I Área Tributaria

Aplicaciones prácticas de deducción de gastos

por viáticos de viajes al exterior del país

Actualidad y Aplicación Práctica

Ficha Técnica
Autor : C.P.C. Josué Alfredo Bernal Rojas
Título : Aplicaciones prácticas de deducción de
gastos por viáticos de viajes al exterior del
país
Fuente : Actualidad Empresarial Nº 280 - Primera
Quincena de Junio 2013
1. Introducción
Durante el desarrollo de sus operaciones,
algunas empresas tienen la necesidad de
enviar al personal al exterior del país con
diversas finalidades relacionadas con las
actividades de la empresa que tienen que
ver con las relaciones comerciales, de
capacitación, representación u otros que
contribuyen a la generación de ingresos o
mantenimiento de la fuente productora.
Los gastos de viáticos comprenden los de
movilidad, alojamiento y alimentación.
En cuanto a los gastos de movilidad se
entiende por tal los traslados dentro de la
ciudad o zona de destino del viaje.
Base legal:
Artículo 37º inciso r) del TUO de la LIR y artículo
21º inciso n) del Reglamento de la LIR.
4. Máximo deducible por gastos
de viáticos en el exterior del
país
A fin de determinar el máximo deduci-
ble por concepto de viáticos por viajes
al exterior nos remitimos al Decreto
Supremo Nº 056-2013-PCM (19.05.13)
que aprueba las normas reglamentarias
sobre autorización de viajes al exterior
de servidores y funcionarios públicos en
el que podemos ver la escala de viáticos
5. Exigibilidad de comprobantes
de pago por viáticos en el
exterior
Los gastos incurridos en el exterior deben
sustentarse con los correspondientes com-
probantes emitidos de conformidad con las
disposiciones legales del país respectivo,
debiendo constar en dicho comprobante
por lo menos el nombre, denominación o
razón social, el domicilio del transferente
o prestador del servicio, la naturaleza u
objeto de la operación, la fecha y monto.
En caso de que la Sunat lo requiera, el
contribuyente deberá presentar una tra-
ducción al castellano del comprobante en
caso se haya emitido en idioma distinto.
Base legal:
Artículo 51º A.- del TUO de la LIR y artículo 21º
inciso o) del Reglamento de la LIR.

El presente artículo explica el tratamiento por zonas geográficas que el Gobierno

tributario de los gastos realizados por las central concede de la manera siguiente: 6. Declaración jurada en caso
empresas relacionados con los viajes al de gastos de alimentación y
Zona Geográfica Monto $
exterior del país que pudieran ser necesa- movilidad
África 480
rios para el desarrollo de sus operaciones. Solo para los gastos de alimentación y
América Central 315
movilidad en el exterior se pueden sus-
América del Norte 440
2. Gastos de viaje aceptados tentar para efectos tributarios con una
América del Sur 370 declaración jurada hecha por el bene-
para fines tributarios Asia 500 ficiario de los viáticos, dichos gastos no
Para que los gastos realizados por motivos Medio Oriente 510 pueden exceder del 30% del máximo
de viaje sean aceptados tributariamente, Caribe 430 aceptable de viáticos según zona geográfica
estos deben cumplir el requisito de cau- Europa 540 determinada de acuerdo con el punto 4 del
salidad, es decir deben ser necesarios presente artículo.
Oceanía 385
para la generación de ingresos gravados
y/o contribuyan con el mantenimiento de Tope máximo deducible con declaración
En vista de que la Ley del Impuesto a la jurada por concepto de alimentación y mo-
la fuente productora de dichos ingresos. Renta establece que el máximo deducible vilidad en el exterior para el sector privado
La necesidad del viaje debe acreditarse es el doble de lo que el Gobierno central Tope de 30%
con la documentación pertinente, inclu- concede a sus funcionarios, elaboramos Zona Monto de para aliment.
sive con correspondencia que pudiera el siguiente cuadro: geográfica viáticos $ y movil. con
existir relacionada con la necesidad del D.J.
Tope máximo deducible por concepto de
viaje. viáticos en el exterior para el sector privado África 960 288
Si la persona a quien la empresa en- Zona geográfica Monto $ América Central 630 189
comendó su representación llevara un África 960 América del Norte 880 264
acompañante no designado por la empre- América Central 630
América del Sur 740 222
sa o ajena a la finalidad del viaje, no se América del Norte 880
aceptarán para fines tributarios los gastos América del Sur 740
Asia 1,000 300
incurridos de dicho acompañante que la Medio Oriente 1,020 306
Asia 1,000
empresa hubiera asumido.
Medio Oriente 1,020 Caribe 860 258
Base legal:
Caribe 860 Europa 1,080 324
Artículo 37º inciso r) del TUO de la LIR y artículo
21º inciso n) del Reglamento de la LIR. Europa 1,080
Oceanía 770 231
Oceanía 770
Base legal:
3. Gastos por viáticos aceptados Art. 21º inciso n) Reglamento de la LIR.
Los montos determinados son el tope
para fines tributarios máximo deducible, si el gasto real fuera
En cuanto a los gastos por viáticos se menor solo será deducible hasta por el 7. Requisitos de la declaración
acepta para fines tributarios un monto monto efectivamente realizado; y asi- jurada de gastos de viáticos
diario que no podrá exceder del doble mismo, la empresa está en la facultad Para que la declaración jurada pueda
que por ese concepto concede el gobierno de gastar un monto mayor, en este caso
sustentar los gastos de alimentación y mo-
central a sus funcionarios de carrera de dicho exceso es adicionado para determi-
nar la renta neta del ejercicio por no ser vilidad, deberá contener como mínimo la
mayor jerarquía.
deducible. siguiente información:

