MATRIZ DE ESTÁNDARES BASC VS VALIDACIÓN DE ESTÁNDARES JOHNSON & JOHNSON DE COLOMBIA

VALIDACION DE ESTÁNDARES JOHNSON & JOHNSON UBICACIÓN DEL DOCUMENTO

No. ESTÁNDARES BASC V. 02- 2005
1 Estudio Legal

La empresa debe estar constituida legalmente y debe disponer de las autorizaciones

1.1 Carpeta con los Documentos de Constitución y Operación. Diferentes Departamentos.
legales que permitan su operación.

Debe realizarse una verificación de los antecedentes de sus accionistas, de su Junta Supervisor de Seguridad
1.2 Board de los Miembros del Comité Ejecutivo.
Directiva, del gerente y representantes legales.

Debe disponer de un listado de los requisitos legales que le son aplicables a la En cada Carpeta de documentos de
1.3 Listado de documentos de constitución y Operación
Empresa para su operación y estos se deben encontrar actualizados y disponibles Constitución y Operación

2 Sistema de Gestión

Debe existir un diagnostico o revisión inicial al estado de la organización que

Diagnostico del Estado de la Organización frente los nuevos Carpeta de Documentos BASC
2.1 permita medir el avance en la implementación y en el mantenimiento del sistema
estándares (Versión 2 - 2.005). Gerente de Seguridad - Abut Mitri
de Gestión.

Debe existir una evaluación de riesgos de las instalaciones, personas y operaciones Business Continuity Model Plan Gerente de Seguridad - Abut Mitri
de la compañía, que contengan los conceptos de amenazas, vulnerabilidad,
2.2
probabilidad y severidad. Se utilizara la guía BASC para esta evaluación. La * Security Policyand Procedure Manual (Manual
evaluación debe actualizarse anualmente como mínimo. Política PPSF0902 Protección Instalaciones de Políticas y Procedimientos de Seguridad) -
Capitulo 3 - pagina 27- 29
* Security Policyand Procedure Manual (Manual
Política de seguridad General de Políticas y procedimientos de seguridad) -
Capitulo 3 - pagina 10 - 11
Políticas:
PPSF0202 Protección a Personas Capitulo 3 - pagina 12 - 13
PPSF0302 Protección Ejecutivo Principal Capitulo 3 - pagina 14 - 16
PPSF0402 Protección Comité Ejecutivo Capitulo 3 - pagina 17 - 19
PPSF0502 Protección Gerentes Capitulo 3 - pagina 20 - 21
PPSF0602 Protección de Representantes de Venta Capitulo 3 - pagina 22
PPSF0702 Protección Residencial Capitulo 3 - pagina 23 - 24
Política PPSF0802 Ingreso a la Planta
La Empresa debe elaborar, publicar y difundir la política de Seguridad que incluya la
Capitulo 3 - pagina 25 - 26
2.3 Capitulo 3 - pagina 25 - 29
prevención contra actividades ilícitas (prácticas de narcotráfico, terrorismo y otros.) Política PPSF0902 Protección Instalaciones
Política PPSF1002 Protección de Activos Capitulo 3 - pagina 30 - 31
Política PPSF1102 Protección de las Exportaciones e
Capitulo 3 - pagina 32 - 34
importaciones
Política PPSF1202 Control de Acceso Capitulo 3 - pagina 35 - 38

Política de activos de información POL'conco'0015 Sistema de Documentación Johnson .

Registros de Difusión: Sistematizado Lotus notes

La difusión es a través del sistema de documentación por medio
Sistema documentación de Compañía
de un mail. Ítem divulgar áreas.
Los registros de inducción son liderados por Recursos Humanos
 Programa evaluacion de desempeño para cada
Dashboard (Objetivos e indicadores)
Deben determinarse los objetivos de seguridad que garanticen el cumplimiento de área.
2.4
la política de seguridad
Plan Master de seguridad Gerente de Seguridad - Abut Mitri

Funciones de Operación Estándar:

* Auxiliar Parqueadero Externo (Punto 18)
* Auxiliar Portería 2 (Punto 2)
* Guarda Residencia (Puerto)
* Guía Canino (Punto 15)
* Supervisores (Alfa)
Deben definirse y documentarse las responsabilidades y autoridades de todo el
2.5 * Coordinador Portería 1 (Punto 1) Gerente de Seguridad - Abut Mitri
personal que afecta la seguridad
* Coordinador de Portería 2 (Punto 2)
* Coordinador de Monitoreo (Central)
* Recorredor (Punto 3)
* Coordinador de Exportaciones (Punto 4)
* Coordinador de Excedentes (Punto 5)
* Recepción Portería Principal (Recepción Punto 1)

La Alta Dirección de la Empresa debe realizar mínimo, una revisión semestral del
Business Assessment Model (Process Excellence) Cada departamento cuenta con los resultados.
2.6 sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC, para asegurarse de su
RoadMap Gerentes de área.
cumplimiento

Debe existir un representante de la dirección claramente identificado con autoridad

Acta de Nombramiento del Responsable del Sistema de Gestión
2.7 y responsabilidad para asegurar el cumplimiento del sistema de gestión en control y Carpeta de Documentos BASC
en Control y Seguridad BASC
seguridad BASC

Debe elaborarse un manual de seguridad BASC que describa el cumplimiento de los

Matriz de Estándares BASC vs Validación de Estándares
2.8 requerimientos descritos en los Estándares de Seguridad y en los elementos del Carpeta de Documentos BASC
Johnson & Johnson de Colombia S.A.
sistema de gestión en control y seguridad.

