Alzaris

Cloud Invent
Guía de inicio rápido

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Contenidos
1. Descripción ..............................................................................................................................................................3

2. Dashboard ...............................................................................................................................................................4

3. Elementos ................................................................................................................................................................5
3.1. Detalles de un elemento ................................................................................................................................................................6

4. Alertas .....................................................................................................................................................................7

5. Software...................................................................................................................................................................8

6. Filtros .......................................................................................................................................................................9

7. Mapa ......................................................................................................................................................................10

8. Informes..................................................................................................................................................................11

9. Usuarios ..................................................................................................................................................................12

10. Grupos ..................................................................................................................................................................13

11. Ajustes ..................................................................................................................................................................14

12. Descargas .............................................................................................................................................................19

13. Bajas .....................................................................................................................................................................20

14. Búsquedas ............................................................................................................................................................21

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Esta guía recoge los aspectos más
relevantes y necesarios para comenzar a
sacar provecho de Alzaris Cloud Invent sin
necesidad de invertir demasiado tiempo.
Alzaris Cloud Invent es una solución para el
inventario de activos principalmente
informáticos que se actualiza de manera
automática, es independiente de la
localización geográfica de los activos y
pretende ser de un uso muy sencillo.
Así mismo esta solución no es una
herramienta de gestión de almacén, o al
menos no lo pretende en un primer
momento.
La principal ventaja de Alzaris Cloud Invent
es el hecho de que está basada en una
infraestructura en nube, es decir, usted no
tendrá que montar ningún servidor, ni
ocuparse de su mantenimiento o
actualizaciones ya que Alzaris Technology
se encarga de ello.

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Para la gestión de su inventario usted
cuenta con una consola de gestión basada
en tecnología Web. Su acceso se puede
realizar desde cualquier terminal que
cuente con acceso a Internet.
Con el fin de poder mantener este
inventario siempre actualizado deberá
instalar un agente en cada dispositivo a
controlar. Este agente es compatible con
los siguientes sistemas operativos:
Windows
Android
iOS
También se pueden incluir en el inventario
impresoras SNMP o elementos añadidos de
manera manual. Estos elementos son
llamados “no gestionados”.
1. Descripción

Esta consola web le permitirá de una
manera muy sencilla tener un control
centralizado y actualizado.
Se pone a su disposición un dashboard o
panel principal para que de manera rápida
detecte posibles incidencias y proceda a su
corrección.
La herramienta provee de una serie de
informes ideados con la vista puesta en el
control de sus activos.
Incluye herramientas de búsquedas muy
potentes pero a la vez sumamente sencillas
de utilizar y por supuesto con la capacidad
de crear filtros que mostrará la información
actualizada al último minuto.
Esperamos que la solución le ayude en su
día a día y que llegue a resultarle
imprescindible.
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El dashboard es lo primero que verá cada vez
que acceda a la consola de gestión.
Tiene la finalidad de informarle acerca de los
aspectos más importantes de su inventario de
tal modo que usted pueda detectar
rápidamente problemas.
Además le proporciona acceso rápido a la
información mostrada, a través de un simple
click.
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2. Dashboard

Los puntos en los que el dashboard pone el foco son:
Conexiones: gráfico agrupado por los tiempos de conexión de los agentes de inventariado
instalados en sus equipos.
Versiones de agentes: gráfico agrupado por las versiones de los agentes de inventariado
instalados en sus equipos.
Tipos de elementos: gráfico agrupado por los tipos de elementos integrados en la consola
(ejemplo: equipos Windows, impresoras SNMP, dispositivos Android, etc).
Versiones de sistemas operativos: gráfico agrupado por los tipos de sistemas operativos
instalados en sus dispositivos Windows, Android o iOS.
Caducidad de garantías: gráfico agrupado por la fecha de finalización de las garantías de
todos sus activos inventariados.
Antivirus: gráfico agrupado por el nivel de seguridad de su antivirus. Dependerá de si
estas protecciones están activadas y al mismo tiempo actualizadas.
Tipos de elementos no gestionados: gráfico agrupado por los tipos de elementos dados
de alta manualmente.
Modelos de elementos no gestionados: gráfico agrupado por los diferentes modelos de
los elementos no gestionados.
Top 5 hardware: gráfico agrupado por los diferentes tipos de hardware de elementos
gestionados.
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La vista de elementos le permite tener una
visión rápida de sus activos, agrupados tal y
como usted quiera.
3. Elementos

