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Equipamiento Abastecimiento Contabilidad

DIRECTIVA N.ª 00 -2018-ME-DREA-UGELHY-AAIE-ABAST

PROCEDIMIENTOS PARA LA TOMA DE INVENTARIO FISICO DE BIENES MUEBLES,


DE LA UNIDAD DE GESTION EDUCATIVA LOCAL DE HUARMEY

I. FINALIDAD
 La presente directiva tiene por finalidad establecer los lineamientos y procedimientos
técnicos administrativos que permitan realizar un adecuado inventario físico de
bienes muebles, bienes inmuebles, activo fijo y no depreciable, en los diferentes
órganos, áreas, equipos de la sede institucional e Instituciones Educativas de la
jurisdicción de la Unidad de Gestión Educativa Local de Huarmey. Tal como se indica
en la Directiva N° 001-2015/SBN.
 Conocer con exactitud la clase, tipo, modelo, cantidad, antigüedad, uso, estado de
conservación etc., de los bienes patrimoniales que tienen asignados en uso los
diferentes órganos, áreas, equipos de la Sede Institucional e Institucionales
educacativas de la Jurisdicción de la Unidad de Gestión Educativa Local de Huarmey.

II. OBJETIVO

 Realizar el inventario físico general de los bienes muebles, bienes inmuebles, activo
fijo depreciable y no depreciable de propiedad de la Unidad de Gestión Educativa
Local de Huarmey y de las Instituciones Educativas
 Comprobar la existencia física del bien e identificar al funcionario o servidor
responsable.
 Realizar una eficaz administración de los bienes en uso.
 Efectuar el registro de bines muebles debidamente, saneados, actualizados y
codificados.
 Comparar los saldos obtenido del inventario físico, producto de la verificación
realizada, con la información registrada por el equipo de contabilidad, a fin de hacer
los ajustes que hubiere lugar.

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 Conciliar los saldos de inventario físico valorado de bienes muebles, con los Estados
Financieros de la entidad consignados en las cuentas de activo fijo y no depreciable.
 Sanear los bienes muebles sobrantes y faltantes. Con que cuenta la entidad y ser
regularizados.
 Contar con un inventario general de bienes patrimoniales que sustente en forma
veraz los Estados Financieros reales de la UGEL-HUARMEY.
 Responsabilizar a los directores de las Instituciones Educativas para la adecuada
custodia y conservación de los documentos fuente de los bienes del estado.
 Responsabilizar a cada usuario de los bienes de propiedad estatal, sea de la sede de
UGEL-HY, y/o Instituciones Educativas por el mantenimiento, conservación de los
bienes inventariados y asignados a su cargo, así mismo la reposición en caso de
deterioro y/o perdida.
 Establecer las sanciones respectivas a los responsables de las omisiones de
presentación de Inventarios aplicando lo previsto en el D.L 276 Ley de bases de la
carrera administrativa.

III. ALCANCE

 La presente Directiva, son de aplicación y cumplimiento obligatorio en la sede


institucional de la UGEL-HUARMEY y las Instituciones Educativas que sean de la
Jurisdicción de la Unidad de Gestión Educativa Local de Huarmey.

IV BASE LEGAL

 Ley N.°29151-Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su modificatoria


Decreto Supremo N.°001-2015/SBN.
 Directiva N.°001-2015/SBN
 Ley N.°27783 Ley de Bases de la Descentralización.
 Ley N. 27867 Ley Orgánica de Gobiernos Regionales, modificada por la Ley
N.°27902.

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 Ley N.°27785 Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría


