Unidad 5.

Sistema de Gestión en seguridad y salud

Ocupacional. OHSAS 18001:2007.
Clase 2. Control de programa de OHSAS 18001

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Control del programa de OHSAS18001
Objetivos

Establecer, implementar, mantener y mejorar un sistema de gestión de salud

ocupacional y seguridad industrial en la organización.

El programa de salud ocupacional se compone de un subprograma de higiene,

uno de seguridad industrial y otro preventivo. Los subprogramas a nivel de la
norma internacional se conocen bajo el nombre de programas, razón por la cual se
recomienda hacer la equivalencia en el manual integral de la organización.

Instrumento

El instrumento empleado es una lista de chequeo que se revisa en 2 horas cada

mes, al lado se registra el grado de cumplimiento de cada uno de los requisitos de
la norma OHSAS18001 en la escala de 1 a 10 que explicaremos más adelante. En la
sección de comentarios se registran los compromisos a realizar durante el
siguiente mes para subsanar las actividades que se encuentren con un puntaje
bajo, es decir inferior a 7.

En la escala presentada, es necesario que todos los criterios se encuentren en un

nivel de 7, es decir, documentados, divulgados y auditados. Ese es el mínimo
requisito para poder obtener una certificación de un sistema de gestión de la
seguridad industrial y la medicina del trabajo, exigido por las empresas encargadas
de realizar las auditorías de otorgamiento de certificados.

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 PERFIL OHSAS18001
EMPRESA: FECHA: ASESOR:

Criterios: VISITA: JEFE ASEGURAMIENTO:

No OHSAS18001 ESTADO OBSERVACIONES

4.1 Alcance
4.1 Establecer
4.2 Política SISO
4.3.1 Identificación de peligros
4.3.2 Cumplimiento legal
4.3.3 Objetivos y programas
4.3.3 Programas
4.4.1 Organigrama de la empresa
4.4.1 Descripción y perfil del cargo de recursos humanos
4.4.2 Competencia, formación y entrenamiento.
4.4.3 Participación Consulta y comunicación.
4.4.3 Control contratistas
4.4.4 Documentación
4.4.5 Control de documentos y datos
4.4.6 Control operacional
4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias.
4.5.1 Medición y seguimiento del desempeño
4.5.2 Cumplimiento legal
4.5.3 Investigación de incidentes
4.5.4 Registros y administración de registros
4.5.5 Auditoría
4.6 Revisión de la dirección
PROMEDIO

Convenciones:
0 = No se hace 6 = Distribuido, divulgado
1 = Se hace y no está escrito 7 = Auditado
2 = En elaboración 8 = NCF resueltas
3 = Hay un borrador 9 = Revisión de gerencia
4 = Validado 10 = NO presenta NCF
5 = Firmado, autorizado M = Modelo Kaizen

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Basados en la información suministrada por el cuadro anterior, se determinan las
tareas a llevar a cabo para poder establecer, implementar, mantener y mejorar el
sistema de gerencia de salud ocupacional y seguridad industrial de la empresa.

El análisis de riesgos permite determinar el panorama de riesgos de la entidad y el

análisis de la epidemiología de la empresa -es decir de las enfermedades
ocupacionales detectadas por los médicos de salud ocupacional en los exámenes
periódicos, los exámenes de ingreso y de retiro- permiten definir los programas
que la entidad debe administrar para poder controlar riesgos y enfermedades
ocupacionales latentes.

Gestión del riesgo

Uno de los componentes del sistema de gerencia de la salud ocupacional y la
seguridad industrial (SISO) está compuesto por el requisito de identificación,
análisis y evaluación del riesgo (4.3.1). El entregable para este elemento lo
constituye la aplicación de una herramienta que permita identificar los riesgos,
analizarlos, establecer controles y medir su eficacia. En el pasado empleamos
normas como la NTC5254 y la guía 45. Pero hoy en día se cuenta con la nueva
norma ISO31000:2009 que desarrollamos en este documento, pues corresponde a
un enfoque más moderno, mejor establecido y más confiable.