Deben realizarse auditorias internas mínimo semestralmente, para establecer que

Las auditorias se realizan por personal externo - Reportes de
2.9 las políticas, procedimientos y demás normas de control y seguridad se estén Carpeta de Documentos BASC
Auditorias Internas Semestralmente.
cumpliendo.

Debe disponerse de un equipo de auditores internos, competente en el Sistema de Contratación de Auditores Externos con la competencia en el
2.10 NA
Gestión en Control y Seguridad BASC. Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC

Deben identificarse los procesos que realiza la organización, utilizando la Mapa de Procesos "Business Systems and Processes" '
2.11 Procesos_ Process excelence - Intranet
metodología del mapa de procesos Intantranet

Deben caracterizarse los procesos, identificando entradas, salidas, indicadores de Caracterizaciones de los procesos definidos en el Mapa de
2.12 Procesos_ Process excelence - Intranet
medición, requisitos a cumplir, documentos a utilizar y responsables del proceso. Procesos

Auditorias a Instalaciones, Excedentes industriales, producto Reportes - Gerente de Seguridad - Abut Mitri
teminado, producto que llega a las bodedas.
2.13 Debe documentarse y aplicarse un procedimiento de acción correctiva y preventiva.

Procedimiento utilizado por el Auditor Externo Reportes - Auditor Externo

3 Administración y selección de Personal propio, subcontratado y-o suministrado
Selección
Política POL-COCO-0092 Selección de Personal * Recursos Humanos
Política PPSF1202 Control de Acceso - Numerales: * Security Policyand Procedure Manual (Manual
Se debe disponer de un procedimiento documentado que incluya los requisitos del 2.4 Ingreso y retiro de Empleados Temporales de la Compañía, de Políticas y procedimientos de seguridad)
3,1
proceso de selección de personal propio y/o subcontratado. 2.4.1, 2.4.2, 2.4.3, 2.4.4. Capitulo 3 - Pagina 36 - 37
2.5 Reglamentación para Contratistas * Manual del Contratista.

Las posiciones criticas se encuentran identificadas de acuerdo al

3.2 Debe Identificarse las posiciones críticas que afecten a la seguridad Recursos Humanos
impacto que pueda generar a la Compañía.

* Security Policyand Procedure Manual (Manual

de Políticas y procedimientos de seguridad) -
Estudio de Seguridad de Personas
Capitulo 3 - política protección a personas,
Debe realizarse un estudio de seguridad que incluya verificación de antecedentes numeral 2.7 Pag 13
3.3
del personal que ocupe posiciones críticas.

Reportes del Estudio de Seguridad de Personal critico, personal

Gerente de Seguridad - Abut Mitri
exclusivo.

Verificación de Referencias personal Temporal, Política

Debe disponerse de los documentos que acrediten empleos anteriores, referencias
3.4 PPSF1202 Control de Acceso Numerales 2.4.1 - Referencacion Recursos Humanos
y antecedentes y estos deben ser verificados.
Laboral verificación de antecedentes DAS y SIJIN

Contratación

Debe visitarse el domicilio del personal destinado a áreas críticas, dejando Informes de Vista Domiciliaria, para el Personal Temporal lo Recursos Humanos - Informes en las Hojas de
3.5
evidencias documentadas. realiza la Empresa contratada. Vida.

Debe proporcionarse Inducción y entrenamiento sobre las políticas y procedimientos

3.6 de seguridad, riesgos presentes en su trabajo y cuales serian las consecuencias de Programa de Inducción al Cargo Recursos Humanos -Blanaca Sofia Murgueito
no cumplir las normas y procedimientos de seguridad.

Reportes de pago de la Compañía a cargo de Departamento de

Deben realizarse y mantenerse actualizados, registros de afiliación a instituciones
3.7 nomina y la empresa de empleo Temporal. Finanzas - Departamento de Nomina
de seguridad social y demás registros legales de orden laboral.
Pagos ejecutados por el SOI

Política PPSF1202 Control de Acceso - Numeral 2.1 Carne de

Identificación, 2.1.1, 2.1.2, * Security Policyand Procedure Manual (Manual
de Políticas y procedimientos de seguridad)
Capitulo 3 - Pagina 35
Debe suministrarse al personal, un carné de identificación, el cual debe portarse en
3.8 lugar visible, cumpliendo con los estándares de seguridad industrial, que tenga
fotografía reciente, numero de identificación y fecha de vigencia
* Security Policyand Procedure Manual (Manual
Procedimiento Notificación de ingreso y retiro de empleados
de Políticas y procedimientos de seguridad)
(SOP 22)
Capitulo 4
 Política PPSF1202 Control de Acceso - Numeral 2.1 Carne de
Identificación, 2.1.3, 2.1.4
* Security Policyand Procedure Manual (Manual
Deben existir procedimientos documentados para la recuperación, reposición y
3.9 de Políticas y procedimientos de seguridad)
anulación del carné de identificación.
Capitulo 3 - Pagina 36
Perdida de carne.

Mantenimiento y Capacitación
Pruebas de comportamiento.