General de la Republica.
 Ley N.°28296 Ley General de Patrimonio Cultural de la Nación.
 Resolución N.°158-97SBN aprueba el catálogo Nacional de Bienes Muebles del
Estado y Directivas que norman su aplicación.
 Resolución Ministerial N.126-2007-VIVIENDA, que aprueba el Reglamento Nacional
de Tasaciones del Perú.
 Resolución N.°039-98/SBN, reglamento para el inventario Nacional de Bienes
Muebles e Inmuebles del Estado.
 Directiva N.°004-2002/sbn.Procedimientos para el Alta y la Baja de los Bienes
Muebles de la Propiedad Estatal y su recepción por la Superintendencia Nacional de
Bienes Estatales, aprobado por Resolución N.°021-2002/SBN.
 Directiva N.°001-1997/SBN-UG-CIMN, aprobada con Resolución N.°158-1997/SBN.
 Directiva N.°005-2009/SBN, Saneamiento de los Bienes Muebles de Propiedad estatal,
aprobado mediante Resolución N.°147-2009/SBN.
 Resolución N.°046-2015/SBN, que aprueba la Directiva. °001-2015/SBN,
procedimientos de Gestión de los Bienes Muebles Estatales.
 Ley N.°29151 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento
DS N.°007-2008-VIVIENDA.
 Decreto Supremo N.°016-2010-VIVIVIENDA, aprueba funciones de la SBN.
 Decreto Supremo N.°013-2012-VIVIENDA, modificaciones al Reglamento de la Ley
N.°29151.
 Ley N.°27728 Ley del Martillero Publico

V. DEFINICION DE TERMINOS

 Toma de Inventario: Es un proceso que consiste en verificar físicamente, codificar y


registrar los bienes con los que cuenta la entidad a una fecha dada con el fin de
asegurar su existencia real. La toma de inventario permite contrastar los resultados
obtenidos valorizados con los registros contables, a fin de establecer su conformidad,

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investigando las diferencias que pudieran existir y proceder a las regularizaciones del
caso.
 Abandono: Situación en que se encuentran los bienes muebles depositados en la
sede o locales de las Instituciones Educativas pertenecientes a entidades del Estado
y no son reclamados por sus propietarios.
 Activos Fijos: Bienes Patrimoniales que reúnan las siguientes características:
o Valor mínimo para ser considerado como activo fijo es a 1/8 de la UIT, vigente
al momento de su adquisición u obtención y tenga una vigencia mayor de 01
año.
o Susceptible de Depreciación.
o No sea objeto de operaciones de venta y de propiedad de la entidad.

 Bienes de Cuenta de Orden: Bienes que reúnen las siguientes características:


o Valor unitario o de conjunto menor a 1/8 de la UIT vigente al momento de su
adquisición.
o No sean objeto de depreciación.
o No sean objeto de operaciones de venta y de propiedad de la entidad.
 Adquisición de Bienes Muebles: Es el proceso por el cual las entidades del Estado
adquieren la propiedad de bienes muebles.
 Alta de Bienes Muebles: Procedimiento administrativo por el cual se incluyen bienes
patrimoniales dentro del registro mobiliario, del Sistema Nacional de Bienes del
Estado y del Registro Contable del estado de la entidad.
 Baja de Bienes Muebles: Procedimiento administrativo por el cual se extraen bienes
patrimoniales del registro mobiliario del Sistema Nacional de Bienes del Estado y del
Registro Contable del estado de la entidad.
 Bienes Muebles Faltantes: Bienes patrimoniales que, estando incluidos en el
Registro Mobiliario y el registro contable del Estado o de la entidad, no se encuentran
físicamente, desconociendo su ubicación.

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 Bienes Muebles Sobrantes: Bienes Patrimoniales omitidos o no incluidos en el


Registro Mobiliario y el registro contable del estado de la entidad.
 Bienes en Custodia: Son aquellos bienes que han sido dados de baja por una
entidad del estado quedando en administración de la Superintendencia de Bienes
Nacionales hasta que se determine su destino final. La custodia implica que guarda
responsabilidad del bien por parte de la entidad que lo dio de baja quedando
obligada está a llevar un registro especial de conformidad a las especificaciones que
se encuentran contenidas en el software Inventario Mobiliario Institucional.
 Bienes Fungibles: Son aquellos bienes y/o equipos para el funcionamiento de las
actividades o sean consumibles en un ejercicio económico.
 Causal de Baja: Es una condición funcional, operativa o física, que permite discernir
o determinar que los bienes ya no pueden seguir en un normal uso eficiente o
adecuado para el desempeño de las funciones de la institución.
 Comisión de Inventario: Es el Órgano encargado de realizar la toma de inventario
físico de bienes con las atribuciones establecidas en las normas y resolución de
conformación, que debe ser dada en condición administrativa.
 Codificar: Asignar a cada uno de los activos y bienes no depreciables, adquiridos
por la entidad, el respecto código patrimonial, conteniendo el grupo genérico, clase
y tipo, así como el respectivo número correlativo que pudiera corresponderle de
acuerdo a su naturaleza y valor.
 Conciliación: Proceso que consiste en contrastar los resultados obtenidos durante la
toma de inventario físico con los registros patrimoniales y contables del ejercicio
anterior.
 Construcciones en Curso: Edificaciones de infraestructura que requieren su
conclusión para poner en condición de uso.
 Chatarra: Estado avanzado de deterioro de un bien mueble, lo cual le impide cumplir
las funciones para las que fue diseñado y cuya reparación es imposible y onerosa.
 Etiquetado: Es el proceso que consiste en la identificación de los bienes muebles
mediante asignación de un símbolo material que contendrá el nombre de la entidad

