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LEGAJO DE PROGRAMACIÓN

Auditoría
Operativa

PP
LEGAJO DE
PROGRAMACIÓN

EXPLICA
CIÓN

LEGAJO DE PROGRAMACIÓN

1. OBJETIVO
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN

Este legajo deberá contener y conservar toda aquella información que nos permita realizar una
programación efectiva y una auditoría eficiente.
La programación es importante en cualquier tipo de trabajo, independientemente de su tamaño y
naturaleza. Esto significa que un trabajo debe ser adecuadamente planificado para satisfacer nuestro
objetivo global de auditoría y determinar los métodos para alcanzarlo.

2. ESTRUCTURA

DESCRIPCIÓN REFERENCIA
PP-01
MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN DE AUDITORIA

PP-02
PROCEDIMIENTOS DE DIAGNOSTICO Y ACTIVIDADES
PREVIAS A LA PLANIFICACIÓN

PP-03
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

PP-04
CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y EMITIDA
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN

PP-01
MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN
DE AUDITORIA

EMPRESA MULTINACIONAL S.A. PP-


Auditoria Operativa del 01 de enero al 31 de diciembre de 2014

MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN DE AUDITORIA


1. TÉRMINOS DE REFERENCIA

1.1 Naturaleza del trabajo


1,2 Principales responsabilidades a nivel de informes
1.3 Alcance de la revisión a ser efectuada y las restricciones en el alcance del trabajo (si las
hubiera).
1.4 Normas, principios y disposiciones a ser aplicadas en el desarrollo del trabajo.
1.5 Actividades y fechas de mayor importancia

2. INFORMACIÓN SOBRE LOS ANTECEDENTES, OPERACIONES DE LA ENTIDAD Y SUS


RIESGOS INHERENTES

2.1 Estructura patrimonial y marco legal de la entidad


LEGAJO DE PROGRAMACIÓN

2.2 Principales productos o servicios


2.3 Principales productos o políticas de mercadeo
2.4 Métodos de operación
2.5 Políticas de compra y venta
2.6 Principales clientes y proveedores
2.7 Principales fuentes de generación de recursos

3. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA ENTIDAD


4. SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA Y CONTABLE
5. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
6. AMBIENTE DE CONTROL
7. ENFOQUE DE AUDITORIA
8. TRABAJOS REALIZADOS POR LA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA O EXTERNA.
9. APOYO DE ESPECIALISTAS
10. ADMINISTRACIÓN DEL TRABAJO
11. PROGRAMAS DE TRABAJO

1.- TÉRMINOS DE REFERENCIA

Cumplimiento a la normativa vigente y el Plan Operativo Anual de Actividades de la Unidad de Auditoría


Interna, correspondiente a la gestión 2014, se ha efectuado la planificación detallada de la auditoria de
Confiabilidad de los registros Contables y los Estados Financieros comprendido del 1 de enero al 31 de
diciembre de 2014.En

1.1.- NATURALEZA Y OBJETIVO DEL TRABAJO

El trabajo se desarrollará en cumplimiento del Plan Operativo de Actividades de la Unidad de auditoria


Interna, el examen consistirá en expresar una opinión sobre la confiabilidad de los registros contables y
Estados Financieros de la empresa MULTINACIONAL S.A., por el periodo 2014, de acuerdo a Los
Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental, Normas de Auditoria
Generalmente Aceptados y otras disposiciones legales vigentes

1.2.-PRINCIPALES RESPONSABILIDADES A NIVEL DE EMISIÓN DE INFORMES

La máxima autoridad ejecutiva de la entidad es responsable de la presentación oportuna de los Estados


Financieros y de la veracidad de la información contenida en los mismos.
El titular de la Unidad de Auditoría Interna de la Entidad, es responsable por la opinión que emita en
función a la auditoría realizada.
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN

1.3.- ALCANCE Y METODOLOGÍA DE LA REVISIÓN A SER EFECTUADA

El alcance de la auditoria comprende todas las actividades y operaciones de la Empresa


MULTINACIONAL por el periodo comprendido entre ENERO a DICIEMBRE de 2014.

