¿Qué se entiende por administración?

“El término administración se refiere al proceso de conseguir que se hagan

las cosas, con eficiencia y eficacia, mediante otras personas y junto con ellas”
(Robbins y De Cenzo, 2009: 6).
- Eficiencia: “Hacer algo correctamente; se refiere a la relación que hay
entre insumos y productos. Busca reducir al mínimo los costos de los
recursos”. (Robbins y De Cenzo, 2009: 6).
- Eficiencia: Significa Hacer bien las cosas (Peter Drucker).
Ejemplos.
Ejemlpo_01
Un escape de agua. Imagina que tienes un escape de agua en casa. Si lo
consigues arreglar, habrás sido eficaz, sino no. Da igual cómo lo hayas
arreglado, lo sucio que te hayas puesto, el total de agua perdida, el dinero
gastado en piezas, etc. Eficaz = Solucionado.
Para ver si has sido eficiente, vamos a entrar a ver cómo lo has solucionado. Si
para arreglarlo te has gastado 100 soles, cuando se podía arreglar por 10
soles, entonces no has sido eficiente, porque había una solución mejor. Si te
has manchado entero cuando te lo podrías haber evitado, entonces no has sido
eficiente del todo. Etc.
- Eficacia: “Hacer lo correcto; alcanzar las metas”. (Robbins y De Cenzo,
2009: 6)
- Eficacia: es hacer los casas que hay que hacer (Peter Druck).
Ejemplo. Un empresario Consigue obtener los beneficios que se marcó a
principio de año.
Para diferenciarlas podemos decir que la eficacia hace referencia a lograr
los objetivos y metas programadas con los recursos disponibles en un
tiempo dado y la eficiencia es el uso de esos recursos.
Normalmente los eficientes son igualmente eficaces, pero no suele pasar
al contrario. Esto se debe a que porque al ser eficiente se es también
eficaz, pero siendo eficaz no se es eficiente si se da el caso de que no se
ahorró recursos.
- Proceso: “Se refiere a las actividades primordiales que desempeñan los
gerentes”. (Robbins y De Cenzo, 2009: 6).

El proceso administrativo es una de las partes indispensables en una

empresa, y es al gerente a quien le corresponde su gestión o manejo.
El gerente puede auxiliarse por profesionales debidamente calificados.

El objetivo de los procesos administrativos es llegar o conseguir los objetivos

que dieron razón a la empresa, o sea el giro correspondiente.

Un proceso administrativo consta de cuatro pasos que son:

1. Planeación
2. Organización
3. Ejecución y
4. Control o vigilancia

1.- Planeación:
La planeación establece los objetivos que se quieren conseguir y los pasos que
son necesarios para lograrlo.

2.- Organización:
La organización distribuye el trabajo y las obligaciones en forma equitativa y
lógica entre los empleados, colaboradores y filiales de la empresa; se
seleccionan proveedores, empresas distribuidoras etc.

3.- Ejecución:
La ejecución es la realización de las indicaciones asignadas a cada
departamento, filial o trabajador y de ese modo conseguir el objetivo de la
empresa.

4.- Control y vigilancia:

El control es la fase del proceso en la que se rectifican los pasos, logros y
objetivos señalados, y se redistribuyen los procesos anteriores en caso de ser
requeridos.

Ejemplo de procesos de administración:

1.- Planeación

Esta empresa está enfocada en realizar galletas para personas diabéticas, que
requerirán un nivel bajo de azucares de absorción rápida y de bajos contenidos
de colesterol.

Se arrendará un predio de 250 m2 que se encuentra ubicado en la carretera

México Pachuca kilómetro 896.5, y se adquirirán los hornos y mezcladoras
necesarios para la realización de dichas galletas.

Serán contratados ocho nutriólogos especializados, quienes tendrán la misión

de diseñar las galletas y ocho maestros panaderos quienes ayudarán y guiarán
a los empleados que elaborarán las galletas en la planta correspondiente.
Serán rectificados los contenidos caloríficos y de glucosa de las galletas y se
presentará la solicitud de la secretaría de salud para conseguir los permisos
correspondientes.