N° 280 Primera Quincena - Junio 2013 Actualidad Empresarial I-7

 I Actualidad y Aplicación Práctica
Datos generales de la declaración jurada: 2. Alimentación 5 días (del 25 al 29 de mayo 2013):
- Nombre o razón social de la empresa o contribuyente.
$
- Nombres y apellidos de la persona que realiza el viaje al 25.05.13 120.00
exterior, el cual debe suscribir la declaración. 26.05.13 140.00
- Número de documento de identidad de la persona. 27.05.13 140.00
28.05.13 160.00
- Nombre de la(s) ciudad(es) y país(es) en el (los) cual(es) han 29.05.13 180.00
sido incurridos. Total $ 740.00
- Periodo que comprende la declaración, el cual debe corres-
ponder a la duración total del viaje.
3. Movilidad local con comprobantes:
- Fecha de la declaración.
$
Datos específicos de la movilidad: 25.05.13 70
- Detallar la(s) fecha(s) (día, mes y año) en que se incurrió en 27.05.13 40
el gasto. 29.05.13 50
- Detallar el monto gastado por día, expresado en nuevos soles. Total $ 160.00
- Consignar el total de gastos de movilidad.
Se pide determinar el monto máximo deducible de los gastos
Datos específicos relativos a la alimentación:
de viáticos.
- Detallar la(s) fecha(as) (día, mes y año) en el que se incurrió
en el gasto. Solución
- Detallar el monto gastado por día, expresado en nuevos soles. En el presente caso como el motivo del viaje es la necesidad de
- Consignar el total de gastos de alimentación. concretar una venta, los gastos incurridos en dicho viaje repre-
sentan gasto para la empresa, pero debe tenerse en cuenta el
Total del gasto por movilidad y alimentación: límite diario de acuerdo a la zona geográfica del viaje para los
- Suma de los gastos de movilidad y alimentación. gastos de viáticos, que comprende alojamiento, alimentación y
movilidad, de acuerdo el siguiente cuadro:
La falta de alguno de los datos de los rubros de movilidad o
alimentación solo inhabilita la sustentación del gasto por movi- Límite diario de viáticos al exterior en USD
lidad o por alimentación, según corresponda. Zona Escala para funcionarios Escala para el sector
Base legal: geográfica del Gobierno privado
Art. 21º inciso n) Reglamento de la LIR. África 480 960
América Central 315 630
8. Comprobantes de pago o declaración jurada América del Norte 440 880
Con ocasión del viaje se podrá sustentar los gastos de alimenta- América del Sur 370 740
ción y movilidad, respecto de una misma persona, únicamente Asia 500 1,000
con comprobantes de pago o declaración jurada. De no sus-
Medio Oriente 510 1,020
tentarse únicamente con una de las formas mencionadas, solo
procederá la deducción de aquellos gastos sustentados con Caribe 430 860
comprobantes de pago. Europa 540 1,080
Oceanía 385 770
Base legal:
Art. 21° inciso n) Reglamento de la LIR.
Siendo Estados Unidos un país ubicado en América del Norte, se
acepta como gastos diarios de viáticos hasta un importe máximo
9. Aplicaciones prácticas de $880.00 diarios, para lo cual elaboramos el siguiente cuadro:
Gasto de Gasto de Gasto de Total
Fecha Límite Exceso
alojamiento alimentación movilidad viáticos
25.05.13 800.00 120.00 920.00 880.00 40.00
Caso Nº 1 26.05.13 800.00 140.00 70.00 1,010.00 880.00 130.00
27.05.13 800.00 140.00 940.00 880.00 60.00