La ISO31000 es una norma para la gestión del riesgo de las actividades de las
organizaciones grandes, pequeñas, con o sin ánimo de lucro, públicas o privadas.
Los objetivos de la norma son:

 Incrementar las posibilidades de alcanzar sus objetivos.

 Fomentar la gestión proactiva.
 Tener cuidado en identificar y tratar el riesgo a través de toda la
organización.
 Mejorar en la identificación de oportunidades y amenazas.
 Cumplimentar con los requisitos legales y regulatorios y las normas
internacionales.
3
  Mejorar los reportes financieros.
 Mejorar la gobernabilidad.
 Incrementar la confianza de los accionistas.
 Establecer una base confiable para la toma de decisiones y el planeamiento.
 Mejorar los controles.
 Distribuir y utilizar efectivamente los recursos para tratamiento de riesgos
 Mejorar la eficiencia y eficacia operacional.
 Mejorar el rendimiento en lo que a salud, seguridad y protección ambiental
se refiere.
 Mejorar las previsiones de pérdidas y la gestión de incidentes.
 Minimizar pérdidas.
 Mejorar el aprendizaje organizacional.

La norma está compuesta por requisitos que permiten seguir la secuencia de

identificación, análisis, establecimiento del control y finalmente evaluación de los
resultados.

El análisis de la norma ISO31000 es compatible con el sistema COSO 2 (en

Colombia conocido como MECI-Modelo de control interno). Está elaborado para

4
poder determinar los principales riesgos de las actividades, determinar formas de
mitigarlos si el análisis determina que su consecuencia es significativa y
posteriormente, permite evaluar la eficacia del control adoptado para poder iniciar
un proceso de mejora continua que cada día mitigue en forma más eficaz ese
riesgo.

Identificación y análisis

Este formato nos permite diligenciar las actividades, riesgos, efectos potenciales,
severidad, causal potencial, ocurrencia y control.
EFECTOS POTENCIALES

CAUSA POTENCIAL

OCURRENCIA
SEVERIDAD
ACTIVIDAD

CONTROL
RIESGO

 Las actividades provienen de los procesos identificados y debidamente

documentados o en los proyectos de los diagramas de Gantt sobre las
actividades a desarrollar.
 La columna de riesgo permite identificar las acciones que pueden salir mal
como consecuencia de la actividad.
 La columna de efectos potenciales permite determinar las consecuencias
para la calidad, el cronograma de trabajo y el costo.
 La columna de severidad permite medir de 1 a 10 el grado de complejidad
en las consecuencias para la empresa con el objeto de poder clasificar

5
 eventos poco graves, de poca implicación contra eventos muy graves que
prácticamente detienen la operación y cuestan una fortuna.
 La columna de causa potencial permite determinar la verdadera causa de la
falla al aplicar técnicas como por qué 5 veces. También puede aplicar
técnicas de identificación de causas basadas en el análisis de probabilidades
norma ISO32000.
 La columna de ocurrencia permite describir el costo social, económico, de
imagen de la empresa del evento analizado.
 La columna de control permite determinar el tipo y la descripción del
documento que detalla la manera mediante la cual se establece un control.
Por ejemplo puede ser un control administrativo basado en un
procedimiento.

Unos meses después, o en el tiempo que la empresa lo estipule, se evalúa la

calidad del control:

 Posibilidades de detección, calidad del control en otras palabras. Por

ejemplo la revisión de bolsos a la entrada de un edificio no garantiza que
no se pierdan computadores portátiles, es muy vulnerable y tendría un valor
muy bajo de eficacia.
 Ponderación de la eficacia del resultado alcanzado: severidad * ocurrencia *
posibilidad de detección.
 Se inician los planes de acción para mitigar el riesgo y mejorar el nivel de
detección, al modificar los controles.
 Seguimiento con fechas de implementación de las acciones correctivas y
preventivas derivadas de los planes de acción.

