Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
ORGANISASI KEMAHASISWAAN-1
Posted on 22 May 2009 by pramesemara
kalau saja dia mau, bisa saja dia menghancurkanmu lebih cepat
~*~
“Benar!!! Apakah karena pergerakannya yang selalu hanya di belakang layar? Padahal mungkin
saja hal itu akibat fenomena kurang paham akan fungsi dan asyiknya kesekretariatan. Sebaiknya
janganlah memandang dari satu sisi saja serta mengabaikan fakta besarnya peranan
kesekretariatan. So, kenapa hal ini mesti dibiarkan terjadi dan bagaimana menyikapinya?
Demikianlah keadaan yang selama ini berlangsung dan semoga kesadaran membawa perubahan
yang berarti! Selanjutnya selamat menikmati kejelasan apa itu?… Dari edisi pertama
mengungkap dunia administrasi kesekretariatan organisasi kemahasiswaan.”
”Apabila kita mencari seorang sekretaris setidak-tidaknya dia adalah seorang bodyguard,
seorang pengawal gerbang, seorang diplomat, ataupun seorang yang berjiwa jenderal
(Mafia Marchiavelli)”
DEFINISI
Banyak buku-buku hasil pemikiran para pelopor perkembangan manajemen ilmiah memberikan
batasan yang berbeda mengenai administrasi dan sering memberikan pemahaman yang rumit
untuk membedakan antara definisi administrasi dan manajemen.
“Secara klasik, manajemen adalah ilmu atau seni tentang bagaimana menggunakan
sumber daya secara efisien, efektif dan rasional untuk mencapai tujuan organisasi yang
telah ditetapkan sebelumnya (Muninjaya, 2004)”
Istilah administrasi berasal dari kata latin ”ad + ministered” yang mempunyai pengertian
membantu, melayani, atau memenuhi. Administrasi (Administration atau Administratie) adalah
rangkaian kegiatan penataan yang dilakukan oleh sekelompok orang melalui usaha kerjasama
untuk mencapai tujuan tertentu.
“Administrasi adalah ilmu atau seni yang mempelajari kerjasama sekelompok orang
dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama (White)”
Oleh karena itu pengertian Administrasi Kesekretariatan adalah keseluruhan proses pelaksanaan
rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas-tugas bantuan lainnya,
dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.
Lazim pula diIndonesia bahwa penggunaan administrasi kesekretariatan dapat digantikan dengan
kata ketatausahaan. Tata Usaha berarti segenap rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat,
mengolah, mengendalikan, mengirim dan menyimpan informasi atau keterangan yang diperlukan
dalam setiap usaha kerjasama (Liang Gie).
”Empat aktor utama Organisasi adalah Kepemimpinan, Kesekretarian,
POKOK PIKIRAN
Dari pembahasan pengertian diatas, maka dapat disarikan beberapa pokok pikiran dalam
Administrasi Kesekretariatan antara lain :
1. Rangkaian Penataan
Ciri yang membedakan kegiatan administrasi umumnya dengan aktivitas lainnya yang dilakukan
sekelompok orang. Ketatausahaan merupakan proses penyelenggaraan dan penyediaan
keterangan adalah wujud rangkaian dari beberapa kegiatan dan tidak mungkin bersifat tunggal.
Adapun bentuk-bentuk pola penataan, yaitu
1. Merencanakan (Planning)
2. Menyusun (Arranging)
3. Menghimpun (Collecting)
4. Mencatat (Recording)
5. Mengolah (Processing)
6. Mengendalikan (Controlling)
7. Mengirim (Transfering)
8. Menyimpan (Filing)
3. Usaha Kerjasama
Adalah upaya bersama yang dilakukan sekelompok orang dalam suatu organisasi untuk suatu
maksud tertentu dan tidak akan berhasil apabila hanya dilakukan oleh satu orang saja. Didalam
usaha kerjasama ini akan tampak suatu hierarki organisasi, perencanaan program dan arah
kebijakan yang jelas.
4. Orientasi Tujuan
Yang dimaksud dengan tujuan dalam administrasi kesekretariatan adalah orientasi dengan
perbuatan-perbuatan nyata untuk memenuhi pencapaian target yang diperjuangkan bersama,
berupa kebutuhan rohani dalam pemberian jasa dan kebutuhan jasmani (kualitas output).
Dengan demikian tampak jelas bahwa Administrasi Kesekretariatan tidak hanya sekedar
pekerjaan membuat, mengirim dan menyimpan surat-surat saja. Akan tetapi lebih dari itu yang
meliputi segenap proses penyelenggaraan, penataan dan penyusunan pekerjaan yang menunjang
kehidupan organisasi untuk mencapai suatu tujuan.
