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 Conceito de Planejamento Operacional

 Objetivos Operacionais
 Análise dos Objetivos
 Planejamento do Uso do Tempo
 Planejamento de Recursos
 Análise dos Riscos
 Políticas e Procedimentos
 Estrutura Organizacional
 Previsão dos Meios de Controle
 Estudo de Caso
Definições
• Objetivo: São resultados futuros que se pretende atingir,
que se pretende alcançar dentro de certo espaço de
tempo;

• Planejamento: É o que determina antecipadamente


quais são os objetivos que devem ser atingidos e o que
se deve fazer para alcançá-los;

• Plano: É um curso determinado de ações necessárias


para atingir um objetivo. É o produto do planejamento.
Planejamento
Definições
Planejamento estratégico:
• Planejamento global;
• Projetado a longo prazo;
• Envolve a organização como uma totalidade.

Planejamento Tático:
• Envolve cada área especializada da empresa;
• Projetado a médio prazo;
• Abrange recursos específicos e departamentais;
• Chiavenato - Planejamento Tático;
• Maximiano - Planejamento Administrativo e/ou Funcional.

Planejamento Operacional:
• Abrange cada operação;
• Projetado a curto prazo;
• Envolve uma tarefa ou atividade.
Conceito - Planejamento Operacional

• Pode ser visualizado como um sistema;


• Inicia por objetivos traçados pelo planejamento Estratégico;
• Executa de forma concreta os planos funcionais;
• “O que fazer” e “como fazer”;
• Tarefas e operações;
• Otimização e maximização de resultados;
• Identifica e determina ações futuras no nível operacional;
• Detalhamento das tarefas e operações;
• Imediatista, focaliza apenas o curto prazo;
• Aborda apenas uma tarefa ou operação;
Objetivos Operacionais
• Especificar cada tarefa ou operação da
organização;

• Explicar como as estratégias funcionais são


realizadas por meio de planos operacionais;

• Definir as ações específicas e concretas

• Permite realizar os objetivos dos níveis anteriores


(funcional e estratégico).
Planos Operacionais
Chiavenato classificou os planos operacionais em quatro tipos:

Procedimentos
• Métodos de trabalho e execução.

Orçamentos
• Dinheiro, receita ou despesa, dentro de um determinado espaço de
tempo.

Programações
• Tempo. Correlação entre duas variáveis: tempo e atividades que devem
ser executadas.

Regulamentos
• Comportamento solicitado às pessoas.
Etapas e Ferramentas Operacionais

Já Maximiano, definiu o planejamento operacional nas seguintes


etapas ou decisões principais:

• Análise dos objetivos;


• Planejamento do uso do tempo;
• Planejamento dos recursos;
• Avaliação dos riscos;
• Previsão dos meios de Controle.
Análise dos Desenho do
Objetivos Cronograma

Planejamento do Elaboração do
Uso do Tempo Orçamento

Planejamento Estrutura
Dos Recursos Organizacional

Avaliação dos Politicas e


Riscos Procedimentos
Análise dos Objetivos
Definição:
Ponto de partida para elaboração dos Planos Operacionais.

Objetivo:
• Uma situação ou estado futuro desejado;
• A realização de um produto físico ou conceitual;
• A realização de um evento;
• Processo do Planejamento Operacional: divisão de um objetivo em
objetivos menores;
• Forma uma cadeia de meios e fins;
• Pode ser representado por um gráfico chamado estrutura analítica.
Análise dos Objetivos

• É importante exercitar a criatividade;


• Fazer uma lista exaustiva de produtos (ou objetivos);
• Assegurar que o objetivo principal seja realizado;
• Os produtos, de preferência devem ser indicados por substantivos.

A figura a seguir apresenta uma estrutura analítica em forma de árvore


OLIMPÍADAS DOS
ESTUDANTES DE
ADMINISTRAÇÃO

COMPETIÇÕES PÚBLICO LOCAL

• Atletas e equipes • Divulgação do • Organização dos


evento locais de
• Locais de realização das
hospedagem • Venda de competições
ingressos
• Organização das • Sinalização dos
Competições • Orientação para locais
acesso aos locais
• Juízes de competição • Imprensa

• Premiação
Planejamento do Uso do Tempo

• Esforço X Objetivo;

• O esforço se faz por meio de atividades que consomem


tempo.

