Propuesta de protocolo para Recuperación de Gastos

Departamento de Ciencias / Sede Viña del Mar

Mayo 2018

PROPUESTA DE PROTOCOLO PARA RECUPERACIÓN DE GASTOS

DEPARTAMENTO DE CIENCIAS
SEDE VIÑA DEL MAR

Objetivo
1.- Transparentar la rendición por recuperación de gastos del Departamento, de acuerdo a los compromisos de
cumplimiento institucional.
2.- Establecer procedimientos que permitan la correcta administración de los fondos asignados al Departamento
y su correcta ejecución presupuestaria.
3.- Minimizar el impacto de los gastos incurridos por eventualidades.

Alcance
Dirigido a todos los funcionarios del Departamento que realicen recuperación de gastos y/o soliciten reembolso.

Definiciones
El presente protocolo define los gastos que son reembolsables mediante recuperación de gastos como:
“Gastos derivados de una actividad no planeada o derivadas de alguna eventualidad”. De la definición anterior
se entenderá como eventualidad: “cualquier actividad que no represente una constante en el tiempo o no se
transforme en una acción periódica o simplemente se derive de la contingencia propia de las actividades de áreas
del Departamento”.

Protocolo de Solicitud de Recuperación de Gastos

Se establece que las recuperaciones de gastos deberán ser informadas con su respectivo visto bueno otorgado
por la Dirección del Departamento, previo a la ejecución del gasto, de modo de verificar la existencia de saldo en
el ítem correspondiente y de si procede o no el gasto solicitado.

Se establece que los gastos reembolsables no deben sumar un monto superior a las 5 UF (aprox. $135.000), de
lo contrario, se debe realizar una solicitud de Orden de Pedido (OP), que es gestionada por la Dirección del
Departamento a través de la oficina de adquisiciones de la Universidad. Aplicará el reembolso para gastos de
artículos y/o servicios que no puedan ser adquiridos mediante OP, ya sea por el carácter de la eventualidad o
por su condición especial.
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Mayo 2018

Se entenderá que los únicos documentos para establecer la realización del gasto, serán los tributarios, vale decir,
“boletas de compra”. En los casos que dicho documento corresponda a un voucher de compra, deberá estar
acompañado del detalle de la compra, indicando valor unitario y cantidades respectivas. En los casos cuyo
proveedor utilice sólo facturas afectas, el gasto debe ser incurrido por la Universidad a través de cuentas
presupuestarias, por lo tanto, no corresponderá la recuperación. En los casos suyo comprobante no sea
tributario, deberá ser debidamente respaldado como los casos que se detallan más adelante.

Queda establecido que no se considerarán reembolsos por gastos incurridos por terceros, ajenos al
Departamento y/o que no tengan relación con las actividades propias de éste.

El Director del Departamento podrá rechazar la solicitud de recuperación de gastos cuando se detecte que los
montos solicitados no corresponden a los puntos aquí expuestos o no se haya informado debidamente con
anterioridad de la realización del gasto.

Gastos que se considerarán aceptables de reembolso

Se considerarán gastos por conceptos FUNGIBLES y NO FUNGIBLES, de acuerdo a la siguiente clasificación:

Artículos que son de consumo inmediato, no inventariarles, cuya compra haya sido
forzada por una situación en particular y/o asociada a una actividad no prevista o de
Fungibles
carácter urgente. Se considerarán bajo este punto, algunos servicios que no puedan
ser agendados.

No Artículos y/o materiales que por su cantidad, deben ser adquiridos al detalle y/o no
Fungibles puedan ser adquiridos mediante OP debido a la urgencia de la actividad a realizar.

De los gastos por inscripción.

En caso que el gasto incurrido corresponda a inscripción de estudiantes a un evento externo:
- Corresponderá el gasto siempre que se éste haya sido informado, con su respectiva aprobación, previo a la
realización del evento, mediante correo electrónico al Director del Departamento, como respaldo.
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Departamento de Ciencias / Sede Viña del Mar
Mayo 2018

- A la información anterior, se deberá adjuntar carta de invitación al evento con las respectivas firmas y/o
timbres de la entidad organizadora del evento o en su defecto, correos electrónicos indicando la intención
de participación indicando la cantidad de estudiantes a participar, de modo de resguardar fondos, y asignar
responsabilidades respectivas.

- Una vez realizada la actividad y junto a la solicitud de reembolso, se deberá adjuntar el documento
correspondiente de asistencia, que indicará: nombre del evento, fecha y lugar; además del listado de
participantes, indicando nombre, rut, carrera y la firma correspondiente; además del nombre y firma del
docente y/o académico responsable del grupo.
- A lo anterior, se debe respaldar la información del gasto, vale decir, comprobantes de pago de inscripción
(boleta, tickets, o vales por; con su debida numeración, identificación y timbres respectivos).

De los gastos por movilización.

De existir movilizaciones periódicas ya sea dentro de la ciudad o fuera de esta, se deberán rendir como lo
establecen los protocolos de la Universidad, mensualmente, mediante el documento de solicitud de
recuperación de gastos, anexando el formulario de Rendición Movilizaciones Varias, indicando los motivos de
dichas movilizaciones (formulario descargable de http://www.vrea.usm.cl/documentos/page/3/ )

En los casos cuya movilización fuera de la ciudad (ya sea grupal o individual) pueda ser programada, se evaluará
la realización de las gestiones correspondientes, a través de la Dirección del Departamento, para la adquisición
de talonarios abiertos de buses interurbanos.

Queda establecido que las actividades y/o acciones que deriven en un gasto que requiera ser reembolsado y que
no estén descritas implícita o explícitamente en el presente documento (siempre perfectible, de acuerdo a la
contingencia), quedarán a criterio del Director del Departamento de Ciencias, siempre y cuando se haya
informado, previo a la solicitud de recuperación de gasto.

Dirección Departamento de Ciencias

Sede Viña del Mar