Esta metodología expuesta en la nueva norma ISO31000 una nueva forma de

pensar, de administrar los procesos de la compañía y de buscar una mejora
continua.

6
Epidemiología de la entidad
Para identificar la epidemiología de la entidad se aplica un análisis de los
exámenes ocupacionales de ingreso y retiro de la entidad, con el objeto de poder
determinar cuáles son los riesgos ocupacionales más frecuentes. Por ejemplo, si la
mayoría de las personas que laboran en una empresa presentan problemas
osteomusculares, al llevar a cabo el análisis estadístico de frecuencias, es muy
deseable que la empresa inicie un programa de control osteomuscular dentro de
su programa legal de higiene, que forma parte del programa de salud ocupacional
de la entidad.

Ejemplo aplicativo
Una organización exportadora de carbón en Colombia llevo a cabo el siguiente
análisis de perfil para determinar el grado de avance de sus sistemas de gerencia
de SISO, este análisis de basó en los documentos redactados hasta ese momento
por los departamentos de salud ocupacional y de seguridad industrial, su estado
de divulgación en los departamentos operativos y el grado de existencia de los
registros derivados de esos documentos y que sirven de soporte para la operación.

EMPRESA: FECHA: ASESOR:

Exportadores S.A. 7/09/2009 Hernán Jiménez

VISITA: 1 JEFE ASEGURAMIENTO:

Iván Moreno

No OHSAS18001 ESTADO OBSERVACIONES

4.1 Alcance 1 Por definir
4.1 Establecer 2 En proceso
La política no está firmada por la
autoridad competente y emplea varios
4.2 Política SISO 6
verbos futuros. Normalmente se
presenta en tiempo “presente” para

7
 facilitar su cumplimiento.

Procedimiento y metodología
establecida. Debe ser aprobado y
divulgado a toda la organización. Hay
4.3.1 Identificación de peligros 4 panoramas de riesgo por áreas muy
globales que no mitigan el riesgo por
grupos de exposiciones similares.
(1)
Existe procedimiento de cumplimiento
legal muy concentrado en los cargos
de asesoría (HS) y no responsabiliza en
4.3.2 Cumplimiento legal 5 el cumplimiento a las personas
autoridad de área. Falta asociar la
matriz de requisitos legales con los
documentos y registros internos.

Existe reporte de actividades y

objetivos en el programa de salud
4.3.3 Objetivos y programas 2 ocupacional enumerados. Existe un
compromiso con el plan estratégico de
la entidad por otra parte.
 Programa de salud ocupacional.
 Programa de inspecciones
planeadas.
 Reportes de datos y condiciones
sub estándar.
 Observaciones de comportamiento.
4.3.3 Programas 6  Programa EPP (Elementos de
Protección Personal).
 Manejo seguro de sustancias
peligrosas
 Programa de contratistas.

Estos programas son más guías del

8
 tema y no acciones concretas hacia una
meta.

Falta determinar organigrama de la

compañía y definir organigrama del
4.4.1 Organigrama de la empresa 3
objeto de la certificación. Luego viene
el organigrama de HSE
Existe perfil, falta separar habilidades
Descripción y perfil del de competencias para dejar este último
4.4.1 cargo de recursos humanos 6
con el cuadro de declaración de
competencias (2)
Programa de inducción, Entrenamiento
a supervisores, Formación en
4.4.2 Competencia, formación y 1 competencias técnicas con Sena, ciclo
entrenamiento.
regular (12 horas de capacitaciones en
seguridad). OJT (On job training)
Charlas de seguridad, Intranet,
Participación Consulta y Supervisor de seguridad industrial en
4.4.3 comunicación. 6
campo se entera sobre las consultas.
Reunión de 360 grados (3).
Existe un procedimiento impreso que
no está en el control actual del sistema
4.4.3 Control contratistas 2
y un procedimiento para control de
contratistas en elaboración.
Programa de salud ocupacional. Existe
4.4.4 Documentación 6
procedimiento de control de
9
 documentos
Control de documentos y NO es claro quien administra los
4.4.5 datos 6
listados maestros de documentos.
Instructivos denominados
procedimientos operacionales. Existen
4.4.6 Control operacional 6
ATS y su formato. NO hay
procedimiento para ese tema.