Análise dos Identificação das Programação do Desenho do


Objetivos Atividades Trabalho Cronograma
Planejamento do Uso do Tempo

Para planejar o uso do tempo é essencial:

• Identificar atividades necessárias;


• Estimar a duração;
• Definir sequência e os momentos de início e término;
• Registrar em um Cronograma.
Planejamento do Uso do Tempo

• É necessária para realizar os objetivos;


• Tem por base a estrutura analítica;
• Relaciona-se com o entendimento dos objetivos, criatividade e
experiência;
• Pode envolver estudos e pesquisas;
• Estudo do ciclo de vida do projeto - todas as atividades devem ser
lembradas.
Exemplo de estrutura analítica:
OLIMPÍADAS DOS
ESTUDANTES DE
ADMINISTRAÇÃO

COMPETIÇÕES PÚBLICO LOCAL

• Convocar atletas • Divulgar o evento • Identificar e


e equipes • Organizar a garantir o uso dos
• Definir e mobilizar venda dos locais das
locais de ingressos competições
hospedagem • Organizar e • Organizar e
• Transportar e sinalizar o acesso sinalizar os locais
hospedar atletas aos locais de das competições
e equipes competições • Preparar a dala
• Definir as chaves • Recepcionar o de Imprensa
das competições público nos locais • Organizar a
• Contratar juízes • Organizar sistemas segurança do
• Iniciar e encerrar de proteção do local
a Olimpíada Público

*Atividades são representadas por verbos na estrutura analítica.


Planejamento do Uso do Tempo

• Distribuição de atividades ao longo do tempo;


• É necessário definir a estimativa de sua duração e
decidir seu sequenciamento;
• Transforma as atividades em programas de trabalho
com metas;
• Ações associadas a um calendário.
Planejamento do Uso do Tempo

Programas de Trabalho
• Atividades associadas a prazos;
• A duração das mesmas é estimada.

Sequenciamento
• Ordem das atividades.
Planejamento do Uso do Tempo

Fatores que influenciam o sequenciamento:

Lógica
• Atividades interdependentes.

Decisão
• Ordem definida arbitrariamente, desde que não viole nenhuma
lógica.

Condicionantes externos
• Fatores externos que afetam a lógica das dependências.
Planejamento do Uso do Tempo

• As informações são registradas em uma tabela;


• O preenchimento dessa tabela pode ser feito com o auxílio
de um diagrama de precedências;
• As decisões de programação são representadas por meio
de cronogramas e/ou diagramas de redes.

Exemplo de Tabela de Precedências:


ATIVIDADE
NÚMERO ATIVIDADE DURAÇÃO
PRECEDENTE
1 Convocar atletas e equipes 1 mês 2
2 Divulgar o Evento 9 meses 4
3 Realizar a competição 1 semana Todas
4 Organizar o local das competições 6 meses 5
Identificar e garantir o uso dos locais
5 6 meses 4
para as competições
6 Definir as chaves das competições 1 mês 1
7 Contratar juízes 1 mês 6
ATIVIDADE 5
ATIVIDADE 4
Garantir locais das
Organizar locais
competições

ATIVIDADE 2
Divulgar o Evento

ATIVIDADE 3
Realizar competição
ATIVIDADE 1
Convocar atletas e
equipes

ATIVIDADE 6 ATIVIDADE 7
Definir chaves Contratar juízes
Planejamento do Uso do Tempo

• Gráfico de Gantt (Henry Gantt);


• Representação gráfica de decisões;
• Mostra, dentro de um calendário, quando as atividades devem
ocorrer;
• Sua forma mais comum é chamada de cronograma de barras
(tabela matriz);

Formas de desenhar um cronograma:


• A passagem do tempo pode ser assinalada em um calendário;
• Por meio de datas limites para realização de atividades.
Exemplo de Cronograma:

• As colunas representam a passagem do tempo;


• As linhas ou barras representam as atividades.
Realizar a competição

Contratar Juízes

Definir chaves

Organizar locais

Garantir locais

Divulgar Evento

Convocar atletas
Planejamento do Uso do Tempo

• São diagramas de precedência que assinalam os tempos


de execução de atividades;
• As atividades e seus tempos são registradas em caixas,
ligadas por meio de setas;
• As setas representam apenas ligação ou dependência das
atividades entre si;
• As atividades são paralelas, portanto há vários caminhos
que vão do início ao fim da rede;
Planejamento do Uso do Tempo

• O caminho mais longo, que consome mais tempo, é


denominado Caminho Crítico;
• As sequências que não fazem parte dele podem ser
atrasadas ou adiantadas;
• O caminho crítico não pode ter atrasos, ou o tempo total
de execução da rede aumenta.
ATIVIDADE 5 ATIVIDADE 5
6 MESES 6 1 MÊS 8

ATIVIDADE 2 CAMINHO CRÍTICO


9 MESES 9
ATIVIDADE 5
1 MÊS 10
ATIVIDADE 1
1 MÊS 1

ATIVIDADE 6 ATIVIDADE 5
1 MÊS 1 1 MÊS 2
Planejamento de Recursos

Define e identifica custos e os recursos necessários para realizar


as atividades.

