Combinación de correspondencia.

Es una utilidad para confeccionar copias de un mismo documento con datos variables como podría
ser lo que en inglés se denomina “mailings”. Para realizar este proceso, son necesarios dos
documentos, el principal, donde irá el texto fijo, (una carta por ejemplo), y otro donde irán los datos
variables (las direcciones de la gente a quien se envía la carta).

Recuperar el archivo Docprincipal.Doc y seguir los pasos siguientes para aprender como se
confecciona una combinación.

 Definir el documento principal.

Una vez cargado el texto Docprincipal.Doc.

1. Active la opción Herramientas/Combinar Correspondencia.

2. En apartado Documento Principal haga clic sobre botón Crear, de la
lista que se despliega, seleccionar elemento Cartas Modelo.
3. Word pregunta si queremos utilizar el documento activo, opción Ventana
activa o crear un nuevo documento, opción Nuevo Documento
Principal. Seleccione opción Ventana Activa.

Distinguido señor:

Hemos recibido su carta del 22, y nos damos prisa en comunicarle el motivo de este retraso.
Las mercancías que nos solicitó han sido retenidas a causa de la huelga de estibadores del
puerto de Tarragona. Lamentamos los daños que esto ha comportado a todos nuestros clientes,
pero no hemos podido solucionarlo.

Le saludamos atentamente,

 Establecer la fuente de datos.

En este paso se ha de crear o seleccionar el archivo de donde se cogerán los datos que se
quieren combinar con el documento principal. En este ejemplo crearemos archivo de
datos.

1. Active opción Herramientas/ Combinar correspondencia, si no se tiene

activada.
2. En apartado Origen de Datos, pulse botón Obtener Datos, de la lista
que se despliega, seleccione elemento Crear Origen de Datos.
3. Aparece un cuadro de diálogo, en apartado Campos en el Registro
Inicial, seleccione los que no quiera y haga clic sobre Borrar Campo,
borrarlos todos excepto el campo Empresa.

.En apartado Nombre de Campo, escriba los campos que se quieran

añadir, y haga clic sobre botón Agregar Campo. Añadir los campos
siguientes, Nombre, Apellido, Profesión, CPostal y Población Utilizar
los botones de flecha para ordenar los campos de la manera siguiente,

Nombre, Apellido, Profesión, Empresa, CPostal, Población.

4. Cuando se pulsa sobre botón Aceptar aparece el cuadro Guardar

Fuente de Datos, en apartado Nombre de Archivo, teclee el nombre
para el archivo de datos, (el nombre del documento será Datos).

Combinación de correspondencia. 1
Combinación de correspondencia.
5. Word muestra una ventana avisando que en el archivo creado no existen
datos, pulse el botón Modificar Origen de Datos para añadir registros.

6. Ahora se despliega el cuadro de diálogo Ficha de Datos con un cuadro

de edición para cada campo definido para la ficha. Entrar los datos
siguientes. Cada vez que acabe de entrar un registro pulse sobre el botón
Agregar nuevo, al final pulsar sobre Aceptar.

Nombre Apellido Profesión Empresa Población CPostal

Pepe Galzeran Dependiente Ferretería P. Madrid 25001
Andrés Oliva Mecánico Talleres J.K Madrid 25001
Gemma Francisco Comercial Pryca Santander 25022
Juan Prat Vendedor Corte Inglés Barcelona 77431
Ana Nuñez Profesora C.P San José Tarragona 00551

7. Aparece de nuevo el documento donde tenemos la carta con la siguiente

barra de botones.

Insertar Ver datos

campo de combinados. Primer registro
archivo de
datos.
Registro
anterior

Combin
ar
corresp
ondenci
Revisar
a
errores
Combinar en
un documento
Siguient nuevo
e Combinar en
registro la impresora
Último
registro Combin
arBuscar un Modificar
registro fuente de
datos

Combinación de correspondencia. 2
 Combinación de correspondencia.

Se debe indicar el lugar donde queremos que aparezcan los campos del archivo de
datos cuando se realice la combinación de los documentos.

7.1 Sitúe el cursor en el punto del documento donde quiera insertar un campo.
7.2 Pulse sobre el botón Insertar Campo Comb. y escoja el campo de la lista que se
despliega.

Deje el documento de la manera siguiente.

«Apellido» «Nombre»

«Empresa»
«Profesión»
«CPostal» «Ciudad»

Distinguido señor, «Nombre»

Hemos recibido su carta del 22, y nos damos prisa en comunicarle el motivo de este retraso.
Las mercancías que nos solicitó han sido retenidas a causa de la huelga de estibadores del
puerto de Tarragona. Lamentamos los daños que esto ha comportado a todos nuestros clientes,
pero no hemos podido solucionarlo.

Le saludamos atentamente,

 Almacene la carta con el nombre de carta.

8. Combinar los dos documentos.

Una vez llegado a este punto, para combinar los dos documentos, realice las siguientes
operaciones:

8.1 Active Herramientas/Combinar Correspondencia, pulse el botón Combinar

de apartado Combinar los datos con el documento.
Escoger
registre 8.2 Aparece el cuadro de diálogo Combinar, en apartado Combinar en: escoja
documento nuevo, de esta manera Word creará un documento donde pondrá las
diferentes copias del documento modelo.

