Vous êtes sur la page 1sur 8
 

GESTIÓN DOCUMENTAL

GD-GDC 01

Versión 01

Versión 01

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

Mayo/2017

Página 1 de 7

  • 1. OBJETIVO

Definir los lineamientos que se deben seguir para la elaboración de los documentos internos del Sistema Integrado de Gestión de Distribuidora Córdoba S.A.S., estableciendo parámetros que permitan la uniformidad en todos los documentos.

  • 2. ALCANCE

Esta guía aplica a los manuales, procedimientos, guías, formatos y demás documentos internos del Sistema Integrado de Gestión.

  • 3. RESPONSABLE

El responsable de la adecuada aplicación de este documento es el Jefe de Métodos y Procedimientos.

  • 4. CONDICIONES/NORMATIVAS

    • a. Los documentos se trabajan en tamaño carta, con

las

herramientas de un

procesador de palabras, en letra Trebuchet MS tamaño 12, en

las

tablas el

tamaño de letra puede ser de 10 a 12 y con redacción sencilla, clara y coherente.

  • b. Siempre que por normatividad legal, adopción de modelos de gestión o políticas internas se requiera documentar alguna actividad para el sistema de gestión, ésta debe realizarse, en cualquiera de sus categorías, siguiendo los lineamientos de esta guía.

  • c. Todos los documentos correspondientes al Sistema Integrado de Gestión, son identificados y elaborados por los responsables de los procesos describiendo acciones y actividades reales. En la elaboración de la documentación debe participar el personal involucrado, con el fin de obtener consenso y aplicabilidad en las disposiciones incluidas en dicha documentación.

  • 5. CONTENIDO

 

GESTIÓN DOCUMENTAL

GD-GDC 01

Versión 01

Versión 01

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

Mayo/2017

Página 2 de 7

5.1. ESTRUCTURA Y DESCRIPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Las categorías de documentos del sistema integrado de gestión de Discordoba, se encuentra estructurada por jerarquías de la siguiente manera: manual, procedimiento, instructivos, guías, formatos, programas y planes.

  • a. Manuales: Documentos que describen de forma general un sistema de gestión o un aspecto del mismo, sirve de guía de orientación para todas las personas involucradas. Permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

  • b. Procedimientos: Documento que sirve para describir la forma específica de llevar a cabo una seria de actividades secuenciales que hacen parte de un proceso.

  • c. Instructivos: Documento que describe detalladamente los pasos para realizar una actividad inherente a un procedimiento.

  • d. Guías: Documento que orienta y establece pautas para desarrollar una actividad de un proceso o procedimiento. Se puede considerar como punto intermedio entre los procedimientos y los instructivos. Se utiliza en los casos que se requiere unificar criterios y enfoque de aplicación.

  • e. Formatos: Documentos diseñados para la recolección de información a fin de proporcionar evidencia de una acción, puede diseñarse en medio digital o impreso. Un formato se correspondientes.

convierte en registro cuando se

ingresan los datos

  • f. Planes: Documentos que establecen las actividades a desarrollar para dar cumplimiento a políticas y objetivos de la empresa, que buscan dar conformidad con los requisitos propios o de organismos externos regulatorios.

  • g. Programas: Son documentos escritos que definen con claridad los objetivos de una organización y describe los métodos que se van a emplear para alcanzar dichos propósitos.

  • 5.2. DESCRIPCIÓN DEL CUERPO DEL DOCUMENTO

Para lograr cierto grado de uniformidad en los documentos, su contenido se encuentra descripto en la siguiente tabla:

 

GESTIÓN DOCUMENTAL

GD-GDC 01

Versión 01

Versión 01

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

Mayo/2017

Página 3 de 7

     

Instructivos y

Programas y

Elemento

Manual

Procedimientos

Guías

Planes

     

1.

Presentación Documento

       

Portada

X

   

X

Tabla de contenido

X

   

X

Introducción

X

   

X

2.

Cuerpo del Documento

       

Objetivo

X

X

X

X

Alcance

X

X

O

O

Responsable

X

X

O

O

Definiciones

O

X

O

O

Condiciones/Normativas

O

X

O

O

Contenido (Abierto)

X

X

X

X

Referencias

O

X

O

O

Control de Registros

O

X

O

O

Control de Cambios

X

X

X

X

 

Anexos

 

O

O

O

Flujograma

 

O

   

3.

