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Contabilidad para Ingenieros
Autor: Carlos Dávila Marenco

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CARLOS DÁVILA MARENCO
Bogotá D.C., 2016
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Índice
1. INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD 3
1.1. DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD 3
1.2. FUNCIONES DE LA CONTABILIDAD 3
1.3. OBJETIVO Y ALCANCE DE LA CONTABILIDAD 4
2. EL PROCESO DE REGISTRO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE 7
2.1. EL PROCESO CONTABLE 7
2.2. LA ECUACIÓN CONTABLE 10
2.2.1. POSICIONES DE EQUILIBRIO DE LA ECUACIÓN CONTABLE 12
2.2.2 EJEMPLOS DE ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DE LA ECUACIÓN CONTABLE 15
2.3 EL PLAN ÚNICO DE CUENTAS (PUC) 21
2.4. LA CUENTA T 24
2.4.1. NATURALEZA DE LAS CUENTAS 27
2.5. LOS LIBROS DE LA CONTABILIDAD 28
2.5.1 EL LIBRO DIARIO 29
2.5.1.1 REGISTRO DE TRANSACCIONES EN EL LIBRO DIARIO 30
2.5.2. EL LIBRO MAYOR O CUENTAS CON SALDO CONTINUO 33
2.5.2.1. TRASLADO DE TRANSACCIONES DEL LIBRO DIARIO AL LIBRO MAYOR 34
2.5.2.1.1 EL REGISTRO DE TRANSACCIONES EN CUENTAS T 34
2.6 EL BALANCE DE PRUEBA COMO MEDIO DE CONTROL 34
3. ESTADOS FINANCIEROS 37
3.1 CLASIFICACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS 37
3.1.1 ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO GENERAL 37
3.1.1.1 ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS 37
3.1.1.1.1 EL ESTADO DE RESULTADOS 38
3.1.1.1.2 EL BALANCE GENERAL 42
3.1.1.1.2.2 ELABORACIÓN DEL BALANCE GENERAL 45
3.1.1.1.3 OTROS ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS 47
3.1.1.1.4 ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS 48
3.1.2. ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO ESPECIAL 49
Anexo 1. Registro de transacciones en cuentas T 50
Bibliografía 52
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1. INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD
1.1. DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD
Podemos definir la contabilidad general como el sistema que mide las actividades de un
negocio, procesa esa información convirtiéndola en informes y estados financieros y
comunica estos hallazgos a las personas encargadas de tomar decisiones.
CONTABILIDAD
SISTEMA
Entrada Proceso Salida

Mediante
Informes y Estados
Financieros
Comunica a
Personas : Análisis e
Interpretación
 naturales
EMPRESA Medios electrónicos
 jurídicas
Actividades
Afectan a
Aportes sociales
Compras
Ventas TOMA DE DECISIONES
Préstamos
Muchas más
1.2. FUNCIONES DE LA CONTABILIDAD
Las funciones de la contabilidad se dividen en Básicas y Complementarias. Con las

funciones básicas, podemos decir que la Contabilidad ha cumplido con su objetivo de
proporcionar información financiera a las organizaciones; pero como eso no es suficiente,
pues se necesitan tomar decisiones que conlleven al buen funcionamiento de las empresas,
es necesario que los administradores cumplan con las funciones complementarias de esta.
Las funciones básicas de la contabilidad son:
1. Recolectar: se recoge la información concerniente a las transacciones económicas de

la empresa mediante la recolección de los documentos que las soportan, como por
ejemplo: facturas de venta, comprobantes de nómina, pagarés, remisiones de material,
etc.
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2. Clasificar: se ordena por clase la información recolectada, según el Plan Único de
Cuentas (PUC), en Activos (recursos), Pasivos (obligaciones con terceros), Patrimonio
(derechos de los dueños, socios o propietarios), Ingresos (ventas y otros ingresos),
Egresos (costos y gastos) y Cuentas de orden (mediante las cuales se manejan y
administran bienes ajenos).
3. Registrar: es copiar la información clasificada en los libros de registro, primero en el
Libro Diario y después se traslada esta información por cuentas al Libro Mayor. (Hoy día,
el registro se hace mediante la digitación de los documentos recolectados y clasificados,
a la base de datos del software o programa de contabilidad, el cual, en la salida del
sistema, emite los libros Diario y Mayor.)
4. Resumir: es expresar en pocas palabras lo esencial de la información registrada
mediante los Estados Financieros más básicos, a saber el Balance General y el Estado
de Resultados.
Las funciones complementarias de la contabilidad son:
5. Analizar: es descomponer la información resumida (el todo) en sus principales partes

constitutivas mediante valores absolutos, valores relativos (porcentajes) e índices. En él,
se usa el método deductivo que va de lo general a lo particular. Un ejemplo podría ser la
aplicación del Análisis Estático o Vertical a los Activos Corrientes de un Balance
General :
Acerías S.A.
Balance General
Año 19xx
En millones de pesos
Activo
Activo corriente Vr Absoluto Vr Relativo
Efectivo 17,6 0,84%
Inversiones temporales 135,7 6,49%
Deudores 287,7 13,75%
Inventarios 1.651,4 78,92%
Total Activo corriente 2.092,4 100,00%
6. Interpretar: es sacar deducciones de la información analizada para poder tomar

decisiones. En los activos corrientes de Acerías S.A., vemos que en un 78.92% están
compuestos por los inventarios, lo que lleva a esta empresa a hacer un análisis más
profundo de los mismos con el fin de determinar por ejemplo obsolescencia y tomar
decisiones de venta de los inventarios obsoletos.
(Hacer ejemplo de Análisis vertical de un Balance general con base el Total Activos y con
base en el Tota pasivo y patrimonio.)
Es de anotar que estos seis pasos se cumplen en forma secuencial, pues constituyen el
proceso de fabricación de información contable.
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1.3. OBJETIVO Y ALCANCE DE LA CONTABILIDAD
Como se mencionó en la definición, el objetivo primordial de la contabilidad es el de

proporcionar información financiera (confiable, comprensible, objetiva, razonable y
oportuna) de la organización a personas naturales y entidades jurídicas interesadas en sus
resultados operacionales y en su situación económica, mediante los estados financieros.
Los administradores de la empresa, los accionistas, el gobierno, las entidades crediticias,
los proveedores y los empleados, son personas e instituciones que constantemente
requieren información financiera de la organización para sus respectivos análisis.
La contabilidad suministra información de la empresa a los administradores, como una

contribución a sus funciones de planeación, control y toma de decisiones.
Los accionistas o propietarios de la empresa requieren información financiera con el fin de

determinar el rendimiento de su capital invertido y confiado a la administración.
Los empleados y organizaciones sindicales necesitan información contable de la empresa

para evaluar su capacidad financiera, lo cual les permite fundamentar sus peticiones
laborales y lograr así, acuerdos con sus patronos.
El gobierno, a través de las autoridades de impuestos, también hace uso de la información

suministrada por contabilidad, cuando determina el monto de impuestos de renta y
complementarios a partir del nivel de utilidades de la empresa, y otros tributos a cargo de
la misma.
Los acreedores y entidades crediticias solicitan a la empresa información financiera con el

fin de determinar su capacidad de pago al vencimiento de las deudas, y decidir la
autorización de préstamos.
A los distintos niveles gerenciales les interesa la información contable para evaluar su
desempeño y encontrar fortalezas y debilidades.
Los inversionistas y comisionistas de bolsa, para analizar y tomar decisiones en cuanto a

sus posibilidades de inversiones de capital y papeles de corto y largo plazo que emita la
firma.
A los clientes les interesa conocer, a través de la información contable, la capacidad de la

empresa para satisfacer sus necesidades actuales y futuras.
El siguiente esquema resume los dos mundos relacionados con la empresa a los cuales se
les informa por medio de la contabilidad y en el cual podrá apreciarse su alcance:
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OBJETIVO Y ALCANCE DE LA CONTABILIDAD
OBJETIVO:
Proporcionar información financiera de la organización a personas

interesadas en sus resultados operacionales (Estado de Resultados) y
situación económica (Balance General).
ALCANCE:
Mundo Externo Mundo Interno
E
M •Gerencia
•Sector financiero
P •Socios
•Cámara de comercio
R •Junta Directiva
•Gobierno
•Empleados
•Clientes E
•Sindicato
•Proveedores S
•Inversionistas A
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Capítulo segundo
2. EL PROCESO DE REGISTRO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
2.1. EL PROCESO CONTABLE
Cada hecho económico debe estar respaldado por un documento fuente, el cual sirve de
base para el registro en los libros de contabilidad y son el punto de partida del proceso
contable. Las facturas, cheques, recibos de caja, contratos, comprobantes, etc., constituyen
ejemplos de documentos fuente, los cuales deben recolectarse para dar paso al registro
descriptivo y cronológico de los acontecimientos comerciales. Luego, las transacciones se
clasifican en grupos con el fin de decantar (ponderar) la información y hacerla utilizable.
Finalmente, para crear información útil a las personas interesadas, se resume la
información de un período en los estados financieros básicos.
Cada transacción que efectúe una empresa sigue el mismo tratamiento, de tal manera que
a lo largo de determinado período se sientan en los libros gran cantidad de acontecimientos
realizados por la organización.
Las cuatro funciones de la contabilidad subrayadas anteriormente representan el

procesamiento a través del cual se genera la información contable. De ahí, que la
contabilidad represente un sistema para la creación de la información financiera en el cual
la unidad de recolección (entrada) va a estar constituida por los documentos fuentes; la
unidad de PROCESAMIENTO, por el registro y clasificación; y la unidad de salida, por el
resumen de la información en los estados financieros.
El resumen del proceso contable se presenta en el siguiente diagrama:
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EL PROCESO CONTABLE
SISTEMA FUNCIONES BÁSICAS

REALIZACIÓN DE UN
1. HECHO ECONÍMICO
RECO-
ENTRADA LECTAR
ELABORACIÓN DE UN
2. DOCUMENTO
SOPORTE
ELABORACIÓN DEL
3. COMPROBANTE CLASI-
CONTABLE FICAR
PROCESO
REGISTRO
4. CRONOLÓGI REGIS-
CO EN TRAR
LIBROS
CONTABLES
2. ESTABLECIMIENTO
1. ANÁLISIS DE DEL SALDO POR CADA
5. TRANSACCIONES CUENTA MEDIANTE EL
HASTA EL REGISTRO BALANCE DE PRUEBA
SALIDA
RESU-
EMISIÓN DE MIR
INFORMES Y
6. ESTADOS
FINANCIEROS
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Explicación adicional paso3: Elaboración de un Comprobante:
Los Comprobantes de contabilidad son documentos contables que permiten asentar las
partidas en los libros y se preparan con base en los soportes. En ellos deben indicarse las
personas que los hubiesen elaborado y autorizado. Con el objeto de facilitar los controles
internos contables, se ha generalizado la práctica de utilizar varios comprobantes en un
mismo período de tiempo. Entre otros, los comprobantes más utilizados son: comprobante
de ingresos, de egresos, de ventas, de compras, de bancos, de inventarios, de nómina, etc.
Esta práctica ha llevado a la descentralización de la contabilidad, dependiendo del tamaño

de la organización, pues en empresas grandes sería inoperante centralizar esta actividad
exclusivamente en un Departamento de Contabilidad. A esta unidad central llega
información contable de toda la organización, la cual es controlada mediante los diferentes
comprobantes que se manejen dentro de ella, provenientes de las distintas áreas que tienen
la responsabilidad de suministrar dicha información debidamente clasificada y registrada.
Compras Ventas
Impuestos
Caja
Bancos
Dpto. de Contabilidad
Centralización
Costos Nómina
Inventarios
COMPROBANTES
Descentralización
Es una primera aproximación a que todos dentro de la organización (la División Financiera)
hacen contabilidad. Desde luego, la emisión de los reportes finales es responsabilidad del
Departamento de Contabilidad con el apoyo del Departamento de Sistemas.
Explicación adicional paso 5: Se analizan las transacciones y se establece periódicamente

el resumen de las operaciones por cada cuenta:
Se hace un análisis hasta el paso 4 (registro) de los documentos fuentes, los comprobantes
elaborados y del registro de los mismos en los libros contables, con el fin de precisar uno a
uno o aleatoriamente si hasta ahí el proceso se ha llevado bien. Se identifican errores y se
corrigen, para posteriormente establecer para el periodo el resumen de cada una de las
cuentas mediante la elaboración del Balance de Prueba.
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2.2. LA ECUACIÓN CONTABLE
La contabilidad basa sus registros en una ecuación matemática que representa la posición
financiera de un negocio. En el lado izquierdo de la ecuación figuran los recursos o
propiedades que posee la empresa, y en el lado derecho, las participaciones de los
acreedores, proveedores y propietarios del negocio. Debe existir en consecuencia, un
permanente equilibrio entre las propiedades y los derechos de propietarios y terceros. La
ecuación contable se puede expresar de la siguiente manera:
PROPIEDADES PARTICIPACIONES
Bienes poseídos Acreedores y
propietarios
Esta expresión matemática, conocida como ecuación contable, señala que todos los bienes
de propiedad de la empresa provienen de dos fuentes: Las personas naturales o jurídicas
que otorgan crédito al negocio y los propietarios que aportan capital. Los recursos o
propiedades que tiene la empresa para cumplir con sus operaciones se denominan activos.
Las obligaciones de la empresa con terceros se definen como pasivos y el derecho de los
propietarios en los activos se define como patrimonio. Las definiciones anteriores se
pueden expresar mediante la ecuación contable:
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
ACTIVO = Fuentes de financiación
El lado izquierdo de la ecuación contable recibe el nombre de estructura de Inversión y el

lado derecho recibe el nombre de estructura de financiación.
Estructura de Inversión = Estructura de Financiación
Formalmente, la ecuación contable se presenta a través del Balance General mediante el

siguiente esquema:
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Balance general
Balance general
Pasivo Activo
40%
Activo
Patrimonio
Pasivo
60%
100% 100%
Patrimonio
Presentación horizontal
Presentación vertical
En la medida en que aumente o disminuya alguno de los dos lados de la ecuación contable
(izquierdo o derecho), en igual proporción debe hacerlo el otro lado.
Para ilustrar la ecuación, supongamos que Juan López y Jorge Gómez deciden establecer
una pequeña empresa de fabricación de calzado. Para esto cuentan con lo siguiente:
En caja y bancos $500,000

