restringidos para el acceso y movimiento de equipos.
Factores críticos de éxito

1. Que las nuevas oficinas se encuentren en condiciones de habilitación para recibir los equipos e
instalarlos.
2. Contar con la licencia de funcionamiento y los permisos correspondientes para la apertura de las
nuevas oficinas en la fecha indicada.
3. Contar con los permisos del administrador del edificio para realizar el ingreso del equipamiento.
4. Experiencia, compromiso y colaboración de todo el personal para efectuar el embalaje y traslado del
mobiliario personal y equipos, brindando las facilidades del caso.
5. Personal de la consultora PM se encuentra capacitado para realizar la correcta instalación del 100%
de sistemas informáticos trasladados.
6. Asegurar la ejecución de un buen plan de comunicaciones entre el personal de proyecto de X-Porta y
grupo PM y los empleados de X-Porta, para que se cumplan las indicaciones administrativas
7. Liderazgo y habilidades de comunicación e interpersonales del gerente del proyecto

Hitos:

1. Acta de Constitución del proyecto aprobada: 06/07/15

2. Informe del área de Logística de X-Porta con los planos y
ubicaciones de todo el mobiliario a trasladarse durante el fin de
semana aprobado por la Gerencia: 09.07.15.
3. Informe del área de Informática de X-Porta sobre la habilitación de
puntos de red en general y ubicación de servidores aprobado por la
gerencia: 13.07.15.
4. Informe de la empresa Grupo PM indicando las tareas a realizar
para el traslado del mobiliario y equipo: 21.07.15.
5. Informe de pruebas de equipos y sistema informático: 26.07.15
6. Equipo trasladado a nuevas instalaciones. 30.08.15
7. Informe de la oficina de operaciones validando todo el proceso: 31.07.15.
8. Acta de aceptación del proyecto: 04.08.15.

Stakeholders

1. Gerencia General de X-porta

2. El Director del Proyecto grupo PM
3. Personal de la empresa (100 empleados).
4. Gerente de Operaciones
 5. Nuevos integrantes de la oficina X-porta.
6. Consultora Grupo PM.
7. Clientes
8. Proveedores
9. Transportistas
10. Administrador del edificio ( Nuevas oficinas)
11. Entidades de Gobierno que facilitan permisos : Municipalidades, Policía.
12. Vecinos o empresas vecinas
13. Director de Proyecto X-Porta

Criterios de aceptación:

1. Pruebas de verificación del funcionamiento con el 100% de cumplimiento de

acuerdo al protocolo de pruebas definido en el plan de proyecto.
2. Verificar que no existan interrupciones del servicio, a causa del traslado del
equipamiento.
3. Cumplimiento del cronograma dentro de los 60 días acordados.
4. Entrega de la documentación logística y de proyecto
5. Inspección de las nuevas oficinas y del edificio con ningún tipo de afectación a
la infraestructura.
6. Encuesta de satisfacción a los stakeholders principales.
7. Acta firmada por el Gerente de Administración y el Project manager

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Pedro Lopez Francisco Martínez
Responsable del proyecto – X-porta Director de Proyecto – PM Consultora