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PROCEDURE D’APPROVISIONNEMENT FOURNITURES DE BUREAU-I2T 2017

OBJET ET DOMAINE D’APPLICATION

Cette procédure d’achat est relative à l’approvisionnement de biens destiné à être consommés dans le processus de production
(matières premières et matières consommables), et à être utilisés pour les besoins courants d’exploitations (fournitures diverses).

Précisons que cette procédure s’applique dans le cadre des achats dont le montant est supérieur à FCFA cent mille (FCFA 100 000).
Ces achats sont censés être réglé que par chèque.
Cependant lorsque la demande est urgente ou selon la décision du Directeur des Affaires Administratif et Financier ces types d’achat
fait l’objet de règlement par caisse.
ABREVIATION

F/sseur : Fournisseur

BC : Bon de commande

BL : Bordereau de Livraison

DAF : Directeur Administratif et Financier

DG : Directeur General

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Intervenants SERVICE RESPONSABLE DES DAF SECRETAIRE DIRECTEUR CHEF COMPTABLE ANNEXES
DEMANDEUR ACHATS DU DAF GENERAL
Étapes

I- EXPRESSION 1_ Rédige Note rédigé


DU BESOIN une note
adressée au
responsable
achat, dans
laquelle, elle
indique les
différentes
fournitures
ainsi que les
quantités à
commander.
II-SELECTION DU 2_réceptionne la note Proforma
FOURNISSEUR fais une copie,
sélectionne le fournisseur Liste des
en fonction de la fournisseurs
demande et de la liste des
fournisseurs de
fournitures de bureau et
récupère une facture
proforma.
III- 3- établit une demande de Demande de
ETABLISSEMENT fond sur la base de la fond
DE LA DEMANDE proforma et constitue la
DE FOND liasse “fiche de
demande de fond +
original note
d’expression du besoin
+ proforma’’ qu’il
transmet à la direction
générale
IV- VALIDATION 4- réceptionne, de
DE LA DEMANDE sa secrétaire, la

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Étapes

liasse après qu’elle


l’ait enregistré dans
son cahier et porté
un numéro d’ordre
chronologique sur
la demande de fond.
Analyse la demande
valide en apposant
sa signature sur la
demande de fond
puis transmet la
liasse au DAF par le
biais de sa
secrétaire ».
5 analyse la
demande et valide
ou pas puis transmet
la liasse à sa
secrétaire
Lorsqu’il autorise
l’achat il le
matérialise sur la
demande de fond en
apposant sa
signature, le cachet
« Bon à payer »
tout en désignant la
banque sur laquelle
doit être tiré le
chèque.
Dans le cas
contraire la

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demande reste en
attente chez le DAF.
V- 6_Reception
TRANSMISSION ne la liasse,
DE LA DEMANDE porte un
VALIDEE numéro
d’ordre
chronologiqu
e sur la
demande de
fond validée,
enregistre
dans son
cahier, en fais
une copie
qu’elle
conserve puis
transmet la
liasse au
responsable
achat.
VI- 7_Etablit le Bon de Bon de
ETABLISSEMENT Commande en 4 commande
DU BON DE exemplaires (blanc, rose, (BC)
COMMANDE jaune, bleu), signe et
transmet à la direction
générale.
VII- VALIDATION 8_Signe le bon de
DU BON DE commande et le
COMMANDE transmet au DAF

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9_Signe le bon de
commande et
l’envoie au service
achats par le biais
de sa secrétaire
VIII- EXPEDITION 10_Receptionne le bon
DU BON DE de commande validé.
COMMANDE Transmet le BC blanc et
jaune au fournisseur, le
BC rose au chef
comptable et le bleu reste
dans la souche au service
achat.
IX-RECEPTION 11_elle s’effectue
DE LA généralement chez le Bordereau de
COMMANDE fournisseur par un livraison (BL)
membre du service achat
muni du chèque et de la Facture
copie du chèque reçu de
la comptabilité.
- le réceptionnaire
effectue un contrôle
physique des articles
livrés et du BL remis par
le fournisseur ensuite
vérifie la conformité BC/
BL/ FACTURE à l’aide
de la copie blanche du
BC joint à la facture par
le fournisseur.

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X- ACCEPTATION 12_signe appose le Copie du


DE LA LIVRAISON cachet « reçu » sur le BL chèque
F/sseur ou la facture. déchargé
Remet le chèque au
fournisseur après que ce
dernier ai déchargé la
copie du chèque.
- réceptionne du
fournisseurs la liasse
“BC blanc + BL
F/sseur + Facture+
Copie du
chèque déchargé’’ et
les articles.

XI- 13_Renseigne dans son


ENREGISTREME fichier personnel, les
NT DE LA données de la facture
FACTURE (montant, quantité, date,
caractéristique du
produit) puis transmet la
liasse à la secrétaire du
DAF.
XII- 14_Receptio
TRANSMISSION nne la liasse,
DE LA LIASSE y appose le
“BC blanc + BL cachet
F/sseur + indiquant
Facture+ Copie du la date du
chèque déchargé’’ jour sur la
facture et lui
attribue un
numéro

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d’ordre
chronologiqu
e puis
transmet au
DAF.
XIII- CONTROLE 15_Vérifie la
DE LA LIASSE conformité des
“BC blanc + BL données de la liasse
F/sseur + puis transmet à la
Facture+ Copie du comptabilité par le
chèque déchargé’’ biais de sa
secrétaire.
XIV- 16_Réceptionne la
COMPTABILISAT liasse, appose le
ION DE LA cachet « N°
FACTURE INTERNE » (sur
lequel il renseigne le
n° d’ordre le mois
l’année) sur la
facture, comptabilise
dans le journal
ACHAT, Procède à
l’imputation de
l’enregistrement au
dos de la facture.
XV- RANGEMENT 17_Annule la facture
DE LA FACTURE en apposant le cachet
« PAYE » qui
indique le n° du
chèque, la date
d’établissement du
chèque et le montant
du chèque, ensuit il

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Étapes

joint à la liasse (BC


blanc + BL F/sseur +
Facture+ Copie du
chèque déchargé) le
BC rose et range le
tout dans le carton
des archives.