Una máquina guarnecedora 180,000
Una mesa para corte............. ... 15,000
Juegos de hormas................. ... .80,000
Una devastadora de cortes.. .... 250,000
Obligaciones bancarias por.. ...500,000
¿Cuál es el balance inicial?
De acuerdo con esta información, la empresa posee un total de activos de $1’025,000,

discriminados así:
En caja y bancos................... $500,000

Una máquina guarnecedora. 180,000
Una mesa para corte............. 15,000
Juegos de hormas................. 80,000
Una devastadora de cortes... 250,000
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Total activos....................... $1.025,000
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El pasivo asciende a $500,000:
Obligaciones bancarias por $ 500,000
Por lo tanto, el patrimonio estará constituido por la diferencia entre el activo y el pasivo, o sea,
$525,000:
PATRIMONIO = ACTIVO - PASIVO

PATRIMONIO = $1.025,000 - $500,000
PATRIMONIO = $525,000
La anterior información, representada en forma de ecuación contable se expresa así:
Activo = Pasivo + Patrimonio

$1.025,000 = $500,000 + $525,000
Mediante un simple manejo matemático, la ecuación permite calcular los otros componentes, pasivo
y patrimonio, de la siguiente manera:
Pasivo = Activo - Patrimonio

$500,000 = $1.025,000 - $525,000
Y el patrimonio:
Patrimonio = Activo - Pasivo

$525,000 = $1.025,000 - $500,000
Deteniéndonos en las fuentes de financiación, encontramos la siguiente situación para la empresa

de fabricación de calzado:

$1.025,000 = $500,000 + $525,000
100% = 49% + 51%
Esto indica que los recursos de la empresa están siendo financiados en un 49% con fondos
provenientes de terceras personas y en un 51% con los aportes sociales.
2.2.1. POSICIONES DE EQUILIBRIO DE LA ECUACIÓN CONTABLE

(POSICIÓN O SITUACIÓN FINANCERA EMPRESARIAL)
Muestran la situación financiera de una organización en un momento determinado. Fueron

desarrolladas por el profesor lusitano Lopes Amorin, quien identificó cinco posibles posiciones. El
profesor Carlos Dávila Marenco, hace algunos aportes pertinentes al tema por él planteado. Son:
1ª. Posición estable o normal, en la que el Activo está financiado en parte por los fondos propios
(Patrimonio) y en parte por recursos ajenos (Pasivo) más o menos en la misma proporción, como
por ejemplo:
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100% = 49% + 51%
100% = 55% + 45%
Límite de la posición estable o normal (CDM):
100% = 41% + 59%

100% = 59% + 41%
Con un 60% en cualquiera de las variables (pasivo y patrimonio), hay tendencia (CDM):
100% = 60% + 40%, hay tendencia a equívoca

100% = 40% + 60%, hay tendencia a estabilidad máxima
Límite de las posiciones de tendencia (CDM):
100% = 69% + 31%, hay tendencia a equívoca

100% = 31% + 69%, hay tendencia a estabilidad máxima
Con un 70% en cualquiera de las variables (pasivo y patrimonio), no hay tendencia (CDM):
100% = 70% + 30%, se encuentra en una situación equívoca

100% = 30% + 70%, se encuentra en una situación de estabilidad máxima
Ejemplo:
Datos en millones de pesos Tendencia
Empresa Fecha Activos Pasivos Patrimonio Posición de Equilibrio
Procter & Gamble Dic 2001 127.093 73.020 54.073
100% 57% 43% Estable o normal
2ª. Posición de estabilidad máxima, en la que el Activo está íntegramente financiado por
los fondos propios (Patrimonio), lo que quiere decir que la empresa no tiene pasivos, no
está endeudada. Como es muy difícil que una empresa no tenga obligaciones con terceras
personas, vamos más bien a decir que esta posición de equilibrio se presenta cuando el
pasivo tiende a cero:
Si el pasivo fuese cero, la situación de la ecuación contable sería la siguiente :
Activo = Patrimonio, Pasivo = 0

100% = 100%
Pero como lo más probable es que el pasivo tienda a cero, entonces la situación de la
ecuación contable podría ser:
Activo = Pasivo + Patrimonio, Pasivo  0

100% = 10% + 90%
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Rango límite posición de estabilidad máxima (CDM):
100% = 1% + 99%
100% = 30% + 70%
Ejemplo:

Colpapel Dic 2000 1.044.309 237.984 806.325
100% 23% 77% Estabilidad máxima
3ª. Posición equívoca, cuando el Activo de la empresa está financiado íntegramente con
recursos ajenos (Pasivo), no existiendo Patrimonio y aunque pueda hacer frente a todos
los compromisos adquiridos con terceros, la posición es equívoca, ya que la participación
del empresario ha quedado reducida a cero:
Activo = Pasivo, Patrimonio = 0

100% = 100%
Así como es poco probable que el pasivo de una empresa sea cero, igualmente el
patrimonio tiene pocas probabilidades de ser cero; por lo cual, diremos que una
organización tiene una ecuación contable en posición equívoca cuando su patrimonio
tiende a cero. La situación sería la siguiente:
Activo = Pasivo + Patrimonio, Patrimonio  0

100% = 85% + 15%
Rango límite posición equívoca (CDM):
100% = 99% + 1%
100% = 70% + 30%
Ejemplo:

Avianca Jun 2000 1.068.439 1.028.609 39.830
100% 96% 4% Equívoca
Explicación de por qué un patrimonio no puede ser cero:
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GRUPOS DEL PATRIMONIO Posibilidad

1. Capital social +
2. Superávit de capital +o-
3. Resultado del ejercicio +o-
4. Resultados de ejercicios anteriores +o-o0
5. Reservas +o0
6. Dividendos o participaciones decretados ... +o0
7. Superávit por valorizaciones +o-
8. Revalorización del patrimonio +o-
TOTAL PATRIMONIO ∑+o-
4ª. Posición inestable. Se da cuando el patrimonio de la empresa es negativo, lo que hace

que una parte del Activo sea real y la otra parte sea ficticia en la negatividad del patrimonio
(carece de valor). Los recursos y la negatividad del patrimonio están financiados totalmente
por terceras personas.
En esta situación, el valor de los bienes de la organización y derechos sociales es inferior

a las deudas de la misma (Pasivo) y la podemos representar así:
Activo = Pasivo - Patrimonio, Patrimonio  0

100% = 110% - 10%
Luego:
Activo + Patrimonio = Pasivo, Patrimonio < 0

100% + 10% = 110%
El 10% de los activos es ficticio, la empresa debe más de los que tiene.
Ejemplo:

Avianca Jun 2001 821.778 1.323.192 -501.414
100% 161% -61% Inestable
5ª. Posición de inestabilidad máxima, cuando la empresa carece de recursos propios y

su patrimonio es negativo. Su activo es totalmente ficticio. Es la posición de quiebra total:
Patrimonio = Pasivo, Activo = 0 y Patrimonio < 0

100% = 100%
Ejemplo: Enron, empresa energética que llegó a ser la séptima mayor compañía de
Estados Unidos y que quebró en diciembre del año 2001 provocando el mayor escándalo
financiero de E.U. pues llegó a esta situación por conspiración, fraude, falsedad y abuso
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de información privilegiada por parte de algunos de sus directivos con una amplia red de
trampas contables y de operaciones fallidas, protagonizando lo que es hasta ahora el
mayor colapso financiero de la historia del país, cuando se destapó que había realizado
operaciones no registradas en su contabilidad para ocultar su deuda e inflar sus
beneficios.
Su quiebra arruinó a miles de accionistas y empleados que habían invertido en acciones

y fondos de retiro de la empresa. El caso se volvió entonces un símbolo de la corrupción
y el exceso del mundo empresarial estadounidense. Se estima que las pérdidas
ocasionadas por la quiebra de Enron superaron los 40.000 millones de dólares.
2.2.2 GRUPOS Y CUENTAS QUE CONSTITUYEN LA ECUACIÓN CONTABLE SEGÚN EL PUC
ACTIVOS
Los activos se clasifican en activos corrientes y activos no corrientes.
Son activos corrientes o de corto plazo, el disponible y todos aquellos recursos que se
pueden realizar, vender o consumir en un período no mayor a un año, y son activos no
corrientes o de largo plazo, aquellos recursos convertibles en efectivo en un plazo mayor a
un año.
Los siguientes son los grupos y cuentas que son ejemplos constitutivos de activos
corrientes:
1. Disponible: comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata,
total o parcial, con que cuenta el ente económico y puede utilizar para fines generales o
específicos, entendiéndose por liquidez la mayor o menor facilidad en el tiempo en que
un activo se transforma en dinero o efectivo. Las principales cuentas que pertenecen a
este grupo son : caja, bancos y cuentas de ahorro.
1.1. Caja: Muestra el dinero en efectivo, cheques disponibles no consignados, moneda
extranjera recibida, tarjetas de crédito sin tramitar su cobro, etc.. Es una cuenta
disponible en forma inmediata con relación al efectivo.
1.2. Bancos: Muestra el valor del efectivo disponible en cuentas corrientes con la banca
comercial del país (Bancolombia, Citibank, BBVA, etc.) y en el exterior (Banco Exterior
de España S.A., Union Bank of Switzerland, WestdeutscheLandesbank, etc.). Esta
cuenta no es tan disponible como Caja, pues para obtener efectivo hay que girar y cobrar
cheques, utilizar tarjetas débito, etc. Los sobregiros y los cheques posfechados la hacen
más líquida.
1.3. Cuentas de Ahorro: Muestra el valor del efectivo en cuentas de ahorro en la banca
comercial e hipotecaria (antiguas corporaciones de ahorro y vivienda - CAV’s) y demás
entidades financieras que ofrezcan cuentas de ahorro. Esta cuenta no es tan disponible
como la de Bancos, por generar intereses. Luego es preferible mantener el dinero
depositado en cuentas de ahorro, así las tasas de interés estén por debajo de la inflación,
pues si se mantiene en caja o bancos, pierde poder adquisitivo al ritmo de la inflación.
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2. Inversiones temporales: Representa el dinero constituido por el ente económico en

títulos valores de corto plazo, que generen rentabilidades por encima de la inflación, con
la finalidad de mantener una reserva secundaria de liquidez. Ejemplos de este tipo de
inversiones pueden ser: CDAT’s1, CDT’s2, TES3 a un año, etc. Para su liquidez, hay que
esperar hasta el vencimiento de los títulos o vender estos antes de su vencimiento
mediante operaciones de descuento.
3. Deudores: Este grupo está representado por todas las deudas a cargo de terceros y a
favor de la organización, de carácter comercial y no comercial, las cuales se espera
recaudar en un plazo no mayor de un año. Los deudores no comerciales surgen de
préstamos que hace la entidad a vinculados económicos, socios y accionistas,
trabajadores, etc. Los deudores de carácter comercial reciben el nombre de Clientes y
en esa cuenta se registran los valores por concepto de las ventas a crédito que realiza
la organización en el desarrollo de su objeto social principal tanto a nivel nacional como
en el exterior.
4. Inventarios: Comprende todos aquellos artículos, materiales, suministros, productos y

recursos renovables y no renovables, para ser utilizados en procesos de transformación,
consumo, alquiler o venta dentro de las actividades propias del giro ordinario de los
negocios del ente económico. Principalmente, muestran los valores al costo de compra
o de producción de los inventarios de mercancías en las empresas comerciales y de
materias primas, productos en proceso y productos terminados en las empresas
industriales.
5. Gastos pagados por anticipado: También reciben el nombre de Gastos prepagados y