Plan de Atención al Empleado. (PAE) SOP _CONCO_024

Debe realizarse pruebas al personal de áreas críticas, para detectar consumo de
Procedimiento TEMAS PARA ENTRENAMIENTO AL PAE
3.10 drogas ilícitas y alcohol, antes de la contratación, aleatoriamente y cuando haya Gerente de Seguridad - Abut Mitri
sospechas justificables.
Se realizan pruebas al personal de seguridad.

Campanas de Prevención.

Periódicamente debe realizarse actividades de sensibilización y capacitación sobre el Publicación de Información del BASC, Inducción al cargo, Recursos Humanos - Gerente de Seguridad -
3.11
sistema de gestión en control y seguridad sistemas de control, envío person+D106al a capacitación. Abut Mitri

El personal con funciones y responsabilidades de seguridad debe recibir

entrenamiento permanente sobre: Mantenimiento de la integridad de la carga, Inducción, política de información, Campana de Seguridad y Recursos Humanos - Gerente de Seguridad -
3.12
accesos no autorizados, fraudes en documentos y sistemas de información, talleres. Abut Mitri
practicas anti contrabando y anti terrorista.

El personal que participa en el proceso de despacho o recibo de la carga debe

Capacitaciones con el BASC en Inspección de Contenedores de
3.13 estar capacitado en técnicas de inspección y verificación de pallets y contenedores, Certificados de Asistencia - Hojas de Vida.
Carta.
y camiones de carga

El personal de áreas criticas debe estar capacitado para atender emergencias que
Programación de Capacitaciones en Aseguramiento de la Recursos Humanos - Gerente de Seguridad -
3.14 puedan presentarse con el manejo de la carga, especialmente con sustancias
calidad - sustancias controladas. Abut Mitri
peligrosas y/o precursoras, sustancias corrosivas, explosivas, químicas, etc.

Anexos del Procedimiento Control Transporte de Exportaciones

(SOP 26):
* Hurto de Vehículos con Mercancía en la Via Cali -
Recursos Humanos - Gerente de Seguridad -
Buenaventura.
Todos los empleados deben conocer los procedimientos utilizados por la empresa Abut Mitri
3.15 * Asalto a Vehículos con producto dentro de la Zona Urbana y
para identificar e informar sobre incidentes sospechosos.
Via Cali - Zona Franca.
Seguridad Industrial, Pedro Carrillo
Seguridad Industrial: Reporte de Accidentes, actos no seguros ,
Seguridad vía mail.

Se debe contar con un programa de incentivos que permita la cooperación de los

empleados para reportar de actividades sub-estándar, que atenten contra la Programa de recompensa por proyecto, Por Política de la
3.16 NA
seguridad, que sean sospechosas o que muestren señales de conspiraciones Compañía no se cuenta con Programa de Incentivos
internas o consumo de drogas ilícitas.

El personal debe estar capacitado y entrenado respecto a la seguridad dispuesta

3.17 Capacitaciones y sensibilizaciones en Seguridad Informática Recursos Humanos
para preservar los sistemas de información.

Programa de concientizacion, introducción WAIVER.

Se debe contar con un programa de concientización sobre consumo de alcohol y Programa drogas y alcohol (Tabaquismo, Prevención de
3.18 Recursos Humanos
drogas, que incluya avisos visibles y material de lectura. Sustancias Psicoactivas, Salud Preventiva, PAE (Programa de
atención al empleado).
 Se debe visitar el domicilio del personal destinado a áreas críticas, mínimo cada dos Recursos Humanos - Gerente de Seguridad -
3.19 Reporte de las visitas domiciliarias
años. Abut Mitri

Actualización de datos del personal sistematizada.

3.20 Se deben actualizar los datos básicos de los empleados, mínimo una vez al año. Programa AS 400 Central de monitoreo programa Maestro.
Culturización al personal acerca de la Actualización de Datos

Se debe disponer de un archivo fotográfico actualizado del personal e incluir un

3.21 El registro fotográfico es administrado sistematizadamente. Central de monitoreo programa Maestro.
registro de huellas dactilares y firma, conforme a la legislación local.

4 Sistema de Seguridad

La Empresa debe tener un Jefe o responsable de la seguridad, con funciones Se dispone de un Gerente de Seguridad sus funciones se encuentran
4.1 Recursos Humanos
debidamente documentadas. definidas en Recursos Humanos - Perfil de Cargo

Planos de la Compañía:
Debe disponerse de un plano con la ubicación de las áreas sensibles de la * Critica áreas Map (Equipment, Storange, Storage P.T.) Business Continuity Model Plan - Oficina
4.2
instalación * Evacuación Routes Map Dirección de Seguridad - Abut Mitri

La seguridad perimetral de las instalaciones debe impedir el acceso no autorizado y

debe ser inspeccionada como mínimo una vez al mes. Se debe observar el
4.3 Check List - Supervisión de Instalaciones Supervisores de Seguridad
cumplimiento de los parámetros descritos en la guía "inspección de barreras
perimétricas BASC".

En áreas criticas, debe disponerse de sistemas de alarmas, dispositivos de detección

4.4 de intrusos y de revisión de personas, equipajes y cargas y equipos de vigilancia, Sistema de Seguridad Monitoreado. Centro de Monitoreo de la Organización.
monitoreados y controlados permanentemente

La iluminación exterior, interior y en parqueaderos de las instalaciones, debe

Check List - Supervisión de Instalaciones
4.5 permitir la visibilidad del equipo de seguridad y las labores de vigilancia de todas las Supervisores de Seguridad
Ingeniería acciones correctivas.
áreas. Esta debe ser inspeccionada mensualmente.