1.4.- NORMAS, PRINCIPIOS Y DISPOSICIONES LEGALES A SER APLICADAS EN EL


DESARROLLO DEL TRABAJO

En función de los resultados de la fase de estudio preliminar y planificación, se identificaran las áreas,
operaciones o funciones o actividades desarrolladas en la oficina central, que se evaluaran en forma
específica. No se verificaran las operaciones en las unidades operativas localizadas fuera del área
urbana.

El desarrollo del trabajo de auditoria operativa se efectuara en función de la siguiente normativa:

 Normas de auditoria operativa

 Disposiciones legales y profesionales relativas al ejercicio del proceso de auditoria

1.5.- ACTIVIDADES Y FECHAS DE MAYOR IMPORTANCIA

A continuación se detallan las fechas de mayor importancia, relacionadas con la planificación,


ejecución y finalización de nuestra auditoria:

CONCEPTO FECHA
Reunión con la Ing. Carla Patricia Justiniano C. 15/01/2015
representante legal de la empresa industrial
MULTINACIONAL S.A
Visita a la empresa industrial MULTINACIONAL S.A. 16/02/2015
Ejecución de las pruebas de cumplimiento de 21/02/2015
auditoría – análisis de los documentos
Revisión de papeles de trabajo y elaboración del 15/03/2015
informe preliminar
Presentación del borrador del informe 2/04/2015

2. INFORMACIÓN SOBRE ANTECEDENTES, OPERACIONES DE LA INSTITUCIÓN Y


SUS RIESGOS INHERENTES

2.1 Marco legal:

MULTINACIONAL S.A. fue fundada por el Sr. Jorge Strauss. En el año 1989, estructurándose como una
Sociedad Anónima dedicada a la producción y venta de acero. La empresa inicio sus operaciones
industriales el 1° de julio de 1989 mediante la adquisición de la planta de producción de acero
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN

La empresa industrial MULTINACIONAL S.A. es una institución que posee personería jurídica para
ejercer todos los actos de la vida civil y publica.

La empresa industrial MULTINACIONAL S.A. se gobierna democráticamente, con la participación de los


funcionarios y los reglamentos que dicten para su desenvolvimiento interno .

2.2 Principales productos o servicios

Sus principales productos o servicio que brinda esta empresa son específicamente se dedica a la
fabricación de productos de acero para luego ponerlo a la venta y comercializarlo en el mercado
correspondiente.

El mercado de servicios no provee la cantidad razonable de personal especializado para el


mantenimiento correctivo y preventivo de las maquinarias, utilizadas en las actividades específicas más
importantes de la entidad.

2.3 Políticas de mercadeo

Las principales políticas de mercadeo son las de ventas al por mayor, a clientes extranjeros y
nacionales, tanto al crédito como al contado. No existen intermediarios en la venta de los productos. Si
no que lo realizan directamente con sus demandantes.

2.4 Métodos de operación

Los métodos de operación más usuales se refieren al proceso productivo, utilizando maquinaria y
tecnología moderna, de última generación, contando con un equipo propio de técnicos, encargados del
proceso productivo y operativo de la empresa.

2.5 Política de compra y venta

Las importaciones de sus productos se efectúan de Estados Unidos y otros países, cumpliendo la
normativa legal vigente. En cumplimiento de estas normas y sus reglamentos internos, con solicitud
efectuada y aprobación por parte del Servicio de Impuestos Nacionales, la Empresa cierra sus
operaciones cada 31 de diciembre

2.6 Principales fuentes de generación de recursos

Los recursos que obtiene para el financiamiento de sus operaciones provienen principalmente de las
ventas y los prestamos obtenidos del sistema bancario nacional. A su vez, estos recursos son aplicados
en la importación de materias primas e insumos.

