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Secrétariat – Dactylo – Bureautique

Le Classement

Keirsbilck Ludovic

5e Technicien Commercial
http://cours.ludok.be

Athénée Royal Thomas Edison


CONTENUS OPERATIONNELS ET SITUATIONS
D'APPRENTISSAGE
Le classement manuel

Selon des consignes ou en fonction des besoins:

identifier le type de classement utilisé (lettres et documents commerciaux,


catalogues, etc.);
classer divers documents;
rechercher une information classée dans un support papier ou informatique.

Le classement informatique

Mettre en pratique les principales fonctions de l’Explorateur de Windows :

démarrer le logiciel ;
distinguer les dossiers et les fichiers ;
afficher les caractéristiques sous forme d’icônes ou de détails ;
rechercher un fichier sur le disque dur en indiquant le nom du document ou des
mots du texte ;

Dans le cadre d’une réorganisation de l’archivage informatique :

attribuer un nom de dossier pertinent et y déplacer les fichiers adéquats ;


copier un fichier dans un autre dossier et /ou sur un autre lecteur ;
renommer des fichiers et des dossiers ;
classer et trier des fichiers alphabétiquement et chronologiquement ;
supprimer des fichiers, des dossiers obsolètes et vider la corbeille ;
distinguer les extensions de fichiers et ouvrir un document ;

Compétences à maîtriser à la fin du module


Utiliser des références courantes (fichiers, catalogues, répertoires, tarifs,
annuaires, etc.): identifier l'ordre et le mode de classement … (4.1.1).

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Le Classement manuel

Les qualités d’un bon classement

Un bon classement doit être complet :

Utiliser tout document utile


Simple : permettre une recherche rapide
Fiable : constater qu’aucun support me manque ou n’est déclassé
Peu encombrant : occuper un minimum de place
Extensible : pouvoir ajouter de nouveaux dossiers
Rationnel : trouver et remplacer facilement un support (dossier)
Discret : protéger les documents contre des éléments destructeurs et
contre Les indiscrétions

Identification du mot directeur


Définition du mot directeur

Le mot directeur est le mot sur lequel se fait le classement, il est déterminé
parmi un ensemble de mots appelés (raison sociale, dénomination, rubrique)

Détermination du mot directeur

Nom de la personne

Exemple : Entreprise DUMONT et fils

Entreprise Abdel ALAOUI

Entreprise ROGEZ

Remarque : les articles le, la, les, … sont considérés comme faisant
partie du nom sauf de et d’

Exemple : Entreprise de GAULL

Nom géographique

Le mot directeur est le nom géographique dans une rubrique

Exemple : Hôtel CASABLANCA

Remarque : les points cardinaux et leurs composés sont considérés


comme « mot directeur », également le mot centre qui marque le
lieu.

Exemple : Hôtel du Nord.

Hôtel du Nord du MAROC

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Le Classement Alphabétique

Le classement alphabétique est le plus pratiqué pour les documents concernant des
tiers : dossiers du personnel, état informatiques nominatifs.

Le classement alphabétique consiste à ranger les mots d’après des lettres dans
l’alphabet.

L’application de cette règle, simple pour les mots isolés, est souvent délicate pour
les dénominations comportant un ensemble de mots ; en effet, il faut choisir, dans
chaque dénomination, le mot directeur.

Puis, pour faciliter les recherches, il faut mettre ce mot directeur en évidence en
évidence en indexant la dénomination.

La dénomination indexée est placée à l’endroit le plus visible du dossier, compte


tenu du mode de classement adopté.

Règle générale

On prend comme mot directeur de classement :

Le premier nom propre de la dénomination :


 nom propre de la personne
 nom propre géographique
 nom publicitaire
ou, à défaut :
 le premier verbe
 ou le premier nom commun à l’exception des mots
 ou adjectif pris substantivement «compagnie » et
«société »

Les mots unis par un trait d’union doivent être considérés comme un seul
mot.

