APRESENTAÇÃO

O processo de contratação públicas, no que se refere a prestação de serviços ou fornecimentos de bens,

deve passar por três fases: o planejamento, a seleção da melhor proposta e a execução contratual. Todas
elas se inter-relacionam e são dependentes umas das outras. Mas a primeira e mais importante delas é a
fase do planejamento.
Esta questão é abordada por Claudia Lucio de Medeiros em “A Importância do Planejamento nas
Contratações Públicas: Prevenção de Falhas e Efetividade nos Resultados”.
Podemos até mesmo dizer que elas devem fazer parte de um ciclo, pois as informações colhidas durante a
execução contratual serão a base para que se fundamente um bom planejamento, gerando a seleção da
melhor proposta para a |Administração Pública e sendo refletida na execução contratual, que balizará um
aperfeiçoamento no Planejamento e assim sucessivamente.
Por isso, em setembro de 2017, entraram em vigor importantes mudanças nas regras de contratação de
serviços terceirizados no âmbito da Administração Pública. As alterações foram introduzidas pela IN 5/2017,
que revoga a IN 2/2008.
Merece destaque a ênfase dada pela nova norma à fase de planejamento da contratação, tornando
obrigatória a realização de estudos técnicos preliminares à contratação e a análise dos riscos associados à
futura contratação, com vistas à definição de procedimentos específicos da fiscalização sob as vertentes
técnica e administrativa.
Chama a atenção o contraste das disposições da IN 5/2017 com os procedimentos de fiscalização
administrativa determinados pelo Ministro do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão na Portaria
409/2016, o que será objeto de análise crítica.
A IN 5/2017 se aplica de forma obrigatoriamente a toda Administração Pública Federal direta, autárquica e
fundacional. Pode ser adotada a título de orientação pelas sociedades de economia mista e empresas
públicas, bem como pelos órgãos integrantes dos Poderes Legislativo e Judiciário, além do Ministério
Público da União e do Tribunal de Contas da União, assim como pelos órgãos e entidades no âmbito dos
Estados e Municípios.

OBJETIVO GERAL
Esta apresentação tem o objetivo demostrar como os novos procedimentos de planejamento são essenciais
para a gestão e a fiscalização de contratos de prestação de serviços. Assim, nosso enfoque será em algumas
orientações quanto á importância de uma maior interligação entre o planejamento e a execução contratual.
Com esse objetivo em vista, nossa abordagem envolverá:
1 - o que mudou na fase do planejamento (antes – IN 02/2008) (agora IN 05/2017).
2 - as etapas do planejamento e os seus 3 Documentos Básicos (EP, GR, TR-PB)
3 - a etapa anterior aos EPs: Documento de Formalização da Demanda (DOD) e designação da Equipe de
Planejamento da Contratação.
4 - Os EPs
5 - O GR
6 - O TR-PB

ABORDAGEM
1 - o que mudou na fase do planejamento (antes – IN 02/2008) (agora IN 05/2017).
A realização de uma licitação, para ser bem sucedida, deve ter uma boa fase de planejamento, o que já é
demandado desde a edição do Decreto-Lei nº 200, de 25 de fevereiro, de 1967 (art. 6º).
Na modelagem da IN anterior (IN nº 2/2008), muitos órgãos e entidades iniciam uma contratação com a
elaboração do Termo de Referência ou do Projeto Básico. Mas estes documentos devem fazer parte da última
etapa do planejamento, a falta de uma etapa inicial pode deixar o planejamento meio sem sentido. Isso pode
prejudicar a licitação, pois os parâmetros que dizem respeito ao objeto e ao próprio resultado pretendido com a
licitação podem estar mal elaborados.
A nova IN 05/2017 estabelece um rito que aborda o planejamento em três etapas.

2 - as etapas do planejamento e os seus 3 Documentos Básicos (EP, GR, TR-PB)

A IN 05/2017 veio focada no planejamento da contratação. Nada mais correto, considerando que o sucesso da
execução de qualquer projeto depende fundamentalmente de um correto a adequado preparo prévio.
Assim, o planejamento se tornou obrigatório para todas as contratações. Com a implementação da fase de
planejamento, a AP faz o incremento de dois importantes postulados: a cultura de planejar e a inovação da
contratação.
Assim, buscando estabelecer um rito de planejamento na Instrução Normativa 05 de 2017, o planejamento da
contratação está dividido em três etapas, segundo o artigo 20 da IN-05/2017, o planejamento contará com 3
etapas principais. O uso do termo principal remonta ao fato de que cada fase principal é dividida em fases
secundárias. As fases principais são:
I – Estudos Preliminares;
II – Gerenciamento de Riscos; e
III – Termo de Referência ou Projeto Básico.