Aspectos de Forma

       

Encabezado

X

X

X

X

Pie de Pagina

X

X

X

X

Convenciones: X= Aplica O= Opcional

 

Tabla 1: Estructura de la Documentación

5.2.1. Presentación Documento

  • a. Portada: Para documentar los manuales, planes y programas, la portada debe contener el logo de la compañía centrado, el nombre del documento, el nombre del proceso, la fecha expresada en mes y año.

  • b. Tabla de contenido: En formato de tabla, se relacionan las grandes divisiones temáticas del documento y sus correspondientes subdivisiones, indicando en cada caso la página en la cual se encuentran.

  • c. Introducción: Explicación general del documento.

 

GESTIÓN DOCUMENTAL

GD-GDC 01

Versión 01

Versión 01

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

Mayo/2017

Página 4 de 7

5.2.2. Cuerpo del documento

  • a. Objetivo: Es la descripción clara y coherente del propósito del documento, su redacción inicia con un verbo en infinitivo. Debe describir de manera clara el "Por qué" y el "Qué" del documento.

  • b. Alcance: Establece el cubrimiento y propósito del documento. Debe indicar tanto las áreas como las situaciones donde el documento debe ser usado, además de hacer sus excepciones (es decir lo que excluye).

  • c. Responsable: Se describe los cargos de los funcionarios que tenga responsabilidad en el desarrollo o aplicación del proceso o actividad que se está detallando.

  • d. Definiciones: Se explican términos y definiciones que no son de conocimiento común y que son necesarios para la comprensión y aplicación del documento, se relacionan alfabéticamente.

  • e. Condiciones/Normativas: Se refiere a las políticas de operación, comentarios relevantes u observaciones que se deben tener en cuenta para la aplicación del documento. Todos aquellos patrones, normas, estándares, especificaciones u otros documentos y procedimientos que le soportan y/o complementan.

  • f. Contenido (Abierto): Es la descripción propia del documento y su contenido depende de la temática a describir y de las necesidades de la dependencia, preservando siempre la simplicidad y el entendimiento por parte de los usuarios de la documentación. Para la redacción del contenido se utiliza tiempo presente modo indicativo, lenguaje sencillo, claro, breve, uniforme y coherente. Se enumeran las gráficas o tablas utilizadas, referenciando el nombre y origen.

  • g. Referencias: Referirá todos aquellos documentos que hayan sido consultados o se mencionen en el documento. Debe indicar el código y nombre del documento.

  • h. Control de Registros: Corresponde a los resultados o evidencias de actividades desarrolladas que se generan al aplicar los procedimientos o instructivos, siempre y cuando estén activos en las respectivas dependencias.

Código

 

Lugar y Medio de

Tiempo de

Responsable de

Disposición

Nombre

Almacenamiento

Conservación

Conservarlo

           
 

GESTIÓN DOCUMENTAL

GD-GDC 01

Versión 01

Versión 01

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

Mayo/2017

Página 5 de 7

  • Código: Se refiere al código del formato donde se diligencia el registro. En caso en que el registro no se elabore en un formato preestablecido se indica con las letras N.A que significa No Aplica.

  • Nombre: Denominación del registro.

  • Lugar y Medio: Dependencia donde se archiva el registro y forma en que se almacena por ejemplo: Coordinación Administrativa/digital.

  • Tiempo de Conservación: Establece el tiempo de retención de los registros en el archivo del área, según se estime que pueda requerirse su consulta o según lo disponga La Ley. Para cada registro el responsable del documento que lo genera determina dicho tiempo. Cuando hay disposiciones legales, en cuanto a tiempo de retención de un registro, éstas deben cumplirse.

  • Responsable de Archivo: Rol o cargo de la persona que debe archivar y mantener el registro.

  • Disposición: Es el destino final del registro, una vez vencido el tiempo de retención. Ejm: Destrucción/Reciclaje/Archivo Institucional

  • i. Control de cambios: Evidencia los cambios de versión del documento y la descripción del mismo.

Versión

Fecha

Descripción del Cambio

     
  • Versión: Numero arábigo consecutivo de dos dígitos, que indica el número de versión modificada correspondiente.

  • Fecha: Corresponde al mes y año en que se aprobó la versión vigente.

  • Descripción del Cambio: se realiza una presentación clara y concreta de las modificaciones realizadas al documento.

  • j. Anexos: Se refiere a la relación de documentos tales como flujogramas, graficas, entre otros, que sirve de ayuda al responsable de aplicar el documento. Siempre que se aplique el Flujograma debe corresponder al Anexo 1.