Viaje al exterior del país cuyos gasto de movilidad cuentan 28.05.13 800.00 160.00 40.00 1,000.00 880.00 120.00
con comprobantes de pago 29.05.13 800.00 180.00 50.00 1,030.00 880.00 150.00
Total $ 4,000.00 740.00 160.00 4,900.00 4,400.00 500.00
La empresa Export S.A., por motivos de contactar con un cliente
del exterior y poder concretar una venta en New York, conviene
en enviar a su gerente de ventas a dicha ciudad norteamericana Como podemos apreciar en el presente cuadro, hay un exceso
a fin de que se encargue de realizar las gestiones respectivas con de viáticos de $500.00; a efectos de contabilización se efectúa
el potencial cliente, los gastos incurridos por viáticos fueron los la conversión a moneda nacional de acuerdo al tipo de cambio
siguientes: promedio venta publicado por la Superintendencia de Banca y
Seguros vigente a la fecha de la operación.
Viáticos (cuenta con comprobantes de pago)
Determinamos el total de viáticos incurridos en moneda nacional
1. Alojamiento 5 días (del 25 al 29 de mayo 2013):
Fecha Total viát. incurridos T.C. S/. S/.
$ 25.05.13 920.00 2.676 2,461.92
25.05.13 800.00 26.05.13 1,010.00 2.676 2,702.76
26.05.13 800.00
27.05.13 940.00 2.676 2,515.44
27.05.13 800.00
28.05.13 800.00 28.05.13 1,000.00 2.676 2,676.00
29.05.13 800.00 29.05.13 1,030.00 2.686 2,766.58
Total $ 4,000.00
Total S/. 4,900.00 13,122.70

I-8 Instituto Pacífico N° 280 Primera Quincena - Junio 2013

 Área Tributaria I
Determinamos el total de viáticos aceptados para efecto tributario 2. Alimentación 5 días sin comprobantes (del 25 al 29 de mayo
en moneda nacional de 2013): sustenta con declaración jurada:
Total viát.
Fecha T.C. S/. S/.
aceptados 25.05.13 150.00
25.05.13 880.00 2.676 2,354.88 26.05.13 125.00
26.05.13 880.00 2.676 2,354.88 27.05.13 165.00
27.05.13 880.00 2.676 2,354.88 28.05.13 180.00
28.05.13 880.00 2.676 2,354.88 29.05.13 150.00
Total $ 770.00
29.05.13 880.00 2.686 2,363.68
Total 4,400.00 11,783.20
3. Movilidad local sin comprobantes: (sustenta con declaración
jurada):
Determinación del exceso de viáticos:
25.05.13 25.00
S/. 26.05.13 30.00
Gastos incurridos 13,122.70 27.05.13 15.00
Gastos aceptados -11,783.20 28.05.13 20.00
Exceso S/. 1,339.50 29.05.13 25.00
Total $ 115.00

El exceso de S/.1,339.50 no es deducible para fines del impuesto
a la renta, por lo tanto se adiciona vía declaración jurada anual
del Impuesto a al Renta.
Asientos contables
Los gastos de alimentación y movilidad se rinden con una de-
claración jurada del gerente que realizó el viaje.
Se pide determinar el tratamiento tributario y contable de los
gastos relacionados al viaje mencionado.