Subestación eléctrica, Manuales (Ingeniería) y Procedimientos en

4.6 Se debe contar con sistemas de iluminación de emergencia para áreas criticas Salud Ocupacional - Pedro Carrillo
seguridad industrial.

Todas las puertas internas/externas de áreas críticas deben ser controladas, al igual
4.7 Check List - Supervisión de Instalaciones Supervisores de Seguridad
que ventanas externas.

* Security Policyand Procedure Manual (Manual

Política PPSF1202 Control de Acceso - Numeral 2.10 Cerraduras y
de Políticas y procedimientos de seguridad)
llaves, 2.10.1
Deben existir candados, chapas u otros sistemas de seguridad para accesos
Capitulo 3 - Pagina 38 - Gerente de Seguridad
4.8 externos, ventanas y puertas (tener en cuenta criterios de seguridad industrial). Las
llaves, candados y cerraduras deben estar controladas
* Security Policyand Procedure Manual (Manual
Procedimiento Control de llaves de la Compañía (SOP 04)
de Políticas y procedimientos de seguridad)
Capitulo 4 - Gerente de Seguridad
 * Procedimiento - Control vehicular de la Compañía (SOP 06)
* Security Policyand Procedure Manual (Manual
* Procedimiento - Estacionamiento de Vehículos de
4.9 Debe llevarse un registro de los vehículos que ingresan y salen de las instalaciones. de Políticas y procedimientos de seguridad)
Empleados de la Compañía y visitantes (SOP 07)
Capitulo 4 - Gerente de Seguridad

* Security Policyand Procedure Manual (Manual

Política PPSF1202 Control de Acceso - Numeral 2.2 Requisas al
4.10 Debe inspeccionarse los vehículos al ingresar y salir de las áreas críticas. de Políticas y procedimientos de seguridad)
Ingreso y Salida de la Compañía, 2.2.3
Capitulo 3 - Pagina 36 - Gerente de Seguridad

Security Policyand Procedure Manual (Manual

Control de acceso: de Políticas y procedimientos de seguridad) -
Política PPSF0802 Ingreso a la Planta Capitulo 3 - Pagina 25 - 26 - Gerente de
Seguridad
Política PPSF1202 Control de Acceso - Numerales:
2.1 Carne de Identificación. Capitulo 3 - Pagina 35 - 38
2.2 Requisas al Ingreso y Salida de la Compania. Capitulo 3 - Pagina 35 - 36
2.3 Retiro de empleados de la Compania. Capitulo 3 - Pagina 36
2.4 Ingreso y Retiro de Empleados Temporales de la Compañía. Capitulo 3 - Pagina 36 - 37
2.5 Reglamentación para Contratistas Capitulo 3 - Pagina 36 - 37
2.6 Reglamentación para Ingreso de Visitantes Ex Empleados y Manual de Contratistas
Contratistas.
Debe disponerse de un procedimiento para el control de acceso adecuado, de Capitulo 3 - Pagina 37 - 38
2.7 Autorización
empleados, contratistas y visitantes, elaborando y conservando registros de las
4.11
personas que ingresaron a las instalaciones, donde estuvieron, a quien visitaron, a Gerente de Seguridad
Procedimiento de Operación Estándar:
que hora ingresaron y salieron de las mismas.

* Recepción de Visitantes VIP (SOP 01)
* Control de acceso para visitantes (SOP 02)
* Ingreso de Contratistas (SOP 03) (Manual del Contratista)
* Control y utilización de casilleros de seguridad (SOP 08)
* Procedimiento Ingreso de estibadores de Exportación (SOP 32)
Security Policyand Procedure Manual (Manual
de Políticas y procedimientos de seguridad) -
Capitulo 4

Security Policyand Procedure Manual (Manual

Procedimiento Notificacion de ingreso y retiro de empleados
de Políticas y procedimientos de seguridad) -
(SOP 22)
Capitulo 4

Registros de ingreso. Portería

Security Policyand Procedure Manual (Manual

Todo el personal que ingresa a la instalación debe tener a la vista una
de Políticas y procedimientos de seguridad) -
4.12 identificación. Debe realizarse una verificación de la identificación de la persona que Política PPSF1202 Control de Acceso
Capitulo 3 - Pagina 35 Numeral 2.1 - Gerente de
ingresa.
Seguridad

Política PPSF1202 Control de Acceso

El control de acceso a las instalaciones debe prever la supresión rápida y completa
4.13 de la identificación otorgada por la empresa a un empleado en caso de caducidad,
así como la supresión de acceso a los locales y sistemas de información.
Numeral: 2.3 - 2.3.1 Retiro de empleados de la Compañía. Security Policyand Procedure Manual (Manual
Numeral: 2.4.2 Notificación del ingreso o retiro de un empleado de Políticas y procedimientos de seguridad) -
temporal - Procedimiento de notificación de ingreso y retiro de Capitulo 3 - Pagina 45,46
empleados.
2.6 Reglamentación para Ingreso de Visitantes Ex Empleados y
Contratistas.

