I Actualidad y Aplicación Práctica
Gastos de vehículos asignados a la dirección,
representación o administración de las empresas
Ficha Técnica
Autora : Vanessa Chávez Samanez
Título : Gastos de vehículos asignados a la direc-
ción, representación o administración de
las empresas
Fuente : Actualidad Empresarial Nº 294 - Primera
Quincena de Enero 2014
1. Introducción
Próximos a la declaración jurada anual
de renta, es importante revisar algunas
precisiones respecto a la deducción de
los gastos de los mismos para la correcta
determinación, a fin de evitar errores y
futuras contingencias que podrían afectar
la rentabilidad de la empresa.
Mediante el siguiente informe práctico,
vamos a analizar uno de los aspectos
importantes de la empresa respecto a los
gastos incurridos por vehículos asignados
a actividades de dirección, representación
y administración de la empresa, con
referencia a la última modificación de
la Ley del Impuesto a la Renta dada por
el Decreto Legislativo Nº 1120 (el 18
de julio de 2012), donde se modificó el
inciso w) del artículo 37° de la LIR, el
cual regula los gastos incurridos por los
vehículos automotores, y se encuentra
vigente desde el 1 de enero de 2013.
2. Aspectos a considerar en la
determinación del gasto
Para establecer la renta neta de tercera cate-
goría se podrá deducir de la renta bruta los
gastos necesarios para producirla y mante-
ner su fuente siempre que dicha deducción
no se encuentre manifiestamente prohibida
por la Ley del Impuesto a la Renta.
Asimismo, para considerar que un gasto
es deducible necesariamente deberá
cumplir con el principio de causalidad,
regulada en el artículo 37° de la LIR.
Sobre el principio de causalidad, señala el
profesor Roque García Mullín: “En forma
genérica, se puede afirmar que todas
las deducciones están en principio
regidas por el principio de causalidad,
o sea que solo son admisibles aquellas
que guarden una relación causal di-
recta con la generación de la renta o
con el mantenimiento de la fuente en
condiciones de productividad”1.
Por otro lado, hay que considerar que
algunos gastos se encuentran sujetos a
límites legales y que existen supuestos
1 GARCÍA MULLÍN, Juan Roque. Manual del impuesto a la renta.
Santo Domingo, 1980; página 122.
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en los cuales no se permite su deducción
(señalados en el artículo 44° de la LIR).
Además es importante considerar el
aspecto formal para poder usar un gas-
to, es decir verificar si contamos con la
documentación respectiva, y sobre todo
que dicho gasto esté sustentado en un
comprobante de pago válido (conforme
al Reglamento de Comprobantes de Pago)
que sustente dicho gasto.
Al respecto nuestro Tribunal Fiscal se ha
pronunciado mediante la RTF Nº 1377-
1-2007 (23.02.07): “La exigencia de
deducir del Impuesto a la Renta los
gastos que se encuentren sustentados
en comprobante de pago emitidos
de conformidad con las disposiciones
establecidas en el Reglamento de
Comprobantes de Pago es aplicable
en el caso de operaciones respecto
de las cuales exista la obligación de
emitir dichos documentos. En caso
contrario, el sustento del desembolso
podrá efectuarse con otros documentos
que sustenten la contabilidad y/o se
encuentren relacionados con hechos
susceptibles de generar obligaciones
tributarias”.
Otro aspecto importante es comprobar
que exista fehaciencia en el mismo, es
decir, no basta que cumpla el principio
de causalidad del gasto, y de que exista
un comprobante de pago válidamente
emitido, sino que además, dicho compro-
bante o documento sustentatorio debe ser
fehaciente. Sobre este punto el Tribunal
Fiscal establece lo siguiente mediante la
RTF Nº 11167-1-2010 (22.09.10): “…
Por otro lado, si bien resulta razonable
que se incurra en gastos de combustible
para el funcionamiento de sus unidades
de transporte, de la documentación
presentada por ella durante la fiscali-
zación, no se encuentra acreditado en
forma fehaciente que tales gastos hu-
bieran sido efectivamente utilizados en
la generación de la renta gravada…”.