2.7 Estructura gerencial


i. GERENTE GENERAL
SECRETARIA
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN

ASESORÍA LEGAL
AUDITORIA INTERNA
i.1 GERENTE DE COMERCIALIZACIÓN
a) Departamento de ventas
b) Departamento de créditos y cobranzas
i.2 GERENTE DE PRODUCCIÓN
a) Departamento de procesos
b) Departamento de control de producción
c) Departamento de almacenes
d) Departamento de control de calidad
i.3 GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
a) Departamento de Compras y suministros
b) Departamento de contabilidad

ESTRUCTURA GERENCIAL

3. AMBIENTE DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

Las operaciones y transacciones efectuadas en la entidad, de acuerdo a explicación y versión de los


responsables, se registran contablemente de acuerdo a principios de contabilidad generalmente
aceptados y normas vigentes en Bolivia.
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN

La entidad emite los siguientes Estados financieros exigidos por las normas contables, sin embargo del
relevamiento efectuado observamos que la misma no es utilizada por la gerencia, con un instrumento y
medio para la toma de decisiones:

 Balance general
 Estado de resultados
 Estado de Evolución del Patrimonio Neto
 Estado flujos de efectivo
 Estado de ejecución presupuestaria de ingresos y gastos

4. AMBIENTE DE CONTROL

De la revisión adicional al ambiente de control vigente en la entidad, identificamos los siguientes


aspectos:

 La estructura organizacional no fue revisada ni actualizada desde el año 1990

 Existen reglamentos y manuales de procedimientos para las principales operaciones, los cuales
si bien fueron debidamente aprobadas, no se cumplen en las operaciones que los regulan.

 El personal de la entidad no fue contratado a través de exámenes de competencia o concurso de


méritos. Debido a la inexistencia de un manual de funciones, no se conoce si el perfil profesional
del personal es pertinente al cargo desempeñado, por lo que tampoco se conoce si la asignación
de responsabilidades y de administración y desarrollo del personal es adecuada.

 En los niveles productivos y de planificación se manejan definición de objetivos, metas e


indicadores de rendimiento, los cuales no están debidamente documentados.

5. DETERMINACIÓN DE LAS UNIDADES OPERATIVAS

La empresa cuenta dentro de su estructura organizacional, con una Unidad de Auditoría Interna que
ejecuta evaluaciones periódicas del área contable-financiera de los departamentos y secciones más
importantes dentro de la entidad. Sin embargo, todas las evaluaciones de auditoría financiera se
efectúan a través de firmas privadas de auditoria externa. La Alcaldía cuenta con las unidades
operativas que se detallan a continuación:

 Santa Cruz
 La Paz

6. ENFOQUE DE AUDITORIA ESPERADO

Nuestro enfoque de auditoria estará basado en los siguientes aspectos:


LEGAJO DE PROGRAMACIÓN

 Selección preliminar de hallazgos de auditoria en base la identificación de problemas y


riesgos en las áreas críticas con respecto a eficiencia, eficacia y economía.

 Procedimientos específicos requeridos para las áreas de mayor riesgo o para temas que
requerirán una atención especial.

 Pruebas de cumplimiento para aquellas áreas en las cuales se identifique controles, para
verificar la vigencia y cumplimiento de los mismos en la práctica.

 Pruebas sustantivas o de mayor profundidad para aquellas áreas en las cuales no se


identifiquen controles.

7. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

La evaluación del sistema de control interno, efectuada durante la etapa de planificación de la auditoria
identifico operaciones críticas y debilidades en las siguientes áreas de la entidad:

 Área de producción del Producto A

 área de almacén de productos terminados Producto B

8. ADMINISTRACIÓN DE TRABAJO
8.1.- Presupuesto Horas-auditor.

ITEM NOMBRE Y APELLIDOS CARGO HORAS


1 Lic. Carlos Padilla Jefe de comisión 65 hrs
2 Anel Villanueva Supervisor 551 hrs
3 Fabiola Hurtado Asistente I 120 hrs
4 Carla Justiniano Asistente II 100 hrs
5 Asistente III 140 hrs
Gladys Santos
6 Asesor legal 24 hrs
Dr. Jorge Strauss

TOTAL: 1000 hrs


LEGAJO DE PROGRAMACIÓN

COMISIÓN DE AUDITORES PLANIF. EJEC. INFORME TOTAL

Jefe de comisión 40 hrs 25 hrs 65 hrs


Supervisor 436hrs 40 hrs 75 hrs 551 hrs
Asistente I 120 hrs 120 hrs
Asistente II 100 hrs 100 hrs
Asistente III 140 hrs 140 hrs
Asesor legal 24 hrs 24 hrs

TOTAL: 500 hrs 400 hrs 100 hrs 1000 hrs

9. APOYO DE ESPECIALISTAS

El trabajo de auditoria a desarrollar no reviste mucha complejidad, por lo que no se hace necesario la
participación de especialistas o expertos en otras áreas.