  • k. Flujograma: Es una representación gráfica de la secuencia de las actividades y decisiones que hacen parte de un procedimiento

   

GESTIÓN DOCUMENTAL

 

GD-GDC 01

Versión 01

Versión 01

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

Mayo/2017

Página 6 de 7

5.2.3.

Aspectos de Forma

 

a.

Encabezado: Debe poseer el logotipo de la empresa, nombre del proceso, nombre de documento que se está elaborando, código de identificación del documento, número de versión, última fecha de vigencia y el número de página individual y total, de acuerdo con el siguiente diseño:

NOMBRE DEL PROCESO Código Versión xx
 

NOMBRE DEL PROCESO

Código Versión xx

 

NOMBRE DEL TIPO DE DOCUMENTO

Mes/año Página x de 8

b.

Pie de Página: Se refiere al control del documento en cuanto a elaboración, revisión y aprobación antes de su publicación. Todas las hojas de los documentos llevarán en el pie de página la siguiente tabla y nota inferior.

Elaboro:

 

Reviso:

Aprobó:

 

Cargo:

Cargo:

Cargo:

Firma:

Firma:

Firma:

 

Nota: Si este documento es fotocopiado o impreso debe tener sello de “COPIA CONTROLADA”

5.2.4.

Estructura de los Formatos/Registros

 

Para la elaboración de formatos se debe considerar que la información que se va a registrar pueda ser estandarizada, es decir que siempre se requieran los mismos datos y que la información solicitada requiera una secuencia.

Los formatos de los registros deben tener el siguiente encabezado para su correcta presentación: Logo de la empresa, título del registro, código del registro, versión y número de páginas la cual puede ir en el pie de página.

TITULO DEL REGISTRO Código Versión xx Página 1 de x

TITULO DEL REGISTRO

Código Versión xx Página 1 de x

 

GESTIÓN DOCUMENTAL

GD-GDC 01

Versión 01

Versión 01

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

Mayo/2017

Página 7 de 7

5.3. CODIFICACIÓN

Los documentos que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión de Distribuidora Córdoba S.A.S., se identifican mediante un código alfanumérico, el cual está compuesto por caracteres con los cuales se identifica el proceso, el tipo de documento y el consecutivo, en el siguiente orden:

  • a. Los primeros caracteres corresponden a la identificación del proceso al cual pertenece el documento. En letras mayúsculas seguido de guion (-). En el Anexo 1 se establecen la lista de códigos asignados a los procesos y al tipo de documento.

  • b. Se establece el tipo de documento en letras en mayúscula, seguido por un espacio y el consecutivo en número.

  • c. El consecutivo asignado para el documento es de dos dígitos y empieza desde 01.

Abreviatura

 

Abreviatura Tipo

   

Guion

Consecutivo

Ejemplo

del Proceso

de Documento

     

PE

-

PDC

01

Procedimiento Planeación Estratégica 01

Nota: La Codificación será asignada únicamente por el Jefe de Métodos y Procedimientos y los códigos que sean eliminados no podrán volverse a utilizar.

  • 6. CONTROL DE CAMBIOS

Versión

Fecha

Descripción del Cambio

1

Mayo/2017

Elaboración del documento.

  • 7. ANEXOS

Anexo No.1:

Listado de procesos y tipos de documentos del Sistema de Gestión.

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS GD-GDC 01

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

GD-GDC 01

Versión 01

ANEXO NO. 1

Mayo/2017

Anexo No.1: Listado de procesos y tipos de documentos del Sistema de Gestión.

Procesos del Sistema Integrado de Gestión:

Tipo de

   
   

Proceso

Proceso

Codificación

   
 

Planeación Estratégica

PE

Gestión Documental

GD

Estratégicos

Gestión Ambiental

SGA

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el

 

Trabajo

SST

 

Compras y Comercio Exterior

C

Claves

Gestión Logística

GL

Gestión Comercial

GC

 

Gestión Administrativa

GA

Gestión de Servicio Técnico

GST

Gestión de Mercadeo y Desarrollos

GMD

Soporte

Gestión Cartera y Tesorería

GCT

Gestión Costos e Inventarios

GCI

Gestión de Sistemas y Telecomunicación

GSTL

 

Tabla 1: Abreviaturas para la identificación de los procesos.

Listado de Documentos:

Tipo de Documento

Codificación

Manual

MDC

Procedimiento

PDC

Instructivo

IDC

Guía

GDC

Programa

PR

Plan

PL

Formato

FDC

Procedimiento Seguro de Trabajo

PST

Tabla 2: Codificación de documentos