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Infotel Conseil

Greffon de gestion
de Ressources
Humaines
Greffon resources - Guide Utilisateur

Faustine CRESPEL / Xavier CAILLAUD


29 octobre 2012
Table des matières
Table des matières .............................................................................................................................. 1
Description .............................................................................................................................................. 3
Prérequis ................................................................................................................................................. 3
Procédure d’installation du plugin de Ressources humaines ................................................................. 3
Nouvelle Installation............................................................................................................................ 3
Mise à jour du plugin Resources pour GLPI......................................................................................... 3
Configuration du plugin ........................................................................................................................... 4
Activation du plugin ............................................................................................................................ 4
Droits et Menus ....................................................................................................................................... 5
Gestion des droits................................................................................................................................ 5
Menu général du plugin ...................................................................................................................... 6
Détail de la barre des tâches : ............................................................................................................. 6
Détail du Menu .................................................................................................................................... 7
Processus d’utilisation du greffon ........................................................................................................... 7
Processus de mise en place du greffon ................................................................................................... 8
Utilisation du greffon .............................................................................................................................. 9
Création des intitulés .......................................................................................................................... 9
Les types de contrat ...................................................................................................................... 10
Les types de tâche ......................................................................................................................... 10
Les états de ressource ................................................................................................................... 11
Les départements .......................................................................................................................... 11
Les employeurs .............................................................................................................................. 12
Les clients affectés......................................................................................................................... 12
Les types de besoin ....................................................................................................................... 13
Les raisons du départ .................................................................................................................... 13
Création des gabarits de ressource ................................................................................................... 14
Optionnel : Création des règles de champs obligatoires .................................................................. 15
Optionnel : Utilisation des checklists ................................................................................................ 18
Création des actions de checklists................................................................................................. 18
Création des règles sur les types de contrat ................................................................................. 18
Déclaration d’une nouvelle ressource............................................................................................... 21
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Liaison à un utilisateur ...................................................................................................................... 25
Côté Ressource humaine ............................................................................................................... 25
Côté Utilisateur.............................................................................................................................. 26
Notifications ...................................................................................................................................... 27
Actions automatiques ....................................................................................................................... 27
Déclaration d’un départ .................................................................................................................... 28
Consultation de l’annuaire ................................................................................................................ 28

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Description
Le module Ressources humaines de GLPI permet la gestion des ressources humaines. Il permet de
gérer l’arrivée et le départ des ressources avec la gestion des besoins, les actions à entreprendre,
l’envoi de rapport de création de ressources.

Ce guide utilisateur décrit les fonctions de la version 1.9.0 minimum.

Prerequis
Avant de démarrer l’installation du plugin, il faut vérifier la compatibilité entre le greffon et GLPI.
Voir colonne Description : https://forge.indepnet.net/projects/resources/files

Procedure d’installation du plugin de


Ressources humaines
Nouvelle Installation
Téléchargez la version compatible du plugin dans le catalogue des plugins de GLPI - voir la
colonne description à l’adresse suivante :
https://forge.indepnet.net/projects/resources/files
Décompressez l’archive TGZ dans le répertoire plugins de GLPI. Il ne faut surtout pas
renommer le répertoire sinon le plugin ne fonctionnera pas.

Mise à jour du plugin Resources pour GLPI


Sauvegardez la base de données de GLPI ou les tables concernées par le plugin.
Téléchargez la nouvelle version du plugin http://plugins.glpi-project.org.
Décompressez l’archive.
Déplacez l’ancienne version du plugin vers un autre répertoire « old » par exemple.
Ajoutez le répertoire décompressé dans le répertoire plugins de GLPI.

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Configuration du plugin
Activation du plugin
Connectez-vous à GLPI.

Sélectionnez dans le menu Configuration – Plugins.

Installez et activez le plugin de Ressources humaines.

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Droits et Menus
Gestion des droits
Différents niveaux de droits sont présents dans le plugin et sont à configurer :

Sélectionnez dans le menu Administration – Profils

Sélectionnez le profil puis dans l’onglet « Ressources humaines », configurez les droits.

Droits généraux du plugin :


Ressources Humaines : Aucun accès, lecture, écriture. Permet la gestion des
ressources humaines.
Tâches : Aucun accès, lecture, écriture. Permet la gestion des tâches liées aux
ressources.
Checklists : Aucun accès, lecture, écriture. Permet la gestion des checklists liées aux
ressources.
Informations employeur : Aucun accès, lecture, écriture. Permet la gestion des
informations employeur.
Accès à toutes les ressources : Aucun accès, écriture. Permet de limiter l’affichage à
la liste des ressources dont on est le déclarant ou le responsable.
Matériels associables à un ticket – Ressources humaines : Oui/non. Permet d’associer
un ticket à une ressource humaine.