Preparación y respuesta ante Existe plan de manejo de emergencias

4.4.7 emergencias. 6
y lleva programación de su ejecución.
Medición y Acorde con el plan estratégico. Falta
4.5.1 seguimiento del 2
desempeño documentarlo en un procedimiento.
4.5.2 Cumplimiento legal 1 NO se hace
Boletines de seguridad en cartelera
4.5.3 Investigación de incidentes 6 para divulgar los resultados de los
incidentes. Existe un procedimiento.
4.5.4 Registros y administración 1 Hacer
de registros
Existen 20 auditores formados. Se
4.5.5 Auditoría 5 cuenta con un procedimiento de
auditoría interna
4.6 Revisión de la dirección 1 Hacer
PROMEDIO 3.91/7 =
55.90%

Convenciones:
0 = No se hace 6 = Distribuido, divulgado
1 = Se hace y no está escrito 7 = Auditado
2 = En elaboración 8 = NCF resueltas
3 = Hay un borrador 9 = Revisión de gerencia
4 = Validado 10 = NO presenta NCF
5 = Firmado, autorizado M = Modelo Kaizen

Notas:

 Hay panorama para riesgos administrativos (general), mantenimiento e

ferrocarril (mecánicos, electricistas), mantenimiento de línea de férrea
10
 (cuadrilla puerto), transporte de ferrocarril, mantenimiento marino (todos
los oficios), operación marina por oficio) botes (capitán), grúa, operador
grúa, operador maquinaria pesada, remolcador marino y capitán.

 Cuadro de competencias faltante dentro del formato de perfil:

COMPETENCIA HORAS CALIFICACIÓN DECLARACIÓN

Análisis de riesgo 8 Examen Asesoría en primer caso
Hacer briefing
(Charla corta de 4 Caso Supervisión
seguridad)

 Falta documentar el procedimiento de 360 grados y completar el

procedimiento de comunicación.

El momento de seguridad
Objetivos

¿Qué hacer en caso de situaciones de emergencia? Este es el objetivo de reunir

todos los días al personal durante 5 minutos y presentar una breve charla. Se
complementa el encuentro con las presentaciones del personal, sin importar su
rango, sobre los peligros que ha tenido en su jornada de trabajo y la forma
mediante la cual los ha mitigado. Esas lecciones aprendidas de primera mano
permiten que la empresa sea más segura en su operación diaria.

Instrumento

Es fundamental realizar una charla obligatoria a cargo del jefe. El jefe es solamente
un facilitador durante la charla que hace posible que las personas presenten en
11
forma espontánea los riesgos que han tenido y la manera mediante la cual los han
mitigado. Ejemplo:

ACTIVIDAD DETALLE

En caso de presentarse un fuego debe pulsar la

alarma, tomar los extintores e iniciar su extinción
antes de que se propague por todo el
establecimiento. Recuerde que debemos ser
autónomos y controlar nuestros miedos, debido
a la distancia que nos separa de la población
más cercana.

Los accidentes son producto de la negligencia y

de desviar nuestras actividades de los
procedimientos documentados operativos.
Concéntrese en su trabajo, no invente nuevas
técnicas de hacer las cosas, lea los manuales y
cúmplalos.

Es posible que en el barro durante los meses de

lluvias nuestros conductores se entierren, por lo
tanto: informe por radio a la central, explique su
ubicación, coloque las señales y espere que
llegue la ayuda. No intente sacar el carro del
barro o de la zanja solo, pues el riesgo es alto y
debemos esperar al carro macho para realizar la
maniobra con seguridad.

