Procesos de Negocio y Modelamiento de

   

SEMANA  3
PROCESOS DE NEGOCIO  
 
 

 
 
 
 

 
 
 

 
 
 
 

 
 
 

 
 
 
 

 
 
 
   

[ AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS BPM ]

  

OBJETIVO  UNIDAD  2:  

 
Procesos   de   Negocio,   Modelamiento   de   procesos   de   Negocio   y   Notación   BPM   (BPMN   –  
Business  Process  Model  Notation).  
 
PROCESOS  DE  NEGOCIO  Y  MODELAMIENTO  DE  
PROCESOS  DE  NEGOCIO  
 
ÍNDICE  
 

1. Introducción  
2. Los  modelos  de  procesos  de  negocio  
3. Incorporación  de  los  modelos  de  negocio  en  una  Suite  (BPMS)  
4. Categorías  de  los  procesos  de  negocio  
5. Elementos  clave  de  un  buen  modelo  de  negocio  en  una  Suite  (BPMS)  
6. Bibliografía  
 
1. INTRODUCCIÓN  

La   metodología   BPM   (Business   Process   Management)   requiere   unos   conocimientos  

específicos  en  términos  de  conocimientos  del  enfoque  de  los  procesos  y  de  la  importancia  y  
la   relevancia   que   tienen   estos   en   las   etapas   de   implementación   de   este   tipo   de   proyectos   en  
las  organizaciones.  
 
Es   por   esto,   que   se   estudiarán   en   detalle   las   relaciones   entre   los   procesos   de   negocio,   con   el  
objetivo   de   realizar   una   excelente   primera   etapa   del   ciclo   de   vida   BPM   que   es   el  
modelamiento  de  los  procesos  de  negocio  en  un  BPMS  o  Suite.    
 
Por   lo   tanto,   en   esta   semana   estudiaremos   en   detalle   el   modelamiento   de   procesos   y   la  
importancia   que   estos   tienen   en   la   implementación   de   proyectos   que   involucren   la  
metodología  BPM.    
 
METODOLOGÍA  
 
Durante   el   desarrollo   del   módulo,   estarán   disponibles   los   diferentes   recursos   que   nos  
permitirán  abordar  esta  nueva  metodología.    
 
Para   entender   los   conceptos   se   deben   realizar   las   diversas   actividades   semanales,   con   el  
objetivo   de   lograr   un   adecuado   aprendizaje   de   las   diferentes   unidades   y   por   consiguiente,  
una  clara  comprensión  y  aprendizaje  del  módulo.  

 
2   [ POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO ]
  

2. LOS  MODELOS  DE  PROCESOS  DE  NEGOCIO  

La   metodología   BPM   se   centra   en   el   mejoramiento   continuo   de   los   procesos   de   negocio   por  

medio   de   la   sinergia   y   sincronización   de   las   tecnologías   empresariales,   con   el   objetivo   de  
automatizarlos   y   volverlos   más   eficientes.   El   modelo   de   los   procesos   de   negocio   busca  
visualizar  y  modelar  los  procesos  de  acuerdo  a  las  necesidades  reales  de  las  organizaciones.  
 
Por   lo   tanto,   cuando   nos   centramos   en   este   modelo,   debemos   establecer   cómo   se   deben  
realizar  los  procesos  de  negocio  definiendo  mejores    “Formas”  o  prácticas  para  realizarlos.  
Debido   a   esto,   se   deben   definir   cuáles   son   las   necesidades   de   personal   y   que   tipo   de  
capacitación  requieren.  
 
Adicionalmente,  permite  una  estandarización  de  los  procedimientos  utilizados,  por  lo  que  la  
comunicación  entre  los  colaboradores  de  las  organizaciones  es  cada  vez  más  efectiva.  
 
Si  tenemos  en  cuenta  lo  mencionado  anteriormente  junto  con  la  perspectiva  del  modelo  de  
procesos  de  negocio,  nos  damos  cuenta  de  que  durante  esta  definición  de  requerimientos  y  
necesidades   de   recursos   en   las   organizaciones   se   realiza   con   el   objetivo   de   buscar   e  
implementar   el   ciclo   de   vida   de   la   metodología   BPM,   donde   nos   basamos   en   un   ciclo   de  
mejoramiento  continuo  buscando  siempre  la  optimización  de  los  procesos  de  negocio.  
 
Por   lo   tanto,   es   importante   que   las   organizaciones   conozcan   completamente   sus   procesos  
de   negocio.   En   esta   etapa   de   autoconocimiento   y   descubrimiento,   se   deben   identificar  
algunos  factores  como  lo  son:    

- ¿Cuáles  actividades  del  proceso  de  negocio  son  realmente  necesarias?,  es  decir,  tal  
como  se  realiza  el  proceso  actualmente,  ¿Es  adecuada  esta  secuencia  de  actividades?    
 
