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Support de cours WORD XP PERFECTIONNEMENT

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Réaliser un publipostage

Introduction au publipostage
Le publipostage est la fusion d’un document type (appelé document principal) avec un fichier qui
représente un tableau (appelé source de données). Il permet d’obtenir automatiquement des
documents personnalisés (lettres, étiquettes,…)

La source de données :

Elle contient les variables permettant de personnaliser les documents lors de la fusion. Elle peut
être créée dans Word, Excel, Access.
Chaque intitulé de colonne est appelé un champ.
Chaque ligne est appelé un enregistrement.

Le document principal :

Il contient le texte standard,


identique à toutes les
versions du document. Les
champs sont insérés à
l’endroit où devront
s’imprimer les variables.

La fusion :

Lors de la fusion, les noms


des champs dans le
document principal, sont
remplacés par les
informations
correspondantes issues de la
source de données.

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RETENIR
Sélectionner le type de document
Menu Outils, Lettres et
publipostage, Assistant
∨ Menu Outils, Letttres et publipostage, Assistant fusion et publipostage fusion et publipostage

Le volet office s’affiche à droite de l’écran.

1ère étape :

Sélectionner le type de document que vous


souhaitez faire.

Pour passer à l’étape 2


Passer à l’étape suivante Cliquez sur Document
de base

Sélectionner le document de départ


2ème étape :

Indiquer l’emplacement de la future lettre


pour écrire le texte.

Cliquer pour passer à la 3ème étape :


Sélection des destinataires
Pour passer à l’étape 3
Cliquez sur Sélection
des destinataires

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Sélectionner les destinataires


3ème étape :

Permet de choisir une source de données


existante qui est composée d’une liste de
personnes déjà saisie.
Cliquer sur Parcourir pour choisir le
fichier existant

Permet de choisir une liste de personnes


parmi les personnes créées dans Outlook
express (logiciel de messagerie)

Permet de créer une source de données


dans un nouveau fichier.
Si vous choisissez cette option, à la place
de voir le mot Parcourir, le mot Créer
apparaît

Permet de rechercher la source de


données dans l’explorateur Windows

Ajouter des enregistrements à la source de données Pour créer une source de


données

Cliquez sur Saisie d’une


nouvelle liste

Cliquer sur le mot Créer Cliquez sur le mot Créer

Une autre fenêtre s’ouvre pour écrire les noms et les adresses des personnes.

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La fenêtre ci-dessous apparaît.

Les intitulés La liste des


de colonnes informations
se nomment correspond à
des champs un
enregistrement
Rechercher un
enregistrement
Permet d’ajouter ou de
supprimer un ou plusieurs
Saisir une champ(s).
nouvelle
personne
Cliquez sur Fermer
Cliquer sur le bouton
Fermer lorsque la saisie est
Supprimer un finie
Permet d’accéder
enregistrement à l’enregistrement
précédent ou Critères de tri sur Champs= intitulés de
suivant les enregistrements colonnes

Permet d’accéder au 1er ou


au dernier enregistrement
Cliquez sur le bouton
Pour supprimer ou rajouter un champ

Cliquez sur le bouton Personnaliser.


pour modifier des champs

La fenêtre ci-dessous s’ouvre.

Permet de rajouter
un champ à la liste
Permet de supprimer
un champ de la liste
Permet de donner un
nouveau nom à un
champ

Permet de changer la
disposition des champs Cliquez sur le bouton Ok
pour valider

Permet de valider le
changement

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Après avoir saisi la liste des personnes, cliquer sur le bouton Fermer.
Enregistrer votre source de données sous un nom et dans un emplacement précis.

La fenêtre ci-dessous s’ouvre avec la liste des personnes saisie.

Cliquer sur le triangle pour filtrer des


données Intitulés de colonnes = champs

Cliquez sur le bouton Ok


pour valider la source de
données
A cocher pour Cliquer sur le bouton
sélectionner les Permet de modifier un Ces lignes OK pour valider
enregistrements enregistrement représentent des
enregistrements

Les enregistrements sont saisis.


La source de données existe.

La source de données se nomme


test1.mdb

Permet de rajouter, de modifier ou


de supprimer des enregistrements
à l’intérieur de la source de
données

Cliquer sur Ecriture de votre lettre


pour passer à l’étape suivante.

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Ecrire votre courrier

∨ Utilisez l’assistant office situé à droite de l’écran

4ème étape :

Permet d’ajouter l’adresse


complète d’une personne, il s’agit
d’un enregistrement

Permet d’ajouter des lignes de


salutation à la lettre

Pour passer à l’étape 5


Permet d’insérer un par un les
champs existants Cliquez sur Aperçu de
vos lettres

Cliquer sur Aperçu de vos lettres pour passer à l’étape suivante.