EMPRESA MULTINACIONAL S.A. PP-01


Auditoria Operativa del 01 de enero al 31 de diciembre de 2014
PROGRAMA DE AUDITORIA DE INVENTARIOS

OBJETIVOS:

1.- La cuenta de inventarios existe y las transacciones ocurrieron durante el periodo bajo examen

2.- La cuenta de inventarios es de propiedad de la entidad

3.- Todas las transacciones relativas la cuenta de inventarios han sido registradas y se encuentran
incluidas en los estados financieros, a valores apropiados.

4.-Todas las transacciones relacionadas con la cuenta de inventarios han sido registradas íntegramente
dentro el periodo respectivo y que como consecuencia de ellos no existen sobre o subestimaciones en el
rubro.

5.-Todas las cuentas del inventario están adecuadamente clasificadas, descritas y expuestas, de
conformidad con principios y prácticas de aceptación general.

6.-Todas las transacciones y operaciones involucradas con la cuenta de inventarios se han registrado, tal y
como ha ocurrido.
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN

5. Observar si los equipos de recuento cubren sistemáticamente las áreas asignadas a fin de asegurar una

PROCEDIMIENTOS

INVENTARIOS FÍSICOS

Preparación previa

1. Obtener una lista completa de la ubicación geográfica de las existencias y los montos totales en cada
establecimiento.

2. Obtener una copia preliminar de las instrucciones relativas al recuento físico con suficiente antelación a la fecha
del inventario para tratar con la institución las modificaciones necesarias. Revisar los procedimientos y las
instrucciones re recuento. Tratar con funcionarios de la institución las áreas problemas potenciales o las
debilidades aparentes.

3. Visitar las áreas antes de comenzar el inventario físico para evaluar la distribución de las existencias y determinar
las que pueden requerir especial atención durante el mismo.

4. Obtener un listado de:

 Departamentos o áreas

 Nombres de los jefes de departamento

 Cantidad (secuencia) de las tarjetas o planillas de recuerdo enviadas a cada área. Determinar la cantidad de
recuentos que debemos realizar y registrar en cada
cobertura completa, sin superponer áreas que son responsabilidad de otros equipos.

ELABORADO POR: CARLA JUSTINIANO , ANEL ___________________


VILLANUEVA, FABIOLA HURTADO Y GLADYS
SANTOS Fecha

REVISADO POR: LIC. PADILLA CARLOS ___________________

Fecha

LEÍDO Y ENTENDIDO POR: ___________________

Fecha
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN

PP-02
PROCEDIMIENTOS DE DIAGNÓSTICOS Y
ACTIVIDADES PREVIAS A LA
PLANIFICACIÓN

EMPRESA MULTINACIONAL PP-02


Auditoría Operativa del 06 de junio al 31 de diciembre de 2014
PROCEDIMIENTOS DE DIAGNOSTICO Y
ACTIVIDADES PREVIAS A LA PLANIFICACIÓN
REFERENCIA
CONTENIDO P/T
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN

Relevamiento de los antecedentes y base legal de la entidad.


La empresa MULTINACIONAL S.A. es una fábrica de productos de
acero que opera en el medio empresarial de Santa Cruz de la Sierra. PP-2/1
Fue constituida mediante instrumento público N° 550/90 del 1° de julio
de 1989.

Análisis de la información financiera existente en la entidad.


Los recursos que obtiene para el financiamiento de sus operaciones
provienen principalmente de las ventas y los prestamos obtenidos del PP-2/2
sistema bancario nacional.

