UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO

Dirección General de Cómputo y de Tecnologías de Información y Comunicación

Componentes de una
lista de datos y
Ordenamiento

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 Herramientas para el manejo de listas de datos Hortensia Cano Granados

Herramientas para el manejo de listas de

datos

Componentes de una lista de datos

Lista de datos

Es importante mencionar que las hojas de cálculo emplean una estructura matricial de filas y
columnas, la cual permite que su información pueda ser manejada como las tablas de las bases
de datos. Los datos organizados de esta manera se conocen como LISTAS.

Figura 1. Lista de datos

Elementos de una lista de datos

 La primera fila de la lista tiene los rótulos que serán utilizados por la hoja de cálculo
como nombres de campos, los cuales identifican a cada campo de la tabla.
 Registro (fila) Es una colección de datos relacionados, referentes a una entidad.
 Campo (columna) Son las características básicas que identifican a la entidad de la cual
se está almacenando información.

Aquí algunos conceptos básicos para que sean más claros los elementos de
una lista de datos:

Entidad persona, lugar, cosa, evento o concepto acerca del cual se desea registrar
información.

Tabla arreglo de dos dimensiones compuesto de filas y columnas, contienen datos

pertenecientes a una entidad.

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Lista serie de filas de la hoja de cálculo que contienen datos relacionados de una
entidad. Su estructura es similar a las tablas de las bases de datos, donde las filas
corresponden a los registros y las columnas a los campos.

Nombre
del
campo

Registro

Campo
Figura 2. Elementos de una lista de datos

Ordenamiento
Para mejorar la presentación de la información, ésta se puede ordenar según su valor. Lo común
es que se organice de izquierda a derecha, carácter por carácter y en orden ascendente.
Si una celda contiene el texto "Peñaloza", irá detrás de la celda que contenga el texto "Peña" y
antes de la celda que tiene "Puente".

Reglas para el ordenamiento

Para que pueda elegir el modo adecuado para ordenar la información que contienen las celdas
revise las reglas para el ordenamiento que sigue Excel:
 Los números se ordenan desde el número negativo menor al número positivo mayor.
 El texto y texto con números, se ordenan del siguiente modo:

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0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ' - (espacio) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ +

<=> ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ.

 El valor lógico FALSO se ordena antes que el VERDADERO.

 Todos los valores de error son iguales.
 Los espacios en blanco siempre se ordenan en último lugar.

Por el contenido de una columna

Puede ordenar seleccionando una columna a ordenar, el procedimiento es el siguiente:

1. Sitúe el cursor en una celda de la columna que desee ordenar.
2. Seleccione la ficha INICIO.
3. Localice el grupo MODIFICAR.
4. Despliegue la opción ORDENAR Y FILTRAR.
5. Seleccione el método de ordenamiento que quiere aplicar a la columna ya sea ASCENDETE
o DESCENDENTE.

Figura 3. Ordenar y filtra

Observará que la lista aparece ordenada por el campo en el que estaba situado su cursor.

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Por varias columnas

También puede realizar ordenamientos en los cuales se vean inmiscuidas varias columnas para
realizarlo siga el siguiente procedimiento:
 Dé un clic en una celda de la lista que desee ordenar.
 En la ficha DATOS, en el conjunto de botones ORDENAR Y FILTRAR, seleccione
ORDENAR.

Figura 4. Ordenar

 Observe que la lista aparece seleccionada, sin incluir los nombres de campo, los cuales
se usan para identificar las columnas.
 En la ventana anterior, si además del orden elegido, se quiere ordenar por otra columna,
dé clic en el botón AGREGAR NIVEL.
 En los cuadros ORDENAR POR y LUEGO POR, seleccione los campos que desee ordenar,
así como ORDEN SEGÚN (VALORES, COLOR DE CELDA, COLOR DE FUENTE E ICONO
DE CELDA) y CRITERIO DE ORDENACIÓN (ASCENDENTE o DESCENDENTE).
 Dé clic en ACEPTAR.

Figura 5. Ordenar por varias columnas

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La ordenación se realiza por el campo elegido en el cuadro ORDENAR POR, pero en caso
de que tenga información repetida, entonces se tomará también el campo elegido en
LUEGO POR, de igual forma si éste también tiene información repetida, entonces se
agregará el tercer campo elegido.

Figura 6. Ordenamiento por columna Puesto, Departamento y Monto

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