son todos aquellos desembolsos que el ente económico hace antes de recibir un bien
que ha comprado o para que se le preste un servicio. Entre ellos tenemos: los intereses
anticipados, arrendamientos, seguros, anticipos de impuestos, etc. Estos deben
amortizarse4 durante el período prepagado a medida que transcurra el tiempo; los
anticipos de impuestos cuando se presentan las declaraciones de impuestos; los
1
Los CDAT´s son Certificados de Depósito de Ahorro a Término, a través de los cuales, se
captan recursos de corto plazo, siendo este último, por lo general, inferior a 30 días.
2
Un CDT es la abreviación del instrumento financiero Certificado de Depósito a Término, el cual
debe ser como mínimo de 30 días.
3
Los Títulos de Tesorería (TES) son documentos de deuda pública, emitidos por el gobierno y
administrados por el Banco de la República. Es decir, son títulos de deuda pública emitidos por
la Tesorería General de la Nación. Se emiten en pesos, en UVR´s o en pesos ligados a la TRM
Su vencimiento está determinado según las necesidades de regulación del mercado monetario
y fluctúa entre 1 y 10 años.
4
Amortización:
 Devolución gradual de una deuda o reducción de los valores mediante pagos periódicos.
 Cancelación de un activo durante un número de meses o años, normalmente durante su vida
activa esperada.
 Pérdida del valor de un bien en un determinado período de tiempo, ya sea por deterioro físico
o por haber caído en desuso.
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seguros durante la vigencia de la póliza; los arrendamientos durante el período
prepagado, y los intereses se causarán durante el período prepagado a medida que
transcurra el tiempo.
Los siguientes son los grupos y cuentas que son ejemplos constitutivos de activos no
corrientes:
1. Inversiones permanentes: Representa el dinero constituido por el ente económico en

títulos valores de largo plazo, que generen rentabilidades por encima de la inflación, con
la finalidad de mantener una reserva secundaria de liquidez. Ejemplos de este tipo de
inversiones pueden ser: Acciones5, Bonos6, TES a más de un año, etc.
2. Deudores: Este grupo está representado por todas las deudas a cargo de terceros y a
favor de la organización, de carácter comercial (clientes) y no comercial las cuales se
espera recaudar en un plazo superior a un año.
3. Propiedades, planta y equipo: Conocidos también como Activos fijos, representan

todos aquellos activos tangibles adquiridos, construidos o en proceso de construcción,
con la finalidad de utilizarlos en forma permanente por el ente económico para la
producción de bienes y servicios, para arrendarlos o utilizarlos en su administración y
labores de ventas. Dentro de ellos tenemos: inmuebles en general, maquinaria y equipo,
equipos de oficina, vehículos, etc. Son generadores de renta y no están disponibles para
la venta hasta que no caigan en desuso.
4. Depreciación acumulada: Contablemente, es la reducción del valor histórico (valor de

compra) de las Propiedades, planta y equipo (excepto los terrenos7), por su uso o caída
en desuso. Esta se calcula con base en la vida útil del activo fijo (lapso durante el cual
se espera que estos activos contribuyan a la generación de ingresos a la empresa) y,
cuando sea significativo, teniendo en cuenta su valor residual o de salvamento (precio
que la empresa estima tendrá el activo una vez terminada su vida útil). Financieramente,
la depreciación es la recuperación de la inversión hecha en activos fijos en el largo plazo,
dependiendo de la vida útil de los mismos.
5. Intangibles: Son aquellos activos que careciendo de naturaleza material, han sido
adquiridos o desarrollados por el ente económico en el curso normal de los negocios, lo
5 Una Acción o es un título valor emitido por una sociedad que representa el valor de una de las
fracciones iguales en que se divide su capital social.
6 Los Bonos son instrumentos financieros de deuda utilizados por entidades privadas y al igual por
entidades de gobierno y que sirven para financiar a las mismas empresas.

7
Las normas contables y fiscales colombianas no contemplan la posibilidad de depreciar los
terrenos. La razón por la que no se deprecian los terrenos, se debe que la depreciación no es
otra cosa que el reconocimiento del desgate que sufre todo activo por su uso, y la ley ha supuesto
que los terrenos no se desgastan por el hecho de ser utilizados. Se supone que un área terreno
será siempre la misma sin importar cuánto se utilice, lo que generalmente es correcto. Más bien,
los terrenos en vez de depreciarse se valorizan o desvalorizan, como es el caso de los terrenos
dedicados a la agricultura.
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que le otorga un derecho o privilegio oponibles ante terceros, como el Crédito mercantil
o GoodWill, Marcas, Patentes, Concesiones y franquicias, Derechos, Knowhow,
Licencias y Certificaciones ISO (ejemplo: ISO 9000 de calidad). Estos intangibles se
convierten en ventajas competitivas valiosas para su poseedor porque contribuyen a un
aumento en ingresos o utilidades por medio de su empleo económico. Se amortizan
gradualmente durante la vida útil estimada del bien inmaterial.
6. Cargos diferidos: Son desembolsos efectuados por el ente económico de los cuales se
esperan beneficios durante varios períodos, pero que deben amortizarse en una vida útil
estimada de la empresa. Ejemplos de cargos diferidos son costos y gastos de
preoperación (constituidos por los gastos y costos incurridos por la empresa y requeridos
en su etapa de organización, exploración, construcción, instalación, montaje y puesta en
marcha) y los costos y gastos por investigación y desarrollo estando la empresa en
marcha.
7. Otros activos: Contablemente están representados por recursos de propiedad del ente
económico no generadores de renta, para los cuales no se mantiene una cuenta
individual y no es posible clasificarlos dentro de las cuentas de activo claramente
definidas en el PUC, tales como: antigüedades, pinturas, objetos de arte y cultura.
Administrativamente si generan renta.
8. Valorizaciones: Representa el mayor valor adquirido por los activos con relación a su
costo de adquisición y uso (valor en libros ajustado por inflación), establecido por normas
de reconocido valor técnico como los avalúos comerciales de predios y cotizaciones de
acciones en bolsas de valores. Comprenden la utilidad potencial o no realizada del bien,
pues esta no se da hasta que el bien se venda en su precio comercial.
PASIVOS
Los pasivos se clasifican en pasivos corrientes y pasivos a largo plazo o pasivos no

corrientes.
Los pasivos corrientes comprenden todas aquellas obligaciones del ente económico con
terceros, las cuales deben cubrirse en un plazo no mayor a un año. Los pasivos a largo
plazo hacen referencia a aquellas obligaciones del ente económico cuyo vencimiento es
superior a un año.
Los siguientes grupos y cuentas son ejemplos constitutivos de pasivos corrientes:
1. Obligaciones financieras: Son los compromisos adquiridos por el ente económico por
préstamos proporcionados por el Sector Financiero (bancos comerciales, banca
hipotecaria [antiguas Corporaciones de ahorro y Vivienda {CAV´s}], Compañías de
Financiamiento Comercial {CFC}, Corporaciones Financieras {CF}, etc.) a un plazo
máximo de un año.
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2. Proveedores: Comprende el valor de las obligaciones a cargo del ente económico, por
concepto de la adquisición a crédito de bienes y/o servicios para la fabricación o
comercialización de los productos y mercancías para la venta, en el desarrollo de las
operaciones relacionadas directamente con la explotación del objeto social principal,
tales como: materias primas, mercancías, combustibles, etc. Este grupo es cortoplacista
por excelencia.
3. Cuentas por pagar8: Grupo que comprende las obligaciones de corto plazo contraídas
por el ente económico a favor de terceros por conceptos diferentes a las obligaciones
financieras y los proveedores, como contratistas, acreedores, socios e instituciones
gubernamentales.
4. Costos y gastos por pagar: Cuenta que registra aquellos pasivos del ente económico
originados por la prestación de servicios, honorarios y gastos financieros entre otros.
5. Impuestos, gravámenes y tasas: Obligaciones de la empresa con el Estado. Los tres

conceptos están estrechamente relacionados así: el impuesto es el nombre del tributo;
el gravamen es el valor del bien o hecho económico sobre el cual se cobra el impuesto,
y la tasa es el porcentaje empleado para calcular el monto del impuesto. Ejemplos:
Impuesto Gravamen Tasa

Renta Utilidad antes de impuestos Variable según UVT´s9
IVA Ventas 16% (generalizado)
Retención en la fuente Honorarios 10%
6. Obligaciones laborales: Son los compromisos adquiridos por el ente económico con
sus empleados, exempleados o beneficiarios, originados por la relación laboral de las
partes, en virtud de las normas legales, convenciones de trabajo o pactos colectivos. Son
ejemplos de obligaciones laborales las siguientes:
8
Es de anotar, que todos los pasivos que tiene una organización, se consideran Cuentas por
Pagar. (N. del A.)
9
Se cobra según la equivalencia de la Utilidad antes de impuestos en Unidades de Valor
Tributario (UVT). (N. del A.)
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Diurna 25%
Sueldo Pueden ser
Nocturna 75%
+ Horas extras Festiva diurna 100%
+ Recargos nocturnos (35%) Festiva nocturna 150%
+ Comisiones en ventas
+ Auxilio de transporte
---------------------------------------------
= Salario
+ Cesantías
+ Intereses cesantías (12%NM)
+ Primas de servicio
+ Vacaciones
+ Parafiscales
Se calcula con base en
---------------------------------
= Obligaciones laborales
7. Ingresos recibidos por anticipado: Cuenta del grupo de Diferidos que registra el valor
de las sumas que el ente económico ha recibido con anterioridad a buena cuenta por
prestación de servicios, intereses, comisiones, arrendamientos y honorarios, entre otros.
8. Pasivos estimados y provisiones: Son obligaciones reconocidas por la organización,

con sujeción a la norma de prudencia, en la fecha en la cual se conozca información de
ocurrencia probable y que puedan estimarse razonablemente. La norma básica de
Prudencia puede entenderse así : “Los hechos económicos deben medirse de
manera confiable y verificable. De existir dificultad para su medición, se debe
escoger la alternativa que menos probabilidad tenga de sobrestimar o subestimar
los ingresos, egresos, activos, pasivo y patrimonio”.
9. Otros pasivos: Comprende el conjunto de cuentas que se derivan de obligaciones a

cargo del ente económico, contraídas en desarrollo de actividades que, por su naturaleza
especial, no pueden ser incluidas apropiadamente en los demás grupos de pasivos. Por
lo general resultan por ocurrencias contrarias al desempeño del objeto social principal
de la organización, como son los embargos judiciales y demandas.
Como ejemplos constitutivos de pasivos a largo plazo, tenemos básicamente los mismos
grupos y cuentas de los pasivos corrientes, salvo que su fecha de vencimiento es superior
a un año. Los Bonos en circulación y las Deudas hipotecarias son ejemplos
característicos de pasivos no corrientes.
PATRIMONIO
Los siguientes grupos y cuentas son ejemplos constitutivos del patrimonio:
1. Capital social: Representa los aportes efectuados por los socios en dinero o especie,
tanto los iniciales como los posteriores aumentos y disminuciones. Están a disposición
del ente económico.
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2. Superávit de capital: Surge por la venta de acciones (primas en colocación de acciones), cuotas
o partes de interés social por encima de su valor nominal, donaciones, crédito mercantil o goodwill
y knowhow. (Estos dos últimos, siempre y cuando previa contabilización como activos
intangibles, hayan aumentado su valor de mercado.)
3. Resultado del ejercicio: Es la utilidad o pérdida generada por el ente económico durante el
último ejercicio contable, o sea, el resultado generado en el año inmediatamente anterior al
ejercicio que actualmente está en desarrollo (no se ha cerrado al 31 de diciembre).
 Resultados de ejercicios anteriores: Son las utilidades y/o pérdidas obtenidas y

acumuladas de años anteriores.
4. Reservas: Representan los recursos retenidos por el ente económico de sus utilidades después
de impuestos, como resultado de exigencias legales, estatutarias u ocasionales. Con relación a
la Reserva legal, esta es del 10% hasta completar el 50% del capital pagado.
Una administración sana y efectiva, demuestra que tiene las reservas como parte de su Portafolio
de Inversiones.
6. Dividendos o participaciones decretados en cuotas o partes de interés social: Comprende

el valor apropiado de las ganancias acumuladas decretadas en dividendos o participaciones en
acciones, cuotas o partes de interés social, mientras se hace la correspondiente emisión de
acciones y/o la respectiva escritura de reforma del capital social del ente económico por cuotas
o parte de interés social y los pertinentes traslados en las respectivas cuentas patrimoniales.
7. Superávit por valorizaciones: Corresponde a la contrapartida de las valorizaciones del activo

por efectos de la partida doble.
8. Revalorización del patrimonio: Comprende el valor del incremento patrimonial por concepto
de la aplicación de los ajustes integrales por inflación efectuados, y de los saldos originados en
saneamientos fiscales, realizados de conformidad con las normas legales vigentes. Los
Saneamientos fiscales registran el saldo que por virtud de normas legales especiales generaron
ajustes a la contabilidad del ente económico, como fueron, la inclusión de activos, retiro de
pasivos inexistentes y la reclasificación de provisiones subestimadas.
2.3 EL PLAN ÚNICO DE CUENTAS (PUC)
Antes del PUC, cada empresa manejaba su propio “Directorio Interno de Cuentas” para efectuar los
registros contables. El problema no era el concepto de la denominación de la cuenta, sino su código,
razón por la cual, no había una unificación de estos últimos.
El PUC fue desarrollado por la Superintendencia de Sociedades y elaborado de conformidad con

los principios de contabilidad generalmente aceptados, mediante el Decreto 2195 expedido por
el Gobierno Nacional el 30 de diciembre de 1992. Aboga por un registro uniforme de los hechos
económico, es obligatorio para los comerciantes, obedece a una concepción flexible y se adecúa
a las necesidades de cada actividad económica precisando el sector de actividad mediante una
cuenta.
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Con el propósito de darle una mayor uniformidad al registro de los hechos económicos y lograr
una mayor transparencia en la información, el Gobierno expidió el Decreto 2650 del 29 de
diciembre de 1993, con el cual derogó el 2195 y presentó un nuevo Plan modificado
según sugerencias de los gremios económicos y profesionales de la contaduría pública..
Finalmente, con la expedición del Decreto 2894 del 30 de diciembre de 1994 que modificó
7 artículos del 2650 y derogó el n° 12 del mismo, lo dispuesto en el Plan Único de
Cuentas quedó obligatorio para los entes económicos a partir de los estados financieros
cerrados a diciembre 31 de 1995, con excepción de los sectores cooperativo, financiero,
asegurador y de la salud, para los cuales rige una legislación especial.
Las cuatro modificaciones desde su creación en 1992, se complementan con los

decretos 2116 del 21 de noviembre de 1996 y 95 del 16 de enero de 1997.
Su estructura está conformada por un Catálogo de Cuentas (Art. 14), junto con las
Descripciones y Dinámicas (Art. 15), para la aplicación de las cuentas.
El CATÁLOGO DE CUENTAS lo encontraremos así:
CÓDIGO DENOMINACIÓN
1 Activo
11 Disponible
1105 Caja
110505 Caja General
110510 Cajas Menores
110515 Moneda Extranjera
1110 Bancos
etc. etc.
Hasta el nivel de subcuentas, o sea seis dígitos.
En las DESCRIPCIONES Y DINÁMICAS, encontramos lo siguiente :
CLASE GRUPO CUENTA