* El apartado Combinar registros, todos sirve para combinar, Desde y Hasta sirve
para escoger desde que y hasta cual registro se quiere combinar

* Si en lista Combinar en: si se escoge impresora, Word genera las copias

directamente sobre la impresora.

 Guarde la carta combinada con el nombre Práctica21f.doc

Combinación de correspondencia. 3
Combinación de correspondencia.

 Combinación Ordenada.
Combinación, ordenando las copias, según un campo del archivo Datos.

Seguir los siguientes pasos:

1. Recupere el documento Carta.Doc sí no está activo (Recuerde que puede

activar el menú Ventana para saber si un documento está activo)

2. Active la opción Herramientas/Comb.Correspondencia, en apartado,

Combinar datos con el documento, pulse sobre el botón Opciones de
Consulta. Se despliega un cuadro de diálogo .

2.1 En el cuadro de diálogo, seleccione la pestaña Ordenar Registros

2.2 Haga un clic en lista desplegable Ordenado por, y seleccione un
campo, nombre por ejemplo.
2.3 Escoja orden Ascendente o Descendente, pulse botón Aceptar.

3. Se cierra el cuadro Opciones de Consulta, pulse sobre el botón

Combinar. Observar que las copias que se generan están ordenadas por el
campo Nombre.

 Combinación con selección de Registros.

Esta opción, permite combinar sólo los registros que cumplan una condición. Como ejemplo
combinaremos los registros que tengan en el campo ciudad el valor “Madrid”.

1. Recupere el documento Carta.Doc.

2. Active la opción Herramientas/Comb.Correspondencia, en apartado

Combinar los datos con el Documento, pulsar el botón Opciones de
Consulta, se despliega un cuadro de diálogo .

2.1 Seleccione la ficha Filtrar Registros,

2.2 En apartado Campo, seleccione el nombre del campo que
utilizaremos. Escoger Población.
2.3 En lista Comparación, escoger el operador relacional. Poner "=".
2.4 En Comparando con, poner el valor a evaluar. Teclear Madrid

3. Desaparece Opciones de Consulta, luego pulse sobre el botón Combinar.

Observar que sólo se generan copias para los registros que tienen en el
campo nombre el valor “Madrid”.

4. Cerrar todos los documentos abiertos. Recordar de confirmar la grabación

de los archivos si no se han grabado anteriormente.

Combinación de correspondencia. 4
Combinación de correspondencia.

 Utilizar las opciones de combinación para confeccionar Etiquetas.

Esta opción nos sirve para confeccionar etiquetas postales o de cualquier otro tipo directamente
de una fuente de datos establecida en el ordenador o a partir de una fuente de datos ya existente.
Utilizaremos el archivo Datos del ejemplo anterior.

1. Cree un documento nuevo

2. Active la opción Herramientas/Combinar Correspondencia,

3. En Documento Principal, escoja Crear. Seleccione Etiquetas Postales,

cuando Word pida el documento principal, pulse botón. Ventana Activa.

4. En apartado Origen de datos, hacer clic sobre botón Obtener datos.

5. Seleccione la opción Abrir Origen de datos, y escoja el archivo

Datos.doc, pulse sobre Aceptar.

6. Aparece un cuadro pidiendo que se establezca un documento principal,

pulse sobre el botón Establecer Documento Principal, Aparecerá el
recuadro Opciones para Etiquetas, el apartado Matricial y Láser, sirve
para escoger tipos de impresora., Bandeja, sirve para escoger desde donde
se coge el papel, el apartado Numero de producto, sirve para escoger un
tipo de etiqueta. Haga clic sobre botón Detalles.

7. Confeccione este modelo de etiquetas:

Margen Superior: 1,50 cm Alto Etiqueta: 3,50 Cm

Margen Lateral: 0,50 cm Ancho Etiqueta: 6,35 cm
Extremo Vertical:3,50 cm Nº Horizontal: 3
Extremo Horizontal: 6,50 cm Nº Vertical: 7
El tamaño del papel será un DIN A-4

Una vez definidos estos parámetros pulse sobre Aceptar.

8. En Crear Etiquetas, seleccione los campos que se quieran incluir en las

etiquetas.
8.1. Sitúe correctamente el cursor.
8.2 Haga clic sobre el botón Insertar Campo de Combinación
8.3 Escoja los campos uno a uno, situando el cursor antes de elegirlo.

Ejemplo para esta etiqueta:

Nombre Apellido
Profesión
Empresa
CPostal Población.

.Si deseamos que el texto de las etiquetas aparezca con alguna fuente
determinada, se seleccionaran los campos y se aplicara el formato.
Pulse Aceptar para dar por finalizada la selección.

9. En el cuadro Combinar Correspondencia, pulsar el botón Combinar y

Combinar.

 Confeccione las etiquetas ordenadas por el campo apellido.

 Seleccione los registros de las Ciudades de Madrid o Tarragona.

 Utilizar las opciones de combinación para confeccionar Sobres.