——————————— x ——————————— DEBE HABER Solución

En el presente caso como el motivo del viaje es la necesidad
63 Gastos de servicios prest. por terc. 13,122.70
de gestionar una compra, los gastos incurridos en dicho viaje
631 Transporte, correos y gastos de viaje
representan gasto para la empresa, pero debe tenerse en cuenta
6313 Alojamiento el límite diario de acuerdo a la zona geográfica del viaje para los
6314 Alimentación gastos de viáticos que comprende alojamiento, alimentación y
6315 Otros gastos de viaje movilidad de acuerdo el siguiente cuadro:
46 Cuentas por pagar diversas-terceros 13,122.70
Límite diario de viáticos al exterior en USD
469 Otras cuentas por pagar diversas
4699 Otras cuentas por pagar Zona Escala para funcionarios Escala para el sector
geográfica del Gobierno privado
x/x Por los gastos de viáticos.
África 480 960

——————————— x ——————————— América Central 315 630

América del Norte 440 880
95 gastos de Ventas 13,122.70
América del Sur 370 740
79 Cargas imput. a ctas. de ctos. y gtos. 13,122.70
Asia 500 1,000
x/x Por el destino del gasto.
Medio Oriente 510 1,020
Caribe 430 860
Europa 540 1,080
Oceanía 385 770

Caso Nº 2 Siendo Brasil un país ubicado en Sudamérica, se acepta como

gastos diarios de viáticos hasta un importe máximo de $740.00
diarios, para lo cual elaboramos el siguiente cuadro:
Viaje al exterior del país cuyos gastos de movilidad se
sustentan con declaración jurada por no contar con los Gasto de Gasto de Gasto de Total
Fecha Límite Exceso
comprobantes de pago. alojamiento alimentación movilidad viáticos

La empresa Fabricantes Unidos S.A., por motivos de contactar 25.05.13 650.00 150.00 25.00 825.00 740.00 85.00
con un proveedor en Brasil y poder concretar la compra de una 26.05.13 650.00 125.00 30.00 805.00 740.00 65.00
maquinaria previa inspección del bien, conviene en enviar a su
27.05.13 650.00 165.00 15.00 830.00 740.00 90.00
gerente de producción a dicho país a fin de que se encargue
de realizar las gestiones respectivas con el proveedor, los gastos 28.05.13 650.00 180.00 20.00 850.00 740.00 110.00
incurridos por concepto de viáticos fueron los siguientes: 29.05.13 650.00 150.00 25.00 825.00 740.00 85.00
Cuenta con comprobantes de pago solo alojamiento Total $ 3,250.00 770.00 115.00 4,135.00 3,700.00 435.00
1. Alojamiento 5 días (del 25 al 29 de mayo 2013):
Los gastos de alimentación y movilidad sustentados con la de-
25.05.13 320.00
claración jurada no pueden exceder del 30% del límite total de
26.05.13 320.00 viáticos, en este caso el 30% de $3,700.00, o sea $1,110.00;
27.05.13 320.00 como los gastos de alimentación y movilidad sustentados con
28.05.13 320.00 la declaración jurada no exceden al límite mencionado, no se
29.05.13 320.00 exige los comprobantes de pago, pero sin embargo, se computan
Total $ 1,600.00
para el límite total por viáticos.

N° 280 Primera Quincena - Junio 2013 Actualidad Empresarial I-9

 I Actualidad y Aplicación Práctica
Como podemos apreciar en el presente cuadro hay un exceso de Viáticos: (cuenta con comprobantes de pago)
viáticos por un total de $435.00 que no se acepta como gasto 1. Alojamiento 5 días (del 25 al 29 de mayo 2013):
para fines tributarios.