- ¿Quién  debe  ejecutar  estas  actividades?  
 
- ¿Quién  o  quiénes  deben  ser  el  o  los  dueños  del  proceso  de  negocio?  
 
- ¿Qué   habilidades   requieren   los   colaboradores   que   realizan   estas   actividades?  
¿Requieren  algún  tipo  de  capacitación?  
 
- ¿Qué   resultados   se   esperan   del   proceso   de   negocio?   ¿Cómo   se   debe   monitorear   el  
desempeño   del   proceso?   ¿Cuánto   debería   durar     cada   una   de   las   actividades   del  
proceso?  ¿Cuánto  debería  durar  el  proceso  de  negocio  en  su  totalidad,  es  decir,  para  
procesar  una  entidad?  
 
- ¿Qué  actividades  se  pueden  automatizar?  ¿Qué  actividades  se  deberían  automatizar?  

 
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Otra   de   las   preguntas   que   se   deberían   realizar   las   organizaciones   en   esta   etapa   de  
descubrimiento   y   autoconocimiento   de   los   procesos   de   negocio,   aunque   no   tan   obvia,  
debería  ser:  

- ¿Cuáles   de   los   procesos   de   negocio   actuales   se   deberían   Subcontratar?   En   términos  

de   la   metodología   BPM,   ¿Cuáles   de   los   procesos   de   negocio   se   deberían   hacer   “In  
House”  y  cuales  se  deberían  hacer  con  “Outsourcing”?  

Es   muy   importante   realizarse   esta   última   pregunta,   ya   que,   algunas   veces   es   más   económico  
subcontratar   procesos   de   negocio   que   la   propia   implementación   de   una   metodología   de  
mejoramiento   de   los   procesos.   Esto   es   muy   importante,   ya   que,   la   implementación   de  
tecnologías   que   automaticen   los   procesos,   así   como   la   capacitación   y   el   cambio   de  
paradigmas   organizacionales   supone   unas   altas   inversiones   económicas   con   horizontes   de  
planeación   y   ejecución   de   los   proyectos   en   un   mediano   y   largo   plazo,   por   lo   que   muchas  
veces  se  deben  tomar  las  decisiones  desde  el  punto  de  vista  económico,  para  no  afectar  la  
actividad  principal  del  negocio.  
 
Adicionalmente,  se  deben  analizar  los  riesgos  del  Outsourcing,  ya  que  muchas  veces  puede  
ser   causal   de   fugas   o   pérdidas   de   información   de   gran   valor   para   la   compañía,   perdiendo  
ventajas  competitivas  frente  a  la  competencia.  
 

3. INCORPORACIÓN  DE  LOS  MODELOS  DE  NEGOCIO  EN  UNA  SUITE  (BPMS)  

Una   vez   se   han   analizado   y   comprendido   completamente   los   procesos   de   negocio   de   las  
organizaciones,   podemos   comenzar   a   implementar   estos   por   medio   del   ciclo   de   vida   de   la  
metodología  BPM,  que  se  compone  de  4  etapas  que  son:  

1. Modelado  del  proceso  de  negocio  

 
2. Ejecución  del  proceso  de  negocio  
 
3. Monitoreo  del  proceso  de  negocio  
 
4. Optimización  del  proceso  de  negocio.  

Se   debe   tener   en   cuenta   que,   esta   implementación   se   realiza   incorporando   el   proceso   de  

negocio   en   una   herramienta   tecnológica   conocida   como   Suite   o   BPMS,   por   lo   que   es   en   este  
punto  cuando  se  decide  esta  incorporación.  
 
Pero  existen  algunos  aspectos  clave  en  esta  incorporación.  Estos  se  pueden  definir  como:  
 

 
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- Rigurosidad  en  el  modelamiento:  Cuando  se  realiza  el  modelamiento  de  un  proceso  
de   negocio   en   una   Suite   (BPMS),   se   debe   tener   una   mayor   rigurosidad   que   en   el  
análisis   anterior   del   proceso   de   negocio,   ya   que,   en   esta   etapa   se   definen   los  
rediseños   al   proceso   y   se   definen   nuevos   criterios   en   el   modelo,   como   lo   son   las  
nuevas   reglas   de   negocio   y   los   recursos   necesarios   para   este   nuevo   proceso.  
Adicionalmente,   se   definen   ciertas   reglas,   que   se   conocen   como   las   reglas   de  
escalamiento,  donde  se  definen  el  o  los  dueños  del  proceso  de  negocio,  quienes  serán  
los  responsables  del  correcto  funcionamiento  del  proceso.  
 