Dari pokok-pokok pikiran tersebut, maka dapat digambarkan proses penerapan Administrasi
Kesekretariatan, yakni sebagai berikut :
TUJUAN
1. Memperlancar lalu-lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal maupun
eksternal.
2. Mengamankan rahasia organisasi.
3. Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi
kelancaraan pelaksanaan fungsi manajemen.
FUNGSI
Dengan demikian dapat dipahami bahwa segala kegiatan yang diselenggarakan dalam
administrasi kesekretariatan adalah berhubungan dengan rangkaian kegiatan penataan yang
berfungsi sebagai unsur penunjang kelancaran untuk mencapai tujuan organisasi.
Keseluruhan fungsi utama Ketatausahaan tersebut haruslah dilaksanakan dalam suatu sistem
yang telah disepakati bersama dalam suatu organisasi. Hal ini disebabkan prioritas betapa
pentingnya peranan administrasi kesekretariatan dalam fungsi sebagai sumber informasi dan
gambaran pertanggungjawaban kelak. Hendaknya juga dalam prakteknya kehidupan nyata suatu
organisasi, kegiatan penunjang ini dilaksanakan dengan menerapkan prinsip efisien, efektif,
rasional dan produktif.
RUANG LINGKUP
Secara sederhana, maka dapat dijabarkan ruang lingkup umum kegiatan administrasi
kesekretariatan adalah meliputi :
PRINSIP
Berikut ini beberapa prinsip dasar sebagai pedoman guna menjalankan kegiatan administrasi
kesekretariatan dengan baik adalah antara lain :
1. Jelas. Memiliki maksud, tujuan dan arah yang tepat guna dan masuk akal.
2. Sederhana. Ciptakan proses administrasi kesekretariatan yang praktis.
3. Fleksibel. Bersifat tidak kaku dan memungkinkan adanya improvisasi.
4. Bermetode. Dilandasi perhitungan matang demi tercapainya tujuan.
5. Sistem Kesatuan. Berada dalam suatu lingkaran sistem komando organisasi.
TATA LAKSANA
Dinamika Sekretaris
Secara tidak langsung dalam kesuksesan perjalanan suatu organisasi sangat tergantung dari peran
yang dilakoni oleh individu seorang Sekretaris beserta perangkat sumber daya
kesekretariatannya. Seorang Sekretaris adalah aktor utama sebagai konseptor (Initiator) dalam
dunia ketatausahaan dimana dalam melakukan kewajibannya haruslah didukung anggota
kesekretariatan yang bertindak sebagai pekerja (Worker) dan memiliki fasilitas sekretariat
organisasi atau teknologi penunjang lainnya.
Pada dasarnya, pekerjaan Sekretaris dapat dibagi menjadi tiga tugas, yaitu :
1. Tugas Rutin
Adalah tugas-tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi tanpa menunggu instruksi khusus
dari pimpinan atau sudah harus dilaksanakan tanpa menunggu waktu, sesuai dengan yang telah
diterapkan dalam uraian deskripsi tugas yang meliputi :
2. Tugas Instruksi
Ialah tugas-tugas yang tidak selalu dilaksanakan oleh Sekretaris setiap hari, tetapi hanya
dilakukan oleh sekretaris bila ada instruksi khusus dari pimpinan.
3. Tugas Kreatif
Merupakan tugas atas prakarsa Sekretaris, yakni tanpa diminta atau diperintah oleh pimpinan.
Tugas ini merupakan hasil pertimbangan sekretaris tentang perlu tidaknya sesuatu hal dikerjakan,
sehingga dapat membantu kelancaran pencapaian tujuan organisasi dan meringankan beban
pekerjaan pimpinan yang meliputi :
~1~
ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN
ORGANISASI KEMAHASISWAAN-2
Posted on 23 May 2009 by pramesemara
Pengantar Surat Sexy
Bagian kedua dari empat edisi tulisan Saya yang akan berusaha membahas secara mendalam
mengenai dunia administrasi kesekretariatan dalam suatu organisasi kemahasiswaan. Kenapa
Saya menuliskan bidang yang satu ini? Karena banyak hal yang sudah Saya dapatkan terutama
pengalaman-pengalaman menarik selama berkiprah di dunia organisasi dan kemahasiswaan,
sampai muncul anekdot di angkatan Saya bahwa Pram spesialis sekretaris selain umumnya juga
sering di plot sebagai Humas dalam suatu kegiatan. Sehingga Saya pun merasa perlu membuat
suatu sumbangsih bagi dunia yang sudah mem-besarkan kiprah Saya selama ini dengan
menuliskannya. Bahkan karena tulisan-tulisan inilah, Saya berkesempatan menjadi pembicara
Diklat Kepemimpinan dan Manajemen Mahasiswa baik tingkat Fakultas, Universitas bahkan
Nasional.
