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1 Introdução
Nos últimos anos, a tecnologia dos Enterprise Information Systems (EIS) vem
crescendo como solução à necessidade da integração de informações das organizações,
como parte do processo decisório de alto nível. A partir da análise de dados internos ou
externos, os EISs disponibilizam informações que permitem a identificação de problemas e
oportunidades em um nível cada vez maior de sofisticação e de inteligência, levando ao
aumento da vantagem competitiva entre as organizações.
Nos EIS existem informações de diversas áreas de uma organização, pertencentes a
diferentes tomadores de decisão, que possuem diferentes necessidades, o que faz com que a
forma como as informações possam ser extraídas, analisadas ou apontadas varie de
momento para momento, de decisor para decisor.
Devido à complexidade e o volume de dados processados, o desenvolvimento de
aplicações EISs tem sido fortemente influenciado, ao longo dos anos, pela organização
física do banco de dados e por outros aspectos implementacionais que têm como principal
objetivo assegurar performance e integridade à aplicação.
3 Portal Corporativo
4.1 Análise
Para elaborar esta análise foram selecionados e analisados alguns estudos de caso,
encontrados na internet, elaborados pela empresa DOCUWARE que é uma empresa de
grande porte que trabalha com o desenvolvimento de sistema para gerenciamento de
documentos.
Foram selecionados estudos de 10 empresas de diversos países e diferentes ramos
na indústria. A tabela 1 lista estas empresas.
Objetivo
• Reduzir a quantidade de papel;
• Melhorar o workflow;
• Reduzir custos ao poupar tempo de recuperação de informações;
• Acabar com o armazenamento físico de documentos em papel;
• Melhorar a comunicação.
Benefícios
• Melhoria no acesso aos documentos;
1
King Hussein Cancer Center (KHCC),
http://www.docuware.com/main.asp?sig=sol_ref&lan=en&loc=in?=King+Hussein+Cancer+Center
• Registros confiáveis e compartilhados;
• Facilidade em auditorias.
Objetivo
• Segurança eletrônica do grande volume de documentos;
• Organização dos documentos contábeis junto aos relatórios de teste do produto;
• Melhor qualidade e disponibilidade da informação;
• Ganho de espaço de escritório, reduzindo as necessidades de armazenamento de
documentos em papel.
Benefícios
• Uma melhor gestão dos custos da produção;
• O auto-serviço de leitura de documentos contábeis levando a melhor produtividade
dos funcionários e atendimento ao cliente;
• Redução de custos através da eliminação de papel para armazenamento de
documentos;
• Redução da exposição de informações e melhoria para o processo de auditoria de
segurança apresentado por meio de informação eletrônica.
Prophete 3
A expansão contínua do negócio, em parte, através da aquisição de empresas em
diferentes locais da Alemanha tornou cada vez mais difícil o controle central de
documentos. A fim de consultar rapidamente os arquivos, inúmeros faxes eram trocados a
cada dia o que levaram ao crescente e incontrolável aumento de papel. Uma média de 4.000
documentos de diferentes tipos precisavam ser processados diariamente.
2
Penn Stainless Products, Inc. ROI Strong as Steel, http://www.aiim.org/PDFDocuments/37888.pdf
3
Prophete. Fuel for a Business’ Motor,
http://www.docuware.com/main.asp?sig=sol_ref&lan=en&loc=in?=Prophete
Este foi um fator decisivo para a implantação de um sistema eletrônico de
arquivamento, com o desejo de melhorar continuamente os processos de negócio da
empresa.
Objetivos
• Ter um repositório central de documentos;
• Amplo acesso à empresa;
• Funcionalidade de workflow;
• Integração com o sistema Navision;
• Integração com o sistema ABBYY;
• FlexCapture 8.0 Professional.
Benefícios
• Transparência no negócio;
• Melhoria nos processos;
• Arquivamento de e-mail;
• Manutenção do fluxo de caixa;
Universidad CES4
A Universidade CES possui um alto nível de reconhecimento nacional e
internacional oferecendo cursos de medicina, odontologia, biologia, medicina veterinária e
zoologia, bem como direito. Também oferece cursos de pós-graduação, tais como clínica
médica e odontologia clínica, incluindo mestrados e doutorados.
O problema enfrentado pela Universidade é com relação a matricula dos alunos.