Análisis de relaciones:

Las importaciones de sus productos se efectúan de Estados Unidos y PP-2/3


otros países, cumpliendo la normativa legal vigente.
Determinación de la auditabilidad de la entidad
Provee facilidad relativa en examinar, verificar o demostrar un
sistema. Para que un sistema sea auditable, dbe satisfacer las PP-2/4
pruebas de “contabilidad” y “visibilidad”.

Desarrollo de otros procedimientos


 Procedimiento de gestión de permiso
 Procedimiento documentado para el resguardo y análisis PP-2/5
 Políticas de acceso a datos
 Procedimiento para la recuperación del sistema ante fallas
Conclusión
Podemos ver los procedimientos y técnicas que asen falta para asegurar el
logro de los objetivos de los diferentes sistemas PP-2/6

EMPRESA MULTINACIONAL PP-02


Auditoría Operativa del 06 de junio al 31 de diciembre de 2014
PROCEDIMIENTOS DE DIAGNOSTICO Y
ACTIVIDADES PREVIAS A LA PLANIFICACION
REFERENCIA
CONTENIDO P/T
Relevamiento de los antecedentes y base legal
de la entidad.

La empresa MULTINACIONAL S.A. es una fábrica de PP-2/1


productos de acero que opera en el medio
empresarial de Santa Cruz de la Sierra. Fue
constituida mediante instrumento público N°
550/90 del 1° de julio de 1989.
Análisis de la información financiera existente en
la entidad. PP-2/2
Los recursos que obtiene para el financiamiento de sus
operaciones provienen principalmente de las ventas y
los prestamos obtenidos del sistema bancario nacional.
Análisis de relaciones:
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN

Las importaciones de sus productos se efectúan de PP-2/3


Estados Unidos y otros países, cumpliendo la
normativa legal vigente.
Determinación de la auditabilidad de la entidad
Provee facilidad relativa en examinar, verificar o PP-2/4
demostrar un sistema. Para que un sistema sea
auditable, dbe satisfacer las pruebas de “contabilidad”
y “visibilidad”.
Desarrollo de otros procedimientos
 Procedimiento de gestión de permiso PP-2/5
 Procedimiento documentado para el resguardo y
análisis
 Procedimiento para la recuperación del sistema
ante fallas
Conclusión
Podemos ver los procedimientos y técnicas que asen PP-2/6
falta para asegurar el logro de los objetivos de los
diferentes sistemas

EMPRESA MULTINACIONAL S.A. PP-02

Auditoría Operativa del 01 de enero al 31 de diciembre de 2014


PROCEDIMIENTOS DE DIAGNOSTICO Y ACTIVIDADES PREVIAS A LA
PLANIFICACIÓN

AUDITORIA ESPECIAL

I.- ANTECEDENTES Y DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN

La empresa MULTINACIONAL S.A. es una fábrica de productos de acero que 0opera e El medio
empresarial de Santa Cruz de la Sierra. Fue constituida mediante Instrumento público N° 550/90 del 1°
de julio de 1989 Los recursos que obtiene para el financiamiento de sus operaciones provienen
principalmente de las ventas y los préstamos obtenidos del sistema bancario
Nacional. A su vez, estos recursos son aplicados en la importación de materias prima E insumos. Las
importaciones de sus productos se efectúan de Estados Unidos y otros países, cumpliendo la normativa
legal vigente. En cumplimiento de estas normas y su Reglamentos internos, con solicitud efectuada y
aprobación por parte del Servicio de Impuestos Nacionales, la Empresa cierra sus operaciones cada 31
de diciembre.

II.- RELEVAMIENTO DE INFORMACIÓN ANÁLISIS PREVIOS Y RESULTADOS.

En función de los resultados de la fase de estudio preliminar y planificación, se identificaran las áreas,
operaciones o funciones o actividades desarrolladas en la oficina central, que se evaluaran en forma
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN

específica. No se verificaran las operaciones en las unidades operativas localizadas fuera del área
urbana.

III.- IDENTIFICACIÓN DE CONTINGENCIAS QUE PODRÍAN AFECTAR EL ALCANCE DE


LA REVISIÓN

No hay ningún tipo de problema, la consultora AUDIOPE LTDA. Puede acceder a todos los documentos
de la empresa sin restricción alguna.