Los puntos más importantes aquí son:
Grupos: desde aquí podrá seleccionar qué parte del inventario quiere ver. Los grupos se
pueden generar desde el menú de grupos. También podrá seleccionar si quiere ver los
elementos incluidos en los subgrupos.

Menú de acciones:
Actualizar la información que aparece en la página.

Localizar el/los elementos en un mapa (iOS o Android).

Cambiar el/los elementos de grupo.

Eliminar el/los elementos seleccionados.

Añadir un elemento no gestionado.

Filtros de tipo de elemento: seleccionando cualquiera de los tipos que ahí aparecen se
aplicará un filtro automático, de tal forma que sólo aparecerán los elementos de ese tipo.

Títulos: seleccionado cualquiera de los títulos (Nombre, Usuario, Modelo o Ultima

conexión) podrá ordenar rápidamente todos los elementos que tenga visibles.

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3.1. Detalles de un elemento


Seleccionado cualquiera de los elementos Menú de acciones:

accederá al detalle de cualquiera de ellos.
Cambiar el elemento de grupo.

Dependiendo del tipo de elemento obtendrá Eliminar el elemento.

diferente información, como por ejemplo
Configurar las opciones de este elemento (sólo Windows). Las opciones aquí presentes
parches de Sistema Operativo, localización
del dispositivo o los diferentes detalles sobre se explican en el siguiente punto.
el almacenamiento.
Generar una etiqueta con la información básica del elemento y un código QR que

permite acceder a la información del elemento con un lector.

Localizar el dispositivo en un mapa (sólo Android e iOS).

Configuración:

Impresoras SNMP: esta opción le permite designar a este equipo Windows como
“buscador” de impresoras SNMP en su red. Tan sólo tendrá que decirle la dirección IP o
rangos donde ha de buscar, siempre en formato IPv4.
Distribuir agente: esta opción designa a este equipo como punto de distribución de
agentes. Será el equipo encargado de buscar otros equipos Windows dentro de la red e
instalar el agente de manera silenciosa. Es importante que esta tarea la realice un equipo
seguro como por ejemplo un servidor. Para realizar esta tarea se le pedirá un usuario y
contraseña que deberá tener privilegios de administración sobre los equipos en los que
quiera instalar el agente de inventariado.

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Las alertas le permiten estar informado en
cuanto un agente de inventariado detecte un
dato que usted puede considerar anómalo.
Estas alertas son totalmente configurables.
Para ello diríjase al área de alertas.
Como podrá ver existen unas cuantas alertas
creadas por defecto que seguramente le
pueden resultar interesantes.
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4. Alertas

Las alertas cuentan con cuatro áreas importantes:
Estadísticas: en este área se muestran una serie de gráficas que ayudarán a identificar
posibles incidencias a través de una línea cronológica o unas gráficas de tartas que indican
los equipos con mayor número de alertas o las que en mas ocasiones han sido disparadas.
Alertas: desde aquí podrá crear, editar, eliminar o deshabilitar alertas. El proceso de
creación o edición se lleva a cabo a través de un asistente muy sencillo de utilizar.
Registro: en esta sección tiene un log detallado de todas las alertas que han sido
disparadas a lo largo del tiempo. Además se proporcionan una serie de herramientas que
permiten una búsqueda rápida en este registro además de poder editar ciertos aspectos
como por ejemplo su estado o añadir notas a la alerta.
Notificaciones: podrá dar de alta nuevos identificadores de envío de alertas a través de los
conocidos sistemas de Pushover o Pushbullet. Esto le permitirá recibir avisos instantáneos
en sus dispositivos móviles para estar al tanto de cualquier incidencia.
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Desde aquí podrá conocer de una manera
muy sencilla y rápida qué aplicaciones están
instaladas en sus dispositivos Windows o
Android y sabrá su estado de actualización.

