Produção de Eventos

Portal do SER Curso de Organização e Gestão de Eventos
Centro de Desenvolvimento Pessoal
Organização de Eventos
Exponor 02/2009
Copyright©Portaldoser 2007
Copyright©ConchadeAlmeida2009 1
Conceitos Básicos
O que é um Evento?
“Um EVENTO é um acontecimento planeado, que ocorre
num dado tempo e lugar, que visa promover a relação
organização anfitriã e o público de interesse,

interesse com vista
ao alcance de determinados objectivos.”

j
Conceitos Básicos
Um evento é um facto que ocorre em determinado

momento e local, com o objectivo de satisfazer
necessidades específicas de:
Quem organiza – motivo de orgulho, resultado de muito

esforço e dedicação, o início de um ciclo
Quem financia – retorno do investimento
Quem participa - oportunidade, factor de auto-realização
Conceitos Básicos
Quem assiste – um momento único, memorável, com

significado especial
Quem acolhe - As diversas entidades (empresas,

municípios, governo) recorrem à organização de eventos
como forma
f de afirmação
f ã da sua imagem junto dos públicos
ú
pelos quais se interessa; para comunicar com o seu público
interno e externo; para reforçar os contactos e as relações.
Mercado de Eventos
Como
C está
á o mercado?
d ?
Que segmentos podemos trabalhar?
¾ Particular
¾ Empresarial
¾ Sector Público
Mercado de Eventos
Ao contrário de outros tipos de comunicação que na sua

globalidade informa, os eventos criam emoções e laços que,
quando bem comunicados, ligam os consumidores à marca
associada
i d ao evento.
t
Mercado de Eventos
As empresas procuram modos de diferenciar a sua

mensagem e procurar um contacto mais directo e menos
«mecânico» com o seu consumidor.
Mercado de Eventos
Roberta Medina, vice-presidente da Better World*
«As principais vantagens são as de criar diferencial,

proporcionar experiências,
experiências tocar a vida do consumidor de
uma forma mais pessoal, gerar identificação de valores com
o cliente ou manter a fidelidade».
*A Better World é a empresa por trás de projectos como:

• Árvore de Natal Millennium bcp/SIC
• Optimus Open Air
• Rock in Rio-Lisboa
Captação/Criação
p ç ç
As Organizações que pretendem utilizar os eventos como

elemento estratégico, podem fazê-lo segundo duas vias:
- captação de eventos
- criação
ã de eventos
Captação
p ç de eventos
Captação de eventos – candidatura a um processo de

acolhimento de determinado evento promovido por uma
entidade externa.
No decorrer da avaliação da candidatura são analisados os

seguintes
segu tes aspectos
aspectos:
• Espaço disponível
• Capacidade hoteleira
• Atendimento
• Transportes, acessibilidades, estacionamento
• Infra-estruturas
f d apoio e serviços
de
Captação
p ç de eventos
Outros elementos que reforçam a candidatura:
•Atracções turísticas naturais e construídas

Estrutura turística
•Estrutura
•Gastronomia
•Aeroportos, terminais rodoviários e ferroviários
•Segurança, rede comunicações
•Instalações que permitam a realização de actividades
simultâneas
•Aspectos económicos, políticos, culturais que possam
afectar o interesse dos visitantes
Criação
ç de eventos
Criação de eventos
• Aproveitamento dos recursos locais

• Celebração de datas especiais
• Solicitações
Parceiros de Eventos
•ORGANIZAÇÃO ANFITRIÃ
•COMUNIDADE ANFITRIÃ
Ã
•FORNECEDORES
•PATROCINADORES
MEDIA
•MEDIA
•EQUIPA DO EVENTO
PARTICIPANTES E ESPECTADORES
•PARTICIPANTES
Variáveis dos Eventos
Apesar de possuírem elementos em comum, os eventos

podem variam substancialmente em função de factores,
tais como:
•Abrangência:
•Local
R i
•Regionall
•Nacional
Internacional
•Internacional
•Finalidade:
Instit cional
•Institucional
•Promocional
•Dimensão:
•pequeno (até 200 Pax)
•médio (200-600 Pax)
•grande (>600 Pax)
•“Mega”
•Data:
Fixo
•Fixo
•Móvel
•Esporádico
•Área de interesse:
Artística
•Artística •Social
•Cultural/Lazer •Política
•Empresarial •Turística
C
•Comerciali l •Religiosa etc
•Religiosa,
•Público-alvo
•Geral
g
•Dirigido
•Específico
•Localização geográfica
•Acessibilidades e rede de transportes
•Tamanho da população
•Idade da população
•Grau de receptividade e participação da comunidade
•Instalações e equipamentos disponíveis
O t disponível
•Orçamento di í l
•Concorrência directa
•Duração
Tipos de Eventos
Classificação dos eventos
Varia consoante o âmbito e a finalidade do evento.

