PLANEACIÓN, RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE LOS RECURSOS

HUMANOS EN LA ORGANIZACIÓN

LEINY LORENA PAEZ CARVAJAL COD. 230686

WILLIAM FERNANDO ALVERNIA GUERRERO COD. 230570
IRIS MILENA RUEDA QUINTERO

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER

OCAÑA
2013
 INTRODUCCION

En la actualidad los trabajadores y empleados sean convertido en uno de los bienes más
preciados para la organización, he de ahí los esfuerzos por retener a los mejores empleados,
por ello para que una compañía crezca su capital humano debe crecer a la par de ella.

Las empresas destinan muchos recursos al capital humano, y como respuesta a este
esfuerzo esperan, evidentemente, buenos resultados. Por ello hay que evaluar para mejorar.

Toda evaluación es un proceso para estimular o juzgar el valor y las cualidades de una
persona es por ello que el esfuerzo de cada individuo está en función del valor de las
recompensas ofrecidas y de la probabilidad de que estas dependan del esfuerzo.

La Evaluación del Desempeño es una herramienta que facilita la toma de decisiones ya que
permite evaluar como el personal pone en práctica sus conocimientos y experiencia
adquirida así como su manejo en las relaciones interpersonales las cuales son básicas para
el área de ventas.

Para que el profesional pueda actuar de manera proactiva necesita información sobre los
recursos humanos y las necesidades de su organización.

La actividad del departamento de recursos humanos se basa en la información disponible

respecto a puestos. Los puestos de trabajo constituyen la esencia misma de la productividad
de la organización.
 PLANEACIÓN, RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE LOS RECURSOS
HUMANOS EN LA ORGANIZACIÓN

ANÁLISIS DE PUESTOS

La empresa en su estructura organizacional esta conformada por puestos de trabajo o

cargos, en algunas ocasiones, caso de las instituciones estatales, se encuentra
denominaciones como cargos administrativos y cargos funcionales, el primero tiene que ver
con la nomenclatura o código con que ha sido relacionado, el segundo con lo que
verdaderamente hace el funcionario.

Los cargos, son un síntoma del nivel jerárquico en que se encuentra una persona en el
desempeño de funciones. Por alguna razón, siempre se le pregunta a las personas que cargo
ocupan, para conocer el grado de importancia que tiene dentro de la empresa. Para las
organizaciones, el cargo o puesto de trabajo es la base del conocimiento de las diferentes
actividades de desempeño que una persona debe realizar en la ejecución de labores
cotidianas.

Las diferentes actividades que se encuentran inmersas en el desempeño de un puesto de

trabajo, es decir la división del trabajo con la consiguiente especificidad que se debe tener
en cuanto se refiere a las tareas, el número de personas requeridas y la calidad de las
mismas, se establecen mediante el esquema de análisis de cargos.

El análisis del puesto de trabajo es un procedimiento donde se determinan las

responsabilidades de cada puesto y se señalan las características de la persona que lo
debería ocupar, cuando se tiene esta información, el paso a seguir es la descripción.

Objetivos del análisis de puestos

Los objetivos que se pretenden a través de la utilización de un análisis y descripción de

puestos en la Administración de Personal pueden ser diversos, se diseñan de acuerdo a las
necesidades de la organización. A continuación se consideran los más importantes en el uso
más común de esta técnica:

Determinar los requerimientos mínimos para una adecuada selección de personal: En el

proceso de vinculación de personal, la descripción y análisis de puestos se utiliza para
obtener información acerca de los conocimientos, aptitudes y habilidades necesarias para
desempeñar un cargo determinado. Tales requerimientos permiten establecer un
procedimiento selectivo de los candidatos a través de la comparación de los aspirantes

La planeación de programas de capacitación y desarrollo de personal:

La descripción de las tareas y los recursos que se utilizan para ejecutar una labor, son
elementos que sirven de fundamento en la planeación y ejecución de programas de
capacitación y el respectivo plan de carrera.