Droits spécifiques à la gestion des sociétés de services :


Gestion d’intercontrat : Aucun accès, écriture. Permet la gestion des intercontrats.
Gestion congés employeur : Aucun accès, écriture. Permet la gestion des congés
employeur.
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Droits spécifiques à la gestion secteur public :
Gestion des emplois : Aucun accès, lecture, écriture. Permet la gestion des emplois
des ressources.
Gestion des budgets : Aucun accès, lecture, écriture. Permet la gestion des budgets.
Gestion des intitulés : Aucun accès, lecture, écriture. Permet la gestion des intitulés
liés au secteur public (Nature du contrat, coût métier, grade, situation de budgétaire,
corps de métier, catégorie du corps de métier, filière du corps de la ressource et
spécialité de la ressource).

Menu général du plugin


Dans le menu « Plugins », sélectionnez le greffon « Ressources humaines ».

Vous avez alors accès au menu général du greffon

Détail de la barre des tâches :

Icone Action
Déclarer une nouvelle ressource

Chercher une ressource

Consulter l’annuaire

Consulter la liste des gabarits


Consulter la liste des tâches liées à une
ressource
Consulter la liste des actions des checklists

Configuration du plugin

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Détail du Menu

Icone Action

Déclarer une nouvelle ressource

Chercher une ressource

Déclarer le départ d’une ressource

Consulter l’annuaire

Processus d’utilisation du greffon


Voici un exemple d’utilisation du greffon de gestion de ressources humaines en cas d’arrivée d’un
nouvel employé.

1. Déclaration d’une nouvelle ressource par un chef de service ou RH (après avoir créés et
configurés Types de contrats et gabarits)
2. Utilisation des actions de checklists ou des tâches pour la création de l’utilisateur au niveau
Informatique (système de notifications et d’alertes inclus).
3. Importation de l’utilisateur depuis l’annuaire de l’entreprise ou création manuelle dans GLPI.
4. Liaison de l’utilisateur à la ressource.
5. Envoi du rapport de création au responsable ou déclarant de la ressource.

Déclaration Utilisation Importation


Liaison de Envoi du
d’arrivée de des actions ou création
l'utilisateur à rapport de
nouvelle de checklist de
la ressource création
ressource ou des tâches l'utilisateur

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Processus de mise en place du greffon
Voici un exemple de mise en place du greffon de gestion de ressources humaines.

1. Configuration des profils d’accès


2. Création des types de contrat
3. Création des gabarits de ressource avec, si nécessaire, les informations additionnelles
(besoins, informations employeurs, tâches et informations pour le rapport RH)
4. Optionnel : Création de règles de champs obligatoires en fonction du type de contrat pour les
créations de ressource
5. Création des actions de checklist
6. Optionnel : Création de règles d’attribution d’actions de checklists en fonction du type de
contrat et de l’arrivée ou du départ de la ressource.
7. Début d’utilisation du greffon

Création des Création des règles


Configuration des Création des types
gabarits de de champs
profils d'accès de contrat
ressource obligatoires

Création des règles


Création des Début d’utilisation
d'attribution des
actions de checklist du greffon
checklist

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Utilisation du greffon
Voici le processus à suivre par la bonne mise en place du greffon.

Création des intitulés


Dans le menu Configuration, sélectionnez « Intitulés ».

La liste des intitulés du greffon ressources humaines est disponible.

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Les types de contrat
But : Permettre la première configuration du greffon afin de définir la liste des contrats utilisés dans
votre organisation.

Exemple : CDI, stagiaire, externe…

Sélectionnez « Type de contrat » dans la catégorie Ressources humaines


Cliquez sur l’icône « + » afin de créer un type de contrat. Un formulaire d’ajout de type de
contrat s’affiche.

Vous pouvez renseigner le nom, la récursivité, le code, si durant la création d’une ressource
ayant ce type de contrat il faut ajouter les informations employeurs, les besoins et une
photo.
Validez le formulaire en cliquant sur « Ajouter ».
Le type de contrat est créé.

Les types de tâche


But : Compartimenter les tâches à effectuer sur une ressource donnée.

Exemple : Configuration, installation…

Sélectionnez « Type de tâche » dans la catégorie Ressources humaines


Cliquez sur l’icône « + » afin de créer un type de tâche. Un formulaire d’ajout de type de
tâche s’affiche.

Vous pouvez renseigner le nom, la récursivité.


Validez le formulaire en cliquant sur « Ajouter ».
Le type de tâche est créé.