- Estandarización   en   la   notación   de   modelamiento:   Cuando   se   implementan   los  
procesos   de   negocio   en   una   Suite,   es   importante   que   se   genere   una   herramienta  
unificada   para   que   todos   estén   sincronizados   con   el   mismo   lenguaje.   Es   decir,   se  
requiere   de   un   mecanismo   de   fácil   conocimiento   para   todos   los   involucrados   en   el  
proceso  de  modelamiento  de  los  procesos  de  negocio,  con  el  objetivo  de  que  todos  
conozcan   que   significa   un   proceso   en   la   etapa   de   modelamiento,   sin   que  
necesariamente  lo  conozca  en  profundidad  y  le  permita  comprender  como  funciona  
el   proceso.   Para   esto,   se   utiliza   una   herramienta   que   bajo   la   metodología   BPM   se  
conoce   como   BPMN,   que   por   sus   siglas   en   ingles   significa   Business   Process   Model  
Notation  o  Notación  de  los  modelos  de  procesos  de  negocios.  Ahí  radica  la  importancia  
de   esta   notación   y   se   fundamenta   en   la   estandarización   de   los   procedimientos   de  
trabajo.    

 
Nota:  A  pesar  que  la  notación  de  la  metodología  BPM  se  verá  con  más  detalle  en  la  siguiente  
unidad,  es  importante  conocer  que  las  categorías  de  los  procesos  de  negocio  se  basa  en  esta  
notación  y  que,  hasta  este  punto,  no  se  requerirá  conocimiento  alguno  sobre  la  notación.  
 

4. CATEGORÍAS  DE  LOS  PROCESOS  DE  NEGOCIO  

Bajo  la  Notación  de  la  metodología  (BPMN),  los  procesos  de  negocio  se  denotan  en  la  Suite  
en   su   etapa   de   modelamiento   por   medio   de   elementos   gráficos.   Estos   elementos   pueden  
significar   actividades,   eventos,   compuertas,   secuencias   de   flujo,   entre   muchas   otras  
situaciones   de   los   procesos   de   negocio.   A   continuación   se   presenta   una   representación   de  
dos  procesos  de  negocio  en  su  etapa  de  modelamiento,  utilizando  la  notación  BPMN:  
 
 

 
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1  -­‐  Representación  de  un  proceso  de  Negocio  utilizando  la  notación  BPMN.  Fuente:  Google  
 
 

 
2  -­‐  Representación  de  un  proceso  de  Negocio  utilizando  la  notación  BPMN.  Fuente:  Google  
 
Teniendo   en   cuenta   esta   notación   y   representación   para   los   procesos   de   negocio,   es  
importante   definir   qué,   la   notación   BPMN   soporta   2   categorías   distintas   de   procesos   de  
negocio,   con   el   objetivo   de   definir   su   visualización.   Estas   categorías   son     denominadas  
orquestación  y  coreografía.  A  continuación  se  presentan  cada  una  de  estas  categorías.  

- Categoría  de  Orquestación  (Orchestration  Category):  La  orquestación  de  los  procesos  
de   negocio   brinda   una   visualización   detallada   de   las   actividades   realizadas   en   los  
procesos   y   sus   restricciones   de   ejecución.   Se   debe   tener   en   cuenta   que   solo   hacen  
referencia   a   un   solo   proceso   de   negocio   y   que,   en   un   solo   diagrama   BPMN   puede  
haber   más   de   1   orquestación   o   proceso   de   negocio   pero   cada   uno   de   estos   está  

 
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contenido  en  un  contexto  definido,  conocido  como  Scope.  A  continuación  se  presenta  
una  representación  de  un  proceso  de  negocio  utilizando  la  notación  BPMN:  
 

 
3-­‐  Orquestación  de  Procesos  de  Negocio  BPMN.  Fuente:  Bizagi  
 

- Categoría   de   Coreografía   (Choreography   Category):   En   la   categoría   anterior,   se  

presentaron   las   limitaciones   de   ejecución   entre   las   actividades   de   un   proceso   de  
negocio  dado  y  que  estas  pueden  ser  capturadas  por  la  orquestación  de  procesos  de  
negocio.   Sin   embargo,   la   relación   entre   actividades   de   los   procesos   de   negocio   no  
solo  existen  en  un  mismo  proceso  orquestación,  sino  también  entre  las  actividades  de  
distintos  procesos  de  orquestación.  
 
Esta   relación     se   puede   definir   como   una   secuencia   de   actividades   entre   sí,   por  
ejemplo,   mediante   el   envío   y   recepción   de   mensajes   entre   varios   participantes   de  
diferentes  procesos  de  orquestación.  
 
Por   lo   tanto,   podemos   definir   un   proceso   de   coreografía   como   la   relación   de  
actividades   entre   distintos   proceso   de   orquestación,   es   decir,   los   procesos   de  
coreografía  se  dan  entre  los  procesos  de  orquestación.  
 