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5. Software

La información que aquí aparece se divide de la siguiente manera:
1. Primer nivel:
Nombre de la aplicación: hay que tener en cuenta que en ocasiones el fabricante del
software decide añadir al nombre de la aplicación la versión del mismo. No es algo que
esté recomendado pero puede ocurrir.
Versiones: número de versiones diferentes de esta misma aplicación.
Elementos: número de dispositivos que tienen instalados esta aplicación.
2. Segundo nivel: aquí se detallan las versiones referenciadas en el primer nivel.
3. Tercer nivel: listado de los elementos que tienen instalada la aplicación y la versión
referenciada en el segundo nivel.
Además se proporciona una herramienta de filtrado para que sea mucho más sencillo
encontrar lo que se necesita.
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6. Filtros

Los filtros le proporcionan una forma muy A pesar de la potencia de estos filtros son muy sencillos de crear gracias al asistente. Este
potente de encontrar aquello que busca. asistente necesita la siguiente información:

Los resultados de los filtros se muestran de Nombre: cada filtro debe tener un nombre. Este nombre no tiene por qué ser único.
manera dinámica, es decir, en el momento de
mostrar el resultados se actualizan Descripción: este campo es opcional. Se recomienda aportar una descripción para que en
automáticamente con la información del el caso de que exista un número elevado de filtros sea fácil su localización.
último minuto registrada en la nube de Alzaris
Cloud Invent.
 Tipo de unión de condiciones: aquí se nos permite decidir si los resultados que queremos
obtener deben contener todas las condiciones (AND) o bastará con que cumplan tan sólo
una de ellas (OR).

Condiciones: aquí es donde deberemos ir añadiendo cada una de las condiciones que se
deberán cumplir para obtener los resultados que buscamos. Existen más de treinta campos
diferentes por lo que podemos buscar. Hay que tener en cuenta que los valores buscados
aquí no son sensibles a las mayúsculas y minúsculas.

Cualquiera de los filtros generados pueden ser eliminados o editados a posteriori.

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7. Mapa

Mapa es la funcionalidad más sencilla de utilizar de toda la
solución Alzaris Cloud Invent.

No requiere de ningún tipo de configuración por su parte.

Simplemente habiendo instalado el agente de inventariado
sobre los equipos Android o iOS reportarán automáticamente
y cada cierto tiempo (no lo hacen de manera continuada)
información sobre su geolocalización.

Esta geolocalización puede ser obtenida de diferentes

maneras, dependiendo del propio terminal. Por ejemplo
puede ser obtenida a través de triangulación de antenas de
telefonía, antenas WiFi cercanas o incluso a través del propio
GPS. Esto también se hace de manera automática.

En el caso de que no se quiera obtener esta información de

algún terminal se podrá quitar el permiso desde los ajustes del
propio dispositivo.

Incluso si no se quisiera obtener esta información de ningún

dispositivo de la empresa se podrá desactivar de manera
general desde el menú de Ajustes > Privacidad > Guardar
información sobre la localización de los elementos en la base
de datos.

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8. Informes


Alzaris Cloud Invent cuenta con una serie de

informes predefinidos con los que podrá
extraer información muy interesante.

Esta información se puede extraer tanto en

formato PDF como CSV, ayudando a la
integración con otros sistemas de
inventariado.

Todos los informes están referidos a todos los

dispositivos que aparecen en el inventario,
siempre y cuando tengan información
relevante referida al informe seleccionado.