Les abréviations, les chiffres et les sigles doivent être transcrits en toutes
lettres.

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Exercice

Classe alphabétiquement les noms suivants.

Stassin Adam

Delaunois Adant

Bruyeer Amand

Adam Andali

Vandael Armand

Soudan Benadou

Vercauteren Boulanger

Andali Bruyeer

Soupar Bruyère

Delaunoy Delanois

Bruyère Delaunois

Adant Delaunoy

Vandaele Soudan

Delanois Soupar

Boulanger Staquet

Armand Stassin

Benadou Vandael

Amand Vandaele

Vasseur Vasseur

Staquet Vercauteren

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Le Classement Numérique

Le classement numérique consiste à attribuer un numéro à chacun des éléments à


classer et à ranger ces éléments d’après l’ordre des nombres.

Lors de l’arrivée d’un nouvel élément, on lui donne le numéro suivant. Si les
éléments sont identifiés par une dénomination, il est indispensable d’établir un
répertoire alphabétique qui permet, connaissant la dénomination, de trouver
rapidement le numéro de l’élément. La recherche s’effectue ensuite sans
hésitation.

Exercice

À l’Athénée Royal Thomas Edison de Mouscron, ce 25 janvier.

Mme Spileers, professeur de mathématique, distribue les dossards en tenant


compte de l'heure d'inscription. L'élève qui s'inscrit le premier reçoit le
dossard n° 1, celui qui s'est inscrit juste après reçoit le dossard n° 2 et ainsi
de suite.

Indique le n° de dossard de chaque élève de 3TQ dans la colonne concernée.

Procède au classement de chaque élève en fonction du temps réalisé.

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Liste d'élèves Heure d'inscription N° dossard Temps réalisé Classement

ABRASSART Patrice 13h00 11 25'45" 10

ANNSSEAU Ludovic 13h27 24 25'05" 2

BERTIN Anne-Lise 13h15 18 27'05" 16

BRUNO Françoise 12h35 1 26'40" 14

CANTINEAU Francine 13h02 12 28'51" 23

DHAINAUT Lise 13h10 16 25'25" 7

DUQUENNE Jimmy 12h38 2 28'15" 20

FANNI Lise 13h23 22 25'02" 1

GOBERT Michel 12h51 7 28'05" 19

HARDY Sylvain 12h58 10 25'13" 4

HENRY Logan 13h13 17 27'34" 17

HONOREZ Didier 13h21 21 25'58" 12

MEUNIER Marie 12h44 5 25'32" 8

MILANI Adriane 12h40 3 28'48" 22

PANIER Laurence 13h05 14 25'10" 3

POLOME Sabine 13h30 25 35'35" 25

PUCHE Jocelyne 12h54 8 27'52" 18

QUINET Aurélien 13h25 23 29'12" 24

SIMON Cédric 13h03 13 25'21" 6

SIMON Laurent 12h47 6 26'53" 15

SISTI Lydie 13h17 19 25'53" 11

VATEL Laure 12h42 4 25'15" 5

WAUTHIER Pierre 13h08 15 28'30" 21

WERY Anne 12h56 9 26'20" 13

ZANON Marie 13h19 20 25'37" 9

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Le Classement Idéologique

Le classement idéologique consiste à ranger les éléments par thèmes.

Le plan de classement comporte la division de la matière en sujets, des sujets en


sous-sujets, etc.

Pour faciliter les recherches, les subdivisions sont, en général classées dans l’ordre
alphabétique.

Exemple :

Voici le plan de classement d’une documentation relative à l’équipement du bureau

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Exercice

Tu travailles à la rédaction du magazine "Bon pied, bon œil".

Classe les différents sujets dans l’une des catégories suivantes :

santé ou psycho ou bien-être ou famille ou beauté.