Combinación de correspondencia. 5
Combinación de correspondencia.
Esta opción es muy parecida a la confección de etiquetas, pero aplicada a los sobres. Será útil si
nuestra impresora es capaz de imprimir en un sobre.

Utilizaremos el archivo Datos.

1. Abrir una documento nuevo. Active la opción

Herramientas/Combinación de Correspondencia.

2. En apartado Documento Principal, pulse sobre el botón Crear.

Seleccione Sobres de la lista. Cuando Word pida donde se quiere definir
el documento principal, haga clic sobre el botón Ventana Activa.

3. En el apartado Origen de Datos pulse sobre el botón Obtener Datos.

4. De la lista que se despliega seleccionar Abrir Origen de Datos, y

escoger archivo Datos.doc.

5. Aparece un cuadro pidiendo que se establezca el documento principal,

pulse el botón Establecer Documento Principal. En Establecer
opciones de Sobres, escoja Opciones para Sobres, para seleccionar
tamaño para el sobre pulsar Tamaño de sobre. El apartado Dirección
sirve para ajustar la posición de los datos en sobre. En el apartado Vista
previa se ve como quedará.

6. Después de ajustar los datos al sobre, pulse sobre la pestaña Opciones de

Impresión para escoger un método de alimentación. Aceptar

7. En cuadro Dirección del sobre de Muestra, seleccione los campos que

han de aparecer en el sobre,

7.1 Sitúe el cursor.

7.2 Haga clic sobre botón Insertar Campo de Combinación,
7.3 Escoja el campo.
Ejemplo del formato de los campos:

Nombre apellido

Cpostal Población

7.4 Pulse sobre Aceptar

8. En Combinar Correspondencia, haga clic sobre el botón Combinar y

del cuadro que se despliega, seleccionar combinar.

 Confeccionar los sobres ordenados por el campo apellido

 Haga sobres con los registros de las ciudades Madrid o Tarragona.

Combinación de correspondencia. 6
Combinación de correspondencia.

 Opciones para sobres y etiquetas.

Esta opción nos da la posibilidad de imprimir un único sobre o una sola etiqueta cuando
estamos realizando una única carta.

Etiquetas

Hay otra forma de realizar etiquetas y sobres, y se utilizan las opciones de

Herramientas/Sobres y etiquetas.

Siga los pasos siguientes para ver como funciona esta opción.

1. Active la opción Herramientas/Sobres y etiquetas, seleccionar la pestaña

Etiquetas y aparecerá esta ventana.

2. En el apartado Dirección, borre todo lo que está escrito e introduzca los datos que
quiera que aparezcan en la etiqueta, entrar estos datos:

Lluís Oró Armengol

C/ Vivaldi, 230, 4.
Telf. 444555222
55665 Badalona
Barcelona

El botón de la parte superior de esta ventana que muestra un libro, sirve para
coger los datos de la carpeta de direcciones de Internet (libros de direcciones de
correo electrónico).

3. Pulse el botón Opciones. El primer apartado de la ventana que se despliega, es

información sobre la impresora que utilizaremos.

Combinación de correspondencia. 7
Combinación de correspondencia.
4. En Etiquetas, hacer clic en la flecha y seleccionar el modelo de etiqueta Avery estándar
EE.UU.
En Número de producto, escoger el 2186 mini-disquete, el apartado situado al lado nos indica
los tamaños de la etiqueta.
5. Pulse el botón Detalles, la ventana que se despliega, es para modificar los
tamaños de la etiqueta, déjelos como están y pulse Aceptar.
6. Haga clic sobre el botón Aceptar de la ventana Opciones para etiquetas.
7. Ahora estamos en la ventana Sobres y Etiquetas, en el apartado Imprimir, dejar
activado el botón de radio Página entera con la misma etiqueta, mostrará una
página llena de etiquetas.
8. Si se selecciona el botón de radio Sólo una etiqueta, se debe indicar el número de
filas y columnas que se quiera y después clic sobre el botón Imprimir.
9. Pulse el botón Nuevo documento.

Sobres

1. Active la opción Herramientas/Sobres y etiquetas, y de la ventana que se

despliega, active la pestaña Sobres.
2. En el apartado Dirección, poner la misma dirección de la etiqueta, y en el
apartado Remite, Escriba, por ejemplo, su dirección.
3. Si no quiere que aparezca el remitente, activar la casilla de verificación Omitir.
4. Haga clic sobre el botón Opciones o sobre el apartado Papel.
5. En la pestaña Opciones para sobres de la nueva ventana, seleccione el sobre 10
(105x241 mm).
La posición de la dirección y el remitente, Automático. El botón Fuentes, es para
seleccionar el tipo de letra.
6. Active la pestaña Opciones de impresión, seleccione la opción Boca arriba y el
segundo modelo del apartado Método de impresión. Pulse aceptar.
7. Haga clic en el botón Agregar al documento, y aparecerá una página nueva al
principio del documento con los datos y formato del sobre que se ha creado.
Si se pulsa el botón Imprimir, imprimirá el sobre.

Combinación de correspondencia. 8