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a que pertenece y/o siglas y el código patrimonial correspondiente los bienes que
constituyan el patrimonio mobiliario tendrán una codificación permanente de los
diferentes de cualquier lugar.
 Fase de Campo: Es el proceso que tiene como objetivo el levantamiento de la
información física de los bienes comprobación de la presencia física del bien y
ubicación, detalle técnico, estado de conservación, condiciones de utilización y
condiciones de seguridad para este caso comisión de inventario se presentara en los
ambientes físicos para realizar este proceso.
 Fase de Gabinete: Consiste en el procesamiento, conciliación física contable de la
información recopilada en la fase de campo.
 Inventario: Documento que contiene la relación pormenorizada de los bienes
muebles de una institución, en el cual debe estar detallado el nombre y código
patrimonial, características propias, estado actual de conservación, valor en libros,
valor de tasación, usuario y ubicación del bien.
 Saneamiento: Acciones técnicas administrativas-legales que deben realizar las
entidades del estado o quien haga sus veces, a fin de regularizar la situación legal
de los bienes muebles patrimoniales con los que cuenta la entidad.
 Valorización: La valorización es un informe técnico administrativo y contable, que
consiste en fijar técnicamente el valor monetario que corresponda a determinados
bienes patrimoniales, conforme dispone la Resolución Ministerial N.°126-2007-
VIVIENDA, que aprueba el Reglamento Nacional de tasaciones del Perú
 Informe Técnico: Para sustentar los actos de adquisición, administración y
disposición de los bienes así como los procedimientos de alta y baja de los
registros correspondientes, la Unidad de Control Patrimonial elaborara y suscribirá
el informe técnico ,conforme al formato contenido en el Anexo N.°03 el cual
deberá incluir los datos técnicos del bien (marca,modelo,serie entre otros) y la
base legal; además de precisar el beneficio económico y social que representa
para el Estado el procedimiento propuesto.

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 Compra: adquisición onerosa de un bien conforme a las normas de la Ley de


Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento.
 Malo: Es la condición del Bien Mueble que no recibe mantenimiento periódico,
cuya parte externa tiene deterioros físicos visibles y sus usos operaciones tienes
desperfectos.
 Muy Bueno: Es la condición del bien mueble que este operando en perfectas
condiciones técnicas y físicas y no han sufrido ninguna reparación o
mantenimiento.
 Saneamiento: Regularización o formalización de la propiedad u otros derechos
de las entidades titulares respecto de los bienes muebles e inmueble, hasta lograr
su inscripción registral

VI NORMAS GENERALES

 Las Instituciones Educativas, la sede de la Unidad de Gestión Educativa Local de


Huarmey, están obligados a practicar anualmente el inventario físico de bienes
patrimoniales, que comprenden Bienes Mueble, Bienes auxiliares (sin código) y
Bienes Culturales (Textos)
 La presentación de Inventarios de Bienes del Estado esta normada por diversidad
de disposiciones cuya omisión acarrea drásticas sanciones, previos procesos
administrativos
 Los Directores de las Instituciones Educativas tienen el deber de informar al
Control Patrimonial de la Sede de la UGEL-HY, inmediatamente, cada vez que
reciban bienes.
 Identificar la situación administrativa y/o legal de los bienes muebles en condición
de sobrantes, faltantes u otros, a fin de determinar los procedimientos necesarios
para su regularización.
 Con respecto a la responsabilidad de bienes asignados conforme a las normas
legales vigentes, cada trabajador usuario de bienes de la Sede de UGEL –Huarmey
es el responsable de la conservación, permanencia, existencia física, uso adecuado,
mantenimiento, etc.; en consecuencia, cada usuario cual quiera sea su nivel