Voici la liste des sujets :

 L’acupuncture: les aiguilles qui soulagent


 Prévenir les dangers des accidents domestiques âge par âge
 Le blues des ados
 L’opération des seins sans cicatrices
 Le don d’organes
 La dépression nerveuse
 La tuberculose
 Le guide du savoir dormir et du bon réveil
 La sinusite
 Pouce ou tétine? Le pour et le contre
 Faites rajeunir vos mains
 Le guide des mamans
 L’opération de l’épaule
 Cancer du poumon - Accident cérébral – Angine de poitrine – Infarctus –
Cancer du sein –Sida – Il est possible de les éviter
 La minceur par les plantes
 La jalousie est une maladie
 Spécial cheveux

 Faites rajeunir vos mains

 La minceur par les plantes


Beauté
 L’opération des seins sans cicatrices

 Spécial cheveux

Bien-être  Le guide du savoir dormir et du bon réveil

 Le guide des mamans

Famille  Pouce ou tétine? Le pour et le contre

 Prévenir les dangers des accidents domestiques âge par âge

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 La dépression nerveuse

Psycho  La jalousie est une maladie

 Le blues des ados

 Cancer du poumon - Accident cérébral – Angine de poitrine – Infarctus

– Cancer du sein – Sida – Il est possible de les éviter

 • L’acupuncture: les aiguilles qui soulagent

Santé  L’opération de l’épaule

 • La sinusite

 • La tuberculose

 • Le don d’organes

Le Classement Chronologique

Il consiste à classer les dossiers dans l’ordre des dates, des plus anciennes aux plus
récentes.

Il est utilisé lorsque la date apparaître comme un élément essentiel d’identification


d’un document.

Toutefois, le document le plus récent doit toujours être placé sur le dessus.

Le classement chronologique est utilisé particulièrement pour le classement de la


correspondance, des revues et des journaux…

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Exercice

L’année scolaire se termine. Le professeur d’organisation de bureau te


demande de classer par ordre chronologique les tests de l’année et de
compléter le répertoire.

Date Intitulés

8 juin Analyse de lettres-types simples

10 octobre Apprendre les relations

15 novembre- L’accueil des visiteurs

12 février L’annuaire commercial

30 janvier L’annuaire des particuliers

25 mai La signalisation

16 février Le carbone

14 décembre Le classement alphabétique

13 mars Le classement chronologique

17 avril Le classement géographique

4 février Le classement numérique

5 mai Le matériel de classement

10 juin Le mobilier de classement

20 mars Le papier autocopiant

4 avril Le photocopieur

15 mars Le répertoire téléphonique

19 mai Les différentes parties d’une lettre

20 septembre Les qualités de l’employé(e)

18 décembre Savoir transmettre un message

3 décembre Se présenter

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Réponse

Date Intitulés

20 septembre Les qualités de l’employé(e)

10 octobre Apprendre les relations

15 novembre L’accueil des visiteurs

3 décembre Se présenter

14 décembre Le classement alphabétique

18 décembre Savoir transmettre un message

30 janvier L’annuaire des particuliers

4 février Le classement numérique

12 février L’annuaire commercial

16 février Le carbone

13 mars Le classement chronologique

15 mars Le répertoire téléphonique

20 mars Le papier autocopiant

4 avril Le photocopieur

17 avril Le classement géographique

5 mai Le matériel de classement

19 mai Les différentes parties d’une lettre

25 mai La signalisation

8 juin Analyse de lettres-types simples

10 juin Le mobilier de classement

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Le Classement informatique1
Exercice 1 : Création de fichiers

1
Source : Uni3-Genève
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Exercice 2 : Création d’un dossier

Athénée Royal Thomas Edison | Le Classement informatique 13


Exercice 3 : Différentes possibilités d’affichage

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Exercice 4 : Classement par ordre alphabétique

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Exercice 5 : Classement par thème

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Exercice 6 : Création de sous-dossiers à l’intérieur des sous-dossiers

Exercice 7 : suite

Exercice 8 : suite

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L’arborescence

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Exercice 9

Athénée Royal Thomas Edison | Le Classement informatique 19


Les raccourcis

Athénée Royal Thomas Edison | Le Classement informatique 20


Exercice 10 : Création de raccourcis

Athénée Royal Thomas Edison | Le Classement informatique 21


Exercice 11 : Création d’un raccourcis (autre méthode)

Athénée Royal Thomas Edison | Le Classement informatique 22


Les 3 règles d'or pour nommer un fichier2

Quiconque travaille avec un ordinateur est appelé à créer des fichiers. Souvent pour soi-
même, parfois pour l'envoyer à quelqu'un, la plupart du temps par courrier électronique.