IV.- OTRA INFORMACIÓN QUE PERMITA CONOCER LOS ANTECEDENTES DEL TRABAJO
DE AUDITORIA OPERATIVA

La responsabilidad de la firma de auditoría es la de emitir un informe de auditoría operativa con los


resultados de la evaluación de los anteriores aspectos, determinando si los mismos fueron planificados
y ejecutados con eficacia, eficiencia y economía .

V.- EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

La evaluación del sistema de control interno, efectuada durante la etapa de Planificación de la auditoria
identifico operaciones críticas y debilidades en las siguientes áreas de la entidad:

 Área de producción del Producto A


 Área de almacén de productos terminados Producto B

VI.- CONCLUSIÓN

La empresa en todo su entorno y revisión efectuada no tuvo mayores, Inconvenientes no reviste de


mucha complejidad. Por lo tanto realizaremos una Revisión enmarcada en las leyes y normas
establecidas.
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN

PP-03
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

EMPRESA MULTINACIONAL PP-


032014
Auditoría Operativa del 01 de junio al 31 de diciembre de
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN

REFERENCIA
CONTENIDO P/T EMPRESA
MULTINACIONAL
Componente de Ambiente de control
El núcleo de un negocio es su personal y el entorno en el Auditoría Operativa
PP3-1
que trabaja. Los empleados son el motor que impulsa a la del 01 de junio al
entidad y los cimientos sobre los que descansa todo. 31 de diciembre de
Componente de evaluación de riesgos
2014
La entidad debe conocer y abordar los riesgos a los que se PP3-2
enfrenta y definir los objetivos integrados en la actividad EVALUACIÓN DEL
de ventas, producción, comercialización, y finanzas. Para SISTEMA DE
que la organización funcione de forma coordinada.
CONTROL
Componente de actividades de control
Deben establecerse y ejecutarse políticas y INTERNO
PP3-3
procedimientos que ayuden a conseguir una seguridad
razonable de que se llevan a cabo en forma eficaz las
acciones consideradas necesarias para afrontar los riesgos
CONCLUSIONES
que existen respecto DE LA
a la consecución EVALUACIÓN
de los objetivos de DEL CONTROL INTERNO
la entidad,
Componente de información y comunicación
Analizando las evidencias obtenidas llegamos que evidenciar que el control interno
Las actividades están
tiene sus rodeadas de sistemas
puntos débiles de
y puntos fuertes PP3-4
que los detallaremos a continuación:
información y comunicación, esto permiten que el personal
de la entidad capten
PUNTOS e intercambien
DÉBILES DEL la información
CONTROL INTERNO:
requerida para desarrollar, gestionar y controlar sus
operaciones.  Compatibilización de los manuales o reglamentos.
Componente deSupervisión
Registros de control y seguimiento.
Todo proceso debe  ser
Control en los registros
supervisado contables. las
introduciéndose PP3-5
 Registros de mercadería
modificaciones pertinentes cuando sea necesario perteneciente
y a la empresa.
oportuno, de esta manera el sistema puede reaccionar
PUNTOS FUERTES DEL CONTROL INTERNO:
ágilmente y cambiar de acuerdo a las circunstancias.
 La empresa cuenta con reglamentos específicos.
 Difusión del reglamento específico.
 Existen evidencias de auditoría de los últimos periodos.

Analizando los puntos débiles y fuertes del control interno hemos determinado que
el control interno tiene dos aspectos importantes los cuales necesitan de mucho
control.
También hemos evidenciado las siguientes fallas de control interno:
 No hay una base de datos que registre la entrada y salida de las
mercadería en forma detallada y ordenada.
 Tampoco existe un control o no cuenta con personal capacitado que
supervise la producción de la empresa.

CUESTIONARIO PARA EVALUACIÓN DE PROCESO DE AUDITORIA OPERATIVA


LEGAJO DE PROGRAMACIÓN
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN

PP-04
MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN
DE AUDITORIA
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN

EMPRESA MULTINACIONAL PP-


Auditoría Operativa del 01 de enero al 31 de diciembre
04 de 2014
CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y EMITIDA

1.- CORRESPONDENCIA RECIBIDA

N FECHA DESCRIPCIÓN FIRMA ACLARACIÓN DE OBS.