Security Policyand Procedure Manual (Manual

Procedimiento Notificación de ingreso y retiro de empleados
de Políticas y procedimientos de seguridad) -
(SOP 22)
Capitulo 4
 Los parqueaderos para vehículos de empleados y visitantes deben estar controlados
4.14 y aislados de las áreas de empaque, almacenamiento, embalaje o cargue de Área de Parqueo para personal y visitantes NA
mercancías.

Las áreas restringidas deben ser señalizadas y controladas, conforme a la

4.15 Señalización en todas las áreas de las instalaciones de la Organización Salud Ocupacional - Pedro Carrillo
evaluación de riesgos de las instalaciones y procesos.

Debe existir un área adecuada, que prevenga el acceso no autorizado a

4.16 Muelles de carga Despachos
contenedores llenos y vacíos, carga y vehículos cargados.

Las áreas de lockers de empleados deben estar controladas y separadas de las

4.17 Control de Acceso a Lockers vigilados por CCTV. Central de Monitoreo - Planta
áreas de almacenamiento u operación de carga

Se debe controlar el suministro (entrega y devolución) de uniformes de trabajo de

4.18 Se utilizan Uniforme sin Logo. Recursos Humanos
la empresa

La Empresa debe tener un servicio de seguridad propio o contratado con una

4.19 Servicio de Seguridad Contratado. Gerente de Seguridad - Abut Mitri
empresa competente.
Se deben realizar mínimo una vez por mes, inspecciones aleatoria (no
4.20 anunciadas) de seguridad a instalaciones físicas y procesos, y dejar el registro Recorredor, supervisor de turno una por turno, 3 veces por semana. NA
escrito de las mismas.

Se debe disponer de sistemas adecuados que permitan la comunicación con los * Security Policyand Procedure Manual (Manual
4.21 supervisores y encargados de seguridad y con las autoridades nacionales y Procedimiento Uso de los avanteles Radios de Seguridad (SOP 36) de Políticas y procedimientos de seguridad) -
extranjeras. Capitulo 4 - Gerente de Seguridad

Se debe garantizar una acción de respuesta oportuna y disponible por parte del Botones de pánico, servicio de seguridad privada, central de
4.22 Central de Monitoreo - Gerente de Seguridad
personal de Seguridad durante 24 horas al día. monitoreo en la Organización.
Se debe tener procedimientos y dispositivos de alerta para la evacuación en caso de
4.23 Manual de Incidentes Salud Ocupacional.
amenaza o falla en las medidas de protección.
Anexos al procedimiento Operación del CCTV y CA (SOP 11):
Se deben tener programas para inspeccionar, probar, ajustar y mantener los * Security Policyand Procedure Manual (Manual
* Elementos de seguridad electrónica.
4.24 equipos de protección, que incluya periodicidad de realización y registro de los de Políticas y procedimientos de seguridad) -
* Programación Anual del Mantenimiento para los sistemas de
mismos. Capitulo 4 - Gerente de Seguridad
CCTV y control de acceso.
* Procedimiento Operación cuando se activa una alarma (SOP 10) * Security Policyand Procedure Manual (Manual
Se debe identificar los lugares de ubicación de los dispositivos de alerta y elaborar * Procedimiento Alarma Oficinas Directores (SOP 12) de Políticas y procedimientos de seguridad) -
4.25 los procedimientos, instructivos y directrices para prueba, activación, desactivación Panel (Seguridad Industrial) Capitulo 4 - Gerente de Seguridad
y reactivación y para limitar falsas alertas.
Plano con la Ubicación del sistema de seguridad monitoreado Plano a Escala - Gerente se seguridad
Procedimiento Operación del CCTV y CA (SOP 11)
Se debe disponer de un programa de implementación del sistema de CCTV para la
4.26 CCTV Gerente de Seguridad
vigilancia perimetral de las instalaciones y para las áreas criticas.
Central de Monitoreo
* Security Policyand Procedure Manual (Manual
Los eventos extraordinarios de seguridad son analizados por el Comité de Políticas y procedimientos de seguridad) -
de crisis. Capitulo 3 - política protección a personas,
numeral 2.7 Pag 13
 * Procedimiento reacción y apoyo por emergencia por parte de la
Compañía Contratada (SOP 16)
* Procedimiento Emergencia en Porterías e instalaciones (SOP 17)
* Procedimiento Emergencia Residencial del Comité Ejecutivo y
sus familias (SOP SOP 18)
* Procedimiento Incidentes en vehículo blindado (SOP 19) * Security Policyand Procedure Manual (Manual
* Procedimiento Incidentes y uso de vehículo blindado en Bogota de Políticas y procedimientos de seguridad) -
Deben documentarse y aplicarse procedimientos de contingencia y emergencia para (SOP 20) Capitulo 4 - Gerente de Seguridad
4.27
el caso de amenazas comprobadas o fallos en las medidas de protección. * Incidente Vehicular en la Calle (SOP 21)
* Procedimiento Administración y uso de la Ambulancia (SOP 23)
* Procedimiento Manejo Contaminación de exportaciones(SOP 28)
* Procedimiento Emergencia en la portería OMEGA (SOP 39)
* Procedimiento Plan de Evacuación en Estado Naranja (SOP 41)
Manufacturing Recovery Action Plan an
Manejo de contingencias y emergencias
Workbook.
Anexos del Procedimiento Control Transporte de Exportaciones (SOP
26):
* Hurto de Vehículos con Mercancía en la Vía Cali - Buenaventura. Gerente de Seguridad
* Asalto a Vehículos con producto dentro de la Zona Urbana y Vía Cali -
Zona Franca.
* Manual Atención a Emergencias
Deben documentarse y aplicarse procedimientos para la realización de ejercicios
* Registros fílmicos de los simulacros de evacuación:
4.28 prácticos y simulacros de los planes de protección y de procedimientos de Salud Ocupacional
simulacros de tres tiempos: 1. Escritorio, 2. Actas de Registro
contingencia y emergencia.
Avisadas, 3. Actas de registros no Avisados (Cruz Roja)
5 Logística (Envase, empaque, almacenamiento, embalaje, despacho, transporte y recibo de carga)
* Proceso de protección de exportaciones
* Procedimiento Cargue y despacho de contenedores
* Procedimiento Escolta de exportaciones (SOP 25)
* Procedimiento Control transporte de exportaciones (SOP 26)
* Procedimiento Protección Cargas Maritimas de exportación (SOP * Security Policyand Procedure Manual (Manual
Se debe tener un sistema que permita mantener trazabilidad sobre los movimientos 29).
5.1 de Políticas y procedimientos de seguridad) -
de las cargas de importación y exportación. * Procedimiento Protección de Carga de Exportación (SOP 30) Capitulo 4 - Gerente de Seguridad
* Procedimiento Control portuario de Exportaciones (SOP 31)
* Procedimiento Control de camiones que transportan localmente
producto terminado (SOP 34)
* Procedimientos Taslados interbodegas (SOP 40)