En consecuencia, de no mostrarse la
fehaciencia, se originará la generación
de reparos por gastos realizados en
operaciones no reales y que no están
destinados a generar renta, los que de
acuerdo al artículo 55° del TUO de la
Ley del Impuesto a la Renta constituyen
una disposición indirecta de renta no
susceptible de posterior control tributario,
resultando que se gravará además con la
tasa adicional del 4.1%.
Finalmente, hay que diferenciar si dicha
operación califica como gasto o como
costo o si se trata de un activo fijo o
si se tenia la obligación de bancarizar
conforme a la Ley N° 28194, pues caso
contrario se perderá el derecho a usar
el gasto.
3. Renta
3.1. Límites deducción del gasto de
vehículos antes de la dación del
Decreto Legislativo N° 1120
Los límites establecidos para los gastos de
este tipo de vehículos estaban regulados
expresamente para los vehículos automo-
tores de las categorías A2, A3 y A4, confor-
me a la clasificación prevista en la Ley de la
Industria Automotriz y su Reglamento, así
como las normas que regulan la clasifica-
ción de vehículos automotores del servicio
público de pasajeros y carga de transporte
terrestre, incluidos los de tracción de las
de dos (2) ruedas comprendidos en estas
categorías. Por ello las camionetas tipo pick
up de tracción doble 4x4 anteriormente
no se encontraban comprendidas dentro
del alcance de este límite, las cuales para
ser deducidas bastaba solo demostrar
la causalidad del gasto con la actividad
generadora de la renta.
Asimismo, recordemos que este criterio
fue recogido por la Sunat mediante la
Carta Nº 168-2007-SUNAT/200000,
en donde concluyó que las limitaciones
cuantitativas establecidas en el inciso w)
del artículo 37° de la LIR2, solo era de
aplicación a los vehículos automotores
comprendidos en las categorías A2, A3
y A4. De igual forma opinó en su Carta
N° 092-2010-SUNAT/200000 que: “Las
camionetas tipo pick up de tracción
4x4 no estaban incluidas en los límites
establecidos del inciso w), así como
tampoco cualquier vehículo automotor
de más de dos ruedas distintas a las
categorías A2, A3 y A4”.
También mediante el Informe N°
007-2003-SUNAT/2B0000, la Admi-
nistración Tributaria estableció que:
“…los gastos incurridos en unidades
vehiculares clasificadas en categorías
diferentes a las que se refiere el literal
w) del artículo 37° del TUO de la Ley
del Impuesto a la Renta, serán dedu-
cibles en la medida que se acredite la
relación de causalidad de dichos gastos
con la generación de la renta y el man-
tenimiento de su fuente…”.
En conclusión, hasta el 31 de diciembre
de 2012 eran deducibles (sin ningún
límite tributario) los gastos incurridos en
2 Número de vehículos a que se tenía derecho según la tabla ubicada
en el literal r) del artículo 21° del Reglamento de la LIR.
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vehículos automotores de las categorías
B1.3 y B1.4 (camionetas tipo pick up
4x2 y 4x4), siempre que las empresas
cumplieran con demostrar la “causalidad
del gasto”; es decir, demostrar que dicho
gasto se generó en la producción de la
renta gravada y el mantenimiento de la
fuente productora de esta.
3.2. Límites deducción del gasto de
vehículos luego de la entrada en
vigencia del Decreto Legislativo
N° 1120 (vigente para el ejercicio
2013)
Con la modificación del literal w) del artí-
culo 37° de la LIR3 y vigente a partir del
1 de enero de 2014, se incluyó dentro de
los gastos deducibles sujeto a límites a los
vehículos automotores de las categorías
B1.3 y B1.4 (camionetas distintas a la
pick up y sus derivados, de tracción 4x2
y 4x4), lo cual limita considerablemente
la opción de las empresas en contemplar
como deducibles los gastos que prove-
nían de las denominadas “camionetas
4x2 y 4x4”.
Asimismo, la adquisición de vehículos
destinados a las áreas de dirección, admi-
nistración y representación de la empresa
tiene un límite de 30 UIT en la adquisición
de estos como condición para poder de-
ducir los gastos correspondientes.
Ahora con el cambio normativo, las
empresas tienen la obligación no solo
demostrar la “causalidad del gasto”, sino
que además deberán incluir a dichos ve-
hículos en el límite cuantitativo expresado
en las tablas que recoge el nuevo texto de
las normas modificadas.