Para evaluar el desempeño del personal:

La descripción del trabajo permite establecer metas u objetivos para cada cargo dónde los
indicadores de gestión posibilitan la medida de cumplimiento de los objetivos planteados.

Aplicar procedimientos de inducción:

El diseño de programas de inducción se ve altamente beneficiado al dar una orientación

más adecuada a los nuevos empleados y evitar en lo posible acciones de reentrenamiento
que pueden salir más costosos.

Manuales de procedimientos y funciones:

La elaboración del manual de funciones y del de procedimientos clarifica las tareas a

realizar y la agilidad en los procesos a desarrollar, con la respectiva contribución a la
mejora continua de la organización.

La aplicación más importante dada en la Administración de Personal al análisis y

descripción de cargos, es el que tiene que ver con la valoración de puestos y la
administración de salarios.

Procedimiento para la aplicación del análisis y descripción de cargos

Como se señaló arriba, el resultado que se procura con el proceso de análisis y descripción
del empleo es fundamentalmente, obtener la mayor cantidad de información o recolección
de datos sobre cada puesto en particular de una organización.

Los criterios a seguir en el desarrollo de un proceso de análisis y descripción de puestos, se

enuncian a continuación:

Fijar objetivos:

Se debe declarar e informar al personal la razón por la cual se va a hacer el levantamiento

de la información respectiva.

Definir quién desarrollará el programa: a este respecto, existen dos criterios:

a) Conformar un equipo de trabajo para adelantar la gestión, donde se incluyan personas de

la empresa, conocedoras de la organización, a quienes se les debe brindar el entrenamiento
pertinente.
b) La contratación de un outsourcing especializado, tiene como ventaja que podrán actuar
con total independencia e imparcialidad por no tener presión de ninguna índole.

Cualquiera de los criterios utilizados para el desarrollo del análisis y la descripción, se debe
garantizar la capacidad analítica, capacidad de observación e información.

Fuentes de Información:

La primera fuente a la que debe recurrir en el momento de comenzar el levantamiento de la

información es la organización. Una visita a la empresa permite una visión general de las
operaciones que se desarrollan y familiariza a los integrantes del equipo de estudio con los
procesos y flujos de trabajo dentro de ella.

El paso siguiente esta dado por la revisión documental que permite tener un conocimiento
más profundo de la organización, como organigramas, cuadros, estadísticas, lo cual, le
permitirá identificar la configuración y estructura de la empresa, las divisiones,
departamentos o secciones y número de trabajadores en cada cargo.

Superadas las etapas anteriores, el equipo de trabajo hace contacto con el personal, el logro
de los objetivos que se propone están supeditados a la participación y colaboración de todos
los elementos que integran la organización.

Un factor de importancia corresponde a la veracidad y confiabilidad de la información, si

esto no ocurre, los resultados no estarán contaminados y el estudio carecería de valor; por
ello, y como parte del desarrollo del programa, se incluye una etapa de comunicación y
motivación al personal, con el fin de que esté enterado de todo lo concerniente a la
actividad que se va a desarrollar.

Información que debe contener el análisis y descripción de cargos Como resultado del
estudio de análisis y descripción de puestos, la información que se obtiene es necesario
organizarla de manera que puedan ser útiles y aplicables en los fines propuestos. El orden
en que bien podría organizarse dicha información puede ser:

Fecha: la información pertinente a un cargo debe ser actualizada. Es decir, debe

corresponder a los requisitos actuales del cargo; sus características y requerimientos deben
quedar registrados al día y ser revisados siempre que exista un cambio sustancial en el
contenido o en el contexto del puesto.

Identificación: Informa la ubicación del puesto de trabajo, tanto en la estructura

organizacional como físicamente en las instalaciones de la empresa. Debe contener, nombre
o denominación del cargo, departamento o sección, nombre y puesto del jefe inmediato,
horario y código del trabajador.

Resumen del trabajo: Corresponde a una descripción genérica del puesto, es decir su
definición. El resumen tiene dos objetivos:
a. suministrar una corta definición de lo que sea útil y b. orientar al interesado hacia el
entendimiento de la información que se relaciona a continuación.

