INSTRUCTIVO INGRESO DE NOVEDADES

Objetivo:
Este instructivo tiene por objeto mostrar el trámite de las novedades dentro del
procedimiento de Remuneración del Talento Humano

Tipos de Novedades:
Las novedades se clasifican de la siguiente manera, y se ingresan por el aplicativo
de nómina:

1. Novedades que afectan la liquidación de la nómina de salarios: Estas

novedades afectan el salario y las prestaciones del servidor público en los
siguientes eventos, y se encuentran respaldadas por un acto administrativo
el cual ha sido realizado en los procedimientos de convocatoria a encargos
y provisionalidad (CEP) y vinculación y desvinculación (V&D), o dentro del
procedimiento de remuneración del talento humano (RTH).
a. Vacaciones: Es una novedad que tramita la Sub-área de nóminas, la
novedad se ingresa con la solicitud del servidor público y el aplicativo
genera la resolución. Una vez firmado este acto administrativo, se
comunica a cada uno de los servidores públicos. Esta resolución
reconoce el derecho del servidor público al disfrute de 15 días
hábiles consecutivos de descanso remunerado. El pago reconoce
una prima de vacaciones en dinero correspondiente a 15 días de
salario. Las condiciones para la generación de esta novedad es que
 el período de vacaciones debe estar causado y el pago se debe
realizar con al menos 5 días de antelación al inicio de las vacaciones
por parte del servidor público.
b. Vinculación: Esta novedad tiene por objeto ingresar una persona
dentro de la planta de personal de la Secretaría Distrital de
Integración Social (SDIS). Para incluir la novedad en la herramienta,
se consignan los datos del nombramiento y la posesión del servidor
público, esto también incluye la inscripción a seguridad social, retiro,
apertura de cuenta bancaria y datos personales del servidor.
c. Retiro: Esta novedad desvincula de la nómina de la SDIS al servidor
público y tiene el fin de que se adelanten los trámites y liquidaciones
pertinentes dentro de los términos que consagra la Ley.
d. Prima Técnica: Esta novedad es tramitada por la sub-área de
nóminas, y tiene por objetivo reconocer primas técnicas para los
servidores públicos de la SDIS, de los niveles Directivo, Asesor y
Profesional, por el desempeño de cargos especiales de
responsabilidad y superior especialización técnica. La Prima Técnica
no podrá exceder del cincuenta (50%) por ciento para los niveles
directivo y asesor y del cuarenta (40%) por ciento para el nivel
profesional. Esta novedad es generada por el equipo de nómina
previo al comité de primas técnicas el cual está reglamentado por
resolución 028 del 16 de febrero de 1998 modificada por la 0152 del
16 de febrero de 2004. Para el reconocimiento y pago de la Prima
Técnica a los niveles directivo y asesor se tendrán en cuenta los
siguientes factores y porcentajes liquidados sobre el sueldo básico
mensual:
 i. Un 14% por el título de formación universitaria a nivel
profesional o de licenciatura.
ii. Un 16% por capacitación.
iii. Hasta un máximo de 20% por experiencia adicional
profesional o docente.
iv. Al nominador de la Secretaria Distrital de Integración
Social se le reconocerá y pagará automáticamente una Prima
Técnica del 50% sobre el sueldo básico mensual.
 Para el reconocimiento y pago de la Prima Técnica al nivel
profesional se tendrán en cuenta los siguientes factores y
porcentajes liquidados sobre el sueldo básico mensual:
v. Un 11.5% por el título.
vi. Un 12.5% por capacitación.
vii. Un 16% por experiencia adicional profesional o docente.
e. Reubicaciones o traslado: En esta novedad se actualiza la ubicación
del servidor público dentro del aplicativo de nómina.
f. Disminución de la base de retención: Tiene por objeto bajar la base
de retención en la fuente del salario del servidor público. Esta
novedad se realiza mediante la verificación de certificaciones de
pagos realizados salud, educación y aporte voluntario. xs
g. Incapacidades: Es una novedad que tiene como fin realizar un
descuento a la base de salario del servidor, de acuerdo a lo
estipulado por la Ley, dentro del periodo en el cual se encontraba
incapacitado. Éstos valores afectan tanto el salario como la
liquidación y pago de aportes a la seguridad social.
h. Licencias no remuneradas: Es un acto administrativo que se genera
en los procedimientos de vinculación y desvinculación y tiene por
objeto la desvinculación temporal del cargo de máximo hasta 90 días
hábiles; Durante este tiempo, el servidor público no tiene aportes a
seguridad social por parte de SDIS y debe hacerlo por su cuenta.
i. Suspensiones en el cargo: Es un acto administrativo que se origina
en los procedimientos de vinculación y desvinculación y tiene por
objeto sancionar al servidor público de su cargo de manera temporal
 o definitiva. Esta novedad se ingresa desde la fecha de ejecutoria del
acto administrativo.
j. Encargos: Acto administrativo que viene del procedimiento de
convocatoria a encargo y provisionalidad y tiene por objeto dar la
oportunidad de desempeño del servidor público en un cargo de nivel
jerárquico o grado más alto de manera temporal, por tanto afecta su
remuneración. Es importante mirar la ubicación del cargo y el cambio
de planta que se realice con el acto administrativo. Esta novedad se
hace a partir de la fecha de efectividad del acto administrativo.
k. Desvinculación: Acto administrativo mediante el cual se acepta la
renuncia del servidor público y proviene del procedimiento de
vinculación y desvinculación; internamente se hace un
reconocimiento y pago de prestaciones de retiro de la entidad
l. Comisiones: Es un acto administrativo que se origina en el
procedimiento de vinculación y desvinculación, y tiene por propósito
separar temporalmente de la nómina al servidor público mientras
desarrolla las funciones propias del cargo que va a desempeñar. Si
se trata de una comisión en la cual un servidor de carrera
administrativa para desempeñar a un cargo de libre nombramiento y
remoción se realiza la novedad, generando cambios en la
remuneración del servidor público.
m. Trabajo Suplementario1: Esta novedad reconoce los tiempos que
exceden las jornadas laborales legalmente establecidas. Este tipo de
novedad aplica para los servidores de SDIS que por la naturaleza de
sus funciones están autorizados a reportar trabajo suplementario.