Se realizarán las gestiones con las empresas distribuidoras y las cadenas

comerciales para que la distribución alcance toda la zona conurbada.

Los contadores asignados, llevarán la contabilidad correspondiente para

distribuir el capital de los inversores y obtener u margen de ganancia suficiente
en un lapso o mayor de seis meses.

2.- Organización

Se forma una comisión encargada de adquirir ya sea comprando o rentando las

maquinarias y comprar la materia prima.

Será asignada la fabricación de las galletas al personal calificado y adecuado.

Se contratará un equipo que rectificará la distribución del producto.

3.- Ejecución

Los ejecutivos asignaron la fabricación de las galletas a, quienes tendrán un

plazo de 2 días para fabricar seis mil cajas de galletas.

Los ejecutivos venderán las galletas a las tiendas distribuidoras, que se

encontrarán ubicadas en toda la zona conurbada.

4.- Control:

Los ejecutivos correspondientes, informarán al gerente de los progresos de la

empresa e informarán de cualquier variación o cambio que se presente o tenga
que realizarse para establecer las correcciones correspondientes a la
planeación u otras de las fases a seguir.

A principios del s. XX, el industrial francés Henri Fayol (en su libro

Administración general e industrial) describió cinco actividades
gerenciales básicas, es decir, lo que deben hacer los gerentes:
planificar, organizar, instruir, coordinar y controlar.

Si bien existen diversas clasificaciones, actualmente, se considera que

PLANIFICAR, ORGANIZAR, DIRIGIR y CONTROLAR son las cuatro funciones
básicas de todo proceso administrativo.
 Se trata de funciones diferentes pero NO independientes. Están
íntimamente relacionadas.

PLANIFICAR: definir metas, establecer estrategias y elaborar planes para

coordinar actividades. Decidir qué hacer y cómo hacerlo. Implica priorizar y
comprometerse.

Históricamente era un proceso de “arriba hacia abajo” (la alta dirección

formulaba planes y estrategias y daba las instrucciones a los niveles
inferiores). Actualmente, no se concibe como una función exclusiva de la alta
dirección sino que, en mayor o menor medida, todos los niveles (y personas)
planifican.

El resultado de una planificación es una estrategia: “conglomerado de

decisiones acerca de las metas que se deben perseguir en la organización,
qué actividades emprender y cómo aprovechar los recursos para alcanzar
esas metas.” (Jones y George, 2010: 9).

Qué se entiende por planificación?

La planificación es el proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, en

donde es posible determinar y lograr los objetivos, mediante la elección de un
curso de acción.

¿Cuál es la importancia de la planificación?

 Propicia el desarrollo de la empresa.

 Reduce al máximo los riesgos.
 Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.

El autor José Antonio Fernández Arena afirmaba que "Planear es función del
administrador, aunque el carácter y la amplitud de la planificación varían con su
autoridad y con la naturaleza de las políticas y planes delineados por su
superior".
El reconocimiento de la influencia de la planificación ayuda en mucho a aclarar
los intentos de algunos estudiosos de la administración para distinguir entre
formular la política (fijar las guías para pensar en la toma de decisiones) y la
administración, o entre el director y el administrador o el supervisor.

Un administrador, a causa de su delegación de autoridad o posición en la

organización, puede mejorar la planificación establecida o hacerla básica y
aplicable a una mayor proporción de la empresa que la planificación de otro.
Sin embargo, todos los administradores, desde los directores hasta los jefes o
supervisores, planean lo que les corresponde.

¿Cómo se clasifica la planificación?