1. Activo 11 Disponible 1105 Caja
DESCRIPCIÓN
Registra la existencia en dinero efectivo o en cheques con que cuenta el ente económico,
tanto en moneda nacional como extrajera, disponible en forma inmediata.
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DINÁMICA
DÉBITOS CRÉDITOS
a. Por las entradas de dinero en efectivo a. Por el valor de las consignaciones

y los cheques recibidos por cualquier diarias en cuentas corrientes
concepto, tanto en moneda nacional bancarias o de ahorro.
como en moneda extranjera. b. Por el valor de la negociación de
b. Por los sobrantes en caja, al efectuar divisas.
arqueos. c. Por los faltantes en caja, al efectuar
c. Por el mayor valor resultante, al arqueos.
convertir las divisas a la tasa de d. Por el menor valor resultante de
cambio representativa del mercado. convertir las divisas a la tasa de
d. Por el valor de la constitución o cambio representativa del mercado.
incremento del fondo de caja menor. e. Por la reducción o cancelación del
monto del fondo de caja menor.
f. Por el valor de los pagos en efectivo,
en los casos en que, por necesidades
del ente económico, se requieran.
Las diferencias que se presenten al efectuar arqueos se contabilizarán en las

subcuentas 136530 - Responsabilidades -, cuando sean faltantes en caja o 238095 -
Otros - si se trata de sobrantes en caja.
Hay descripciones para los niveles clases (un dígito), grupos (dos dígitos) y cuentas
(cuatro dígitos), y dinámicas solo para el nivel cuentas.
En cuanto al sistema de identificación, utiliza la codificación decimal, facilitando el

registro computarizado, mecánico o manual de las transacciones.
Se estructura sobre los siguientes niveles:
Clase primer dígito

Grupo primeros dos dígitos
Cuenta primeros cuatro dígitos
Subcuenta primeros seis dígitos
Auxiliares a partir de séptimo dígito
La estructura de las clases es la siguiente:
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Balance Clase 1 Activo

general Clase 2 Pasivo
Clase 3 Patrimonio
Clase 4 Ingresos
Estado de Clase 5 Gastos
resultados Clase 6 Costo de ventas Egresos
Clase 7 Costos de producción u operación
Cuentas Clase 8 Deudoras
de orden Clase 9 Acreedoras
Las cuentas de orden, se muestran a continuación del Balance general.
2.4. LA CUENTA T
A continuación se explica el procedimiento por el cual los hechos económicos se asientan

en los registros contables que sirven de base para la preparación de los estados financieros.
En su forma más sencilla, un hecho económico implica un cambio en la ecuación contable,

haciendo que los totales de esta aumenten, disminuyan o se mantengan, pues dichos
hechos económicos afectan al menos dos elementos de ella haciendo que estos aumenten
o disminuyan, como se ejemplariza a continuación con las siguientes transacciones :
Transacción 1: Constitución de la sociedad con dos socios, aportando cada uno $100,000
en efectivo.
Transacción 2: Apertura de una cuenta corriente mediante un depósito por $150,000.
Transacción 3: Compra de un terreno por $80,000 a través de un préstamo bancario.
Transacción 4: Venta a crédito de la mitad del terreno; se recibe un pagaré a tres meses.
Transacción 5: Retiro de los aportes de capital en $10,000 en efectivo.
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Transacción Cuenta Activo Pasivo Patrimonio Efecto
1 Caja 200.000
1 Capital 200.000
1 Total ecuación contable 200.000 0 200.000
2 Bancos 150.000
2 Caja -150.000
2 Total ecuación contable 200.000 0 200.000 Se mantiene
3 Terrenos 80.000
3 Obligaciones bancarias 80.000
3 Total ecuación contable 280.000 80.000 200.000 Aumenta
4 Documentos por cobrar 40.000
4 Terrenos -40.000
4 Total ecuación contable 280.000 80.000 200.000 Se mantiene
5 Caja -10.000
5 Capital -10.000
5 Total ecuación contable 270.000 80.000 190.000 Disminuye
Por otro lado, esta forma de registro no nos muestra los saldos de las diferentes cuentas
afectadas más de una vez (Caja $40,000, Capital $190,000 y Terrenos $40,000).
El sistema de contabilidad exige la utilización de un registro aparte para cada una de las
cuentas. Por ejemplo, debe llevarse un registro separado para el activo inventario de
mercancías, que muestre los aumentos por las compras y su disminución como resultado
de las ventas y que al final del período señale las existencias que deben figurar en el
balance general. Para cada una de las otras partidas de los estados financieros (por
ejemplo, el pasivo cuantas por pagar, el patrimonio capital, el ingreso ventas y el egreso
gastos de venta), deben emplearse registros similares y el formato en el que se registran
los aumentos y disminuciones se denomina cuenta.
La cuenta puede representarse de múltiples formas; lo importante es que permita efectuar

las mediciones monetarias de los aumentos y disminuciones y que adicionalmente se
pueda determinar con facilidad la diferencia, o sea, el saldo.
El conjunto de cuentas se llama libro mayor10. Hoy día, las empresas en vez de contar con
el libro mayor, almacenan los registros contables en medios electrónicos haciendo uso de
computadoras. No obstante, para comprender los conceptos contables, es mejor partir de
un sistema de contabilidad manual, en donde esquemáticamente y para fines didácticos,
una cuenta se asemeja a una letra T y por tanto se la llama cuenta T.
Los componentes de la cuenta T son:
10
Libro mayor: Libro que contiene todas las cuentas del sistema contable de una organización.
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Denominación Código
Tr.No. Débito $ Crédito $
 Nombre de la cuenta (denominación según el PUC).

 Código de la cuenta según el PUC.
 Columna Tr., donde se escribe el número de cada una de las transacciones que
afectaron la cuenta, en orden cronológico.
 Columna Débito, donde se escriben los valores que afectaron a la cuenta por ese lado.
 Columna Crédito, donde se escriben los valores que afectaron a la cuenta por ese lado.
 T, donde se escribe el total de la suma de los valores débito y de los valores crédito.
 S, donde se escribe el saldo de la cuenta, el cual se calcula por la diferencia entre el total
débito y el total crédito. Si el saldo es positivo se anota en el lado débito, y si el saldo es
negativo, se anota en el lado crédito. Si el saldo es cero, este se muestra según la
naturaleza de la cuenta, débito o crédito.
Como lo vimos en la ecuación contable, el activo de un negocio debe ser siempre igual a la
suma del pasivo más el patrimonio, sin importar los aumentos o disminuciones que en esta
ecuación causen las transacciones económicas.
Por lo anterior, para poder obtener el saldo de una cuenta, los aumentos deben registrarse
en un lado y las disminuciones (reducciones) en el lado opuesto. Convencionalmente en el
sistema de contabilidad por partida doble11 y según la ubicación de las cuentas en el
balance general, se escogió el lado débito (izquierdo) de la cuenta para registrar los
aumentos en los activos y las disminuciones en los pasivos y patrimonio; por
contraposición, en el lado crédito (derecho) se registran los aumentos en los pasivos y
patrimonio y las disminuciones en los activos.
El saldo de cualquier cuenta va a estar representado por la diferencia entre el total del débito
y el total del crédito. Normalmente, una cuenta de activo arroja saldo débito y una cuenta
de pasivo y patrimonio presenta saldo crédito.
11
Partida doble: Para cada transacción económica, la suma de los registros débito debe ser
igual a la suma de los registros crédito.
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Una forma simple de presentar los aumentos y disminuciones en las cuentas del balance
general consiste en ubicar una cuenta T para cada uno de los tres elementos de la ecuación
contable, así:
Activo Pasivo Patrimonio
= +
Ahora definamos por que lado aumentan y disminuyen los Ingresos y los Egresos, los
cuales pertenecen al estado financiero llamado Estado de Resultados:
E.D.R
Ingresos
- Egresos Utilidad
----------------------------------
= Resultado del ejercicio
Pérdida
Si Ingresos  Egresos  Resultado del ejercicio = Utilidad

Si Ingresos  Egresos  Resultado del ejercicio = Pérdida
Por lo anterior, y teniendo en cuenta que el resultado del ejercicio es una cuenta patrimonial,
a los ingresos se les considera incrementos patrimoniales y a los egresos,
disminuciones patrimoniales. Como el patrimonio aumenta por el lado crédito y disminuye
por el lado débito, entonces la situación con relación a los aumentos y disminuciones de los
ingresos y los egresos es la siguiente :
Ingresos Egresos
2.4.1. NATURALEZA DE LAS CUENTAS
La naturaleza de una cuenta es por donde esta aumenta:
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Cuentas Naturaleza
Activo Débito
Pasivo Crédito
Patrimonio Crédito
Ingresos Crédito
Egresos Débito
Este concepto de la naturaleza de las cuentas es muy importante, pues el saldo de una cuenta debe
estar de acuerdo con la naturaleza de la misma. De ocurrir lo contrario, dicha cuenta es objeto de
análisis con el fin de determinar por qué el saldo no está de acuerdo con su naturaleza y hacer las
correcciones del caso.
Existen dos excepciones, una temporal y la otra permanente, con dos cuentas del activo. La
excepción temporal es la cuenta Bancos, la cual puede mostrar saldo crédito cuando está en
sobregiro. La excepción permanente es la cuenta Depreciación acumulada, la cual siempre y por
definición, va a mostrar saldo crédito. Igualmente, las provisiones de Cartera12 e Inventarios, también
del activo, presentan saldo crédito, y las pérdidas del ejercicio y acumuladas, los déficit en capital y
las desvalorizaciones del Patrimonio, que presentan saldo débito.
(Incluir las devoluciones en ventas, descuentos y rebajas en el EDR de la clase 4.)
2.5. LOS LIBROS DE LA CONTABILIDAD
Los libros en los cuales se registran los comprobantes constituyen la base para la elaboración de
los estados financieros.
Para que un libro pueda servir de prueba debe registrarse, antes de ser diligenciado, ante la Cámara
de Comercio del lugar del domicilio principal del ente económico, sitio en donde se debe exhibir
normalmente. (Ver formato VJU-F-008 de la CCB.)
Las siguientes son las prohibiciones sobre los libros de contabilidad, según el Código de Comercio :
 Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que estos se refieren.
 Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los registros o a
continuación de los mismos.
 Hacer raspaduras, tachones o correcciones en los asientos. Los errores u omisiones se deben
efectuar con un nuevo registro.
 Borrar, tachar, en todo o en parte, los registros.
 Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los mismos.
Las empresas realizan múltiples transacciones en el curso normal de un día: venden servicios y
mercancías, pagan facturas, compran mercancías y equipo, adquieren suministros (papelería,
dotación para empleados, etc.). Estas compañías podrían preparar un balance general después de
12
Para efectos de calcular la provisión aceptada fiscalmente debe escogerse entre el sistema
general de cartera por edades del 0% (de 1 a 90 días), 5% (de 91 a 180 días), 10% (de 181 a
360 días) y 15% (de más de 360 días) o por el sistema individual del 33% para cartera mayor a
360 días (cada año se aplica un 33% hasta llegar al 100%). (Guía Legis para la Declaración de
renta 2015.)
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cada día, salvo que desde el punto de vista práctico, sería improcedente y muy costoso para la
empresa, especialmente si diariamente se efectúa un considerable número de
transacciones.
Un procedimiento más eficaz consiste en registrar en los libros de contabilidad las

transacciones, clasificarlas y preparar los estados financieros al final del período.
En la mayoría de los países, los libros de contabilidad son de carácter obligatorio y también
los auxiliares que contribuyen a una mejor compresión de los primeros. Las normas
comerciales y tributarias dan libertad en cuanto a la forma como deben llevarse los libros
contables. Los libros para llevar con carácter obligatorio son:
a. Libro de inventarios y balances

b. Libro diario columnario
c. Libro mayor y Balances
d. Libros auxiliares
Los libros auxiliares son particularmente valiosos para las empresas en las cuales se
presenta una infinidad de transacciones pues permiten mejores controles internos por la
distribución del trabajo, ya que cada auxiliar puede ser llevado por una persona distinta. En
este caso, es más práctico agrupar las transacciones según el concepto: compras, cuentas
por pagar, caja (entradas y desembolsos), ventas, cuentas por cobrar, etc.
2.5.1. EL LIBRO DIARIO
Puesto que la unidad que sirve de base para la elaboración del libro diario es la transacción
con su documento fuente, podemos decir que el libro diario es aquel en el que se registran
en orden cronológico los hechos económicos de una organización, en términos de débitos
y créditos.
Los componentes del diario son los siguientes:
Encabezado:
Nombre del libro (Libro Diario).

