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Menú Principal:
En la parte superior encontramos un menú en el cual se podrán llevar a cabo las configuraciones
previas del sistema, estos menús están restringidos conforme los privilegios que hayan sido
otorgado a cada usuario.
En el lado izquierdo se puede visualizar el menú rápido donde se facilita el acceso secuencial
para llevar a cabo los procesos de trámite documentario, así como de configuraciones
misceláneas de cambio de contraseña, ingreso de nuevos administrados etc.
En esta parte se considerarán las unidades orgánicas de línea y de apoyo, los cuales se
relacionaran con ambientes de trabajo que están bajo su supervisión.
En el caso que la estructura orgánica no haya variado el año siguiente podrá escoger el botón
migrar de año anterior, para la migración automática de dichas unidades orgánicas para el
siguiente año.
AMBIENTES DE TRABAJO:
En esta parte es muy importante saber conque ambientes que son dependientes se tendrán que
relacionar las unidades orgánicas, por lo que en la figura siguiente se muestra como ejemplo la
unidad orgánica alcaldía se relaciona con los ambientes de: ALCALDIA, GERENCIA MUNICIPAL,
INSTITUTO VIAL PROVINCIAL, OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL y PROCURADORIA PUBLICA
MUNICIPAL. Del mismo modo sino hay cambio en los ambientes se podrá realizar la migración
del año anterior o en su defecto crear o suprimir ambientes para el año actual.
Al presionar el botón nuevo se nos despliega la venta anterior, en la cual se ingresarán todo los
datos de la persona a registrar, la opción de validación de datos de manera definitiva siempre
y cuando el número de documento de identidad se haya ingresado correctamente. Al validar
datos en ningún módulo del sistema se podrá realizar modificaciones.
El sistema informará en el caso que se trate de un homónimo o el Documento de identidad sea
de otra persona antes de llevar a cabo la grabación. En el caso que ya exista registrada la persona
se obviará este paso.
A continuación deberá ingresar en el siguiente menú el cual seleccionará para registrar al usuario
del sistema que tendrá acceso a los módulos que se le asigne y con los privilegios por menú que
le sean privilegiados.
Al guardar el usuario la contraseña por defecto que se generará será lo mismo que usuario.
En el caso de que sean usuarios que ya no estén laborando se seleccionará el check suspender
usuario.
En la grilla superior aparecen los accesos a los que el usuario tendrá acceso. A medida que vaya
seleccionando irán apareciendo en la grilla inferior. Para un usuario común podremos habilitarle
los siguientes accesos:
Archivar/desarchivar documentos
Cambiar contraseña de usuarios
Documentos que se encuentran en buzón de usuario
Elaborar despachos de expedientes recepcionados
Guías de entrega y recepción de expedientes
Historial de expedientes / consulta de expedientes
Mantenimiento de personas/ administrados
Mantenimiento de proveídos
Mantenimiento de tipos de documentos de trámite documentario (esta opción se
recomienda que el administrador del sistema solo tenga acceso por lo que podrían crear
documentos de manera indiscriminada)
Recepcionar expedientes enviados por otras áreas
Reportes generales del sistema
La opción de registro de expedientes externos sólo debe ser habilitada para el personal
que se encarga de la recepción por mesa de partes.
seleccionamos ambientes y usuarios del sistema, del menú catálogos, luego presionaremos
nuevo en el cual ingresaremos la unidad orgánica, así como el ambiente de trabajo al que estará
asignado, y por ultimo solo digitamos el nombre del usuario y guardamos.
El sistema cuenta con integración de los procedimientos que la Municipalidad haya establecido,
es decir al momento de la recepción de un documento externo, es capaz de verificar los
requisitos que debe de cumplir los procedimientos exclusivos que realiza la entidad para ello
debemos ingresar a esta opción para alimentar la información contenida en nuestro tupa.