Descripción analítica: Consiste en presentar una descripción detallada de las funciones que
se realizan en el puesto, siendo por consiguiente, la parte central del trabajo. Se aconseja
elaborar una lista de las funciones con un "Qué", "Por qué" y "Cómo lo hace",
clasificándolas de acuerdo con un criterio cronológico: por días, semanas, quincenas, meses
y ocasionales. Adicionalmente, es conveniente anotar la dedicación.

Supervisión: hace relación al nivel de supervisión ejercido sobre otros cargos y recibida de
jefes inmediatos. Es una dependencia (del cargo) de tipo vertical que permite determinar la
autonomía en la toma de decisiones de la persona que ocupa el cargo en cuestión.

Relación con otros cargos: Permite identificar las relaciones, tanto verticales como
horizontales de las diferentes labores realizadas, en el flujo y en los procedimientos.

Aquí se determina quién es servidor y cliente en cada proceso.

Condiciones de trabajo: Los factores que rodean el medio ambiente en que se ejecutan las
tareas. Esta información se puede clasificar según varios aspectos como: iluminación, calor,
frío, ventilación, ruidos, contaminación, etc., además se califican dentro cuatro grados:
excelente, buena, mala y pésima.

Respecto de la seguridad industrial se debe clasificar el tipo de riesgo al que esta sometida
la persona que desempeñe el cargo, en lo que se refiere a:

a. accidentes de trabajo,
b. enfermedades profesionales.

Requerimientos: El desarrollo de determinadas tareas requiere de un mínimo de

competencias y atributos, tanto físicos como intelectuales, entre éstos cabe señalarse:

Experiencia Educación Habilidad Esfuerzo físico y mental Responsabilidad

Capacitación requerida Conocimientos especiales necesarios

Estándares de desempeño: En la actualidad algunos estudios tienen incluidos factores de

medición del trabajo, en lo que respecta a su calidad, eficiencia y eficacia en el uso de los
recursos, productividad, de esta manera se establecen los promedios que se espera alcance
el trabajador en el desempeño de sus labores.

Comentarios del analista: El analista debe realizar comentarios que permitan la

comprensión de la estructura del puesto de trabajo, igualmente, la inclusión del perfil de la
persona a desempeñar el cargo; es decir, adicionar algunos atributos físicos deseables y las
características psicológicas requeridas.

Al final del documento debe registrarse el nombre del trabajador que ocupa el cargo
analizado y su antigüedad en el cargo, con el fin de evaluar la confiabilidad de la
información; el formulario debe ser revisado por el respectivo jefe inmediato con el fin de
validar la información registrada e incluyendo las modificaciones sugeridas, así como su
aprobación definitiva y la fecha de la misma.

Métodos de descripción y análisis de cargo

La descripción y análisis de cargo recaen en las responsabilidades de los gerentes de línea y

se encuentra establecida como una función del staff, de manera que la responsabilidad de
línea está dada por todos aquellos que brindan la información y el staff responde en la
función del manejo, recabación y análisis de los datos, encabezado por el analista de
cargos, esta persona puede ser un empleado especializado en el área o un jefe de
departamento o sección, de igual manera puede estar representado por una persona bastante
conocedora del cargo.

Los métodos más utilizados en la descripción y análisis de cargos son:

• Método de observación
• Sistema de información (dado por el cuestionario)
• Método de la entrevista
• Método Mix

Método de observación: Este método ha sido el que más se ha usado y el que ha brindado
mayor confiabilidad a los analistas por la eficiencia en su aplicación. Parte de la
observación de la persona en el desempeño de las tareas, de manera directa, y se toman los
datos concernientes a sus movimientos, tiempos de procesos y métodos utilizados al
realizar las tareas.

Este método da mejores resultados con trabajos que comprenden habilidades manuales y
repetitivas. En el caso de tener dudas al respecto de la observación realizada, por lo general
se acompaña de entrevista y análisis con la persona que ejecuta las labores o con el jefe
inmediato.

