Temas de Presidencia
negocio & riesgo
Julio - Diciembre 2009
SEGREGACIÓN DE FUNCIONES
En el ambiente actual de los
negocios, el establecimiento de
una adecuada segregación de
funciones se ha convertido en uno
de los pilares básicos del modelo
de control interno de las
organizaciones, y por tanto, debe
tener una consideración especial
por parte de la Administración. Por
ello con la intención de asistir a la
administración en identificar si
existe una adecuada segregación
de funciones en la entidad, en este
boletín revisaremos asuntos
relacionados con este tema. La
determinación de sí existe la
apropiada segregación es un tema
para el juicio profesional de la
administración, y depende de las
circunstancias particulares de la
entidad.
Segregar funciones significa que un
individuo en particular no tiene
control sobre dos o más fases de
una transacción u operación, por lo
que las responsabilidades de
autorizar transacciones, registrar y
grabar transacciones y mantener la
custodia de activos se asignan a
distintas personas, reduciendo las
oportunidades para que una
persona esté en la posición de
perpetrar y ocultar errores o fraude
en el curso normal de sus
funciones.
Colombia
Cualquier proyecto de definición e
implementación de un modelo de
segregación de funciones tiene que
seguir las “reglas de negocios” o
políticas que la administración haya
establecido y tener un claro apoyo
de la dirección.
A continuación algunos ejemplos
comunes de áreas donde la
segregación de funciones es
importante:
?Acceso a efectivo u otros
activos (entradas de inventario)
versus registros de
transacciones o
responsabilidades en el
mantenimiento de registros
(recibir y registrar efectivo y
conciliar efectivo, recibir bienes
y realizar pagos)
?Iniciar transacciones versus
responsabilidades de
conciliación (realizar pagos y
reconciliar efectivo, registrar
ingresos de efectivo y
reconciliar al mayor general y
los libros auxiliares)
?Iniciar transacciones versus
aprobar transacciones (ej.
órdenes de compra, registro de
compra).
?Actualización de registros
originales versus grabación de
registros de transacciones
basados en los datos
originales:
?Datos originales del
empleado versus registros
de nómina
?Datos originales del cliente
versus ventas o
transacciones de ingresos
en efectivo
?Datos originales del
vendedor versus compras o
transacciones por pagar
Para procesos más complejos que
dependen fuertemente de
tecnología de la información, la
administración puede utilizar un
formato matriz para ayudar a
identificar funciones incompatibles.
Matriz de Segregación de
Funciones
A continuación y como una guía se
presenta una matriz que resume
ejemplos de funciones las cuales
normalmente son incompatibles.
Las Xs representan una función
incompatible.
 2 Negocio & Riesgo

Causación y administración de la factura de cuentas por pagar

Proceso de entrega / m ovim iento de las m ercanc ías

Aplicación del efectivo de las cuentas por cobrar

M antenim iento del archivo m aestro del proveedor

M antenim iento del archivo m aestro del cliente

M ercancias recibidas sobre orden de com pra

Aprobación de las acciones del personal

M antenim iento en los precios de ventas

Recepción de devoluciones en ventas

Descarga de la factura de proveedores

Ajustes en ventas y devoluciones

Custodia de cheques en blanco
Autorización de Requisiciones

Em isión de la factura de venta

Proceso de la orden de venta
Ingreso de orden de com pra

Patrón de M aterial/S ervicio

Inventari o f ísico (ajustes)

Conciliaciones bancarias
Preparación de cheques

Preparación de nóm ina

Facturación de ventas
Recepción del servicio

Libro M ayor G eneral

Custodia del efectivo

Recursos H um anos
Rebajas en ventas
Firm a de cheques
Descripción del Rol No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28