Categorias principais de recursos:

• Mão de obra;
• Material permanente;
• Material de Consumo;
• Serviços;
• Outras despesas.
Planejamento de Recursos

Principais instrumentos de controle das despesas, estimam os custos totais para


realizar os objetivos.

Para preparação de um orçamento é necessário uma estimativa de custos.

Informações necessárias para preparar um orçamento:


• Custo unitário de cada recurso;
• Duração das atividades;
• Custos Indiretos.

O orçamento pode ser apresentado no formato de Cronograma de


Reembolsos.
ITENS DE CUSTO JAN FEV MAR ABR TOTAL

Mão-de-obra

Material Permanentes
(Investimentos)

Material de Consumo

Serviços

Outras despesas
Avaliação dos Riscos
DEFINIÇÃO DE RISCOS:

São fatores que afetam a realização ou o resultado


das atividades.
Como avaliá-los?

• Identificação

• Análise

• Planejamento
PROBABILIDADE

BAIXA BAIXO IMPACTO/ALTA ALTO IMPACTO/ALTA


PROBABILIDADE PROBABILIDADE

BAIXO IMPACTO/BAIXA ALTO IMPACTO/BAIXA


ALTA PROBABILIDADE PROBABILIDADE

BAIXO ALTO

IMPACTO
Avaliação dos Riscos

Empreendedor:

RISCO X OPORTUNIDADE
Avaliação dos Riscos

A imagem a seguir apresenta um plano de identificação


e respostas aos riscos para um projeto de mudança de
residência.

Veja como a família pretende lidar com os riscos que


identificou:
EVENTO PLANO
RESPOSTAS (AÇÃO DEFLAGRADOR CONTINGEN-
RISCO % IMPACTO %
PREVENTIVA) (AÇÃO CIAL (AÇÃO
PREVENTIVA CORRETIVA)
Mapear
Recursos Nenhuma oferta Solicitar
Imóvel de origem previamente
1 não ser vendido
25 financeiros não 100
potenciais
de compra feita empréstimo
disponíveis até Ago./03 bancário
compradores
Ausência de
Deixar de Fazer lista completa
correspondências Verificar, durante
receber Dificuldades em de contatos durante
ou entregas de quatro meses se
2 correspondências 25 ser localizado 25 os nove meses que
periódicos por um há entregas no
e entregas pelos contatos antecedem a
mês após a enderece antigo
costumeiras mudança
mudança
Dano a bens
Aumento do Fazer um seguro da
3 durante a 25
custo do projeto
75
mudança
Bem danificado Acionar Seguro
mudança
Selecionar bem a
Transporte não Reservar outro
Atraso no Aumento do empresa
4 transporte
10
prazo do projeto
100
transportadora
chegar ao destino local para
no horário pernoite
(inclusive veículo)

Atraso na Móveis e Preparar


Trabalhar com folga
preparação do Inviabilização da equipamentos equipamentos e
5 novo
10
mudança
100 no cronograma dos
não instalados no móveis
fornecedores
apartamento prazo desejado alternativos
Políticas e Procedimentos

• São planos operacionais permanentes;


• Políticas definem os critérios que devem orientar a
tomada de decisões para resolução de adversidades;
• Procedimentos especificam quais atividades devem
ser realizadas para cumprir um objetivo.
Estrutura Organizacional

• Funciona como um plano permanente;

• Define as responsabilidades;

• Determina a autoridade;

• Estabelece o sistema de comunicações

dentro da organização.
Previsão dos Meios de Controle

Indica um processo administrativo em que as atividades


são comparadas com o que foi planejado.

Pode avaliar:
• Consumo de recursos;
• Riscos;
• Objetivos e qualquer outra variável incluída nos planos.
Conclusão
O Planejamento Operacional:

• Assegura a execução das tarefas e operações de acordo


com a adoção de políticas e procedimentos;
• Aprimora e potencializa as atividades;
• Sempre há um conteúdo operacional em qualquer tipo de
plano;
• Os planos operacionais se proliferam nas diversas áreas e
funções da empresa;
• Essencial para o desenvolvimento de uma organização;
• Regularidade e otimização das tarefas, para alcançar os
objetivos principais (ou estratégicos) da instituição com
eficiência.