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 El patrimonio mobiliario de la Unidad de Gestión Educativa Local Huarmey, está


constituido por aquellos bienes que de acuerdo al Código Civil y las leyes
especiales, son adquiridos o recibidos en propiedad bajo las diversas formas
jurídicas dispuestas.

VII NORMAS ESPECIFICAS

 La toma de inventarios, es el proceso que consiste en verificar físicamente en el


lugar, registrando en los formatos de inventarios, todas las características
identificatorias, vale decir, marca, modelo, serie, color, dimensiones, etc., de los
bienes con que cuenta las instituciones dentro de la jurisdicción de la UGEL-HY,
a una fecha dada con el fin de asegurar su existencia real y física, estado de
conservación y documentación.
 Designar a la comisión de Inventario.
 Aprobar y supervisar el Alta, la Baja y los actos de adquisición, administración y
disposición del patrimonio mobiliario de la Entidad.

VIII TOMA DE INVENTARIO DE BIENES PATRIMONIALES

8.1 LA COMISION DE INVENTARIO


 la Oficina General de Administración, mediante resolución constituirá la Comisión
de Inventario que tendrá a su cargo el procedimiento de toma de inventario de
la Entidad y las Instituciones Educativas, la cual estará conformada, por los
siguientes representantes:

o Jefe del Área de Administración Presidente


o Contador I Integrante
o Especialista Administ. I - Abastecimiento
Integrante

 La Comisión de Inventario, para el cumplimiento de sus funciones puede solicitar


al Área de Gestión Administrativa la conformación de equipo de trabajos, para la
ejecución de la toma de inventario físico.

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8.2 CONTRATACION DE TERCEROS

 Las entidades podrán contratar los servicios de terceros para realizar la toma de
inventario, de contar con los recursos necesarios.
 La contratación de terceros no exime a la Comisión de Inventario la suscripción
del informe final y el acta de conciliación patrimonio-contable.
 El jefe del Área de Administración facilitará a la Comisión de Inventario las
facilidades como movilidad, conductor, combustible, pago de pasajes y los medios
de instrumentos necesarios (winchas, tableros, lapiceros, plumones, catálogos,
formularios, stickers, vestuario, identificaciones, etc.) para el cumplimiento de las
acciones asignadas

8.3 EJECUCION DE INVENTARIO FISICO DE BIENES PATRIMONIALES


8.3.1 TOMA DE INVENTARIO AL BARRER
se efectuará al barrer, para lo cual la entidad debe tener en consideración lo siguiente:
 Identificar los ambientes físicos según el organigrama.
 Contar con la relación del personal que labora en la entidad, para proceder a
identificar los bienes a su cargo.
 Elaborar un cronograma de actividades, teniendo en cuenta las restricciones
existentes, la cantidad de bienes y el número de equipos de trabajo.
 Comunicar a las unidades orgánicas u oficinas de la entidad la fecha de inicio de
la toma de inventario.
 Realizar la toma de inventario teniendo en cuenta la información solicitada para
el registro de los datos en el Módulo de Patrimonio del SIGA.
 En caso de constatar la existencia de bienes en proceso de reparación o
mantenimiento, fuera de su local de ubicación, la Comisión de Inventario solicitara
la documentación que sustente su salida y serán considerados dentro de ambiente
donde se encuentre destinados y será la responsabilidad quien haya autorizado y
firmado la salida del bien patrimonial.