Código CIIU13.
13
El Código CIIU es la Clasificación Industrial Internacional Uniforme (revisión 3 de Naciones
Unidas) que tiene como propósito agrupar todas las actividades económicas similares por
categorías, que para el caso de la Cámara de Comercio de Bogotá están conformadas por una
letra y 6 dígitos numéricos, permitiendo que todos los empresarios puedan clasificarse dentro de
actividades muy específicas que facilitan el manejo de información para el análisis estadístico y
económico empresarial. Esta clasificación incluye los códigos de la secretaria de hacienda de
Bogotá para efectos de Industria y Comercio.
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Razón social de la empresa.
Identificación de la empresa (NIT, C.C., etc.).
Año y mes, para los cuales se están haciendo los registros contables.
Página __ de __.
Columnas:
 Tr. No.:en forma consecutiva se escriben los números de las transacciones que se
dieron durante el período contable.
 Fecha: se escribe la fecha, en orden cronológico, de cada una de las transacciones,
utilizando siempre el mismo formato numérico o alfanumérico. (Se recomienda el
formato DD-MM-AAAA.)
 Cuentas y Descripción de la Tr.:se registran las cuentas que se debitan y acreditan
por cada transacción (por costumbre, mostrar primero cualquier cuenta que se debite).
Finalmente, se anota una breve explicación de la transacción realizada.
 Código PUC:se anota el número del código de cada cuenta utilizada, según el Plan
Único de Cuentas, como mínimo a nivel subcuenta.
 Documento No.: se escribe el número del documento que soporta la transacción,
previa identificación del mismo, como por ejemplo: 01 (factura), 02 (remisión), 03
(consignación), etc.
 Tercer Nivel: se identifica a la contraparte del hecho económico con su número de
identificación, previa identificación del documento, como por ejemplo: 01 (C.C.), 02
(C.E.), 03 (T.I.), 04 (NIT), 05 (RUT), 06 (Pasaporte), etc.
 Fecha control: es una forma de controlar el compromiso adquirido entre las partes,
con relación a la fecha de vencimiento de este, como por ejemplo: fecha en que se
vence la cuenta por cobrar o la cuenta por pagar.
 Débito $:valor de la cuenta debitada.
 Crédito $:valor de la cuenta acreditada.
 Totales: al finalizar el período contable se escriben los totales de las sumas de los
valores débitos y créditos registrados, los cuales deben tener igual monto, como
constancia de que la partida doble se dio y que la ecuación contable se encuentra en
equilibrio.
El siguiente, podría ser un formato de libro diario:
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LIBRO DIARIO
Código CIIU ___________________
NIT
Razón social ______________________ ____________________
Año _______ Mes
_________ Página ___ de ___
Tr. Documento 3r. Fecha Débito Crédito

No. Fecha Cuentas y descripción Tr. Código PUC No. Nivel control $ $
Totales ΣDb ΣCr

2.5.1.1. REGISTRO DE TRANSACCIONES EN EL LIBRO DIARIO
A continuación y a manera de ejemplo, se dan los enunciados de las transacciones

realizadas durante el mes de mayo de 2001 en la empresa de servicios ServiciosLtda, para
que sean registradas en el libro diario de la compañía:
Tr. 1 (mayo 4/01): Servicios Ltda. recibe $400,000 en efectivo como aporte de capital de
sus socios.
Tr. 2 (mayo 10/01): La empresa compra un terreno en efectivo por $300,000.
Tr. 3 (mayo 11/01): La empresa recibe $700,000 de un socio en calidad de préstamo a 6

meses, sin intereses.
Tr. 4 (mayo 12/01): Apertura de una cuenta corriente en Bancolombia por $600,000.
Tr. 5 (mayo 13/01): Se obtiene un préstamo de Bancolombia por $500,000 a un año al

2.66% mes anticipado. El banco abona en la cuenta corriente de la empresa.
Cálculo de los intereses: $500,000 x 2.66% = $13,300
Tr. 6 (mayo 20/01): La empresa adquiere muebles y enseres por $200,000, pagando en
efectivo la mitad y el resto en 30 días. El IVA14 es del 16% y está incluido en el precio.
14
IVA
Ventas Compras
Generado o por pagar (Pasivo corriente) Descontable (Activo corriente)
Se declaran los dos y se paga la diferencia
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Cálculo del valor de los muebles y enseres (X):
X + X(16%) = $200,000
X = $200,000 / 1.16 = $172,414
Cálculo del IVA: $172,414x16% = $27,586
Tr. 7 (mayo 22/01): La empresa vendió servicios a crédito a sus clientes a un mes por
valor de $260,000. El IVA es del 16% y no está incluido en el precio.
Cálculo del IVA: $260,000 * 16% = $41,600
Tr. 8 (mayo 28/01): Servicios Ltda vendió servicios de contado a un cliente por $130,000.
El IVA es del 16% y no está incluido en el precio.
Tr. 9 (mayo 31/01): La empresa pagó nómina por $80,000 en efectivo.
Tr. 10 (mayo 31/01): La empresa registró servicios públicos por $13,000, los cuales serán
pagados en el siguiente mes.
Tr. 11 (mayo 31/01): La empresa compra una computadora en El Lago por $1’300,000.
La cancela con un cheque, previa autorización del sobregiro de 3 días por parte de
Bancolombia.
Tr. 12 (mayo 31/01): Se registra el impuesto del 3 por 1000 correspondiente a mayo/01.
Total egresos por la cuenta de bancos: $1’300,000
Cálculo impuesto 3x1000 = ($1’300,000 * 3) / 1,000 = $3,900
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Código CIIU:
LIBRO DIARIO
Servicios Ltda. NIT
______________________
Año 2001 Mes Mayo Página1 de 1
Tr. N° Fecha Cuentas y descripción Tr. Cód. PUC Débito $ Crédito $
1 May 04/01 Caja 110505 400.000
1 May 04/01 Capital 311505 400.000
1 May 04/01 Aportes sociales
2 May 10/01 Terrenos 1504 300.000
2 May 10/01 Caja 110505 300.000
2 May 10/01 Compra terreno
3 May 11/01 Caja 110505 700.000
3 May 11/01 Deudas con socios 235510 700.000
3 May 11/01 Préstamo socio
4 May 12/01 Bancos 111005 600.000
4 May 12/01 Caja 110505 600.000
4 May 12/01 Apertura cuenta corriente
5 May 13/01 Bancos 111005 486.700
5 May 13/01 Obligaciones bancarias 2105 500.000
5 May 13/01 Intereses anticipados 170505 13.300
5 May 13/01 Préstamo bancario
6 May 20/01 Muebles y enseres 152405 172.414
6 May 20/01 Caja 110505 100.000
6 May 20/01 CxP Acreedores varios 2380 100.000
6 May 20/01 IVA descontable 135530 27.586
6 May 20/01 Compra de muebles y enseres
7 May 22/01 Clientes 1305 301.600
7 May 22/01 Ventas 4180 260.000
7 May 22/01 IVA por pagar 2408 41.600
7 May 22/01 Ventas a crédito
8 May 28/01 Caja 110505 150.800
8 May 28/01 Ventas 4180 130.000
8 May 28/01 IVA por pagar 2408 20.800
8 May 28/01 Ventas de contado
9 May 31/01 Gastos de personal 5105 80.000
9 May 31/01 Caja 110505 80.000
9 May 31/01 Pago nómina
10 May 31/01 Gasto servicios 5135 13.000
10 May 31/01 Costos y gastos por pagar 233550 13.000
10 May 31/01 Causación servicios públicos
11 May 31/01 Equipo de cómputo 152805 1.300.000
11 May 31/01 Bancos 111005 1.300.000
11 May 31/01 Compra computadora
12 May 31/01 Gasto impuesto 3x1000 531520 3.900
12 May 31/01 Bancos 111005 3.900
12 May 31/01 Registro impuesto 3x1000
Totales 4.549.300 4.549.300
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2.5.2. EL LIBRO MAYOR O CUENTAS CON SALDO CONTINUO
El libro mayor es aquel formato mediante el cual se señala permanentemente el saldo de

las cuentas que se manejan en la organización, lo cual se puede determinar con los
asientos débito y crédito que afectaron a cada una de las cuentas. Si la base de los
asientos en el libro diario es la transacción con su documento fuente, la base de los
registros en el libro mayor es la cuenta, pues se conoce al libro mayor como aquel que
contempla todas las cuentas que utiliza la empresa para su contabilidad. Se elabora
trasladando a este la información previamente registrada en el libro diario.
Un formato muy sencillo de libro mayor puede ser el que se ilustra a continuación, con
los siguientes componentes:
LIBRO MAYOR
Código CIIU ___________________
Razón social
___________________________ NIT __________________
Denominación Cta. ___________________ Código _______________
Año _______ Mes _____________ Página __ de__
Tr. Pág. Documento Fecha

No. Fecha Descripción Tr. LD No. 3r. Nivel control Débito $ Crédito $ Saldo $
S1
S2
S3
Sn
Saldo
Totales ΣDb ΣCr $
Encabezado:
Nombre del libro (Libro Mayor).

Código CIIU.
Razón social de la empresa.
Identificación de la empresa (NIT, C.C., etc.).
Denominación de la cuenta según el PUC.
Código de la cuenta según el PUC.
Año y mes, para los cuales se están haciendo los registros contables.
Página __ de __.
Columnas:
 Tr. No.: se escriben los números de las transacciones que afectaron a la cuenta
durante el período contable.
 Fecha: se escribe la fecha de cada una de las transacciones.
 DescripciónTr.: se escribe la breve explicación de la transacción, tal como se
enuncia en el libro diario.
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 Página LD: se escribe la página del libro diario de la cual se está trasladando la
información.
 Documento No.: se escribe el número del documento que soporta la transacción,
previa identificación del mismo, como por ejemplo: 01 (factura), 02 (remisión), 03
(consignación), etc.
 Tercer Nivel: se identifica a la contraparte del hecho económico con su número de
identificación, previa identificación del documento, como por ejemplo: 01 (C.C.), 02
(C.E.), 03 (T.I.), 04 (NIT), 05 (RUT), 06 (Pasaporte), etc.
 Fecha control: es una forma de controlar el compromiso adquirido entre las partes,
con relación a la fecha de vencimiento de este, como por ejemplo: fecha en que se
vence la cuenta por cobrar o la cuenta por pagar.
 Débito $: si la cuenta fue debitada en el libro diario, se traslada ese mismo valor
a esta columna.
 Crédito $: si la cuenta fue acreditada en el libro diario, se traslada ese mismo
valor a esta columna.
 Saldo $: se determina el saldo de la cuenta para cada transacción (por eso
también recibe el nombre de “Cuentas con saldo continuo”). El saldo se calcula
de la siguiente manera:
Saldo anterior + Asiento débito - Asiento crédito = Nuevo saldo (S1, S2, S3, etc.)
Total = Db - Cr, e igual a Sn
2.5.2.1. TRASLADO DE TRANSACCIONES DEL LIBRO DIARIO AL LIBRO MAYOR
Con base en el Libro Diario de Servicios Ltda para mayo de 2001, el Libro Mayor de Caja
nos quedaría de la siguiente manera:
Código CIIU:
LIBRO MAYOR
Servicios Ltda. NIT ______________________
Denominación Cta. Caja Código 1105
Año 2001 Mes Mayo Página 1 de 1
Tr. Fecha DescripciónTr. Página LD Débito $ Crédito $ Saldo $

No.°
1 May 04/01 Aportes sociales 001 400.000 400.000
2 May 10/01 Compra terreno 001 300.000 100.000
3 May 11/01 Préstamo socio 001 700.000 800.000
4 May 12/01 Apertura cuenta corriente 001 600.000 200.000
6 May 20/01 Compra de muebles y enseres 001 100.000 100.000
8 May 28/01 Ventas de contado 001 150.800 250.800
9 May 31/01 Pago nómina 001 80.000 170.800
Totales 1.250.800 1.080.000 170.800
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2.5.2.1.1. EL REGISTRO DE TRANSACCIONES EN CUENTAS T
Teniendo en cuenta las transacciones de Servicios Ltda. para el mes de mayo de 2001,
los registros en cuentas T nos quedarían de la siguiente manera:
Registro de transacciones en cuentas T
Caja 110505 Oblig. bancarias 2105

Tr. Débito Crédito Tr. Débito Crédito
1 400.000 5 500.000
2 300.000
3 700.000 Costos y gtos x pagar 233550
4 600.000 Tr. Débito Crédito
6 100.000 10 13.000
8 150.800
9 80.000 Deudas con socios 235510
T 1.250.800 1.080.000 Tr. Débito Crédito
S 170.800 3 700.000
Bancos 111005
Tr. Débito Crédito CxPAcred. varios 2380
4 600.000 Tr. Débito Crédito
5 486.700 6 100.000
11 1.300.000
12 3.900 IVA por pagar 2408
T 1.086.700 1.303.900 Tr. Débito Crédito
S 217.200 7 41.600
8 20.800
Clientes 1305 S 62.400
Tr. Débito Crédito
7 301.600 Capital 311505
IVA Descontable 135530 1 400.000
6 27.586 Ventas 4180
Terrenos 1504 7 260.000
Tr. Débito Crédito 8 130.000
2 300.000 S 390.000
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Muebles y enseres 152405 Gtos de personal 5105
6 172.414 9 80.000
Equipo de cómputo 152805 Gasto servicios 5135

11 1.300.000 10 13.000
Intereses anticipados 170505 GtoImp 3x1000 531520

5 13.300 12 3.900
Suma de Saldos Db 2.382.600 Suma de Saldos Cr 2.382.600
2.6 EL BALANCE DE PRUEBA COMO MEDIO DE CONTROL
El Balance de Prueba o de Comprobación, es un formato que permite establecer

formalmente, si la suma de los saldos débito es igual a la suma de los saldos crédito,
determinados en el Libro Mayor, al cierre del período contable.
No es un estado financiero, pero es la antesala y necesario para la elaboración de estos.