5ème étape :

Permet de passer d’un


enregistrement à un autre dans la
lettre

Pour passer à l’étape 6

Cliquez sur Fin de fusion

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Fusionner le document

Dernière étape :

Permet d’imprimer les lettres


fusionnées

Permet de fusionner les lettres


dans un nouveau document

Lorsque vous cliquez sur Modifier les lettres individuelles, la fenêtre ci-dessous s’ouvre.

Tous les enregistrements sont pris en compte


pour la fusion

Seulement l’enregistrement en cours est pris


en compte pour la fusion

Sélectionner une partie des enregistrements


qui sera prise en compte lors de la fusion

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La barre d’outils du publipostage


Présentation de la barre d’outils du publipostage

Si la barre d’outils du publipostage ne s’affiche pas.


Menu Affichage, Barres
d’outils, Fusion et
∨ Menu Affichage, Barres d’outils, Fusion et publipostage publipostage

Préparation du document
Rechercher une entrée
principal

Ouvrir la source de données Vérifier la fusion

Fusion et publipostage : Fusionner vers un nouveau


Destinataires document

Insérer le bloc d’adresse Fusionner vers l’imprimante

Insérer la ligne de Fusionner avec un message


salutations électronique

Insérer les champs de fusion Fusionner avec une télécopie

Insérer un mot clé

Mode publipostage

Mettre les champs de fusion


en surbrillance

Faire correspondre les


champs

Propager les étiquettes

Premier

Précédent

Suivant

Dernier

Cette barre d’outils permet d’exécuter des commandes pour le publipostage au lieu d’utilise
l’assistant.

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Créer et utiliser des étiquettes


Menu Outils, Lettres et
publipostage, Assistant
Fusion et publipostage
∨ Menu Outils, Lettres et publipostage, Assistant Fusion et publipostage

Cocher l’option Etiquettes

Cliquer sur Document de


base pour passer à l’étape
suivante

Cliquer sur Options


d’étiquettes

La fenêtre ci-dessous s’affiche.

Liste des étiquettes


existantes

Informations sur les


dimensions des étiquettes

Informations sur les dimensions des étiquettes ainsi que le nombre


d’étiquettes qui se trouve sur un format A4

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La fenêtre ci-dessous apparaît.
Il est possible de modifier des paramètres d’une étiquette.

Ce sont les
dimensions
de l’étiquette
sélectionnée

Nombre d’étiquettes
que peut contenir
une feuille de format
A4

Marges du haut et de Espacement entre


gauche sont les étiquettes, de
présentes gauche à droite mais
aussi de haut en bas

Cliquez sur le bouton Ok.

Le document principal apparaît avec des encadrés d’étiquettes déjà tracés.

Pour passer à l’étape 3, cliquez sur Sélection des destinataires.

Ensuite, la démarche est la même


que pour créer une lettre.
Cliquer sur un des éléments que
vous souhaitez insérer dans les
étiquettes

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Utiliser le mot clé « si…alors…sinon »

Cliquez sur le bouton


∨ Cliquez sur le bouton de la barre d’outils du publipostage.

Puis
Sur l’option

Cliquer sur l’option Si...Alors…Sinon


Si…Alors…Sinon

La fenêtre ci-dessous s’ouvre Choisir le champ où vous voulez faire


le critère

Elément de comparaison

Le critère

Affichage du mot « Cher », dans le


cas où l’on trouve le mot « Mr »

Affichage du mot « Chère », dans


tous les autres cas. (Melle ou Mme)

Le mot clé Si se traduit :


Si dans le champ Titre, je trouve le mot « Mr », alors j’affiche le mot « Cher », sinon j’affiche le
mot « Chère ».

On retrouve le mot « Cher ». Si vous


voulez que le mot « Cher » change
d’orthographe suivant si la personne
concernée par la lettre est une femme
ou un homme, le changement se
ferait automatiquement

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Utiliser une source de données existante

Cochez l’option

Utilisation d’une liste


existante

Cocher cette option pour rechercher


une source de données existante.

Cliquez sur Parcourir

Cliquer sur Parcourir pour aller


chercher dans l’exploreur Windows, la
source de données

Cliquez sur Parcourir, la fenêtre ci-dessous s’affiche.

Sélectionner le
fichier qui possède
la source de
données que vous
avez besoin

Sélectionner le
type de fichier (par
exemple un fichier Choisissez le type de
word, excel,…) fichiers
pour rechercher
plus facilement le
bon fichier

Sélectionner le
type de fichier (par
exemple un fichier
word, excel,…).

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