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 Los bienes considerados en calidad de chatarra deberán incluirse en una lista y


un formato separado y será remitido a la Oficina de Control Patrimonial para el
procedimiento de baja respectivo según el procedimiento establecido.
 Los bienes patrimoniales en estado malo, que se encuentren dentro de los
ambientes, deben ser devueltos en el momento de la toma de inventario por el
personal usuario responsable, a través de un acta de devolución o cargo de
entrega de bienes, a la comisión de inventario o quien haga sus veces para que
disponga su situación final de acuerdo a la normatividad vigente.
 Los bienes sobrantes o faltantes serán registrados en el formato de “bienes
faltantes”
8.4 FUNCIONES DE LA COMISION DE INVENTARIO
 Tiene como función organizar, conducir y consolidad los resultados del inventario
físico de bienes patrimoniales de los diferentes órganos, áreas, equipos e
instituciones educativas de la jurisdicción de la unidad de Gestión Educativa Local
de Huarmey.
 Elaborar y suscribir el acta de inicio y termino del proceso de inventario, informe
final de inventario y acta de conciliación contable del inventario patrimonial de la
UGELHY.
 Realizar la conciliación con el inventario físico del ejercicio económico anterior.
 Comunicar a los diferentes responsables de los órganos, áreas y directores de las
instituciones educativas, la fecha de inicio de la toma (verificación) de inventario
y las acciones a realizar a fin de que estas brinden facilidades del caso.
 Solicitar al equipo de personal la relación de los trabajadores con la indicación
del órgano área en que laboran

8.5 INCORPORACION AL INVENTARIO INSTITUCIONAL

Los activos fijos que reúnan las siguientes características:

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 El valor mínimo de un bien material para ser considerado como activo fijo es el
que corresponda a 1/8 de la UIT, vigente al momento de la adquisición u
obtención.
 Que su vida útil sea mayor a un año.
 Que sea destinado para uso de la entidad.
 Que este sujeto a depreciación, excepto terrenos.
 Que sean objeto de acciones de mantenimiento y/o reparación.
 Que sean propiedad de la entidad.

8.6 CODIFICACION Y ETIQUETADO


 Los bienes muebles tendrán una codificación, única y permanente que los
diferencie de cualquier otro bien, la codificación se realiza asignado y aplicando
al bien un grupo de números a través del cual se le clasificara e identificara,
conforme al Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.
 En el caso de bienes muebles adquiridos en conjunto deberán ser codificados
independientemente de conformidad con el catálogo Nacional de Bienes Muebles
del Estado y Directivas que norman su aplicación, asignado a los bienes muebles
individuales el valor proporcional que les corresponda (prorrateo de acuerdo a
valor estimado en el mercado).
 El código asignado a cada bien es permanente y el numero correlativo asignado
en único, nace y muere con el cuándo este es transferido, donado, dado de baja,
vendido, incinerado o destruido; no puede existir más de un bien con el mismo
número correlativo.
 En el caso de que el bien mueble, no se encuentre descrito en el referido catálogo
nacional de bienes muebles del estado, la unidad de control patrimonial deberá
solicitar a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales, su incorporación al
Patrimonio institucional, a través de la Jefatura de Administración; para lo cual
deberá presentar la ficha de incorporación de tipos de bienes muebles al Catálogo
Nacional de Muebles del Estado.

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 La codificación se realizará asignando y aplicando al bien un grupo de números


(doce dígitos).
 La identificación del bien, podrá realizarse escribiendo con tinta indeleble
grabando directamente en el bien, adhiriendo placas, laminas o stickers y
cualquier otra forma apropiada que observe las características exigidas en las
normas vigentes sobre la materia.
 El bien se identificará mediante el stickers de inventario, que contendrá el nombre
de la institución, fecha de inventario, el código patrimonial, según el catalogo
aprobado por la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales y su respectiva
cuenta contable el cual será ubicado en un lugar visible del bien.
 No serán objeto de codificación, los bienes muebles y equipos adquiridos con la
finalidad de ser donados en forma inmediata, destinados a proyectos o aquellos
adquiridos por norma expresa con el fin de ser entregados a terceros en
cumplimiento de los fines institucionales; de igual manera los repuestos,
herramientas y accesorios a excepción de los descritos en el Catálogo Nacional
de bienes muebles del estado.
 El código patrimonial que corresponda a bienes dados de baja no deberá ser
utilizados para nuevos bienes.
 Todo trabajador está obligado a comunicar, a través de jefe inmediato al
responsable de la Unidad de Control Patrimonial o quien haga sus veces para que
subsane la caída o deterioro de la etiqueta de identificación de un bien asignado
en uso.