No debe confundirse con el balance general. Los contadores preparan el balance de
prueba para sus registros internos y reportan la situación financiera de la compañía -
tanto al interior como exterior del negocio - en el balance general como un estado
financiero formal.
Gracias a su objetivo, permite la localización de errores que pudieron haberse cometido

durante el período contable, así haya habido un previo análisis de las transacciones una
a una o aleatoriamente, en cumplimiento del paso cinco del Proceso Contable. Esto sería
más evidente si las sumas de los saldos débito y crédito no dan sumas iguales.
Por otro lado, el balance de prueba permite verificar si los saldos de las cuentas al final
del período contable, están de acuerdo con la naturaleza de las mismas. De no darse
esta situación, obliga a que de inmediato se analicen aquellas cuentas que cerraron con
saldos diferentes a su naturaleza para, si es necesario, hacer las correcciones
correspondientes.
Mas sin embargo, el balance de prueba puede arrojar sumas iguales a pesar de los
errores que se hayan cometido y de la mala fé en cuanto a pretender mostrar una
situación financiera lejana de la realidad económica de la organización (maquillaje);
razón por la cual, es necesaria la realización frecuente y periódica de las auditorías
externas, donde no haya conflictos de intereses internos y externos a la empresa. Al
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respecto, es de anotar que los sistemas computarizados de contabilidad no permiten el
registro de asientos del diario no equilibrados, minimizando los errores contables. Lo que
no pueden es eliminar los errores humanos que podrían teclearse incorrectamente.
Veamos a continuación como sería la elaboración del balance de prueba para la empresa
ejemplo Servicios Ltda., con base en el siguiente formato:
RAZÓN SOCIAL
BALANCE DE PRUEBA
Fecha de corte
Página __ de __
SALDO
CÓDIGO PUC DENOMINACIÓN CUENTA DÉBITO $ CRÉDITO $
TOTALES ΣSDb ΣSCr
ΣSDb = Suma de saldos débito

ΣSCr = Suma de saldos crédito
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SERVICIOS LTDA
BALANCE DE PRUEBA
Mayo 31 de 2001
Página 1 de 1
SALDO
CÓDIGO PUC NOMBRE CUENTA DÉBITO $ CRÉDITO $
110505 Caja 170.800
111005 Bancos 217.200
1305 Clientes 301.600
135530 IVA descontable 27.586
1504 Terrenos 300.000
152405 Muebles y enseres 172.414
152805 Equipo de cómputo 1.300.000
170505 Intereses anticipados 13.300
2105 Obligaciones bancarias 500.000
233550 Costos y gastos por pagar 13.000
235510 Deudas con socios 700.000
2380 CxP acreedores varios 100.000
2408 IVA por pagar 62.400
311505 Capital 400.000
4180 Ventas 390.000
5105 Gastos de personal 80.000
5135 Gasto servicios 13.000
531520 Gasto impuesto 3X1000 3.900
TOTALES 2.382.600 2.382.600
En este ejemplo, al balance de prueba se le ha dado un ordenamiento ascendente por el

código del PUC, con el fin de facilitar la elaboración de los estados financieros según las
clases o primer dígito. En él puede observarse que a excepción de la cuenta bancos, las
demás cerraron con los saldos acordes con su naturaleza. El saldo crédito de la cuenta
bancos se explica con la transacción 11 de mayo 31, cuando la empresa giró un cheque
por $1’300,000, previa autorización del sobregiro por parte del banco.
Según los siguientes saldos de las cuentas al 31 de diciembre de 2010 en miles de pesos,
los cuales están de acuerdo con la naturaleza de las mismas, elabore el balance de
prueba del Consultorio Veterinario Ltda., sin usar el PUC.
____________________________
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______________________
_________________
CLASE CUENTA SALDO

Equipo de Oficina 750,0
Aportes sociales 500,0
Gastos operacionales 443,0
Obligaciones financieras 300,0
Otros ingresos 25,0
Depreciación acumulada 125,0
Utilidad acumulada 161,0
Participaciones por pagar 15,5
Cuenta por cobrar clientes 211,0
Patentes 360,0
Caja 186,0
Cuentas por pagar proveedores 156,2
Ventas 542,5
Gastos prepagados 96,0
Cesantías por pagar 356,8
Inventarios 136,0
3. ESTADOS FINANCIEROS
Son informes mediante los cuales la contabilidad suministra, al final de un periodo

contable, la situación económica de la empresa y sus resultados de operación, con el
propósito de que los diferentes usuarios interesados los analicen, interpreten y tomen
decisiones. El punto de partida para su elaboración es el Balance de Prueba y deben
elaborarse una vez al año, pero por usos administrativos de planeación, control y toma de
decisiones, es conveniente hacerlos mensualmente.
3.1 CLASIFICACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
Estos se clasifican en Estados Financieros de Propósito General y Estados Financieros de

Propósito Especial, dependiendo hacia quienes se enfoca la información.
En el siguiente cuadro sinóptico se muestra la clasificación general de los estados

financieros:
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1. Estado de resultados
1. PROPÓSITO
1. BASICOS 2. Balance general
GENERAL
3. Estado de cambios en el
2. CONSOLIDADOS patrimonio
4. Estado de cambios en la
situación financiera
5. Estado de flujos de efectivo

ESTADOS
1. Balance inicial
FINANCIEROS
2. Estados financieros de periodos
intermedios
3. Estados de costos
4. Estados de inventarios
2. PROPÓSITO
5. Estados financieros extraordinarios
ESPECIAL
6. Estados de liquidación
7. Estados preparados sobre una base

distinta a los PCGA
8. Estados financieros comparativos
9. Estados financieros certificados
10. Estados financieros dictaminados
3.1.1 ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO GENERAL
Son aquellos que se preparan para ser conocidos por usuarios indeterminados, con el
ánimo de satisfacer el interés común del público en evaluar la capacidad de un ente
económico para generar flujos favorables de fondos. Son concisos, claros, neutrales y de
fácil consulta.
Al respecto, las entidades financieras, aseguradoras, de la salud, las cooperativas, entre

otras, están obligadas a publicar sus estados financieros comparativos (Balance general,
Estado de resultados y Cuentas de orden) en un medio de circulación masiva, con corte al
31 de diciembre de cada año. Este es un ejemplo de publicación de estados financieros
de propósito general, los cuales son de dos tipos: básicos y consolidados.
3.1.1.1 ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS
Estos son:
1. El estado de resultados,
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2. El balance general,
3. El estado de cambios en el patrimonio,
4. El estado de cambios en la situación financiera y
5. El estado de flujos de efectivo.
Los dos primeros se verán a más detalle en el desarrollo de este tema, aclarando que el
primero que debe elaborarse es el estado de resultados, después el balance general,
ambos comparativamente (año actual versus el inmediatamente anterior), para así poder
elaborar los otros tres en el orden anteriormente planteado, pues sucesivamente dependen
de los anteriores.
3.1.1.1.1 EL ESTADO DE RESULTADOS
Antiguamente se llamaba Estado de Ganancias y Pérdidas o “P y G” y en el se muestran en forma

resumida los ingresos y los egresos generados por el ente económico durante el periodo contable
y los diferentes resultados obtenidos en términos de utilidades o pérdidas. En el se cumple la
Norma Básica de Asociación15 y se elabora anualmente, empezando sus cuentas el 1º de enero
con saldo cero, por ser estas temporales.
Su presentación general es:
15
Decreto 2649/93, CAPÍTULO III, Normas Básicas. Artículo 13º Asociación. Se deben asociar
con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos (egresos) incurridos para
producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados
(Estado de resultados).
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Razón social
Estado de Resultados
Fecha de corte
Ventas brutas o ingresos operacionales brutos

- Descuentos, rebajas y devoluciones en ventas
= Ventas netas o ingresos operacionales netos
- Costo de ventas
= Utilidad bruta
- Gastos operacionales de administración y ventas
= Utilidad o pérdida operacional (Resultado operacional)
+ Otros ingresos o ingresos no operacionales
- Otros egresos o gastos no operacionales
± Corrección monetaria(efecto inflacionario)
= Utilidad antes de impuestos (UADI) o pérdida del ejercicio(para el patrimonio)
- Impuesto de renta(efecto impositivo, para el pasivo corriente)
= Utilidad después de impuestos (UDDI) o utilidad líquida
- Reserva legal u obligatoria(efecto legal, para el patrimonio)
= Utilidad del ejercicio(para el patrimonio)
Parte Operacional Parte no Operacional
Los ingresos operacionales son los valores recibidos y/o causados por el ente económico como
resultado del desarrollo de su actividad económica u objeto social principal, mediante la entrega de
bienes o servicios.
Los descuentos, como su nombre lo indica, registran los descuentos comerciales que otorga el
ente económico como una deducción sobre el precio de lista de sus productos, mercancías o
servicios, en términos porcentuales, como una estrategia de ventas para atraer y conservar
clientes. Estos pueden ser por volumen, por pronto pago, por temporada y por fidelidad, entre otros
y están dirigidos a un cliente en especial.
Las rebajas es otra estrategia de ventas dirigida al público en general, donde se pone a su
disposición mercancías a precios por debajo de lista, con el fin de salir de inventarios acumulados,
competir con otros productos iguales, semejantes o sustitutos, entre otros.
Las devoluciones en ventas es un derecho que se les da a los clientes para devolver productos o
mercancías en mal estado, baja calidad, que hayan sufrido averías en el trasporte cuando estas
son despachadas al cliente y a reclamar por servicios mal prestados o a entera satisfacción. A
diferencia de las dos anteriores, las devoluciones en ventas es algo perjudicial para las empresas.
El costo de ventas representa la acumulación de los desembolsos incurridos y necesarios en la

elaboración de productos, la adquisición de mercancías y prestación de servicios vendidos, de
acuerdo con la actividad económica desarrollada por el ente económico. (El costo de ventas no se
da si no se vende.)
Un ejemplo de costo de ventas para una empresa industrial, podría ser:

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Balance general Estado de resultados

Activo corriente
Cuenta de Inventarios $ Cuenta $
Materiales directos 1.000 Ventas netas 2.000
Mano de obra directa 800 Costo de ventas 1.870
Costos indirectos de fabricación 70 Utilidad bruta 130
Costo de producción 1.870
Los gastos operacionales de administración y ventas son los ocasionados en el desarrollo del
objeto social principal del ente económico directamente relacionados con la gestión administrativa
encaminada a la dirección, planeación, organización y control de las políticas establecidas para el
desarrollo de la del ente económico incluyendo básicamente las incurridas en
las áreas ejecutiva, financiera, legal y administrativa y los gastos ocasionados y directamente
relacionados con la gestión de ventas encaminada a la dirección, planeación, organización y control
de las políticas establecidas para el desarrollo de la del ente económico
incluyendo básicamente las incurridas en las áreas ejecutiva, de distribución, mercadeo,
comercialización, promoción, publicidad y ventas.
A continuación se ilustran en el siguiente cuadro sinóptico:
GASTOS
Administración Ventas
OPERACIONALES
Funciones de:
1. Dirección
2. Planeación
3. Organización
4. Control
Actividad operativa Actividad de ventas