Sistema de información o cuestionario: El diseño de un formulario con preguntas

previamente establecidas y validadas por uno de los ocupantes del cargo o un supervisor es
el que da pertinencia a este sistema, el darlo a conocer con anterioridad permite la
adecuación de las preguntas y la eliminación de detalles innecesarios.

Sistema de entrevista: La entrevista, es una técnica que consiste en la interacción verbal

entre dos personas, y tiene como derrotero el conocimiento mutuo para intercambiar
información y poder llegar a un objetivo definido con anterioridad. Se obtienen los datos
necesarios, los cuales se consignan en un formulario. Este método tiene la ventaja de
proporcionar un mayor nivel de exactitud a la información, además de poder incluir en la
misma, todos los aspectos que se desean conocer de un cargo determinado, permitiendo
compararse después con informaciones obtenidas mediante otros medios.

Método Mix: Este sistema permite integrar los distintos métodos estudiados anteriormente,
tomando de estos los aspectos más positivos y eliminando las desventajas que presentan.
Normalmente para efectuar un estudio completo de análisis y descripción de puestos, se
utiliza la observación directa confrontada con la entrevista a través de cuestionarios.

Este sistema comporta el desarrollo de algunos pasos o etapas básicas, a saber :

Obtener a través de la observación, la información básica de los trabajos, para lo cual, debe
tenerse en cuenta:

La observación del empleado en su lugar de trabajo

No interferir en los procesos desarrollados

No interrumpir al trabajador en la ejecución de sus tareas

Aplicar la entrevista a través de cuestionario, permite confrontar la información inicial

obtenida mediante la observación, con la acordada en el formato diseñado para el estudio.
Una vez depurada y ordenada toda la información, se podrá revisar por parte de las
directivas de la empresa (como supervisores y jefes de sección o departamento); este
procedimiento permite ajustarla, complementarla y verificarla El conjunto de actividades
producirá un informe que contiene todos los aspectos del trabajo señalados anteriormente,
debidamente ordenado, que permite el análisis, y su esencia la constituye la descripción del
trabajo o resumen de los datos obtenidos.

Etapas del análisis de cargos

Si la planeación de la organización ha planteado un análisis de cargos, para alcanzar el

objetivo propuesto se deben realizar unas etapas indispensables para lograr una visión
concreta con información pertinente; En virtud de la organización, el proceso
administrativo adquiere una relevancia inusitada para este efecto:

La planeación: Requiere determinar los cargos que van a ser objeto de estudio, donde se
enuncien las características principales.

Estipular los niveles de jerarquía, autoridad, responsabilidad y área de influencia de los

mismos, con la finalidad de conocer cuál es la ubicación en el respectivo organigrama.

Las áreas de acción deben estar definidas de manera que se conozca por donde se iniciará el
estudio y así poder establecer un cronograma de trabajo que posibilite Al estipular la
jerarquía de los diferentes cargos que serán estudiados se podrá definir que método es el
adecuado para cada nivel o grupo de cargos; se debe tener en cuenta que el diseño de los
elementos o instrumentos a usar pueden cambiar por efecto de los requisitos o factores a
medir.

Los factores que se utilizarán en el estudio deben atender a las especificaciones antes dadas,
de manera que surtan el efecto requerido en todos los cargos; además deben estar
dimensionados de acuerdo a la escala jerárquica y corresponder a una gradación o valor
asignado para que sea representativo en el momento del análisis.

Organización: Esta etapa se dispone los recursos necesarios para adelantar cada una de las
tareas del plan de trabajo: físicos, materiales, humanos etc.

Se seleccionan y entrenan las personas que van a realizar el estudio, y se convierten el

órgano de gestión de personal.

El alistamiento de los materiales necesarios para el estudio: manuales de proceso, de

funciones, formularios, videos de inducción, folletos informativos etc. resultados
satisfactorios en los tiempos estimados.

Se disponen los lugares donde se brindará la socialización del plan.