2.
° RECEPCIÓN LA FIRMA

Para el se generará la (FR AD-GED-


1 12/03/2015 Directorio de ---------------- planilla para firmas 01)
los Accionistas - del responsable
del manejo de
documentos
oficiales
2 Para el se generará la (FR AD-GED-
02/06/2015 Directorio de ---------------- planilla para firmas 01)
los Accionistas - del responsable
del manejo de
documentos
oficiales
3 Para el se generará la (FR AD-GED-
1/07/2015 Directorio de ---------------- planilla para firmas 01)
los Accionistas - del responsable
del manejo de
documentos
oficiales
4 Para la se generará la (FR AD-GED-
23/07/2015 Presidenta de ---------------- planilla para firmas 01)
la Empresa - del responsable
Multinacional del manejo de
documentos
oficiales
se generará la (FR AD-GED-
5 08/08/2015 Para el jefe de ---------------- planilla para firmas 01)
planta - del responsable
del manejo de
documentos
CORRESPONDENCIA EMITIDA
FECHA
N REMISIÓN DESCRIPCIÓN FIRMA ACLARACIÓN DE LA OBS.
° FIRMA
Destinada a la El auxiliar de (Formato FR-
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN

1 12/03/20 empresa correspondencia AD-GED- 01)


15 Proveedora de --------------- recibirá y la registrará
materias manualmente en la
primas Planilla del recorrido
respectivo
Destinada El auxiliar de (Formato FR-
2 02/06/20 hacia un correspondencia AD-GED- 01)
15 accionista --------------- recibirá y la registrará
Jorge Strauus manualmente en la
Planilla del recorrido
respectivo
Destinada El auxiliar de (Formato FR-
3 1/07/201 hacia un correspondencia AD-GED- 01)
5 accionista --------------- recibirá y la registrará
Freddy manualmente en la
Romero Planilla del recorrido
respectivo
Destinada El auxiliar de (Formato FR-
4 23/07/20 hacia un --------------- correspondencia AD-GED- 01)
15 accionista recibirá y la registrará
Herlan manualmente en la
Steinmbach Planilla del recorrido
respectivo

EMPRESA MULTINACIONAL PP-


Auditoría Operativa del 01 de Junio al 31 de diciembre04
de 2014
CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y EMITIDA

1.- CORRESPONDENCIA RECIBIDA:

Requisitos específicos:

La documentación recibida debe estar relacionada con asuntos de la empresa u organización que
radica. En lo posible y a menos que se estipule lo contrario, no se deben tener en cuenta las
comunicaciones relacionadas con asuntos personales o particulares de cada empleado. El documento
que se recibe debe tener una apariencia y estado aceptables. Se deben rechazar documentos
deteriorados, rotos, húmedos, manchados, mutilados, violados o con cualquier otra característica que
indique que el recibir el documento puede ocasionar problemas posteriores. En cuanto a normas de
seguridad, se debe verificar el contenido en presencia de quien lo entrega.

La información del remitente debe ser clara, suficiente y precisa con Nombre o empresa, dirección y
ciudad. En ningún caso deben recibirse comunicaciones que carezcan de esta información o la
presenten incompleta o confusa. Este tipo de situación puede presentar riesgos para la seguridad.
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN

Toda comunicación que se recibe debe ser dirigida a una persona dentro de la organización, de manera
que ésta se haga responsable de hacer las gestiones necesarias para que dicha documentación cumpla
su objetivo. Se debe evitar dirigir comunicaciones a departamentos o grupos de personas, pues de esta
manera no se crea una responsabilidad. En caso contrario, la persona que radica deberá revisar lo
mejor posible el documento de manera que se pueda identificar y asignar una responsabilidad.

Toda documentación o comunicación recibida debe ser marcada con la fecha y la hora exactas en que
se recibe y de ser posible registrar esta información en un sistema de información que no permita la
alteración o ajuste posterior de esta.