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Una de las características de la plataforma es
la de ser multiusuario, es decir, se permite la
creación de diferentes usuarios de acceso a la
información y gestión del sistema con el fin
de no tener que compartir su contraseña.
Además también se permite la asignación de
roles a estos usuarios, pudiendo limitar el
acceso a la información a ciertas acciones que
no se podrán llevar a cabo.
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9. Usuarios

Uno de los requisitos durante la creación de usuarios es el establecimiento de una contraseña
segura con los siguientes requisitos mínimos:
Deberá tener entre 8 y 20 caracteres.
Deberá contener letras mayúsculas y minúsculas.
Deberá contener números.
Deberá contener algún carácter alfanumérico elegido entre: @ # $ - _ %
El usuario de acceso debe tener una nomenclatura de correo electrónico.
Se puede configurar una fecha de caducidad para los usuarios, ideal para dar acceso temporal
a algún usuario, como por ejemplo un partner que nos ayudará a resolver una incidencia.
La solución permite la creación de roles personalizados, dando a elegir entre más de 20
permisos diferentes. Además incluye 3 roles predefinidos:
Control total: este rol permite el acceso a todas las áreas y a todas las acciones
disponibles en la solución sin ninguna limitación.
Monitorización: este rol permite la visualización de todos los datos, acceso a los
informes e incluso la ejecución de filtros pero impide la ejecución de acciones como el
borrado de elementos, edición de usuarios, gestión de ajustes y otros.
Instalador: este usuario sólo tiene acceso al área de descargas de instaladores de
agentes.
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Para una mayor facilidad de gestión la
consola web permite la creación de diferentes
grupos organizativos.
Todos los grupos cuelgan de una raíz que es
la empresa. A su vez estos grupos pueden
contener subgrupos, dándole así unas
mejores posibilidades organizativas.
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10. Grupos

La creación de un grupo es una tarea tan sencilla como pinchar en el botón “Crear grupo
nuevo” y darle un nombre.
Se pueden efectuar una serie de acciones sobre los grupos y subgrupos:
Cambiar el nombre del grupo.
Eliminar el grupo: eliminará el grupo y todos los elementos que estén en ese grupo
pasarán al grupo directamente superior.
Código QR: muestra un código QR que le ayudará en la integración de múltiples
dispositivos iOS o Android de una manera más rápida. Esta opción tiene una serie de
ajustes adicionales detallados en el apartado “10. Ajustes”.
Descargar el instalador para Windows: este instalador está personalizado para cada
grupo, de tal forma que cada vez que realice una instalación con este fichero el equipo
aparecerá directamente en el grupo seleccionado.
Enviar el instalador para Windows: genera un enlace personalizado para este grupo y
abre su cliente de correo electrónico para que pueda mandar este enlace a un usuario.
El usuario al que le manda este correo deberá tener privilegios de administración sobre
su equipo para poder realizar la instalación.
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Desde aquí podrá definir diferentes ajustes
personalizados.
Estos ajustes están divididos en secciones,
dependiendo de dónde van a afectar estos
cambios.
A continuación describimos qué hacen cada
uno de estos ajustes.
 elementos.
11. Ajustes

Usuario:
Los ajustes que aparecen aquí afectarán únicamente al usuario con el que se ha accedido a la
consola web.
Número de elementos mostrados en cada página por defecto: este será el número
de dispositivos integrados que verá cada vez que acceda a la consola web. Este número
se puede cambiar puntualmente desde la propia pantalla en la que esté viendo los
Idioma: podrá elegir entre los diferentes idiomas de visualización que soporte la
consola.

Sistema:

Estos ajustes afectarán a todos los usuarios y a todo su sistema:

Texto usado como prefijo: texto que será añadido como prefijo al nombre de un
dispositivo Android o iOS que sea integrado desde la opción de “Código QR” de la
gestión de Grupos.

Generación automática de números para el sufijo: al igual que la opción anterior

desde aquí podrá seleccionar si quiere que el sistema asigne de manera automática un
prefijo numérico al nombre al integrarlo en el sistema.