Determinamos el total de viáticos incurridos en moneda nacional $

25.05.13 600.00
Total viát. 26.05.13 600.00
Fecha T.C. S/. S/.
incurridos 27.05.13 600.00
25.05.13 825.00 2.676 2,207.70 28.05.13 600.00
29.05.13 600.00
26.05.13 805.00 2.676 2,154.18 3,000.00
Total $
27.05.13 830.00 2.676 2,221.08
28.05.13 850.00 2.676 2,274.60
2. Alimentación 5 días (del 25 al 29 de mayo 2013):
29.05.13 825.00 2.686 2,215.95
Total 4,135.00 11,073.51 $
25.05.13 120.00
26.05.13 140.00
Determinamos el total de viáticos aceptados para efecto tributario
27.05.13 140.00
en moneda nacional
28.05.13 160.00
Total viát. 29.05.13 180.00
Fecha T.C. S/. S/. Total $ 740.00
aceptados
25.05.13 740.00 2.676 1,980.24
26.05.13 740.00 2.676 1,980.24 3. Movilidad local con comprobantes:
27.05.13 740.00 2.676 1,980.24 $
28.05.13 740.00 2.676 1,980.24 25.05.13 70
29.05.13 740.00 2.686 1,987.64 27.05.13 40
29.05.13 50
Total 3,700.00 9,908.60 Total $ 160.00

Determinación del exceso de viáticos: Se pide determinar el monto máximo deducible de los gastos
S/. de viáticos.
Gastos incurridos 11,073.51
Gastos aceptados -9,908.60 Solución
Exceso S/. 1,164.91
En el presente caso como el motivo del viaje es la necesidad de
concretar una venta, los gastos incurridos en dicho viaje repre-
El exceso de S/.1,164.91 no deducible para fines de impuesto sentan gasto para la empresa, pero debe tenerse en cuenta el
a la renta. límite diario de acuerdo a la zona geográfica del viaje para los
gastos de viáticos, que comprende alojamiento, alimentación y
Asientos contables movilidad, de acuerdo el siguiente cuadro:
——————————— x ——————————— DEBE HABER Límite diario de viáticos al exterior en USD
63 Gastos de servicios prest. por terc. 11,073.51 Zona Escala para funcionarios Escala para el sector
631 Transporte, correos y gastos de viaje geográfica del Gobierno privado
6313 Alojamiento África 480 960
6314 Alimentación América Central 315 630
6315 Otros gastos de viaje
América del Norte 440 880
46 Cuentas por pagar diversas-terceros 11,073.51
América del Sur 370 740
469 Otras cuentas por pagar diversas
4699 Otras cuentas. por pagar Asia 500 1,000
x/x Por los gastos de viáticos. Medio Oriente 510 1,020
Caribe 430 860
——————————— x ———————————
Europa 540 1,080
95 gastos de Ventas 11,073.51 Oceanía 385 770
79 Cargas imput. a ctas. de ctos. y gtos. 11,073.51
x/x Por el destino del gasto. Siendo Estados Unidos un país ubicado en América del Norte,
se acepta como gastos diarios de viáticos hasta un importe
máximo de $880.00 diarios, para lo cual elaboramos el si-
guiente cuadro:

Caso Nº 3 Gasto de Gasto de Gasto de Total

Fecha Límite Exceso
alojamiento alimentación movilidad viáticos
25.05.13 600.00 120.00 720.00 880.00 0.00
Viaje al exterior del país cuyos gastos de movilidad cuentan 26.05.13 600.00 140.00 70.00 810.00 880.00 0.00
con comprobantes de pago 27.05.13 600.00 140.00 740.00 880.00 0.00
La empresa Export S.A., por motivos de contactar con un cliente 28.05.13 600.00 160.00 40.00 800.00 880.00 0.00
del exterior y poder concretar una venta en New York, conviene 29.05.13 600.00 180.00 50.00 830.00 880.00 0.00
en enviar a su gerente de ventas a dicha ciudad norteamericana Total $ 3,000.00 740.00 160.00 3,900.00 4,400.00 0.00
a fin de que se encargue de realizar las gestiones respectivas con
el potencial cliente, los gastos incurridos por viáticos fueron los Como podemos apreciar en el presente cuadro no hay exceso
siguientes: de viáticos, por lo tanto es deducible la totalidad de los viáticos.

I-10 Instituto Pacífico N° 280 Primera Quincena - Junio 2013