Manuales administrativos

Toda empresa tiene que tener un manual de funciones, sobre todo aquellas que son de
grandes dimensiones, ya que así se lleva un control sobre las funciones que tiene el
personal que conforma la compañía. Es un instrumento eficaz de ayuda para el desarrollo
de la estrategia de una empresa, ya que determina y delimita los campos de actuación de
cada área de trabajo, así como de cada puesto de trabajo, por eso en jobandtalent vamos
a dedicar este post para informar sobre la importancia de un manual de funciones.
Este manual consiste en la definición de la estructura organizativa de una empresa.
Engloba el diseño y descripción de los diferentes puestos de trabajo estableciendo
normas de coordinación entre ellos. Es un documento que especifica requisitos para el
cargo, interacción con otros procesos, responsabilidades y funciones.
La elaboración de un manual de funciones consta de siete pasos:

1. Visita a la empresa y entrevista con los responsables para la obtención de información

sobre: la organización de la empresa, el objetivo que tiene y las características de las
diferentes áreas y puestos de trabajo.
2. Análisis del estado de la organización de la empresa.
3. Documentación y racionalización del estado actual de la organización.
4. Elaboración de un anteproyecto de manual de funciones.
5. Contrastar el contenido del anteproyecto con el personal de la empresa.
6. Modificación, correcciones y/o ampliaciones del anteproyecto si las hubiera.
7. Presentación del manual de funciones de la empresa.

Beneficios y utilidad que tiene un manual de funciones:

1. Al determinar y delimitar los campos de actuación de cada colaborador, permite que

las personas interaccionen con un mayor conocimiento de su rol dentro de la
empresa, lo que ayuda en el proceso de comunicación, integración y desarrollo.
2. Elimina desequilibrios en cargas de trabajo, omisiones, duplicidad de funciones,
cuellos de botella, circuitos de trabajos irracionales, etc…
3. Es un instrumento muy útil para planificar la plantilla de la empresa y la posible
variación de los puestos de trabajo, así como para definir planes de carrera.
4. Los conocimientos específicos la empresa puede poseer al elaborar el manual de
funciones.

Haroldo Eduardo Herrera Monterroso

 Administración
 Talento
 20.02.2007
 10 minutos de lectura

cultura organizacionalgestión de la informaciónmanuales administrativos

Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma sistemática una
serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes
 de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse
para cumplir con los objetivos trazados.

Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el
transcurso del tiempo y su relación con las funciones procedimientos y la forma en la que la
empresa se encuentra organizada.

Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de
soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en
la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa,
lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la
administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere
la acción humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa,
fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información que trata
de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las
actividades que se le han encomendado.

Su elaboración depende de la información y las necesidades de cada empresa, para determinar

con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a
abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier área componente de la organización, su
alcance se ve limitado únicamente por las exigencias de la administración.

Son documentos eminentemente dinámicos que deben estar sujetos a revisiones periódicas, para
adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser
inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de la organización, sino que deben
reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de
la empresa.

Un manual sin revisión y análisis cuyo contenido permanezca estático se convierte en obsoleto, y
lejos de ser una herramienta útil puede constituir una barrera que dificulte el desarrollo de la
organización.

Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las diferentes áreas de la
organización, en concordancia con la misión, visión y objetivos de la dirección de la misma.

Objetivos y beneficios de los Manuales Administrativos

Entre los objetivos y beneficios de la elaboración de Manuales Administrativos destacan:

 Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la organización

 Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones de cada área integrante
de la organización
 Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa
 Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las labores que les han sido
encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad
esperada en los servicios
 Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de control y
supervisión innecesarias
 Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales
 Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en general
 Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos necesarios para el
desempeño de sus atribuciones
 Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas y
procedimientos
 Servir de base para el adiestramiento y capacitación del personal
 Comprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes, así como de sus propios
papeles y relaciones pertinentes
 Regular el estudio, aprobación y publicación de las modificaciones y cambios que se realicen
dentro de la organización en general o alguno de sus elementos componentes.
 Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con los demás integrantes
de la organización.
 Delimitar claramente las responsabilidades de cada área de trabajo y evita los conflictos inter-
estructurales

Limitantes en la elaboración de manuales administrativos

Indudablemente la elaboración y utilización de Manuales Administrativos también tiene sus

limitantes las cuales en relación a los beneficios descritos son de menor importancia:

 Su diseño y actualización tiene un alto costo en términos de tiempo y dinero.

 Ejercen un efecto limitante de la iniciativa del personal debido a que en algunas ocasiones son
excesivamente rígidos y formales.
 Los objetivos de los Manuales Administrativos pueden causar confusión por ser muy amplios en su
contenido
 Algunos de ellos son difíciles de interpretar y comprender, lo cual puede causar confusiones
dentro del personal al momento de realizar sus funciones
 Resistencia del personal a utilizar los manuales por ser poco atractivos y en la mayoría de los casos
voluminosos en contenido
 En algunos casos los sindicatos utilizan a los Manuales como herramienta para proteger sus
derechos, es decir que no hacen nada adicional sino está establecido debidamente en el Manual.