Como se puede observar en la imagen anterior, se puede apreciar los menús donde se
ingresaran los procesos y sub procesos contenidos en el TUPA de la Municipalidad. Así mismo
se podrá ingresar los requisitos exigidos en estos procedimientos:
Procedimiento principal:
Licencia de Funcionamiento
Sub procedimientos:
Como se muestra en la siguiente imagen, así mismo el % de la UIT asignado como tasa de pago
por dicho proceso.
Por ultimo escogeremos la última opción del menú Mantenimiento de Procedimientos (TUPA),
en la cual ingresaremos los requisitos de los procedimientos que hemos ingresado:
Se muestra además un checkbox REQ. NEC.? El cual seleccionaremos si dicho requisito es
obligatorio de presentar caso contrario no lo marcaremos.
CAMBIO DE CONTRASEÑA:
Bastará con ingresar el password actual, y a continuación el nuevo password que desee.
PROCEDIMIENTO COMUN REALIZADO POR MESA DE PARTES:
En este apartado vamos a indicar los procedimientos que llevará a cabo el área responsable
dedicada a la recepción de documentos externos es decir documentos que ingresan de
contribuyentes o usuarios que presenta todo tipo de expedientes. Desde donde iniciara el
conteo de plazos para la atención de dichos expedientes teniendo en cuenta los plazos
establecidos por cada procedimiento. Para ello el responsable de mesa de partes ingresara con
su usuario y contraseña proporcionada por el administrador de sistemas, la contraseña podrá
ser modificada por el usuario posteriormente si lo desea.
REGISTRANDO UN EXPEDIENTE:
1. Leyenda del estado del expediente (la cual se puede visualizar en la grilla de recepción
de expedientes (3))
2. Puede llevar a cabo la ubicación rápida de un expediente en el caso que nuestra grilla
de ingresos tenga muchos expedientes.
3. Grilla de recepción de expedientes donde se muestra todo los expedientes que se van
recepcionando en la fecha actual.
4. Muestra los movimientos del expediente seleccionado en la grilla recepción de
expedientes. Las manitos rojas significan que el expediente ha sido enviado a dicha área
pero el usuario de dicha área aun no lo acepta por sistema. La manito verde significa
que ya lo aceptó.
Para registrar un nuevo expediente bastará con presionar el botón NUEVO de la parte inferior
de los botones de mantenimiento del formulario.
Se nos mostrará el siguiente formulario en el que iremos ingresando los datos según la
secuencia.
Además solicita en este caso licencia de funcionamiento para una caseta de informes, como
previamente ya se había alimentado los procesos TUPA el sistema automáticamente le informa
al encargado de mesa de partes que requisitos debe solicitar y el plazo en el que se debe resolver
dicho trámite.
En el ejemplo vemos que todos los requisitos son obligatorios o necesarios para iniciar el trámite
es decir si no se marca uno de ellos el sistema emitirá una esquela de observación.
En la cual indica los requisitos que faltan además deberá ser notificado al momento para que el
contribuyente no tome como aceptado su trámite.
Una vez recepcionado los expedientes se procederá a realizar los despachos o movimiento de
expedientes a los ambientes responsables de resolver. Para ello seleccionamos el menú
ELABORAR DESPACHOS del menú rápido, luego elegiremos NUEVO.
Los despachos serán elaborados teniendo en cuenta primero el ambiente a donde vamos a
enviar el documento luego seleccionaremos en la grilla superior los expedientes que vamos a
enviar a dicho ambiente en la parte inferior se irán cargando los expedientes que vayamos
seleccionando, a continuación seleccionaremos el botón que aparece entre ASUNTO y
PROVEIDO de la grilla inferior. Para seleccionar el proveído o tipo de documento con el que se
está enviando a dicho ambiente:
Una vez seleccionado los proveídos, se presionará el botón guardar para terminar con el
proceso.
El área que ha generado despachos podrá generar guías de entrega y recepción, las cuales serán
generadas para poder hacer firmar los cargos respectivos a los usuarios de los ambientes que se
está remitiendo los expedientes, esta opción es de uso opcional por la institución.
Una vez seleccionado los despachos presionaremos el botón guardar con lo que se concluye la
creación de la guía.