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 El STOP es una metodología que evita que
tengamos accidentes: Si alguien está llevando a
cabo una actividad con riesgos, saque su tarjeta
STOP y aplíquela en forma inmediata: no
importa que sea una persona operativa o
directiva o si se trata de un contratista, de todos
depende la vida de todas las personas
relacionadas con la operación de nuestra
empresa y todos somos responsables de
formarlos en condiciones seguras.

Ejemplo aplicativo
En una empresa del sector petrolero, se lleva a cabo un sistema de charlas de
seguridad diarias, como se detalla a continuación, para poder reforzar
comportamientos seguros de las personas operativas y de los contratistas de toda
la operación. Se presenta a continuación el formato de trabajo empleado para
resumir las reglas de trabajo de la reunión de seguridad y las recomendaciones de
la funcionaria responsable de mantener el sistema de gestión funcionando.

“Para poder volver operativo el momento diario de la seguridad, localicé en todos

los salones de la empresa unas reglas que las personas debían seguir para poder
tener la mente y el tiempo en ese momento diario de seguridad que es nuestra
única oportunidad de convertir a los trabajadores en personas conscientes de los
riesgos y de aplicar practicas seguras.”

Jefe de Aseguramiento de la Calidad.

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 REGLAS PARA EL MEETING (1) DE SEGURIDAD

ACTIVIDAD DETALLE

Apague celulares, Se debe buscar que todo el personal se concentre en la charla de

computadores, seguridad durante 5 minutos. Los equipos distractores deben ser
tabletas y radios. apagados.

Solo una persona Se busca comunicación y que todos escuchen. El jefe es el coordinador y
interviene a la vez vamos a respetar a los compañeros evitando hablar todos a la vez o
interrumpiendo a los que se encuentran dialogando.

No hay rangos. Solo hay personal de la empresa, no hay jefes, no hay directivos. Tampoco
se hace diferencia con los proveedores y contratistas, solo hay personas
que participan en un proceso.

Todos participan y Nadie domina la charla, nadie impone ideas, solo se comparte el
contribuyen conocimiento y la experiencia. Se llega a los acuerdos de seguridad por
votación y convicción.

Se escucha a otros. Todos aprenden y contribuyen con la presentación del tema, nadie tiene la
última palabra, la experiencia de todos es valiosa.

NO se juzga, se Nadie juzga o busca culpables, sólo se buscan soluciones y

buscan soluciones comportamientos seguros. Nadie juzga al compañero por la manera cómo
lleva a cabo su trabajo o por sus actos inseguros, se busca crear un
ambiente de mejora de procesos y actividades en forma independiente de
las personas.

Compromiso Todo el personal se compromete. Las lecciones aprendidas son para ser
aplicadas en la operación diaria e incorporarlas al control operacional.

Se inicia a tiempo El meeting de seguridad se inicia a tiempo y termina 5 minutos después. El

tiempo es un recurso no renovable y se deben respetar los compromisos
de cada uno de los participantes al finalizar el evento.

Sea exacto En la charla de seguridad se explica en forma técnica cada una de las
situaciones analizadas, todos escuchan y aportan para fabricar un
conocimiento a partir del incidente.

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 ACTIVIDAD DETALLE

Diviértase y aprenda Participe, aprenda, involúcrese. Parte de las lecciones y el aprendizaje sólo
se logra aplicando los conocimientos.

Asistencia No olvide registrar su asistencia, pues esta actividad requiere tener

evidencias objetivas, como la mayoría de situaciones en los sistemas de
gestión integrales.

Taller aplicativo
Diseñar un procedimiento que permita realizar el momento de seguridad en todas
las dependencias de la empresa y para todos los funcionarios, incluyendo los
suministrados por los contratistas para la operación diaria. El procedimiento debe
promulgar por el momento de seguridad diario como algo obligatorio y necesario
para poder comunicar a todo el personal la manera de atender emergencias y la
forma como puede prevenir situaciones peligrosas, gracias a las enseñanzas de sus
compañeros.

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16