Clasificación de los manuales administrativos

La clasificación de los Manuales puede resumirse en Generales y Específicos, siendo los Generales
aquellos que contienen información de aplicación universal para todos los integrantes de la
organización y Específicos los que su contenido está dirigido directamente hacía un área, proceso
o función particular dentro de la misma.

Sin restar importancia a la diversidad de Manuales Administrativos que existen dentro de las
empresas, para efectos de este texto se hace énfasis en tres tipos de manuales, los cuales son los
que ofrecen mayor aporte para la comprensión del tema central objeto de estudio:

 De Organización
 De Normas y Procedimientos
 De Puestos y funciones

Manual de organización

Es un manual que explica en forma general y condensada todos aquellos aspectos de observancia
general dentro de la empresa, dirigidos a todos sus integrantes para ayudarlos a conocer,
familiarizarse e identificarse con ella.

En términos generales, expone con detalle la estructura de la empresa, señala las áreas que la
integran y la relación que existe entre cada una de ellas para el logro de los objetivos
organizacionales.

Su contenido es muy variado y su impacto será el resultado de la creatividad y visión que los
responsables de su elaboración redacten dentro de él. Dentro de este contenido se sugiere:

 Historia y Descripción de la Empresa

 Misión, visión y objetivos de la empresa
 Legislación o base legal
 Estructura de la organización (organigrama General)
 Estructura de cada una de las áreas componentes de la organización en general (Organigrama por
área)
 Normas y políticas generales

Manual de normas y procedimientos

Este Manual describe las tareas rutinarias de trabajo, a través de la descripción de los
procedimientos que se utilizan dentro de la organización y la secuencia lógica de cada una de sus
actividades, para unificar y controlar de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

Ayudan a facilitar la supervisión del trabajo mediante la normalización de las actividades, evitando
la duplicidad de funciones y los pasos innecesarios dentro de los procesos, facilitan la labor de la
auditoría administrativa, la evaluación del control interno y su vigilancia.

Contiene un texto que señala las normas que se deben cumplir para la ejecución de las actividades
que integran los procesos, se complementa con diagramas de flujo, así como las formas y
formularios que se emplean en cada uno de los procedimientos que se describan.

El Manual de Normas y procedimientos es aconsejable elaborarlo para cada una de las áreas que
integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo en forma general
representaría ser un documento muy complejo, por pequeña que sea la organización.

Está integrado por la descripción de cada procedimiento de trabajo y las normas que giran al
rededor de él; por lo tanto la integración de varios de ellos representan al Manual de Normas y
Procedimientos.

La descripción de procedimientos abarca la siguiente información:

 Identificación del procedimiento
 Nombre
 Área de desempeño
 Codificación
 Descripción Genérica (objetivo)
 Normas generales
 Responsable de cada una de las actividades que lo integran
 Número de Paso o Sub-paso (secuencia de las actividades)
 Descripción de cada una de las actividades que lo integran

Manual de puestos y funciones

Este Manual contiene las responsabilidades y obligaciones específicas de los diferentes puestos
que integran la estructura organizacional, a través de la descripción de las funciones rutinarias de
trabajo para cada uno de ellos.

Se utiliza generalmente en aquellas empresas estructuradas de manera funcional, es decir que

están divididas en sectores en donde se agrupan los especialistas que tienen entrenamiento e
intereses similares, definiendo las características de cada puesto de trabajo, delimitando las áreas
de autoridad y responsabilidad, esquematizando las relaciones entre cada función de la
organización.

Describe el nivel jerárquico de cada puesto dentro de la organización, así como su relación de
dependencia, lo cual quiere decir el lugar que ocupa el puesto dentro de la estructura
organizacional, a que posiciones está subordinado directa e indirectamente y cual es su relación
con otros puestos de trabajo.

Al igual que el Manual de Normas y procedimientos también es aconsejable elaborarlo para cada
una de las áreas que integran la estructura organizacional de la empresa, ya que elaborar uno solo
en forma general representaría ser un documento muy complejo, por pequeña que sea la
organización.

Está integrado por la descripción de cada puesto de trabajo y los perfiles ideales para la
contratación de futuros ocupantes de los puestos; por lo tanto la integración de varias de ellos
representan al Manual de Puestos y Funciones.