Admistrasi Surat
Pengertian Surat
Surat adalah media tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain yang
berfungsi untuk menyampaikan informasi berita dan alat komunikasi. Surat merupakan faktor
utama ketatausahaan guna memperlancar tercapainya tujuan organisasi. Oleh karena itu, surat
harus dibuat dengan baik agar tidak terjadi bias komunikasi dan salah informasi yang dapat
merubah pandangan berbagai pihak terhadap organisasi.
Fungsi Surat
Prinsip Surat
Dalam realitas kehidupan suatu organisasi yang ingin memiliki administrasi kesekretariatan yang
baik, maka diperlukan penerapan prinsip surat (7C), yaitu :
1. Lengkap (Completeness)
2. Ringkas (Conciseness)
3. Pertimbangan (Consideration)
4. Konkrit (Concreteness)
5. Jelas (Clarity)
6. Sopan (Courtesy)
7. Benar (Corectness)
PraSyarat Surat
Bentuk Surat
Salah satu hal yang menentukan serasi atau tidaknya surat adalah bentuk surat yang digunakan.
Kesesuaian bentuk surat akan menimbulkan kesan yang baik bagi penerima surat. Terdapat
berbagai macam bentuk surat dalam surat menyurat resmi, yaitu :
Surat yang informasinya memerlukan tingkat pengamanan yang sangat tinggi dan hanya boleh
diketahui oleh pihak yang berhak menerima. Biasanya dipakai untuk dokumen, dan naskah yang
sangat erat hubungannya dengan keamanan negara.
2. Surat Rahasia
Surat yang informasinya memerlukan tingkat pengamanan tinggi, erat hubungannya dengan
keamanan kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pihak yang berwenang.
3. Surat Terbatas
Surat yang informasinya terbatas hanya boleh diketahui beberapa pihak yang ditentukan oleh
pengirim sebelumnya, isinya mengandung kepentingan yang mengikat dan memerlukan tindak
lanjut.
Surat yang informasinya boleh diketahui banyak pihak, tidak memerlukan pengamanan khusus
dan tidak perlu untuk ditindak lanjuti.
Sedangkan derajat surat berdasarkan urgenitas penyampaian dan penyelesaiannya, yaitu sebagai
berikut :
Derajat surat yang isinya harus segera diketahui oleh penerima dan realisasi penyelesaiannya
harus secepatnya dilakukan pada kesempatan pertama.
2. Surat Segera
Derajat surat yang maksudnya harus segera diketahui atau ditanggapi oleh penerima.
3. Surat Biasa
Jenis Surat
1. Wujud :
1. Kartu Pos
2. Telegram
3. Warkat Pos
4. Surat Pengantar
5. Surat Bersampul
6. Pengumuman
7. Memorandum
8. Nota
2. Tujuan :
1. Surat Pemberitahuan
2. Surat Susulan
3. Surat Perintah
4. Surat Keputusan
5. Surat Permintaan
6. Surat Laporan
7. Surat Pengantar
8. Surat Perjanjian
9. Surat Panggilan atau Undangan
10. Surat Penawaran
3. Isi :
1. Surat Pribadi
2. Surat Edaran
3. Surat Dinas
4. Surat Niaga
5. Surat Sosial
4. Keamanan :
1. Surat Biasa
2. Surat Segera
3. Surat Sangat Segera (Kilat)
6. Penanganan ekspedisi :
1. Surat Masuk
2. Surat Keluar
7. Jangkauan :
1. Surat Internal
2. Surat Eksternal
Bagian Surat
Urutan sederhana bagian-bagian dari suatu surat resmi adalah sebagai berikut :
Surat resmi biasanya ditulis pada kertas yang memiliki kop surat yang disusun dengan lay-out
yang menarik, tetapi harus tetap sesuai standar baku organisasi tersebut. Pada kepala surat dapat
dicetak hal-hal yang merupakan identitas organisasi, yaitu :
Kertas berkepala surat hanya bisa dipakai untuk kepentingan organisasi, tidak perkenankan untuk
kepentingan pribadi. Perseorangan yang dalam keadaan tertentu menggunakan kertas kop
haruslah mencoret terlebih dahulu keterangan identitas pada kop surat tersebut untuk
menandakan surat itu tidak mewakili organisasi.
