ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL:

INFORME SISTEMA PARA LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN JOYERIA

Alumno

EDGAR FELIPE VALERO BAYONA

Docente

LUZ ANGÉLICA TOVAR VARGAS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

BUCARAMANGA

2018

INFORME SISTEMA PARA LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN JOYERIA

1. INTRODUCCIÓN

La organización documental cobra importancia en una empresa o institución tanto pública como
privada, debido a que esta, permite el acceso rápido a la información gracias a una correcta ubicación
de los documentos, de igual manera, nos permite consultar y comprender la información gracias a la
correcta secuencia de la ubicación física e interna de los documentos presentes.

Los principios para la gestión de documentos, se sujetan a través de la norma ISO 15489, en la cual,
nos presenta los principios para la gestión de los documentos, a su vez, los requisitos básicos que
se deben tener para el establecimiento de unas prácticas correctas que permitan la implementación
de un marco de mejoramiento en la forma sistemática, efectiva, de creación y mantenimiento de los
documentos de la entidad.

En este sentido, el Sistema de Ordenación Documental, consiste en 1: la ordenación de datos

mediante el establecimiento de secuencias que se puedan realizar por orden alfabético o numérico,
para cada una de las categorías o grupos previamente clasificados. Existen 3 sistemas de
ordenación documental presentados en las guías:

1. Numéricos.
1.1. Simples u ordinales.
1.2. Cronológicos.
2. Alfabéticos.
2.1. Onomásticos.
2.2. Toponímicos o Geográficos.
2.3. Temáticos.
3. Mixtos.
3.1. Alfanuméricos.
3.2. Cronológico.

2. DIAGNÓSTICOS
2.1. SISTEMA DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Con la información presentada anteriormente, teniendo en cuenta los sistemas de ordenación

documental, para el caso de la joyería, se usa un sistema mixto para los recibos de pago, de la
categoría cronológica en los recibos de pago de las distintas mercancías que se venden en el local.
Esto con el fin de tener una organización en el estado de cuenta de los inventarios salientes, de igual

1
SENA. Ordenación Documental. (n.d.). [ebook] Bogotá: Carmen Milena Ferreira Ardila, p.7. Available at:
https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Finanzas/51130034/Contenido/OVA/d1_s2_Ma
terialF_3/utilidades/oa.pdf [Accessed 20 Sep. 2018].
manera para la mercancía entrante se usa un sistema mixto, del tipo cronológico. Es indispensable
hacerlo de esta manera, debido a que se sabe qué día se compró la mercancía, el día y de igual
manera, a quien se le vendió la mercancía y que día, de esta manera se logra un control del Sistema
de Inventarios.

Por otra parte, en la parte contable, se precisa de un contador que ejerce la labor de contabilidad de
la empresa.

2.2. PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.

Para la preservación y conservación de los documentos, con el fin de asegurar la integridad y la

garantía de los documentos y de su funcionalidad, existe una estantería dentro del local.

3. RECOMENDACIONES

En las recomendaciones que se deben de hacer sobre los procesos de organización y conservación
de los documentos, se precisa de un mayor orden en la foliación de los documentos, porque a pesar
de que cuentan con una clasificación y ordenación debida, la consolidación total de los documentos
no es del todo estructurada, esto en primera medida, porque la empresa está optando por la
digitalización de los documentos a fin de ahorrar espacio y generar una mayor eficacia en este
aspecto.

En la ubicación de los documentos para su correcta conservación, si bien conserva los elementos
de humedad y temperatura adecuados, este resulta un poco estorboso ya que no se encuentra en
un aspecto adecuado sino que se ubica en medio de un pasillo muy transitado.