La descripción de puestos de trabajo abarca la siguiente información:

 Identificación del Puesto de Trabajo

 Nombre
 Área de desempeño
 Codificación
 Descripción Genérica (objetivo)
 Listado de funciones y atribuciones inherentes al puesto
 Diarias o frecuentes
 Semanales
 Quincenales
 Mensuales
 Trimestrales
 Semestrales
 Anuales
 Ocasionales o eventuales
 Requisitos del ocupante del puesto (perfil)
 Nivel académico
 Habilidades y destrezas
 Conocimientos técnicos y/o específicos

Metodología para la elaboración de manuales administrativos

Para la elaboración de los Manuales Administrativos no existen reglas universales, ni metodologías

pre-establecidas, solamente existen lineamientos lógicos para su conformación, los cuales pueden
integrarse de la siguiente forma:

 Recopilación de información
 Interpretación y diseño de la información
 Elaboración del manual
 Aprobación y actualización del manual

Recopilación de información

La recopilación de información dependerá de las condiciones específicas del manual que se quiera
elaborar, por lo que en esta etapa es necesario tener presente el objetivo general y los objetivos
específicos del Manual, definir a quienes estará dirigido, los términos que serán utilizados dentro
de él y todos aquellos aspectos técnicos que se adecúen a las características particulares del
documento.

La información debe recopilarse con el apoyo del personal de toda la organización, obviamente
para la elaboración de Manuales de tipo general, la información debe ser recopilada con ayuda de
las altas autoridades, mientras que para la elaboración de los Manuales específicos la información
debe ser recopilada directamente de los responsables de los procesos y las funciones objeto de
estudio.

La información puede ser recopilada a través de entrevistas directas con el personal, cuestionarios
y por medio de la observación directa, es recomendable utilizar las tres técnicas e interrelacionar
la información resultante en cada una de ellas.

Interpretación y diseño de la información

La etapa de interpretación y diseño de la información, no es más que darle forma a la información

recopilada bajo lineamientos técnicos y el criterio del personal encargado de elaborarlos.

Interpretar la información significa analizar en todos los datos recopilados, su importancia y

aporte al diseño del Manual, probablemente mucha de la información no será necesario incluirla
dentro del documento por considerar que no agrega ningún valor para los usuarios directos, pero
también se puede determinar que aún hacen falta algunos otros datos y que es necesario realizar
una segunda etapa de recopilación de información.
Es en esta etapa en donde se confrontan los resultados de la información recopilada verbalmente
contra la información que proviene de las respuestas a los cuestionarios y de lo observado durante
la primera etapa.

La depuración y complemento de información es muy importante para no elaborar documentos

administrativos que se alejen de la realidad, por lo que toda la información al momento de ser
diseñada es importante que sea revisada por los entrevistados y aprobada por los funcionarios
superiores de cada uno de ellos.

El diseño del Manual es darle forma a la información para crear un borrador que permita visualizar
claramente el contenido del documento y realizar los ajustes necesarios para su mejor
comprensión.

Elaboración del manual

La elaboración del Manual es la etapa más sencilla pero laboriosa de la metodología, su finalidad
es la creación del documento final bajo lineamientos claros y homogéneos, utilizando para ello un
lenguaje sencillo que logre la comprensión y la adecuada aplicación de los usuarios directos del
documento y de todos los niveles jerárquicos de la organización. Debe evitarse el uso de
tecnicismos exagerados a menos de que se trate de un manual específico para una tarea de tipo
técnico.

Dentro de la elaboración del manual es importante incluir las conclusiones y recomendaciones que
ayuden a facilitar la interpretación del contenido del mismo.

Aprobación y actualización del manual

La etapa de aprobación de los Manuales independientemente a su objetivo particular es de suma

importancia para la adecuada utilización de los mismos y para el fomento de dicha cultura dentro
de la organización en general.

El órgano encargado de la aprobación de los Manuales puede ser el Gerente General, el Jefe de la
dependencia, un departamento y/o comité específico para el efecto, etc. No importa quien o
quienes lo aprueben lo importante es que se haga por medio de un mecanismo formal, ya que
solamente de esa forma los Manuales serán consultados y respetados por todos los integrantes de
la organización.

Si los manuales no son aprobados y puestos en vigencia formalmente, su elaboración será un

trabajo innecesario, que incluye costos y esfuerzos bastante altos.

Toda modificación y/o ampliación al contenido del Manual debe realizarse por medio de los
encargados de la elaboración y diseño de los mismos, y a su vez ser aprobados por el órgano
competente para que tenga la validez y el respaldo necesario. Cualquier modificación que se
realice por separado y que no se comunique formalmente puede considerarse inválida y los
responsables de llevar a cabo las actividades dentro de la organización podrán hacer caso omiso a
las mismas.
Ejemplo :}
El presente manual de organización de La empresa clothing elegant, tiene como propósito
dar a conocer las responsabilidades de cada una de las áreas que la conforman. Este
documento es de información y consulta, en todas las áreas que conforman el manual es un
medio para familiarizarse con la estructura orgánica y con los diferentes niveles jerárquicos
que conforman esta Organización. Su consulta permite identificar con claridad las
funciones y responsabilidades de cada una de las áreas que la integran y evitar la duplicidad
de funciones; conocer las líneas de comunicación y de mando; y proporcionar los
elementos para alcanzar la excelencia en el desarrollo de sus funciones.