Alors, lorsque la petite boîte Enregistrer sous… apparaît à l'écran, le créateur est souvent
hésitant, ne sachant trop comment nommer le fichier.

Je décris ici 3 règles simples à suivre, à la portée de tous, pour choisir le nom d'un fichier.

En respectant ces 3 règles, vous faciliterez non seulement votre propre travail, mais aussi
celui de toutes les générations à venir qui travailleront à partir de vos fichiers
informatiques.

Règle 1: Les caractères permis pour nommer un fichier

Les caractères permis pour nommer un fichier sont les 26 lettres de l'alphabet
latin (le nôtre), les 10 chiffres arabes (0, 1, 2, …, 9), le point (.), le tiret bas (_) et
le trait d'union (-). Vous avez donc un total de 39 caractères parmi lesquels choisir
pour vos noms de fichier.

Il ne faut pas utiliser les espaces, les caractères accentués (à, é, è, etc.) et les
signes de ponctuations autres que les 3 mentionnés (apostrophe, barre oblique,
guillemets, etc.). Un exemple de mauvais nom de fichier serait:

Jérôme et l'économie.pdf

Utilisez plutôt

jerome_et_l_economie.pdf

2
Source : Miguel Tremblay
Athénée Royal Thomas Edison | Les 3 règles d'or pour nommer un fichier 23
Règle 2: Utilisation des chiffres, dont les dates, dans les noms de
fichier

On utilise souvent des chiffres pour nommer un fichier, notamment lorsqu'il y a une
série de fichiers (des photos par exemples) ou encore un numéro de version
(documentation_v_1.00.pdf).

Dans la mesure du possible, il faut toujours utiliser un nombre constant de


caractères pour les chiffres, en utilisant le '0' placé au début du nombre.

Par exemple, lorsque l'on encode un CD de musique sur son ordinateur, on écrira le
numéro de la piste avec deux caractères, sachant bien qu'il y a souvent plus
de 9 pistes.

Une fois encodés, les noms de fichiers seront comme ceci:

01_artiste_piste.mp3
02_artiste_piste.mp3

10_artiste_piste.mp3
11_artiste_piste.mp3

Suivre cette nomenclature est une bonne habitude car elle donne un ordre logique
lorsqu'une liste alphabétique des fichiers est utilisée, ce qui est l'affichage par
défaut le plus commun.

Si un nombre de caractères exact était utilisé, cela donnerait en ordre


alphabétique:

1_artiste_piste.mp3
10_artiste_piste.mp3
11_artiste_piste.mp3
...
2_artiste_piste.mp3
20_artiste_piste.mp3

Ce qui est moins logique, on en conviendra.

Pour les dates, la même logique s'applique. De façon générale, il est préférable
d'utiliser la nomenclature YYYYMMDD où YYYY représente l'année,
avec 4 chiffres, MM le mois (01 pour janvier, 02 pour février, etc.) et DD le jour.

Par exemple, si vous avez des fichiers que vous voulez utiliser pour votre baladeur
mp3, vous devriez utiliser la date de publication telle que nrj_20120102.mp3 et
nrj_20120103.mp3.

Athénée Royal Thomas Edison | Les 3 règles d'or pour nommer un fichier 24
Règle 3: Choisir un nom significatif qui traversera le temps

Lorsque l'on crée un fichier, il faut lui choisir un nom qui aura un sens pour les
autres personnes et qui nous dira quelque chose si on le revoit dans plusieurs
années.