Se establecen los cargos que van a ser objeto de estudio, se analiza la relación de personas
que intervienen por cargo y los respectivos materiales, equipos y herramientas que son
utilizados por los estudiados.

La planeación y la organización, como en una red, son actividades que dan el inicio del
programa.

Desarrollo: Se adelantan las acciones planeadas con la finalidad de recoger los datos
pertinentes a cada cargo que va a ser estudiado.

Se acopia la información sobre cada cargo mediante la utilización de los métodos

seleccionados previamente en compañía de la persona que desempeña el cargo y el
respectivo superior inmediato.

La tabulación y validación de los datos, factor importante para realizar un primer

acercamiento a los resultados.

Redacción de los informes para presentarlos ante el organismo respectivo de la

organización.

EL RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

Los máximos beneficios que pueden obtenerse en una organización bien estructurada y de
un buen sistema de relaciones laborales dependen del tipo de personal que ocupa los
diferentes puestos de trabajo, de manera que si son competentes y calificados los resultados
saltaran a la vista y la evidencia se verá reflejada en una empresa competitiva, eficiente y
proyectada al futuro.

El reclutamiento de personal se debe tomar como un conjunto de normas o procedimientos

a realizar, con la finalidad de atraer prospectos que se encuentren potencialmente
calificados para ocupar las respectivas vacantes que se pueden presentar en el ejercicio de
las actividades de negocio.

El proceso de planeación de personal debe iniciarse desde el pronóstico de la demanda del

consumidor, en una estrategia de mercado, de la mercancía o servicios que se ofrecerán.
Este pronóstico se traduce en los requerimientos específicos de personal y se convierte en la
base de desarrollo de un programa de reclutamiento y selección, por que determina el
número de personas que serán reclutadas, como de dónde y en qué forma se hará.

El pronóstico se inicia examinando las tendencias del consumo y se proyectan a futuro,

además se debe explorar la influencia que puedan tener las variables internas y externas del
mercado. La importancia del pronóstico radica en que, unido a la planeación estratégica de
la compañía, va de la mano con las estrategias comerciales y éstas con los planes de
producción. Es decir, retomando la aplicación de ser un aliado estratégico, la gerencia de
personal, debe verse implicado en la elaboración de los planes de corto, mediano y largo
plazo de la compañía.

Los Requerimientos de Personal. Los programas de producción se formulan con los

pronósticos que sientan la base para la determinación de los trabajos específicos que se han
de efectuar y el personal necesario para dotarlos. Los cambios que ocurren debido al
desarrollo de la tecnología, afectaran inevitablemente al trabajo y al personal requerido para
realizarlo y deben considerarse en la planeación de personal. Por lo general, las mejoras
tecnológicas han tenido como objetivo fundamental la reducción de la cantidad de personal
necesario para hacer la misma cantidad de trabajo. Una consideración básica en la
planeación de personal, por lo tanto, debe ser prever que personal será desplazado por el
desarrollo tecnológico a otros puestos dentro de la organización.

Los Programas de Trabajo. Sirven para establecer cuanto tiempo debe emplearse para
completar cada actividad y por consiguiente establecer cuantos empleados se necesitaran
para realizar esa cantidad de trabajo. Al formular el programa de trabajo hay que tener en
cuenta el personal que estará ausente durante el periodo de producción. Debe preverse
personal adicional para compensar las ausencias debidas a las vacaciones, los permisos
especiales y las ausencias debidas a enfermedad y otras causas. La planeación de personal
también debe considerar la necesidad de remplazar a las personas que dejaran su empleo
por cancelación del puesto, jubilación o muerte. El prever la necesidad de reemplazos
facilita el reclutamiento y capacitación de las personas que ocuparan los puestos en cuanto
queden vacantes.
Técnicas de Planeación de Recursos Humanos. La planeación de personal puede ser un
proceso sumamente sofisticado y puede incluir el uso de modelos matemáticos y avanzados
técnicas estadísticas y de computadoras. Se pueden desarrollar, por ejemplo, modelos para
relacionar las distintas variables que se tienen que incorporar al proceso de planeación. Para
proyectar el efecto de las tendencias del pasado sobre el futuro, se usan técnicas estadísticas
como el análisis de series cronológicas. Por otra parte, es posible anticiparse a la
incertidumbre acerca de los acontecimientos futuros, por medio de técnicas como el análisis
estadístico estocástico. Las técnicas de investigación operativa ofrecen un medio para
determinar la combinación óptima de recursos humanos. Por último, están las técnicas de
simulación por computadora, las que ayudan a determinar las variables que han de
considerarse para planear los recursos humanos.