El manual de organización constituye un instrumento de apoyo al proceso organizacional

de la empresa, proporcionar información sobre la estructura orgánica, atribuciones,
objetivos y funciones que realizan cada uno de los departamento que la integran. Dentro
de las atribuciones se tiene encomendadas la programación y organización de actividades
en las cuales se presentan, el manual de organización, programa de capacitación.

El departamento de recursos humanos de la empresa, con base a los perfiles de puestos

plasmados en el diseño administrativo, lo que le permitirá ajustar la cantidad de mano de
obra disponible a las necesidades cada área funcional de la empresa, realizará los contratos
con cada una de las personas que operaran cada puesto, con la finalidad de dar a conocer
todos los compromisos que esto con lleva, sus derechos y obligaciones respectivamente, los
directivos de la empresa recibirán un sueldo y entregarán un recibo de honorarios. La
valuación de puestos, servirá como insumo, para realizar de forma quincenal la nómina de
pago, además de gestionar ante las instancias necesarias cursos de capacitación,
conferencias, talleres etc. Para desarrollar y potenciar los conocimientos del personal.

MARCO LEGAL
En esta parte del manual se mencionan las disposiciones jurídicas relacionadas por orden
jerárquico, que dan origen a la organización, que establecen su creación y sus atribuciones,
así como aquellas que regulan su funcionamiento.

Se deberá ordenar y jerarquizar los documentos jurídico-administrativos vigentes, en forma

descendente, según se muestra a continuación:

1. a) Constitución Política de los Estados Unidos mexicanos.

2. b) Ley federal del trabajo.
3. c) Documentos Normativo-Administrativos: manuales.

MARCO TEÓRICO
CONCEPTO DE MANUAL DE ORGANIZACIÓN
El manual de organización es un documento oficial que describe claramente la estructura
orgánica y las funciones asignadas a cada elemento de una organización, así como las
tareas específicas y la autoridad asignada a cada miembro del organismo.

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN
La organización es importante porque es un medio para desarrollar las actividades de una
empresa de manera ordenada y sistemática, lo cual conlleva a disminuir tiempo y elevar la
calidad y eficiencia, reduce costos e incrementa productividad, y es un proceso constante,
ya que tiende a cambiar y adaptarse según la evolución del medio y la empresa. En
conclusión, es la que lleva a al realización de los objetivos de la empresa.

PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL

PROCESO DE RECLUTAMIENTO
1. Puesto vacante.
Independientemente del tipo o giro de empresa siempre cuando se realice el proceso de
selección debe iniciar con un puesto vacante, el cual no es ocupado por nadie.

2. Requisición.
Una vez que se cuenta con un puesto vacante es necesario dar a conocer la existencia de
este, la cual se da por medio de la convocatoria que es realizada por el jefe inmediato que
solicita el puesto y, posteriormente, es enviado al encargado de realizar el proceso de
selección.

3. Análisis de puesto.
El análisis de puesto es una herramienta necesaria que se debe de tomar en cuenta puesto
que con él se obtiene el perfil, habilidades y demás que requiere el puesto para ser
desempeñado de manera efectiva.

PROCESO SELECCIÓN
1. Contacto con los candidatos preseleccionados: Se contacta a los candidatos para
evaluar sus intereses y citarlos a evaluación.
2. Aplicación de pruebas (evaluaciones): Dependiendo del cargo y área, se aplicarán
distintas pruebas a los candidatos.
3. Entrevista con Capital Humano: Los candidatos evaluados serán seleccionados para
la entrevista con Capital Humano.
4. Selección de los candidatos entrevistados: Se conforma una terna de candidatos en
función de los intereses y requerimientos del cliente.
5. Realización de entrevista técnica con el área: El candidato se citará a entrevista con el
encargado del área solicitan.
PROCESO DE CONTRATACIÓN
1. Selección del candidato: Tanto el reclutador como el encargado del área, deberán
tomar la decisión de la selección del candidato que ocupará la vacante disponible.
2. Oferta Salarial: Al candidato seleccionado se le presentará la oferta salarial
correspondiente al cargo, la cual contiene todos aquellos beneficios que ofrece la
empresa.
3. firma del contrato de trabajo: estando de acuerdo con las condiciones de trabajo
ambas pates, patrón empleado se firmara el contrato.
4. Activación del proceso de ingreso: Se incluye administrativamente dentro del sistema
al candidato seleccionado.

OBJETIVO
El manual de organización se elabora para proporcionar, en forma ordenada, la información
básica de la organización y funcionamiento de la unidad responsable como una referencia
obligada para lograr el aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de las funciones
encomendadas.

MISIÓN
Impulsar el desarrollo de los recursos humanos de la Organización, elevando su
productividad y la calidad de vida en el trabajo.