evento
É importante reconhecer a diversidade e tratar cada

evento de forma
f diferente
f de acordo com as suas
particularidades. Cada um possui características e
necessidades próprias correspondentes a procedimentos
diferentes.
Tipos de Eventos
Eventos técnicos e científicos
•Conferência •Mesa redonda

Congresso
•Congresso Painel
•Painel
•Convenção •Palestra ou colóquio
•Debate •Seminário
F ll
•Follow-up Si ó i
•Simpósio
•Fórum •Workshop
Jornada
•Jornada •Comício
•Meeting •Brainstorming
Tipos de Eventos
Eventos comerciais e institucionais
•Exposição
•Mostra
•Feira
•lançamento de um livro
•Salão
•Vernissage
ã
•Leilão
•lançamento primeira pedra
Inauguração de instalações
•Inauguração
•Inauguração de retratos, estátuas e bustos
•Tomada de posse
Tipos de Eventos
Eventos de competição
•Campeonato
•Gincana
•Torneio
•Olimpíadas
•Concursos
Tipos de Eventos
Eventos de convivência
•Sarau
•Cocktail
•Happy hour
•Baby shower
•Chá beneficência
•Banquete
•Brunch
•Coffee break
Casamento e bodas de casamento
•Casamento
•Funeral
•Festival
E tá l
•Espectáculo
Como organizar um evento

de sucesso
1 Ter
1. T uma visão
i ã clara
l e abrangente
b t do
d projecto
j t
2. Conseguir que todos os intervenientes se comprometam

na concretização dos objectivos do evento
3. Definir objectivos
j mensuráveis

de sucesso
4 P
4. Possuir
i uma estrutura
t t organizacional
i i l adequada
d d e
flexível
5. Uma equipa de trabalho motivada e multifacetada
6. Bom relacionamento interpessoal
7 Capacidade de resposta e improviso

7.

de sucesso
8. Equipa profissional e qualificada
9. Um coordenador de p projecto
j com capacidades
p de
liderança e personalidade
10.Esforço coordenado e de equipa, funcionando dentro

dos limites orçamentais e utilizando os recursos
disponíveis de forma consciente e concertada

de sucesso
11 Li h de
11.Linhas d comunicação
i ã eficientes
fi i t
12.Criação de uma boa imagem pública
13.Estratégias de divulgação e promoção eficazes e com

impacto

de sucesso
14 Planos de contingência
14.Planos
15.Atenção aos pormenores
16.Criatividade e inovação
17.Gestão eficiente do tempo

de sucesso
18.Um compromisso total com o atendimento ao cliente
19.Sistemas p
permanentes de controle e monitorização
ç
20.Uma
20 Uma atmosfera de união,
união entusiasmo e de conjugação
de esforços

de sucesso
21.Planeamento detalhado e documentado num
cronograma de acções
22.Uma avaliação minuciosa e realista após o evento
23.Efectuar pesquisas de mercado

de sucesso
24.Análise SWOT
25 Análise da concorrência
25.Análise
26.Planeamento logístico
27.Procedimentos de emergência

de sucesso
28.Sinergias locais
29.Politica agressiva de angariação de patrocínios
Etapas aplicáveis a todos os

Eventos
Não obstante as particularidades inerentes a cada evento,
existem etapas fundamentais aplicáveis a todos.
Antes de mais é necessário que alguém desenvolva a ideia

e dê inicio à acção.
• Revisão
R i ã (se
( h
houve eventos
t anteriores)
t i )
• Brainstorming (o quê, para quem, onde, quando, etc.)