C'est un exercice qui, souvent, n'est pas évident. Contrairement aux règles 1 et 2,
on ne peut pas vérifier avec certitude si le nom choisi respecte la règle 3.

C'est ici que vous pouvez faire ressortir votre côté artistique.

D'autre part, il faut éviter de donner une signification aux lettres minuscules et
majuscules, car les architectes originaux d'un certain système d'exploitation ont fait
le choix très discutable d'ignorer la case des lettres dans les noms de fichier.

Ainsi, pour eux, « miguel.jpg » et « Miguel.JPG » ont le même nom.

Personnellement, je n'utilise que des lettres minuscules pour nommer des fichiers;
c'est simple à suivre et ça m'évite de me poser des questions.

Finalement, certains mots sont à proscrire. Les mots « nouveau » et « final » par
exemple. Un fichier, à sa création, sera toujours « nouveau ». Cinq ans plus tard, ça
risque d'être un peu moins vrai. Quant au mot « final », il est illusoire de penser
qu'un fichier va un jour en être à sa version finale. Ça va éviter des contradictions
du genre « final2 ».

Conclusion

Les fichiers sont les mots pour communiquer qu'utilisent les systèmes
informatiques. Le respect de ces 3 règles vous permettra d'éviter les erreurs
d'interprétation par la quantité de systèmes informatiques qui existe, ainsi que
ceux à venir, et assurera ainsi la pérennité de vos créations.

Et vous verrez, la satisfaction est grande lorsque, 8 ans plus tard, vous affichez la
liste des fichiers que contient un répertoire perdu aux confins de votre système et
que les noms de ces fichiers apparaissent dans le bon ordre et que vous comprenez
immédiatement de quoi il s'agit.

Athénée Royal Thomas Edison | Les 3 règles d'or pour nommer un fichier 25
Les extensions de fichiers

Une extension de fichier, également nommée une extension de nom de fichier, est le
suffixe à la fin d'un nom de fichier, qui indique de quel type de fichier il s'agit.

Par exemple, vous pouvez dire que le fichier "orginateur.jpg" est un fichier image JPEG,
basé sur l'extension ".jpg". De la même façon, vous pouvez dire que "lisez-moi.txt" est un
document texte et que "document.doc" est un document Microsoft Word. Il peut être très
utile de savoir quelles sont les extensions utilisées par les types de fichiers les plus
courants.

Alors que la plupart des extensions de fichier sont constituées de trois caractères,
certaines en ont moins (.H, .PS) tandis que d'autres en ont plus (.FLAC, .TORRENT).

Lorsque vous double-cliquez sur un fichier, votre ordinateur utilise l'extension du fichier
pour déterminer quel programme devrait l'ouvrir. Il est possible de changer l'extension du
fichier, ce qui peut également changer le programme que votre ordinateur utilise pour
ouvrir le fichier.

En conséquence, vous devriez faire attention quand vous changez l'extension d'un fichier,
puisque votre ordinateur peut se retrouver incapable d'ouvrir le fichier.

Par exemple, si vous changez un fichier avec une extension .txt en une extension .doc,
Microsoft Word devrait l'ouvrir. En revanche, si vous changez un fichier .txt en un fichier
.jpg, le fichier ne s'ouvrira pas car le type de fichiers passera de texte à image.

Puisqu'il y a des dizaines de milliers de logiciels disponibles, il y a également des milliers


d'extensions de nom de fichier. Bien qu'il soit utile d'apprendre les extensions de fichier les
plus communément utilisées, il n'est pas possible de se souvenir de toutes. Donc à chaque
fois que vous voyez une extension que vous ne connaissez pas, rechercher sa signification à
l’aide de Google.

Athénée Royal Thomas Edison | Les extensions de fichiers 26


Extensions de fichiers communes
Extension Catégorie Type de fichier Programmes

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