(Administración) (Ventas)
Áreas: Áreas:
1. Ejecutiva
Gastos operacionales ($) 1. Ejecutiva
2. Financiera
2. Distribución
3. Legal
3. Mercadeo
4. Comercialización
4. Administrativa
5. Promoción
6. Publicidad
7. Ventas
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Los otros ingresos o ingresos no operacionales son los provenientes de transacciones
diferentes a los del objeto social o giro normal de los negocios del ente económico e incluye entre
otros, los ítems relacionados con operaciones de carácter financiero (como los intereses ganados),
arrendamientos, servicios, honorarios, utilidad en venta de propiedades, planta y equipo e
inversiones, dividendos y participaciones, indemnizaciones, recuperaciones de deducciones e
ingresos de ejercicios anteriores.
Los otros egresos o gastos no operacionales tienen que ver con los gastos no relacionados
directamente con la explotación del objeto social del ente económico. Allí se incorporan conceptos
tales como: financieros (como los intereses pagados), pérdida en venta y retiro de bienes, gastos
extraordinarios (como por procesos judiciales y actividades culturales y cívicas) y gastos diversos
diferentes a los anteriormente especificados.
La corrección monetaria es una cuenta que resume por contrapartida, todos los ajustes por
inflación de activos y pasivos no monetarios (o aquellos que mantienen su valor en el tiempo en
términos de poder adquisitivo por exposición a la inflación) y ajustes de cuentas del patrimonio que
también mantengan su valor como el capital social, las reservas y las utilidades o pérdidas
retenidas de años anteriores.
El impuesto de renta, como puede observarse en la presentación general del estado de

resultados, se calcula con base en la UADI. Con su monto se crea un pasivo de corto plazo a favor
del estado. Las tarifas (año 2014) varían así:
- Para las entidades o sociedades que tienen régimen especial, la tarifa del impuesto de renta
y complementarios es del 20%.16
- La tarifa sobre la renta gravable de las sociedades anónimas, de las sociedades limitadas
y de los demás entes asimilados a unas y otras,… es del 25%.
- Las rentas obtenidas por las sociedades y entidades extranjeras,…, estarán sometidas a la
tarifa del 33%.
- Las personas naturales que pertenecen al régimen ordinario, al que pertenecen la totalidad
de los contribuyentes,… deben determinar su impuesto sobre la renta…, mediante la
aplicación del sistema ordinario, el sistema de renta presuntiva, el sistema del impuesto
mínimo alternativo nacional IMAN o el del impuesto mínimo alternativo simple IMAS,…
liquidados estos en la unidad de valor tributario UVT.
(Actualizar con Legis 2016.)
La reserva legal u obligatoria se calcula con base en la UDDI o utilidades líquidas y es del 10%
hasta completar el 50% del capital pagado o suscrito, según la constitución legal de la empresa,
con el propósito de proteger el capital social de esta. Están obligadas a constituirla las
Sociedades en Comandita por Acciones (S.C.A.), de responsabilidad Ltda., las anónimas
y las sociedades extranjeras con negocios permanentes en Colombia. Es de anotar que si
una empresa ya ha constituido reservas legales por el monto establecido por la ley, pues
la UDDI o líquida, será su utilidad del ejercicio. Además de la reserva legal u obligatoria
16 Son contribuyentes del régimen tributario especial los siguientes:

1) Las corporaciones, fundaciones y asociaciones sin ánimo de lucro…
2) Las personas jurídicas sin ánimo de lucro…
3) Los fondos mutuos de inversión…
4) Las entidades del sector cooperativo…
5) Las asociaciones gremiales…
6) Las personas jurídicas originadas en la constitución de la propiedad
horizontal…
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las empresas también pueden hacer reservas estatutarias y ocasionales. Las reservas una
vez calculadas deberán hacer parte del patrimonio de la empresa.
La utilidad del ejercicio al igual que la pérdida del ejercicio, deberán mostrarse en el
patrimonio de la organización.
Según la actividad económica de las organizaciones, el estado de resultados tendrá la

siguiente presentación:
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Razón social
Estado de Resultados
Fecha de corte
INDUSTRIAL COMERCIAL SERVICIOS SIN COSTOS
Ventas brutas o ingresos operacionales brutos Ventas brutas o ingresos operacionales brutos Ventas brutas o ingresos operacionales brutos
- Descuentos, rebajas y devoluciones en ventas - Descuentos, rebajas y devoluciones en ventas - Descuentos, rebajas y devoluciones en ventas
= Ventas netas o ingresos operacionales netos = Ventas netas o ingresos operacionales netos = Ventas netas o ingresos operacionales netos
- Costo de ventas - Costo de ventas ¤
= Utilidad bruta = Utilidad bruta ¤
- Gastos operacionales de administración y ventas - Gastos operacionales de administración y ventas - Gastos operacionales de administración y ventas
= Utilidad o pérdida operacional = Utilidad o pérdida operacional = Utilidad o pérdida operacional
+ Otros ingresos o ingresos no operacionales + Otros ingresos o ingresos no operacionales + Otros ingresos o ingresos no operacionales
- Otros egresos o gastos no operacionales - Otros egresos o gastos no operacionales - Otros egresos o gastos no operacionales
± Corrección monetaria ± Corrección monetaria ± Corrección monetaria
= Utilidad antes de impuestos (UADI) o pérdida del ejercicio = Utilidad antes de impuestos (UADI) o pérdida del ejercicio = Utilidad antes de impuestos (UADI) o pérdida del ejercicio
- Impuesto de renta - Impuesto de renta - Impuesto de renta
= Utilidad después de impuestos (UDDI) o utilidad líquida = Utilidad después de impuestos (UDDI) o utilidad líquida = Utilidad después de impuestos (UDDI) o utilidad líquida
- Reserva legal u obligatoria - Reserva legal u obligatoria - Reserva legal u obligatoria
= Utilidad del ejercicio = Utilidad del ejercicio = Utilidad del ejercicio
¤ En las empresas de servicios con costos, la presentación sería la siguiente:
- Costo de ventas y de Prestación de servicios (Gastos de ventas)

= Utilidad bruta
- Gastos operacionales de administración
= Utilidad o pérdida operacional
Como puede observarse, la diferencia fundamental está en que las empresas industriales
y comerciales manejan costos; la primera con relación a los costos incurridos en el
procesamiento o fabricación de productos y la segunda, con relación a los costos de
compra de mercancías, siendo los productos y las mercancías, bienes materiales. Por
definición, las empresas de servicios no manejan costos sino gastos, debido a la
inmaterialidad del bien que comercializan (un servicio); desde luego, hay empresas de
servicios que requieren de un bien material para poder prestar los mismos y por lo tanto
también manejan costos; unos ejemplos serían los operadores de telefonía móvil celular
que requieren del teléfono inalámbrico (mercancía) y los restaurantes que procesan
alimentos (materias primas) para poder ofrecer sus menús.
Con base el Balance de Prueba de la empresa Logística e Informática Ltda. a diciembre

31 de 2002, procederemos y a manera de ejemplo, a la elaboración de un estado de
resultados:
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Logística e Informática Ltda.
Balance de Prueba en miles de pesos
Diciembre 31 de 2002
Página __ de __
SALDO
CLASE CUENTA DÉBITO CRÉDITO
1 Disponible 57.584
1 Inversiones temporales 27
1 Deudores de corto plazo 404.633
1 Inventarios 3.671
1 Gastos prepagados 8.805
1 Propiedades, planta y equipo 88.617
1 Depreciación acumulada 13.194
1 Intangibles 53.201
1 Cargos diferidos 152.369
1 Valorizaciones 8.061
2 Cuentas por pagar de corto plazo 100.343
2 Obligaciones laborales de corto plazo 64.912
2 Impuestos por pagar de corto plazo 13.116
2 Ingresos recibidos para terceros a largo plazo 94.506
3 Aportes sociales 237.000
3 Reserva legal (acumulada al año 2001) 7.036
3 Revalorización del patrimonio 26.239
3 Utilidades de años anteriores 63.325
3 Superávit por valorizaciones 8.061
4 Ventas netas 2.230.226
6 Costo de ventas y de prestación de servicios 1.053.788
5 Gastos de administración 1.010.606
5 Gastos no operacionales 32.093
4 Otros ingresos 28.110
4 Corrección monetaria 12.613
TOTALES 2.886.068 2.886.068
Como se vio en el PUC, las clases a tener en cuenta para la elaboración del estado de
resultados son: 4 – ingresos, 5 – gastos, 6 – costos de ventas y 7 –costos de producción
o de operación. Así, el estado de resultados de esta empresa quedaría:
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Estado de Resultados en miles de pesos
Ventas netas 2.230.226

- Costo de ventas y de prestación de servicios 1.053.788
= Utilidad Bruta 1.176.438
- Gastos de administración 1.010.606
= Utilidad operacional 165.832
+ Otros ingresos 28.110
- Gastos no operacionales 32.093
± Corrección monetaria -12.613
= Utilidad antes de impuestos 149.236
- Impuesto de renta 52.233
= Utilidad después de impuestos 97.003
- Reserva legal 9.700
= Utilidad del ejercicio 87.303
Nota: se hace reserva legal porque es hasta completar el 50% del capital pagado, o sea
$237,000 * 50% = $118,500 y apenas van $7,036.
Los siguientes cálculos y resultados irán al Balance General:
el impuesto de renta por $52,233 al pasivo corriente,

la reserva legal por $9,700 al patrimonio y
la utilidad del ejercicio por $87,303, también al patrimonio.
3.1.1.1.2 EL BALANCE GENERAL
Presenta la situación financiera de una organización a una fecha determinada, en

términos de recursos (activos), endeudamiento u obligaciones con terceras personas
(pasivo) y recursos propios o derechos sociales (patrimonio).
Su presentación general horizontal es la siguiente:
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Razón social
Balance General
Fecha de corte
ACTIVOS PASIVOS
Activo corriente Pasivo corriente
Cuentas Cuentas
Total pasivo corriente

Pasivo a largo plazo
Cuentas
Total activo corriente

Activo no corriente Total pasivo a largo plazo
Cuentas Total pasivo
PATRIMONIO
Cuentas
Total activo no corriente Total patrimonio

Total activo Total pasivo y patrimonio
Los activos se ordenan por liquidez17. Es por eso que primero se presentan los activos
corrientes y después los activos no corrientes, por ser el plazo de los primeros un año y de
los segundos superior a un año.
El orden de presentación de las cuentas de los activos corrientes según su liquidez, es:
1. Disponible:
 Caja
 Bancos
 Cuentas de ahorro
2. Inversiones temporales
3. Deudores
4. Inventarios
5. Diferidos
Para el tema que nos ocupa, podríamos definir la liquidez como el tiempo que requiere un activo
17
para convertirse en efectivo. (N del A)
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Los activos no corrientes los podemos presentar en el siguiente orden, según el PUC:
1. Inversiones permanentes
2. Deudores
3. Propiedades, planta y equipo
4. Depreciación acumulada
5. intangibles
6. Diferidos
7. Otros activos
8. Valorizaciones
Para entender el concepto de liquidez y a manera de ejemplo, veamos el caso de los

inventarios de materias primas:
1. Proceso de compra 15 días

2. Proceso de fabricación 05 días
3. proceso de venta: 15 días
contado 35 días (liquidez)
crédito 30 días
65 días (liquidez)
Como se aprecia en el ejemplo, la liquidez de las materias primas podría estar entre 35 y
65 días.
Los pasivos se ordenan por exigibilidad18. Es por eso que primero se presentan los pasivos
corrientes y después los pasivos a largo plazo, por ser el plazo de los primeros un año y
de los segundos superior a un año.
El ordenamiento de los pasivos según el PUC, es el siguiente:
1. Obligaciones financieras (3) (corto y largo plazo)

2. Proveedores (2) (corto plazo)
3. Cuentas por pagar (4) (corto plazo)
4. Impuestos, gravámenes y tasas (5) (corto plazo)
5. Obligaciones laborales (1) (corto y largo plazo)
6. Pasivos estimados y provisiones (6) (corto y largo plazo)
7. Diferidos (7) (corto y largo plazo)
8. Otros pasivos (8) (corto y largo plazo)
9. Bonos y papeles comerciales (9) (largo plazo)
Dependiendo de su exigibilidad, las empresas dan su propio ordenamiento dentro del corto
y largo plazo, como se ejemplariza del (1) al (9).
Para el tema que nos ocupa, podríamos definir la exigibilidad como el tiempo que requiere un
18
pasivo para ser cancelado y/o recuperar la inversión hecha en el. (N del A)
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Para entender el concepto de exigibilidad y a manera de ejemplo, veamos el caso de
algunas obligaciones laborales, tomando como inicio de la obligación el 1° de enero:
Obligación laboral Exigibilidad en días Prioridad para el pago

1. Salarios por pagar de 15 a 30 
2. Cesantías consolidadas 405 
3. Intereses sobre las cesantías 390 
4. Prima de servicios 180 
5. Vacaciones consolidadas 360 
Las cuentas del patrimonio son largo placistas excepto las utilidades del ejercicio, las
cuales corresponden a los socios y se reparten a manera de dividendos o participaciones
entre ellos, generalmente durante el primer semestre del año. El ordenamiento del
patrimonio según el PUC, es:
1. Capital social
2. Superávit de capital
3. Reservas
4. Revalorización del patrimonio
5. Dividendos o participaciones decretados en acciones, cuotas o partes de
interés social
6. Resultados del ejercicio
7. Resultados de ejercicios anteriores
8. Superávit por valorizaciones
3.1.1.1.2.2 ELABORACIÓN DEL BALANCE GENERAL
Tomando nuevamente como base el Balance de Prueba y el Estado de Resultados de la

empresa Logística e Informática Ltda. a diciembre 31 de 2002, procederemos y a manera
de ejemplo, a la elaboración de un balance general:
El balance de prueba para la elaboración del balance general, quedaría así:
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Balance de Prueba en miles de pesos
CLASE CUENTA DÉBITO CRÉDITO