Mantenimiento del archivo maestro del proveedor 1 x x x

Autorización de Requisiciones 2 x x x x

Ingreso de orden de compra 3 x x x x x x x x

Causación y Administración de la Factura de Cuentas por pagar 4 x x x x x x

Descarga de la factura del proveedor 5 x x x x x x

Patrón de Material/Servicio 6 x x

Mercancías recibidas sobre orden de compra 7 x x x x x x x x

Recepción del Servicio 8 x x x x

Inventario físico (ajustes) 9 x x

Proceso de entrega / movimiento de las mercancías 10 x x x x x

Custodia de cheques en blanco 11 x x x

Preparación de cheques 12 x x x x

Firma de cheques 13 x x x x x

Aplicación del efectivo de las cuentas por cobrar 14 x x x x x x x

Custodia del efectivo 15 x x x x

Conciliaciones bancarias 16 x x x x x x x x

Mantenimiento del archivo maestro del cliente 17 x x x x

Mantenimiento en los precios de ventas 18 x

Proceso de la orden de venta 19 x x x x x x x

Facturación de ventas 20 x x x

Emisión de la factura de venta 21 x x

Rebajas en ventas 22 x

Recepción de devoluciones en ventas 23 x x

Ajustes en ventas y devoluciones 24 x x x x x x

Recursos Humanos 25 x x

Aprobación de las acciones del personal 26 x x

Preparación de nómina 27 x x x x x x x

Libro Mayor General 28 x x x x x x x x x x x x

 Negocio & Riesgo 3

La siguiente es una corta descripción de cada uno de los roles incluidos en la Matriz son:

No. Rol Este rol incluye:

1 Mantenimiento del Archivo Maestro de Crear, cambiar o borrar los registros del archivo maestro de
Proveedores proveedores incluyendo la información de pago tal como cuenta
bancaria, número de nit, etc.

2 Autorización de Requisiciones Crear, cambiar o borrar requerimientos de requisición en el sistema

3 Ingreso de Orden de Compra Crear, cambiar o borrar registros de la transacción para una orden de
compra

4 Causación y Administración de la factura Crear, cambiar o borrar registros de la transacción para una factura en
de cuentas por pagar o proveedores el sistema

5 Descarga de la Factura del Proveedor Descargar la factura del proveedor, dar aprobación para pago

6 Patrón de Material/Servicio Crear, cambiar o borrar los registros del patrón de material/servicio
incluyendo precio de compra y proveedores recomendados

7 Mercancías Recibidas sobre Orden de Crear, cambiar o borrar registros de transacciones en el sistema de
Compra tecnología de información para mercancías recibidas

8 Recepción del Servicio Crear, cambiar o borrar registros de la transacción en el sistema de

información para servicios recibidos

9 Inventario Físico (ajustes) Hacer ajustes en cantidad o precio del inventario registrado en el libro
auxiliar o en el libro mayor general de inventarios

10 Proceso de Entrega / Movimiento de las Cambiar la ubicación de mercancías en sistema de información o

Mercancías registrar la entrega de mercancías (salida a un cliente) en el sistema

11 Custodia de Cheques en Blanco Mantener la custodia de cheques en blanco

12 Preparación de Cheques Preparar o hacer un cheque

13 Firma de Cheques Firmar un cheque para desembolso

14 Aplicación del recaudo de la Cuenta por Registro de pagos recibidos de las cuentas por cobrar
Cobrar
15 Custodia del Efectivo Mantener custodia del efectivo disponible
16 Conciliaciones Bancarias Conciliar los extractos bancarios con el libro mayor general

17 Mantenimiento del Archivo Maestro de Crear, cambiar o borrar registros del archivo maestro de clientes
Clientes incluyendo límite de crédito

18 Mantenimiento en los Precios de Ventas Crear, cambiar o borrar los precios de venta en el sistema

19 Proceso de la Orden de Venta Crear, cambiar o borrar los registros de la transacción en el sistema de
información para una orden de venta

20 Facturación de Ventas Crear, cambiar o borrar registros de una transacción en el sistema de

información para una factura de venta

21 Emisión de la Factura de Venta Emitir la factura al cliente, dar aprobación para facturar al cliente

22 Rebajas en Ventas Crear, cambiar o borrar los registros de las transacciones en el sistema
de información para rebajas en ventas a los clientes

23 Recepción de Devoluciones en Ventas Crear, cambiar o borrar los registros de transacciones en el sistema de
información para mercancías recibidas de los clientes
24 Ajustes en Ventas y Devoluciones Crear, cambiar o borrar las entradas diarias relacionadas con ventas

25 Recursos Humanos Entrar, cambiar o borrar los datos del personal incluyendo registros del
empleado y salario base

26 Aprobación de las Acciones del Personal Aprobar las acciones del personal tales como tiempo extra, costos etc.

27 Preparación de Nómina Preparar la nómina y la entrada de diario para costos y gastos de

personal

28 Libro Mayor General Ingresar, cambiar o suprimir entradas de diario manuales

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En el próximo boletín incluiremos algunos ejemplos de funciones incompatibles, resultados potenciales y

controles compensatorios.

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N° 228770