Destino de Categorías
los vehículos de
automotores vehículos
Actividades del A2, A3 y A4 No existen límites
giro del negocio en la deducción
y que se apli- de gastos.
quen de forma
permanente
para la genera-
ción de la renta.
Actividades de A2, A3, A4,
dirección, ad- B1.3 y
ministración y B1.4
representación
3.2.1. Ámbito de aplicación
De acuerdo con el artículo 37° de la Ley
del Impuesto a la Renta, existen gastos
incurridos por la empresa que no están
sujetos a ningún límite cuantitativo y otros
que sí se encontraran sujetos a límites de
acuerdo a la clasificación de los vehícu-
los, conforme al destino que le otorgue
3 El cual se dio con la publicación del Decreto Legislativo N° 1120,
N° 294 Primera Quincena - Enero 2014
la empresa según sea para fines propios
del giro del negocio o para aquellos
destinados a las actividades de dirección,
administración y representación.
3.2.2. Vehículos destinados a las acti-
vidades del giro del negocio
O también llamados “vehículos operati-
vos”, son aquellos de las categorías A2, A3
y A4 que resultan estrictamente indispen-
sables y se apliquen en forma permanente
para la generación de ganancia y/o renta
para la empresa, y se utilizan de manera
permanente al desarrollo de sus actividades
propias. Como ejemplo de esta situación
están las empresas dedicadas al servicio de
taxi, transporte turístico, al arrendamiento
o cualquier otra forma de cesión en uso de
automóviles, así como de empresas que
realicen otras actividades que se encuen-
tren en situación similar, conforme a los
criterios que se establezcan por reglamento.
3.2.3. Los vehículos destinados a las
actividades de dirección
Aquellos que las empresas asignan a sus
áreas administrativas y/o gerenciales
para la representación de la empresa,
en esta clasificación están incluidos
aquellos de las categorías A2, A3, A4,
B1.3 y B1.4 que no están incursos en la
definición de vehículos operativos o del
giro del negocio.
Encontramos la siguiente clasificación en
el art. 21º del Reglamento de la Ley del
Impuesto a la Renta inc. r), núm. 1:
Categoría A2 De 1,051 a 1,500 cc.
Categoría A3 De 1,501 a 2,000 cc.
Categoría A4 Más de 2,000 cc.
Gastos dedu-
cibles Camionetas, distintas a pick up
y sus derivados, de tracción
Categoría B1.3
simple (4x2) hasta de 4,000 kg
de peso bruto vehicular.
Otras camionetas, distintas a
pick up y sus derivados, con
Categoría B1.4 tracción en las cuatro ruedas
(4x4) hasta de 4,000 kg de peso
Existen límites
bruto vehicular.
cuantitativos en
la deducción de
gastos en función
de:
3.2.4. Límites cuantitativos para la
deducción de los vehículos
i) Dimensión de
la empresa;
La norma tributaria establece un límite
ii) Naturaleza de
cuantitativo para los vehículos de las
los activos; y
categorías A2, A3, A4, B1.3 y B1.4
iii) Conformación
de los activos. que no están incursos en la definición
de vehículos operativos o del giro del
negocio. Para establecer el mismo se
deberá considerar los ingresos netos
anuales devengados y la UIT del ejer-
cicio gravable anterior, sin tener en
cuenta los ingresos netos provenientes
de la enajenación de bienes del activo
fijo y de operaciones no habituales del
giro del negocio conforme la siguiente
tabla regulada en art. 21º inc. r), num.
4 del Reglamento de la LIR.