Se debe contar con los medios y sistemas que permitan segregación y control de
5.2 las áreas de Almacenamiento y las operaciones con productos de exportación, Asignacion de diversas áreas, señalización como área restringida. Producción, bodega y despachos.
operaciones de embarque y desembarque de carga y/o personas
Las mercancías en su unidad de empaque deben ser identificadas, marcadas,
5.3 La unidad de empaque lleva Código del lote de producción, conteo. Bodega y Despachos
pesadas y contadas.
Se debe asegurar la correcta información en el manifiesto de carga (completa,
legible, exacta), que incluya una descripción exacta y completa de la carga. Así Se asegura que los documentos estén completos, legibles y con la
5.4 Documentos de Exportación.
mismo, se debe asegurar el envío de la información a tiempo a las autoridades documentación exacta.
nacionales y extranjeras.

Distintivo utilizados durante el despacho:

Brazeros: Pantalón Caqui y camiseta amarilla. Despachos
Personal de Despachos: Jean azul y camiseta azul con logo.
Personal de Seguridad: Jean azul y camiseta de exportación.
El personal de las áreas de despacho, debe estar identificado con uniformes o
5.5
distintivos que los diferencien de los demás empleados.
Procedimiento Ingreso de estibadores de Exportación (SOP 32) * Security Policyand Procedure Manual (Manual
Numeral 3 Normas Generales, 3.1 de Políticas y procedimientos de seguridad) -
Capitulo 4

Los contenedores y su modo de transporte deben ser revisados al ser recibidos en
cada uno de los puntos de transferencia de responsabilidad y se debe dejar
5.6
evidencia de esa revisión, aplicando las listas de verificación emitidas por
WBO.
Procedimiento Revisión e Inspección de contenedores (SOP 24)
Procedimiento Control fílmico de Exportaciones (SOP 33) Numeral:
4.2.3 , 4.2.4, 4.2.5, 4.2.6.
* Security Policyand Procedure Manual ( de
Formato control de Exportaciones. Políticas y procedimientos de seguridad) -
Capitulo 4
Inspección en portería digito de chequeo.

Coordinador de exportaciones portería 2

Criterios de rechazo definidos en el Check List de Inspección de

Los criterios para establecer cuando un contenedor y/o la unidad de transporte no
5.7
son aptos, deben estar definidos por escrito.
5.8 Deben existir controles y registros de peso de los vehículos de carga.
Contenedores y la capacitación adquirida en el BASC. Despachos
Filmaciones dentro del contenedor abrierto y cerrado.
Registros de peso de la Mercancía: bruto, neto y No. de cajas y el
Despachos
peso del vehículo es verificado en la Tarjeta de propiedad.

Debe existir un procedimiento escrito para detectar, reportar e investigar faltantes o

5.9 Registros fílmicos como soporte. Despachos, central de monitoreo
sobrantes de carga.

Durante los desplazamientos del contenedor o del camión, se deben utilizar sellos
Instalación de sellos a todas las exportaciones de la organización.
5.10 y/o precintos de seguridad; y hacer seguimiento y registro del tiempo de duración Despachos
Seguiento a los seriales instalados.
de estos desplazamientos.
Debe existir un procedimiento documentado de control (Instalación, cambio, Directrices para la Instalación, cambio, trazabilidad, registro y
5.11 Despachos
trazabilidad, registro y verificación) sobre los sellos o precintos de seguridad verificación de los sellos de seguridad en las exportaciones

El almacenamiento de los sellos y precintos debe realizarse en lugares seguros y

Almacenamiento de los Sellos en una Caja Fuerte, administrados por
5.12 bajo llave y su entrega y uso debe ser controlado por personal designado para ello. Caja Fuerte - Coordinación de Exportaciones
el coordinador de exportaciones
Los sellos no deben ser usados en estricto orden de numeración.