Para cada matrícula do aluno o sistema gera um formulário. Documentos como relatórios,
certificados, qualificações e assim por diante são anexados ao formulário. Estes
documentos se tornam parte do histórico do aluno. Eles são armazenados na Universidade e
ficam ativos enquanto o aluno permanecer na instituição e tornam-se inativos quando o
aluno conclui o curso ou sai da instituição.
Os candidatos que pretendiam se matricular ficavam por horas no campus de
admissão e escritório de matrícula. Dois funcionários da Universidade gastavam uma média
de seis horas por dia matriculando alunos. Os novos candidatos, muitas vezes, se
decepcionavam com o longo tempo de espera.
Os documentos apresentados por candidato eram armazenados em pastas e enviados
para o entrevistador, atribuído como passo final para a inscrição. Após entrevista, os
documentos eram armazenados no escritório de admissões e inscrições. Como um
candidato torna-se aluno, documentos são gerados e adicionados à sua pasta.
Eventualmente, todos os documentos são enviados para o Centro de Administração
de Documentos.
Para resolver esse problema a direção da Universidade identificou a necessidade de
uma solução que simplificasse o processo, aceitasse diferentes tipos de documentos e
pudesse ser facilmente integrado ao seu web site.
4
Universidad CES. Digital Student Records Leave More Time for Studies,
http://www.aiim.org/PDFDocuments/37890.pdf
Objetivos
• Reduzir o tempo da matrícula;
• Gerenciar e monitorar o processo de inscrição, incluindo o pagamento de
honorários;
• Devolver imediatamente os documentos originais para os estudantes;
• Eliminar o armazenamento físico de documentos em papel.
Benefícios
• Simplificação do processo e melhoria no atendimento ao cliente;
• Eficiência no controle do gerenciamento de documentos;
• Armazenamento de documentos com segurança;
• Eliminação do manuseio de papel através da utilização de documentos eletrônicos.
UNIMED5
A UNIMED mantém um grande volume de documentos, incluindo registros
médicos, prontuários hospitalares, declarações e muito mais. No Brasil, o documento
original não pode ser deixado na empresa por isso é necessário cópias dos documentos dos
pacientes. Isso aumenta exponencialmente o número de documentos mantidos pela
UNIMED, que resulta em várias cópias da mesma informação em vários locais diferentes.
Quando um paciente se consulta com um médico da rede UNIMED, os registros
médicos e documentos de faturamento são processados e armazenados no escritório local
da UNIMED.
A UNIMED tinha conhecimento de que precisavam implantar um sistema de gestão
digital de documentos, a fim de controlar os custos e melhorar o serviço aos seus pacientes.
Lei Federal 5433 de 1968, regulamentada pelo Decreto n º 1799 feita em 1996, exige que
todos os documentos em papel sejam microfilmados, para ser destruído. A fim de eliminar
sua dependência de registros em papel, a empresa desejava passar as informações para um
sistema digital e melhorar seus processos de trabalho. A UNIMED precisava de uma
maneira eficiente para realizar a microfilmagem e digitalização de registros
simultaneamente.
Depois de avaliar vários sistemas e fornecedores, a UNIMED optou por adotar um
sistema de Gerenciamento de Imagem e Informação, uma solução robusta e comprovada
para trabalhar com grandes volumes de documentos.
Objetivos
• Melhorar o faturamento e a troca de informações entre os escritórios;
• Reduzir os custos e ineficiências com a manipulação de papel;
• Digitalizar enquanto atende a lei federal que exige a microfilmagem;
• Evitar a duplicação de procedimentos médicos.
Benefícios
• Documentos digitalizados e microfilmados simultaneamente sem intervenção;
• Inter-partilha de informações do paciente;
• Redução do tempo para geração da fatura do dia;
5
UNIMED. Health Services Provider Goes Digital, http://www.aiim.org/PDFDocuments/37889.pdf
• Melhoria na gestão e segurança dos arquivos em papel;
• Processo jurídico evitado com o os arquivos digitais em lugar seguro.
Objetivos
• Escritório sem papel;
• Planejamento passo-a-passo;
• Manter a Integridade, segurança e confiabilidade das informações dos clientes.
Benefícios
• Correspondência diária;
• Transação sem papel;
• Registro automático de todas as transações.
MPP Company7
6
Butterfield Private Bank. Banking on DocuWare,
http://www.docuware.com/main.asp?sig=sol_ref&lan=en&loc=in?=Butterfield+Private+Bank
A Companhia MPP precisava de uma melhor maneira de gerir as políticas,
reclamações, pedidos de reparação, prova de seguro e mudanças em menções a cobertura
para mais de 650.000 veículos.