VISIÓN
Contar con recursos humanos con un alto nivel de satisfacción en su entorno laboral.

ESTRUCTURA ORGÁNICA
Se identifican y se muestran los niveles jerárquicos y la relación que guardan entre si cada
uno de los órganos que integran la estructura, la descripción de la estructura orgánica debe
corresponder a su representación gráfica en el organigrama.

Para ejercer una mejor función de dirección y control por parte de las unidades de mando,
se recomienda que éstas no tengan más de 6 áreas subordinadas. Una unidad de mando
justifica su existencia cuando las funciones asignadas son congruentes con las atribuciones
conferidas y cuando depende de ésta más de un área subordinada.

ORGANIGRAMA
El organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa o de
una de las áreas o unidades administrativas, el que se muestran las relaciones que guardan
entre si los órganos que lo integran.

1.- Gerente general: ing. Abigail Aparicio Martínez

Funciones: Se hará cargo de la administración de la empresa, es decir; de la planeación,
organización, integración, dirección, control y el desarrollo de esta, cuidando que las
distintas áreas lleven a cabo sus funciones, que se cumplan los objetivos de manera que el
desempeño de la empresa en general sea de alta calidad y satisfactorio.

2.- Departamento de compras: ing. león Sandoval Sandoval

Funciones: Realizar negociaciones con los proveedores que cumplan con los lineamientos
de la organización, en cuanto a precio, calidad, garantías y cantidades. Garantizar que la
documentación de compra sea adecuada facturación y cuentas por pagar.

3.- Departamento de finanzas: ing. Venancio Aguilar Maldonado

Funciones: En esta área se manejara de manera eficiente las operaciones financieras que
ocurran en la empresa, mantener la contabilidad del negocio al día, reportar mensualmente
los estados financieros y proporcionar los análisis financieros de la empresa por medio de
las razones financieras.

4.- Departamento de mercadotecnia: ing. Erik González Galindo

Funciones: se ocupará del Plan de marketing, las estrategias de mercado, como son el
diseño de publicidad y página web (mercadotecnia digital) promoción de ventas,
propaganda relaciones públicas y ventas, para difundir de manera rápida el producto y
acrecentar las ventas, estimular a los clientes el deseo o la necesidad de comprar los
productos

5.- Departamento de recursos humanos: ing. Zoraida Areli reyes Jiménez

Funciones: La persona responsable en esta área se encargara del reclutamiento, selección,
contratación e inducción del personal así mismo de la capacitación y adiestramiento, y de
las relaciones laborales.

6.- Jefe de ventas: ing. Uriel barrios Sandoval

Establecer un nexo entre el cliente y la empresa, Contribuir activamente a la solución de
problemas, administrar su territorio de ventas, integrarse a las actividades de mercadotecnia
de la empresa.

vendedor: Ortencia Sánchez Salazar

Funciones: Se hará cargo de la las ventas diarias del negocio y atender al cliente, recoger
los pedidos de los clientes.

CÉDULAS DE PUESTOS
 PERFIL Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DEL DEPARTAMENTO
DE COMPRAS

Elaborado por
Fecha de elaboración jefe del departamento de
12 de febrero 2015 recursos humanos
Emisión 01

El departamento de compras elaborara un reporte previo al

departamento de finanzas y al gerente general para estar al día
Reporta con la información

Clave del puesto CE/D.C

Fecha de análisis 12 de febrero del 2015

Realizar negociaciones con los proveedores que cumplan con los

lineamientos de la organización, en cuanto a precio, calidad,
Descripción garantías y cantidades. Garantizar que la documentación de
genérica compra sea adecuada facturación y cuentas por pagar.

§ El departamento reportara al gerente de finanzas la

cantidad en mercancías que requiera para analizar el presupuesto
con el que cuenta.
§ Elaborar el pedido de mercancía.

§ Verificara la calidad de la ropa adquirida

§ Buscará a los proveedores correspondientes.

§ Llevará el control de la cartera de clientes

Descripción
especifica
Requisitos del puesto

Habilidad

La escolaridad mínima para este puesto requiere nivel medio

superior o técnico en administración.
Escolaridad

Experiencia La experiencia es mínima año de experiencia en el puesto.

· Facilidad de palabra
· Actitud de servicio

· Sentido de responsabilidad

· Adaptación al cambio
Destreza

Responsabilidad

Se encargara de las cotizaciones de la mercancía y los precios de

Dinero la misma.

Se hará cargo del equipo de cómputo que se le será

Equipo proporcionado

La información tendrá que ser reservada y por el

departamento paro también competirá con los demás
Información departamentos si se le solicita.