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Restringir el acceso por IP: esta opción le permite definir desde
qué direcciones IP públicas se podrá acceder a la consola web.
Debe tener mucho cuidado al usarse esta opción ya que si no
incluye la suya propia no podrá volver a acceder al sistema. Estas
direcciones han de ir en formato CIDR y ser IPv4. Se pueden
añadir IP’s únicas o rangos enteros.
Eliminación automática de elementos que llevan varios días sin
conectarse: esta opción habilita o deshabilita el eliminado
automático de elementos que lleven varios días sin conectarse. El
número de días en concreto se establece en el siguiente punto.
Proxy:
Si en su organización es necesario utilizar un proxy para la salida a
Internet deberá configurar los siguientes parámetros:
Agentes:
Nombre o dirección IP del proxy: si opta por poner el nombre
en lugar de la dirección IP de su proxy se recomienda introducir
el nombre completo (por ejemplo proxy.empresa.local).
Puerto: puerto utilizado en su proxy para la conexión de
equipos clientes.
Usuario: si su proxy requiere autenticación de usuarios para
habilitar la salida a Internet necesitará configurar este apartado.
Los tipos de autenticación soportados son autenticación básica
y NTLM.
Contraseña: contraseña del usuario anteriormente
mencionado.
Usar gateway por defecto en caso de no encontrar el
proxy: esta opción permite al agente de inventariado salir
directamente a Internet (a través de la puerta de enlace
configurada) en caso de que el proxy no esté accesible. Se
recomienda sobre todo en el caso de que existan equipos que
en ocasiones estén fuera de la red corporativa.
Intervalo mínimo de conexión de agentes: desde aquí podrá
configurar el tiempo mínimo que tiene que transcurrir entre una
comunicación del agente de inventariado y la siguiente.
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Privacidad: Campos personalizados:

Si le preocupa la privacidad de sus datos desde aquí podrá regular

qué tipos de datos se guardarán en la nube de Alzaris Cloud Invent.
En concreto podrá regular los siguientes elementos:
Geolocalización: sus equipos Android e iOS por defecto envían
información de su geolocalización (esto es longitud y latitud)
cada cierto tiempo (no lo hacen continuamente). Si prefiere que
esta información no sea guardada podrá hacerlo desde aquí.
Nombres de usuarios: durante el inventariado de equipos
Windows se extrae información sobre los usuarios que están
validados en sus equipos. Si desea que esta información no se
registre simplemente configúrelo aquí.
Grupos de usuarios: al igual que la información de usuarios
también se registra información sobre los grupos
pertenecientes a estos usuarios. De la misma manera usted
podrá evitar la recopilación de estos datos configurando
convenientemente esta opción.
No existe ninguna herramienta de inventariado capaz de ajustarse al
100% a las necesidades de cada empresa. Pero con los campos
personalizados si que al menos podrá personalizar ciertos campos
para todos los dispositivos de su compañía.
La herramienta incorpora hasta 5 campos personalizables que usted
podrá rellenar manualmente para cada dispositivo. Lo que usted
introduzca en estos campos dependerá de usted mismo y sus
necesidades.
En esta opción de configuración lo que usted va a modificar es el
título de estos 5 campos personalizables, de tal forma que le sea
mucho más sencillo reconocer la información que contienen.
Algunos casos de uso pueden ser:
• Teléfono.
• Ubicación dentro del edificio.
• Correo electrónico del usuario al que pertenece el dispositivo.
• Nombre completo del usuario.
• Etc.