A empresa processa por mês cerca de 10.000 pedidos, considerando que o volume
de papel gerado no processo gera menor eficiência e longo tempo para reparação e
recebimento do pagamento.
Além disso, a filial freqüentemente necessita recuperar recibos e contratos de serviço para
justificar os valores pagos. Devido ao grande volume de créditos eram comuns grande
volume de documentos e ocorria a redução da qualidade do serviço ao cliente e aumento
das despesas.
A empresa queria implantar um sistema de gestão de documentos para tornar seu
processo de negócio mais simples, mais rápido e eficiente. Eles queriam diminuir o tempo
de processamento de créditos, justificar rapidamente problemas com pagamentos e
melhorar o atendimento ao cliente, reduzindo o tempo de espera ao telefone. Eles sabiam
que estavam trabalhando com muito papel e utilizar um sistema eletrônico lhes permitiriam
melhorar o atendimento ao cliente e eliminar obstáculos relacionados ao crescimento do
negócio.
Objetivos
• Automatizar o fluxo de trabalho;
• Melhorar o atendimento ao cliente;
• Reduzir o tempo gasto à procura de informações.
Benefícios
• Melhoria no atendimento ao cliente alcançando melhor relação entre comerciante e
vendas;
• Gestão do fluxo de caixa;
• Melhor controle sobre os processos de negócios e informações.
Moritz BMW8
Além da venda de veículos, a Moritz atende a mais de 2700 carros por mês para
reparos. Estes reparos são documentados por Ordens de Reparo (RO) e faturadas com
Faturas de Reparo (RI).
Para manter o histórico do veículo, a Moritz Serviço de Atendimento imprime e
guarda cada RO em uma pasta indexada por Número de Identificação do Veículo. A
informação é mantida durante três anos, armazenados em armários de arquivo. Os arquivos
são acessados aproximadamente 100 vezes por dia e o tempo gasto para atualizar, pesquisar
e gerir a informação é significativo.
A Moritz tem o objetivo de melhorar o atendimento ao cliente, combinado com uma
constante necessidade de mais espaço para armazenamento físico, e o desejo de preservar a
7
MPP Company. Improving Customer Service,
http://www.docuware.com/main.asp?sig=sol_ref&lan=en&loc=in?=MPP+Company+(Van+Enterprises+Subsi
diary)
8
Moritz BMW. Accelerating Customer Service and Cost Savings,
http://www.aiim.org/PDFDocuments/36585.pdf
segurança dos dados empresariais. Estes foram os motivos que levaram a concessionária a
investir em uma solução integrada de gestão de documentos.
Objetivos
• Melhorar o atendimento ao cliente;
• Reduzir o espaço de armazenamento físico;
• Preservar os dados do negócio.
Benefícios
• Acesso instantâneo a informação;
• Melhoria no atendimento ao cliente;
• Melhoria no processo de negócio e fluxo de caixa devido ao fluxo de trabalho
eletrônico;
• Economia de custos com a redução de impressão.
Serviceline9
A Serviceline trabalha em estreita colaboração com a indústria de serviços de
alimentos. Sua função é verificar a segurança dos eletrodomésticos de acordo com o
Conselho da Segurança da Saúde do Reino Unido. A empresa já possui um organizado
processo de documentação, porém precisa de um sistema eletrônico para centralizar todas
as suas atividades já que conta com um quadro com mais de 173 empregados, dos quais
120 são engenheiros.
Entre os motivos que levaram a organização a adotar o sistema eletrônico de gestão
de documentos estão a redução imediata de espaço de armazenamento físico e as opções de
automatizar o processo de armazenamento.
Objetivos
• Manter o controle de horas de trabalho;
• Melhorar o fluxo de trabalho;
• Cortar a vasta quantidade de arquivos em papel.
Benefícios
• Fácil acesso a todos os documentos;
• Um acervo de documentos;
• Processamento de pedidos mais rápido.
BUTEC GmbH10
Preparar, organizar e coordenar as tarefas - como a apresentação de emissão de
licenças relativas à proteção ou reciclagem - pode ser muito difícil diante das estruturas
internas de organização de uma empresa. O número crescente de clientes da BUTEC indica
que é preciso lidar com um grande volume de documentos ao longo dos anos.