Se debe utilizar sellos de alta seguridad en los contenedores de exportación.

5.13 Se utilizan sellos de alta seguridad (Sellos, Barras y Etiquetas) Coordinación de Exportaciones
(NORMA ISO/PAS 17712)

* Security Policyand Procedure Manual (Manual

Los contenedores o camiones deben sellarse o precintarse tan pronto termina la Procedimiento Control Fílmico de Exportaciones en Planta (SOP 33)
5.14 de Políticas y procedimientos de seguridad) -
operación de cargue y antes de abandonar el muelle de carga Numeral: 4.2.12
Capitulo 4

Se realiza la verificación de sellos frente a los documentos del

Deben verificarse los sellos o precintos de seguridad utilizados, frente a los
despacho, en portería 2 son verificados los sellos (Relación Etiquetas y
5.15 documentos del despacho, tanto al momento del despacho como a su recibo en Despachos, Portería 2
relación de Barras)
cada uno de los puntos de transferencia de la carga.

Procedimiento Control Fílmico de Exportaciones en Planta (SOP 33)

Se debe identificar y registrar el nombre y firma de todas las personas que
5.16
participan en el despacho o recibo de un contenedor o camión de carga
Numeral: 4.2.7 * Security Policyand Procedure Manual (Manual
Brazeros se registran filmicamente. de Políticas y procedimientos de seguridad) -
Persona de la Organizacional, SIA y Guía Canino firman cuando Capitulo 4
participan del cargue.

El proceso de cargue y-o embalaje, despacho y recibo de la carga debe tener Durante el cargue participa personal de seguridad, Guía Canino y el
5.17 Despachos
personal encargado de cumplir funciones de seguridad. K9

Procedimiento Control Fílmico de Exportaciones en Planta (SOP 33)

* Security Policyand Procedure Manual (Manual
Se debe disponer de control fotográfico y/o fílmico durante el proceso de cargue y-
5.18 de Políticas y procedimientos de seguridad) -
o embalaje de la mercancía. Monitoreo del CCTV
Capitulo 4
Filmaciones del cargue con filmadora.
 El Escolta reporta la entrega en destino. Emprevi y Gestion Logística
5.19 El transportista debe reportar la entrega de la carga en destino. Registros de Emprevi y Gestión Logística.
registran y verifican los sellos y tiempos de recorrido.

Debe existir un área o procedimiento especial de seguridad para el almacenamiento Área de almacenamiento de producto terminado controlada y
5.20 Área de Producto terminado
de mercancía valiosa y-o peligrosa. supervisada.

Las reparaciones realizadas a las unidades de transporte (contenedores,

5.21 NA NA
camiones) deben ser registradas.

Debe disponerse de un registro actualizado de los movimientos realizados por los

5.22 NA NA
equipos que movilizan las unidades de transporte al interior de las instalaciones.

Deben existir sistemas que permitan la verificación de equipajes y efectos

5.23 NA NA
personales; adicionalmente de un proceso de control sobre estos

Se debe tener una lista completa de los pasajeros internacionales, la tripulación y Despacho
5.24 Listas de Empaque
la carga control de materias primas y material de empaque Exportaciones

6 Control de materias primas, material de empaque, sellos y precintos de seguridad

El material de empaque de exportación debe observar diferencias al del producto
6.1 Codificación con información especifica del destino Producto terminado, Despachos
nacional y debe estar controlado.

6.2 El material de empaque y embalaje debe ser revisado antes de su uso. Inspecciones a material de empaque Despachos

Si utiliza sustancias precursoras para la fabricación de los productos, estas deben

6.3 Todo producto es controlado Carpeta de documentos de operación.
estar controladas conforme a las regulaciones legales.

Se debe disponer de un procedimiento documentado para el manejo y control del

6.4 Control de Material de Empaque Despachos
material de empaque - Cintas adhesivas / corrugados

7 Control de documentos y de información

Cada Área elabora sus procedimientos y se conectan al lotus con

Debe disponerse de un procedimiento documentado de control de documentos, que
7.1
incluyan listados maestros de documentos y de registros.
restricciones una ves sean estos revisados y aprobados. Todos los
documentos se encuentran controlados en la red. Lotus.
Se maneja un sistema de seguridad de la documentación.

Procedimiento archivo y entrega de documentos.

7.2 Deben existir procedimientos sobre entrega y archivo de la información Toda la Organización.

La Empresa debe disponer de un lugar adecuado y seguro para el archivo de los Ubicación de diversas áreas de archivo controladas y con las
7.3 Toda la Organización.
documentos. seguridades necesarias.

Deben emplearse procedimientos que aseguren que toda la información y

documentos utilizados en el proceso de despacho y recibo de carga ( tanto
7.4 Políticas de elaboración de documentos. Control de documentos.
manuales como electrónicos), sean legibles, oportunos, adecuados y protegidos
contra alteración, pérdida o introducción de información errónea.
 Procedimiento elaboración y control de documentos Lotus.
7.5 Debe existir una política de firmas y sellos que autoricen los diferentes procesos.
Plantilla con el registro de los sellos, responsable y firma

Se debe mantener la información exacta recibida sobre la carga, que incluya como
mínimo: Quien envío y quien recibe, sus nombres y direcciones; segundas y
7.6 Políticas establecidas en el área de exportaciones Exportaciones.
terceras personas a quienes se debe notificar; descripción, peso, cantidad, unidad
de medida.