Área Tributaria I
Ingresos netos
Número de vehículos
anuales
Hasta 3,200 UIT 1
Hasta 16,100 UIT 2
Hasta 24,200 UIT 3
Hasta 32,300 UIT 4
Más de 32,300 UIT 5
Por último, una vez que la empresa ha
determinado el límite cuantitativo de
vehículos que tiene derecho a deducir
tributariamente y que el mismo no supere
las 30 UIT del año de adquisición, se
deberá identificar el mismo en el primer
año que resulte aplicable en la respectiva
declaración jurada anual, el cual produci-
rá efectos durante cuatro ejercicios grava-
bles; una vez transcurrido ese periodo, se
deberá efectuar una nueva identificación
y el porcentaje será determinado de
acuerdo al siguiente esquema:
Gastos de los vehículos A2, A3, A4, B1.3 y
B1.4 que otorguen derecho según la tabla
----------------------------------------------------------
Total de gastos de los vehículos en propiedad
o posesión de la empresa
Para aquellas empresas que recién inicien
actividades consideraran como ingresos
netos anuales el monto que surja de
multiplicar por doce el promedio de
ingresos netos obtenidos en el ejercicio
de identificación, esta determinación
podrá ser modificada tomando en cuenta
los ingresos netos correspondientes al
ejercicio gravable inmediato siguiente al
de iniciación.
Ingresos netos mensuales del ejercicio
--------------------------------------------------- x 12
Número de meses que operó la empresa
La empresa puede sustituir o cambiar
algunos de sus vehículos identificados en
la DJ Anual antes del plazo comentado
(4 ejercicios gravables), ya sea porque el
vehículo deja de ser depreciable, es vendi-
do o vence el contrato de alquiler, lo cual
deberá ser comunicado en la presentación
de la declaración jurada del ejercicio en
que se produjo la sustitución o cambio.
Asimismo, aquellas empresas que antes
de enero de 2013 hayan adquirido vehí-
culos cuyo costo de adquisición o valor de
ingreso al patrimonio sea mayor a 30 UIT
podrán sustituirlas, siempre que al 31 de
diciembre de 2012 no haya transcurrido
el plazo de 4 ejercicios gravables desde
su identificación; en caso el vehículo ma-
teria de sustitución tenga depreciación en
curso, la empresa solo podrá deducir el
saldo no depreciado.
Por lo expuesto, resulta relevante que
las empresas analicen económicamente
el uso y destino de los vehículos en
propiedad o en posesión que destinan a
las áreas de dirección, representación y
Actualidad Empresarial I-15
 I Actualidad y Aplicación Práctica
dirección para evitar afectar la liquidez y
el adecuado funcionamiento de la misma.
4. Para el IGV
De acuerdo a lo establecido en el artículo
18° de la Ley del Impuesto General a
las Ventas en sus requisitos sustanciales,
para tener derecho del uso del crédito
fiscal se deberá tener en cuenta que dicha
operación sea permitida como costo o
gasto para la empresa de acuerdo con la
Ley del Impuesto a la Renta, aun cuando
el contribuyente no esté afecto a este úl-
timo. Esto quiere decir que su deducción
estará ligada a los principios regulados
por el artículo 37° de la LIR, tales como
el principio de causalidad o el requisito
de bancarización, entre otros, conforme
lo hemos analizado líneas arriba.
En consecuencia, si una operación no
cumple con ser posible de ser deducible
como gasto, la consecuencia será que no
se tendrá derecho al uso del crédito fiscal.
5. Aplicación práctica de deduc-
ción de gastos de vehículos
sujetos a límite
Caso práctico N° 1
La empresa Hnos. Arroyo S.A.C. cuenta
con dos vehículos automotores adquiridos
en el 2013:
- Vehículo de placa DOG123 de la cate-
goría A2 asignado al gerente general.
- Camioneta de placa CAT456 de la
categoría B1.3 asignado a la gerencia
financiera.
En el ejercicio 2012 dicha empresa generó
S/.8’000,000 de ingresos netos.
La UIT 2012 = 3,650.00
Asimismo, la relación de gastos para el
ejercicio 2013 es el siguiente.
Vehículos DOG123 CAT456
Costo de adquisición 80.000 100.000
Gastos de funciona-
miento
45.000 60.000
Combustible 10.000 15.000
Mantenimiento 5.000 7.000
Seguros 2.000 3.000
Depreciación 60.000 75.000
Total (S/.) 202.000 260.000
Solución:
De acuerdo a la tabla del límite cuanti-
tativo, la empresa Hnos. Arroyo S.A.C.
tiene derecho a un (1) vehículo, toda vez
que sus ingresos netos (S/.8’000,000.00)
no superan el primer tramo de la tabla:
I-16 Instituto Pacífico
3,2000 x 3,650 = 11’680,000.00.