Eventos
Colocar por escrito um conjunto de questões essenciais
à realização
ç do evento
•Identificação das metas e objectivos do evento
•Realização de um estudo de viabilidade/diagnóstico
•Inventariação das necessidades de implementação

Eventos
•Definição do cronograma de acções a desenvolver
•Assegurar o financiamento – patrocínios
Definição das estruturas operacionais e contratação dos

•Definição
recursos humanos necessários
•Definição de planos de contingência e sistemas de controle

Eventos
•Marketing do evento
Revisão detalhada de todos os pormenores

•Revisão
p ç
•Operacionalização do evento de acordo com o p
planeamento
efectuado
•Análise e avaliação
•Elaboração do relatório
Fases da Organização
Concepção
Planeamento
Operacionalização (Pré Evento, Evento e Pós Evento)
Avaliação
Resumo
Concepção
•Revisão (se houve eventos anteriores)
•Brainstorming (o quê, para quem, onde, quando, etc.)
Planeamento (mais complexa, mais demorada, mais trabalhosa)

Objectivos
•Objectivos
•Specific
•Measurable
•Achievable
R li ti
•Realistic
•Timed
•Estudos de viabilidade (só nos grandes eventos)
e ta ação dos recursos
•Inventariação ecu sos necessários
ecessá os a implementação
p e e tação do mesmo
es o
•Orçamento Provisional (custos e receitas)
•Calendarização de tarefas (cronograma)
•Definição estrutura operacional (organograma) •Clipping
D fi i ã de
•Definição d Planos
Pl de
d contingência
ti ê i •Agradecimentos
Agradecimentos
•Marketing do Evento •Pagamentos
•Desmontagens
Operacionalização (pré-evento/evento/pós-evento) •Press release c/ nºs do
evento
Avaliação

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“Um EVENTO é um acontecimento planeado, que ocorre

num dado tempo e lugar, que visa promover a relação

organização anfitriã e o público de interesse,

ao alcance de determinados objectivos.”

Um evento é um facto que ocorre em determinado

Quem organiza – motivo de orgulho, resultado de muito

Quem financia – retorno do investimento

Quem participa - oportunidade, factor de auto-realização

Quem assiste – um momento único, memorável, com

Quem acolhe - As diversas entidades (empresas,

Que segmentos podemos trabalhar?

Ao contrário de outros tipos de comunicação que na sua

As empresas procuram modos de diferenciar a sua

Roberta Medina, vice-presidente da Better World*

«As principais vantagens são as de criar diferencial,

*A Better World é a empresa por trás de projectos como:

As Organizações que pretendem utilizar os eventos como

Captação de eventos – candidatura a um processo de

No decorrer da avaliação da candidatura são analisados os

•Atracções turísticas naturais e construídas

• Aproveitamento dos recursos locais

Variáveis dos Eventos

Apesar de possuírem elementos em comum, os eventos

Variáveis dos Eventos

Variáveis dos Eventos

•Acessibilidades e rede de transportes

Variáveis dos Eventos

•Grau de receptividade e participação da comunidade

•Instalações e equipamentos disponíveis

Classificação dos eventos

Varia consoante o âmbito e a finalidade do evento.

É importante reconhecer a diversidade e tratar cada

Eventos técnicos e científicos

•Conferência •Mesa redonda

Eventos comerciais e institucionais

Como organizar um evento

2. Conseguir que todos os intervenientes se comprometam

Como organizar um evento

5. Uma equipa de trabalho motivada e multifacetada

6. Bom relacionamento interpessoal

7 Capacidade de resposta e improviso

Como organizar um evento

10.Esforço coordenado e de equipa, funcionando dentro

Como organizar um evento

12.Criação de uma boa imagem pública

13.Estratégias de divulgação e promoção eficazes e com

Como organizar um evento

15.Atenção aos pormenores

17.Gestão eficiente do tempo

Como organizar um evento

Como organizar um evento

22.Uma avaliação minuciosa e realista após o evento

23.Efectuar pesquisas de mercado

Como organizar um evento

Como organizar um evento

29.Politica agressiva de angariação de patrocínios

Etapas aplicáveis a todos os

Antes de mais é necessário que alguém desenvolva a ideia

• Brainstorming (o quê, para quem, onde, quando, etc.)

Etapas aplicáveis a todos os

Colocar por escrito um conjunto de questões essenciais