Política PSF1302, Protección de Información, como complemento,

Numeral 2.2 al 2.10.

Los sistemas de información deben tener las seguridades necesarias para evitar su Política 520 "Responsabilidad de los Usuarios sobre activos de * Security Policyand Procedure Manual (Manual
7.7 utilización no autorizada, observando como mínimo los parámetros Información". de Políticas y procedimientos de seguridad) Pag.
establecidos en la guía que para el efecto publica WBO. 40-41.
Política de Seguridad y Protección, servicio Span, Pki conectividad.

Backups diarios en la noche.

Política Protección y Seguridad de activos de información.

Debe disponerse de respaldo de la información sensitiva de la organización y este
7.8 Process Excellence 15-06
debe ser controlado y protegido.
Procedimiento SOB Backup Servidores Cali SOP-COCCO-0009.

Se debe observar el cumplimiento de las disposiciones y normas relativas a proteger

7.9 Licenciamiento de todos los equipos de computo. Departamento de Sistemas
la propiedad intelectual.

8 Selección de clientes y proveedores

Clientes

8.1 Debe existir un proceso documentado para la selección de clientes Procedimiento Selección de Clientes Lotus

Debe disponerse de la información documentada necesaria de sus clientes, en la

8.2 Carpeta de los clientes con los documentos soporte Comercial
cual se evidencie la existencia y legalidad de los mismos.

Proveedores

8.3 Debe existir un proceso documentado para la selección de proveedores Procedimiento Selección de Proveedores. Lotus

Sus proveedores de servicios asociados a la cadena logística están calificados como

8.4 Operador Económico Autorizado ( WCO - FOS) ( Aplica si el país a suscrito el NA NA
acuerdo con WCO)

Debe practicarse una visita a las instalaciones de los proveedores y dejar la

8.5 Registros de visitas a proveedores Compras
evidencia respectiva.

Deben solicitarse los documentos necesarios a los proveedores vinculados a la Carpeta de los Proveedores con los documentos soporte
8.6 Compras
operación de la cadena logística con el objeto de verificar sus antecedentes Cada Área Maneja sus Proveedores

Se deben establecer por escrito todos los acuerdos o responsabilidades que se han
8.7 Acuerdos comerciales y de responsabilidades con proveedores Compras
pactado con sus proveedores, sobre el cumplimiento de estándares de seguridad.

9 Alianzas estratégicas de seguridad

Deben establecerse alianzas (acuerdos) en materia de seguridad, con autoridades Diversidad de Alianzas estratégicas de seguridad con Policia
9.1 locales, gremios u otras instituciones que puedan ayudar a mejorar la seguridad de antinarcóticos, frente de seguridad, empresa de seguridad, policía Departamento de Seguridad
las operaciones de comercio internacional. local entre otros.
 Esta calificado como Operador Económico Autorizado (WCO- FOS) (Aplica si el país
9.2 NA NA
a suscrito el acuerdo con WCO)
10 Reporte de Operaciones o Actividades Sospechosas
Debe disponerse de un procedimiento de reporte de actividades sub-estándar (a
* Procedimiento antibomba (SOP 09) * Security Policyand Procedure Manual (Manual
directivos y supervisores de la empresa y a autoridades nacionales y extranjeras),
10.1 * Procedimiento Hurto de elementos de la Compañía (SOP 35) de Políticas y procedimientos de seguridad)
que atenten contra la seguridad, que sean sospechosas o que muestren señales de
* Plan Master de Seguridad. Capitulo 4
conspiraciones internas o consumo de drogas ilícitas.

Teléfonos de emergencia en los procedimientos:

* Security Policyand Procedure Manual (Manual
Emergencia en Porterías e instalaciones (SOP 17), Procedimiento
Se debe disponer de una relación de representantes de la autoridad, incluyendo de Políticas y procedimientos de seguridad)
Emergencia Residencial del Comité Ejecutivo y sus familias (SOP SOP
10.2 números telefónicos u otros medios de comunicación a los cuales reportar Capitulo 4
18), Procedimiento Incidentes en vehículo blindado (SOP 19)
oportunamente.

Central de Monitoreo.
Directorio de Emergecias
Otros
* Security Policyand Procedure Manual (Manual
Procedimiento de rondas Residenciales (SOP 13) de Políticas y procedimientos de seguridad)
Capitulo 4
* Security Policyand Procedure Manual (Manual
Procedimiento Emergencia en la Portería Casa de Presidencia
de Políticas y procedimientos de seguridad)
(SOP 14)
Capitulo 4
* Security Policyand Procedure Manual (Manual
Procedimiento reporte con código de emergencias 525 (SOP 15) de Políticas y procedimientos de seguridad)
Capitulo 4
* Security Policyand Procedure Manual (Manual
Procedimiento Fílmico de Excedentes (SOP 37) de Políticas y procedimientos de seguridad)
Capitulo 4
* Security Policyand Procedure Manual (Manual
Procedimiento Traslado de Ejecutivos (SOP 38) de Políticas y procedimientos de seguridad)
Capitulo 4

* Security Policyand Procedure Manual (Manual

Procedimiento Recolección y disposición final de residuos (SOP
de Políticas y procedimientos de seguridad)
120.0277)
Capitulo 4

Listado de Cheo instalaciones )F.S:F (FLCH) _01 Equipo del Supervisor de seguridad.