8.7 VERIFICACION FISICA DE LOS BIENES MUEBLES


 La comisión de inventario se constituirá en las instalaciones de cada órgano, área,
equipo o institución educativa, procediendo a verificar y registrar los bienes
siguiendo un orden y dejando constancia que demuestre haber inventariado el
bien patrimonial.
 La verificación física de los bienes a inventariar incidirá principalmente en los
siguientes aspectos:

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 Comprobación de la presencia física del bien y su ubicación


 Funcionarios o trabajadores responsables
 Determinación de sobrantes y/o faltantes
 Calificación de Bienes Muebles para baja
 Estado de conservación de construcciones en curso
 Estado de conservación del bien (Bueno, Regular, Malo y Muy Malo)
 Las condiciones de seguridad del bien
- se describirá en forma precisa el detalle técnico de los muebles y enseres indicando:

Código Denominación Marca


Modelo Color Serie
Tipo Dimensión Estado

- se describirá en forma precisa el detalle técnico de los vehículos livianos y pesados


indicando:

Código Denominación Marca

Modelo Tipo Color

N.° Motor N.° de Serie Año

Placa Estado

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8.8 RESPONSABILIDAD DE LOS BIENES MUEBLES ASIGNADOS


Para la asignación de bienes patrimoniales a los usuarios se deberá tener en
consideración los aspectos siguientes:

 En el caso de bienes nuevos, el pedido de comprobante de Salida (Pecosa) deberá


ser formulado por la UNIDAD DE ALMACEN a cargo del especialista-Técnico
personal nombrado o personal contratado bajo la modalidad CAS, responsable
de la recepción de dicho bien.
 Los jefes de área y el servidor a quien se le asigno el bien patrimonial, son
solidariamente responsables, tanto pecuniario como administrativamente de la
pedida, daño, deterioro o mal unos de los bienes o servicios, especialmente si
ocurrieron por negligencia.
 En el caso que los bienes son utilizados indistintamente por varios servidores, es
responsabilidad del jefe de área o quien haga sus veces, en las dependencias
respectivas definir los aspectos relativos a su custodia y utilización de manera que
estas se den correctamente.
 De establecer responsabilidades por faltantes de bienes patrimoniales a cargo de
los funcionarios y/o servidores nombrados o contratados bajo la modalidad CAS,
deberá ser puesto en conocimiento del Órgano de Dirección y Órgano de Control
Interno para su recuperación de bien de propiedad estatal.
 De existir responsabilidad del servidor contratado por la tenencia del bien
patrimonial se coordinará con el equipo de Tesorería para la retención de sus
remuneraciones y otros beneficios.

IX DE LA CONCILIACION PATROMONIO -CONTABLE


 La comisión de inventario físico de bienes patrimoniales, la UCP y la oficina de
contabilidad efectuaran la conciliación patrimonio contable de la información
obtenida realizara la verificación de la información que aparece en el inventario
físico del periodo anterior con la obtenida en el inventario físico actualizado, a fin

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de establecer y determinar la conformidad o la existencia de sobrantes y/o


faltantes de bienes.
 Una vez concluida la verificación física, la comisión de inventario y el equipo de
contabilidad, efectuaran conciliación física y contable de la información obtenida
durante el proceso del inventario físico con el Registro Contable, para lo cual el
equipo de contabilidad deberá proporcionar la información detallada actualizada
de los saldos de las cuentas contables del activo y de las depreciaciones, que
corresponda al ejercicio en curso.
 La comisión de inventario en coordinación con el equipo de contabilidad,
elaborara un cuadro resumen general de los resultados obtenidos durante la
conciliación físico contable, dejando constancia de ello en el Acta de conciliación
del inventario patrimonial.
 La comisión de toma de inventario presentara la relación de bienes muebles para
el alta, como resultado de la toma de inventario, determinando su causal.
 La comisión de toma de inventario presentara la relación de bienes muebles para
la baja, como resultado de la toma de inventario, determinando su causal