Condiciones de trabajo

Posición Condiciones de ley

 PERFIL Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DEL DEPARTAMENTO
DE MERCADOTECNIA

Elaborado por
Fecha de elaboración jefe del departamento de
12 de febrero 2015 recursos humanos
Emisión 01

Reporta Al gerente general

Clave del puesto CE/D.M

Fecha de análisis 12 de febrero del 2015

Se ocupará del Plan de marketing, las estrategias de mercado,

como son el diseño de publicidad y página web (mercadotecnia
digital) promoción de ventas, propaganda relaciones públicas y
ventas, para difundir de manera rápida el producto y acrecentar las
Descripción ventas, estimular a los clientes el deseo o la necesidad de comprar
genérica los productos.

§ Elaborar planes de trabajo

§ Elaborar estrategias de promoción

§ Elaborar estrategias de publicidad y ventas para difundir de

la manera más rápida el producto.

§ Evaluar el mercado potencial, asi como determinar el

crecimiento del mismo.

§ Planear el sistema de distribución

Descripción
especifica § Determinar el precio y las políticas de precios (en conjunto
 con los departamentos de producción y finanzas)

§ Definir el mercado meta

§ Interactuar con los clientes para establecer un punto de

contacto con la empresa.

§ Planear y definir las metas de este departamento.

§ Asignación de gatos de promoción

Requisitos del puesto

Habilidad

La escolaridad mínima para este puesto requiere nivel medio

Escolaridad superior o técnico en administración.

La experiencia es mínima en manejo de páginas web redes

Experiencia sociales etc.

Destreza Creatividad.

Esfuerzo

Mental Creatividad e ingenio

Visual Capacidad de observar todo tipo de detalles.

Responsabilidad

Equipo Responsable del equipo de cómputo proporcionado

La información tendrá que ser reservada y por el

departamento paro también competirá con los demás
Información departamentos si se le solicita.
Condiciones de trabajo

Condiciones de ley

Posición

PERFIL Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DEL

DEPARTAMENTO DE FINANZAS

Fecha de
elaboración
12 de Elaborado por
febrero 2015 jefe del departamento de recursos humanos
Emisión 01

El departamento de finanzas elaborara un reporte previo al

departamento de compras y al gerente general para estar al día
A quien reporta de la información

Clave del puesto CE/D.F

Fecha de análisis 12 de febrero del 2015

En esta área se pretende manejar de manera eficiente las

operaciones financieras que ocurran en la empresa, mantener la
contabilidad del negocio al día, reportar mensualmente los
estados financieros y proporcionar los análisis financieros de la
empresa por medio de las razones financieras.
Descripción
genérica a

Descripción § Presentar los siguientes registros: diario, mayor,

especifica inventarios, cuentas de bancos, estados financieros a presentar
 (balance general, estado de resultados y flujo de efectivo
§ Realizar comparaciones con periodos anteriores y realizar
proyecciones financieras.

§ Llevar a cabo el pago de impuestos y trámites legales

§ Describir y discutir los contratos, licencias, marcas y

seguros.

§ Establecer la estructura legal para la operación de la

empresa.

§ Planear inversiones y relaciones con instituciones

financieras.

§ Planear y controlar todas las actividades del área contable y

financiera de la empresa.

§ Elaborar informes, reportes, resultados del área y acciones

futuras

Requisitos del puesto

Habilidad

La escolaridad mínima para este puesto requiere nivel medio

superior o técnico en contabilidad.
Escolaridad

Experiencia Mínima en el puesto

Destreza El llevar un control de ingresos y egresos.

Responsabilidad

Equipo Se responsabiliza del equipo de computo

 La información tendrá que ser competirá con los demás
Información departamentos si se le solicita.

PERFIL Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DEL DEPARTAMENTO

DE COMPRAS

Elaborado por
Fecha de elaboración jefe del departamento de
12 de febrero 2015 recursos humanos
Emisión 01

A quien reporta Reporta a el gerente general

Clave del puesto CE/D.RH

Fecha de análisis 12 de febrero del 2015

La persona responsable en esta área se encargara del

reclutamiento, selección, contratación e inducción del personal
así mismo de la capacitación y adiestramiento, y de las
relaciones laborales.
Descripción
genérica a

§ Planear y definir los objetivos y las metas de dicho

departamento.
§ Llevar a cabo todo el proceso de reclutamiento y selección
de personal.

§ Realizar el proceso de inducción, adiestramiento y

capacitación.
Descripción
especifica § Responsabilizarse de las relaciones laborales, encargándose
 de que sean cordiales y respetuosas.

§ Cumplir con los requisitos legales para el registro adecuado

del personal

§ Evaluar el desempeño del personal.