Existen diversos tipos de planes, entre los que se tienen:

 Misión: es la razón de ser de la empresa. También se dice que es la

labor, el encargo o servicio especial que una empresa se propone lograr
hacia el largo plazo. Por ejemplo, la misión de una universidad es la
formación superior, enseñanza y la investigación.
 Visión: es la capacidad administrativa de ubicar a la empresa en el
futuro, donde deseamos estar de aquí a cinco años. Por ejemplo, un
banco puede tener como visión "ser la empresa líder en la prestación de
servicios financieros en toda Europa".
 Objetivos: son el resultado que se espera obtener, y hacia el cual se
encaminan los esfuerzos conjuntos. Por ejemplo, un objetivo de una
empresa comercial puede ser aumentar las ventas del año 2004 con
respecto a las del 2003. Los objetivos se pueden ser de corto plazo
(hasta un año), mediano plazo (de 1 a 3 años) y largo plazo (más de 3
años).
 Metas: los diferentes propósitos que se deben cumplir para lograr el
objetivo. Las metas son fines más específicos que integran el objetivo de
la empresa. Por ejemplo, para la empresa comercial que desea
incrementar sus ventas, una meta podría ser capacitar al equipo de
vendedores durante los primeros dos meses del año 2004, con lo que se
busca alcanzar el objetivo planteado.
 Políticas: son guías o lineamientos de carácter general, que indican el
marco dentro del cual los empleados de una empresa pueden tomar
decisiones usando su iniciativa y buen juicio. Por ejemplo, competir en
base a precios en el mercado.
 Reglas: son normas precisas que regulan una situación en particular.
Aquí se exponen acciones u omisiones específicas, y no dan libertad de
acción. Ejemplos de este tipo son "no fumar", "no ingerir alimentos en
este sitio", etc.
  Estrategias: la acción de proyectar a un futuro esperado y los
mecanismos para conseguirlo, y hacer que el futuro de la organización
se comporte como se determinó. Se puede decir entonces que
estrategias son los cursos de acción, preparados para enfrentarse a las
situaciones cambiantes del medio interno y externo, a fin de alcanzar
sus objetivos. Por ejemplo, una estrategia podría se "realizar
investigaciones de mercado permanentemente, y proveer de eficiente
información al equipo de venta, a fin de aumentar las ventas".
 Programas: son planes que comprenden objetivos, políticas, estrategias,
procedimientos, reglas, asignación de funciones y recursos, y las
acciones necesarias para alcanzar los objetivos, estableciendo el tiempo
necesario para la ejecución de cada una de las etapas de operación.
 Presupuestos: es un plan que representa las expectativas para un
período futuro, expresados en términos cuantitativos tales como dinero,
horas trabajadas, unidades producidas, etc. Los presupuestos pueden
ser de operación (ventas, producción, inventarios, etc.) y financieros (de
efectivo, de capital, estados financieros pro forma, etc.).
 Procedimientos: son planes que señalan una serie de labores
concatenadas que deben realizarse de acuerdo a una secuencia
cronológica, para alcanzar los objetivos preestablecidos. Un ejemplo de
este tipo de planes es el procedimiento que se lleva a cabo para el pago
de sueldo a los empleados.

ORGANIZAR: asignar tareas, recursos y responsabilidades. Establecer una

estructura de relaciones de modo que los empleados puedan interactuar y
cooperar para alcanzar las metas organizativas.
Se agrupa a las personas en departamentos y, después, se coordinan todas las
partes.

El resultado de organizar es la creación de una estructura organizativa, siendo

el organigrama su representación gráfica.

DIRIGIR: orientar, guiar y motivar la actuación de cada individuo de la

organización con el fin de que ayuden a la consecución de las metas
organizacionales. La comunicación es importantísima.

En el pasado se identificaba esta función con MANDAR y SUPERVISAR (uso

de poder y la aplicación de premios y/o sanciones en función del desempeño).

Hoy en día, toma más relevancia la MOTIVACIÓN (movilizar a los empleados

para que sus acciones sumen a la organización)

CONTROLAR: Vigilar que el desempeño de las actividades se ajuste a lo

planificado. En otras palabras, evaluar el desempeño y adoptar, si fuera
necesario, medidas correctivas.

“Evaluar en qué medida la organización consigue sus metas y emprende las

acciones correctivas necesarias para sostener o mejorar el desempeño. (…) El
resultado del proceso de control es la capacidad para medir el desempeño con
exactitud y regular la eficiencia y la eficacia de la organización” (Jones y
George, 2010: 12).

Importante: “en la actualidad, la evaluación del desempeño se está

desplazando desde los resultados hasta el comportamiento” (Fernández, 2010:
5).