(monto) (UIT 2012)
Como la empresa tiene derecho a de-
ducir los gastos correspondientes a un
(1) vehículo y hemos identificado que
la adquisición de cualquiera de ellos no
supera las 30 UIT, le recomendamos que
deduzca el vehículo de placa CAT456, así
deberá aplicar la siguiente fórmula para
determinar el porcentaje con derecho a
deducir.
260,000
-------------------------------------------
(202,000 + 260,000)
Los gastos deducibles tributariamente del
vehículo placa CAT456 son:
260,000 x 0.56= 145,600
Por tanto, la empresa adicionará en su DJ
Anual IR 2013: S/.316,400.
Dicho monto incluye:
• Los gastos del vehículo de placa
DOG123: S/.202,000
• El exceso de los gastos del vehículo de
placa CAT456: S/.114.400
Por lo tanto, la empresa Hnos. Arroyo
S.A.C. solo podrá considerar como gastos
deducibles tributariamente los que incu-
rran con uno de los vehículos, en el caso
escogimos deducir el vehículo de placa
CAT456 y hasta el importe de S/.114.400
deberán ser materia de adición en la
Declaración Jurada Anual del año 2013.
6. Aplicación práctica para el
caso de empresas que inicien
operaciones en el ejercicio con
una duración menor a 1 año
Caso Práctico N° 2
La empresa Doña Peta S.A.C. inició activi-
dades en abril de 2013, cuyo detalle de
ingresos netos es el siguiente:
Meses Ingresos netos mensuales
Ene.-13
Feb.-13
Mar.-13
Abr.-13
Jun.-13
Jul.-13
Ago.-13
Set.-13
Oct.-13
Nov.-13
Dic.-13
Total: S/.1.980.000
Solución:
Como la empresa Doña Peta S.A.C. ha
iniciado operaciones en el ejercicio 2013
y tiene menos de un año de operaciones
comerciales, debemos hallar el promedio
de los ingresos netos del año, para usar
como referente a fin de determinar el
número de vehículos que tenemos dere-
cho a deducir.
1,980,000
--------------------- X 12 = S/.264,000
9
= 0.56
En el caso vemos que respecto al prome-
dio de los ingresos netos obtenidos en
el ejercicio, la empresa podrá deducir el
total de un (1) vehículo como máximo,
pues sus “ingresos netos” no superan el
primer tramo de la tabla:
3,2000 x 3,650 = 11’680,000.00.
(monto) (UIT 2012)
No obstante, la norma tributaria da la
posibilidad de poder modificar la de-
terminación del número de vehículos
tomando en cuenta los ingresos netos del
ejercicio gravable inmediato siguiente al
de iniciación. Ello también es aplicable en
el caso de los gastos incurridos en etapa
pre operativa.
7. A manera de resumen
Como hemos visto en el presente informe,
los cambios dados respecto al gasto de
vehículos asignados a la dirección de las
empresas han variado considerablemente
y por ello deben ser bien cautelosas al
momento de considerar un gasto como
deducible, pues de cometer un error nos
originará una infracción contenida en el
numeral 1 del artículo 178° del Código
Tributario, tanto para IGV como para
Renta, así como un eventual reparo de
los mismos y en algunos casos, el pago
de la tasa adicional del 4.1 % regulado en
el artículo 55° de la LIR.
Por ello los contribuyentes antes de pre-
tender deducir un gasto deben verificar
que el mismo cumpla con el principio de
causalidad, regulado en el artículo 37°
de la LIR, los límites legales del mismo
y que existen supuestos en los cuales no
se permite su deducción (artículo 44°
0 de la LIR).
0
0 Además se deberá considerar el aspecto
formal para poder usar el gasto, es decir
100,000
150,000
verificar si contamos con la documenta-
300,000
ción respectiva, que exista fehaciencia en
el mismo, y verificar si dicha operación
250,000
tenía la obligación de haber sido banca-
250,000
rizada conforme a la Ley N° 28194. Y
260,000
sobre todo, deberá considerarse poseer
270.000
el comprobante válido (conforme al
400.000 Reglamento de Comprobantes de Pago)
que sustente dicho gasto.
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