Generalmente se autoriza a la oficina de radicación para revisar toda la correspondencia que llega,
verificar el contenido de sobres, paquetes o cualquier tipo de empaque. Solo se dejan intactos los
paquetes o documentación remitida a nombre del Rector General o Rectores de Sede.

Cuando se coloquen sellos o stickers a la correspondencia enviada o a las pruebas de recibo, debe
hacerse en los lugares indicados para ello y ante todo evitar ocultar información de los documentos o
alterar su contenido.

Procedimiento:

El funcionario de la Recepción Principal será el encargado de recibirla y radicarla y el responsable del


manejo de documentos oficiales en el área (Centro de Gestión/Unidad Académica), será el encargado
de tramitarla.

Si es correspondencia oficial, debe verificar el contenido y certificar el recibo con sello de Reloj
Radicador que refiera datos de fecha, hora y firma.

Si es correspondencia personal, sólo se limitará a recibirse sin confrontar el contenido del documento ni
su integridad y proceder a firmar la copia o acuse de recibo del remitente. Después se registra en el
Formato Administración Documentos Oficiales (FR AD-GED-01). Finalmente, se procederá a
clasificar la correspondencia por dependencias, y se generará la planilla para firmas del responsable del
manejo de documentos oficiales por cada área (Centro de Gestión/Unidad Académica). Este funcionario
a su vez, verificará el contenido de la planilla contra la correspondencia entregada, firmará la planilla y la
devolverá.

El auxiliar de correspondencia recibirá la planilla y la archivará en el consecutivo correspondiente.

2.- CORRESPONDENCIA EMITIDA:

Requisitos específicos:

La correspondencia enviada debe ser entregada al Auxiliar de correspondencia (recorredor) en cada


uno de los horarios programados por el funcionario delegado por cada área. Es aconsejable que el
funcionario espere hasta el momento que le sea registrado en el control de correspondencia.
LEGAJO DE PROGRAMACIÓN

La correspondencia que se desee enviar debe tener claramente especificados los datos del
corresponsal al que se envía la documentación. Los datos aportados deben ser suficientes para que la
comunicación llegue a su destino.

La correspondencia enviada debe estar firmada solo por personal autorizado para firmar
comunicaciones emitidas por la Universidad, pues se debe tener en cuenta que es el nombre de la
institución el que puede resultar afectado o beneficiado cuando la comunicación es emitida.

Toda correspondencia que se envía deber ser radicada. Ante cualquier inconveniente jurídico, no se
hará responsable por cartas o asuntos que no se hayan radicado.

Cuando se coloquen sellos o stickers a la correspondencia recibida o a las pruebas de recibo, debe
usarse en los lugares indicados para ello y ante todo evitar ocultar información de los documentos o
alterar su contenido.

Procedimiento:

El funcionario responsable del manejo de documentos oficiales en el área (Centro de Gestión/Unidad


Académica), será el encargado de gestionan los documentos que se emitan.

Se inicia generando el documento teniendo en cuenta: medios de producción (físico o electrónico),


determinación de soportes documentales, términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la
Institución y firmas autorizadas.

Así mismo, se le asigna el consecutivo único de acuerdo a la estructura establecida como parte del
sistema de información de documentos oficiales. Por ejemplo: El auxiliar de correspondencia recibirá la
correspondencia y la registrará manualmente en la Planilla del recorrido respectivo (Formato
Administración Documentos Oficiales (FR-ADGED- 01).

En el punto de Recepción Principal, se realiza la clasificación de los documentos de acuerdo a su


destino y se actualiza el sistema de Control de documentos oficiales (Formato FR-AD-GED- 01) y se
entrega al funcionario responsable (mensajero) para su respectivo trámite, haciendo firmar esta planilla
que certifica su recepción en tres diferentes criterios: documentos para distribución fuera del área, para
distribución interna en el área y para distribución fuera de la Institución.

Se actualiza el sistema de información de documentos oficiales ingresando los datos correspondientes a


la entrega del documento a su destinatario final o al responsable de la recepción del documento y en
recorrido respectivo, se hace entrega de los acuses de recibo o copias de radicación.