Trabajo unidad 3

TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a
continuación:
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja
un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a
la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración
del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros
aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad
a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la
reunión de apertura y cierre de la auditoría.

REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA

EMPRESA: CIELO V.I.P.
Dirección: Calle del perpetuo socorro numero 54
Representante: Obdulio Gaviria
Tel: 562-2290-09
Cargo: Gerente General
Correo electrónico: cpt@cielovip.com.co
De: Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad
audgercalii@cielovip.com.co
Para: Coordinación Laboratorio de Ensayos e Investigación
Juan David Cardona
Fecha: Febrero 12 de 2018

OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el

programa de Sistema de Gestión de Calidad de Arepitas CIELO V.I.P, en los
procedimientos de prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y
Ensayos.

Alcance: Verificar la prestación de los servicios del laboratorio de Ensayos e

investigación del departamento Aseguramiento de la Calidad de CIELO V.I.P.
Criterios de Auditoria

 SGC de MRC

 Política de Gestión Financiera.

 Política de Logística y Servicio al Cliente

 Manual de Procedimientos

 Políticas Corporativas de MRC

 Norma ISO 9001:2008

 Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versión Junio de 2013

 Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002

 Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio de Ensayos M-

DR- 005

 Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Versión Junio de2013

 Manual de Calidad M-AM-001, Versión 00 de Junio 15 de 2013

Reunión de Apertura:

1 de noviembre de 2018
Hora 7:45 am
Reunión de Cierre:
1 de noviembre de 2018
Hora 4:30 pm

Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del
cual se hace mención en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y
evaluar que se están aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la
prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y Ensayos consignados en
cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita
será realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida
en primera instancia por el Coordinador del Laboratorio de Ensayos e
Investigación, El Coordinador de Análisis y Ensayos y los Analistas de Laboratorio
de Calidad y Fisicoquímico, el día 1 de Noviembre del presente año, con una
duración de 7 horas, en las instalaciones del laboratorio de Investigación y
Ensayos. Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC
empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o
aclaración a la presente comunicación, por favor comunicarla al líder del grupo
auditor, antes del 30 de Octubre de 2018. Por favor indique en la columna
correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas que atenderán al
equipo auditor. Así mismo, para la reunión de apertura de la auditoria le agradezco
invitar a las personas relevantes del área que será auditada. Para la reunión inicial
le pido el favor de disponer de las documentaciones, condiciones de seguridad y
salud ocupacional aplicables a su área, además de disponer de los equipos de
protección personal necesarios. La información que se conozca por la ejecución
de esta auditoria será tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor. El
informe de la auditoria y su comunicación serán en español.

Cordialmente:

Gerencia de Calidad y Producción

Indicadores

Cumplimiento en compras y ventas.

Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno

Responsable Área: Superintendencia de Logística

Asistentes:

 Gerencia General

 Secretaria de Gerencia

 Superintendencia de Logística

 Supervisor de Logística

 Oficina Asesora de Control interno

ASISTENTES

Equipo Auditor de Gerencia de Calidad

Iker Casilimas Experto Técnico SGC Firma

Juan Manuel Pérez Ingeniero de Procesos Firma

Ana María Morales Representante de Gerencia Firma

AUDITADOS

Juan David Martínez Coordinador Laboratorio de Ensayos Firma

E Investigación

Martina Pérez Coordinadora de Análisis y Ensayos Firma

Martha Méndez Analista Instrumental Firma

Santiago Trujillo Analista Físicoquímico Firma

Hernán Villalobos Analista Físicoquímico Firma

Sara Giraldo Auxiliar Laboratorios Firma

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en
idioma Español.

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoria, al E-mail cpt@cielovip.com.co Cualquier
duda comunicarse al celular: 356-564 9887. Los elementos 4.2.3 (control de
documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de
trabajo), 5.5.3 (comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y
preventivas), 8.4 (Análisis de datos), se auditaran en todas las áreas y procesos
aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la denominación dada
por la empresa. Durante la auditoria se cerrarán las acciones correctivas
planteadas para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que
están pendientes.

b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento

revisado Observaciones del documento.
No. Documento revisado
1 Política de Logística y
Servicio al Cliente
2 Política de Gestión
Financiera
Instructivos de desarrollo de
Ensayos de laboratorio
3 Manual de Procedimientos.
Cap. Compras y Logística
Manual de Procedimientos de
Laboratorio
Manual de Documentos de
Retención y Archivo del
Laboratorio de Ensayos
Manual de Calidad M-AM-001
Observaciones del documento
Última actualización 18 de Julio
de 2011
Última actualización 5 de enero
de 2011
I-EL-002
Carpetas de Protocolos e
Instructivos
Última actualización 9 de febrero
de 2014
M-PC-002
Versión Marzo de 2014
M-DR-005
Versión Marzo de 2014

c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.

La escucha activa.
d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de
recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).

Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas y escritas.

e- Generación de hallazgos de auditor.

Fecha: Auditor (es):
Proceso Auditado: Auditado (s):
Evidencias de Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
Auditoría Auditoría Auditoría
1 Procedimientos Política de Falta agregar
de costos en gestión implementación de
materiales en financiera procedimiento X
bodega y stand- para costos en
by materiales de
bodega stand-by
2 Formato único Cap. De No se tiene en
de despachos, Compras y cuenta el formato
Manual de logística único de X
procedimientos despachos y
recibo de
mercancía en el
procedimiento
3 Cambios Política de Falta actualización
Organizacionales logística y de la política de
servicio al logística, cuya
cliente última
actualización fue X
el 18 de julio de
2011 y no se han
agregado los
cambios
organizacionales
del año 2012
4

6
7

C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

Se debe actualizar la Política de Gestión Financiera y crear un procedimiento para

el manejo de costos en materiales de bodega y stand-by.

Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de

procedimientos.

Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto que no se han

agregado los cambios organizacionales del año 2012.

Conclusiones de la Auditoria:

 Se debe actualizar la Política de Gestión De Laboratorio y crear un

procedimiento para el manejo de protocolos de análisis y entregas de
resultados.

 Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado en

uno solo.

 Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y análisis de

muestras.

 Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento delos

libros de registros de muestras.

 Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento

las tarjetas de datos y resultados de análisis.-Se debe establecer un manual o
protocolo de actividades en el laboratorio de investigación y ensayos que
permitan generar actividades de seguimiento, medición, análisis y mejora.

 Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer indicadores

que permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos.

g- Realización de reunión de cierre: (Ver punto a. de ésta actividad).

h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso

estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión
de actividades de una función las cuales arrojen resultados para la mejora
continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos
dentro de una organización.

Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:

• Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 3: Objeto
de aprendizaje llamado Desarrollo de la Auditoría.
• Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.

Pasos para enviar este trabajo escrito:

1. Ir al menú del curso y dar clic en el enlace Actividad 3
2. Dar clic encima del título Taller realización auditoría interna
3. Luego clic en Examinar mi equipo, (anexa el archivo que lo tiene en su
computador ya desarrollado)
4. Cuando haya anexado el archivo del trabajo desarrollado debe dar clic en Enviar
botón a mano derecha. (espera la respuesta) y listo.
Mucho ánimo y éxitos..
Nota: Por favor No enviar evidencias ni trabajos al correo de la instructora, todo por la
plataforma..