Cuando esta novedad se compensará a través del salario cumple la
siguiente regla: Se deberá pagar con un incremento del 75% si el
trabajo se realiza en jornada nocturna, con el 25% si el trabajo se
realiza en la jornada diurna y con el 100% si el trabajo se realiza en
dominicales o festivos. Los servidores autorizados para trabajar
 tiempo suplementario en la Secretaría Distrital de Integración Social
no podrán exceder el límite de reportar horas extras mensuales o
aquellas equivalentes hasta el 50% del salario básico del servidor; si
se llega a exceder ese límite, se reconocerá en tiempo
compensatorio, a razón de un día hábil por cada ocho horas extras
de trabajo. Este tiempo suplementario debe estar autorizado por el
nominador de la Secretaria de Integración Social, para que esto se
dé, las horas extras deben estar avaladas por el jefe inmediato del
servidor público, quien verifica la prestación del servicio.
1
El trabajo suplementario se reporta a través de plantillas con los horarios de entrada y salida de
2. Novedades para descuentos por nómina: Se refieren a incapacidades,
embargos (explicados previamente), libranzas, descuentos por
asociaciones a fondos y cooperativas, y afiliaciones y desafiliaciones a
sindicatos. Éstos no son respaldados por actos administrativos, pero son
deducciones autorizadas:
a. Embargos: Es una novedad que ordena descuentos por nómina a los
servidores de la SDIS por parte de despachos de la Rama Judicial.
El grupo de nómina ingresa esta novedad, una vez exista la
 validación por parte de este grupo de existir un cupo de descuento
en el sueldo del servidor público para que se pueda realizar el
descuento por embargo. Si existen embargos simultáneos, la
prioridad para determinar el orden del descuento por embargo es el
siguiente: Los legales o estatutarios, Los embargos judiciales por
alimentos, Los descuentos reportados por asociaciones,
cooperativas, empresas, fondos de empleados o entidades
financieras, siempre y cuando estas consten en libranzas o hayan
sido expresamente autorizadas por el afiliado o beneficiario y
servidores públicos autorizados para laborar en horario adicional y turnos establecidos. Es una
 finalmente los embargos Civiles Municipales. En caso de no poder
tramitar el descuento del embargo, el grupo de nóminas debe
informar al juzgado respectivo.
b. Incapacidades: Esta novedad reporta el tiempo en el cual por
enfermedad profesional o enfermedad general, el servidor público no
pudo realizar sus labores. Dependiendo de si es enfermedad
profesional o general, y del número de días, se realizan los
descuentos pertinentes en la remuneración del servidor.
 c. Libranzas: Es un mecanismo de recaudo que permite descontar de
nómina los dineros adeudados a Bancos o entidades comerciales
por parte de un servidor público, de acuerdo a las autorizaciones
realizadas por el servidor y aprobadas por la Secretaría previa
verificación del cupo de endeudamiento. Se ingresa la novedad
mensualmente de acuerdo a lo reportado por el banco o entidad
comercial.
d. Descuentos por asociaciones a fondos y cooperativas: Es un
descuento que autoriza el servidor público a que se descuente por
planilla por cada servidor y por cada mes.
 nómina, de acuerdo a los aportes exigidos por la cooperativa o
asociación a la que pertenezca.
e. Afiliaciones y desafiliaciones a sindicatos: Si el servidor público se
afilia a un sindicato, los valores de mantenerse unido a esta
organización serán descontados, previa relación de permanencia del
servidor en el respectivo sindicato.
f. Aportes Voluntarios a pensiones y cuentas AFC.
3. Novedades por ajustes manuales: Para todos los conceptos existe la opción
de hacer reintegro o reajuste:
 a. Reintegro: Cuando se ha cancelado un mayor valor al servidor
público, la novedad consiste en que el servidor público debe devolver
los mayores valores pagados a la SDIS.
b. Reajuste: En el caso en que se cancele un menor valor al servidor
público, se ajusta el valor, y se cancela el valor faltante.
4. Novedades que afectan las cesantías de los servidores públicos y que de
acuerdo al fondo que las administre, se realizará sobre el formato previsto
por el administrador de las cesantías. La novedad de retiro parcial de
cesantías asiste el derecho de todo servidor afiliado a este fondo a adquirir
terreno o lote, liberación total o parcial de gravámenes que afecten la
vivienda de propiedad del servidor o de su cónyuge, construcción de
vivienda cuando esta se haga en lote o terreno de propiedad del servidor o
de su cónyuge, mejoras, ampliaciones y reparaciones locativas de la
vivienda propiedad del servidor o de su cónyuge, financiación de estudios
de educación superior del servidor, su cónyuge, compañera permanente y
sus hijos. De acuerdo al fondo, esto se realiza:
a. Retiro parcial o total de cesantías del Fondo Nacional del Ahorro
(FNA). Para hacer efectivo el abono cesantía parcial, el servidor
diligencia en el formato que el FNA tiene para ese fin, y el grupo de
nómina tramita la respectiva autorización de la Dirección de Gestión
Corporativa, siempre y cuando los soportes anexados al formado
cumplan con el requisito de validar el derecho de retiro parcial de
cesantías. El retiro total de cesantías del FNA se da en el momento
del retiro del servidor público de la SDIS y se tramita en el formato
del FNA para ese fin, tramitando la respectiva autorización de la
Dirección de Gestión Corporativa.
b. Retiro parcial o total de cesantías de FONCEP. Esta novedad tiene el
mismo tratamiento de las FNA, la única diferencia radica en que
cuando se trate de mejoramiento de vivienda, FONCEP a través de
una visita técnica aprueba el retiro parcial de cesantías por este ítem.
c. Retiro Parcial o total de Fondos Privados: Esta novedad se reconoce
mediante el diligenciamiento del formato de Solicitud de Retiro
parcial /total de fondos privados y de los soportes que certifiquen el
cumplimiento de los requisitos para el retiro parcial. En el caso de
retiro definitivo, se adjunta la resolución que así defina este retiro.
 Una vez se apruebe por parte de la Dirección de Gestión
Corporativa, se genera la carta de autorización de retiro parcial o
total de cesantías y se entrega al servidor público para que realice el
trámite ante el respectivo administrador de Cesantías privado.

