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Check liste préparation d’une Réunion :

Objectif de la réunion : Date :

Durée :
Participants : Lieu :
Réservation de la salle :
Convocation :
- rédigée :
- envoyée :
Visuels

Type d’animation à préconiser :

Matériel :

- Bloc notes
- Crayons
- Badges nominatifs
- Chevalets nominatifs
- Documents à distribuer

Équipement : Disposition de la salle :

- rétroprojecteur
- vidéoprojecteur
- ordinateur
- caméra
- écran (taille)
- posters
- paper-board
- tableau blanc
- tableau noir
- micro
- pointeur
- lampe de rechange
- CDRom
- Clé USB
- feutres
- craies

Pause café, Déjeuner, Dîner …

Après la réunion :

- compte rendu
- réunion suivante
Convocation

Type Information Information


Réunion discussion Autres
descendante ascendante

Thème :

Objectif :
2

Plan : Durée

Participants

Animateurs Secrétaire de séance Autres

Date :
Pour information :
Heure de début Heure de fin
Lieu
Convocation

OBJET : Convocation à une réunion de travail « »YYY» »


DATE : 30 / 01 /00
LIEU : Salle xxxx
HORAIRES : 09h00

Thème : Les processus de commercialisation

Objectif Général : Identifier les outils nécessaires à la prospection. 3

Type de réunion : Echange

Animateur : XXXX

Participants : AB ; AMB, JKC, TP

INFORMATIONS JOINTES : Exigences de la norme X50-760 concernant la


communication des informations commerciales

INFORMATIONS À DISPOSITION : Site Internet d’outils de commercialisation.


Voir Action.com

REMARQUES PARTICULIÈRES : Les personnes ne pouvant participer à cette réunion


doivent informer l'animateur avant le 10/01/01

Pour toute information complémentaires :

CONTACT : HG Tel : 00 00 00 00 Mail : AB@wanadoo.fr


Voici des questionnements simples pour vous permettre de revenir sur
vos expériences d'animateur ou de participant.

- Ai-je su présenter le problème clairement et brièvement


- Suis-je parvenu à créer une ambiance de coopération constructive
- Ai-je réussi à maintenir la cohésion du groupe
- Ai-je accueilli toutes les interventions avec intérêt
4
- Ai-je essayé d'équilibrer les participations
- Ai-je évité les apartés avec un membre proche de mes positions
- Ai-je su éviter de dominer le groupe
- Ai-je encouragé l'exploration des données pour dépasser les positions spontanées initiales
- Ai-je su résumer la progression aux moments importants
- Ai-je pu souligner visuellement les positions ou conclusions (paper-board, transparent)
- Ai-je pensé à prendre des notes pour rendre mes synthèses plus pertinentes
- Ai-je évité de couper des interventions
- Ai-je contribué à faire respecter les horaires
- M'étais-je suffisamment informé sur le problème à traiter
- Me suis-je senti concerné tout au long de la réunion
- Ai-je réussi à ne pas trop parler ou seulement quand c'était indispensable
- Ai-je fait attention à ne pas digresser
- Ai-je évité les apartés Ai-je évité de couper la parole
- Ai-je écouté les interventions de manière objective
- Ai-je essayé de rechercher des rapprochements ou des synthèses entre des positions apparemment
contradictoires
- Ai-je présenté mes désaccords de façon calme, peu chargée émotionnellement
Aide mémoire : Conduire des réunions efficaces

Points clés pour la préparation

 Quels sont les objectifs de la réunion ?


 La réunion est-elle nécessaire ?
 Les participants sont-ils bien choisis ?
5
 Quel est l'ordre du jour (TOP : Thème, Objectifs, Plan) ?
 A-t-on planifié à l'avance ?
 Quelles conditions matérielles ?
 Quelles méthodes et quels rôles ?
 L'annonce est-elle motivante ?

Points clés pour le déroulement

COMMENT OUVRIR LA RÉUNION ?


 A-t-on veillé à l'accueil des participants ?
 A-t-on rappelé les objectifs et le déroulement en s'assurant de l'accord des participants ?
 A-t-on précisé les rôles et choisi un secrétaire de séance ?
 Y a-t-il eu information en retour sur le travail préparatoire ?
 A-t-on présenté la méthode et les règles du jeu ?

COMMENT RÉUSSIR L'ANIMATION ?
 Une méthode de travail pertinente a-t-elle été proposée et mise en oeuvre ?
 A-t-on géré la prise de parole et le temps en favorisant l'expression de tous ?
 A-t-on aidé à structurer les idées en utilisant le tableau ?
 A-t-on facilité l'écoute mutuelle et la vie du groupe ?
 A-t-on proposé des synthèses partielles ?
 A-t-on mis en valeur le travail du groupe et les progrès réalisés ?

COMMENT CONCLURE ET PRÉPARER LES SUITES ?
 A-t-on pris le temps de dégager les points d'accord, de décider qui fait quoi ?
 A-t-on rédigé et fait approuver en fin de séance un bref compte rendu ?
 A-t-on fait collectivement le bilan de la qualité de cette réunion ?
 A-t-on respecté les horaires ?
Evaluation du déroulement d'une réunion

Grille pour les participants

Désignation et date de la réunion :___________________________


OUI NON ?
ORGANISATION DE LA REUNION 6
La réunion a-t-elle été bien programmée ?
L'ordre du jour a-t-il été communiqué à l'avance ?
Le sujet justifiait-il une réunion ?
Le choix des participants convenait-il ?
Votre présence était-elle nécessaire ?
A-t-on communiqué avant la réunion des informations précises sur les
sujets à traiter ?
Les conditions matérielles convenaient-elles ?
La date de la réunion convenait-elle ?

NON ?
DEBUT DE LA REUNION OUI
A-t-on commencé à l'heure
A-t-on redéfini l'ordre du jour et l'objectif ?
Le rôle de chacun était-il clair ? (qui fait le compte-rendu)

NON ?
EN COURS DE REUNION OUI
Avez-vous pu dire ce que vous vouliez dire ?
Pensez-vous que les participants vous ont entendu et compris ?
Avez-vous l'impression d'avoir bien compris les idées et les
préoccupations des autres ?
Le climat était-il coopératif ?
A-t-on parlé d'une chose à la fois en suivant le plan ?
A-t-on utilisé les aides visuelles (tableau, rétroprojecteur, …) ?
Y a t il eu des synthèses ?

NON ?
FIN DE REUNION OUI
A-t-on précisé qui fait quoi et dans quel délai ?
A-t-on terminé à l'heure ?
AUTRES REMARQUES

Grille d'autodiagnostic pour l'animateur de la réunion

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Avez-vous bien animé votre dernière réunion ?


Probablement, mais examinez sans complaisance 7
si les tâches suivantes ont été assurées de façon satisfaisante
___________________________________________________________________________

Désignation et date de la réunion :___________________________


OUI NON En
partie

1. Veille à la préparation préalable


2. Ouvrir la réunion en précisant l'objet et en définissant l'ordre du
jour
3. Mettre à l'aise les participants, encourager la prise de parole
4. Poser des questions nombreuses et stimulantes
5. Approfondir ce qui est dit et structurer les idées

6. Bien utiliser le tableau pour recueillir et mémoriser les informations


7. Clarifier ce qui se passe dans le groupe, traiter les blocages
psychologiques
8. Faire des résumés partiels
9. Surveiller le temps, veiller à l'avancement du travail
10. Avec les participants, mettre en forme les conclusions, les
propositions et les questions du groupe
Quelles conclusions en tirez-vous pour votre pratique d'animateur ?

Sur quoi devez-vous porter vos efforts ?

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