1 Disponible 57.584
1 Inversiones temporales 27
1 Deudores de corto plazo 404.633
1 Inventarios 3.671
1 Gastos prepagados 8.805
1 Propiedades, planta y equipo 88.617
1 Depreciación acumulada 13.194
1 Intangibles 53.201
1 Cargos diferidos 152.369
1 Valorizaciones 8.061
2 Cuentas por pagar de corto plazo 100.343
2 Obligaciones laborales de corto plazo 64.912
2 Impuestos por pagar de corto plazo 13.116
2 Ingresos recibidos para terceros a largo plazo 94.506
2 Impuesto de renta 52.233
3 Aportes sociales 237.000
3 Reserva legal (acumulada al año 2001) 7.036
3 Revalorización del patrimonio 26.239
3 Utilidades de años anteriores 63.325
3 Superávit por valorizaciones 8.061
3 Reserva legal 9.700
3 Utilidad del ejercicio 87.303
TOTALES 776.968 776.968
Nótese que en el solo aparecen las clases 1, 2 y 3 pertenecientes al balance general y se

contemplan los cálculos y resultados obtenidos en el estado de resultados, a saber:
el impuesto de renta por $52,233,

la reserva legal por $9,700 y
la utilidad del ejercicio por $87,303.
Ya con esa información, procederemos a la elaboración del balance general:
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Balance General en miles de pesos
Activo Pasivo
Activo corriente Pasivo corriente
Disponible 57.584 Cuentas por pagar de corto plazo 100.343
Inversiones temporales 27 Obligaciones laborales de corto plazo 64.912
Deudores de corto plazo 404.633 Impuestos por pagar de corto plazo 13.116
Inventarios 3.671 Impuesto de renta 52.233
Gastos prepagados 8.805 Total pasivo corriente 230.604
Total activo corriente 474.720 Pasivo a largo plazo
Activo no corriente Ingresos recibidos para terceros a largo plazo 94.506
Propiedades, planta y equipo 88.617 Total pasivo a largo plazo 94.506
Depreciación acumulada -13.194 Total pasivo 325.110
Total neto propiedades, planta y equipo 75.423 Patrimonio
Intangibles 53.201 Aportes sociales 237.000
Cargos diferidos 152.369 Reserva legal 16.736
Valorizaciones 8.061 Revalorización del patrimonio 26.239
Total activo no corriente 289.054 Utilidad del ejercicio 87.303
Total activo 763.774 Utilidades de años anteriores 63.325
Superávit por valorizaciones 8.061
Total patrimonio 438.664
Total pasivo y patrimonio 763.774
3.1.1.1.3 NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
Según el decreto 2649 de 1993:
CAPITULO III
Normas técnicas sobre revelaciones
Art. 114. Notas a los estados financieros. Las notas, como presentación de las
prácticas contables y revelación de la empresa, son parte integral de todos y cada uno
de los estados financieros. Las mismas deben prepararse por los administradores, con
sujeción a las siguientes reglas:
1. Cada nota debe aparecer identificada mediante números o letras y debidamente

titulada, con el fin de facilitar su lectura y su cruce con los estados financieros respectivos.
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2. Cuando sea práctico y significativo, las notas se deben referenciar adecuadamente en
el cuerpo de los estados financieros.
3. Las notas iniciales deben identificar el ente económico, resumir sus políticas y prácticas
contables y los asuntos de importancia relativa.
4. Las notas deben ser presentadas en una secuencia lógica, guardando en cuanto sea
posible el mismo orden de los rubros de los estados financieros.
Las notas no son un sustituto del adecuado tratamiento contable en los estados
financieros.
Ejemplo de notas a los estados financieros:
NOTA 5
DEUDORES
En millones de pesos 31/12/2009 31/12/2008
Activo Corriente $000.000 $000.000
Clientes 152.121 205.638
Cuentas por cobrar a vinculados económicos 1.851.139 327.298
Anticipos y avances 6.561 21.441
Ingresos por cobrar 3.563 4.046
Anticipo de impuestos y contribuciones o saldos a favor 15.472 61.776
Cuentas por cobrar trabajadores 8.986 7.273
Deudores varios 43.451 98.579
Menos: provisión -23 -22
Total Deudores Activo Corriente 2.081.270 726.029
3.1.1.1.4 OTROS ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS
1. Estado de cambios en el patrimonio: muestra las variaciones producidas en esta

clase durante un periodo contable versus el inmediatamente anterior de todas las cuentas
manejadas por el ente económico en esta clasificación, en términos de aumentos y
disminuciones en valores absolutos.
2. Estado de cambios en la situación financiera: muestra el flujo de fondos de la

empresa durante el periodo contable en términos de las fuentes y aplicaciones de estos.
Se reconocen como fuentes de fondos:
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a) la utilidad neta;
b) la depreciación, las amortizaciones de cargos diferidos y otros conceptos que no
impliquen salidas reales de efectivo durante el periodo;
c) los incrementos de capital;
d) los aumentos de pasivos, y
e) las disminuciones de activos.
Se reconocen como aplicaciones de fondos:
a) los aumentos de activos;

b) las disminuciones de pasivos;
c) las pérdidas netas;
d) el reparto de utilidades, y
e) la readquisición de acciones.
3. Estado de flujos de efectivo: muestra el efectivo originado y aplicado por la empresa

durante el periodo contable en sus actividades de operación, financiación e inversión.
Las actividades de operación son aquellas que afectan los resultados operacionales de la
empresa como las entradas recaudadas por las ventas, recaudos de cartera, rendimientos
y cobro de intereses por rendimientos en inversiones y las salidas desembolsadas para
las compras de materias primas, pagos de nóminas, impuestos, intereses y prestaciones
sociales.
Las de inversión son las que producen cambios en los activos no corrientes como las
entradas por ventas de activos fijos e inversiones y las salidas por pagos realizados para
la adquisición de activos fijos e inversiones.
Las de financiación son aquellas operaciones que implican variaciones en los pasivos y en
el patrimonio como las entradas de dineros recibidos por préstamos de corto y largo plazo
y por aportes sociales y las salidas por el reparto de utilidades, reembolso de aportes
sociales y los pagos de obligaciones con terceros a corto y largo plazo.
3.1.1.1.5 ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS
Son aquellos que presentan los estados financieros básicos de un ente matriz y sus
subordinados, o un ente dominante y los dominados, como si fuesen los de una sola
empresa.
“El dominio accionario de una sociedad sobre otra se presenta cuando la compañía
dominante, controlante o matriz, posee más del 50% de las acciones o cuotas de interés
social de otra sociedad. (Guía Legis para la Declaración de renta 2015.)
3.1.2. ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO ESPECIAL
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Son aquellos que se preparan para satisfacer necesidades específicas de ciertos usuarios
de la información contable. Son de circulación y usos limitados por suministrar un mayor
detalle de algunas partidas u operaciones. Entre otros, estos son:
1. Balance inicial: preparado por las empresas que comienzan sus actividades, con el fin
de mostrar su situación inicial en términos de recursos, obligaciones con terceros y aportes
sociales.
2. Estados financieros de períodos intermedios: son los estados financieros básicos

presentados durante el transcurso de un periodo (mensual, trimestral o semestral) para
satisfacer necesidades administrativas de la organización (con fines de planeación, control
y toma de decisiones) y de las Autoridades que sobre ella ejercen inspección, vigilancia y
control.
3. Estados de costos: son aquellos que se preparan para conocer con detalle las
erogaciones y cargos realizados para producir los bienes o prestar los servicios de los
cuales el ente económico haya derivado sus ingresos. Son muy representativos el Estado
de costos de producción y el Estado de costos de ventas o de productos vendidos.
4. Estado de inventario: es aquel que se elabora mediante la comprobación en detalle de

la existencia de cada una de las partidas que componen el balance general.
5. Estados financieros extraordinarios: son los que se preparan durante el transcurso de

un periodo como base para realizar ciertas actividades relacionadas con ocasión de la
decisión de transformación, fusión o escisión, o con ocasión de la oferta pública de valores,
la solicitud de concordato con los acreedores y la venta de un establecimiento de comercio,
siendo su fecha de corte inferior a un mes.
6. Estados de liquidación: son aquellos que debe presentar un ente económico que ha
cesado sus operaciones, para informar sobre el grado de avance del proceso de
realización de sus activos y de cancelación de sus pasivos.
7. Estados preparados sobre una base comprensiva de contabilidad distinta de los

principios de contabilidad generalmente aceptados: por el ordenamiento de las
Autoridades o los particulares y con sujeción a las normas legales, se preparan para
satisfacer necesidades específicas de ciertos usuarios, para uso exclusivo de estos, lo que
hace que su elaboración y presentación sean sobre una base comprensiva de contabilidad
distinta de los principios de contabilidad generalmente aceptados, como las utilizadas para
preparar y presentar declaraciones tributarias.
8. Estados financieros comparativos: son aquellos que presentan las cifras

correspondientes a más de una fecha, período o ente económico. Por ley, los estados
financieros de propósito general se deben prepara y presentar en forma comparativa con
los del período inmediatamente anterior, siempre que tales períodos hubieren tenido la
misma duración.
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9. Estados financieros certificados y dictaminados: los certificados son aquellos firmados

por el representante legal de la empresa, por el contador público que los hubiere
y por el revisor fiscal, si lo hubiere, dando así testimonio que han sido fielmente tomados
de los libros contables. Los dictaminados son aquellos acompañados por la opinión
profesional del contador público que los hubiere con sujeción a las normas de
auditoría generalmente aceptadas.
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------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Bibliografía
1. Sinisterra V.G., Polanco I.L.E. y Henao G.H.: “Contabilidad, sistema de información para
las organizaciones”. Editorial McGraw-Hill, 4ª edición, 2001.
2. Díaz M. H.: “Contabilidad General, enfoque práctico con aplicaciones informáticas”.
Editorial Prentice Hall, 1ª edición, 2001.
3. Ortiz A., H.: "Análisis Financiero Aplicado, con análisis de valor agregado". Universidad
Externado de Colombia, 11ª edición, 2002.
4. "Normas contables y plan único de cuentas" (Decretos 2649, 2650, 2852 y 2894).
Editorial McGraw-Hill, 2ª ed., 1996.
5. Guía del sector Financiero 2003. Editores Medios & Medios.
6. www.ccb.org.co
7. LEGIS, INFORMACIÓN & SOLUCIONES: “Guía Legis para la Declaración de renta
2015”.
Página 60 de 60

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Contabilidad para Ingenieros

Autor: Carlos Dávila Marenco

Contabilidad para Ingenieros

CARLOS DÁVILA MARENCO

Bogotá D.C., 2016

1.1. DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD

Entrada Proceso Salida

1.2. FUNCIONES DE LA CONTABILIDAD

Las funciones de la contabilidad se dividen en Básicas y Complementarias. Con las

Las funciones básicas de la contabilidad son:

1. Recolectar: se recoge la información concerniente a las transacciones económicas de

Las funciones complementarias de la contabilidad son:

5. Analizar: es descomponer la información resumida (el todo) en sus principales partes

6. Interpretar: es sacar deducciones de la información analizada para poder tomar

Como se mencionó en la definición, el objetivo primordial de la contabilidad es el de

La contabilidad suministra información de la empresa a los administradores, como una

Los accionistas o propietarios de la empresa requieren información financiera con el fin de

Los empleados y organizaciones sindicales necesitan información contable de la empresa

El gobierno, a través de las autoridades de impuestos, también hace uso de la información

Los acreedores y entidades crediticias solicitan a la empresa información financiera con el

Los inversionistas y comisionistas de bolsa, para analizar y tomar decisiones en cuanto a

A los clientes les interesa conocer, a través de la información contable, la capacidad de la

OBJETIVO Y ALCANCE DE LA CONTABILIDAD

Proporcionar información financiera de la organización a personas

2. EL PROCESO DE REGISTRO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

2.1. EL PROCESO CONTABLE

Las cuatro funciones de la contabilidad subrayadas anteriormente representan el

El resumen del proceso contable se presenta en el siguiente diagrama:

SISTEMA FUNCIONES BÁSICAS

Esta práctica ha llevado a la descentralización de la contabilidad, dependiendo del tamaño

Explicación adicional paso 5: Se analizan las transacciones y se establece periódicamente

2.2. LA ECUACIÓN CONTABLE

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO

ACTIVO = Fuentes de financiación

El lado izquierdo de la ecuación contable recibe el nombre de estructura de Inversión y el

Estructura de Inversión = Estructura de Financiación

Formalmente, la ecuación contable se presenta a través del Balance General mediante el

En caja y bancos $500,000

¿Cuál es el balance inicial?

De acuerdo con esta información, la empresa posee un total de activos de $1’025,000,

En caja y bancos................... $500,000

El pasivo asciende a $500,000:

Obligaciones bancarias por $ 500,000

PATRIMONIO = ACTIVO - PASIVO

La anterior información, representada en forma de ecuación contable se expresa así:

Activo = Pasivo + Patrimonio

Pasivo = Activo - Patrimonio

Patrimonio = Activo - Pasivo

Deteniéndonos en las fuentes de financiación, encontramos la siguiente situación para la empresa

Activo = Pasivo + Patrimonio

2.2.1. POSICIONES DE EQUILIBRIO DE LA ECUACIÓN CONTABLE

Muestran la situación financiera de una organización en un momento determinado. Fueron

Límite de la posición estable o normal (CDM):

100% = 41% + 59%

100% = 60% + 40%, hay tendencia a equívoca

Límite de las posiciones de tendencia (CDM):

100% = 69% + 31%, hay tendencia a equívoca

100% = 70% + 30%, se encuentra en una situación equívoca

Si el pasivo fuese cero, la situación de la ecuación contable sería la siguiente :

Activo = Patrimonio, Pasivo = 0

Activo = Pasivo + Patrimonio, Pasivo  0

Rango límite posición de estabilidad máxima (CDM):

Datos en millones de pesos Tendencia