X DEFERENCIAS DE INVENTARIO FISICO

 La Unidad de Gestión Educativa Local de Huarmey, deberá agotar la posibilidad


de eliminar o reducir las diferencias entre los registros patrimonial y contable de
bienes faltantes y sobrantes.
 En caso de comprobarse bienes faltantes por perdida, robo, hurto, destrucción
total o parcial la unidad de control patrimonial solicitara al jefe del área orgánica
y al servidor público a cuyo cargo se encontraba el bien, la documentación y/o
antecedentes para la calificación y determinación de la responsabilidad
administrativa y fiscal por negligencia u otros, con participación del órgano de
control institucional.
 En el caso de determinar faltantes en un área física por traslado inconsulto de un
bien, la unidad de control patrimonial solicitar el jefe de área orgánica donde fue

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detectado el faltante proporcione la información documentada sobre el posible


destino del bien faltante y las acciones realizadas por el usuario responsable del
bien, documentación que será remitida ante la jefatura de administración para su
recuperación correspondiente , caso contrario se procederá a su saneamiento por
faltantes.

XI PLAZO DE PRESENTACION DEL IVENTARIO DE LA INSTITUCIONES EDUCATIVAS


 En el caso de Instituciones Educativas Públicas Estatales y Convenios (Educ. Inicial,
Primaria y Secundaria de Menores y Adultos, Centros de Educación Especial y
Centros Técnico Productiva) harán llegar los Inventarios Físicos Impresos en papel
A4 debidamente firmados y sellados por los miembros de la comisión y grabados
en CD, entregar a la Unidad Orgánica de Control Patrimonial del 15 de noviembre
al 30 de noviembre del 2018, plazo improrrogable; para lo cual los directores de
las II.EE. deberán apersonarse a la Unidad Orgánica Responsable de Control
Patrimonial para la implementación a partir de la expedición de la presente
Directiva.

XII INFORME FINAL DE INVENTARIO

 Concluida la conciliación patrimonio-contable la comisión de inventario deberá


elaborar y presentar a la OGA, para su refrendo, el informe final de inventario,
suscrito por todos sus integrantes.
XIII PROCESAMIENTO DE INFORMACION
 Después que la Comisión de Inventario haya remitido al OGA el informe Final de
Inventario y el Acta de conciliación físico Contable, esto los remitirá a la Unidad
de Control Patrimonial y a la Oficina de Contabilidad, para ser procesada y/o
actualizada en el registro patrimonial y contable de la entidad.
 La Oficina de Control Patrimonial entregará a los Directores de las Instituciones
Educativas y a los Servidores de la Sede UGEL Huarmey la relación de los bienes
que tiene asignado en uso.

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XIV COMUNICACIÓN A LA SBN

 Se deben remitir a la SBN bajo responsabilidad del OGA, entre los meses de enero
y marzo de cada año teniendo como fecha de cierre de su inventario patrimonial
el 31 de diciembre del año inmediato anterior a su respectiva presentación, el
informe final de inventario y del acta de conciliación patrimonio-contable.
 La SBN comunicara a la contraloría General de la Republica la relación de las
entidades que hayan incumplido con él envió de la documentación señalada en
el párrafo anterior.

XV REGISTRO EN EL MODULO PATRIMONIAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION


ADMINISTRATIVA ( SIGA)
 El registro de los bienes estatales consiste en las acciones de carácter técnico lo
realizará la Oficina de Control Patrimonial en coordinación con la Oficina de
Abastecimiento y la Oficina de Contabilidad, con el fin de registrar adecuada y
oportunamente los bienes adquiridos por la entidad.
 El registro se realizará en forma cronológica, anotándose la denominación, detalles
técnicos, características, documentos fuentes, valores, cuentas contables y
referencias relativas al ingreso de los bienes.
 La unidad de control patrimonial, con copia de la orden de compra, NEA, pecosa
u otro documento, deberá verificar la integridad del bien, registrarlo y asignarle
el correspondiente código patrimonial y usuario responsable a quien se le asignará
en uso.
 El registro de los bienes estará acorde con el módulo de Muebles SINABIP.