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Les états de ressource
But : Contrôler l’état de création de la ressource au niveau informatique.

Exemple : Créée, en attente d’information, en cours de suppression…

Sélectionnez « RH - Etat » dans la catégorie Ressources humaines


Cliquez sur l’icône « + » afin de créer un état de ressource. Un formulaire d’ajout d’état de
ressource s’affiche.

Vous pouvez renseigner le nom, la récursivité.


Validez le formulaire en cliquant sur « Ajouter ».
L’état de ressource est créé.

Les départements
But : Classifier les ressources par services.

Exemple : Administratif…

Sélectionnez « Département » dans la catégorie Ressources humaines


Cliquez sur l’icône « + » afin de créer un département. Un formulaire d’ajout de département
s’affiche.

Vous pouvez renseigner le nom, la récursivité.


Validez le formulaire en cliquant sur « Ajouter ».
Le département est créé.

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Les employeurs
But : Attribuer l’employeur de la ressource.

Exemple : Société XXX, Administration XXX, Direction XXX…

Sélectionnez « Employeur » dans la catégorie Ressources humaines


Cliquez sur l’icône « + » afin de créer un employeur. Un formulaire d’ajout d’employeur
s’affiche.

Vous pouvez renseigner le nom, la récursivité, l’arborescence, le nom court, le lieu.


Validez le formulaire en cliquant sur « Ajouter ».
L’employeur est créé.

Les clients affectés


But : Attribuer le client principal de la ressource (dédié à la gestion de sociétés de services).

Exemple : Société XXX, Agence XXX…

Sélectionnez « Client affecté » dans la catégorie Ressources humaines


Cliquez sur l’icône « + » afin de créer un client affecté. Un formulaire d’ajout de client affecté
s’affiche.

Vous pouvez renseigner le nom, la récursivité.


Validez le formulaire en cliquant sur « Ajouter ».
Le client affecté est créé.

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Les types de besoin
But : Lister et affecter des besoins par type de contrat.

Exemple : Accès à la messagerie, accès aux locaux, droits réseaux spécifiques, matériel…

Sélectionnez « Type de besoin » dans la catégorie Ressources humaines


Cliquez sur l’icône « + » afin de créer un type de besoin. Un formulaire d’ajout de type de
besoin s’affiche.

Vous pouvez renseigner le nom, la récursivité, l’arborescence, si le type de besoin est visible
dans l’interface simplifiée.
Validez le formulaire en cliquant sur « Ajouter ».
Le type de besoin est créé.

Les raisons du départ


But : Définir la raison du départ.

Exemple : démission, retraite, mutation…

Sélectionnez « Raison du départ » dans la catégorie Ressources humaines


Cliquez sur l’icône « + » afin de créer une raison du départ. Un formulaire d’ajout de raison
du départ s’affiche.

Vous pouvez renseigner le nom, la récursivité.


Validez le formulaire en cliquant sur « Ajouter ».
La raison du départ est créée.

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Création des gabarits de ressource
Dans la barre de tâches du greffon, sélectionnez l’icône « », puis sélectionnez « Ajouter
un gabarit… ». Un formulaire de gabarit de ressource s’affiche.

Il faut au minimum renseigner le nom du gabarit et le type de contrat. Les autres champs
sont facultatifs.
Validez le formulaire en cliquant sur « ajouter ».
Le gabarit d’une ressource est créé.
Vous pouvez ajouter des besoins à votre gabarit. Ces besoins seront alors ajoutés à chaque
ressource créée à partir de ce gabarit. Sélectionnez l’onglet « Besoins » dans la fiche du
gabarit.

Vous pouvez ajouter des informations employeurs. Ces informations employeurs seront alors
ajoutées à chaque ressource créée à partir de ce gabarit. Sélectionnez l’onglet « Infos
employeurs » dans la fiche du gabarit.

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Vous pouvez aussi ajouter des tâches. Ces tâches seront alors ajoutées à chaque ressource
créée à partir de ce gabarit. Sélectionnez l’onglet « Tâches » dans la fiche du gabarit. Une
tâche est une action à réaliser qui est planifiée et assignée à un groupe ou à un technicien.

Vous pouvez ajouter des informations supplémentaires aux rapports de création RH. Ces
informations supplémentaires seront ajoutées à chaque ressource créée à partir de ce
gabarit. Sélectionnez l’onglet « Rapports de création RH » dans la fiche du gabarit.
Ainsi lors de l’envoi du rapport de création, ces informations complémentaires
seront aussi envoyées.

Optionnel : Création des règles de champs obligatoires


Dans le menu Administration, sélectionnez « Règles ».

La liste des règles disponibles s’affiche.