Como vemos en la imagen anterior se han incluido dos despachos en la guía 630157, el despacho
41512017 y el despacho 41522017, podemos observar al seleccionar cada despacho vemos que
documentos contiene en la parte inferior.
Con esto se concluye la generación de guía solo presionamos salir para ir a la ventana principal
de las guías para poder imprimir y remitirnos a los ambientes correspondientes a hacer firmar
los cargos de recepción tanto físicos como por sistema.
Una vez generado y estando en la ventana principal de guías eligiéremos la opción IMPRIMIR
con la cual se nos mostrará la siguiente imagen:
Esta opción la vamos a usar para recepcionar expedientes que nos hayan enviado de otras áreas
u otros ambientes de trabajo, para ello el sistema cuenta con un detector de expedientes
enviados el cual se activa con una ventana emergente tipo Messenger al momento que otro
usuario haya enviado expedientes agrupados en despachos. Como el que se visualiza en la
siguiente imagen:
En el cual nos indica que tenemos 143 envíos pendientes, osea 143 despachos que nos han
enviado de diferentes áreas cada despacho puede contener n expedientes. Podemos
recepcionarlo de dos maneras:
Uno es haciendo click en la misma ventana emergente otro seleccionando la opción recepcionar
expedientes del menú rápido. En ambos casos nos dará acceso a una única ventana:
En la parte superior podemos ver un cuadro que listará los ambientes que estén haciendo
envíos, seleccionaremos los ambientes y luego presionaremos el botón inferior de RECIBIR.
Como se aprecia en la figura siguiente el usuario del ejemplo tiene despachos por recepcionar
de diferentes ambientes como son:
Para ello el usuario ira seleccionando cada ambiente y verificando cada expediente para su
recepción.
Una vez recepcionado los despachos con sus respectivos expedientes la ventana emergente tipo
Messenger ya no saldrá hasta que nuevamente detecte otro envío.
NOTA: los plazos siguen corriendo así el usuario haya aceptado o no por sistema generando
reportes para control interno en caso haya hecho caso omiso a estos mensajes.
ARCHIVAR/DESARCHIVAR EXPEDIENTES:
En el caso que el responsable de atender el trámite haya concluido con dar trámite al expediente
procederá a realizar el archivo. Con el cual los plazos dejarán de correr y habremos concluido
satisfactoriamente con la atención de los expedientes.
Para archivar un expediente tan solo seleccionaremos el expediente que hemos concluido y
luego seleccionaremos el botón ARCHIVAR.
Lo único que debemos hacer es escribir en observaciones los documentos con los que se atendió
el trámite u otras observaciones que creamos conveniente.
Para desarchivar un expediente en el caso que sea un expediente que sea rehabierto por algún
motivo seleccionaremos el botón DESARCHIVAR y procederemos a realizar los mismos pasos
para archivar.
EXPEDIENTES DE MI BUZON:
Esta opción la usaremos para poder verificar de forma rápida los expedientes que tenemos en
nuestro poder y en qué estado se encuentran, podremos filtrarlos por riesgos de plazos u otros.
Haciendo click en el icono de las imágenes de la leyenda, así como imprimirlos presionando el
botón imprimir.
HISTORIAL DE EXPEDIENTES:
Esta opción nos sirve para poder averiguar cualquier expediente que haya sido ingresado por
mesa de partes no solamente del ambiente del cual somos responsables sino de cualquier
ambiente:
Esta es la ventana principal la cual se encuentra en blanco hasta que presionemos el botón
buscar el cual nos mostrará la siguiente ventana:
Como se puede ver las opciones de búsqueda son por N° de expediente, por gestor, o por asunto
además podemos seleccionar el año respectivo en el cual deseamos buscar.
Una vez que hayamos efectuado la búsqueda se nos visualizaran las coincidencias respectivas la
cual las seleccionaremos haciendo click en el expediente respectivo para ver su detalle.
REPORTES GENERALES:
Podemos obtener los reportes que el sistema nos brinda seleccionando el menú reportes,
reportes generales.