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APENDICE A

FORMATO DE FICHA DE DESCRIPCION


DE LOS BIENES

CODIGO DETALLE TECNICO ESTADO ACTO DE TIEMPO


CUENTA VALOR CAUSA CAUSAL VALOR UBICACI
N° DE DENOMI PATRIMO DE DISPOSICIO DE
MARC MODEL CONTABL NETO L DE DE TASACIO ÓN DEL
ORDEN NACION NIAL COLOR DIMENSIONES CONSERVA N PERMAN
A O E S/. BAJA ALTA N BIEN
(SBN) CION PROPUESTO ENCIA

(2) EN CASO DE SEMOVIENTES MODIFICAR ESTA DESCRIPCION A FIN DE ESTABLECER LAS CARACTERISTICAS
CORRESPONDIENTES
(3) PARA PROCEDIMIENTOS DE BAJA SEGÚN LEY N.27995
(4) PARA SANEAMIENTO DE BIENES SOBRANTES

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ANEXO N.° 04
FORMATO DE FICHA DE ASIGNACION EN
USO DE BIENES

FICHA DE ASIGNACION EN USO DE BIENES

ENTIDAD FECHA / /

USUARIO RESPONSABLE: ……………………………….


APELLIDOS Y NOMBRES: ……………………………….
DEPENDENCIA: ……………………………….
UBICACIÓN: …………………………………
MODALIDAD: FUNCIONARIO ( ) CAP ( ) CAS ( )

DESCRIPCION DEL BIEN


ITEM CODIGO SERIE
CODIGO PATRIMONIAL DENOMINACION MARCA MODELO TIPO COLOR ESTADO
INTERNO DIMENSIONES

LEYENDA: MUY BUENO (MB) BUENO (B) REGULAR (R) MALO (M)

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Usuario Responsable Responsable de la UCP

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ANEXO N.°5
FORMATO DE FICHA TECNICA DEL VEHICULO

FICHA TECNICA DEL VEHICULO


ENTIDAD CATEGORIA COLOR
DENOMINACION N.º DE CHASIS (VIN) COMBUSTIBLE
PLACA N.º DE EJES TRANSMISION
CARROCERIA N.º DE MOTOR CILINDRADA
MARCA N.º DE SERIE KILOMETRAJE
MODELO AÑO DE FABRICACION TARJETA DE PROPIEDAD
DESCRIPCION APRECIACION TECNICA DEL SISTEMA
1. SISTEMA DE MOTOR
Cilindros
Carburador / Carter
Distribuidor/Bomba de Inyección
Bomba de Gasolina
Purificador de Aire
2. SISTEMA DE FRENOS
Bomba de Frenos
Zapatas y Tamboreros
Discos y Pastilla
3. SISTEMA DE REFRIGERACION
Radiador
Ventilador

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Área de Adm.Infraes. y Oficina de Oficina de Control Patrimonial
Equipamiento Abastecimiento Contabilidad

Bomba de Agua
4. SISTEMA ELECTRICO
Motor de arranque
Batería
Alternador
Bobina
Relay de alternador
Faros delanteros
Direccionales delanteros
Luces Posteriores
Direccionales posteriores
Auto Radio
Parlantes
Claxon
Circuito de Luces(faros, cableados)
5. SISTEMA DE TRANSMISION
Caja de Cambios
Bomba de embrague
Caja de Transferencia
Diferencial trasero
Diferencial delantero (4x4)
6. SISTEMA DE DIRECCION
Volante
Caña de Dirección
Cremallera
Rotulas
7. SISTEMA DE SUSPENSION
Amortiguadores/muelles
Barra de torsión
barra de estabilizador
8. CARROCERIA
Capot de motor
Capot de maletera

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Área de Adm.Infraes. y Oficina de Oficina de Control Patrimonial
Equipamiento Abastecimiento Contabilidad

Parachoques delantero
Parachoques posteriores
Lunas laterales
Lunas cortaviento
Parabrisas delanteros
Parabrisas posterior
Tanque de combustible
Puertas
Asientos
9. ACCESORIOS
Aire acondicionado
Alarma
Plumilla
Espejos
Cinturones de seguridad
Antena
10. OTRAS CARACTERISTICAS RELEVANTES

APRECIACION TECNICA GENERAL


Valor de Tasación (S/)

……………………………… ………………………………….
Responsable de la UCP Mecánico o Especialista

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