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Sélectionnez « Ressources humaines – Règles d'affectation de champs obligatoires par type
de contrat ».
Cliquez sur l’icône « + » de la barre des tâches. Un formulaire de création de règle s’affiche.

Vous pouvez renseigner le nom, la récursivité, une description, l’opérateur logique, le statut
actif et un commentaire.
Validez le formulaire en cliquant sur « ajouter ». La règle est créée.
Il vous faut à présent ajouter les critères de cette règle.

Vous pouvez ajouter le critère type de contrat avec sa valeur.


Dans les actions, vous pouvez lister les champs qui seront obligatoire pour ce type de
contrat.
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Optionnel : Utilisation des checklists

Création des actions de checklists


Une checklist est une liste d’actions à réaliser à l’arrivée ou au départ d’une ressource. Une fois
configurée, la liste des actions de checklists à réaliser apparait sur le central dans l’onglet
« Ressources Humaines ».

Ces checklists ne sont pas planifiables et ne sont pas assignables à un groupe ou à un technicien. Il
est possible de les planifier et de les assigner en les liants à des tâches.

Dans la barre de tâches du greffon, sélectionnez l’icône « ».


Cliquez sur le « + » afin de créer une action de checklist. Un formulaire d’ajout d’action de
checklist s’affiche.

Vous pouvez renseigner le nom, l’importance (apparaitra en rouge), le lien et une


description.
Validez le formulaire en cliquant sur « Ajouter ».
L’action de checklist est créée.

Création des règles sur les types de contrat


Ces règles permettent d’attribuer des actions de checklist en fonction de l’arrivée ou du départ de la
ressource et en fonction du type de contrat de la ressource.

Dans le menu Administration, sélectionnez « Règles ».

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© - Reproduction interdite sans autorisation
La liste des règles disponibles s’affiche.

Sélectionnez « Ressources humaines – Règles d'affectation de checklist à un type de


contrat ».
Cliquez sur l’icône « + » de la barre des tâches. Un formulaire de création de règle s’affiche.

Vous pouvez renseigner le nom, la récursivité, une description, l’opérateur logique, le statut
actif et un commentaire.
Validez le formulaire en cliquant sur « ajouter ». La règle est créée.
Il vous faut à présent ajouter les critères de cette règle.

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Vous pouvez ajouter le critère type de checklist ou type de contrat avec sa valeur.
Dans les actions, vous pouvez lister les actions de checklist qui seront ajoutées pour ce type
de contrat et ce type de checklist.

Exemple : Dans le cas de l’arrivée d’un CDI, créer un e-mail à la ressource…

Les actions de checklist peuvent aussi être ajoutées à une ressource donnée :
Sélectionnez l’onglet « Checklists » d’une ressource et ajoutez une action de checklist grâce au
formulaire disponible.

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Déclaration d’une nouvelle ressource
Dans le menu général du greffon, sélectionnez l’icône « Déclarer une arrivée » ou le « + » de
la barre des tâches.
L’assistant d’ajout d’une ressource commence. Sélectionnez le type de contrat. Les types de
contrat listés sont les noms des gabarits existants.

Validez ce formulaire en cliquant sur « Suivant ».

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Un formulaire demandant les informations générales de la ressource s’affiche. Vous pouvez
renseigner ces informations. Des informations peuvent être pré-remplies si celles-ci sont
présentes dans le gabarit. Vous pouvez les modifier pour cette ressource. A noter que les
champs en rouge correspondent aux champs obligatoires que vous avez créés avec la règle
« Ressources humaines – Règles d'affectation de champs obligatoires par type de contrat ».

Validez ce formulaire en cliquant sur « Suivant ».

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Un formulaire demandant les informations employeurs s’affiche si vous avez coché « oui »
l’option « Ajouter les informations employeurs » pour ce type de contrat. Vous pouvez
renseigner l’employeur et le client affecté. Des informations employeurs peuvent être pré-
remplies si celles-ci sont présentes dans le gabarit. Vous pouvez les modifier pour cette
ressource.

Validez ce formulaire en cliquant sur « Suivant ».


Un formulaire demandant les besoins informatiques de la ressource s’affiche si vous avez
coché « oui » l’option « Ajouter des besoins » pour ce type de contrat. Vous pouvez
renseigner les besoins de la ressource. Des besoins peuvent être pré-ajoutés si ceux-ci sont
présents dans le gabarit. Vous pouvez les retirer pour cette ressource.

Validez ce formulaire en cliquant sur « Suivant ».


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© - Reproduction interdite sans autorisation
Un formulaire demandant la photo de la ressource s’affiche si vous avez coché « oui »
l’option « Ajouter une photo » pour ce type de contrat. Vous pouvez ajouter la photo de la
ressource.