§ Elaborar informes, reportes, resultados del área y

acciones futuras

Requisitos del puesto

Habilidad

Escolaridad Bachillerato terminado

Experiencia en equipo de trabajos

Experiencia

§ Habilidad de relacionarse con los miembros de la

organización
§ Habilidades directivas

§ Poder de convencimiento

Destreza

Responsabilidad

Equipo Se hará responsable del equipo de computo

La información tendrá que ser reservada y por el

departamento paro también competirá con los demás
Información departamentos si se le solicita
 PERFIL Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DEL GERENTE
GENERAL

Elaborado por
Fecha de elaboración jefe del departamento de
12 de febrero 2015 recursos humanos
Emisión 01

A quien
reporta Supervisa a los demás departamentos

Clave del
puesto CE/.GG

Fecha de
análisis 12 de febrero del 2015

La persona se hará cargo de la administración de la empresa, es decir; de

la planeación, organización, integración, dirección, control y el
desarrollo de esta, cuidando que las distintas áreas lleven a cabo sus
funciones, que se cumplan los objetivos de manera que el desempeño de
la empresa en general sea de alta calidad y satisfactorio
Descripción
genérica

§ Coordinar los equipos de trabajo

§ Orientar la dirección de la empresa

§ Formular el Plan estratégico

§ Determinar y planear la proyección de la empresa en la industria.

Descripción § Definir y planear las metas y objetivos de la empresa,

especifica determinando que se quiere lograr, además de cómo y cuándo lograrlo a
 los diferentes plazos (corto, mediano y

§ largo plazo).

§ Controlar y planear de forma integral las funciones de los

diferentes departamentos (mercadotecnia, producción, finanzas y
recursos humanos).

§ Coordinar el trabajo del supervisor de producción y del gerente de

ventas. También se encargará del área de relaciones públicas, así como
de integrar las actividades de todos los miembros de la empresa.

§ Elaborar informes, reportes, resultados del área

Requisitos del puesto

Habilidad

La escolaridad mínima para este puesto requiere nivel superior o

Escolaridad licenciatura en administración.

Experiencia La experiencia es mínima de 1 año en el puesto

Ø Habilidad de negociar,
Ø Adaptarse en trabajo en equipo

Ø Líder en la organización
Destreza

Esfuerzo

Capacidad para elabora planes estratégicos y buscar las mejores

Mental alternativas de solución

Capacidad de observar el desempeño de las demás departamentos de la

Visual empresa
Responsabilidad

Dinero Capacidad de administrar los recursos con los que cuenta la empresa

Equipo Se harta responsable de todo el equipo e infraestructura

Información Tendrá que dar a conocer a los demás departamentos la situación actual.

PERFIL Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DEL DEPARTAMENTO

DE VENTAS

Elaborado por
Fecha de elaboración jefe del departamento de
12 de febrero 2015 recursos humanos
Emisión 01

El vendedor elaborara reportes de las ventas diarias de los

departamentos de mercadotecnia para estar al día de la
A quien reporta información.

Clave del puesto CE/A.V

Fecha de análisis 12 de febrero del 2015

Descripción . Se hará cargo de la las ventas diarias del negocio y atender al

genérica cliente.

§ Elaboración de estrategias comerciales.

§ Desarrollo y ejecución de nuevos proyectos comerciales

Descripción § Atención a Clientes.

especifica

Requisitos del puesto

Habilidad

La escolaridad mínima para este puesto requiere nivel medio

Escolaridad superior o agente de ventas

Experiencia § La experiencia mínima de año en el puesto.

· Facilidad de palabra
· Trabajar bajo presión

· Poder de convencimiento
Destreza

Responsabilidad

Dinero Se encargara de los precios de la misma.

Se hará cargo del equipo de cómputo que se le será

Equipo proporcionado

La información tendrá que ser reservada y por el

departamento paro también competirá con los demás
departamentos si se le solicita. Pero directamente al departamento
Información de mercadotecnia

PERFIL Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE VENDEDOR

Elaborado por
Fecha de elaboración jefe del departamento de
12 de febrero 2015 recursos humanos
Emisión 01
 El vendedor elaborara reportes de las ventas diarias de los
departamentos de mercadotecnia para estar al día de la
A quien reporta información.

Clave del puesto CE/A.V

Fecha de análisis 12 de febrero del 2015

Descripción . Se hará cargo de la las ventas diarias del negocio y atender al

genérica cliente.

§ Atención personalizada
§ Acomodar de forma e exhibir la mercancía

§ Limpiar diariamente el local

§ Elaborar informes, reportes, resultados del área

Descripción
especifica

Requisitos del puesto

Habilidad

La escolaridad mínima para este puesto requiere nivel medio

Escolaridad superior o agente de ventas

Experiencia La experiencia mínima de año en el puesto.

· Facilidad de palabra
· Trabajar bajo presión

· Poder de convencimiento

· Iniciativa propia
Destreza
Responsabilidad

Dinero Se encargara de los precios de la misma.

Se hará cargo del equipo de cómputo que se le será

Equipo proporcionado

La información tendrá que ser reservada y por el

departamento paro también competirá con los demás
departamentos si se le solicita. Pero directamente al departamento
Información de mercadotecnia

Solicitud de empleo requisitado

Copia de acta de nacimiento

Copia de identificación oficial

Comprobante de domicilio

Documentación a Copia de la CURP

presentar

FORMALIZACIÓN DEL MANUAL

Una vez elaborado el manual de organización, la unidad enviará una copia a la dirección de
organización o al comité de la misma organización validación del manual.