3 - a etapa anterior aos EPs: Documento de Formalização da Demanda (DOD) e designação da Equipe de
Planejamento da Contratação.
Anterior ao início efetivo das etapas de planejamento, temos que elaborar o Documento de Formalização da
Demanda. Este documento deve ser elaborado pelo setor que requisita os serviços (ou a prestação deles) e deve
ser encaminhado ao setor responsável pelas licitações e contratos. O Documento de Formalização da Demanda
deve conter a justificativa da sua a necessidade; o quantitativo; a previsão da data de início da sua prestação,
indicar o servidor ou servidores que podem compor a equipe de planejamento da contratação, e se possível, a
equipe de fiscalização dos serviços (que poderá participar de todas as etapas do planejamento da contratação).
A Equipe de Planejamento da Contratação é quem irá cuidar da elaboração dos Estudos Preliminares,
Gerenciamento de Riscos; e do Termo de Referência ou Projeto Básico.
A formação da equipe de planejamento de contratação está descrita no art. 21 da IN 05/2017, que apresenta os
procedimentos a serem seguidos para a formação da equipe de planejamento, a qual deverá, necessariamente,
ser constituída por representantes do setor requisitante e de licitação, garantindo que o processo seja construído
com aportes técnicos e de uso do objeto, bem como por subsídios de ordem legal relativos a licitações e contratos.
Dessa forma, a constituição dessa equipe multidisciplinar visa ao fortalecimento e estruturação do planejamento,
a articulação entre as áreas e a minimização dos riscos intrínsecos à contratação.
Assim, o setor requisitante indicará o servidor ou servidores no documento de formalização da demanda, a qual
é enviada ao setor de licitações. Minimamente deverá constar deste documento o nome do servidor indicado e o
número SIAPE. O Anexo II da Instrução Normativa traz um modelo referencial aos órgãos e entidades.
Sugere-se que a autoridade do setor requisitante, ao fazer a indicação, observe se a pessoa indicada possui
tempo hábil para executar as atividades, considerando suas demais atribuições, avaliando ainda a necessidade
de designar o encargo em caráter de exclusividade. Sugere-se ainda que se verifique se o servidor designado
possui as competências necessárias para tal atribuição.
Recebida a indicação do setor requisitante, a autoridade competente do setor de licitação deverá, se necessário,
escolher um ou mais representantes de seu setor para compor a equipe de planejamento. Finalizada a etapa de
indicações, os servidores escolhidos deverão ter ciência expressa da indicação de suas atribuições. Apenas após
essa ciência, a autoridade competente do setor de licitação formalizará a equipe de planejamento.
Entretanto, no caso do órgão ou entidade possuir em sua estrutura unidade dedicada de planejamento das
contratações, o procedimento para a formação da equipe poderá ser diferente do estabelecido na seção I do
Capítulo III, desde que observadas as disposições da Instrução Normativa.

4 - Os EPs
Os Estudos Preliminares deve fazer um exame da contratação pretendida, quando já possuir alguma contratação
anterior, identificar eventuais inconsistências ocorridas; realizar uma análise de mercado para buscar a solução
que melhor atenda à Administração; observar se existe a necessidade de justificativas para o parcelamento ou
não do objeto; estabelecimento de um método para estimar a quantidade e a estimativa de preços; previsão da
necessidade de capacitação de servidores para atuarem nas demais fases, dentre outros, o que conduz (quando
couber) à análise de viabilidade técnica e econômica acoplada à sua precípua necessidade, em momento que
antecede à contratação pretendida. Como forma de subsidiar essa etapa, estabeleceu-se, no Anexo III, algumas
diretrizes, buscando padronizar os procedimentos para a confecção dos Estudos Preliminares. O
O § 1º do art. 24 apresenta o conteúdo dos Estudos Preliminares, destacando quais informações que deverão
compor este documento, e traz um rol que poderá ser simplificado a depender do objeto licitado. Já o § 2º
estabelece o conteúdo mínimo que deverá ser observado pelos gestores públicos, de forma que haja
uniformização das informações constantes do processo licitatório, justificando nos autos os incisos do § 1º não
contemplados.
Dessa forma, minimamente, os Estudos Preliminares deverão conter necessidade da contratação estimativa das
quantidades, acompanhadas das memórias de cálculo e dos documentos que lhe dão suporte; estimativas de
preços ou preços referenciais e as justificativas para o parcelamento ou não da solução, quando necessária para
individualização do objeto, e a declaração da viabilidade ou não da contratação
A etapa de Estudos Preliminares poderá ser simplificada pelos órgãos e entidades, quando da adoção dos
modelos de contratação estabelecidos nos Cadernos de Logística divulgados pela Secretaria de Gestão do
Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, bem como nas situações que ensejam a dispensa ou
inexigibilidade da licitação, que atenderão ao conteúdo estabelecido no que couber.
A nova Instrução Normativa prevê no § 4º do art. 24, que nas contratações com especificações padronizadas, em
atenção ao § 4º do art. 20, a equipe de Planejamento da Contratação produzirá somente os conteúdos dispostos
nos incisos do § 1º que não forem estabelecidos como padrão.