5. Novedades que afectan la nómina de aportes a la seguridad social y

aportes parafiscales: Estas novedades afectan la liquidación y pago de
aportes patronales. La nómina resultante de este procedimiento tiene como
producto las autoliquidaciones para el pago y reporte de los diferentes
aportes de pensión, fondo de solidaridad pensional, salud, riesgos
profesionales y aportes parafiscales: SENA, ICBF, caja de compensación,
Ministerio de Educación Nacional y ESAP, aportes a FONCEP y Fondo
Nacional del Ahorro dentro de los plazos establecidos por la Ley. De
acuerdo al Decreto 1931 del 12 de junio de 2006, la SDIS realizará el pago
de aportes a salud y parafiscales a través del sistema de Planilla Única en
las fechas estipuladas para el efecto. La distinción de estas novedades es
la siguiente:
a. Traslado de EPS (Entidad Promotora de Salud) y AFP
(Administradora de Fondos de Pensiones). Esta novedad afecta el
receptor del aporte patronal, de acuerdo a la voluntad del Servidor
Público y en cumplimiento del deber de estar afiliado al sistema
integral de salud.
b. Licencias de maternidad e Incapacidades: Estas incapacidades se
totalizan por cada uno de los servidores con el fin de tramitar los
respectivos reembolsos por parte de las EPS o ARP, según el tipo de
 incapacidad y alteran la nómina de seguridad social y aportes
parafiscales.

Ingreso de Novedades

De acuerdo al soporte en el cual se valide la novedad, el grupo de nómina ingresa

en la herramienta de liquidación de nómina los valores totales a ser deducidos o
pagados al servidor público, de acuerdo al cálculo respectivo de la unidad de
tiempo transformada en salario del servidor, y de acuerdo a los campos que la
herramienta necesite para realizar el registro de la novedad y realizar la liquidación
de la nómina.

ELABORO REVISO APROBÓ

Deyanira Perdomo Cuellar - Javier Augusto Medina Parra Luz Estella Casas de Kuan
NOMBRE Esperanza Parra Rincon Ana Zambrano Lugo

Consultora contrato 2311/2009 Subdirector Administrativo y Directora Gestión Corporativa

CARGO
-Profesional Área de Talento Financiero
Humano-Sub-área de nómina Asesora Talento Humano