2. Nomor Surat
Melalui rangkaian kode nomor surat dapat diketahui jenis dan klasifikasi surat tanpa perlu
membaca isinya. Penomoran surat umumnya bervariasi sesuai dengan kebijaksanaan organisasi
atau kepanitiaan tersebut. Umumnya rangkaian nomor surat terdiri atas nomor urut, kode internal
atau eksternal, bulan, dan tahun pembuatan surat. Adapun contoh penomoran surat adalah
sebagai berikut :
1. Dalam surat berperihal, maka nomor surat ditempatkan di bagian kiri atas surat, tepat di
bawah kepala surat.
2. Dalam surat berjudul, maka nomor surat diletakkan di bawah judul surat.
3. Tanggal Surat
Penulisan tanggal untuk surat resmi yang memakai kepala surat adalah tidak wajib diawali
dengan nama kota, karena telah tercantum pada kepala surat. Penulisan tanggal, bulan dan tahun
mutlak tidak boleh disingkat atau divariasikan, dan nama bulan tidak boleh diganti dengan
angka.
4. Lampiran
Dokumen yang merupakan satu kesatuan dengan surat pengantarnya. Lampiran diletakkan di
bagian kiri atas, dibawah nomor surat. Yang dicantumkan hanya jumlahnya (halaman atau
eksemplar). Namun pada isi surat disampaikan juga bahwa surat tersebut ada lampirannya dan isi
dari lampiran tersebut.
Sebagai petunjuk tentang masalah pokok surat yang identik fungsinya dengan judul. Surat yang
biasanya ditulis dengan sistem judul, misalnya surat keputusan, surat perjanjian, surat perintah,
dan surat penugasan. Ada juga surat yang ditulis baik dengan sistem judul maupun perihal,
misalnya surat permohonan, surat undangan, dan surat edaran. Adapun beberapa ketentuan
penulisan perihal, yaitu :
1. Perihal surat tidak boleh ditulis dengan huruf kapital karena huruf kapital hanya dipakai
untuk judul surat. Juga berperan menjadi pembeda antara surat yang memiliki perihal
dengan surat yang memiliki judul.
2. Pada akhir perihal tidak diberi tanda titik.
3. Bila kalimat perihal lebih dari satu baris, maka jarak pengetikan antar baris adalah satu
spasi.
6. Alamat Tujuan
Kata yang terhormat atau disingkat Yth. Biasa dipakai jika surat ditujukan kepada seseorang
yang dihormati atau jika surat ditujukan kepada seseorang dengan menuliskan nama jabatannya
yang diikuti nama organisasi. Tetapi bila ditujukan kepada suatu organisasi tidak perlu dibubuhi
Yth. Pada akhir setiap baris, termasuk baris terakhir yang berisi nama kota (daerah) tidak diberi
tanda titik.
7. Isi surat
1. Pendahuluan (kalimat pembukaan isi surat wajib ditulis singkat dan jelas)
2. Isi pokok (uraian lugas sebagai inti isi surat)
3. Penutup (kalimat yang mengakhiri isi surat)
Penanganan Surat
Penanganan surat adalah kegiatan pemprosesan surat yang dimulai dari penerimaan surat masuk,
pengolahan atau penyelesaiannya sampai dengan surat tersebut disimpan sebagai arsip.
Sedangkan untuk surat keluar dimulai dari perintah atau instruksi pembuatan surat sampai surat-
surat tersebut dikirimkan dan tindasannya disimpan.
Keterangan :
Surat masuk setelah diterima oleh petugas penerima surat selanjutnya surat dipilah-pilah
menjadi surat pribadi dan surat dinas.
Kemudian diserahkan pada sekretaris untuk dilakukan pencatatan atau pengagendaan.
Adapun contoh kolom Buku Agenda Surat Masuk adalah sebagai berikut :
Kemudian surat dibaca pimpinan untuk didisposisikan yang biasanya dibubuhkan di
bagian kiri bawah yang kosong atau di bagian kiri atas sebelum salam pembuka.
Apabila surat telah selesai diolah, surat didistribusikan sesuai disposisi.
Selanjutnya diserahkan kepada Kesekretariatan untuk disimpan dan dicatat lagi dalam
form arsip surat masuk. Adapun form arsip surat masuk adalah sebagai berikut :
Keterangan :
~2~