Validez ce formulaire en cliquant sur « Suivant ».


La nouvelle ressource est déclarée.

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Liaison à un utilisateur

Côté Ressource humaine


Dans la liste des ressources humaines, sélectionnez une ressource.
Sélectionnez l’onglet « Eléments associés ».
Un formulaire d’affectation d’éléments est disponible.

Dans la liste des éléments associables, sélectionnez « Utilisateur ».

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La liste des utilisateurs de cette ayant une habilitation dans cette entité s’affiche par ordre de
prénom nom.

Sélectionnez un utilisateur.
Validez l’affectation en cliquant sur « Ajouter ».
Cette ressource est associée à l’utilisateur.

Côté Utilisateur
Dans le menu « Administration », sélectionnez « Utilisateurs ».

Dans la liste des utilisateurs, sélectionnez l’utilisateur à associer.


Sélectionnez l’onglet « Ressources humaines ».
Un formulaire d’association à une ressource est disponible.

La partie 1 permet d’associer une ressource existante dans les entités où l’utilisateur possède
des habilitations. Sélectionnez le type de contrat puis sélectionnez la ressource. Validez
l’association en cliquant sur « Ajouter ». La ressource est liée à l’utilisateur.
La partie 2 permet de créer une nouvelle ressource à partir du profil utilisateur. Sélectionnez
le type de contrat. Validez en cliquant sur « Ajouter ». La ressource est créée et liée à
l’utilisateur.

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Notifications
Des notifications sont disponibles pour ce greffon :

« Alert Arrival Checklists » : envoi un email informant qu’il y a des actions à effectuer pour
ces nouvelles ressources.
« Alert Expired Resources Tasks » : envoi un email informant des tâches expirées.
« Alert Leaving Checklists » : envoi un email informant qu’il y a des actions à effectuer pour
ces ressources partantes.
« Alert Leaving Resources » : envoi un email informant que ces ressources ont normalement
quitté l’entreprise. (Date de départ indiquée mais non pas partante dans le formulaire des
ressources concernées)
« Delete Resource » : envoi un email informant de la suppression d’une ressource.
« Delete Resource Task » : envoi un email informant de la suppression d’une tâche pour une
ressource.
« Leaving Resource » : envoi un email informant qu’une ressource a été déclarée partante.
« New Resource » : envoi un email informant l’ajout d’une ressource.
« New Resource Task » : envoi un email informant l’ajout d’une tâche sur une ressource.
« Resource Report Creation » : envoi un email contenant le rapport de création RH.
« Update Resource » : envoi un email informant de la modification d’une ressource.
« Update Resource Task » : envoi un email informant de la modification d’une tâche sur une
ressource.
Vous avez la possibilité d’activer ou non ces notifications.

Actions automatiques
Des actions automatiques sont disponibles pour ce greffon :

« Resources » : vérifie si les ressources ayant une date de fin inférieure à la date du jour sont
bien identifiées comme partante. Si c’est le cas, envoi de la notification « Alert Leaving
Resources ».
« ResourcesChecklist » : vérifie si des actions de checklists restent non effectuées. Si c’est le
cas, envoi de la notification « AlertArrivalChecklists » si cela concerne des ressources non
déclarées partantes ou envoi de la notification « AlertLeavingChecklists » si cela concerne des
ressources déclarées partantes
« ResourcesTask » : vérifie si des tâches ayant une date de fin inférieure à la date du jour ne
sont pas terminées. Si c’est le cas, envoi de la notification « AlertExpiredTasks ».

Vous avez la possibilité d’activer ou non ces actions automatiques, de choisir la fréquence
d’exécution de ces actions.

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Déclaration d’un départ
Dans le menu général du greffon, sélectionnez l’icône « Déclarer un départ ».
L’assistant de départ d’une ressource commence. Sélectionnez la ressource concernée, la
date du départ et la raison du départ.

Validez en cliquant sur « Déclarer un départ ».


La ressource concernée est modifiée (déclarée partante).
S’il existe des règles d’attribution de checklist au départ d’une ressource alors celles-ci seront
actives pour la ressource

Consultation de l’annuaire
But : Rassembler les informations des ressources et de utilisateurs liés comme le matricule, l’adresse
mail, le téléphone, le client affecté, le responsable…Afin de générer un annuaire global pour
l’organisation (Exportable en CSV /PDF)

Dans le menu général du greffon, sélectionnez l’icône « Annuaire » ou le « » de la barre


des tâches.
La liste des ressources liées aux utilisateurs s’affiche (hors partants).

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