Localización Y Reclutamiento De Solicitantes. Durante las dos últimas décadas,

ocurrieron cambios substanciales en las políticas y los procedimientos de reclutamiento.
Durante una época el objetivo del reclutamiento era dar a conocer los puestos vacantes a los
solicitantes que pudieran estar calificados para ellos. El contacto se hacía en gran parte por
la publicidad y por recomendaciones. El primer paso era anunciar los puestos vacantes en
los medios de comunicación masiva; el siguiente paso, por lo general, era esperar
pasivamente que las personas interesadas llenaran una solicitud y que se presentaran para
ser entrevistados.

Hoy, como resultado de la fuerte expansión industrial, el personal calificado escasea,

haciéndose más difícil la labor del reclutador. En las profesiones de nivel técnico media, se
observa una aguda falta de personal, debido a que un técnico no goza del mismo "prestigio"
que alguien con un grado a nivel de licenciatura.

El proceso de reclutamiento.
Transferencia con ascenso

Profesionalización
Interno

Plan de carrera

Reclutamiento

Agencias especializadas

Externo Instituciones educativas

Gremios
Reclutamiento interno. Partiendo del esquema, la primera fuente de reclutamiento la
constituye la base de datos interna dentro del proceso y programa de desarrollo de personal
y el plan de carrera. Se convierte en un factor de motivación para los empleados el poder
planear su vida organizacional teniendo la posibilidad de progreso y escala en la pirámide
organizacional.

Es muy común encontrar buenos prospectos dentro de las plantas de personal en las
organizaciones, personas cuyo desempeño ha sido óptimo y que además se han preocupado
por subir su nivel académico.

Esta fuente resulta ser eficaz y bajo los costos de un proceso de reclutamiento y selección
de personal.

De igual manera, el inventario de los recursos humanos que se tenga dentro de la

organización, partiendo de un seguimiento efectivo por parte del órgano encargado, se
puede identificar candidatos bastante calificados y dispuestos a recibir la capacitación
correspondiente.

El reclutamiento interno, posibilita una buena relación con las directivas sindicales (cuando
existe), y además exige una interna y continua coordinación entre los diferentes
departamentos o secciones de la empresa, para detectar los prospectos a cubrir una vacante
y en este momento es cuando se ven los beneficios de los procesos de entrenamiento y
capacitación de la empresa.

El desarrollo del espíritu de competencia fortalece el clima organizacional desde el punto

de vista de la promoción y ascenso, que es el resultado de una planeación estratégica de
reclutamiento, de manera que no sólo se piensa en cubrir las necesidades inmediatas, si no
que por el contrario se trata del cubrimiento futuro de las vacantes.

En el reclutamiento interno, se hace imprescindible tener en cuenta ciertas competencias

para efecto de cada una de las posibilidades descritas.

Reclutamiento Externo
Dentro del plan estratégico de personal, conformado por el monitoreo del mercado
laboral, los pronósticos de necesidades y los planes de carrera, se debe prever el
esquema del ingreso a la empresa de personal externo, puesto que existe la
posibilidad de oxigenación e innovación. En este caso, se hace importante determinar
cual es el nivel en que se suplirán las vacantes con personal externo. A continuación
se examinaran las tres fuentes más importantes de enganche de personal:
1 NECESIDAD
2 NORMA
3 COMUNICACIÓN
4 RECEPCIÓN
SELECCION