A  continuación  se  presenta  una  representación  de  un  proceso  de  negocio  utilizando  
la  notación  BPMN:  
   
 
 
 
 

 
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4  -­‐  Coreografía  entre  Procesos  de  Negocio  BPMN.  Fuente:  Bizagi  
 
 
5. ELEMENTOS  CLAVE  DE  UN  BUEN  MODELO  DE  NEGOCIO  EN  UNA  SUITE  (BPMS)  

Es   muy   importante   aclarar   que   en   la   etapa   de   modelamiento,   se   debe   realizar   una  

verificación  exhaustiva  del  proceso  de  negocio  que  se  está  analizando,  ya  que,  si  se  realiza  un  
incorrecto  modelamiento  de  los  procesos  de  negocio  con  sus  actividades,  las  relaciones  y  sus  
restricciones,   los   resultados   van     a   ser   errados   en   términos   del   desempeño   del   sistema,   ya  
que   este   no   refleja   la   realidad   del   proceso   de   negocio.   Adicionalmente,   en   la   etapa   de  
modelamiento  no  existe  un  único  modelo  correcto,  ya  que  las  relaciones  y  la  secuencia  lógica  
de  actividades  y  restricciones  se  puede  realizar  de  distintas  maneras,  dadas  las  facilidades  de  
las  Suites  de  modelamiento.    
 

 
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También,   pueden   ocurrir   situaciones   en   que   la   definición   del   modelo   con   respecto   a   la  
notación  BPMN  es  incorrecta,  lo  que  lleva  a  implementaciones  en  las  Suites  que  no  funcionan,  
por  lo  que  es  indispensable  estudiar  esta  notación  de  forma  exhaustiva,  cosa  que  se  realizará  
en  la  siguiente  semana.  
 
Usualmente,  en  la  vida  real,  los  procesos  de  negocio  son  demasiado  difíciles  de  representar  
en   su   totalidad,   por   las   relaciones   entre   actividades,   con   otros   procesos   de   negocio   y   por   las  
reglas   de   negocio.   Por   lo   tanto,   en   estos   casos   se   recomienda   descomponer   el   proceso   de  
negocio   en   algunos   más   sencillos,   utilizando   las   categorías   anteriores,   con   el   objetivo   de  
cumplir   dos   propósitos.   El   primero   es   que   sea   fácil   de   usar   por   los   usuarios   y   los   analistas   de  
la   implementación.   El   segundo   objetivo   es   aún   más   importante,   y   es   que   se   busca   modelar   e  
implementar   procesos   que   sean   factibles   de   automatizar,   debido   a   las   limitaciones   de  
recursos  en  las  organizaciones  (Tecnológicos,  Económicos,  Personal,  etc.).  
 
Adicionalmente,  algunos  de  los  elementos  clave  y  deseables  en  un  buen  modelo  pueden  ser:  

- El  modelo  debe  ser  una  representación  del  proceso  de  negocio.  

 
- Debe  ser  preciso,  en  términos  de  las  relaciones  de  actividades  y  de  las  restricciones  de  
operación.  
 
- El   modelo   debe   permitir   la   predicción   de   la   operación   del   proceso   de   negocio   bajo  
ciertas  circunstancias.  
 
- En  lo  posible,  realizar  una  implementación  simplificada  del  proceso  de  negocio,  con  el  
objetivo  de  que  esta  implementación  sea  entendible  por  cualquier  usuario  y  sea  útil.  
 
 
6. BIBLIOGRAFÍA  
 
• WESKE,   M.   Business   Process   Management.   Concepts,   Languages,   Architectures.   Springer,  
2007  
• http://www.bizagi.com  

 
Reseña  (resumen):    
Con   esta   lectura   se   da   una   introducción   al   modelamiento   de   los   procesos   de   negocio   en   una  
Suite  (BPMS)  y  la  importancia  que  tiene  esta  etapa  en  la  implementación  de  la  metodología  
BPM.  Adicionalmente,  se  da  una  descripción  de  las  relaciones  entre  los  diferentes  procesos  
de  negocio  de  las  organizaciones  por  medio  de  los  conceptos  de  procesos  de  orquestación  y  
de   coreografía   y   se   presenta   la   importancia   del   correcto   análisis   y   abstracción   de   los  
procesos,  con  el  objetivo  de  realizar  un  adecuado  modelamiento  de  los  procesos  de  negocio.  

 
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Además,   se   presenta   una   breve   introducción   de   la   Notación   BPMN   y   de   su   importancia,   a  

pesar  que  este  tema  se  verá  en  la  siguiente  lectura.    
 
 
 
 

 
 

 
 
 
 

 
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