1. validación: Consiste en revisar el documento y emitir las observaciones

correspondientes y de ser necesario a la dirección de la organización harán las
modificaciones que sean necesarias al manual.
2. Trámite de expedición: Consiste en integrar al documento la autorización en donde
se recabará la firma de autorización por la gerencia general y los demás miembros de
la organización.
3. Difusión del manual expedido: La dirección de organización enviará copia del
manual a toda la organización, adjuntando una copia a cada departamento para su de
autorización para su difusión.

IMPLANTACIÓN
Para llevar a cabo la implantación del manual de organización es conveniente elaborar un
programa de trabajo que determine las actividades secuénciales que se desarrollarán fijando
fecha de inicio y terminación, así como, los recursos que se utilizarán y los responsables de
cada actividad. Además se deberá fijar el método de implantación que más convenga
utilizar, de acuerdo a las características del nuevo manual de organización y las condiciones
bajo las cuales se va a introducir en la organización.

GLOSARIO DE TERMINOS
 ACTIVIDAD: Conjunto de operaciones o tareas que son ejecutadas por una persona
o unidad administrativa como parte de una función asignada.
 ÁREA: Parte de la institución en la que se subdivide y a la cual se asigna una
responsabilidad.
 ATRIBUCIÓN: Cada una de las funciones, actividades o tareas que se asignan a un
funcionario o unidad administrativa mediante un instrumento jurídico o
administrativo.
 AUTORIDAD: Facultad de mando conferida a una institución o funcionario para
que la ejerza directamente o la delegue en otros subalternos. Existen dos tipos de
autoridad formal: la funcional, que es la facultad de mando que ejercen varios
funcionarios en un mismo grupo de trabajo, cada uno para funciones distintas y, la
lineal, que es facultad de mando que ejerce exclusivamente un funcionario en un
grupo de trabajo.
 CADENA DE MANDO: Es la relación (jerarquía de autoridad) entre las unidades
administrativas que integran una estructura orgánica. Se extiende linealmente desde
el área del Titular hasta nivel de Jefe de Departamento.
 CARGA DE TRABAJO: Es la que se establece de acuerdo con las funciones que se
desarrollan en el desempeño de un cargo específico y conforme a los requerimientos
exigidos para su ocupación.
 COMUNICACIÓN: Transmisión y recepción de información para el logro de una
mayor eficiencia en el trabajo y el mejoramiento de las relaciones interpersonales
dentro de una organización.
 COORDINACIÓN: Es el proceso de integración de acciones administrativas de una
o varias instituciones, órganos o personas, que tienen como finalidad obtener de las
distintas áreas de trabajo la unidad de acción necesarias para contribuir al mejor logro
de los objetivos, así como armonizar la actuación de las partes en tiempo, espacio,
utilización de recursos y producción de bienes y servicios para lograr conjuntamente
las metas preestablecidas.
 MANUAL DE ORGANIZACIÓN: Documento que contiene información detallada
referente a los antecedentes, marco jurídico administrativo, estructuras y funciones de
las unidades administrativas que integran la institución, señalando los niveles
jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales de comunicación y
coordinación; asimismo, contiene organigramas que describen en forma gráfica la
estructura de organización.
 NORMA: Regla, disposición o criterio que establece una autoridad para regular los
procedimientos que se deben seguir para la realización de las tareas asignadas.
 OBJETIVO: Es el enunciado del propósito que se establece para realizarse en un
período determinado.
  ORGANIGRAMA: Representación gráfica de la estructura orgánica que debe
reflejar en forma esquemática, la posición de las unidades administrativas que la
componen, los tramos de control, nivel jerárquico, canales formales de comunicación
y coordinación, así como líneas de mando.
 PROCEDIMIENTO: Guía que señala la secuencia cronológica más eficiente para
obtener mejores resultados en una acción concreta.
 PROCEDIMIENTO DE TRABAJO: Sucesión ordenada de acciones concatenadas
entre sí, que se constituye en función de una tarea específica. El procedimiento
implica actividades del personal, determinación de tiempo para realizarlas, uso de
recursos materiales y tecnológicos y un método de trabajo y de control para lograr
oportunamente el resultado.
 PUESTO: Unidad impersonal de trabajo que se caracteriza por tener tareas y deberes
específicos, lo cual le asigna cierto grado de responsabilidad. Cada puesto puede
contener una o más plazas e implica determinados requisitos de aptitud, habilidad,
preparación y experiencia.

https://www.gestiopolis.com/manuales-administrativos/

https://blog.jobandtalent.com/el-manual-de-funciones-de-la-empresa/