9
Serviceline. A Document’s Destiny,
http://www.docuware.com/main.asp?sig=sol_ref&lan=en&loc=in?=Serviceline
10
BUTEC GmbH. Knowledge Pool for Consultants,
http://www.docuware.com/main.asp?sig=sol_ref&lan=en&loc=in?=BUTEC+GmbH
A busca de arquivos em papel tornou-se um problema crescente para os consultores.
Mesmo a criação de um depósito central não foi suficiente para evitar esforços duplicados e
os longos tempos gastos na recuperação de um documento. Tornou-se claro: é necessário
implantar um sistema de gerenciamento de documentos. O presidente da empresa queria
criar um acervo de conhecimentos flexível. Segundo ele, a maioria dos sistemas lá fora,
foram criados para gerir tipos de documentos padronizados, tais como faturas, entrega, etc.
Os critérios que ele estabeleceu para o sistema foi um elevado nível de abertura (de modo a
poder fazer adaptações nas estruturas do gabinete de arquivos de forma independente),
administração simples e diversidade de recursos de pesquisa.
Objetivos
• Reduzir o tempo para fazer pedidos;
• Diminuir o risco de decisões incorretas;
• Melhorar a velocidade no atendimento ao cliente;
• Eliminar o armazenamento físico de documentos em papel.
Benefícios
• Menor espaço de armazenamento físico;
• Maior eficiência;
• Melhor atendimento ao cliente;
• Amplo acesso via Internet.
4.2 Resultado
A partir das informações acima, identificamos os principais objetivos e benefícios
alcançados pelas empresas. A figura 2 relaciona a quantidade de empresas aos principais
objetivos e a figura 3 aos principais benefícios alcançados.
Fig. 2: Quantidade de empresas por objetos
A figura 4 apresenta a distribuição das empresas analisadas por áreas de negócios afetadas
pela utilização do sistema.
Fig. 4: Quantidade de empresas por área de negócio afetada
Além dos benefícios alcançados por cada empresa com a solução implantada, um
Portal Corporativo poderia oferecer ainda mais benefícios, como a integração dos demais
processos de negócio e serviços da empresa, ferramentas de colaboração, acesso a
aplicativos, análises BI, CRM, entre outros.
5 Conclusão
Este artigo fornece uma contribuição para o entendimento do conceito de EIS
(Enterprise Information Systems) e Portal Corporativo. Apresentando, em parte, como o
Portal Corporativo pode contribuir para o gerenciamento de conteúdo.
Com o estudo apresentado, conclui-se que, todas as empresas estudadas puderam se
beneficiar de forma considerável com a utilização de um sistema para a gestão de
documentos, porém é importante colocar que a escolha do sistema deve ser cuidadosa. É
necessário fazer uma avaliação da solução proposta, pois este será um investimento que
afetará diretamente no sucesso da empresa. O sistema escolhido deve atender bem a
empresa por muitos anos, ser adaptável e ter uma equipe de suporte capaz de responder a
todas as perguntas dos usuários.
Também é necessário o comprometimento dos usuários com a gestão da informação.
Dado que a má gestão pode ter impacto considerável para a empresa.
O grande impacto do uso dessa ferramenta sobre as empresas foi a melhoria no
processo, pois o sistema ajudou a definir um melhor fluxo de trabalho e reduziu o tempo
gasto pelos profissionais na recuperação das informações.
Esse trabalho procurou abordar uma cadeia de valor que ainda possui pontos a
serem explorados, dada à contemporaneidade do tema, qual seja a relação das empresas
com seus profissionais e clientes e os impactos que essa relação potencialmente pode
exercer sobre o restante da cadeia produtiva.
Referências Bibliográficas
CHI, R.T. & TURBAN, E. Distributed Intellingent Executive Information Systems. Decision
Support Systems, vol. 14, 1995.
DIAS, Cláudia Augusto. Portal Corporativo: conceitos e características. Ci. Inf., Abr 2001,
vol.30, no.1, p.50-60. ISSN 0100-1965.
FURLAN, Jose Davi, IVO, Ivonildo da Motta, AMARAL, Francisco Piedade. Sistemas de
Informação executiva: EIS: Executive Information Systems. 1. Ed. São Paulo: Makron, 1994.
RAINER JR., R. Kelly, WATSON, Hugh J. What does it take for successful executive
information system? Decision Support System, v. 14, p. 147-156, 1995.