5 - O GR
O Gerenciamento de riscos é o conjunto de ações para identificação dos principais riscos que permeiam o
processo de contratação e das ações para controle, prevenção e mitigação dos impactos. Toda licitação tem
riscos que são inerentes ao próprio procedimento licitatório ou por força das características do objeto a ser
adquirido, em todas as suas etapas. O referido instrumento visa modernizar as contratações e permitir que antes
de ser realizado um gasto público, haja uma avaliação das principais ocorrências verificadas no passado, as quais
podem advir novamente, bem como das medidas que podem mitigar essas ocorrências e dos responsáveis por
sua implementação.
O Gerenciamento de Risco (segunda etapa do Planejamento da Contratação) visa, portanto, proporcionar uma
análise objetiva e mensurável do objeto em todas as fases do procedimento da contratação, para permitir ao
gestor o controle de eventuais situações que possam impedir ou interferir o alcance pretendido com a contratação
do serviço.
O resultado prático será a previsibilidade dos riscos que possam surgir e a rápida mitigação dos impactos ou
mesmo a adoção de meios para que estes não ocorram, bem como o registro formal dessas informações visando
uma rápida solução, inclusive com identificação dos responsáveis.
Ao longo dos anos subsequentes, os resultados do Gerenciamento de riscos subsidiarão os processos licitatórios
futuros, garantindo maior agilidade e segurança aos gestores.

6 - O TR-PB
O Termo de Referência ou Projeto Básico é um instrumento obrigatório para toda contratação (seja ela por meio
de licitação, dispensa, inexigibilidade e adesão à ata de registro de preços), sendo elaborado a parti r de estudos
técnicos preliminares e devendo reunir os elementos necessários e sufi cientes, com nível de precisão adequado
para caracterizar o objeto, bem como as condições da licitação e da contratação. Considera-se, pois, que o
referido instrumento é o documento que contém informações obtidas a partir de vários levantamentos feitos em
relação ao objeto a ser contratado, o que permite dizer que possui os “códigos genéticos” das contratações
pretendidas pela Administração Pública. Assim, o Termo de Referência ou Projeto Básico tem por fim guiar o
fornecedor na elaboração da proposta, bem como orientar o pregoeiro ou a Comissão de Licitação no julgamento
das propostas.
É nele que o setor requisitante define o objeto que a Administração Pública precisa contratar. Por esse motivo, a
elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico, passa a ser a última etapa do planejamento de contratação
e sua elaboração deve se basear nos Estudos Preliminares e no Gerenciamento de Risco. Portanto estes três
documentos se interligam.

O termo de referência é o documento que deverá conter elementos capazes de propiciar avaliação do custo
pela administração diante de orçamento detalhado, definição dos métodos, estratégia de suprimento, valor
estimado em planilhas de acordo com o preço de mercado, cronograma físico-financeiro, se for o caso,
critério de aceitação do objeto, deveres do contratado e do contratante, procedimentos de fiscalização e
gerenciamento do contrato, prazo de execução e sanções, de forma clara, concisa e objetiva.” (art. 9º, § 2º do
Decreto nº 5.450/05.)

0
-
Surgimento da
demanda
1
-
Elaboração do
documento de
formalização da
demanda (ANEXO
II)
1.1
-
Justificativa da
contratação
1.2
-
Quantificação do
serviço
1.3
-
Previsão do
início da execução
1.4
-
Indicação do
represente do setor
para compor a
equipe de
planejamento
2
-
Envio do
documento para o
setor de licitações
3
-
Autuação do
processo
4
-
Designação
formal da equipe
de planejamento