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Importar datos:
Como ya se ha explicado usted puede introducir manualmente
cualquiera de los campos personalizados de un dispositivo, pero
quizás le pueda resultar más útil y rápido hacer esto desde un fichero
preparado para ello.
El fichero deberá ser de texto plano, tener extensión TXT o CSV y no
podrá superar los 200 KB de tamaño.
Cada línea deberá contener la siguiente información:
Primer campo: ha de tener el valor "nombre" o "id", dependiendo
de si quiere localizar el elemento a través de su nombre o
identificador único.
Segundo campo: valor buscado en el primer campo.
Tercer campo: campo que desea cambiar dentro de la base de
datos. Lo posibles valores son:
campo1: correspondiente al primer campo personalizado.
campo2: correspondiente al segundo campo personalizado.
campo3: correspondiente al tercer campo personalizado.
campo4: correspondiente al cuarto campo personalizado.
campo5: correspondiente al quinto campo personalizado.
idcontable: correspondiente al identificador contable de cada
elemento.
base_imponible: correspondiente a la base imponible de cada
elemento.
fecha_compra: correspondiente a la fecha de compra de cada
elemento. El formato ha de ser AAAA-MM-DD.
fecha_fin_garantia: correspondiente a la fecha de fin de garantía
de cada elemento. El formato ha de ser AAAA-MM-DD.
Cuarto campo: valor que desea asignar al campo especificado en el
tercer campo.
De esta forma, si quisiéramos cambiar el valor del identificador
contable de un elemento llamado "EQUIPO1" por el valor
"123456789" la línea debería estar escrita de esta forma:
nombre,EQUIPO1,idcontable,123456789
Otros ejemplos podrían ser:
id,f134a34f3a23d134f2312,campo3,915555555
id,f134a34f3a23d134f2312,campo4,"Despacho 5B - Planta 1"
nombre,SERVIDOR5,fecha_compra,2012-05-01
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Tipos de elementos:
Como ya ha podido ver la herramienta le permite añadir elementos
no gestionados, es decir, elementos dados de alta manualmente
desde la propia consola web y que no requieren de la instalación de
ningún agente.
Para una mejor organización de estos elementos se permite la
organización por tipos.
Se proporcionan una serie de tipos comunes que pueden serle
suficiente pero en el caso de no ser así usted puede añadir desde
esta opción cualquier tipo de elemento que necesite.
Tan sólo tendrá que darle un nombre al tipo y después podrá usarlo
desde la pantalla de creación de elementos no gestionados.

Perfiles:
Desde aquí podrá ver un listado de todos los perfiles que existen
actualmente en la consola. Estos perfiles pueden ser:
Cliente: ajustes generales que afectan a cualquier dispositivo.
Este ajuste afecta únicamente al proxy que utilizan los agentes
para la conexión con los servidores de Alzaris.
Grupo: igual que en el caso de los clientes, pero referido
únicamente a una agrupación de dispositivos.
Elemento: este es el perfil que recibe un elemento específico.
Dentro de este tipo de perfiles se puede configurar el
descubrimiento de impresoras por SNMP o la distribución de
agentes en la red de manera automatizada.
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12. Descargas


Alzaris Cloud Invent es una herramienta multisistema, es decir, cuenta

con agentes capaces de inventariar diferentes sistemas operativos.

En concreto los sistemas operativos que actualmente soporta son:

Windows: a partir de Windows XP SP3 hasta Windows 8.1,

pasando por todos los sistemas operativos de estación o
servidor.

Android: a partir de la versión 2.3.3 hasta cualquier versión

actual.

iOS: desde la versión 7.0 hasta cualquier versión actual.

Desde este área podrá realizar la descarga del instalador para

dispositivos Windows.

Para dispositivos Android podrá descargarlo desde el Google Play

Store.

Para dispositivos iOS sólo podrá realizar la instalación desde la App

Store de Apple.

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13. Bajas


El área de bajas le permite tener conocimiento de los elementos que

han sido borrados de la consola en los últimos 30 días.

Una vez pasados estos 30 días serán eliminados completamente de

la base de datos.

Desde aquí no tendrá acceso a la información de estos elementos,

tan sólo se pretende que tenga conocimiento de las acciones de
eliminación que se han llevado a cabo sobre sus elementos
inventariados.

Los elementos que están aquí dentro no consumen licencias de

ningún tipo de Alzaris Cloud Invent.

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14. Búsquedas
Una herramienta muy útil y a la vez muy sencilla de utilizar es la barra
de búsquedas.

Esta simple barra es un omnibox, es decir, una utilidad de búsqueda

que no requiere especificar dónde se quiere buscar, sólo aquello que
se está buscando.

Algunos de los campos en los que esta herramienta busca son:

• Nombre del dispositivo.

• Usuario.
• Número de serie (bios y placa base).
• Modelo.
• Versión de agente.
• Versión de sistema operativo.
• Dirección MAC del dispositivo.
• Direcciones IP.
• Y muchos otros.

Simplemente pruebe a introducir lo que busca, la herramienta se

encargará del resto.

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